Notion vs. Airtable: Welches Tool soll ich wählen [2024]

Die Entscheidung zwischen Notion und Airtable ist wichtig, um zu wissen, wie du deinen Arbeitsablauf rationalisieren kannst. Diese vergleichende Analyse befasst sich mit den verschiedenen Funktionen, intuitiven Benutzeroberflächen, Anpassungsmöglichkeiten, robusten Tools für die Zusammenarbeit und Preisplänen, um zu sehen, wie jede Plattform in einer Vielzahl von Anwendungsfällen abschneidet. Egal, ob du Projekte verwaltest, Datenbanken organisierst oder einfach nur nach einer effizienten Möglichkeit suchst, Informationen zu verwalten, dieser Artikel geht auf alle Nuancen ein, die dir bei der Wahl des richtigen Tools helfen können.

Notion vs. Airtable: Vergleichstabelle

Funktion	Notion	Airtable
Benutzeroberfläche	Sauberes und anpassungsfähiges Design	Strukturierte, rasterbasierte Schnittstelle
Personalisierungsoptionen	Registrierung: Anpassbare Datenbanken, Seiten	Moderat: Anpassbare Felder, Ansichten
Verfügbarkeit von Personal	Umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen	Spezifische Vorlagen für die Datenverwaltung
Kollaborationsfunktionen	Zusammenarbeit und Feedback in Echtzeit	Echtzeit-Bearbeitungen, Kommentarsystem
Anwendungsfälle	Dokumentenerstellung, Projektmanagement	Datenmanagement, komplexe Datenbanken
Leistung	Flüssigkeit, hängt von der Dichte des Inhalts ab	Schnell, besonders bei großen Datensätzen
Skalierbarkeit	Flexibel, aber komplex zu verwalten, wenn das Team größer wird	Hochgradig skalierbar
Merkmale der KI	Generative KI	Automatisierungen, Erstellung von Anwendungen
Offline-Fähigkeiten	Begrenzte Offline-Fähigkeiten	Keine Offline-Fähigkeit
Zusätzliche Funktionen	Online- und verlinkte Datenbanken, Einbettung von Inhalten, API-Integration	Leistungsstarke Datenmanipulationsfunktionen mit modularen Add-Ons: Grafiken, Karten und Automatisierungsblöcke
Integrationen	Umfassende Integrationen mit Anwendungen wie Google Drive, Slack, Trello und eigenen APIs	Es bietet zahlreiche Integrationen, wenn auch nicht so viele wie Notion.
Preise	Kostenloser Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab 11,50 €/Nutzer/Monat mit zusätzlichen Gebühren für IA	Kostenloser Plan mit Einschränkungen; kostenpflichtige Pläne beginnen bei $24/Nutzer/Monat

Warum Notion wählen

• Umfangreiche Tools für Kreativität und Zusammenarbeit.
• Zeitleisten sind in allen Plänen verfügbar, im Gegensatz zu Airtable, wo der Zugang eingeschränkt ist.
• Günstiger mit ähnlichen Funktionen für eine kosteneffiziente Verwaltung.
• Robuste KI-Funktionen vereinfachen viele Aufgaben.
• Datenbanken und Dokumentation schaffen eine kohärente Arbeitsumgebung.
• Die lebendige Nutzergemeinschaft bietet eine Fülle von Vorlagen und hilfreichen Tipps.

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Warum Airtable wählen

• Airtable bietet noch leistungsfähigere Datenbankfunktionen.
• Höhere Leistung bei größeren Datensätzen.
• Verbesserte Optionen für die Datenanzeige, einschließlich der Formularansicht.
• Flexible Konfiguration des Primärschlüssels zur Verknüpfung von Datensätzen.
• Robuster Marktplatz mit umfangreichen Anwendungsintegrationen.
• Überlegene Automatisierungsfunktionen rationalisieren komplexe Arbeitsabläufe.
• Einfach zu entwickeln und mit einer hervorragenden API-Dokumentation.

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Notion vs. Airtable: Alle Unterschiede

In diesem Abschnitt gehen wir auf alle Unterschiede zwischen Notion und Airtable ein. Lies weiter, um mehr zu erfahren.

1. Die Benutzeroberfläche und Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche von Notion ist klar und minimalistisch und basiert größtenteils auf einem Blocksystem. Jeder Inhalt ist ein Block, der leicht verschoben und bearbeitet werden kann. Dieses Konzept bietet eine enorme Flexibilität, kann aber für diejenigen, die mit solchen offenen Funktionen nicht vertraut sind, eine leichte Lernkurve darstellen.

Der Einführungsprozess ist mit hilfreichen Vorlagen und Aufforderungen optimiert, auch wenn sich neue Nutzer manchmal von der leeren Seite, die beim Erstellen neuer Inhalte erscheint, überfordert fühlen. Die mobile App spiegelt die Desktop-Umgebung wider und bietet das gleiche Maß an Minimalismus und Funktionalität.

Auf der anderen Seite sieht die Oberfläche von Airtable wie eine reichhaltige und lebendige Tabellenkalkulation mit zusätzlichen Datenbankfunktionen aus, die Benutzern, die mit Tabellenkalkulationssoftware vertraut sind, sofort vertraut sein können .

Die Drag-and-Drop-Funktionalität ist in Airtable noch ausgeprägter und ermöglicht es den Nutzern, Datenfelder und Einträge schnell zu bearbeiten. Das visuelle Design ist intuitiv, mit einer ansprechenden Ästhetik, die Menüs und Optionen übersichtlich anordnet, sodass die Daten auf einen Blick zu verstehen sind.

Airtable bietet Anfängern einen leichteren Einstieg, da es gängigen Office-Tools ähnelt, und die mobile Anwendung bietet ein ähnlich konsistentes Nutzererlebnis, wenn auch mit einigen Einschränkungen aufgrund der Komplexität der Datenbankfunktionen auf einem kleineren Bildschirm.

2. Anpassungen und Ansichten

Anpassungen und Ansichten sind das Herzstück von Notion und Airtable, aber sie gehen unterschiedlich an die Benutzerinteraktion heran. Notion ist wie eine persönliche Handwerkerwerkstatt, die dir die Werkzeuge an die Hand gibt, um jede Seite durch die Kombination verschiedener Blöcke zu gestalten: Text, Aufgabenlisten, Bilder, Codeschnipsel, Einbettungen und mehr.

Sie ermöglicht es den Nutzern, einen Arbeitsbereich zu erstellen, der ihren Arbeitsablauf genau widerspiegelt und eine Vielzahl von ästhetischen und anpassbaren Möglichkeiten bietet. Stell dir vor, du gestaltest eine Projektmanagement-Seite mit eingebetteten Designdateien, Codeblöcken zur Nachverfolgung der Website-Entwicklung und Schreibflächen für die Erstellung von Inhalten, die alle auf den einzigartigen Prozess deines Teams abgestimmt sind.

Airtable hingegen dient eher als leistungsstarke Plantafel für Architekten. Es bietet ein strukturiertes, gitterbasiertes Portal, bei dem die robuste Datenmodellierung im Vordergrund steht. Mit Airtable kannst du verschiedene Ansichten wie Kanban-Boards, Kalender, Galerien und die traditionelle Tabellenkalkulation aufrufen.

So können Einzelpersonen und Teams ihre Datenbanken präzise gestalten und eine klare visuelle Darstellung von umsetzbaren Daten präsentieren. Ein Marketingteam könnte Airtable zum Beispiel nutzen, um Kampagnenzeitpläne in einer Kalenderansicht zu visualisieren, kreative Assets in einer Galerie zu verwalten und den Fortschritt auf einem Kanban-Board zu verfolgen – alles in derselben Datenbank.

3. Vorlage Ökosystem

Beide Programme bieten eine große Auswahl an vorgefertigten Frameworks, die die Einrichtung des Workflows beschleunigen. Vor allem Notion verfügt über eine umfangreiche Sammlung von Vorlagen, die größtenteils kostenlos sind und von einer engagierten Community entwickelt wurden.

Diese Vorlagen decken eine Vielzahl von Anwendungsfällen ab, von Projektmanagement und Besprechungsplänen bis hin zu Team-Wikis und CRM-Systemen (Customer Relationship Management). Die Leichtigkeit, mit der diese Vorlagen erkundet, ausgewählt und angepasst werden können, macht Notion zu einem starken Konkurrenten für alle, die sich bei gemeinsamen Projekten und Aufgaben einen entscheidenden Vorteil verschaffen wollen.

Airtable bietet mit seiner Oberfläche im Tabellenkalkulationsstil eine andere Art von Vorlagenerfahrung, die Benutzern, die Excel oder Google Sheets gewohnt sind, vielleicht vertrauter ist. Die Vorlagen sind für eine Vielzahl von Branchen geeignet und konzentrieren sich auf Datenbankmanagement, Problemverfolgung und Automatisierung.

Die Qualität der Airtable-Vorlagen ist zwar hoch, aber im Vergleich zu den Vorlagen von Notion, die den Nutzern fast unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten bieten, sind sie eher starr. Airtable zeichnet sich jedoch durch seine Integrationen und Automatisierungen innerhalb der Vorlagen aus, die komplexe Workflows und datengesteuerte Aufgaben vereinfachen.

4. Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit in Airtable ist sehr flexibel: Du kannst Teammitglieder als Bearbeiter oder Betrachter einladen und so mühelos festlegen, wer Änderungen vornehmen und wer die Daten nur ansehen darf. Die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit ist fließend, und zu einzelnen Zellen können Kommentare hinzugefügt werden, um die Kommunikation über bestimmte Datenpunkte zu erleichtern.

Das Teilen auf Airtable ist ganz einfach: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Teilen“ kannst du eine Basis per E-Mail oder über einen teilbaren Link verbreiten.

Außerdem sind die Berechtigungseinstellungen von Airtable umfassend und bieten die Freiheit, den Zugang bis hinunter auf die Feldebene an der Basis anzupassen. Die Integration mit externen Kommunikationstools ist jedoch begrenzt, was Teams dazu zwingen könnte, sich für tiefgreifende Diskussionen auf zusätzliche Plattformen zu verlassen.

Wie bei Airtable ist das Teilen in Notion ganz einfach: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Teilen“ kannst du eine Seite oder einen Arbeitsbereich sowohl mit Bearbeitungs- als auch mit Nur-Ansichtsrechten teilen.

Notion geht jedoch noch einen Schritt weiter und erlaubt es auch Nicht-Nutzern, freigegebene Seiten zu bearbeiten, solange sie einen öffentlichen Link haben – eine Funktion, die in Airtable fehlt. Dieser offene Ansatz kann die Teamarbeit erheblich verbessern, da er die Hürden für Beiträge beseitigt.

Notion bietet außerdem eine hierarchische Organisation, die die Struktur eines Unternehmens widerspiegelt und eine genauere Kontrolle über die Daten und den Zugang zu den Inhalten ermöglicht. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist effektiv, da Teammitglieder andere kommentieren und @mention machen können, um die Aufmerksamkeit auf ihren eigenen Text zu lenken und die Kommunikation zu verbessern.

5. Fallstudien und Anwendungen

Notion glänzt als flexibles Werkzeug für Notizen, Dokumentation und Wissensmanagement. Seine Benutzeroberfläche eignet sich für alle, die einen anpassungsfähigen Arbeitsbereich mit einer einfachen Lernkurve benötigen. Damit ist es ideal für Teams und Einzelpersonen, die Projektinformationen und -ressourcen auf eine optisch ansprechende und leicht zugängliche Weise organisieren möchten.

Dies sind Beispiele für Anwendungsfälle von Notion:

• Zentraler Knotenpunkt für Designprojekte mit durchgängiger Fortschrittsverfolgung über visuelle Dashboards.
• Organisiere und plane Inhalte für Marketingkampagnen, teile Aufgaben zu und überwache Fristen.
• Sammle und strukturiere persönliche Lernnotizen, Leselisten und Recherchen in einem organisierten Wiki.
• Plane Reiserouten, verwalte Packlisten und bewahre Reisedokumente an einem zugänglichen Ort auf.
• All-in-One-Tool für die Verwaltung von Projekten, die Verfolgung von Kunden und die Dokumentation der internen Prozesse eines Kleinunternehmens.

Stattdessen ist die robuste Funktionalität von Airtable für Aufgaben optimiert, die sich um detaillierte Datenbanken und komplizierte Projektverfolgung drehen. Für Unternehmen, die nach CRM-Funktionen suchen oder komplette Projektabläufe mit vielen Variablen und Abhängigkeiten bewältigen müssen, ist Airtable hervorragend geeignet.

Hier sind einige Beispiele für die Nutzung von Airtable:

• Verwalte eine Vertriebspipeline, indem du Leads verfolgst, Kundendaten organisierst und Nachfassaktionen automatisierst.
• Plane und verfolge eine Marketingkampagne mithilfe von Kanban-Boards, um Fortschritte und Fristen zu visualisieren.
• Organisiere eine Inhaltsbibliothek mit Galerieansichten für den einfachen Zugriff auf Bilder, Videos und Dokumente.
• Koordiniere die Veranstaltungslogistik mit einer gemeinsamen Kalenderansicht, um Zeitpläne und Aufgaben zu verwalten.
• Kontrolliere den Bestand in Echtzeit, indem du mehrere Datenbanken verknüpfst und Bestandsaktualisierungen automatisierst.

6. Skalierbarkeit

Notion ist äußerst flexibel und ermöglicht es Teams jeder Größe, individuelle Arbeitsbereiche zu schaffen, die sich mit ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Der modulare Aufbau und die Funktionen, wie z. B. Teambereiche, ermöglichen es Unternehmen, mehrere Abteilungen und Projekte auf einer einheitlichen Plattform zu verwalten.

Notion bietet auch fortschrittliche Verwaltungstools für große Unternehmen, die sicherstellen, dass Datenmanagement und Sicherheit effektiv gehandhabt werden. Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten können jedoch zu einer steilen Lernkurve führen, und die Ausweitung der Nutzung auf große Teams kann zu Desorganisation führen, wenn sie nicht richtig verwaltet wird.

Airtable eignet sich hervorragend für den Umgang mit komplexen Datenbeziehungen und großen Informationsmengen und ist daher besonders gut für Umgebungen geeignet, die eine robuste Datenbankverwaltung erfordern.

Es bietet Skalierbarkeit dank seines flexiblen, gridbasierten Systems, mit dem Teams Daten in einer Vielzahl von Formaten wie Grids, Kalendern und Kanban-Boards verwalten und visualisieren können. Airtable ist für komplizierte Datenanforderungen ausgelegt und kann effektiv skaliert werden, wenn das Projektvolumen und die Komplexität zunehmen.

Auch wenn Airtable für datenbezogene Aufgaben sehr leistungsfähig ist, kann es sein, dass für umfassendere Projektmanagementanforderungen zusätzliche Tools oder Integrationen erforderlich sind, was die Komplexität erhöht, wenn die Organisation wächst.

7. KI

Notion AI zeichnet sich durch einen textzentrierten Ansatz aus, der sich an Nutzer richtet, die viel mit schriftlichen Inhalten zu tun haben. Sie können diese KI nutzen, um verschiedene Formen von Text zu generieren, Diskussionen zusammenzufassen, wichtige Aktionen aus Protokollen zu extrahieren, ihre Texte zu verfeinern, Tabellen aus ungeordneten Daten zu füllen und sogar mit dem Arbeitsbereich für spezifische Abfragen zu interagieren.

Die KI von Notion dient als dynamischer Assistent, wenn auch gegen Aufpreis. Es scheint ein zukunftssicheres Tool für den sofortigen Einsatz zu sein, das nur eine minimale Konfiguration erfordert und sich leicht in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Im Gegensatz dazu setzt Airtable auf eine strukturierte Datenumgebung, in der KI als erweiterte Ebene innerhalb der Datenbank dient. Die Nutzer/innen können die Hilfe der KI erwarten, um Kommentare zusammenzufassen und zu kategorisieren und kontextbezogene Texte zu erstellen.

Dieses Engagement für KI ist bewusster – es erfordert eine durchdachte Konfiguration und Integration – bietet aber den Reiz, anspruchsvolle Anwendungen zu erstellen. Beide Plattformen werden die KI-Integration weiter vorantreiben, wobei Notion vielleicht den Weg für benutzerfreundliche KI-Anwendungen weist und Airtable eine maßgeschneiderte Lösung für komplexe Datenstrukturen verspricht.

8. Zusätzliche Merkmale

Beide bieten ein komplettes Set an Werkzeugen, aber ihre zusätzlichen Funktionen gehen auf spezifische Bedürfnisse ein, was ein entscheidender Faktor sein könnte. Notion bietet zum Beispiel umfassende Markdown-Unterstützung und die Einbettung umfangreicher Inhalte, was perfekt für Teams ist, die auf eine detaillierte Dokumentation angewiesen sind und ein wiki-ähnliches Repository wünschen.

Außerdem ermöglicht die Funktion „verknüpfte Datenbanken“ die Verbindung verschiedener Datenbanken für ein komplexes relationales Datenmanagement und verbessert die Vernetzung von Arbeitsabläufen.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Airtable gehört eine leistungsstarke API für alle, die eigene Integrationen erstellen und ihre Arbeitsabläufe durch Automatisierung rationalisieren wollen. Außerdem bietet Airtable eine große Auswahl an „Blöcken“ – sozusagen Widgets –mit denen du Funktionen wie Zeiterfassung, Countdowns oder sogar Gantt-Diagramme in deine Basis integrieren kannst.

Diese Funktionen können für Nutzerinnen und Nutzer mit besonderen Bedürfnissen sehr wichtig sein, denn sie ermöglichen es ihnen, eine ganz persönliche Umgebung zu schaffen.

9. Integrationen

Airtable verfügt über eine umfangreiche Bibliothek mit mehr als 30 nativen Integrationen und übertrifft damit Notion im Umfang. Airtable hat Partnerschaften mit gefragten Diensten in verschiedenen Kategorien geschlossen, z. B. mit Google Apps für die Zusammenarbeit, Salesforce für das Kundenbeziehungsmanagement, Dropbox für Cloud-Speicher, Slack für die Kommunikation und Projektmanagement-Favoriten wie Asana und Trello.

Diese Integrationen sind nativ in die Plattform integriert, so dass sie leicht einzurichten und zu verwalten sind. So können Airtable-Benutzer/innen z. B. Zendesk-Tickets direkt aus ihrer Datenbank erstellen oder automatisch Social-Media-Posts versenden, wenn sie eine Aufgabe aktualisieren.

Es ist zu beachten, dass viele Integrationen in allen Tarifen verfügbar sind, einige jedoch nur für Premium-Abonnenten.

Notion hingegen ist zwar nicht so umfangreich wie Airtable, bietet aber Integrationen, die sein benutzerfreundliches All-in-One-Arbeitsplatzkonzept verbessern. Es lässt sich gut mit wichtigen Tools wie Google Workspace, Microsoft Outlook und Slack integrieren, so dass die Arbeitsbereiche mit wichtigen Unternehmenstools verbunden werden können.

Auch die Konfiguration ist einfach, so dass auch technisch nicht versierte Nutzer/innen ihre Arbeitsbereiche ohne großen Aufwand mit den erforderlichen Tools verbinden können. Die Integrationen von Notion konzentrieren sich darauf, eine einheitliche Wissensdatenbank und Projektmanagement-Umgebung zu schaffen, und nicht auf umfangreiche Datenbankoperationen.

Notion unterstützt jedoch nicht so viele Anwendungen von Drittanbietern wie Airtable. Stattdessen ist es auf indirekte Integrationen über APIs und Middleware-Dienste angewiesen, um die Funktionalität zu erweitern, was zusätzliche Konfigurationen erfordern kann.

10. Preise und Pläne

Hier findest du eine aktuelle Übersicht über die Preise und Pläne von Notion und Airtable:

Notion-Pläne

• Free Plan: Keine Kosten. Enthält die Grundfunktionen mit unbegrenzten Blöcken und bis zu 10 Gästen.
• Plus Plan: 11,50 € pro Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. Dieser Plan bietet eine unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern, unbegrenzte Datei-Uploads und eine 30-tägige Versionshistorie.
• Business Plan: 17 € pro Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. Erweitert um Funktionen wie erweiterte Kollaborationstools, unbegrenzte Gäste, SAML SSO und eine 90-tägige Versionshistorie.
• Enterprise Plan: Maßgeschneiderte Preise, die auf den spezifischen Geschäftsanforderungen basieren und erweiterte Sicherheits- und Supportfunktionen bieten.

Airtable-Pläne

• Free Plan: Keine Kosten. Bietet unbegrenzte Datenbanken, bis zu 1.000 Datensätze pro Datenbank und 1 GB an Anhängen pro Datenbank.
• Team Plan: $24 pro Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. Enthält 50.000 Datensätze pro Basis, 20 GB an Anhängen pro Basis und zusätzliche Anpassungsfunktionen wie erweiterte Kalenderansichten.
• Business Plan: $54 pro Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. Er bietet 125.000 Datensätze pro Basis, 100 GB an Anhängen pro Basis und erweiterte Funktionen wie bidirektionale Synchronisierung, ein Administrationspanel und SAML-basiertes Single Sign-On.
• Enterprise Scale Plan: Maßgeschneiderte Preise. Konzipiert für große Unternehmen, die erweiterte Funktionen wie erweiterte Sicherheits- und Verwaltungskontrollen sowie Integrationen auf Unternehmensebene benötigen.

Fazit

Berücksichtige deine spezifischen Bedürfnisse, wenn du dich zwischen Notion und Airtable entscheidest. Notion zeichnet sich als All-in-One-Arbeitsbereich aus, der sich auf Notizen und Aufgaben konzentriert, während Airtable robuste Datenbankfunktionen und komplexe Datenverwaltung mit KI-gestützter App-Erstellung bietet. Beide haben ihre Stärken, aber die beste Wahl hängt davon ab, wie sehr du auf Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Datenmanagementfunktionen Wert legst.

Du kannst deine Produktivität steigern, indem du Notion mit wichtigen Tools wie Google Calendar, Google Tasks und Todoist über 2sync kombinierst. Diese Synergie bietet eine nahtlose Integration und eine zentrale Kontrolle über deine Aufgaben und macht Notion zu einer echten Drehscheibe für alle deine organisatorischen Bedürfnisse.

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Häufig gestellte Fragen