Tomar notas es más importante que nunca hoy en día. Inmersos en miles de tareas, obligaciones y herramientas, es esencial disponer de la aplicación adecuada que te ayude a capturar ideas, organizar la información y mantenerte al día de tus compromisos. Notion y OneNote son dos opciones potentes y populares, pero tienen distintos enfoques que se adaptan a estilos diferentes a la hora de tomar notas y organizarse. Comparemos ambas para ver cuál sería la mejor para ti.
Tabla de contenidos
Razones para elegir Notion
- Quieres la máxima personalización del espacio de trabajo.
- Gestionas proyectos complejos con bases de datos.
- Priorizas la colaboración y el intercambio en profundidad.
- Estás dispuesto a invertir tiempo en aprender un sistema potente.
- Quieres un eje centralizado que conecte con otras herramientas.
Razones para elegir OneNote
- Prefieres una interfaz familiar al estilo de Microsoft.
- Necesitas tomar notas de forma libre y flexible.
- Necesitas acceso sin conexión por encima de todo.
- Quieres una herramienta centrada en la toma de notas.
- Utilizas otras aplicaciones de Microsoft.
Notion vs. OneNote: Visión general
| Función | Notion | OneNote |
|---|---|---|
| Facilidad de uso | Curva de aprendizaje moderada debido a la flexibilidad | Más intuitivo, especialmente si estás familiarizado con Office |
| Notas | Edición basada en bloques; bueno para notas estructuradas | Toma de notas de forma libre, excelente para dibujar/entintar |
| Organización | Bases de datos, páginas, subpáginas, jerarquía flexible | Cuadernos, secciones, páginas; estructura tradicional |
| Personalización | Muy personalizable; diseño, bloques, propiedades | Personalización limitada en comparación con Notion |
| Plantillas | Amplias plantillas integradas y de la comunidad | Selección más reducida, pero personalizable |
| Colaboración | Excelente; edición en tiempo real, comentarios, compartir | Bueno para la coautoría, menos potente que Notion |
| Diagramas de Gantt | Posible con vistas de base de datos y complementos | No compatible de forma nativa |
| IA | Potentes funciones de IA de Notion, generación de texto | Copilot para OneNote |
| Web clipper | Robusto clipper web para guardar contenidos | Clipper web funcional |
| Modo sin conexión | Disponible con limitaciones | Acceso completo sin conexión |
| Integraciones | Varias aplicaciones de terceros, centradas en flujos de trabajo dentro de la aplicación | Fuerte integración con el ecosistema de Microsoft y otras aplicaciones de terceros |
| Plataformas | Web, Windows, Mac, iOS, Android | Web, Windows, Mac, iOS, Apple Watch, Android |
| Precios | Gratuito con límites, niveles de pago a partir de 7,50 €/mes | Gratuito con funciones básicas, Microsoft 365 para más almacenamiento a partir de 7 €/mes |
Notion vs. OneNote: Diferencias clave
Veamos las principales diferencias entre Notion y OneNote.
Facilidad de uso
Microsoft OneNote tiene una ligera ventaja para los principiantes. Su interfaz se inspira en la conocida suite Microsoft Office, con cuadernos, secciones y páginas que imitan las herramientas físicas de organización. Si alguna vez has utilizado un documento de Word, te sentirás como en casa empezando con OneNote.
Notion, en cambio, tiene una curva de aprendizaje más pronunciada. En esencia, Notion se parece a un kit para construir un espacio de trabajo personalizado. Empiezas con un lienzo en blanco y utilizas bloques (texto, imágenes, listas de tareas, bases de datos, etc.) para crear tu sistema ideal. Esta flexibilidad proporciona una potencia increíble, pero requiere cierta inversión de tiempo inicial para aprender todas sus posibilidades.
Toma de notas
Notion y OneNote difieren significativamente en la experiencia básica de tomar notas.
Notion utiliza un enfoque basado en bloques para las notas. Cada pieza de contenido (texto, imagen, base de datos, etc.) vive como un bloque independiente. Puedes organizar y reorganizar estos bloques para crear notas estructuradas. Este sistema es excelente para esbozar proyectos, crear actas de reuniones con elementos procesables o producir bases de conocimientos que estén conectadas con otro contenido.
OneNote destaca en la toma de notas de forma libre, similar a Word. Sus páginas digitales son como lienzos infinitos; puedes teclear, escribir y hacer bocetos donde quieras. Esta flexibilidad es ideal para hacer lluvias de ideas, llevar un diario o capturar ideas rápidamente y sin limitaciones.
Organización
Otra forma de considerar las posibilidades de cada aplicación es asemejar Notion a un espacio de trabajo flexible y OneNote a un cuaderno familiar.
OneNote emplea una estructura jerárquica de cuadernos, secciones y páginas. Esto imita una carpeta física, ideal para quienes se sienten cómodos con la organización tradicional de archivos. Puedes agrupar fácilmente temas relacionados dentro de las libretas y crear secciones anidadas para una mejor categorización.
Notion es mucho más que un cuaderno. Cada página de Notion es un espacio de trabajo potencial que contiene subpáginas, texto, bases de datos, relaciones, fórmulas, listas y una amplia gama de bloques de contenido. Esto te permite construir bases de conocimiento interconectadas, tableros de gestión de proyectos y sistemas de información de múltiples capas.
Colaboración y trabajo en equipo
Notion destaca en la construcción de espacios de trabajo colaborativos estructurados con sofisticadas herramientas de gestión de la información. OneNote brilla en la coautoría en tiempo real y en los cuadernos compartidos para el trabajo en equipo centrado en notas o documentos específicos.
Notion: un espacio de trabajo colaborativo
- Bases de datos como centros de proyectos: Las bases de datos de Notion pueden funcionar como rastreadores centrales de tareas, hitos y recursos. Sus vistas personalizables (tablón, calendario, cronograma, etc.) ofrecen múltiples perspectivas para la gestión de proyectos.
- Debates en línea: Los comentarios y @menciones facilitan discusiones centradas en el contexto de tus notas y proyectos, mejorando el flujo de comunicación.
- Espacios de trabajo compartidos: Los equipos pueden construir centros de conocimiento interconectados accesibles a todos los miembros, fomentando la transparencia y el entendimiento compartido.
OneNote: cuadernos compartidos para el intercambio de ideas
- Coautoría de notas: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en la misma página de OneNote, permitiendo contribuciones y desarrollo de ideas en tiempo real.
- Historial de versiones: OneNote hace un seguimiento de los cambios por autor, lo que te permite revisar ediciones anteriores y ver quién aportó qué.
- Integración con Outlook: Puedes integrar notas con tareas y agendas de reuniones de Outlook, agilizando los flujos de trabajo de algunos equipos.
Personalización
Notion gana en personalización, y es una de sus características más potentes. Su sistema basado en bloques te permite organizar el contenido, incrustar medios y crear diseños personalizados para cada página. Puedes aprovechar bases de datos, añadir iconos únicos o imágenes de portada, y aplicar propiedades para ordenar y filtrar la información. En última instancia, Notion actúa como una caja de herramientas para construir espacios de trabajo altamente personalizados.
OneNote ofrece cierta personalización, pero dentro de un espacio de trabajo más restringido. Puedes ajustar colores y fuentes y utilizar diseños de página básicos. Aunque no es tan granular como Notion, proporciona suficiente flexibilidad para personalizar tus cuadernos sin abrumar a quienes buscan una experiencia más sencilla a la hora de tomar notas.
Plantillas
Notion tiene un vasto ecosistema de plantillas, con plantillas gratuitas y de pago realmente potentes. Tanto Notion como su apasionada comunidad han creado un gran número de plantillas para casi cualquier necesidad, y algunas de ellas pueden actuar como un completo tablero para tu vida personal y profesional. Encontrarás plantillas para la gestión de proyectos, notas de reuniones, seguimiento de hábitos, colecciones de recetas, fitness, diarios y mucho más.
OneNote ofrece una selección decente de plantillas, especialmente orientadas a los estudiantes y a los escenarios habituales de toma de notas. Aunque no es tan extensa como la biblioteca de Notion, puedes personalizar estas plantillas para adaptarlas a tu flujo de trabajo.
Soporte de IA
Tanto Notion como OneNote están incorporando activamente funciones de IA para mejorar tu experiencia al tomar notas. Aunque aún están en desarrollo, estas capacidades tienen el potencial de cambiar significativamente la forma en que interactuamos con las notas.
IA de Notion
Notion está adoptando la IA con funciones como:
- Resumen de texto: La IA puede condensar notas largas en resúmenes concisos, ahorrando tiempo y esfuerzo.
- Generación de contenidos: La IA puede sugerir bloques de contenido, crear esquemas o incluso redactar textos básicos basándose en tus indicaciones.
- Preguntas y respuestas: Consulta tus notas en lenguaje natural y deja que la IA te ayude a encontrar la información que necesitas.
👉 Aprende más: Notion AI vs. ChatGPT: ¿Qué herramienta de IA es la mejor?
OneNote: Copiloto
OneNote incorpora funciones de IA, entre ellas
- Extracción de imagen a texto: La potente tecnología OCR de OneNote puede extraer texto de imágenes dentro de tus notas, haciendo que se puedan buscar.
- Sugerencias basadas en IA: OneNote puede ofrecer sugerencias conscientes del contexto para mejorar tus notas.
- Integración con Microsoft Copilot: Espera futuras herramientas de IA similares a las de Notion para la generación y resumen de textos.
Apps móviles
Aunque tanto Notion como OneNote están diseñados para su uso sin problemas en todos los dispositivos, sus experiencias en aplicaciones móviles difieren.
La aplicación móvil de Notion ofrece una funcionalidad muy similar a la de su homóloga de escritorio. Puedes crear y editar páginas, utilizar bloques, gestionar bases de datos y colaborar con otras personas. Sin embargo, los complejos diseños de página y las bases de datos multinivel pueden resultar algo más difíciles de navegar en pantallas pequeñas. Además, la funcionalidad sin conexión de Notion está presente, pero su uso es limitado.
La aplicación móvil de OneNote refleja su enfoque en la toma de notas rápida e intuitiva. Apuntar ideas, hacer bocetos y modificaciones básicas es muy fácil. Destaca en la sincronización entre dispositivos, lo que garantiza que tus notas estén siempre accesibles, incluso sin conexión. No encontrarás todas las funciones de escritorio de OneNote, como algunas opciones de formato, en su versión móvil.
Funciones adicionales
Por último, ten en cuenta estas funciones adicionales que pueden afectar a la privacidad, la accesibilidad y la cantidad de información que puedes almacenar.
Notion
- Seguridad avanzada: Notion emplea sólidos estándares de seguridad y permite un control granular de los permisos cuando se comparten espacios de trabajo con un equipo.
- Almacenamiento ilimitado en la nube: Notion elimina la preocupación de quedarte sin espacio, incluso en el plan gratuito. Esto lo hace más conveniente para almacenar archivos más grandes y notas ricas en contenido multimedia.
- Modo sin conexión (con limitaciones): Aunque muy demandado, Notion carece actualmente de un modo sin conexión completo. Se puede acceder a algunos contenidos sin conexión, pero la edición es limitada.
OneNote
- Protección por contraseña: OneNote ofrece la posibilidad de bloquear secciones específicas del bloc de notas con contraseñas. Esto ofrece privacidad adicional para las notas sensibles.
- Modo sin conexión: OneNote sincroniza los cambios cuando vuelves a conectarte, pero te permite acceder a tus notas y editarlas sin conexión a Internet, lo que es ideal para situaciones con acceso poco fiable.
- Límites de almacenamiento: La versión gratuita de OneNote ofrece unos generosos 5 GB de almacenamiento en la nube, pero requiere una suscripción a Microsoft 365 para aumentar significativamente el espacio.
Conclusión
Elegir la aplicación adecuada para tomar notas es una decisión personal. No existe la «mejor» herramienta, sino la que más se ajuste a tus necesidades y estilo de trabajo.
- Si buscas flexibilidad, personalización y la posibilidad de construir sistemas de conocimiento interconectados, Notion brilla por sus versátiles bloques de construcción.
- Si prefieres una experiencia familiar, valoras la toma de notas de forma libre o das prioridad al acceso sin conexión, OneNote es una opción sólida y fiable.
Para mejorar aún más la productividad y agilizar tu experiencia, la capacidad de Notion para integrarse con otras herramientas desempeña un papel fundamental. Con plataformas como 2sync, los usuarios pueden conectar Notion a varias aplicaciones, creando un espacio de trabajo más unificado y eficiente.
