Les sous-tâches Notion permettent de décomposer n'importe quel élément de base de données en étapes plus petites et traçables. Vous les activez dans les paramètres de votre base de données, et chaque entrée peut ensuite contenir des sous-éléments imbriqués avec leurs propres propriétés, dates d'échéance et responsables. La configuration prend moins d'une minute.
Voici un guide étape par étape, suivi de conseils pour tirer le meilleur parti des sous-tâches dans les différentes vues.
1. Choisir une base de données
Pour créer des sous-tâches dans Notion, vous avez besoin d'une base de données. N'importe laquelle convient : un suivi de tâches, un tableau de projet, une liste de tâches ou un suivi de devoirs.
Si vous n'en avez pas encore, le plus rapide est d'utiliser le modèle intégré Tâches de Notion. Ouvrez une nouvelle page, tapez /tasks et sélectionnez la base de données Tâches. Elle est préconfigurée avec les propriétés statut, priorité et date.
2. Activer les sous-tâches dans la base de données
Une fois votre base de données ouverte :
- Cliquez sur l'icône des paramètres (l'engrenage) en haut à droite de la base de données.
- Cliquez sur Sous-tâches.
- Cliquez sur Activer les sous-tâches.
Notion crée une propriété de relation auto-référencée appelée Tâche parente. Chaque entrée peut désormais être liée à une autre entrée de la même base de données en tant que parent ou enfant.
3. Ajouter une sous-tâche à une tâche parente
Une fois les sous-tâches activées, survolez n'importe quelle tâche en vue liste et cliquez sur la petite flèche à gauche. Sélectionnez + Nouvel élément imbriqué, donnez-lui un nom et définissez ses propriétés.
Vous pouvez également :
- Glisser-déposer une tâche existante sur une autre pour l'imbriquer instantanément.
- Ouvrir une page et utiliser la relation Tâche parente pour assigner un parent manuellement.
- Imbriquer sur plusieurs niveaux en ajoutant une sous-tâche à une sous-tâche (utile pour les projets complexes avec des phases, des jalons et des actions individuelles).
Conseils pour travailler avec les sous-tâches
Comment les sous-tâches s'affichent-elles dans les différentes vues ?
Les sous-tâches s'adaptent à la vue choisie :
- Vue liste : structure arborescente dépliable. Cliquez sur la flèche à côté d'une tâche parente pour afficher ou masquer ses enfants.
- Vue tableau (board) : les sous-tâches apparaissent comme des cartes distinctes. Filtrez par « Tâche parente n'est pas vide » pour voir uniquement les enfants, ou « Tâche parente est vide » pour les éléments de premier niveau.
- Vue chronologie (timeline) : les sous-tâches s'affichent comme des barres imbriquées sous leur parent, ce qui est pratique pour visualiser les phases d'un projet.
- Vue calendrier : chaque sous-tâche avec une date apparaît à son propre jour. Utile pour suivre les échéances d'un projet de grande envergure.
Comment suivre la progression des sous-tâches
Notion n'affiche pas de pourcentage d'avancement des sous-tâches par défaut, mais vous pouvez le configurer avec une propriété d'agrégation (rollup) :
- Ajoutez une nouvelle propriété Agrégation à votre base de données.
- Définissez la relation sur Sous-tâches.
- Choisissez la propriété Statut (ou case à cocher).
- Réglez le calcul sur Pourcentage coché ou Compter les valeurs.
Chaque tâche parente affiche alors une barre de progression ou un pourcentage en temps réel, fondé sur le nombre de sous-éléments marqués comme terminés.
Comment filtrer et trier par sous-tâches
Utilisez les filtres de base de données pour créer des vues ciblées :
- Tâches de premier niveau uniquement : filtrez où « Tâche parente » est vide.
- Sous-tâches uniquement : filtrez où « Tâche parente » n'est pas vide.
- Sous-tâches en retard : combinez « Tâche parente n'est pas vide » avec « Date d'échéance est avant aujourd'hui ».
Associez ces filtres avec des automatisations de tâches récurrentes pour construire un système de gestion de projet léger sans quitter Notion.
Limites à garder en tête
- Pas de remontée automatique du statut : terminer toutes les sous-tâches ne marque pas automatiquement la tâche parente comme terminée. Vous devez utiliser une formule ou une mise à jour manuelle.
- Performance sur les grandes bases de données : les bases de données avec des milliers d'entrées et une imbrication profonde (quatre niveaux ou plus) peuvent ralentir. Deux à trois niveaux d'imbrication conviennent à la plupart des flux de travail.
- Pas de suivi natif des dépendances : les sous-tâches Notion ne prennent pas en charge la logique « la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée ». Pour les projets à forte interdépendance, envisagez des logiciels de gestion de projet dédiés ou associez Notion à une application de tâches via la synchronisation bidirectionnelle.
FAQ
Peut-on créer des sous-tâches dans Notion ?
Oui. Ouvrez n'importe quelle base de données, allez dans Paramètres > Sous-tâches > Activer les sous-tâches. Une fois activées, vous pouvez ajouter des sous-éléments à chaque entrée en survolant celle-ci en vue liste et en cliquant sur l'icône de flèche.
Quelle est la différence entre sous-tâches et sous-pages dans Notion ?
Les sous-tâches sont des entrées de base de données liées par une relation auto-référencée : elles partagent les mêmes propriétés (statut, date, priorité) que la tâche parente. Les sous-pages sont des pages classiques imbriquées dans une autre page, sans relation structurée ni propriétés partagées.
Peut-on imbriquer des sous-tâches dans d'autres sous-tâches ?
Oui. Notion prend en charge plusieurs niveaux d'imbrication. Une sous-tâche peut avoir ses propres sous-tâches, ce qui est utile pour décomposer les phases d'un projet en jalons, puis en actions individuelles.
Comment suivre l'avancement des sous-tâches dans Notion ?
Ajoutez une propriété Agrégation à votre base de données. Définissez la relation sur Sous-tâches, choisissez la propriété Statut ou case à cocher, et réglez le calcul sur Pourcentage coché. Chaque tâche parente affiche alors un pourcentage d'avancement en temps réel.
Les sous-tâches fonctionnent-elles dans toutes les vues de base de données Notion ?
Les sous-tâches sont visibles dans toutes les vues. La vue liste les affiche sous forme d'arborescence dépliable. Les vues tableau, chronologie et calendrier les présentent comme des entrées individuelles que vous pouvez filtrer par leur relation Tâche parente.
Y a-t-il une limite au nombre de sous-tâches par tâche ?
Il n'y a pas de limite stricte au nombre de sous-tâches par parent. Cependant, les bases de données avec des milliers d'éléments profondément imbriqués peuvent ralentir. Deux à trois niveaux d'imbrication et moins de 100 sous-tâches par parent offrent les meilleures performances.
Gardez vos tâches Notion synchronisées
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