Erinnerungen in Notion einrichten (3 Methoden)

Notion Erinnerungen (Reminder) benachrichtigen Sie über bevorstehende Fristen, Aufgaben und Termine zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt. Sie können sie auf drei Wegen erstellen: per @erinnern-Befehl direkt auf einer Seite, über die Erinnern-Option in einer Datenbank-Datumseigenschaft oder per Datenbank-Automation, die Notion Benachrichtigungen automatisch nach definierten Bedingungen verschickt. Diese Anleitung erklärt jede Methode Schritt für Schritt auf Desktop und Mobilgeräten.

So erstellen Sie eine Inline-Erinnerung

Inline-Erinnerungen sind der schnellste Weg, um eine einmalige Benachrichtigung an beliebiger Stelle auf einer Notion-Seite zu setzen.

1. Öffnen Sie die Seite, auf der Sie die Erinnerung erstellen möchten.
2. Geben Sie @erinnern ein, gefolgt von einem Datum, einer Uhrzeit oder beidem.
   • @erinnern morgen
   • @erinnern Freitag um 17 Uhr
   • @erinnern 15. Juni 9 Uhr
3. Notion erstellt eine blaue Markierung. Klicken Sie darauf, um Datum, Uhrzeit, Zeitzone oder den Vorlauf (z. B. 30 Minuten vorher) anzupassen.

Die Markierung wird rot, sobald das Datum erreicht oder überschritten ist. Überfällige Einträge fallen so sofort ins Auge.

Auf dem Smartphone: Tippen Sie auf das @-Symbol in der Werkzeugleiste über der Tastatur, wählen Sie ein Datum und tippen Sie anschließend auf die Markierung, um Uhrzeit und Vorlauf anzupassen.

So setzen Sie eine Erinnerung in einer Notion-Datenbank

Datenbankerinnerungen sind an eine Datumseigenschaft gebunden. Jeder Eintrag in einer Tabelle, einem Board oder einer Kalenderansicht kann so seine eigene Benachrichtigung erhalten.

1. Öffnen Sie die Datenbank und klicken Sie auf den Eintrag, an den Sie erinnert werden möchten.
2. Klicken Sie auf das Feld Datumseigenschaft.
3. Wählen Sie im Kalender-Pop-up Ihr Datum.
4. Aktivieren Sie Erinnern und legen Sie fest, wann die Benachrichtigung erscheinen soll: am Tag selbst, einen Tag vorher, zwei Tage vorher oder zu einer benutzerdefinierten Uhrzeit.
5. Aktivieren Sie Uhrzeit einschließen, wenn Sie eine bestimmte Uhrzeit benötigen.

Diese Methode eignet sich besonders für Projekttracker, Redaktionskalender und jede Datenbank, in der mehrere Einträge einem gemeinsamen Fristenworkflow folgen.

So automatisieren Sie Erinnerungen mit Datenbankautomatisierungen

Notions Datenbankautomatisierungen senden Erinnerungsbenachrichtigungen automatisch, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Sie müssen die Erinnerungsoption nicht bei jedem Eintrag manuell aktivieren.

1. Öffnen Sie Ihre Datenbank und klicken Sie auf das Blitzsymbol (Automatisierungen) oben rechts.
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung.
3. Setzen Sie den Auslöser auf eine datumsbasierte Bedingung, z. B. „Wenn Datumseigenschaft 1 Tag vorher ist".
4. Setzen Sie die Aktion auf „Benachrichtigung senden an" und wählen Sie den Empfänger (Ersteller, zugewiesene Person oder eine bestimmte Person).
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Jedes Mal, wenn das Datum eines Datenbankeintrags die Auslöserbedingung erfüllt, sendet Notion automatisch eine Benachrichtigung. Das kommt wiederkehrenden Erinnerungen für regelmäßige Workflows wie Wochenreviews oder Monatsberichte am nächsten.

Welche Erinnerungsmethode passt zu Ihnen?

Für die meisten reichen Inline-Erinnerungen im Alltag aus. Wechseln Sie zu Datenbankerinnerungen, wenn Sie Fristen in einer Tabelle oder einem Board verwalten. Nutzen Sie Automatisierungen, wenn Sie automatische Benachrichtigungen für eine gesamte Datenbank wünschen.

Wie funktionieren Benachrichtigungen bei Notion-Erinnerungen?

Wenn eine Erinnerung ausgelöst wird, benachrichtigt Notion Sie über mehrere Kanäle:

• Desktop-App: sofortige Push-Benachrichtigung.
• Mobile App: Push-Benachrichtigung innerhalb von fünf Minuten.
• Posteingang: Ein rotes Symbol erscheint neben Posteingang in der linken Seitenleiste mit der Anzahl ungelesener Benachrichtigungen.
• E-Mail: Wenn Notion auf keinem Gerät geöffnet ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

Benachrichtigungseinstellungen anpassen

Gehen Sie zu Einstellungen und Mitglieder und klicken Sie auf Meine Benachrichtigungen. Dort können Sie:

• E-Mail-Benachrichtigungen ein- oder ausschalten.
• Mobile Push-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.
• Benachrichtigungen für bestimmte Seiten stummschalten.

Auf dem Smartphone tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben auf Ihrer Startseite, dann auf Einstellungen und wählen Meine Benachrichtigungen.

So weisen Sie eine Erinnerung einem Teammitglied zu

Um eine andere Person zu benachrichtigen, kombinieren Sie eine @Erwähnung mit @erinnern in derselben Zeile:

@erinnern Mittwoch 14 Uhr @Jack Smith Quartalsbericht prüfen

Die erwähnte Person erhält die Erinnerung zum angegebenen Zeitpunkt in ihrem Posteingang und kann direkt über die Benachrichtigung antworten.

Das funktioniert nur mit Inline-Erinnerungen. Für Datenbankerinnerungen nutzen Sie Automatisierungen, um Benachrichtigungen an bestimmte Personen zu senden.

Welche Einschränkungen haben Notion-Erinnerungen?

Notion-Erinnerungen decken die Grundlagen ab, haben jedoch einige Lücken:

• Keine nativen wiederkehrenden Erinnerungen. Sie können eine Erinnerung nicht wöchentlich oder monatlich wiederholen lassen. Mögliche Workarounds: Einträge per Vorlage duplizieren oder Datenbankautomatisierungen mit Datumsformeln nutzen. Speziell für wiederkehrende Aufgaben kann das Synchronisieren von Notion mit Todoist sinnvoll sein, da Todoist wiederkehrende Fälligkeitsdaten nativ unterstützt.
• Eingeschränkte Vorlaufoptionen. Datenbankerinnerungen bieten nur wenige Voreinstellungen (Tag selbst, 1 Tag vorher, 2 Tage vorher). Inline-Erinnerungen sind flexibler.
• Keine Kalender-App-Integration. Notion-Erinnerungen erscheinen nur im Benachrichtigungssystem von Notion. Sie tauchen weder in Google Kalender noch in Apple Kalender oder Outlook auf.
• Jede Erinnerung wird einzeln gesetzt. Ohne Automatisierung gibt es keine Möglichkeit, eine Standarderinnerung auf alle neuen Datenbankeinträge anzuwenden.

Mehr erfahren: Wiederkehrende Aufgaben in Notion erstellen

Wann Sie Notion-Erinnerungen einsetzen sollten

• Fristenverfolgung: Setzen Sie eine Datenbankerinnerung auf jede Aufgabe, damit nichts untergeht.
• Meeting-Vorbereitung: Erstellen Sie eine Inline-Erinnerung eine Stunde vor einem Meeting, um Ihre Notizen durchzugehen.
• Team-Übergaben: Erwähnen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen und setzen Sie eine Erinnerung für den Zeitpunkt, an dem Sie deren Input benötigen.
• Redaktionskalender: Automatisieren Sie Erinnerungen zwei Tage vor dem Veröffentlichungsdatum, damit Entwürfe rechtzeitig geprüft werden.
• Follow-ups: Nach dem Versand eines Angebots oder einer E-Mail fügen Sie eine Erinnerung hinzu, um in drei Tagen nachzuhaken.

Mehr erfahren: Die besten Aufgabenlistenvorlagen von Notion

Über Notion hinaus: Synchronisation mit einer Kalender-App

Notions integrierte Erinnerungen funktionieren innerhalb von Notion gut, erreichen aber weder den Kalender Ihres Smartphones noch synchronisieren sie mit Tools wie Google Kalender oder Outlook. Wenn jede Notion-Frist auch als Kalendereintrag mit eigener Benachrichtigung erscheinen soll, schließt die Synchronisation von Notion mit Google Kalender diese Lücke. Jeder Datenbankeintrag mit Datum wird automatisch zu einem Kalendereintrag, inklusive des eigenen Alarmsystems der Kalender-App.

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