Comment éviter les événements en double lorsque plusieurs membres d'une équipe synchronisent leurs agendas ?

Lorsque plusieurs comptes Google Agenda sont connectés au même flux 2sync → Notion, chaque compte envoie sa propre copie d'une réunion partagée.

Le résultat est deux (ou plus) pages identiques dans votre base de données. 2sync ne peut pas les fusionner automatiquement, mais vous pouvez conserver une seule page collaborative grâce à une petite solution de contournement.

1. Mappez les textes supplémentaires dont vous aurez besoin

1. Définissez temporairement la synchronisation unidirectionnelle → Notion.
2. Dans le mappage des champs, envoyez ces propriétés Google vers des champs texte simples dans Notion :

3. Exécutez la synchronisation une fois pour que Notion remplisse ces colonnes, puis repassez en mode bidirectionnel.

2. Ajoutez deux propriétés de formule

Créez une première propriété Formule Primary Event Attendees :

if(
length(prop("Attendees contacts")) <= 1,
prop("Calendar Name"),
if(and(
  length(prop("Attendees contacts")) > 1,
  contains(prop("Attendees text"), prop("Organizer"))
),
prop("Attendees text"),
""

2. Créez une seconde propriété Formule Is Primary Event :

length(prop("Attendees contacts")) <= 1
|| (
length(prop("Attendees contacts")) > 1
&& contains(prop("Attendees text"), prop("Organizer"))
)

3. Créez des vues pour chaque membre de l'équipe. Exemple :

Résultat

La vue de chaque membre de l'équipe affiche désormais chaque réunion personnelle une seule fois, grâce au filtre spécifique "Calendar Name".

Les réunions partagées n'apparaissent également qu'une seule fois, car l'une des copies en double répond à la condition "Is Primary Event = true".

Le résultat est une seule page Notion collaborative par réunion, permettant à tous de contribuer aux notes et mises à jour au même endroit.

Passage à l'échelle pour des équipes plus importantes

La même configuration s'adapte sans travail supplémentaire : connectez simplement tout Google Agenda supplémentaire dans 2sync, puis créez une nouvelle vue qui filtre sur le "Calendar Name" de cet utilisateur ou "Is Primary Event = true". Les formules et la structure de la base de données restent inchangées, quel que soit le nombre de membres que vous ajoutez.