Tomar notas es más importante que nunca hoy en día. Inmersos en miles de tareas, obligaciones y herramientas, es esencial disponer de la aplicación adecuada que te ayude a capturar ideas, organizar la información y mantenerte al día de tus compromisos. Notion y OneNote son dos opciones potentes y populares, pero tienen distintos enfoques que se adaptan a estilos diferentes a la hora de tomar notas y organizarse. Comparemos ambas para ver cuál sería la mejor para ti.

Razones para elegir Notion

Logo de Notion
  • Quieres la máxima personalización del espacio de trabajo.
  • Gestionas proyectos complejos con bases de datos.
  • Priorizas la colaboración y el intercambio en profundidad.
  • Estás dispuesto a invertir tiempo en aprender un sistema potente.
  • Quieres un eje centralizado que conecte con otras herramientas.

Razones para elegir OneNote

Logo de Microsoft OneNote
  • Prefieres una interfaz familiar al estilo de Microsoft.
  • Necesitas tomar notas de forma libre y flexible.
  • Necesitas acceso sin conexión por encima de todo.
  • Quieres una herramienta centrada en la toma de notas.
  • Utilizas otras aplicaciones de Microsoft.

Notion vs. OneNote: Visión general

FunciónNotionOneNote
Facilidad de usoCurva de aprendizaje moderada debido a la flexibilidadMás intuitivo, especialmente si estás familiarizado con Office
NotasEdición basada en bloques; bueno para notas estructuradasToma de notas de forma libre, excelente para dibujar/entintar
OrganizaciónBases de datos, páginas, subpáginas, jerarquía flexibleCuadernos, secciones, páginas; estructura tradicional
PersonalizaciónMuy personalizable; diseño, bloques, propiedadesPersonalización limitada en comparación con Notion
PlantillasAmplias plantillas integradas y de la comunidadSelección más reducida, pero personalizable
ColaboraciónExcelente; edición en tiempo real, comentarios, compartirBueno para la coautoría, menos potente que Notion
Diagramas de GanttPosible con vistas de base de datos y complementosNo compatible de forma nativa
IAPotentes funciones de IA de Notion, generación de textoCopilot para OneNote
Web clipperRobusto clipper web para guardar contenidosClipper web funcional
Modo sin conexiónDisponible con limitacionesAcceso completo sin conexión
IntegracionesVarias aplicaciones de terceros, centradas en flujos de trabajo dentro de la aplicaciónFuerte integración con el ecosistema de Microsoft y otras aplicaciones de terceros
PlataformasWeb, Windows, Mac, iOS, AndroidWeb, Windows, Mac, iOS, Apple Watch, Android
PreciosGratuito con límites, niveles de pago a partir de 9,50 €/mesGratuito con funciones básicas, Microsoft 365 para más almacenamiento a partir de 7 €/mes

Notion vs. OneNote: Diferencias clave

Veamos las principales diferencias entre Notion y OneNote.

Facilidad de uso

Microsoft OneNote tiene una ligera ventaja para los principiantes. Su interfaz se inspira en la conocida suite Microsoft Office, con cuadernos, secciones y páginas que imitan las herramientas físicas de organización. Si alguna vez has utilizado un documento de Word, te sentirás como en casa empezando con OneNote.

Notion, en cambio, tiene una curva de aprendizaje más pronunciada. En esencia, Notion se parece a un kit para construir un espacio de trabajo personalizado. Empiezas con un lienzo en blanco y utilizas bloques (texto, imágenes, listas de tareas, bases de datos, etc.) para crear tu sistema ideal. Esta flexibilidad proporciona una potencia increíble, pero requiere cierta inversión de tiempo inicial para aprender todas sus posibilidades.

Captura de pantalla de Notion
Captura de pantalla de Notion

Toma de notas

Notion y OneNote difieren significativamente en la experiencia básica de tomar notas.

Notion utiliza un enfoque basado en bloques para las notas. Cada pieza de contenido (texto, imagen, base de datos, etc.) vive como un bloque independiente. Puedes organizar y reorganizar estos bloques para crear notas estructuradas. Este sistema es excelente para esbozar proyectos, crear actas de reuniones con elementos procesables o producir bases de conocimientos que estén conectadas con otro contenido.

OneNote destaca en la toma de notas de forma libre, similar a Word. Sus páginas digitales son como lienzos infinitos; puedes teclear, escribir y hacer bocetos donde quieras. Esta flexibilidad es ideal para hacer lluvias de ideas, llevar un diario o capturar ideas rápidamente y sin limitaciones.

Captura de pantalla de Microsoft OneNote en varios dispositivos
Captura de pantalla de OneNote en varios dispositivos

Organización

Otra forma de considerar las posibilidades de cada aplicación es asemejar Notion a un espacio de trabajo flexible y OneNote a un cuaderno familiar.

OneNote emplea una estructura jerárquica de cuadernos, secciones y páginas. Esto imita una carpeta física, ideal para quienes se sienten cómodos con la organización tradicional de archivos. Puedes agrupar fácilmente temas relacionados dentro de las libretas y crear secciones anidadas para una mejor categorización.

Notion es mucho más que un cuaderno. Cada página de Notion es un espacio de trabajo potencial que contiene subpáginas, texto, bases de datos, relaciones, fórmulas, listas y una amplia gama de bloques de contenido. Esto te permite construir bases de conocimiento interconectadas, tableros de gestión de proyectos y sistemas de información de múltiples capas.

Captura de pantalla de un tablero Kanban en Notion
Tablero Kanban en Notion

Colaboración y trabajo en equipo

Notion destaca en la construcción de espacios de trabajo colaborativos estructurados con sofisticadas herramientas de gestión de la información. OneNote brilla en la coautoría en tiempo real y en los cuadernos compartidos para el trabajo en equipo centrado en notas o documentos específicos.

Notion: un espacio de trabajo colaborativo

  • Bases de datos como centros de proyectos: Las bases de datos de Notion pueden funcionar como rastreadores centrales de tareas, hitos y recursos. Sus vistas personalizables (tablón, calendario, cronograma, etc.) ofrecen múltiples perspectivas para la gestión de proyectos.
  • Debates en línea: Los comentarios y @menciones facilitan discusiones centradas en el contexto de tus notas y proyectos, mejorando el flujo de comunicación.
  • Espacios de trabajo compartidos: Los equipos pueden construir centros de conocimiento interconectados accesibles a todos los miembros, fomentando la transparencia y el entendimiento compartido.
Colaborar en Notion - captura de pantalla
Colaborando en Notion

OneNote: cuadernos compartidos para el intercambio de ideas

  • Coautoría de notas: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en la misma página de OneNote, permitiendo contribuciones y desarrollo de ideas en tiempo real.
  • Historial de versiones: OneNote hace un seguimiento de los cambios por autor, lo que te permite revisar ediciones anteriores y ver quién aportó qué.
  • Integración con Outlook: Puedes integrar notas con tareas y agendas de reuniones de Outlook, agilizando los flujos de trabajo de algunos equipos.

Personalización

Notion gana en personalización, y es una de sus características más potentes. Su sistema basado en bloques te permite organizar el contenido, incrustar medios y crear diseños personalizados para cada página. Puedes aprovechar bases de datos, añadir iconos únicos o imágenes de portada, y aplicar propiedades para ordenar y filtrar la información. En última instancia, Notion actúa como una caja de herramientas para construir espacios de trabajo altamente personalizados.

OneNote ofrece cierta personalización, pero dentro de un espacio de trabajo más restringido. Puedes ajustar colores y fuentes y utilizar diseños de página básicos. Aunque no es tan granular como Notion, proporciona suficiente flexibilidad para personalizar tus cuadernos sin abrumar a quienes buscan una experiencia más sencilla a la hora de tomar notas.

Plantillas

Notion tiene un vasto ecosistema de plantillas, con plantillas gratuitas y de pago realmente potentes. Tanto Notion como su apasionada comunidad han creado un gran número de plantillas para casi cualquier necesidad, y algunas de ellas pueden actuar como un completo tablero para tu vida personal y profesional. Encontrarás plantillas para la gestión de proyectos, notas de reuniones, seguimiento de hábitos, colecciones de recetas, fitness, diarios y mucho más.

👉 Aprende más: Los 18 mejores widgets para Notion en 2024 (¡gratis!)

OneNote ofrece una selección decente de plantillas, especialmente orientadas a los estudiantes y a los escenarios habituales de toma de notas. Aunque no es tan extensa como la biblioteca de Notion, puedes personalizar estas plantillas para adaptarlas a tu flujo de trabajo.

Captura de pantalla dibujando en Microsoft OneNote
Dibujando en Microsoft OneNote

Soporte de IA

Tanto Notion como OneNote están incorporando activamente funciones de IA para mejorar tu experiencia al tomar notas. Aunque aún están en desarrollo, estas capacidades tienen el potencial de cambiar significativamente la forma en que interactuamos con las notas.

IA de Notion

Notion está adoptando la IA con funciones como:

  • Resumen de texto: La IA puede condensar notas largas en resúmenes concisos, ahorrando tiempo y esfuerzo.
  • Generación de contenidos: La IA puede sugerir bloques de contenido, crear esquemas o incluso redactar textos básicos basándose en tus indicaciones.
  • Preguntas y respuestas: Consulta tus notas en lenguaje natural y deja que la IA te ayude a encontrar la información que necesitas.

👉 Aprende más: Notion AI vs. ChatGPT: ¿Qué herramienta de IA es la mejor?

Captura de pantalla de ejemplo de la IA de Notion
Ejemplo de Notion AI

OneNote: Copiloto

OneNote incorpora funciones de IA, entre ellas

  • Extracción de imagen a texto: La potente tecnología OCR de OneNote puede extraer texto de imágenes dentro de tus notas, haciendo que se puedan buscar.
  • Sugerencias basadas en IA: OneNote puede ofrecer sugerencias conscientes del contexto para mejorar tus notas.
  • Integración con Microsoft Copilot: Espera futuras herramientas de IA similares a las de Notion para la generación y resumen de textos.

Apps móviles

Aunque tanto Notion como OneNote están diseñados para su uso sin problemas en todos los dispositivos, sus experiencias en aplicaciones móviles difieren.

La aplicación móvil de Notion ofrece una funcionalidad muy similar a la de su homóloga de escritorio. Puedes crear y editar páginas, utilizar bloques, gestionar bases de datos y colaborar con otras personas. Sin embargo, los complejos diseños de página y las bases de datos multinivel pueden resultar algo más difíciles de navegar en pantallas pequeñas. Además, la funcionalidad sin conexión de Notion está presente, pero su uso es limitado.

La aplicación móvil de OneNote refleja su enfoque en la toma de notas rápida e intuitiva. Apuntar ideas, hacer bocetos y modificaciones básicas es muy fácil. Destaca en la sincronización entre dispositivos, lo que garantiza que tus notas estén siempre accesibles, incluso sin conexión. No encontrarás todas las funciones de escritorio de OneNote, como algunas opciones de formato, en su versión móvil.

Funciones adicionales

Por último, ten en cuenta estas funciones adicionales que pueden afectar a la privacidad, la accesibilidad y la cantidad de información que puedes almacenar.

Notion

  • Seguridad avanzada: Notion emplea sólidos estándares de seguridad y permite un control granular de los permisos cuando se comparten espacios de trabajo con un equipo.
  • Almacenamiento ilimitado en la nube: Notion elimina la preocupación de quedarte sin espacio, incluso en el plan gratuito. Esto lo hace más conveniente para almacenar archivos más grandes y notas ricas en contenido multimedia.
  • Modo sin conexión (con limitaciones): Aunque muy demandado, Notion carece actualmente de un modo sin conexión completo. Se puede acceder a algunos contenidos sin conexión, pero la edición es limitada.

OneNote

  • Protección por contraseña: OneNote ofrece la posibilidad de bloquear secciones específicas del bloc de notas con contraseñas. Esto ofrece privacidad adicional para las notas sensibles.
  • Modo sin conexión: OneNote sincroniza los cambios cuando vuelves a conectarte, pero te permite acceder a tus notas y editarlas sin conexión a Internet, lo que es ideal para situaciones con acceso poco fiable.
  • Límites de almacenamiento: La versión gratuita de OneNote ofrece unos generosos 5 GB de almacenamiento en la nube, pero requiere una suscripción a Microsoft 365 para aumentar significativamente el espacio.

Conclusión

Elegir la aplicación adecuada para tomar notas es una decisión personal. No existe la «mejor» herramienta, sino la que más se ajuste a tus necesidades y estilo de trabajo.

  • Si buscas flexibilidad, personalización y la posibilidad de construir sistemas de conocimiento interconectados, Notion brilla por sus versátiles bloques de construcción.
  • Si prefieres una experiencia familiar, valoras la toma de notas de forma libre o das prioridad al acceso sin conexión, OneNote es una opción sólida y fiable.

🆚 Aprende más:


Para mejorar aún más la productividad y agilizar tu experiencia, la capacidad de Notion para integrarse con otras herramientas desempeña un papel fundamental. Con plataformas como 2sync, los usuarios pueden conectar Notion a varias aplicaciones, creando un espacio de trabajo más unificado y eficiente.

Prueba tu primera automatización hoy