Cómo crear subtareas en Notion (se llaman subelementos)

Las subtareas de Notion dividen cualquier elemento de una base de datos en pasos más pequeños y fáciles de seguir. Cada entrada pasa a contener elementos anidados con su propio estado, su fecha de vencimiento y su responsable. Activarlas lleva menos de un minuto.

Lo que atasca a casi todo el mundo es el nombre, porque en el menú de Notion no aparece «subtareas» por ninguna parte.

Una aclaración antes de empezar. Las subtareas dividen una tarea en piezas más pequeñas dentro de una jerarquía padre/hijo. El orden de ejecución, del tipo «la tarea B no arranca hasta que la tarea A esté terminada», corresponde a otra función de Notion, las dependencias, que verás más abajo.

1. Elige una base de datos

Para crear subtareas en Notion, necesitas una base de datos. Cualquiera sirve: un gestor de tareas, un tablero de proyectos, una lista de tareas o un registro de tareas académicas.

Si aún no tienes una, la forma más rápida es usar la plantilla integrada Tasks de Notion. Abre una página nueva, escribe /tasks y selecciona la base de datos Tasks. Viene con propiedades de estado, prioridad y fecha ya configuradas.

2. Activa las subtareas (el ajuste Subelementos)

Una vez que tengas la base de datos abierta:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.
2. Al final de la sección Configuración de la base de datos, selecciona Más ajustes.
3. Selecciona Subelementos.
4. Selecciona Activar subelementos.

Ojo con el nombre: en el menú la función se llama Subelementos (Sub-items si tienes la cuenta en inglés), no «subtareas». Buscar el nombre equivocado es la forma más habitual de atascarse justo aquí.

A partir de ese momento, Notion relaciona la base de datos consigo misma, y esa relación es la que enlaza cada entrada con otra como Elemento principal o como Subelemento.

3. Añade una subtarea a una tarea principal

Con los subelementos activados:

1. Pasa el cursor sobre cualquier tarea en la vista de lista.
2. Haz clic en la flecha pequeña que aparece a la izquierda del título.
3. Añade un subelemento en el menú que se despliega.
4. Dale un nombre y ajusta sus propiedades.

También puedes:

• Arrastrar y soltar una tarea existente sobre otra para anidarla al instante.
• Abrir una página y usar la relación Elemento principal para asignar un padre a mano.
• Anidar varios niveles añadiendo una subtarea dentro de otra subtarea (útil para proyectos con fases, hitos y tareas sueltas).

Los subelementos llevan el mismo juego de propiedades que su tarea principal, así que un estado, una fecha de vencimiento o un recordatorio se comportan igual un nivel más abajo.

Consejos para trabajar con subtareas

¿Cómo se ven las subtareas en cada vista?

Los subelementos se ven en todas las vistas, y el formato lo eliges tú. Este camino es más corto que el de activación: aquí no pasas ni por Configuración de la base de datos ni por Más ajustes.

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.
2. Selecciona Subelementos.
3. Abre el menú desplegable de Opciones de visualización.

Lo que puedes elegir depende de la vista en la que estés:

• Vistas de tabla, lista y línea de tiempo: Anidados en desplegables, el árbol de toda la vida, donde la flecha de una tarea principal abre y cierra sus subelementos; o Lista plana, que muestra padres e hijos al mismo nivel, sin sangría.
• Vistas de tablero, calendario y galería: Propiedad de tarjeta, que muestra los subelementos dentro de la tarjeta del padre, o Lista plana, que los trata como elementos separados.

Anidados en desplegables te da la panorámica del proyecto, con las fases y los hitos recogidos bajo su tarea principal.

Lista plana encaja mejor cuando cada subtarea funciona por su cuenta, por ejemplo para colocarla en un calendario.

Queda un control más, y este vuelve a pasar por Más ajustes: en Subelementos > Configuración avanzada, la opción Propiedad decide qué tipo de elemento se anida en la tabla, Subelemento o Elemento principal.

Esa misma propiedad se usa después para mostrar los subelementos en todas las vistas de la base de datos. En el mismo sitio tienes el interruptor Mostrar desplegable en el título.

¿Cómo hacer seguimiento del progreso de las subtareas?

Notion no resume el avance por defecto, pero una propiedad de rollup lo calcula por ti:

1. Añade una propiedad de tipo Rollup a tu base de datos.
2. Selecciona Subelemento como propiedad de relación.
3. Elige la propiedad de las páginas relacionadas que quieres leer.
4. Elige el cálculo.

Un aviso antes de elegir el cálculo: en la lista de cálculos de rollup que documenta Notion no existe ningún «porcentaje marcado».

Las dos únicas opciones en porcentaje son Porcentaje de celdas vacías y Porcentaje de celdas no vacías, y ambas miden si la celda tiene contenido, no si la casilla está marcada.

Apuntar cualquiera de las dos a una casilla de verificación no da un avance real: una casilla sin marcar sigue siendo una celda con valor, así que el resultado se queda en el 100 %.

Dos ajustes que sí funcionan:

• Un recuento: apunta el rollup a cualquier propiedad de los subelementos y elige Contar todas. Cada tarea principal muestra cuántas subtareas tiene.
• Un porcentaje: apunta el rollup a una propiedad que solo se rellena cuando la subtarea termina, por ejemplo una fecha de finalización, y elige Porcentaje de celdas no vacías. El porcentaje sube a medida que se van rellenando esas fechas.

En los dos casos el valor se actualiza solo en cuanto cambia un subelemento.

¿Cómo filtrar y ordenar por subtareas?

El camino más corto pasa por el mismo menú:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.
2. Selecciona Subelementos.
3. Abre el menú desplegable de Opciones de filtro, que aparece como Incluir si tienes otra opción de visualización activa.

Después elige una de las tres:

• Solo elementos principales: muestra las tareas principales que cumplen el filtro, con el número de subelementos de cada una.
• Elementos principales y subelementos: muestra unos y otros, siempre que cumplan el filtro.
• Solo subelementos: muestra únicamente los hijos que cumplen el filtro.

Las tres opciones valen para las vistas de tabla, lista y línea de tiempo. Las vistas de tablero, calendario y galería solo admiten Solo elementos principales, y ese es el detalle que se suele pasar por alto.

Para hilar más fino, filtra por la relación Elemento principal:

• Solo tareas de primer nivel: filtra donde «Elemento principal» esté vacío.
• Solo subtareas: filtra donde «Elemento principal» no esté vacío.
• Hijos vencidos: combina «Elemento principal no está vacío» con «La fecha de vencimiento es anterior a hoy».

Combina estos filtros con automatizaciones de tareas recurrentes y tendrás un seguimiento de proyectos ligero sin salir de Notion; la guía de gestión de proyectos en Notion desarrolla la estructura completa.

Qué pasa cuando mueves, duplicas o eliminas una tarea principal

Los subelementos acompañan a su tarea principal, y la documentación de Notion detalla qué ocurre en cada caso. La regla del borrado conviene leerla antes de necesitarla.

• Al mover: los subelementos se activan en la base de datos de destino si aún no lo estaban. Si no tienes permiso para activarlos allí, llegan convertidos en elementos principales. Un subelemento sobre el que no tienes acceso de edición se queda donde está.
• Al duplicar: el elemento y todos sus subelementos se duplican en páginas nuevas.
• Al eliminar: al borrar un elemento se borran también todos sus subelementos. Si quieres conservarlos, sácalos antes de la tarea principal.

Limitaciones a tener en cuenta

• Sin cambio de estado automático: completar todas las subtareas no marca la tarea principal como hecha. Necesitas una fórmula o marcarla a mano.
• El anidamiento profundo deja de compensar: dos o tres niveles funcionan bien para la mayoría de flujos de trabajo. A partir de ahí el árbol cuesta más de leer de lo que aporta, y una propiedad recoge ese detalle mejor que otro nivel más.
• Las páginas restringidas no se ven: cuando los permisos varían entre las páginas de una misma base de datos, no verás todas. Anidados en desplegables mantiene intacta la estructura de árbol de los subelementos aunque algunas estén restringidas.
• Las dependencias son otra función: las subtareas forman una jerarquía padre/hijo y, por sí solas, no imponen un orden del tipo «la tarea B no puede empezar hasta que la tarea A esté completa». De eso se encargan las dependencias, que se activan en el mismo menú (Más ajustes > Dependencias) y se usan en la vista de línea de tiempo. Al activarlas eliges cómo mueve Notion las fechas: Reprogramar solo si las fechas se solapan, Reprogramar conservando el tiempo entre los elementos o No reprogramar automáticamente.

En proyectos grandes, la planificación suele quedarse en Notion mientras la ejecución pasa por una aplicación de tareas, y la sincronización bidireccional con Todoist mantiene las dos partes al día sin volver a teclear nada.

La integración con Todoist y la integración con Google Tasks conservan la jerarquía padre/hijo como relación de Notion, en lugar de aplanarla en una lista única.

Conclusión

Activar los subelementos lleva menos de un minuto y el resultado se nota enseguida: cada entrada de tu base de datos pasa a contener sus propios pasos, con las propiedades que ya usas a diario (estado, fecha límite, responsable).

A la mayoría no le frena la configuración, le frena el vocabulario. En el menú de Notion la función se llama Subelementos y el tipo de elemento que se anida es Elemento principal. Buscar «subtareas» en los ajustes no lleva a ninguna parte.

Para la mayoría de los proyectos basta con dos niveles de anidamiento y un rollup de avance. Las dependencias solo importan el día en que importa el orden del trabajo.

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