Tanto Notion como Airtable son plataformas de productividad muy populares que han evolucionado rápidamente, especialmente con la introducción de nuevas funciones de IA e integraciones en 2025. Notion empezó como una herramienta de toma de notas y wiki y se transformó en un espacio de trabajo todo en uno, mientras que Airtable nació como una hoja de cálculo potenciada y se convirtió en una potente plataforma de bases de datos sin código. Esta comparativa detalla las funciones más recientes, actualizaciones, fortalezas y debilidades de Notion y Airtable. Al final, sabrás cuál es la mejor plataforma para ti o tu equipo.
Índice
Notion vs. Airtable: vista rápida
| Aspecto | Notion | Airtable |
|---|---|---|
| Ideal para | Espacio flexible para documentos, wikis y seguimiento ligero de proyectos | Gestión de datos estructurados y automatizaciones para flujos como CRM o inventario |
| Enfoque | Espacio todo en uno que combina documentos con tablas de base de datos simples | Base de datos relacional y creador de apps sin código en interfaz tipo hoja de cálculo |
| Facilidad de uso | Intuitivo para tomar notas y crear páginas; curva moderada para bases de datos | Sensación familiar de hoja de cálculo; requiere planificar y estructurar bases |
| Automatizaciones | Disparadores básicos vía API o herramientas de terceros como Zapier | Disparadores avanzados integrados, acciones y flujos de varios pasos |
| Integraciones | API sólida, embebidos y conectores de terceros | Integraciones nativas extensas con sincronización bidireccional |
| Funciones de IA | Notion AI para generación de contenido, resúmenes y preguntas y respuestas | Asistente de IA y copilot para fórmulas, creación de bases e insights |
| Colaboración | Coedición en tiempo real, comentarios y menciones con @ | Edición de registros en tiempo real, comentarios a nivel de campo y permisos granulares |
| Experiencia móvil | Buena para leer, editar texto y actualizaciones básicas; soporte offline limitado | Excelente para entrada de datos y actualizaciones; diseño de bases solo en escritorio |
| Precios (2025) | Gratis; Plus 9,50 €/usuario/mes (anual); Business 19,50 €/usuario/mes (anual) | Free; Team 20 $/usuario/mes (anual); Business 45 $/usuario/mes (anual) |
Razones para elegir Notion
- Páginas todo en uno con tablas y tableros integrados.
- Edición de texto enriquecido y plantillas personalizables.
- Notion AI genera contenido y resúmenes dentro de la app.
- Colaboración en tiempo real con comentarios y menciones.
- Estructura jerárquica de páginas para wikis y documentación.
- Compartir públicamente permite acceso sin cuenta.
- Bloques ilimitados en planes de pago.
Razones para elegir Airtable
- Tablas relacionales reales con registros vinculados.
- Automatizaciones integradas con flujos de varios pasos.
- Múltiples vistas: cuadrícula, calendario, Kanban, galería.
- Sincronización bidireccional con apps externas.
- Integraciones nativas extensas (Google, Slack, etc.).
- Interface Designer para dashboards personalizados.
- Límites altos de registros y adjuntos por base.
Interfaz de usuario y facilidad de uso
La interfaz de Notion es limpia y minimalista, centrada en una barra lateral de páginas y un lienzo abierto para contenido.
Creas páginas y las llenas de bloques (texto, encabezados, casillas de verificación, imágenes, embebidos, etc.), que puedes arrastrar y soltar para reestructurar al gusto.
Este diseño de página libre hace que Notion sea increíblemente flexible. Puedes empezar con una página en blanco y convertirla en notas de reunión, un tablero de tareas, un artículo de wiki o todo a la vez.
Para nuevos usuarios, la libertad de lienzo en blanco puede ser una bendición y una maldición: es fácil de usar para notas básicas, pero crear un espacio de trabajo complejo exige aprender bases de datos, relaciones y funciones avanzadas.
La buena noticia es que Notion ofrece muchas plantillas (para planes de proyecto, manuales de RR. HH., hojas de ruta, etc.) y una comunidad activa compartiendo sus setups, lo que acelera la curva de aprendizaje.
La interfaz de Airtable te resultará familiar si alguna vez has usado hojas de cálculo.
Al abrir una base, ves filas y columnas de datos. Así, la entrada de datos es sencilla para nuevos usuarios.
Más allá de la cuadrícula, la barra lateral en Airtable te permite cambiar entre vistas de tus datos (una misma tabla puede tener vista de cuadrícula, calendario, Kanban, etc.) con un clic.
Es un punto fuerte: la interfaz permite a usuarios no técnicos segmentar visualmente sus datos sin escribir código.
Airtable también tiene una barra superior con opciones para compartir, automatizaciones e integraciones, manteniendo las funciones clave siempre a mano.
En general, la facilidad de uso es alta para operaciones básicas: la mayoría aprende rápido a añadir filas y campos porque es tipo hoja de cálculo.
El reto aparece con capacidades más complejas, como configurar registros vinculados entre tablas, filtros o fórmulas avanzadas, o diseñar un dashboard con Interface Designer por primera vez.
Estas tareas no son difíciles en sí (Airtable ofrece tutoriales y plantillas), pero requieren una mentalidad más estructurada que Notion.
Documentos y bases de datos
Una de las mayores diferencias entre Notion y Airtable es cómo gestionan la información.
Notion prioriza texto y documentos, con bases de datos como característica secundaria. Cada base de datos de Notion (ya sea una tabla de tareas o una lista de proyectos en vista Kanban) vive en una página y puede tener contenido de texto enriquecido alrededor.
Eso significa que puedes escribir un briefing detallado en la misma página que contiene la base de datos de tareas del proyecto, una experiencia muy fluida para mezclar contenido y datos.
Las funciones de base de datos de Notion se han ampliado (puedes crear tablas con relaciones, rollups, fórmulas, etc.), pero siguen siendo más sencillas que un sistema de base de datos completo.
Además, la línea entre documento y base de datos es difusa, ya que una página puede formar parte de una base de datos y a la vez contener subpáginas o contenido propio.
Airtable prioriza las bases de datos.
Cada dato es un registro en una tabla, y cada tabla forma parte de una base (base de datos).
Puedes vincular registros entre tablas (por ejemplo, una tabla Proyectos y una tabla Clientes), usar fórmulas más sofisticadas (fechas, texto, búsquedas, etc.) y manejar conjuntos de datos mayores.
Airtable destaca cuando necesitas múltiples vistas y campos especializados: puedes tener una vista Cuadrícula para entrada de datos, Calendario para fechas de entrega, Kanban para flujos de trabajo, Galería para catálogo visual, y más, todo derivado de los mismos datos.
Sin embargo, Airtable no es una herramienta de notas o documentos; no escribirías un informe multipárrafo dentro de una celda (aunque podrías, no es cómodo).
Es mejor usarlo junto a otras herramientas para contenido de largo formato, mientras que Notion une esos casos de uso.
Gestión del conocimiento
Notion es mucho mejor para bases de conocimiento y documentación.
Puedes mantener una wiki interna con páginas jerárquicas, enlazar páginas fácilmente y usar bloques de llamada, pestañas y plantillas integradas para documentos comunes.
Airtable, aunque tiene campos de texto enriquecido y adjuntos, no está diseñado para sustituir tu hub de docs; no pretende ser una base de conocimiento de equipo.
Muchas empresas usan ambas en tándem: por ejemplo, Airtable para datos estructurados y Notion para documentación y guías.
La ventaja de Notion aquí es su disposición de página y opciones de formato de texto extremadamente personalizables, algo que Airtable no ofrece.
Puedes añadir una imagen, un embebido de Figma, un fragmento de código y una lista de tareas en la misma página de Notion, ideal para crear documentación dinámica o dashboards para tu equipo.
Notion incluso soporta bloques sincronizados (editas un fragmento y se actualiza en todas partes), perfecto para mantener info estándar en varios sitios.
Automatizaciones e IA
Cuando se trata de automatización, Airtable destaca.
Cuenta con un motor interno que te permite crear disparadores y acciones dentro de tu base. Por ejemplo: «Cuando se recibe un nuevo envío de formulario (disparador), crea un registro y envía un correo (acciones)».
Además, Airtable Scripts (ahora dentro de automatizaciones) te dejan escribir JavaScript para extender funcionalidades.
En 2025, Airtable mejoró sus automatizaciones con Airtable AI: el Asistente de IA puede analizar o resumir datos y el nuevo Copilot construye bases o fórmulas desde lenguaje natural.
El enfoque de Notion en automatización es más limitado nativamente; no hay un constructor «si esto entonces aquello» interno. No obstante, puedes conectar Notion con servicios externos para lograr automatizaciones.
Una gran novedad de Notion para 2025 es Notion AI.
A diferencia de la IA orientada a datos de Airtable, la IA de Notion se centra en la creación y asistencia de contenido dentro de tus páginas.
Está integrada en el editor: puedes pedirle que genere un esquema de post, proponga ideas, resuma un documento largo, extraiga acciones de notas de reunión, traduzca texto o responda preguntas basadas en tu contenido.
Esta IA es muy accesible: basta un comando slash o un clic, sin necesidad de código, y aprovecha tu contenido existente (con permiso) para personalizar las respuestas.
👉 Descubre más: Automatización vs. IA: ¿en qué se diferencian?
Colaboración
Ambas herramientas permiten que varios usuarios trabajen al mismo tiempo.
En Notion verás los cursores de otros usuarios en la página mientras escriben o editan. A veces se siente como un documento de Google, ideal para coeditar notas o brainstormings.
Puedes mencionar a colegas @, asignar tareas mencionando a personas y añadir comentarios en cualquier bloque de contenido.
Notion lo mantiene todo en un mismo espacio, así es sencillo para el equipo navegar por la base de conocimiento o el hub de proyectos.
Los permisos se pueden ajustar por página o espacio de equipo, importante cuando creces (por ejemplo, páginas de RR. HH. solo accesibles al equipo de RR. HH.).
En Airtable la colaboración es más estructurada.
Los miembros pueden editar registros al mismo tiempo y los cambios se sincronizan en tiempo real. Puedes comentar en registros individuales (por ejemplo, discutir una tarea o un lead en el feed de actividad del registro).
Airtable ofrece permisos por campo (en planes superiores) y permisos a nivel de tabla para controlar quién puede editar qué, útil si distintos departamentos comparten una base.
Para equipos grandes, Airtable añadió un Interface Designer, que permite crear interfaces personalizadas para cada rol, por ejemplo, un formulario sencillo para ventas y una vista de cuadrícula para analistas.
Esto es ideal para flujos interdepartamentales porque ajustas cada experiencia al rol, todo respaldado por los mismos datos. Notion no tiene algo equivalente; usa páginas y bases para ser lo bastante flexible para todos.
Precios
Aquí tienes una comparativa lado a lado de los planes de cada plataforma (facturación anual):
Notion
- Gratis: páginas y bloques ilimitados para individuos, análisis de página básicos, historial de versiones de 7 días, hasta 10 colaboradores invitados.
- Plus: 9,50 €/usuario/mes (anual); incluye todo lo de Gratis + bloques y subidas ilimitadas, historial de versiones de 30 días, hasta 100 invitados, bases sincronizadas y automatizaciones básicas.
- Business: 19,50 €/usuario/mes (anual); incluye todo lo de Plus + SAML SSO, exportación masiva a PDF, análisis avanzados de página, historial de versiones de 90 días, hasta 250 invitados.
- Enterprise: precio personalizado; incluye todo lo de Business + aprovisionamiento SCIM, registros de auditoría y analíticas de workspace, gestor de éxito dedicado y controles avanzados de seguridad y cumplimiento.
Airtable
- Free: Bases ilimitadas, hasta 1000 registros por base, 1 GB de adjuntos/base, 100 ejecuciones de automatización/mes, colaboradores de solo lectura ilimitados.
- Team: 20 $/usuario/mes (anual); incluye todo lo de Free + 50.000 registros por base, 20 GB de adjuntos/base, 20.000 ejecuciones de automatización/mes, vistas Gantt y Cronograma, Interface Designer.
- Business: 45 $/usuario/mes (anual); incluye todo lo de Team + 125.000 registros por base, 100 GB de adjuntos/base, automatizaciones ilimitadas, sincronización bidireccional, administración avanzada y SAML SSO.
- Enterprise Scale: precio personalizado; incluye todo lo de Business + registros y adjuntos ilimitados, gobernanza empresarial (logs de auditoría, DLP), equipo de cuenta dedicado y SLA.
Conclusión
Valora tus necesidades específicas al elegir entre Notion y Airtable.
👉 Elige Notion si necesitas un entorno flexible centrado en documentos que escale fácilmente para emprendedores y equipos pequeños.
👉 Elige Airtable si tu negocio depende de bases de datos relacionales, automatizaciones sofisticadas e integraciones robustas para operaciones basadas en datos.
Notion ofrece integraciones nativas con más de 70 herramientas populares. Estas integraciones agilizan flujos al centralizar información, reducir la entrada manual de datos y ofrecer visibilidad en tiempo real sin salir de Notion.
2sync amplía esto con sincronización bidireccional real entre Notion y servicios como Google Calendar, Todoist y más. Con mapeo de campos personalizable, filtrado condicional y valores por defecto, 2sync garantiza que solo los datos que elijas fluyan entre Notion y tus apps, automatizando tareas rutinarias y manteniendo tus bases alineadas sin esfuerzo extra.
