Erinnerungen in Notion einrichten (3 Wege, auch wiederkehrend)

Eine Notion-Erinnerung meldet sich zu einem Datum und einer Uhrzeit, die Sie selbst festlegen: eine Frist, ein Termin, den Sie nicht verpassen dürfen. Dafür gibt es drei Wege.

Tippen Sie @erinnern auf einer beliebigen Seite, setzen Sie die Erinnerung in der Datumseigenschaft eines Datenbankeintrags, oder bauen Sie eine Datenbankautomatisierung, die Benachrichtigungen nach Zeitplan verschickt. Die ersten beiden Methoden laufen in jedem Plan, auch im kostenlosen. Die dritte setzt einen kostenpflichtigen Plan voraus.

Unten steht jede Methode Schritt für Schritt, dazu der Weg zu wiederkehrenden Erinnerungen und die Prüfliste, wenn keine Benachrichtigung ankommt.

So erstellen Sie eine Inline-Erinnerung

Inline-Erinnerungen sind der schnellste Weg, um eine einmalige Benachrichtigung an beliebiger Stelle auf einer Notion-Seite zu setzen.

1. Öffnen Sie die Seite, auf der Sie die Erinnerung erstellen möchten.
2. Geben Sie @erinnern ein, gefolgt von einem Datum, einer Uhrzeit oder beidem.
   • @erinnern morgen
   • @erinnern 19 Uhr
   • @erinnern Mittwoch um 13 Uhr
3. Notion erstellt eine blaue Markierung. Klicken Sie darauf, um Datum, Uhrzeit, Zeitzone oder den Vorlauf anzupassen, etwa 30 Minuten vorher.

Die Markierung wird rot, sobald das Datum erreicht oder überschritten ist. Überfällige Einträge fallen so sofort ins Auge.

Auf dem Smartphone: Tippen Sie auf das @-Symbol in der Werkzeugleiste über der Tastatur, wählen Sie ein Datum und tippen Sie anschließend auf die Markierung, um Uhrzeit und Vorlauf anzupassen.

So setzen Sie eine Erinnerung in einer Notion-Datenbank

Datenbankerinnerungen sind an eine Datumseigenschaft gebunden. Jeder Eintrag in einer Tabelle, einem Board oder einer Kalenderansicht kann so seine eigene Benachrichtigung erhalten.

1. Öffnen Sie die Datenbank und klicken Sie auf den Eintrag, an den Sie erinnert werden möchten.
2. Klicken Sie auf das Feld Datumseigenschaft.
3. Wählen Sie im Kalender-Pop-up Ihr Datum.
4. Aktivieren Sie Erinnern und legen Sie fest, wann die Benachrichtigung erscheinen soll: am Tag selbst, einen Tag vorher, zwei Tage vorher oder zu einer benutzerdefinierten Uhrzeit.
5. Aktivieren Sie Uhrzeit einschließen, wenn Sie eine bestimmte Uhrzeit benötigen.

Schritt 5 fügt dem Eintrag nicht nur eine Uhrzeit hinzu. Notions Hilfe-Center beschreibt das Kalenderfenster als die Stelle, an der Sie festlegen, wann Sie erinnert werden möchten, „z. B. 30 Minuten vor Beginn".

Dieser minutengenaue Vorlauf greift allerdings erst, wenn das Datum eine Uhrzeit trägt. Ohne Uhrzeit bleiben nur die tagesgenauen Voreinstellungen.

So automatisieren Sie wiederkehrende Erinnerungen mit Datenbankautomatisierungen

Eine Datenbankautomatisierung verschickt die Benachrichtigungen für Sie. Niemand muss bei jedem neuen Eintrag von Hand Erinnern aktivieren.

1. Öffnen Sie Ihre Datenbank und klicken Sie oben auf ⚡.
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung.
3. Wählen Sie einen Auslöser. Notion bietet drei an: Seite hinzugefügt, Eigenschaft bearbeitet und Jede/-n/-s {Rhythmus}.
4. Fügen Sie die Aktion Benachrichtigung senden an hinzu und wählen Sie die Empfänger. Möglich sind bis zu 20 Personen aus Ihrem Workspace oder diejenigen, die in einer Personeneigenschaft des Eintrags stehen.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Einen Auslöser nach dem Muster „einen Tag vor diesem Datum" gibt es in Notion nicht. Datumsgesteuerte Hinweise laufen stattdessen über den wiederkehrenden Auslöser.

So richten Sie eine wiederkehrende Erinnerung ein

Eine Notion-Erinnerung kann sich nicht von selbst wiederholen. Das Hilfe-Center beantwortet die Frage direkt: „Im Moment nicht, aber wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen sind bereits in Planung."

Der Auslöser Jede/-n/-s {Rhythmus} deckt dasselbe Bedürfnis von der Datenbank aus ab. Notion dokumentiert, was sich dabei einstellen lässt: eine Wiederholung jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und so weiter, dazu die Uhrzeit der Auslösung, ein Start- und ein Enddatum sowie die Zeitzone.

Kombiniert mit Benachrichtigung senden an ergibt das den Montagmorgen-Hinweis auf das Wochenreview, den niemand mehr anlegen muss. Richten Sie ihn auf eine Datenbank, die die wiederkehrende Arbeit ohnehin führt, etwa eine Wochenplanvorlage für Notion, und ergänzen Sie ihn um die Wiederholungsvorlagen aus unserem Leitfaden zu wiederkehrenden Aufgaben in Notion.

Welche Erinnerungsmethode passt zu Ihnen?

Für den Alltag reichen Inline-Erinnerungen. Wechseln Sie zu Datenbankerinnerungen, sobald Fristen in einer Tabelle oder einem Board stehen, und zu Automatisierungen, sobald derselbe Hinweis immer wieder fällig wird.

Wie funktionieren Benachrichtigungen bei Notion-Erinnerungen?

Wird eine Erinnerung ausgelöst, meldet sich Notion über mehrere Kanäle:

• Posteingang: Oben in der Seitenleiste erscheint neben Posteingang ein rotes Symbol.
• Desktop-App: eine Push-Benachrichtigung in der Notion-Desktop-App.
• Mobile App: eine Push-Benachrichtigung innerhalb von fünf Minuten nach dem Erinnerungszeitpunkt.
• E-Mail: Ist Notion zu diesem Zeitpunkt nicht geöffnet, erhalten Sie sowohl eine Push-Benachrichtigung auf dem Mobilgerät als auch eine E-Mail.

Benachrichtigungseinstellungen anpassen

Gehen Sie am Desktop zu Einstellungen und öffnen Sie Benachrichtigungen. Auf dem Smartphone tippen Sie in der oberen Ecke auf •••, um die Seitenleiste zu öffnen, dann auf Einstellungen und wählen Meine Benachrichtigungen.

Dort stehen vier Gruppen von Einstellungen:

• Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräten.
• Desktop-Push-Benachrichtigungen und Icons zur Kennzeichnung.
• Slack-Benachrichtigungen.
• E-Mail-Benachrichtigungen.

So weisen Sie eine Erinnerung einem Teammitglied zu

Um eine andere Person zu benachrichtigen, setzen Sie eine @Erwähnung und ein @erinnern in denselben Block:

@Jan Kohl @erinnern Mittwoch um 14 Uhr Quartalsbericht prüfen

Die erwähnte Person erhält die Erinnerung zum angegebenen Zeitpunkt in ihrem Posteingang und kann direkt aus der Benachrichtigung antworten.

Das funktioniert nur mit Inline-Erinnerungen. Für Datenbankeinträge leiten Sie Benachrichtigungen über eine Automatisierung an bestimmte Personen.

Warum Ihre Notion-Erinnerungen nicht ankommen

Eine Erinnerung, die nie eintrifft, hat meist einen dieser Gründe.

• Notion war bereits geöffnet. Läuft die App auf dem Handy oder am Rechner, wenn die Erinnerung fällig wird, bekommen Sie nur das rote Symbol am Posteingang statt Push und E-Mail. Diese beiden verschickt Notion nur, wenn die App geschlossen ist.
• Das Betriebssystem blockiert Notion. Prüfen Sie zuerst die Benachrichtigungsrechte für Notion in den Geräteeinstellungen.
• Der Energiesparmodus ist aktiv. Aggressives Energiesparen unter Android und iOS verzögert Hintergrund-Pushs. Die Erinnerung kommt dann spät statt gar nicht.
• Die Erinnerung trägt keine Uhrzeit. Ein reines Datum löst zur tagesgenauen Voreinstellung aus, nicht zu der Stunde, die Sie im Kopf hatten. Aktivieren Sie Uhrzeit einschließen und setzen Sie den Vorlauf selbst.
• Die Zeitzone stimmt nicht. Erinnerungen folgen der Zeitzone, die am Datum hängt. Den Standard Ihres Workspace ändern Sie unter Einstellungen, dann Meine Einstellungen, dann Datum und Uhrzeit.
• Sie arbeiten im kostenlosen Plan und haben eine Automatisierung gebaut. Dort lassen sich nur Automatisierungen für Slack-Benachrichtigungen anlegen, die gespeicherte Automatisierung läuft also gar nicht.

Welche Einschränkungen haben Notion-Erinnerungen?

Notion-Erinnerungen decken die Grundlagen ab, es bleiben aber Lücken:

• Eine einzelne Erinnerung kann sich nicht wiederholen. Die Automatisierung Jede/-n/-s {Rhythmus} weiter oben kommt dem am nächsten, was Notion dafür anbietet, und sie setzt einen kostenpflichtigen Plan voraus. Für Fälligkeitsdaten, die sich von Haus aus wiederholen, ist die Synchronisation von Notion mit Todoist der einfachere Weg.
• Ohne Uhrzeit bleibt der Vorlauf grob. Reine Datumserinnerungen kennen nur tagesgenaue Voreinstellungen. Inline-Erinnerungen und Termine mit Uhrzeit sind deutlich flexibler.
• Erinnerungen bleiben in Notion. Sie können eine Datenbank zu Notion Calendar hinzufügen, doch Notion benennt die Grenze klar: „Derzeit kannst du deine Notion-Datenbank nur in Notion Calendar anzeigen, nicht im Google- oder iCloud-Kalender." Was das im Alltag bedeutet, messen wir in 2sync vs. Notion Calendar und im Vergleich von Notion Calendar und Google Kalender.
• Jede Erinnerung wird einzeln gesetzt. Ohne Automatisierung gibt es keine Standarderinnerung für neue Datenbankeinträge.

Wann Sie Notion-Erinnerungen einsetzen sollten

• Fristenverfolgung: eine Datenbankerinnerung auf jeder Aufgabe, am besten in einer Notion-Aufgabenlisten-Vorlage.
• Meeting-Vorbereitung: eine Inline-Erinnerung eine Stunde vorher, um die Notizen durchzugehen.
• Team-Übergaben: eine Erwähnung plus Erinnerung für den Moment, in dem Sie den Input aus dem Team brauchen.
• Redaktionskalender: eine Datenbankerinnerung zwei Tage vor jedem Veröffentlichungstermin.
• Follow-ups: nach einem verschickten Angebot eine Erinnerung, in drei Tagen nachzuhaken.

Steht der Workspace darunter noch nicht, sind unsere Übersichten zu kostenlosen Notion-Vorlagen und zu Notion-Integrationen der Startpunkt.

Über Notion hinaus: Synchronisation mit einer Kalender-App

Notions eingebaute Erinnerungen funktionieren innerhalb von Notion gut. Den Kalender, der Sie morgens weckt, erreichen sie nicht.

Jeder datierte Datenbankeintrag kann zusätzlich ein echter Kalendereintrag werden, mit dem Alarm der Kalender-App. 2sync synchronisiert Notion in beide Richtungen mit Google Kalender, Outlook-Kalender, Todoist, Google Tasks, Gmail, Outlook Mail, Google Kontakte und Outlook Kontakte. Beginnen Sie mit der Synchronisation von Notion mit Google Kalender, oder mit dem Outlook-Kalender, wenn dort Ihr Arbeitstag läuft.

Die Frist, die Sie in Notion setzen, klingelt dann auf dem Gerät, das Sie ohnehin bei sich tragen.

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