Google tiene varias apps de productividad que pueden liar un poco al principio. Incluso para nosotros, que utilizamos el ecosistema de Google, no siempre es fácil conocer todas las diferencias y novedades entre Google Keep y Google Tasks. En esta comparativa actualizada para 2025, vamos a entrar en detalle en estas dos aplicaciones: qué ofrece cada una, cómo han evolucionado y cuál te conviene usar según tu caso de uso.
Índice de contenido
Cómo hemos analizado estas apps
Usamos Google Keep y Google Tasks a fondo desde hace años y las conocemos en profundidad.
Nuestro conocimiento práctico viene de un uso continuo y real, y además hemos creado un servicio de sincronización en tiempo real entre Notion y Google Tasks.
Para este artículo también hemos revisado funciones concretas para darte una visión precisa y al día.
Google Keep vs. Google Tasks de un vistazo
| Función | Google Keep | Google Tasks |
|---|---|---|
| Propósito principal | Notas y listas, visual y flexible | Listas personales de tareas y plazos |
| Ideal para | Capturar ideas, checklists, imágenes, notas de voz y listas compartidas | Planificar tareas con fecha y hora, del correo a tareas |
| Colaboración | ✅ Compartir notas para coeditar en tiempo real | ❌ Sin uso compartido ni asignaciones nativas |
| Subtareas/checklists | Checklist dentro de una nota, sencillo | ✅ Subtareas, un nivel, por tarea |
| Elementos recurrentes | ❌ Sin recordatorios recurrentes nativos | ✅ Tareas recurrentes, diario/semanal/mensual/personalizado |
| Recordatorios, por tiempo | ✅ Recordatorios por hora, ahora sincronizan con Tasks y Calendar | ✅ Fecha y hora de vencimiento, se ven en Google Calendar |
| Recordatorios, por ubicación | ✅ Sí, por ejemplo «en el supermercado» | ❌ No compatible |
| Integración con calendario | Vía sincronización de recordatorios, aparecen en Tasks/Calendar | Las tareas aparecen en Google Calendar Sincronización completa con 2sync |
| Integración con Gmail | Panel de Keep en apps de Google; extensión de Chrome «Guardar en Keep» | «Añadir a Tareas» desde correos; barra lateral en Gmail y Calendar |
| Formato de texto | ✅ Formato básico en web, títulos, negrita/cursiva/subrayado | ❌ Solo texto plano |
| Imágenes/dibujos/audio | Imágenes, dibujos y notas de voz | ❌ No compatible, texto y enlace al correo |
| OCR, extraer texto de imágenes | ✅ Sí | ❌ No |
| Organización | Etiquetas y notas por colores; fijar/archivar | Varias listas de tareas; marcar con estrella; orden manual o por fecha |
| IA / Asistente | Dictado por voz en la app; recordatorios unificados | Compatibilidad con Asistente/Gemini |
| Experiencia en escritorio | Aplicación web completa (keep.google.com) | Principalmente barra lateral en Gmail/Calendar; apps móviles |
| Móvil | Apps para Android e iOS | Apps para Android e iOS |
| Sin conexión | ✅ Sí, sincroniza al volver a estar en línea | ✅ Sí, en la app móvil |
| Copiar/exportar | ✅ «Copiar en Documentos de Google» | Exportar con Google Takeout; sin copia a doc |
| Precio | Gratis, cuenta de Google | Gratis, cuenta de Google |
| La mejor para | Toma de notas visual, listas compartidas y recordatorios por ubicación | Tareas estructuradas, plazos y trabajo centrado en Calendar/Gmail |
Cuándo elegir Google Keep
⭐ Elige Keep si capturas ideas e información de referencia, no solo tareas. Es flexible, visual y rápido para contenido mixto.
- Añade imágenes, dibujos y notas de voz; extrae texto de imágenes, OCR.
- Comparte notas para colaborar rápido en listas e ideas.
- Usa etiquetas, colores, fijados y archivo para tener todo ordenado.
- Pon recordatorios por hora o ubicación, los de hora ya sincronizan con Tasks/Calendar.
- Keep es una app web completa; copia notas a Documentos de Google en un clic.
👉 Aprende más: Las mejores apps para organizarse
Cuándo elegir Google Tasks
⭐ Elige Google Tasks si quieres una lista de tareas simple que vive donde trabajas. Ideal para plazos y planificación rutinaria.
- Convierte correos en tareas desde Gmail; ve tus tareas en Google Calendar.
- Usa fechas/horas, tareas recurrentes y subtareas de un nivel.
- Marca con estrella lo importante y organiza en varias listas.
- Funciona con Asistente/Gemini para añadir y gestionar tareas por voz o prompt.
- Sin colaboración, está pensado para seguimiento personal de tareas.
👉 Aprende más: Sincroniza Google Tasks ↔ Notion • Las mejores aplicaciones de listas de tareas
Qué hay de nuevo en 2024-2025
Google unificó los recordatorios: los recordatorios por tiempo creados en Keep ahora aparecen en Tasks y en Calendar. Se acabaron los silos y menos avisos perdidos.
- Keep: formato básico de texto en web, títulos, negrita/cursiva/subrayado para notas más claras.
- Tasks: integración más estrecha con Asistente/Gemini para añadir tareas por voz o prompt.
- Efecto práctico: usa Keep para capturar y dar contexto; usa Tasks para planificar con fechas y repeticiones.
Google Keep vs. Tasks: todas las diferencias
Ambas son gratis y parte de Google Workspace, pero resuelven problemas distintos. Esto es lo que importa en el día a día.
1. Funciones
Keep está enfocado en notas: checklists, imágenes, dibujos, notas de voz y formato de texto básico en la web. Soporta etiquetas, colores, fijar, archivar, OCR y «Copiar en Documentos de Google».
Tasks está enfocado en tareas: varias listas, subtareas de un nivel, fechas/horas y repeticiones. Es texto plano, pero está muy integrado con Gmail y Calendar.
- Fortalezas de Keep: captura completa, colaboración, recordatorios por ubicación y tablero visual.
- Fortalezas de Tasks: plazos, tareas recurrentes, del correo a tarea y visibilidad en el calendario.
2. Notificaciones y recordatorios
Keep admite recordatorios por tiempo y por ubicación; los de tiempo ahora sincronizan con Tasks y aparecen en Calendar.
Los activadores por ubicación siguen siendo exclusivos de Keep.
Google Tasks admite recordatorios por tiempo y programaciones recurrentes. No tiene ubicación, pero las tareas se muestran en tu calendario para planificar fácil.
💡 Consejo: si te gustan los avisos por ubicación y también los plazos recurrentes, usa Keep para los empujoncitos por contexto y Tasks para el trabajo programado.
3. Interfaz y experiencia de uso
Keep usa un tablero visual con tarjetas; cambia entre cuadrícula y lista. Genial para escanear, arrastrar y fijar lo importante.
Tasks es minimalista y rápido, sobre todo en la barra lateral de Gmail/Calendar en escritorio. Mantiene el foco con una lista limpia y atajos de teclado.
- Independencia: Keep tiene app web completa; Tasks es sobre todo un panel lateral.
- Búsqueda: Keep busca muy bien, incluso texto en imágenes vía OCR; en Tasks es básica.
4. Colaboración y uso compartido
Keep te deja compartir notas y coeditar en tiempo real. Perfecto para listas compartidas, planes rápidos y lluvia de ideas ligera.
Tasks no tiene compartir ni asignar. Para equipo, usa una herramienta de proyectos o sincroniza Tasks con un espacio central como Notion.
👉 Aprende más: Cómo compartir un Google Calendar • Guía de bloqueo de tiempo
Integraciones y ecosistema
Keep se integra con Docs, Drive y el panel lateral en los editores de Google. La extensión de Chrome «Guardar en Keep» te permite guardar contenido web a una nota en un clic.
Tasks se integra a fondo con Gmail y Calendar para pasar de correo a tarea y programar. También puedes añadir tareas con Asistente/Gemini en dispositivos compatibles.
¿Quieres un sistema más completo? Usa 2sync para conectar tareas y eventos con Notion u otras herramientas y tener un hub centralizado.
👉 Empieza aquí: Google Tasks ↔ Notion • Notion ↔ Google Calendar • Sincroniza Todoist
Usos de caso habituales
Usa Keep para capturar y luego sube los plazos a Tasks. Así mantienes ideas, listas y medios en un sitio, y el calendario dirige la ejecución.
- Personal: listas de compra y de viaje en Keep; pagos y citas en Tasks.
- Trabajo: notas de reuniones y capturas en Keep; acciones y seguimientos en Tasks.
- Vida compartida: lista familiar de la compra en Keep; rutinas personales como tareas recurrentes en Tasks.
Limitaciones y desventajas
- Keep: sin recordatorios recurrentes, estructura plana, sin carpetas, los recordatorios aplican a toda la nota, no a cada elemento.
- Tasks: sin imágenes/archivos, sin compartir/asignar, sin ubicación, subtareas de un solo nivel.
- Ambas: es fácil duplicar trabajo si mezclas herramientas sin una regla simple, por ejemplo «Keep para capturar, Tasks para plazos».
Conclusión
Usa Google Keep para notas y Google Tasks para tareas.
Keep gana cuando necesitas notas visuales, colaboración ligera, medios y ubicación. Tasks gana cuando necesitas listas simples con plazos que viven en Calendar y Gmail.
Mucha gente usa ambas: captura ideas en Keep y planifica la ejecución en Tasks. Con las novedades de 2024-2025, los recordatorios por tiempo ya se sincronizan, así que tus avisos aparecen en todas partes.
Si se te queda corto lo básico de Google, conecta tus apps: sincroniza Google Tasks y Notion o empareja tareas y eventos con Notion y Google Calendar.
