Sowohl Notion als auch Airtable sind beliebte Produktivitätsplattformen, die sich insbesondere mit der Einführung neuer KI-Funktionen und Integrationen im Jahr 2025 rasant weiterentwickelt haben. Notion begann als Tool zum Notieren und Wiki und hat sich zu einem All-in-One-Arbeitsbereich entwickelt, während Airtable als hochentwickelte Tabellenkalkulation startete und sich zu einer leistungsstarken No-Code-Datenbankplattform gewandelt hat. Dieser Vergleich stellt die neuesten Funktionen, Updates, Stärken und Schwächen von Notion und Airtable gegenüber. Am Ende wissen Sie, welche Plattform am besten zu Ihnen oder Ihrem Team passt.
Inhaltsverzeichnis
Notion vs. Airtable: Schnellüberblick
| Aspekt | Notion | Airtable |
|---|---|---|
| Am besten geeignet für | Flexibler Arbeitsbereich für Dokumente, Wikis und leichtes Projektmanagement | Verwaltung strukturierter Daten und Automatisierungen für Workflows wie CRM oder Inventar |
| Kernfokus | All-in-one-Arbeitsbereich, der Dokumente mit einfachen Datentabellen kombiniert | Relationale Datenbank und No-Code-App-Builder auf Tabellenkalkulationsoberfläche |
| Bedienfreundlichkeit | Intuitiv für Notizen und Seitenerstellung; mäßige Lernkurve für Datenbanken | Vertraute Tabellenkalkulationsoberfläche; erfordert Planung und Strukturierung von Basen |
| Automatisierungen | Einfache Auslöser über API oder Tools von Drittanbietern wie Zapier | Fortgeschrittene integrierte Auslöser, Aktionen und mehrstufige Workflows |
| Integrationen | Robuste API, Einbettungen und Connectoren von Drittanbietern | Umfangreiche native Integrationen mit bidirektionaler Datensynchronisation |
| KI-Funktionen | Notion AI für Inhaltserstellung, Zusammenfassungen und Q&A | Airtable AI-Assistent und Copilot für Formeln, Basiserstellung und Insights |
| Zusammenarbeit | Echtzeit-Kooperation beim Bearbeiten, Kommentare und @Erwähnungen | Echtzeit-Datensatzbearbeitung, feldbezogene Kommentare und detaillierte Berechtigungen |
| Mobile UX | Gut zum Lesen, Bearbeiten von Texten und für grundlegende Aktualisierungen; eingeschränkte Offline-Unterstützung | Ideal für Dateneingabe und -aktualisierungen; Basis-Design nur am Desktop |
| Preise (2025) | Kostenlos; Plus 9,50 €/Benutzer/Monat (jährlich); Business 19,50 €/Benutzer/Monat (jährlich) | Kostenlos; Team 20 $ pro Benutzer/Monat (jährlich); Business 45 $ pro Benutzer/Monat (jährlich) |
Gründe für Notion
- All-in-One-Seiten mit eingebetteten Tabellen und Boards.
- Rich-Text-Bearbeitung und anpassbare Vorlagen.
- Notion AI generiert Inhalte und Zusammenfassungen in der App.
- Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kommentaren und Erwähnungen.
- Hierarchische Seitenstruktur für Wikis und Dokumentationen.
- Öffentliche Freigabe ermöglicht Zugriff für Nicht-Benutzer.
- Unbegrenzte Blöcke in kostenpflichtigen Plänen.
Gründe für Airtable
- Echte relationale Tabellen mit verknüpften Datensätzen.
- Integrierte Automatisierungen mit mehrstufigen Workflows.
- Mehrere Ansichten: Raster, Kalender, Kanban, Galerie.
- Bidirektionale Datensynchronisation mit externen Apps.
- Umfangreiche native Integrationen (Google, Slack usw.)
- Interface Designer für benutzerdefinierte Dashboards.
- Hohe Grenzwerte für Datensätze und Anhänge pro Base.
Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche von Notion ist übersichtlich und minimalistisch und konzentriert sich auf eine Seitenleiste mit Seiten sowie eine Arbeitsfläche für Inhalte.
Sie erstellen Seiten und füllen sie mit Blöcken (Text, Überschriften, Kontrollkästchen, Bilder, Einbettungen usw.), die Sie per Ziehen & Ablegen nach Bedarf neu anordnen können.
Dieses freie Seitenlayout macht Notion unglaublich flexibel. Sie können mit einer leeren Seite starten und sie in Besprechungsnotizen, ein Task-Board, einen Wiki-Artikel oder all dies verwandeln.
Für neue Nutzer kann die Freiheit des leeren Blatts Fluch und Segen zugleich sein: Grundlegende Notizen sind leicht zu erstellen, aber der Aufbau eines komplexen Arbeitsbereichs erfordert Einarbeitung in Datenbanken, Relationen und erweiterte Funktionen.
Gute Nachrichten: Notion bietet zahlreiche Vorlagen (für Projektpläne, HR-Handbücher, Roadmaps usw.) und eine aktive Community, die ihre Setups teilt, was die Einarbeitungszeit verkürzt.
Airtables Benutzeroberfläche wird Ihnen vertraut vorkommen, wenn Sie jemals mit Tabellenkalkulationen gearbeitet haben.
Wenn Sie eine Base öffnen, sehen Sie Zeilen und Spalten mit Daten. Dadurch ist die grundlegende Dateneingabe für neue Nutzer unkompliziert.
Über die Rasteransicht hinaus können Sie in Airtable über die linke Seitenleiste zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Daten wechseln (eine Tabelle kann eine Rasteransicht, eine Kalenderansicht, ein Kanban-Board usw. enthalten) – und das mit einem Klick.
Ein großer Vorteil ist: Die Benutzeroberfläche ermöglicht es nicht-technischen Nutzern, ihre Daten visuell zu analysieren und zu segmentieren, ohne Code schreiben zu müssen.
Airtable verfügt außerdem über eine obere Symbolleiste für Freigaben, Automatisierungen und Integrationen, sodass wichtige Funktionen stets griffbereit sind.
Insgesamt ist die Bedienfreundlichkeit für grundlegende Funktionen hoch: Die meisten Nutzer verstehen schnell das Hinzufügen von Zeilen und Feldern, da es tabellenkalkulationsähnlich ist (siehe Smartsheet vs. Excel).
Die Herausforderung zeigt sich bei komplexeren Funktionen wie dem Einrichten verknüpfter Datensätze zwischen Tabellen, dem Konfigurieren komplexer Filter oder Formeln oder dem Erstellen eines Interface-Dashboards zum ersten Mal.
Diese Aufgaben sind an sich nicht schwierig (Airtable bietet Tutorials und Vorlagen), erfordern jedoch eine stärker strukturierte Denkweise als Notion.
Dokumente und Datenbanken
Einer der größten Unterschiede zwischen Notion und Airtable liegt in der Informationsverwaltung.
Notion setzt zuerst auf Text und Dokumente und betrachtet Datenbanken als sekundäres Feature. Jede Notion-Datenbank (sei es eine Aufgabenübersichtstabelle oder eine Liste von Projekten in der Kanban-Ansicht) befindet sich auf einer Seite und kann von Fließtext umgeben sein.
Das bedeutet, Sie können eine detaillierte Projektbeschreibung auf derselben Seite verfassen, die die Projekttasks-Datenbank enthält – eine sehr flüssige Erfahrung, um Inhalte und Daten zu mischen.
Die Datenbankfunktionen von Notion haben sich erweitert (Sie können Tabellen mit Relationen, Rollups, Formeln usw. erstellen), sind aber im Vergleich zu einem vollwertigen Datenbanksystem noch einfacher.
Außerdem ist die Grenze zwischen Dokument und Datenbank verschwommen, da eine Seite Teil einer Datenbank sein und gleichzeitig eigene Unterseiten oder Inhalte enthalten kann.
Airtable stellt Datenbanken in den Vordergrund.
Jedes Datenelement ist ein Datensatz in einer Tabelle, und jede Tabelle gehört zu einer Base (Datenbank).
Sie können Datensätze zwischen Tabellen verknüpfen (z. B. eine Tabelle „Projekte“ und eine Tabelle „Kunden“), komplexere Formeln verwenden (Airtable-Formeln können Daten und Text verarbeiten, Nachschlagen durchführen usw.) und größere Datenmengen verwalten.
Airtable glänzt, wenn Sie mehrere Ansichten und spezialisierte Felder benötigen: Sie können eine Rasteransicht für die Dateneingabe, eine Kalenderansicht für Fälligkeitstermine, ein Kanban für Workflows, eine Galerie für visuelle Kataloge und mehr verwenden – und das alles aus denselben Daten.
Allerdings ist Airtable kein Dokumenten- oder Notiz-Tool; Sie würden keine mehrseitige Projektbeschreibung in einer Zelle verfassen (auch wenn es möglich wäre, ist es nicht praktisch).
Es eignet sich am besten in Kombination mit anderen Tools für längere Inhalte, während Notion beide Anwendungsfälle vereint.
Wissensmanagement
Notion ist weitaus besser für Wissensdatenbanken und Dokumentation geeignet.
Sie können ein internes Wiki mit hierarchischen Seiten pflegen, Seiten einfach miteinander verlinken und Funktionen wie Toggles, Callout-Blöcke und integrierte Vorlagen für gängige Dokumente nutzen.
Airtable hingegen, obwohl es Rich-Text-Felder und Anhänge unterstützt, ist nicht als Dokumentationszentrale konzipiert; es versucht nicht, Ihre Team-Wissensbasis zu ersetzen.
Viele Unternehmen nutzen beide Tools tatsächlich gemeinsam: z. B. Airtable zur Speicherung strukturierter Daten und Notion für Dokumentation und Anleitungen.
Notions Vorteil liegt in seinen äußerst anpassbaren Seitenlayouts und Textformatierungsoptionen, die Airtable fehlen.
Sie können ein Bild, ein Figma-Embed, einen Code-Snippet und eine To-Do-Liste auf derselben Notion-Seite einfügen, was fantastisch ist, um dynamische Dokumentationen oder Dashboards für Ihr Team zu erstellen.
Notion unterstützt sogar synchrone Blöcke (bearbeiten Sie ein Inhaltssnippet und es wird auf allen Seiten aktualisiert), was großartig ist, um standardisierte Informationen an mehreren Stellen aktuell zu halten.
Automatisierungen und KI
Wenn es um Automatisierungen geht, glänzt Airtable. Es verfügt über eine integrierte Automatisierungs-Engine, mit der Sie Auslöser und Aktionen direkt innerhalb Ihrer Base erstellen können. Zum Beispiel können Sie festlegen: „Wenn eine neue Formularübermittlung eingeht“ (Auslöser), „erstelle einen Datensatz und sende eine E-Mail-Benachrichtigung“ (Aktionen).
Zusätzlich ermöglichen Airtable Scripts (jetzt als Scripting-Aktionen Teil der Automatisierungen), bei Bedarf JavaScript zu schreiben, um die Funktionalität weiter zu erweitern.
Im Jahr 2025 hat Airtable seine Automatisierungen mit Airtable AI erweitert: Der Airtable AI-Assistent kann aufgefordert werden, Daten zu analysieren oder zusammenzufassen, und der neue Airtable Copilot kann basierend auf natürlichsprachlichen Eingaben Strukturen oder Formeln für Bases erstellen.
Notions Ansatz für Automatisierungen ist nativ ebenfalls begrenzter; es verfügt nicht über einen internen „Wenn-dann“-Regel-Builder für Workflows. Sie können jedoch Automatisierungen über externe Dienste realisieren.
Ein großes Highlight für Notion im Jahr 2025 und darüber hinaus ist Notion AI.
Im Gegensatz zu Airtables datenorientierter KI dreht sich bei Notions KI alles um Inhaltserstellung und Assistenz innerhalb Ihrer Seiten.
Sie ist in den Editor integriert: Sie können sie auffordern, eine Blog-Post-Gliederung zu erstellen, Ideen zu brainstormen, ein langes Dokument zusammenzufassen, Aktionspunkte aus Besprechungsnotizen zu extrahieren, Texte zu übersetzen oder sogar Fragen basierend auf Ihrem Workspace-Inhalt zu beantworten.
Diese KI ist sehr zugänglich: Nur ein Slash-Befehl oder Klick, kein Codieren erforderlich, und sie nutzt Ihre vorhandenen Inhalte (mit Erlaubnis), um maßgeschneiderte Antworten zu liefern.
👉 Mehr erfahren: Automatisierung vs. KI: Was sind die Unterschiede?
Zusammenarbeit
Beide Tools ermöglichen mehreren Nutzern, gleichzeitig zu arbeiten.
In Notion sehen Sie die Cursor anderer Nutzer auf einer Seite, während sie tippen oder bearbeiten. Es fühlt sich manchmal wie ein Google Doc an und eignet sich hervorragend zum gemeinsamen Erstellen von Besprechungsnotizen oder Brainstorming in einem Dokument.
Sie können Kollegen mit @erwähnen, Aufgaben zuweisen, indem Sie Personen markieren, und Inline-Kommentare an jedem Inhaltsblock hinterlassen.
Notion behält alles in einem Raum, sodass es Ihrem Team leicht fällt, gemeinsam eine geteilte Wissensbasis oder ein Projektzentrum zu navigieren.
Berechtigungen können auf Seiten- oder Teamspace-Ebene festgelegt werden, was mit wachsendem Team wichtiger wird (z. B. können HR-Seiten nur für das HR-Team privat bleiben usw.).
In Airtable erfolgt Zusammenarbeit strukturiert.
Teammitglieder können Datensätze gleichzeitig bearbeiten, und Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert. Sie können zu einzelnen Datensätzen Kommentare hinterlassen (z. B. eine bestimmte Aufgabe oder einen Verkaufslead im Aktivitätsprotokoll des Datensatzes diskutieren).
Airtables feldspezifische Berechtigungen (in höheren Plänen) und tabellenbezogene Berechtigungen ermöglichen die Kontrolle darüber, wer was bearbeiten darf, was nützlich sein kann, wenn verschiedene Abteilungen eine Base gemeinsam nutzen.
Eines der Features, das Airtable für große Teams hinzugefügt hat, ist der Interface Designer, mit dem Sie benutzerdefinierte Oberflächen für verschiedene Stakeholder erstellen können, z. B. eine einfache formularartige Ansicht für Vertriebsteams, um Opportunities zu aktualisieren, während Analysten in der Rohrasteransicht arbeiten.
Das ist ideal für abteilungsübergreifende Workflows, da Sie die Erfahrung an die Bedürfnisse jedes Teams anpassen können – alles basierend auf denselben Daten. Notion hat keine vergleichbare Funktion; es setzt auf Seiten und Datenbanken, um ausreichend Flexibilität für alle zu bieten.
Preise
Hier ein Vergleich der Pläne beider Plattformen (jährlich abgerechnet):
Notion
- Kostenlos: Unbegrenzte Seiten & Blöcke für Einzelpersonen, grundlegende Seitenanalysen, Versionsverlauf für 7 Tage, bis zu 10 Gastmitarbeiter.
- Plus: 9,50 € pro Benutzer/Monat (jährlich); alles aus Kostenlos + unbegrenzte Blöcke & Dateiuploads, Versionsverlauf für 30 Tage, bis zu 100 Gäste, synchronisierte Datenbanken & grundlegende Automatisierungen.
- Business: 19,50 € pro Benutzer/Monat (jährlich); alles aus Plus + SAML SSO, PDF-Sammel-Export, erweiterte Seitenanalysen, Versionsverlauf für 90 Tage, bis zu 250 Gäste.
- Enterprise: Individuelle Preise; alles aus Business + SCIM-Benutzerbereitstellung, Prüfprotokolle & Workspace-Analysen, dedizierter Customer Success Manager, erweiterte Sicherheits- & Compliance-Steuerungen.
Airtable
- Kostenlos: Unbegrenzte Bases, bis zu 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Anhänge/Base, 100 Automatisierungsdurchläufe/Monat, unbegrenzte schreibgeschützte Mitarbeiter.
- Team: 20 $ pro Benutzer/Monat (jährlich); alles aus Kostenlos + 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB Anhänge/Base, 20.000 Automatisierungsdurchläufe/Monat, Gantt- & Zeitachsen-Ansichten, Interface Designer.
- Business: 45 $ pro Benutzer/Monat (jährlich); alles aus Team + 125.000 Datensätze pro Base, 100 GB Anhänge/Base, unbegrenzte Automatisierungen, bidirektionaler Sync, erweiterte Admin- & SAML SSO.
- Enterprise Scale: Individuelle Preise; alles aus Business + unbegrenzte Datensätze & Anhänge, Enterprise-Governance (Prüfprotokolle, DLP), dediziertes Account-Team & SLAs.
Fazit
Berücksichtigen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse bei der Wahl zwischen Notion und Airtable.
👉 Wählen Sie Notion, wenn Sie eine flexible, dokumentenzentrierte Umgebung benötigen, die sich leicht für Einzelunternehmer und kleine Teams skalieren lässt.
👉 Wählen Sie Airtable, wenn Ihr Unternehmen auf relationale Datenbanken, ausgefeilte Automatisierungen und robuste Integrationen für datengesteuerte Abläufe angewiesen ist.
Notion bietet native Integrationen mit über 70 beliebten Tools. Diese Integrationen optimieren Workflows, indem sie Informationen zentralisieren, manuelle Dateneingaben reduzieren und Echtzeit-Transparenz in externe Systeme bieten, ohne dass Nutzer Notion verlassen müssen.
2sync baut darauf auf, indem es echte bidirektionale Echtzeit-Synchronisation zwischen Notion und Diensten wie Google Kalender, Todoist und mehr ermöglicht. Mit anpassbarem Feld-Mapping, bedingten Filtern und Standardwerten sorgt 2sync dafür, dass nur die von Ihnen ausgewählten Daten zwischen Notion und Ihren anderen Apps fließen – und das völlig automatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand.
