Comment éviter les événements en double lorsque plusieurs membres d'une équipe synchronisent leurs agendas ?

Lorsque plusieurs comptes Google Agenda sont connectés au même workflow 2sync → Notion, chaque compte envoie sa propre copie d'une réunion partagée.

Le résultat est deux (ou plusieurs) pages identiques dans votre base de données. 2sync ne peut pas les fusionner automatiquement, mais vous pouvez conserver une seule page collaborative grâce à une petite solution de contournement.

1. Mappez les textes supplémentaires dont vous aurez besoin

  1. Définissez temporairement la synchronisation à sens unique → Notion.
  2. Dans le mappage des champs, envoyez ces propriétés Google vers des champs texte simple dans Notion :
Champ GooglePropriété Notion (à créer si absente)
Participants (Texte)Texte des participants
Contacts des participantsContacts des participants
OrganisateurOrganisateur

3. Exécutez la synchronisation une fois pour que Notion remplisse ces colonnes, puis repassez en mode bidirectionnel.

2. Ajoutez deux propriétés de formule

Créez une première propriété Formule nommée Participants événement principal :

if(
length(prop("Contacts des participants")) <= 1,
prop("Nom du calendrier"),
if(and(
  length(prop("Contacts des participants")) > 1,
  contains(prop("Texte des participants"), prop("Organisateur"))
),
prop("Texte des participants"),
""

Créez une seconde propriété Formule nommée Est événement principal :

length(prop("Contacts des participants")) <= 1
|| (
length(prop("Contacts des participants")) > 1
&& contains(prop("Texte des participants"), prop("Organisateur"))
)

Créez des vues pour chaque membre de l'équipe. Exemple :

Nom de la vueRègle de filtrage
AlexNom du calendrier = [email protected] OU Est événement principal = vrai
JordanNom du calendrier = [email protected] OU Est événement principal = vrai
Autres membresRépétez avec chaque adresse de calendrier supplémentaire plus l'indicateur d'événement principal.

Résultat

La vue de chaque membre de l'équipe affiche désormais chaque réunion personnelle une seule fois, grâce au filtre spécifique « Nom du calendrier ».

Les réunions partagées n'apparaissent également qu'une seule fois, car l'une des copies dupliquées répond à la condition « Est événement principal = vrai ».

Le résultat est une page Notion collaborative unique par réunion, permettant à chacun de contribuer avec des notes et des mises à jour au même endroit.

Adaptation aux équipes plus importantes

La même configuration s'adapte sans travail supplémentaire : connectez simplement tout Google Agenda supplémentaire dans 2sync, puis créez une nouvelle vue qui filtre sur le « Nom du calendrier » de cet utilisateur ou « Est événement principal = vrai ». Les formules et la structure de la base de données restent inchangées, quel que soit le nombre de membres que vous ajoutez à votre équipe.

Automatisations disponibles

Bientôt disponible…