Cómo crear subtareas en Notion (3 sencillos pasos)

Las subtareas de Notion te permiten dividir cualquier elemento de una base de datos en pasos más pequeños y rastreables. Se activan desde los ajustes de la base de datos, y cada entrada puede contener subítems anidados con sus propias propiedades, fechas de vencimiento y responsables. Toda la configuración lleva menos de un minuto.

A continuación encontrarás una guía paso a paso, seguida de consejos para sacar el máximo partido a las subtareas en distintas vistas.

1. Elige una base de datos

Para crear subtareas en Notion, necesitas una base de datos. Cualquiera sirve: un gestor de tareas, un tablero de proyectos, una lista de tareas o un registro de tareas académicas.

Si aún no tienes una, la forma más rápida es usar la plantilla integrada Tasks de Notion. Abre una página nueva, escribe /tasks y selecciona la base de datos Tasks. Viene con propiedades de estado, prioridad y fecha ya configuradas.

2. Activa las subtareas en la base de datos

Una vez que tengas la base de datos abierta:

1. Haz clic en el icono de ajustes (el engranaje) en la esquina superior derecha de la base de datos.
2. Haz clic en Sub-tasks.
3. Haz clic en Turn on sub-tasks.

Notion crea una propiedad de relación autorreferencial llamada Parent task. Cada entrada puede vincularse a otra entrada de la misma base de datos como padre o hijo.

3. Añade una subtarea a una tarea principal

Con las subtareas activadas, pasa el cursor sobre cualquier tarea en la vista de lista y haz clic en la flecha pequeña a la izquierda. Selecciona + New sub-item, dale un nombre y configura sus propiedades.

También puedes:

• Arrastrar y soltar una tarea existente sobre otra para anidarla al instante.
• Abrir una página y usar la relación Parent task para asignar un padre manualmente.
• Anidar varios niveles añadiendo una subtarea dentro de otra subtarea (útil para proyectos complejos con fases, hitos y tareas individuales).

Consejos para trabajar con subtareas

¿Cómo se ven las subtareas en distintas vistas?

Las subtareas se adaptan a la vista que elijas:

• Vista de lista: Estructura de árbol expandible. Haz clic en la flecha junto a una tarea principal para mostrar u ocultar sus hijos.
• Vista de tablero: Las subtareas aparecen como tarjetas independientes. Filtra por «Parent task no está vacío» para ver solo hijos, o «Parent task está vacío» para ver solo elementos de nivel superior.
• Vista de cronograma: Las subtareas se muestran como barras anidadas bajo su padre, lo que resulta útil para visualizar fases de un proyecto.
• Vista de calendario: Cada subtarea con fecha aparece en su propio día. Útil para el seguimiento de fechas límite en proyectos grandes.

¿Cómo hacer seguimiento del progreso de las subtareas?

Notion no muestra porcentajes de completado de subtareas de forma predeterminada, pero puedes configurarlo con una propiedad de rollup:

1. Añade una nueva propiedad Rollup a tu base de datos.
2. Configura la relación como Sub-tasks.
3. Elige la propiedad Status (o casilla de verificación).
4. Establece el cálculo en Percent checked o Count values.

Esto proporciona a cada tarea principal una barra de progreso o porcentaje en tiempo real basado en cuántos subítems están marcados como completados.

¿Cómo filtrar y ordenar por subtareas?

Usa los filtros de la base de datos para crear vistas enfocadas:

• Solo tareas principales: Filtra donde «Parent task» esté vacío.
• Solo subtareas: Filtra donde «Parent task» no esté vacío.
• Hijos vencidos: Combina «Parent task no está vacío» con «La fecha de vencimiento es anterior a hoy».

Combina estos filtros con automatizaciones de tareas recurrentes para construir un sistema de gestión de proyectos ligero sin salir de Notion.

Limitaciones a tener en cuenta

• Sin cambio de estado automático: Completar todas las subtareas no marca automáticamente la tarea principal como hecha. Necesitas una fórmula o actualización manual.
• Rendimiento en bases de datos grandes: Las bases de datos con miles de entradas y anidamiento profundo (cuatro o más niveles) pueden ralentizarse. Dos o tres niveles de anidamiento funcionan mejor para la mayoría de flujos de trabajo.
• Sin seguimiento de dependencias nativo: Las subtareas de Notion no admiten lógica de tipo «la tarea B no puede empezar hasta que la tarea A esté completa». Para proyectos con muchas dependencias, considera herramientas de gestión de proyectos dedicadas o combina Notion con una aplicación de tareas mediante sincronización bidireccional.

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