![Notion vs. monday.com: Welches Tool wählen? [2025]](https://wp.2sync.com/wp-content/uploads/2024/06/notion-vs-monday-2025.png)
Im Jahr 2025 integriert Notion ein umfassendes KI-Toolkit mit Sitzungsprotokoll-Transkription, Unternehmenssuche und Recherchemodus sowie neuen nativen Apps für Formulare, E-Mail und Kalender, zusätzlich zu seinen flexiblen Dokumenten und Datenbanken. Das Work OS von monday.com wurde um KI-Blöcke zur Workflow-Automatisierung, spezialisierte Produkte für CRM, Service-Management, Entwicklung und Formulare, über 200 native Integrationen und erweiterte Board-Automatisierungen ergänzt. Also: Welches Tool passt am besten zu Ihnen?
Inhaltsverzeichnis
Notion vs. monday.com: Kurzer Überblick
| Funktion | Notion | monday.com |
|---|---|---|
| Hauptfunktion | Dokumente, Datenbanken, Wikis, Aufgaben, E-Mail, Formulare, Kalender. | Boards, Zeitachsen, Formulare, CRM, Apps für Services. |
| Anpassung | Blockbasierte Seiten und Vorlagen. | Geführte Board-Vorlagen und Apps. |
| Projektmanagement | Zeitachsen- (Gantt), Kalender- und Board-Ansichten. | Kanban, Gantt, Zeitachse, Kalender und Arbeitslast. |
| Zusammenarbeit | Echtzeit-Bearbeitung, Kommentare und Erwähnungen. | Kommentare, Dateianhänge und Update-Streams. |
| Wissensdatenbank | Volles Wiki mit verknüpften Seiten. | Kein integriertes Wiki. |
| Benutzerfreundlichkeit | Am Anfang etwas steil, sehr flexibel. | Schnelle Einrichtung, geführte Workflows. |
| KI-Unterstützung | Sitzungsnotizen-KI, Recherchemodus und Unternehmenssuche. | KI-Blöcke für Zusammenfassungen, Klassifikation und Automatisierungen. |
| Kundensupport | E-Mail und Community-Forum. | E-Mail, Live-Chat und prioritäre Hotline (Enterprise). |
| Ideal für | Flexible Teams, Knowledge Workers und dokumentenzentrierte Workflows. | Strukturierte Projektteams und abteilungsübergreifende Arbeit. |
| Stärken | All-in-One-Workspace und mächtiges KI-Toolkit. | Visuelle Workflows mit umfangreichen nativen Automatisierungen. |
| Schwächen | Erfordert externe Tools für komplexe Automatisierungen. | Keine integrierten Dokumenten-/Wiki-Funktionen. |
| Preis | Free; Plus: 9,50 €/Nutzer/Monat; Business: 19,50 €/Nutzer/Monat; Enterprise auf Anfrage | Free; Basic: 9 €/Nutzer/Monat; Standard: 12 €/Nutzer/Monat; Pro: 19 €/Nutzer/Monat; Enterprise auf Anfrage |
Gründe für Notion
- Integriertes KI-Toolkit: Sitzungsprotokolle, Unternehmenssuche, Recherchemodus.
- Native Apps für Formulare, E-Mail und Kalender.
- All-in-One-Workspace mit Dokumenten, Datenbanken, Aufgaben und Wikis.
- Große Vorlagenbibliothek für schnellen Workflow-Start.
- Flexible block-basierte Anpassung.
- Großzügiger Free-Plan und erschwingliche Tarife.
- Leistungsstarkes Wissensmanagement mit verknüpften Seiten.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Kommentare, Erwähnungen, Live-Bearbeitung.
Gründe für monday.com
- AI Blocks automatisieren Aufgaben, Zusammenfassungen und Textklassifizierungen.
- Work OS bietet spezialisierte Apps für CRM, Entwicklung und Servicemanagement.
- Über 200 native Integrationen für nahtlose Workflow-Konnektivität.
- Visuelle Boards, Zeitleisten und Gantt-Ansichten sorgen für einen klaren Status.
- Geführte Board-Vorlagen beschleunigen die Einrichtung für jeden Projekttyp.
- Integrierte Automatisierungen reduzieren manuelle Nachverfolgungen und Fehler.
- Skalierbar von kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmen, mit robustem Support.
- Einheitliche Benachrichtigungen per E-Mail, In-App und Slack/Teams.
Notion vs. monday.com: Unterschiede
Lassen Sie uns Notion und monday.com im Detail vergleichen, um ihre einzigartigen Funktionen zu erkunden. Am Ende wissen Sie, welches Tool Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Benutzerfreundlichkeit
Notion öffnet sich mit einer klaren, ablenkungsfreien Oberfläche, sodass Notizen und einfache Listen sofort erstellt werden können.
Die Flexibilität erlaubt das sofortige Tippen oder Einfügen einer Tabelle ohne Einrichtung, aber dieser leere Raum kann ohne Vorlagen überwältigend wirken.
Komplexe Systeme in Notion – wie verknüpfte Datenbanken, Formeln oder individuelle Vorlagen – erfordern oft Community-Tutorials oder Trial-and-Error, da keine Schritt-für-Schritt-Anleitungen für fortgeschrittene Setups existieren.
Auch wenn die Vorlagenbibliothek Optionen bietet, investieren Nutzer Zeit, um Relations und Rollups für robuste Workflows zusammenzustellen.
monday.com begrüßt Sie mit farbenfrohen Boards, Drag-and-Drop-Vorlagen und einem Point-and-Click-Automatisierungs-Builder, den die meisten Teams in Minuten konfigurieren, unterstützt durch In-App-Tipps und einen ausführlichen „Los geht’s“-Guide auf der Support-Seite.
Die vorkonfigurierten Standard-Einstellungen leiten Neueinsteiger durch typische Setups – Aufgabenverfolgung, Zeitachsen oder einfache Workflows – ohne sie mit leerem Canvas zu überfordern.
Beide Plattformen bieten mächtige Automatisierungen – Notion via Drittanbieter-Connectoren, monday.com nativ – doch die fertigen Rezepte und die wachsende KI-Block-Bibliothek von monday.com reduzieren die Einrichtungshürden, auch wenn beide von mehr integrierten KI-Walkthroughs profitieren könnten.
Dennoch wünschen sich Anwender beider Seiten reichhaltigere interne Tutorials oder KI-gestützte Anleitungen, um fortgeschrittene Funktionen schneller zu beherrschen.
Anpassung
Die Anpassung in Notion basiert auf einer blockbasierten Architektur, bei der Text, Bilder, Datenbanken und mehr bewegliche, individuell gestaltbare Blöcke sind.
Nahezu jede Online-Inhalte – Videos, Formulare, Karten oder komplette Miro-Boards – lassen sich direkt in Seiten einbetten. Relations und Rollups verknüpfen Daten über Datenbanken hinweg, um dynamische Dashboards und aggregierte Berichte zu erstellen.
Über das Menü „Anpassen“ konfigurieren Sie jede Datenbank mit Einstellungen, empfohlenen Erweiterungen und fortgeschrittenen Verknüpfungen, um Ihre Tabellen zu optimieren.
Der Layout Builder von Notion ermöglicht es, Seitenvorlagen zu designen, die nur wichtige Eigenschaften anzeigen und Informationen klar strukturieren.
Angepasste Datenbank-Vorlagen – inklusive wiederkehrender Templates – aktivieren vordefinierte Workflows mit Standardwerten und geschachtelten Strukturen für wiederkehrende Aufgaben.
monday.com bietet eine Bibliothek vorgefertigter Board-Vorlagen für Branchen und Workflows, die Sie sofort verwenden oder bei Erstellung vollständig anpassen können.
Boards lassen sich über benutzerdefinierte Spalten – Status, Datum, Text oder Person – konfigurieren, und wiederverwendbare Felder standardisieren diese Einstellungen in mehreren Boards.
Dashboards kombinieren mehrere Board-Ansichten und Widgets per Drag-and-Drop, wobei Farbschemata und Stil global für den Workspace gelten.
Automatisierung und KI-Blöcke ermöglichen tiefgreifende Anpassungen, indem sie Logik direkt in Boards einfügen – von KI-Zusammenfassungen bis zu Textübersetzungen – ohne eine Zeile Code.
Komplexe bedingte Benachrichtigungen oder Feldvalidierungen können jedoch weiterhin herausfordernd sein und einige Teams zu Drittanbieter-Workarounds greifen lassen.
Projektmanagement
Notion ermöglicht Projektmanagement direkt auf jeder Seite, indem Datenbanken in Tabellen, Boards, Kalender und Zeitachsen umgewandelt werden, sodass Sie nahtlos zwischen Gesamtübersicht und Detaillisten wechseln.
Die Zeitachsenansicht löst Abhängigkeiten, indem sie zeigt, wie Aufgaben verknüpft sind und wann jede Phase starten muss, um Termine einzuhalten.
Neu hinzugekommen sind eine native Formular-App, die Eingaben direkt in Ihre Projekttabellen einspeist, und ein integrierter Kalender zur Meilenstein-Planung ohne externes Tool.
KI-Sitzungsnotizen lassen sich jetzt an Projektseiten anhängen und fassen automatisch To-dos und Folgeschritte zusammen, damit nichts untergeht.
monday.com setzt auf visuelle Boards, die als Kanban, Gantt, Zeitachse, Kalender oder Arbeitslast konfiguriert werden können, sodass sich Fortschritte auf einen Blick überwachen lassen.
Die Board-Hierarchie-Funktion erlaubt das Verschachteln von Teilprojekten unter einem Hauptboard, um komplexe Initiativen übersichtlich zu strukturieren.
Integrierte Automatisierungen verschieben Projekte zwischen Phasen, senden Warnungen vor Fristen und erstellen auf Basis Ihrer Regeln neue Items für bevorstehende Aufgaben.
Erweiterte Ressourcensteuerung gleicht die Arbeitslast im Team aus und Dashboards ziehen mehrere Boards und Kennzahlen zusammen, um den Projektstatus zentral anzuzeigen.
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Zusammenarbeit
Notion und monday.com ermöglichen Echtzeit-Zusammenarbeit mit Co-Editing, Kommentaren, Erwähnungen und In-Doc-Benachrichtigungen, damit das Team stets auf dem gleichen Stand bleibt.
Beide Plattformen bieten granulare Berechtigungen – steuern Sie, wer bestimmte Seiten, Datenbanken oder Boards ansehen, kommentieren oder bearbeiten darf.
Sie integrieren zudem Update-Streams und Inbox-Benachrichtigungen für Web und Mobile, sodass keine Erwähnung oder Änderung verpasst wird, selbst unterwegs.
KI-Unterstützung
Notion AI bündelt Sitzungsprotokoll-Transkription, Unternehmenssuche und Recherchemodus in einem Toolkit ohne Aufpreis in den Business- und Enterprise-Tarifen.
Die KI-Blöcke von monday.com bieten generative und analytische Aktionen – z. B. Zusammenfassungen, Kategorisierung und Sentiment-Erkennung – direkt in Boards und Automatisierungen.
Notion fokussiert auf Inhaltserstellung und Wissensabruf, während monday.com operative Workflow-Automatisierung in den Vordergrund stellt. Beide Plattformen bauen ihre KI-Bibliotheken und Integrationen schnell aus, um manuellen Aufwand zu minimieren.
Die KI-Sitzungsnotizen erscheinen als neuer /meeting-Block, der Live-Diskussionen transkribiert und nach Ende automatisch prägnante Zusammenfassungen mit To-dos erstellt.
Unternehmenssuche führt natürliche Sprachabfragen in Notion und verbundenen Apps – Slack, Google Drive, Teams, GitHub – durch und liefert kontextreiche Ergebnisse ohne Workspace-Wechsel.
In monday.com finden Sie KI-Blöcke im Column Center und Automation Center, die No-Code-Aktionen zum Kategorisieren, Textoptimieren, Übersetzen, Extrahieren von Daten oder Sentiment-Erkennung bieten – alles via KI-Tab konfigurierbar.
Jede KI-Aktion verbraucht einen Credit, und Sie können die Blöcke in jede Spalte oder Automatisierungs-Recipe einbetten, um Workflows ohne Code zu bereichern.
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Preise
Die Preisgestaltung von Notion basiert auf Nutzer-Plänen und umfasst vier Stufen:
- Free: 0 €/Nutzer/Monat, ideal für persönliche Projekte.
- Plus: 9,50 €/Nutzer/Monat (jährlich), für kleine Teams und Profis.
- Business: 19,50 €/Nutzer/Monat (jährlich), mit erweiterten Berechtigungen, SAML SSO, Analytics und 90-Tage-Historie.
- Enterprise: Individuelles Angebot für große Organisationen, mit SCIM, Audit-Logs, erweiterten Sicherheitskontrollen und dediziertem Customer Success Manager (auf Anfrage).
Die Preisgestaltung von monday.com folgt ebenfalls einem Nutzer-Modell mit fünf Stufen:
- Free: 0 €/Nutzer/Monat (bis 2 Plätze), inkl. unbegrenzter Docs, 3 Boards und 200+ Vorlagen.
- Basic: 9 €/Nutzer/Monat (jährlich), fügt unbegrenzte Viewer, unbegrenzte Items, 5 GB Speicher und 500 KI-Credits hinzu.
- Standard: 12 €/Nutzer/Monat (jährlich), fügt Zeitachsen- & Gantt-Ansichten, Kalender, Gastzugriff, 250 Automatisierungen und 250 Integrationen hinzu.
- Pro: 19 €/Nutzer/Monat (jährlich), fügt private Boards, Diagrammansicht, Zeiterfassung, Formelfelder und 25 000 Automatisierungs- & Integrations-Aktionen hinzu.
- Enterprise: Individuelles Angebot für Enterprise-Skalierung, Multi-Level-Berechtigungen, erweiterte Governance, Analytics und 24/7 Prioritäts-Support (auf Anfrage).
Fazit
Zusammenfassend bieten beide Plattformen einzigartige Vorteile:
👉 Wählen Sie Notion, wenn Sie einen Workspace wünschen, der Dokumente, Datenbanken, Wikis und Aufgaben mit KI-Sitzungsnotizen, Unternehmenssuche und Recherchemodus kombiniert sowie native Formular-, E-Mail- und Kalender-Apps für durchgängiges Arbeiten bereitstellt.
👉 Wählen Sie monday.com, wenn Sie ein strukturiertes Work OS mit visuellen Kanban-Boards, Zeitachsen und Gantt-Ansichten, leistungsstarken Automatisierungen, über 200 Integrationen und KI-Blöcken sowie spezialisierten Modulen für Projektmanagement, Sales-CRM und Service-Teams bevorzugen.
Wenn Sie Notion in Ihren Alltag integrieren, sollten Sie seine Funktionen mit 2sync erweitern – einem starken Tool zur Synchronisation von Notion mit Ihren externen Apps und Diensten.
So kann Notion nicht nur intern Aufgaben verwalten, sondern auch dynamisch mit anderen Services interagieren und Ihre Produktivität und Effizienz steigern.
