Google tiene varias aplicaciones de productividad que pueden resultar confusas para los recién llegados. Incluso aquellos que estamos acostumbrados a utilizarlas en nuestra vida diaria, podemos no conocer todas sus diferencias y posibilidades. En este artículo, analizamos Google Keep y Google Tasks en profundidad. Mientras que el primero ofrece una plataforma repleta de funciones con integración multimedia, el segundo presenta un enfoque sencillo y centrado en las tareas que se integra perfectamente con Google Calendar. Sigue leyendo para saber cuál deberías usar según tu uso particular.

¿Cómo hemos probado estas aplicaciones?

Hemos utilizado Google Keep y Google Tasks ampliamente a lo largo de los años, llegando a dominar sus diversas características y funcionalidades. Nuestro conocimiento práctico de estas herramientas se basa en el uso continuo y actualizado en diversos entornos y escenarios de la vida real, lo que garantiza un profundo conocimiento de sus capacidades y limitaciones. Para escribir este artículo, también hemos vuelto a probar funciones específicas para ofrecer la visión más precisa y actual de su utilización.

Google Keep vs. Tasks: Tabla comparativa

Característica Google Keep Google Tasks
Enfoque principal Toma de notas y notas multimedia Gestión de tareas y listas de tareas pendientes
Interfaz de usuario Diseño colorido y flexible Diseño sencillo y ágil
Colaboración Permite compartir notas, listas e imágenes Sin funciones de colaboración (excepto con herramientas de terceros)
Recordatorios Recordatorios personalizables con opciones de hora y lugar Recordatorios sencillos sin opciones de ubicación
Integración multimedia Admite imágenes, audio y dibujos Tareas solo de texto sin soporte multimedia
Gestión de tareas Incluye listas de control, pero se centra menos en la gestión de tareas Muy centrado en la gestión de tareas con fechas límite
Integración Se integra bien con otros servicios de Google Perfecta integración con Google, especialmente con Gmail y Google Calendar
Caso de uso ideal Adecuado para notas multimedia y proyectos colaborativos Ideal para el seguimiento de tareas individuales y listas de tareas sencillas
Plataformas Web, ChromeOS, iOS, Android Web, iOS, Android
Precio Gratis Gratis

Cuándo elegir Google Keep

Captura de pantalla de ejemplo de Google Keep

Debes elegir Google Keep cuando quieras:

  • Utilizar listas de control y notas en lugar de gestionar tareas
  • Añadir multimedia como imágenes y audio a tus notas
  • Añadir colaboradores a tus notas y listas
  • Añadir recordatorios con un activador de lugar
  • Tener una organización codificada por colores
  • Tener un modo oscuro
  • Trabajar con etiquetas
  • Tener una aplicación independiente
  • Copiar fácilmente contenido a Google Docs

Cuándo elegir Google Tasks

Captura de pantalla de ejemplo de Google Tasks

Deberías elegir Google Tasks cuando:

  • Necesites una aplicación de gestión de tareas con menos distracciones
  • Quieras llevar un registro de las responsabilidades profesionales
  • Trabajes con plazos y calendarios
  • Prefieras un diseño simplista y minimalista
  • Utilices Google Calendar y Gmail con frecuencia
  • No necesites colaboración ni compartir tareas
  • Utilices subtareas

Google Keep vs. Tasks: ¿Cuáles son las diferencias?

Aquí tienes todas las diferencias entre Google Keep y Google Tasks.

1. Características

Google Keep, un servicio de toma de notas de Google, ofrece una plataforma versátil para varios tipos de notas, como textos, listas, imágenes y audio. Destaca por funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite a los usuarios extraer texto de imágenes, y la posibilidad de transcribir grabaciones de voz.

Esta aplicación web y móvil es especialmente fácil de usar, ya que ofrece opciones de visualización en una o varias columnas. Además, las notas pueden codificarse por colores y clasificarse con etiquetas, lo que mejora la capacidad de organización.

Google Keep también permite la colaboración en tiempo real, lo que la convierte en una herramienta multifuncional para la toma de notas que pueden ser compartidas.

Por otro lado, Google Tasks está diseñado para gestionar actividades pendientes, desde simples tareas diarias hasta complejos hitos de proyectos y seguimiento de hábitos. Este gestor de listas de tareas permite a los usuarios establecer tareas con recordatorios específicos y recibir notificaciones en el PC o en el teléfono.

Una característica exclusiva de las tareas de Google es la creación de subtareas, que ayuda a dividir las tareas complejas en pasos más pequeños y manejables. Integrado con aplicaciones de Google Workspace como Gmail y Google Calendar, Google Tasks ofrece una experiencia de gestión de tareas óptima dentro del ecosistema de Google.

2. Notificaciones y recordatorios

Google Keep ofrece una función única de recordatorios basados en la ubicación cuando llevas tu móvil, lo que lo hace muy práctico para tareas que deben recordarse en lugares concretos. Por ejemplo, puedes establecer un recordatorio para preguntar a un compañero algo relacionado con el trabajo cuando llegues a la oficina, o para que te recuerde comprar determinados artículos cuando entres en el supermercado.

Esta función mejora la gestión de tareas al vincularlas con sitios del mundo real. Configurar estos recordatorios es muy sencillo:

  1. Selecciona una nota.
  2. Pulsa el botón Añadir recordatorio.
  3. Selecciona Elegir sitio para introducir y guardar la ubicación deseada.

En el caso de Google Tasks, la aplicación se centra en los recordatorios basados en el tiempo, permitiendo a los usuarios establecer fechas y horas específicas para las notificaciones de tareas. Establecer una notificación de tarea es sencillo:

  1. Selecciona una tarea.
  2. Selecciona el icono de editar.
  3. Elige la fecha o añade una hora.
  4. Opcional: configúralo para que se repita como una tarea recurrente.

Los usuarios pueden personalizar la frecuencia y la programación específica de estas notificaciones, lo que la convierte en una herramienta excelente para gestionar y cumplir tus plazos de entrega.

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3. Interfaz y experiencia de usuario

La interfaz de usuario de Google Keep se caracteriza por su énfasis en la simplicidad y facilidad de uso. El diseño limpio y despejado permite a los usuarios centrarse en la toma de notas sin distracciones.

Esta facilidad de empleo se ve aumentada por la función de arrastrar y soltar, que facilita la gestión y organización de las notas. Además, Google Keep admite atajos de teclado, lo que mejora la eficacia de la manipulación de notas y la navegación.

Google Tasks cuenta con una interfaz de usuario clara y directa, que prioriza la organización rápida y eficaz de las tareas. La simplicidad de su diseño es especialmente beneficiosa para los usuarios que buscan un enfoque en la gestión de tareas.

Su integración con el ecosistema de Google, incluidos Gmail y Google Calendar, contribuye a un flujo de trabajo fluido y a la sincronización automática de tareas. Una de las características más destacadas es la posibilidad de añadir tareas directamente desde Gmail y también desde Google Drive, Docs, Sheets o Slides.

Nos parece que Google Keep proporciona un acceso más fácil e independiente utilizando un ordenador porque, si no tienes Tasks añadido a tus marcadores, tienes que navegar a Google Calendar y después cambiar a Tareas utilizando el botón de la esquina superior derecha. Tampoco aparece en el cuadro de aplicaciones cuando utilizas una aplicación de Google.

No obstante, también puedes añadir, eliminar y gestionar tus tareas en Google Calendar cómodamente.

4. Colaboración

Google Keep ofrece sólidas funciones de colaboración, que permiten a los usuarios compartir notas, listas e imágenes con otras personas. Esta funcionalidad la convierte en una herramienta excelente para el trabajo en equipo y proyectos compartidos, y los usuarios pueden invitar fácilmente a otros a ver o editar notas, lo que permite la cooperación y las actualizaciones en tiempo real.

En cambio, Google Tasks no ofrece funciones de colaboración; la única forma de permitir la colaboración sería con una herramienta de terceros. Está diseñado para la gestión individual de tareas, manteniendo el foco directamente en la productividad personal.

Esta falta de herramientas de colaboración significa que, aunque Google Tasks es excelente para listas de tareas personales y seguimiento de proyectos, es menos adecuado para escenarios que requieran la participación de un equipo o la gestión de tareas compartidas.

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Conclusión

Google Keep es más adecuado para los usuarios que prefieren un enfoque visualmente más atractivo y personalizable para la gestión de tareas. Su interfaz, parecida a un tablón de post-it, permite una organización creativa mediante etiquetas y códigos de color, lo que la hace excelente para quienes desean añadir algo más que texto a sus listas de tareas.

Por otro lado, Google Tasks está diseñada para los usuarios que prefieren una lista de tareas digital minimalista y directa. Es intuitiva y se centra únicamente en la gestión de tareas, permitiendo la creación de tareas, subtareas y listas sin la distracción de funciones adicionales. Google Tasks es especialmente útil para los usuarios que están muy integrados en los ecosistemas de Gmail.

Un problema vital de las herramientas de productividad como Google Keep y Google Tasks son sus limitadas funciones de colaboración y personalización. 2sync aborda esta cuestión ofreciendo integración con diversas herramientas y mejorando el trabajo en equipo, la productividad y la funcionalidad. Nos centramos en sincronizar varias herramientas con Notion, como Google Calendar y Todoist.

Notion es un pilar central para la productividad, que permite crear tareas altamente personalizables y gestionar proyectos mediante plantillas. Al integrar Notion con Google Calendar y Todoist a través de 2sync, los usuarios pueden sincronizar tareas y eventos de calendario de forma eficiente en una de las apps de productividad y organización más utilizadas en todo el mundo, creando un flujo de trabajo más cohesionado y ágil para personas y equipos de cualquier tamaño.

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