Cómo crear subtareas en Notion (3 sencillos pasos)

Las subtareas de Notion te permiten dividir cualquier elemento de una base de datos en pasos más pequeños y fáciles de seguir. Se activan desde los ajustes de la base de datos, y a partir de ahí cada entrada puede contener subelementos anidados con sus propias propiedades, fechas de vencimiento y responsables. La configuración lleva menos de un minuto.

Conviene separar dos cosas que se confunden a menudo. Las subtareas parten una tarea en piezas más pequeñas dentro de una jerarquía padre/hijo. El orden de ejecución, del tipo «la tarea B no arranca hasta que la tarea A esté terminada», es cosa de las dependencias, una función distinta que verás más abajo.

1. Elige una base de datos

Para crear subtareas en Notion, necesitas una base de datos. Cualquiera sirve: un gestor de tareas, un tablero de proyectos, una lista de tareas o un registro de tareas académicas.

Si aún no tienes una, la forma más rápida es usar la plantilla integrada Tasks de Notion. Abre una página nueva, escribe /tasks y selecciona la base de datos Tasks. Viene con propiedades de estado, prioridad y fecha ya configuradas.

2. Activa las subtareas en la base de datos

Una vez que tengas la base de datos abierta:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.
2. Al final de la sección Configuración de la base de datos, selecciona Más ajustes.
3. En el menú que aparece, elige Subelementos y luego Activar subelementos.

Ojo con el nombre: en el menú la función se llama Subelementos (Sub-items si tienes la cuenta en inglés), no «subtareas». Buscar el nombre equivocado es la forma más habitual de atascarse justo aquí.

A partir de ese momento, Notion relaciona la base de datos consigo misma, y esa relación es la que enlaza cada entrada con otra como Elemento principal o como Subelemento.

3. Añade una subtarea a una tarea principal

Con los subelementos activados:

1. Pasa el cursor sobre cualquier tarea en la vista de lista.
2. Haz clic en la flecha pequeña que aparece a la izquierda del título.
3. Elige crear una subtarea en el menú que se abre, dale un nombre y ajusta sus propiedades.

También puedes:

• Arrastrar y soltar una tarea existente sobre otra para anidarla al instante.
• Abrir una página y usar la relación Elemento principal para asignar un padre a mano.
• Anidar varios niveles añadiendo una subtarea dentro de otra subtarea (útil para proyectos con fases, hitos y tareas sueltas).

Consejos para trabajar con subtareas

¿Cómo se ven las subtareas en cada vista?

Los subelementos se ven en todas las vistas, y el formato lo eliges tú: abre el menú de configuración de la parte superior, selecciona Subelementos y despliega Opciones de visualización. Aquí no hace falta pasar por Más ajustes.

• Vistas de tabla, lista y línea de tiempo: Anidados en desplegables, el árbol de toda la vida, donde la flecha de una tarea principal abre y cierra sus subelementos; o Lista plana, que muestra padres e hijos al mismo nivel, sin sangría.
• Vistas de tablero, calendario y galería: Propiedad de tarjeta, que muestra los subelementos dentro de la tarjeta del padre, o Lista plana, que los trata como elementos separados.

Anidados en desplegables te da la panorámica del proyecto, con las fases y los hitos recogidos bajo su tarea principal. Lista plana encaja mejor cuando cada subtarea funciona por su cuenta, por ejemplo para colocarla en un calendario.

¿Cómo hacer seguimiento del progreso de las subtareas?

Notion no resume el avance por defecto, pero una propiedad de rollup lo calcula por ti:

1. Añade una propiedad de tipo Rollup a tu base de datos.
2. Selecciona Subelemento como propiedad de relación.
3. Elige la propiedad de las páginas relacionadas que quieres leer y, después, el cálculo.

Un aviso antes de elegir el cálculo: en la lista que documenta Notion no existe ningún «porcentaje marcado». Las dos únicas opciones en porcentaje son Porcentaje de celdas vacías y Porcentaje de celdas no vacías, y ambas miden si la celda tiene contenido, no si la casilla está marcada. Apuntar un porcentaje a una casilla de verificación no da un avance real: una casilla sin marcar sigue siendo una celda con valor, así que el resultado se queda en el 100 %.

Dos ajustes que sí funcionan:

• Un recuento: apunta el rollup a cualquier propiedad de los subelementos y elige Contar todas. Cada tarea principal muestra cuántas subtareas tiene.
• Un porcentaje: apunta el rollup a una propiedad que solo se rellena cuando la subtarea termina, por ejemplo una fecha de finalización, y elige Porcentaje de celdas no vacías. El porcentaje sube a medida que se van rellenando esas fechas.

En los dos casos el valor se actualiza solo en cuanto cambia un subelemento.

¿Cómo filtrar y ordenar por subtareas?

El camino más corto pasa por el mismo menú: Subelementos y luego Opciones de filtro (o Incluir, según la opción de visualización activa).

• Solo elementos principales: muestra las tareas principales que cumplen el filtro, con el número de subelementos de cada una.
• Elementos principales y subelementos: muestra unos y otros, siempre que cumplan el filtro.
• Solo subelementos: muestra únicamente los hijos que cumplen el filtro.

Las tres opciones valen para las vistas de tabla, lista y línea de tiempo. Las vistas de tablero, calendario y galería solo admiten Solo elementos principales.

Para hilar más fino, filtra por la relación Elemento principal:

• Solo tareas de primer nivel: filtra donde «Elemento principal» esté vacío.
• Solo subtareas: filtra donde «Elemento principal» no esté vacío.
• Hijos vencidos: combina «Elemento principal no está vacío» con «La fecha de vencimiento es anterior a hoy».

Combina estos filtros con automatizaciones de tareas recurrentes y tendrás un seguimiento de proyectos ligero sin salir de Notion; la guía de gestión de proyectos en Notion desarrolla la estructura completa.

Limitaciones a tener en cuenta

• Sin cambio de estado automático: completar todas las subtareas no marca la tarea principal como hecha. Necesitas una fórmula o marcarla a mano.
• Rendimiento en bases de datos grandes: las bases de datos con miles de entradas y anidamiento profundo (cuatro o más niveles) pueden ralentizarse. Dos o tres niveles funcionan mejor para la mayoría de flujos de trabajo.
• Las dependencias son otra función: las subtareas forman una jerarquía padre/hijo y, por sí solas, no imponen un orden del tipo «la tarea B no puede empezar hasta que la tarea A esté completa». De eso se encargan las dependencias, que se activan en el mismo menú (Más ajustes > Dependencias) y se usan en la vista de línea de tiempo. Al activarlas eliges cómo mueve Notion las fechas: Reprogramar solo si las fechas se solapan, Reprogramar conservando el tiempo entre los elementos o No reprogramar automáticamente.

En proyectos grandes, la planificación suele quedarse en Notion mientras la ejecución pasa por una aplicación de tareas. La sincronización bidireccional mantiene las dos partes alineadas sin volver a teclear nada: la integración con Todoist y la integración con Google Tasks conservan la jerarquía padre/hijo como relación de Notion, en lugar de aplanarla en una lista única.

Conclusión

Activar los subelementos lleva menos de un minuto y el resultado se nota enseguida: cada entrada de tu base de datos pasa a contener sus propios pasos, con las propiedades que ya usas a diario (estado, fecha límite, responsable).

A la mayoría no le frena la configuración, le frena el vocabulario. En el menú de Notion la función se llama Subelementos y el tipo de elemento que se anida es Elemento principal. Buscar «subtareas» en los ajustes no lleva a ninguna parte.

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