Notion vs. Airtable: ¿Qué herramienta elegir? [2024]

Elegir entre Notion y Airtable es importante para saber cómo agilizar tu flujo de trabajo. Este análisis comparativo profundiza en sus distintas características, interfaces de usuario intuitivas, capacidades de personalización, sólidas herramientas de colaboración y planes de precios para saber cómo funciona cada plataforma en diversos casos de uso. Tanto si gestionas proyectos, organizas bases de datos o simplemente buscas una forma eficaz de manejar la información, en este artículo veremos todos los matices que podrían guiar tu decisión a la hora de elegir la herramienta adecuada.

Notion vs. Airtable: tabla comparativa

Función	Notion	Airtable
Interfaz de usuario	Diseño limpio y personalizable	Interfaz estructurada y basada en cuadrícula
Opciones de personalización	Altas: Bases de datos personalizables, páginas	Moderadas: Campos personalizables, vistas
Disponibilidad de la plantilla	Amplia biblioteca de plantillas	Plantillas específicas para la gestión de datos
Funciones de colaboración	Colaboración en tiempo real, comentarios	Ediciones en tiempo real, sistema de comentarios
Casos de uso	Creación de documentos, gestión de proyectos	Gestión de datos, bases de datos complejas
Rendimiento	Fluido, depende de la densidad del contenido	Rápido, especialmente con grandes conjuntos de datos
Escalabilidad	Flexible pero complejo de gestionar a medida que crece el tamaño del equipo	Altamente escalable
Características de la IA	IA generativa	Automatizaciones, creación de aplicaciones
Capacidades offline	Capacidades offline limitadas	Sin capacidad offline
Funciones adicionales	Bases de datos en línea y enlazadas, incrustación de contenidos, integración API	Potentes funciones de manipulación de datos con complementos modulares: gráficos, mapas y bloques de automatización
Integraciones	Amplias integraciones con aplicaciones como Google Drive, Slack, Trello y API personalizadas	Ofrece numerosas integraciones, aunque no tantas como Notion
Precios	Plan gratuito disponible; planes de pago a partir de 11,50 €/usuario/mes con tarifas adicionales para IA	Plan gratuito con limitaciones; los planes de pago empiezan en 24 $/usuario/mes

Por qué elegir Notion

• Amplias herramientas de creatividad y colaboración.
• Las líneas de tiempo están disponibles en todos los planes, a diferencia del acceso limitado de Airtable.
• Más asequible con funciones similares para una gestión rentable.
• La robusta funcionalidad de la IA agiliza muchas tareas.
• Las bases de datos y la documentación crean un entorno de trabajo cohesionado.
• La vibrante comunidad de usuarios proporciona un sinfín de plantillas y consejos de ayuda.

👉 Elige Notion

Por qué elegir Airtable

• Airtable ofrece funciones de base de datos más potentes.
• Mayor rendimiento con conjuntos de datos más grandes.
• Opciones mejoradas de visualización de datos, incluida la vista de formulario.
• Configuración flexible de la clave primaria para vincular registros.
• Sólido mercado con amplias integraciones de aplicaciones.
• Las funciones de automatización superiores agilizan los flujos de trabajo complejos.
• Fácil de desarrollar y con una excelente documentación de la API.

👉 Elige Airtable

Notion vs. Airtable: Todas las diferencias

En esta sección, repasaremos todas las diferencias entre Notion y Airtable. Sigue leyendo para saber más.

1. Interfaz de usuario y facilidad de uso

La interfaz de usuario de Notion es limpia y minimalista, y se basa en gran medida en un sistema de bloques. Cada contenido es un bloque que puede moverse y manipularse fácilmente. Este concepto ofrece una enorme flexibilidad, pero puede presentar una ligera curva de aprendizaje para quienes no estén familiarizados con una funcionalidad tan abierta.

El proceso de incorporación está simplificado con plantillas e indicaciones útiles, aunque a veces los nuevos usuarios pueden sentirse abrumados por la página en blanco que aparece al crear nuevo contenido. La experiencia de la aplicación móvil refleja el entorno de escritorio, manteniendo el mismo nivel de minimalismo y funcionalidad.

Por otro lado, la interfaz de Airtable parece una hoja de cálculo rica y vibrante con funcionalidades añadidas de base de datos, que puede resultar familiar al instante a los usuarios con experiencia en software de hojas de cálculo.

La funcionalidad de arrastrar y soltar es más pronunciada en Airtable, lo que permite a los usuarios manipular rápidamente los campos de datos y las entradas. El diseño visual es intuitivo, con una estética agradable que organiza ordenadamente los menús y las opciones, haciendo que los datos se entiendan bien con un solo vistazo.

Airtable ofrece un comienzo más fácil para los principiantes debido a su parecido con las herramientas ofimáticas habituales, y la experiencia de la aplicación móvil proporciona una experiencia de usuario igualmente consistente, aunque con algunas limitaciones debidas a la complejidad de las funciones de la base de datos en una pantalla más pequeña.

2. Personalización y vistas

La personalización y las vistas son la esencia de Notion y Airtable, pero abordan la interacción con el usuario de forma diferente. Notion es como el taller de un artesano personal, que te da las herramientas para construir cada página combinando varios bloques: texto, listas de tareas, imágenes, fragmentos de código, incrustaciones y mucho más.

Permite a los usuarios crear un espacio de trabajo que refleje fielmente su flujo de trabajo, proporcionando un rico tapiz en el que priman la estética y la personalización. Imagina diseñar una página de gestión de proyectos con archivos de diseño incrustados, bloques de código para el seguimiento del desarrollo del sitio web y espacios de escritura para la creación de contenidos, todo ello alineado con el proceso único de tu equipo.

Airtable, en cambio, sirve más como una potente tabla de planos de arquitecto. Ofrece un portal estructurado, basado en cuadrículas, donde el sólido modelado de datos pasa a primer plano. Con Airtable, puedes profundizar en varias vistas, como tableros Kanban, calendarios, galerías y la tradicional interfaz de hoja de cálculo.

Esto permite a individuos y equipos moldear sus bases de datos con precisión, presentando una clara representación visual de datos procesables. Por ejemplo, un equipo de marketing podría utilizar Airtable para visualizar los plazos de las campañas en una vista de calendario, gestionar los activos creativos en una galería y hacer un seguimiento del progreso en un tablero Kanban, todo ello dentro de la misma base.

3. Ecosistema de plantillas

Ambos programas ofrecen una rica gama de marcos prediseñados diseñados para acelerar el proceso de configuración del flujo de trabajo. Notion, en particular, presume de una amplia colección de plantillas que son en gran parte gratuitas y han sido desarrolladas por una comunidad comprometida.

Estas plantillas cubren diversos casos de uso, que van desde la gestión de proyectos y las agendas de reuniones hasta los wikis de equipo y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM). La facilidad con la que se pueden explorar, seleccionar y personalizar estas plantillas convierte a Notion en un fuerte competidor para quienes buscan obtener una ventaja significativa en proyectos y tareas comunes.

Airtable, con su interfaz de estilo hoja de cálculo, ofrece un tipo diferente de experiencia con las plantillas, quizá más familiar para los usuarios acostumbrados a Excel o Google Sheets. Sus plantillas sirven a una gran variedad de sectores y se centran en la gestión de bases de datos, el seguimiento de problemas y la automatización.

Aunque la calidad de las plantillas de Airtable es alta, tienden a ser más rígidas en comparación con las de Notion, que ofrecen a los usuarios opciones de personalización casi ilimitadas. Sin embargo, Airtable destaca por sus integraciones y automatizaciones dentro de sus plantillas, que simplifican los flujos de trabajo complejos y las tareas basadas en datos.

4. Colaboración

La colaboración en Airtable es bastante flexible; puedes invitar a miembros del equipo como editores o visualizadores, delimitando sin esfuerzo quién puede hacer cambios y quién solamente puede ver los datos. La coedición en tiempo real es fluida, y se pueden añadir comentarios a celdas individuales, facilitando la comunicación específica sobre puntos de datos.

Compartir en Airtable es sencillo: un clic en el botón «Compartir» te permite distribuir una base a través del correo electrónico o de un enlace compartible.

Además, la configuración de permisos de Airtable es exhaustiva, lo que proporciona libertad para ajustar el acceso hasta el nivel de campo en una base. Sin embargo, la integración con herramientas de comunicación externas es limitada, lo que podría obligar a los equipos a recurrir a plataformas adicionales para mantener debates exhaustivos.

Al igual que en Airtable, compartir es fácil en Notion; un clic en el botón «Compartir» te permite compartir una página o espacio de trabajo tanto con permisos de edición como de solo visualización.

Sin embargo, Notion da un paso adelante al permitir que incluso los no usuarios editen las páginas compartidas, siempre que tengan un enlace público, una característica que falta en Airtable. Este enfoque abierto puede mejorar significativamente el trabajo en equipo al eliminar las barreras a la contribución.

Notion también destaca por una organización jerárquica que refleja la estructura de una empresa, permitiendo un control más granular sobre los datos y la accesibilidad a los contenidos. La colaboración en tiempo real es eficaz, ya que los miembros del equipo pueden comentar y @mencionar a otros para llamar la atención sobre el propio texto, promoviendo una comunicación más clara.

5. Casos prácticos y aplicaciones

Notion brilla como herramienta flexible para la toma de notas, la documentación y la gestión del conocimiento. Su interfaz se adapta a quienes necesitan un espacio de trabajo adaptable con una curva de aprendizaje sencilla, por lo que es ideal para equipos y personas deseosas de organizar la información y los recursos de un proyecto de forma visualmente atractiva y accesible.

Estos son ejemplos de casos de uso de Notion:

• Eje centralizado para proyectos de diseño, con seguimiento del progreso de principio a fin mediante tableros visuales.
• Organizar y planificar contenidos para campañas de marketing, asignar tareas y controlar los plazos.
• Recopilar y estructura notas de estudio personales, listas de lectura e investigación en un wiki organizado.
• Planificar itinerarios de viaje, gestionar listas de equipaje y guardar documentos de viaje en un espacio accesible.
• Herramienta todo en uno para gestionar proyectos, hacer un seguimiento de los clientes y documentar los procesos internos de una pequeña empresa.

En cambio, las sólidas funcionalidades de Airtable están optimizadas para tareas que giran en torno a bases de datos detalladas y un intrincado seguimiento de proyectos. Para las empresas que buscan capacidades de CRM o las que se ocupan de flujos de trabajo de proyectos completos que implican diversas variables y dependencias, Airtable destaca con creces.

Aquí tienes algunos ejemplos de casos de uso de Airtable:

• Gestionar una cartera de ventas mediante el seguimiento de clientes potenciales, la organización de los datos de los clientes y la automatización de los seguimientos.
• Planificar y realizar el seguimiento de una campaña de marketing utilizando tableros Kanban para visualizar el progreso y los plazos.
• Organizar una biblioteca de contenidos con vistas de galería para acceder fácilmente a imágenes, vídeos y documentos.
• Coordinar la logística de eventos con una vista de calendario compartida para gestionar horarios y tareas.
• Controlar el inventario en tiempo real enlazando varias bases de datos y automatizando las actualizaciones de existencias.

6. Escalabilidad

Notion es muy flexible, lo que permite a equipos de todos los tamaños crear espacios de trabajo personalizados que evolucionan con su negocio. Su diseño modular y sus funciones, como los espacios de equipo, permiten a las organizaciones gestionar múltiples departamentos y proyectos dentro de una plataforma unificada.

Notion también proporciona herramientas avanzadas de administración para grandes empresas, garantizando que la gestión de datos y la seguridad se gestionen de forma eficaz. Sin embargo, sus amplias opciones de personalización pueden dar lugar a una curva de aprendizaje pronunciada, y la ampliación de su uso a grandes equipos puede provocar desorganización si no se gestiona adecuadamente.

Airtable, por su parte, destaca en el manejo de relaciones de datos complejas y grandes volúmenes de información, lo que la hace especialmente fuerte en entornos que requieren una sólida gestión de bases de datos.

Ofrece escalabilidad gracias a su sistema flexible basado en cuadrículas, que permite a los equipos gestionar y visualizar datos en diversos formatos, como cuadrículas, calendarios y tableros Kanban. Airtable está diseñado para gestionar necesidades de datos intrincadas y puede escalar eficazmente a medida que aumentan el volumen y la complejidad de los proyectos.

Sin embargo, aunque Airtable es potente para las tareas centradas en los datos, puede requerir herramientas o integraciones adicionales para necesidades de gestión de proyectos más amplias, lo que podría añadir complejidad a medida que la organización crece.

7. IA

Notion AI se distingue por ofrecer un enfoque centrado en el texto que atiende a los usuarios que tratan mucho con contenido escrito. Pueden manejar esta IA para generar diversas formas de texto, resumir discusiones, extraer acciones clave de transcripciones, perfeccionar sus escritos, rellenar tablas a partir de datos desorganizados, e incluso interactuar con el espacio de trabajo para consultas específicas.

La IA de Notion sirve de asistente dinámico, aunque con un coste adicional. Aparentemente, se posiciona como una herramienta de futuro para uso inmediato, que exige una configuración mínima y promueve la facilidad de integración en los flujos de trabajo existentes.

Por el contrario, el enfoque de Airtable hace hincapié en su entorno de datos estructurados, donde la IA sirve como una capa mejorada dentro de la base de datos. Los usuarios pueden anticipar la ayuda de la IA para resumir y categorizar los comentarios y generar texto contextualmente consciente.

Este compromiso con la IA es más deliberado —requiere una configuración e integración meditadas—, pero ofrece el atractivo de crear aplicaciones sofisticadas. Ambas plataformas proyectan una trayectoria de mayor integración de la IA, con Notion quizás a la cabeza en aplicaciones de IA fáciles de usar y Airtable prometiendo un ajuste a medida para estructuras de datos complejas.

8. Características adicionales

Aunque ambas ofrecen un conjunto completo de herramientas, sus funciones adicionales responden a necesidades específicas, lo que podría ser un factor decisivo. Notion, por ejemplo, ofrece una amplia compatibilidad con Markdown e incrustación de contenido enriquecido, lo que es perfecto para equipos que dependen de documentación detallada y desean un repositorio similar a una wiki.

Además, su función de «bases de datos vinculadas» permite a los usuarios conectar distintas bases de datos para una gestión de datos relacionales compleja, mejorando la interconexión del flujo de trabajo.

Por otro lado, las funciones adicionales de Airtable incluyen una potente API para quienes deseen crear integraciones personalizadas y agilizar su flujo de trabajo mediante la automatización. Además, Airtable ofrece una amplia selección de «bloques» —piensa en ellos como widgets— que pueden introducir en tus bases funciones como el seguimiento del tiempo, las cuentas atrás o incluso los diagramas de Gantt.

Estas funcionalidades pueden ser fundamentales para los usuarios con necesidades específicas, ya que les permiten crear un entorno muy personalizado.

9. Integraciones

Airtable cuenta con una importante biblioteca de más de 30 integraciones nativas, superando a Notion en volumen. Se han asociado con servicios de gran demanda en diferentes categorías, como las apps de Google para la colaboración, Salesforce para la gestión de las relaciones con los clientes, Dropbox para el almacenamiento en la nube, Slack para la comunicación y los favoritos para la gestión de proyectos como Asana y Trello.

Estas integraciones están integradas de forma nativa en la plataforma, lo que garantiza que su configuración sea sencilla y su gestión, sin complicaciones. Por ejemplo, los usuarios de Airtable pueden disfrutar de la comodidad de crear tickets de Zendesk directamente desde sus bases de datos o enviar automáticamente publicaciones en redes sociales al actualizar una tarea.

Cabe señalar que, aunque muchas integraciones son accesibles en todos los planes, algunas están reservadas a los suscriptores prémium.

Por otro lado, Notion, aunque no es tan extensa como Airtable, ofrece integraciones que mejoran su concepto de espacio de trabajo todo en uno fácil de usar. Se integra bien con herramientas esenciales como Google Workspace, Microsoft Outlook y Slack, permitiendo que los espacios de trabajo se conecten con herramientas empresariales clave.

La configuración también es fácil de usar, lo que permite incluso a los usuarios sin conocimientos técnicos conectar sus espacios de trabajo con las herramientas necesarias sin apenas complicaciones. Las integraciones de Notion se centran en crear una base de conocimientos y un entorno de gestión de proyectos más unificados, en lugar de amplias operaciones con bases de datos.

Sin embargo, Notion no admite de forma nativa tantas aplicaciones de terceros como Airtable. En su lugar, se basa en integraciones indirectas a través de API y servicios de middleware para ampliar la funcionalidad, lo que puede requerir una configuración adicional.

10. Precios y planes

Aquí tienes un desglose actualizado de los precios y planes de Notion y Airtable:

Planes de Notion

• Plan gratuito: Sin coste. Incluye funciones básicas con bloques ilimitados y hasta 10 invitados.
• Plan Plus: 11,50 € por usuario/mes cuando se factura mensualmente. Este plan ofrece miembros de equipo ilimitados, subidas de archivos ilimitadas e historial de versiones de 30 días.
• Plan Business: 17 € por usuario/mes cuando se factura mensualmente. Añade funciones como herramientas avanzadas de colaboración, invitados ilimitados, SAML SSO y un historial de versiones de 90 días.
• Plan Empresa: Precio personalizado basado en las necesidades específicas de la empresa, que ofrece funciones mejoradas de seguridad y asistencia.

Planes de Airtable

• Plan Free: Sin coste. Proporciona bases ilimitadas, hasta 1.000 registros por base y 1 GB de archivos adjuntos por base.
• Plan Team: 24 $ por usuario/mes cuando se factura mensualmente. Incluye 50.000 registros por base, 20 GB de archivos adjuntos por base y funciones de personalización adicionales, como vistas avanzadas del calendario.
• Plan Business: 54 $ por usuario/mes si se factura mensualmente. Ofrece 125.000 registros por base, 100 GB de archivos adjuntos por base y funcionalidades avanzadas, como sincronización bidireccional, panel de administración e inicio de sesión único basado en SAML.
• Plan Enterprise Scale: Precio personalizado. Diseñado para grandes empresas que requieren funciones avanzadas, como mayor seguridad y controles de administración, así como integraciones de nivel empresarial.

Conclusión

Ten en cuenta tus necesidades específicas a la hora de elegir entre Notion y Airtable. Notion destaca como espacio de trabajo todo en uno centrado en notas y tareas, mientras que Airtable ofrece sólidas funciones de base de datos y manejo de datos complejos con creación de aplicaciones impulsada por IA. Ambas tienen puntos fuertes, pero la mejor elección depende de cómo priorices la flexibilidad, la facilidad de uso y las capacidades de gestión de datos.

Puedes aumentar tu productividad combinando Notion con herramientas esenciales como Google Calendar, Google Tasks y Todoist mediante 2sync. Esta sinergia ofrece una integración perfecta y un control centralizado de tus tareas, convirtiendo a Notion en un verdadero centro neurálgico para todas tus necesidades organizativas.

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