Wie synchronisiert man Notion mit Todoist?

Notion und Todoist zählen zwar beide zu den beliebtesten Produktivitäts-Apps, verfolgen aber sehr unterschiedliche Ansätze. Notion dient als All-in-one-Arbeitsbereich für Notizen, Dokumente, Projektplanung und Live-Seiten. Todoist hingegen ist eine vielseitige To-do-App mit Funktionen wie natürlicher Spracheingabe, Boards und Kalenderansichten.

Wenn Sie beide nutzen, haben Sie sich wahrscheinlich schon gewünscht, dass sie nahtlos zusammenarbeiten. Falls nicht, entgeht Ihnen womöglich einer der besten Hebel für mehr Produktivität. In diesem Leitfaden zeigen wir jede Möglichkeit, Notion mit Todoist zu verbinden – von einfachen nativen Optionen bis hin zu Automations- und Synchronisationsdiensten von Drittanbietern. Wir beleuchten ehrlich die Vor- und Nachteile jeder Methode, damit Sie entscheiden können, was für Ihren Workflow am besten passt.

Warum Notion mit Todoist synchronisieren?

Beide Apps haben ihre Stärken: Notion glänzt bei der Organisation von Informationen, Projektplänen, Datenbanken und Dokumentation, während Todoist für das schnelle Erfassen von Aufgaben, Fälligkeitsdaten und das Abhaken von To-dos optimiert ist.

Viele Produktivitätsfans nutzen Notion für die Planung auf hoher Ebene oder Projektnotizen und Todoist für die tägliche Aufgabenverwaltung.

👉 Mehr erfahren: Notion vs. Todoist: Was ist die beste Wahl?

Manuell beide Orte aktuell zu halten, ist jedoch mühsam. Durch die Synchronisation von Todoist mit Notion stellen Sie sicher, dass Aufgaben und Notizen ohne Doppelerfassung konsistent bleiben.

Beispielsweise können Sie Aufgaben unterwegs in Todoist erfassen und diese erscheinen in Ihrem Notion-Arbeitsbereich neben Projektnotizen; oder Sie ändern den Status einer Aufgabe in Notion und lassen sie dadurch automatisch in Todoist als erledigt markieren.

Kurz: Die Integration liefert das Beste aus beiden Welten – den reichhaltigen Kontext und die Organisation von Notion plus das effiziente Aufgaben-Tracking von Todoist.

Im nächsten Schritt sehen wir uns alle Integrationsmethoden an – von der einfachsten bis zur leistungsfähigsten.

Aktuelle Optionen zum Synchronisieren von Notion und Todoist

Wir haben alle Wege geprüft, wie Sie Notion mit Todoist synchronisieren können – inklusive nativer Möglichkeiten und Lösungen von Drittanbietern.

Hier ist eine Gegenüberstellung aller Methoden. Klicken Sie auf eine Integration, um direkt zum entsprechenden Abschnitt zu springen.

Integration	Typ	Einrichtungsaufwand	Sync-Richtung	Kosten	Am besten geeignet für
Todoist in Notion einbetten	Natives Embed (iframe)	Einfach	Nur Ansicht, einseitig	Kostenlos	Schneller Blick auf Todoist innerhalb von Notion-Seiten
Zapier	Automationsplattform	Mittel	Einweg oder Zwei-Wege (mehrere Zaps)	Kostenlos eingeschränkt Bezahlt für Echtzeit	Individuelle Workflows, flexible Auslöser
IFTTT	Automationsplattform	Mittel	Meist einseitig	Kostenlos basic, Bezahlt für schnellere Prüfungen	Leichte Verknüpfungen, einfache Ereignisse
Pleexy	Spezieller Sync-Dienst	Einfach	Zwei-Wege in Echtzeit	Bezahlt (mit Testphase)	Einfache, konsistente Aufgabensynchronisation
TaskClone	Task-Extraktionsdienst	Einfach	Einweg mit Abschluss-Feedback	Bezahlt	To-dos aus Notizen nach Todoist übernehmen
Fortgeschritten: Make / n8n / eigene Skripte	Automation & Self-Hosted	Hoch	Einweg oder Zwei-Wege (individuell)	Kostenlos-Stufe Bezahlt für Volumen/Hosting	Technische Nutzer mit komplexen Multi-App-Flows
2sync	Dedizierte Sync-Plattform	Einfach	Zwei-Wege, in Echtzeit	Bezahlt (mit kostenloser Testphase)	Gesamtpaket: nahtlose, zuverlässige Notion ↔ Todoist-Sync

1. Todoist in Notion einbetten

Der schnellste Weg, Todoist in Notion zu nutzen, ist das Einbetten der Todoist-Oberfläche in eine Notion-Seite.

Notion kann externe Webseiten oder Apps einbetten – darunter die Web-App von Todoist oder eine bestimmte Projekt-/Filteransicht von Todoist. Diese native Integration entspricht praktisch einem Live-Todoist-Widget innerhalb Ihrer Notion-Seite.

So können Sie Ihre Todoist-Aufgaben neben Ihren Notion-Inhalten sehen und bedienen, ohne ständig zwischen Apps zu wechseln.

Wie bettet man Todoist in Notion ein?

1. Embed-Block in Notion einfügen: Tippen Sie in Ihrer Notion-Seite den Slash-Befehl /embed, um einen Einbetten-Block einzufügen.
2. Todoist-URL einfügen: Geben Sie im Embed-Block die URL von Todoist ein. Für die komplette App verwenden Sie https://todoist.com/app. Alternativ können Sie die URL eines konkreten Projekts oder einer Filteransicht aus Todoist kopieren.
3. Bei Todoist anmelden: Nach Link einbetten erscheint der Todoist-Login innerhalb des Blocks. Melden Sie sich an – anschließend sehen Sie die Todoist-Oberfläche direkt in Notion. Sie können durch Listen scrollen, Aufgaben hinzufügen/erledigen und Todoist wie in der Web-App bedienen.

🔒 Einschränkungen:

• Eingebettete Website (iframe), keine echte Synchronisierung.
• Änderungen betreffen nur Todoist; es werden keine Notion-Datenbankeinträge erzeugt.
• Aufgaben sind in Notion nicht für Relationen, Rollups, Formeln oder Filter nutzbar.
• Nicht als Notion-Daten gespeichert/indexiert; begrenzter Suchwert in Notion.
• Erfordert Internetverbindung und Todoist-Login innerhalb des Embeds.
• Im Browser am stabilsten; Desktop/Mobil-Embeds können träge oder eigenwillig sein.
• Keine Notion-Automationen oder Trigger aus eingebetteten Aufgaben.
• Nutzen Sie einen Sync-/Automationsdienst, wenn Sie echte Daten in Notion benötigen.

⚡ Wann geeignet? Wenn Sie Todoist-Aufgaben innerhalb Ihrer Arbeit in Notion anzeigen oder verwalten möchten (z. B. auf einer Projektseite in Notion), ist Einbetten schnell und praktisch – ohne zusätzliche Apps/Abos. Denken Sie daran: Es ist im Kern ein einseitiges „Fenster“, keine Datenverknüpfung zwischen Notion und Todoist.

2. Zapier

Zapier ist eine populäre No-Code-Automationsplattform, die tausende Apps verbindet – darunter Notion und Todoist.

Sie erstellen „Zaps“ – automatisierte Workflows aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen.

Ein einfaches Beispiel: „Wenn ein neuer Eintrag in einer Notion-Datenbank angelegt wird, erstelle eine Aufgabe in Todoist.“

In der Zapier-Bibliothek gibt es fertige Vorlagen für Notion-↔-Todoist-Integrationen, z. B.:

• Neue Todoist-Aufgaben zu einer Notion-Datenbank hinzufügen: Immer wenn Sie in Todoist eine Aufgabe anlegen, entsteht ein entsprechender Eintrag in Ihrer Notion-Datenbank.
• Todoist-Aufgaben aus neuen Notion-Einträgen erstellen: Fügen Sie in einer bestimmten Notion-Datenbank einen Eintrag hinzu, erzeugt Zapier automatisch eine Todoist-Aufgabe.
• Todoist-Aufgaben als erledigt markieren, wenn Notion-Items aktualisiert werden: Wird z. B. in Notion der Status auf „Erledigt“ gesetzt, findet Zapier die passende Todoist-Aufgabe und hakt sie ab.
• Notion aktualisieren, wenn eine Todoist-Aufgabe erledigt wird: Zapier erkennt abgeschlossene Aufgaben in Todoist und aktualisiert ein Feld (z. B. Checkbox/Status) im passenden Notion-Eintrag.

Trigger und Aktionen lassen sich beliebig kombinieren.

🔗 Zwei-Wege-Sync mit Zapier: Prinzipiell möglich, indem Sie mehrere Zaps bauen: einer für „Notion → Todoist“ (neue/aktualisierte Notion-Items erzeugen/ändern Aufgaben) und einer für „Todoist → Notion“ (neue/erledigte Aufgaben erzeugen/aktualisieren Seiten). Die Einrichtung ist allerdings komplex – vor allem die korrekte Zuordnung der Gegenstücke.

✅ Vorteile:

• Extrem flexibel.
• Viele Trigger und Aktionen verfügbar.
• Keine Programmierung nötig.
• Gut dokumentiert und zuverlässig.

❌ Nachteile:

• Kostenlos-Tarif für kontinuierliche Synchronisation begrenzt.
• Im Free-Tarif wird nur alle 15 Minuten geprüft.
• Bei vielen Updates sind Task-Limits schnell erreicht.
• Echtzeit oder höhere Frequenz erfordert Bezahlpläne.
• Aufwändig in der Pflege.
• Anfällig, wenn die Logik nicht sauber konfiguriert ist.

⚡ Wann geeignet? Wenn Sie eine anpassbare Integration möchten und die Logik selbst zusammenstellen wollen. Ideal für gezielte Einweg-Workflows („Wenn X in Notion, dann Y in Todoist“). Für nahtlose Zwei-Wege-Synchronisation in Echtzeit mit minimalem Setup sind spezialisierte Tools (unten) meist die bessere Wahl.

3. IFTTT

IFTTT („If This Then That“) ist ebenfalls eine Automationsplattform – etwas einfacher und verbraucherfreundlicher als Zapier.

Sie erstellen „Applets“ nach dem Muster „Wenn X passiert, dann tue Y“. Sowohl Todoist als auch Notion werden unterstützt, mit jedoch weniger Triggern/Aktionen als bei Zapier.

In IFTTT ist Notion als „Notion.so“ vertreten (Trigger wie „Neue Seite in Datenbank“); Todoist hat u. a. „Neue Aufgabe erstellt“ und „Aufgabe erledigt“.

Beispiel-Applet: „Wenn eine neue Seite in einer bestimmten Notion-Datenbank erstellt wird, dann füge eine Aufgabe in Todoist hinzu.“ Der Trigger ist „Neue Seite in Datenbank“ (Notion), die Aktion „Aufgabe erstellen“ (Todoist).

Umgekehrt geht auch „Wenn neue Aufgabe in Todoist, dann Seite in Notion erstellen“. Die Bausteine dafür sind vorhanden:

• Notion-Trigger: Neue Seite in Datenbank (wenn ein neuer Eintrag in einer ausgewählten DB angelegt wird).
• Todoist-Trigger: Neue Aufgabe, Aufgabe erledigt (inkl. Varianten wie „neue Aufgabe mit Etikett X“).
• Notion-Aktionen: Neue Seite in Datenbank erstellen.
• Todoist-Aktionen: Aufgabe erstellen (Projekt, Inhalt usw. festlegen).

Damit lassen sich Einweg-Synchronisationen umsetzen. Die Einfachheit bringt jedoch Grenzen mit sich:

🔒 Einschränkungen:

• Kostenlos prüft etwa stündlich; Pro-Tarif reduziert auf ~5 Minuten.
• Verzögerungen bei zeitkritischen Updates.
• Kein natives „vorhandenen Eintrag aktualisieren“ für Notion → echte Zwei-Wege-Sync schwierig.
• Suche + Update vorhandener Notion-Seiten unzuverlässig.
• Bearbeiten bestehender Aufgaben/Seiten umständlich oder nicht möglich.

⚡ Wann geeignet? Für eine leichte, ereignisbasierte Verknüpfung zwischen Notion und Todoist, wenn Echtzeit oder komplexe Logik nicht entscheidend sind. Für robuste Zwei-Wege-Aufgabensynchronisation stoßen Sie mit IFTTT jedoch schnell an Grenzen – dann sind Make oder spezialisierte Sync-Tools sinnvoller.

4. Pleexy

Pleexy ist ein Drittanbieter-Dienst, der speziell für die Synchronisation von Aufgaben zwischen Notiz-/Projekt-Apps und Aufgabenmanagern entwickelt wurde.

Der Dienst fungiert als intelligente Brücke und hält Aufgaben in Echtzeit synchron – mit Fokus auf zweiseitiges Erstellen und Aktualisieren.

So läuft es ab, wenn Sie Notion und Todoist mit Pleexy verbinden:

• Automatische Aufgabenerkennung: Pleexy durchsucht die definierten Notion-Bereiche/Datenbanken nach Aufgaben. Sie legen fest, wo Aufgaben liegen.
• Aufgabenerstellung & Konvertierung: Für jede gefundene Aufgabe erzeugt Pleexy ein Gegenstück in Todoist (oder umgekehrt) – Titel, Fälligkeitsdatum etc. werden übernommen; die Erstellung ist anpassbar.
• Kontinuierliche Zwei-Wege-Sync: Änderungen auf einer Seite spiegeln sich in Echtzeit auf der anderen wider – inkl. Erledigen.
• Anpassbare Regeln: Sie steuern, was synchronisiert wird – z. B. nur Items einer DB oder mit bestimmtem Status.

✅ Vorteile:

• Zwei-Wege-Sync zwischen Notion und Todoist.
• Echtzeit-Spiegelung von Erstellen, Aktualisieren und Erledigen.
• No-Code-Setup mit geführtem Mapping.
• Feingranulare Filter.
• Vermeidung von Duplikaten, Querverlinkung für Kontext.
• Zuverlässige Hintergrundautomation mit wenig Pflegeaufwand.

❌ Nachteile:

• Kostenpflichtig nach der Testphase.
• Fokus auf Aufgaben – keine vollständigen Notion-Strukturen.
• Feld-Mapping auf unterstützte Felder beschränkt.
• Kann brechen, wenn Sie DB-Schemata/Eigenschaftsnamen ändern.
• Weniger flexibel als Make/n8n für Edge-Cases.
• Vendor-Lock-in; Daten laufen über einen Drittanbieter.

⚡ Wann geeignet? Wenn Sie eine sofort einsatzbereite Zwei-Wege-Aufgabensynchronisation zwischen einer Notion-Datenbank/Seiten und Todoist möchten, inklusive beidseitiger Erledigungen, und einen gewarteten Dienst gegenüber Bastellösungen bevorzugen.

5. TaskClone

TaskClone besetzt eine besondere Nische: Aufgaben aus Notizen extrahieren und an den Task-Manager senden. Bekannt geworden mit Evernote, unterstützt TaskClone auch Notion und Todoist.

Funktionsweise für Notion und Todoist: Sie verbinden TaskClone mit Ihrem Notion- und Todoist-Konto. Enthält eine Notion-Seite Checklisten/To-dos (z. B. den Notion-To-do-Block), erkennt TaskClone diese und sendet sie über die Todoist-API an Todoist.

Es wird nicht die komplette Seite übertragen, sondern nur die einzelnen Aufgaben – TaskClone liest den Notizinhalt nach umsetzbaren Items aus.

Optional kann TaskClone den Erledigungsstatus zurückspielen: Haken Sie die Aufgabe in Todoist ab, markiert TaskClone sie in der Ursprungs-Notion-Seite als erledigt.

✅ Vorteile:

• Erfasst Aufgaben spontan in Notion.
• Spezialisierte Erkennung von To-dos im Rich-Text.
• Einfache Einrichtung.
• Sinnvoll, wenn Aufgaben in Notizen leben – nicht nur in Datenbanken.

❌ Nachteile:

• Keine vollständige Datenbank-Synchronisation.
• Überflüssig, wenn Sie Aufgaben ausschließlich über eine Notion-Datenbank verwalten.
• Geringerer Funktionsumfang als Pleexy oder 2sync.

⚡ Wann geeignet? Wenn Sie häufig Aufgaben in Notion-Seiten (z. B. Besprechungsnotizen, Journale, Projektnotizen) notieren und diese automatisch in Todoist landen sollen. Ideal, wenn Notion unstrukturierte Inhalte hält und Todoist die Master-Aufgabenliste ist.

6. Fortgeschritten: Make, n8n oder eigene API-Skripte

Für Power-User, die mehr Kontrolle wünschen oder Abo-Kosten vermeiden wollen, gibt es fortgeschrittene Optionen:

Make

Make ist ein leistungsstarkes visuelles Automationstool ähnlich Zapier – bekannt für flexible Multi-Step-Workflows („Szenarien“).

Todoist und Notion werden als Module unterstützt. Ein Szenario kann Änderungen beobachten (Webhook/zeitgesteuert) und entsprechende Aktionen in der jeweils anderen App ausführen.

Beispielsweise kann Make eine Notion-Datenbank auf neue/aktualisierte Seiten beobachten und daraufhin Aufgaben in Todoist erstellen/aktualisieren – und umgekehrt.

Vorteil: sehr feine Kontrolle über Daten-Mapping und Transformationen (z. B. gezielte Zuordnung von Notion-Eigenschaften zu Todoist-Feldern).

Nachteil: Lernkurve – für komplexe Integrationen jedoch äußerst fähig.

n8n

n8n ist ein Open-Source-Automationstool zum Selbsthosten (oder in der Cloud). Es bietet Knoten für Notion und Todoist.

Mit n8n bauen Sie Integrationen per Drag-and-Drop wie ein Flussdiagramm – inklusive maßgeschneiderter Zwei-Wege-Sync, sofern Sie die Zeit investieren.

Pluspunkt: frei selbst zu hosten und sehr flexibel (Code-Nodes für individuelle Logik möglich).

Eigene Skripte mit der Notion-API und der Todoist-API

Beide Plattformen bieten Entwickler-APIs. Technikaffine Nutzer können Skripte/Programme schreiben, die zyklisch Änderungen prüfen und Daten synchronisieren.

Beispiel: Ein Python-Skript, das neue, unerledigte Aufgaben aus Todoist holt und in eine Notion-Datenbank einfügt – und umgekehrt.

Die Notion-API erlaubt das Lesen/Schreiben von Seiten in Datenbanken; die Todoist-API das Erstellen/Aktualisieren von Aufgaben.

Eine robuste Zwei-Wege-Synchronisation von Grund auf ist jedoch anspruchsvoll: Feld-Mapping, Duplikatvermeidung, Authentifizierung beider APIs und ggf. Zustandsverwaltung (welche Aufgaben bereits synchronisiert wurden) sind zu lösen.

Empfehlenswert nur bei sehr spezifischen Anforderungen, die bestehende Tools nicht abdecken – oder wenn Sie die Herausforderung reizt.

7. 2sync

2sync ist eine dedizierte Sync-Plattform, die Notion besonders einfach mit anderen Apps verbindet – darunter Todoist. Anders als generische Automations-Tools fokussiert 2sync auf zuverlässige Zwei-Wege-Synchronisation, damit Ihre Notion-Datenbanken und Todoist-Projekte in Echtzeit ohne manuelles Zutun synchron bleiben.

So funktioniert es:

• Echte Zwei-Wege-Sync: In Todoist hinzugefügte/aktualisierte/erledigte Aufgaben erscheinen sofort in der gewählten Notion-Datenbank – und umgekehrt.
• Individuelles Feld-Mapping: Ordnen Sie Notion-Eigenschaften wie Status, Priorität und Fälligkeitsdatum den Todoist-Feldern zu (z. B. Etiketten, Priorität, Abschnitt, Projekt).
• Erweiterte Filter: Bestimmen Sie exakt, welche Aufgaben synchronisiert werden – z. B. nur solche mit bestimmtem Etikett oder aus einer bestimmten Ansicht.
• Nahtloses Setup: Konten verbinden, Datenbank und Projekt wählen, Felder zuordnen – fertig.
• Skalierbar: Starten Sie klein und erweitern Sie Regeln/Flows ohne Neuaufbau.
• Verlässlichkeit in Echtzeit: Ausgelegt, um Duplikate/Schleifen zu vermeiden – Probleme, die bei Zapier/IFTTT-Setups auftreten können.

✅ Vorteile:

• Speziell für Notion und Todoist gebaut.
• Intuitive Oberfläche – für Einsteiger und Fortgeschrittene.
• Zwei-Wege in Echtzeit – ohne Verzögerungen.
• Umfangreiches Feld-Mapping & erweiterte Filter.
• Einfaches Setup, geringer Wartungsaufwand.
• Skaliert von Solo-Nutzern bis Teams mit mehreren Datenbanken.

❌ Nachteile:

• Kostenpflichtig nach der kostenlosen Testphase.
• Bei sehr großen Teams werden Automationen komplexer.
• Fokus hauptsächlich auf Synchronisation.

⚡ Wann geeignet? Wenn Sie die nahtloseste Todoist-↔-Notion-Integration möchten. Ideal, wenn Todoist Ihre tägliche Ausführung und Notion Ihr strukturiertes Projekt-Tracking abbildet – ohne verpasste Updates, Duplikate oder Flickwerk-Automationen.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir Schritt für Schritt, wie synchronisiert man Notion mit Todoist – mit 2sync.

Wie synchronisiert man Notion mit Todoist mit 2sync

Dieser Abschnitt ist ein kompaktes Schritt-für-Schritt-Tutorial für die Synchronisation von Notion mit Todoist über 2sync.

Voraussetzungen:

• Ein Notion-Konto mit Berechtigung, Integrationszugriff für den Ziel-Arbeitsbereich/die Seiten zu teilen.
• Eine Notion-Datenbank für die zu synchronisierenden Aufgaben (bestehend oder aus unserer Vorlage).
• Ein Todoist-Konto mit mindestens einem zugänglichen/geteilt verfügbaren Projekt.
• Ein 2sync-Konto.

ℹ️ Hinweis zum Datenschutz: 2sync verbindet sich über die offiziellen APIs von Notion und Todoist. Sie autorisieren die Zugriffe sicher. 2sync fungiert lediglich als Brücke, damit Daten zwischen Ihren Tools fließen können.

Schritt 1: Neue Automatisierung erstellen

1. Gehen Sie auf 2sync.com und klicken Sie auf Jetzt automatisieren.
2. Wählen Sie im Katalog Todoist, um den Einrichtungsassistenten zu starten.
3. Bestätigen Sie ggf. den Arbeitsbereich und fahren Sie fort.

Schritt 2: Todoist-Konto verbinden

Erlauben Sie 2sync das Lesen/Schreiben in Ihrem Todoist, damit die Synchronisation in beide Richtungen funktioniert.

1. Klicken Sie im Assistenten auf + Add Todoist Connection.
2. Es öffnet sich das Todoist-Login. Wählen Sie das richtige Konto und bestätigen Sie die Berechtigungen.
3. Zurück in 2sync werden Ihre Projekte automatisch geladen.
4. Wählen Sie die zu synchronisierenden Projekte aus
   • Sie können außerdem ein Standardprojekt festlegen, in das neue Aufgaben aus Notion angelegt werden.

💡 Tipp: Wenn Sie Zugewiesene (Assignees) synchronisieren möchten, stellen Sie sicher, dass die betreffenden Personen Zugriff auf das gewählte Todoist-Projekt haben.

Schritt 3: Notion-Konto verbinden

Geben Sie 2sync Zugriff auf Ihren Notion-Arbeitsbereich und wählen Sie die zu synchronisierende Datenbank. Im Beispiel verwenden wir die integrierte Vorlage für einen schnellen Start.

1. Klicken Sie auf Connect with Notion.
2. Melden Sie sich ggf. an und prüfen Sie die Autorisierungsseite.
3. Wählen Sie die 2sync-Vorlage, um die vorbereitete Notion-Datenbank zu Ihrem Workspace hinzuzufügen.
4. Erteilen Sie den Zugriff mit Allow access, damit 2sync diese DB lesen/schreiben kann.
5. Zurück in 2sync: Warten Sie kurz, bis die Datenbanken geladen sind, und wählen Sie die Vorlage (Events and Tasks).
6. Klicken Sie auf Continue.

💡 Tipps:

• Wenn Sie Ihre eigene DB bevorzugen, wählen Sie im Notion-Picker Select pages und gewähren Sie Zugriff auf die betreffende Seite/DB.
• Erscheint die Vorlagen-DB nicht, klicken Sie im Assistenten auf Refresh oder warten Sie eine Minute und versuchen es erneut.

Schritt 4: Eigenschaften und Attribute zuordnen

Hier legen Sie fest, was wohin synchronisiert wird – und in welche Richtung.

1. Wählen Sie oben den Modus: Einweg zu Notion, Zwei-Wege-Synchronisation oder Einweg zu Todoist.
2. Ordnen Sie zuerst die Kernfelder zu: Aufgabenname, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Abgeschlossen.
3. Ordnen Sie optionale Felder zu, die Sie verwenden: Priorität (P1–P4), Etiketten, Projekt, Abschnitt, Zugewiesen an, Übergeordnete Aufgabe sowie Referenzen (IDs/Links).
4. Stellen Sie je Zeile die Pfeilrichtung(en) ein. Blau = aktiv, Grau = für dieses Feld nicht verfügbar.
5. Haben Sie in Notion neue Eigenschaften angelegt, klicken Sie auf Refresh Notion fields und beenden das Mapping.
6. Klicken Sie auf Continue.

Vollständige Feldzuordnungstabelle

Bei der Feldzuordnung definieren Sie den Datenfluss zwischen Notion und Todoist. Einige Eigenschaften unterstützen Zwei-Wege-Sync, andere nur Einweg. Die Tabelle zeigt alle Felder, passende Notion-Eigenschaftstypen und die erlaubten Richtungen.

Todoist-Feld	Empfohlene Notion-Eigenschaftstypen	Richtungen
Abgeschlossen	Checkbox, Status	⇄
Aufgabenname	Titel, Text, Auswahl	⇄
Abgeschlossen am	Datum	➞ Notion
Hinzugefügt am	Datum	➞ Notion
Automatisierungsname	Text, Auswahl	➞ Notion
Beschreibung	Text	⇄
Fälligkeitsdatum	Datum	⇄
Ist wiederkehrend	Checkbox	➞ Notion
Etiketten	Mehrfachauswahl	⇄
Unteraufgabe (Übergeordnetes Element)	Relation	⇄
Priorität (P1–P4)	Text, Auswahl	⇄
Projekt (Relation)	Relation zur Projekt-DB	⇄
Projekt	Text, Auswahl	⇄
Wiederholungsfrequenz	Text, Auswahl	➞ Notion
Verantwortlich	Text, E-Mail, Auswahl	⇄
Abschnitt	Text, Auswahl, Status	⇄
Synchronisierungsstatus	Text, Auswahl	➞ Notion
Aufgaben-URL	Text, URL	➞ Notion
Deadline	Datum	⇄
Projekt-ID	Text, Auswahl	➞ Notion
Aufgaben-ID	Text, Auswahl	➞ Notion
Verantwortlich (Notion-Arbeitsbereichsmitglieder)	Personen	⇄
Abschnitt (Relation)	Relation zur Abschnitte-DB	⇄
Notion Automations Data (veraltet)	Text	➞ Notion
Löschen in Todoist ⚠️	Checkbox, Status, Formel, Rollup	Notion ➞

⚠️ Wichtige Warnung zum Löschen: Wenn Sie das Feld „Löschen in Todoist“ mappen, löscht jede Notion-Seite, bei der diese Eigenschaft auf „wahr“ steht, die zugehörige Aufgabe in Todoist. Mappen Sie dies auf eine bestehende Eigenschaft mit bereits „wahren“ Werten, werden diese Aufgaben sofort gelöscht. Verwenden Sie hierfür eine dedizierte Checkbox und setzen Sie sie bewusst.

Schritt 5: Filter festlegen (optional)

Mit Filtern steuern Sie präzise, welche Aufgaben synchronisiert werden. Stellen Sie oben die Logik ein, fügen Sie Bedingungen hinzu und verfeinern Sie später bei Bedarf – ohne den Flow neu zu bauen.

1. Öffnen Sie im Filters-Schritt das Logik-Menü und wählen Sie Beliebige, Alle oder Keine der folgenden Bedingungen.
2. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
3. Wählen Sie den Bedingungstyp, setzen Sie den Operator und wählen Sie den Wert.
4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu. Wechseln Sie zwischen Beliebige/Alle/Keine, um exakt ein- oder auszuschließen.
5. Nach dem Hinzufügen/Umbenennen einer Notion-Eigenschaft klicken Sie auf Notion-Felder aktualisieren, damit sie in der Auswahlliste erscheint.
6. Klicken Sie auf Continue.

Vollständige Filterliste und Operatoren

Filter	Steuert	Operatoren	Beispiel
Notion-Eigenschaftswert	Ein-/Ausschluss per Eigenschaft in Ihrer Notion-DB	ist, ist nicht, ist leer, ist nicht leer	Nur Elemente synchronisieren, bei denen Status = Aktiv. Einträge ausschließen, bei denen Zugewiesen an leer ist.
Aufgabentitel	Abgleich per Wörtern im Todoist-Aufgabennamen	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Aufgaben überspringen, deren Titel Reise enthält.
Projektname der Aufgabe	Einschränkung nach Todoist-Projektname	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Nur Aufgaben synchronisieren, deren Projektname Work enthält.
Abschnittsname der Aufgabe	Einschränkung nach Todoist-Abschnitt	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Nur den Abschnitt Planung übernehmen.
Priorität	Filter nach P1 bis P4	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Aufgaben synchronisieren, die P1 oder P2 enthalten.
Etikett	Filter nach Todoist-Etikett (Label)	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Nur Aufgaben mit Etikett kunde-a einbeziehen.
Wiederkehrende Aufgabe	Ein-/Ausschluss von wiederkehrenden Aufgaben	ist wiederkehrend, ist nicht wiederkehrend	Tägliche Routine ausschließen, nur Einzelaufgaben synchronisieren.
Aufgabenbeschreibung	Abgleich per Beschreibungstext	enthält, enthält nicht, ist leer, ist nicht leer	Aufgaben übernehmen, die Rechnung erwähnen.

Bedingungen clever kombinieren

• Alle für strenge Einschlusslogik, z. B. Projekt enthält Work, Etikett enthält kunde-a und Fälligkeitsdatum ist nicht leer.
• Beliebige für breitere Abdeckung, z. B. Priorität enthält P1 oder P2.
• Keine für gezielten Ausschluss, z. B. kein Titel enthält admin, standby oder lunch.

Schritt 6: Standardwerte für Notion festlegen (optional)

Standardwerte gelten nur beim Erstellen neuer Notion-Seiten aus Todoist-Aufgaben. Gemappte Felder werden nie überschrieben; bestehende Seiten bleiben unverändert.

Wie legt man einen Standardwert fest?

1. Klicken Sie auf + Add default Notion value.
2. Wählen Sie eine Notion-Eigenschaft aus der Liste.
3. Definieren Sie einen statischen Wert (Emoji, Text, Auswahl, Checkbox, Relation, Personen, E-Mail, Zahl oder Datum).
4. Wiederholen Sie dies nach Bedarf. Klicken Sie auf Refresh Notion fields, falls Sie Eigenschaften während des Setups hinzugefügt haben.
5. Klicken Sie auf Continue.

Verfügbare Standardwerte

• Seitensymbol: Einheitliches Emoji für neue Seiten.
• Source: Seiten mit einem Label wie „Todoist“ kennzeichnen (Herkunft).
• Attendees Contacts: Verknüpfung zu anderer DB per Seiten-URL/ID.
• Calendar Name: Standard-Kalenderlabel (falls relevant).
• Conference Call URL: Statischer Meeting-Link.
• Event Color: Farb-Label zur Kategorisierung.
• Event Freebusy: Standardmäßig Frei/Belegt.
• Event Location: Standard-Ort, z. B. Büro.
• Event Organizer: Organisator vorbelegen.
• Event Response Status: Startstatus, z. B. Akzeptiert oder Ausstehend.
• Event Type: Typ wie Aufgabe/Besprechung.
• Event Visibility: Öffentlich/Privat.
• Is recurring event?: Als wiederkehrend kennzeichnen.
• Sub-item: Neue Seiten als Unteraufgaben unter einem Eltern-Item (Seiten-URL/ID).
• Sync status: Label wie Neu oder Synchronisiert.
• Task position: Standard-Sortiernummer.
• URL: Statischer Link für alle neuen Aufgaben.

Sie können ohne Standardwerte starten oder zunächst nur wenige setzen – später jederzeit verfeinern.

Schritt 7: Erweiterte Einstellungen und Abschlussprüfung

Jetzt folgt der Feinschliff vor dem Start. Benennen Sie die Automatisierung, aktivieren Sie hilfreiche Schalter, öffnen Sie die erweiterten Optionen und prüfen Sie die Einstellungen. Alles ist später änderbar.

Sie können Folgendes tun:

1. Geben Sie der Automatisierung einen klaren Namen.
2. Optional „Notion-Link unter jeder Beschreibung hinzufügen“ und „Notion-Einträge synchronisieren, die vor der ersten Synchronisierung erstellt wurden“ aktivieren.
3. Klicken Sie auf Show advanced settings und prüfen Sie die Optionen unten.
4. Klicken Sie auf Continue.

Verfügbare erweiterte Einstellungen

• Erledigte Aufgaben synchronisieren bis zu: Zeitraum rückwärts wählen (z. B. 7 Tage). Ältere Abschlüsse werden ignoriert. Größere Fenster verlangsamen den ersten Durchlauf.
• Löschung von Aufgabe zulassen: Ist dies aus, wird beim Löschen nur die Verknüpfung aufgehoben. Eingeschaltet löscht in beide Richtungen – nützlich, aber vorsichtig einsetzen.
• Synchronisierungsfrequenz: Wie oft 2sync prüft (z. B. alle 5 Minuten).
• Notion-Einträge ignorieren, die derzeit mit anderen Automatisierungen verknüpft sind: Verhindert Duplikate, wenn mehrere Flows dieselbe Datenbank nutzen.
• Detaillierte Aktivitätsprotokolle aktivieren: Ausführliche Logs zur Fehlersuche (können sensible Details enthalten).

Wenn Sie bereit sind, erscheint zuerst Synchronisierung testen. Führen Sie den Test aus, um alles zu verifizieren, oder Test überspringen und die Synchronisierung sofort starten.

Anschließend auf Continue – und Sie sind startklar!

Fazit

Die Synchronisation von Notion mit Todoist nimmt Ihnen die Reibung doppelter Pflege ab und schafft Zeit für die eigentliche Arbeit. Statt Deadlines zu kopieren, Checkboxen doppelt zu setzen oder sich zu fragen, wo der letzte Stand ist, erhalten Sie eine zweiseitig fließende „Single Source of Truth“. Und die Einrichtung ist unkompliziert.

Mit 2sync ist diese Synchronisation zuverlässig, in Echtzeit und vollständig anpassbar. Sie bestimmen das Mapping, die Filter und Standardwerte – die Plattform übernimmt den Rest im Hintergrund. Starten Sie mit einer Automatisierung und erweitern Sie nach Bedarf – ohne Hacks oder Flickwerk-Integrationen.