Comment créer des sous-tâches dans Notion (3 étapes faciles)

Les sous-tâches Notion permettent de décomposer n'importe quel élément de base de données en étapes plus petites et traçables. Vous les activez dans les paramètres de votre base de données, et chaque entrée peut ensuite contenir des sous-éléments imbriqués avec leurs propres propriétés, dates d'échéance et responsables. La configuration prend moins d'une minute.

Voici un guide étape par étape, suivi de conseils pour tirer le meilleur parti des sous-tâches dans les différentes vues.

1. Choisir une base de données

Pour créer des sous-tâches dans Notion, vous avez besoin d'une base de données. N'importe laquelle convient : un suivi de tâches, un tableau de projet, une liste de tâches ou un suivi de devoirs.

Si vous n'en avez pas encore, le plus rapide est d'utiliser le modèle intégré Tâches de Notion. Ouvrez une nouvelle page, tapez /tasks et sélectionnez la base de données Tâches. Elle est préconfigurée avec les propriétés statut, priorité et date.

2. Activer les sous-tâches (option « Sous-éléments »)

Une fois votre base de données ouverte :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut de la base de données.
2. Sous Paramètres de la base de données, sélectionnez Plus de paramètres.
3. Sélectionnez Sous-éléments, puis Activer les sous-éléments.

Dans le menu, la fonctionnalité s'appelle sous-éléments (Sub-items si votre compte est en anglais), et non « sous-tâches » : chercher le mauvais nom est la raison la plus courante de rester bloqué à cette étape.

Notion crée alors une relation de la base de données vers elle-même. C'est elle qui relie chaque entrée à une autre en tant qu'Élément parent ou sous-élément.

3. Ajouter une sous-tâche à une tâche parente

Une fois les sous-éléments activés, survolez n'importe quelle tâche en vue liste et cliquez sur la petite flèche à gauche du titre. Le menu qui s'ouvre propose de créer une sous-tâche : donnez-lui un nom et définissez ses propriétés.

Vous pouvez également :

• Glisser-déposer une tâche existante sur une autre pour l'imbriquer instantanément.
• Ouvrir une page et utiliser la relation Élément parent pour assigner un parent manuellement.
• Imbriquer sur plusieurs niveaux en ajoutant une sous-tâche à une sous-tâche (utile pour les projets complexes avec des phases, des jalons et des actions individuelles).

Conseils pour travailler avec les sous-tâches

Comment les sous-tâches s'affichent-elles dans les différentes vues ?

Les sous-tâches s'adaptent à la vue choisie :

• Vue liste : structure arborescente dépliable. Cliquez sur la flèche à côté d'une tâche parente pour afficher ou masquer ses enfants.
• Vue tableau (board) : les sous-tâches apparaissent comme des cartes distinctes. Filtrez par « Élément parent n'est pas vide » pour voir uniquement les enfants, ou « Élément parent est vide » pour les éléments de premier niveau.
• Vue chronologie (timeline) : les sous-tâches s'affichent comme des barres imbriquées sous leur parent, ce qui est pratique pour visualiser les phases d'un projet.
• Vue calendrier : chaque sous-tâche avec une date apparaît à son propre jour. Utile pour suivre les échéances d'un projet de grande envergure.

Comment suivre la progression des sous-tâches

Notion n'affiche pas de pourcentage d'avancement des sous-tâches par défaut, mais vous pouvez le configurer avec une propriété d'agrégation (rollup) :

1. Ajoutez une propriété Agrégation à votre base de données (menu Type → Agrégation).
2. Comme relation à agréger, choisissez Sous-éléments.
3. Comme propriété des pages liées, choisissez la case à cocher ou le Statut qui marque l'achèvement.
4. Comme calcul, choisissez Compter les valeurs pour obtenir un nombre de sous-tâches, ou l'une des options de pourcentage (% de cellules vides, % de cellules non vides) pour une proportion.

Chaque tâche parente affiche alors un nombre ou un pourcentage qui se met à jour tout seul à mesure que les sous-éléments sont terminés.

Comment filtrer et trier par sous-tâches

Utilisez les filtres de base de données pour créer des vues ciblées :

• Tâches de premier niveau uniquement : filtrez où Élément parent est vide.
• Sous-tâches uniquement : filtrez où Élément parent n'est pas vide.
• Sous-tâches en retard : combinez « Élément parent n'est pas vide » avec « Date d'échéance est avant aujourd'hui ».

Associez ces filtres avec des automatisations de tâches récurrentes pour construire un système de gestion de projet léger sans quitter Notion.

Limites à garder en tête

• Pas de remontée automatique du statut : terminer toutes les sous-tâches ne marque pas automatiquement la tâche parente comme terminée. Vous devez utiliser une formule ou une mise à jour manuelle.
• Performance sur les grandes bases de données : les bases de données avec des milliers d'entrées et une imbrication profonde (quatre niveaux ou plus) peuvent ralentir. Deux à trois niveaux d'imbrication conviennent à la plupart des flux de travail.
• Les dépendances sont une fonctionnalité distincte des sous-tâches : les sous-tâches forment une hiérarchie parent/enfant ; seules, elles n'imposent pas l'ordre « la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée ». Notion gère toutefois cette logique grâce à sa fonctionnalité Dépendances, qui s'active dans le même menu (Paramètres de la base de données > Plus de paramètres > Dépendances) et s'utilise en vue chronologique. À l'activation, vous choisissez comment Notion traite les dates : Décaler uniquement si les dates se chevauchent, Décaler et conserver l'intervalle entre les éléments ou Ne pas décaler automatiquement. Pour les projets à forte interdépendance, vous pouvez aussi associer Notion à une application de tâches via la synchronisation bidirectionnelle.

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