Notion vs. Todoist: Welches Tool ist besser?

Notion und Todoist gehören zu den beliebtesten Produktivitäts-Apps zur Organisation von Aufgaben und Projekten – sowohl privat als auch in der Teamzusammenarbeit. Beide verfolgen unterschiedliche Ansätze im Aufgabenmanagement: Notion bietet einen hochgradig anpassbaren All-in-One-Arbeitsbereich, während Todoist sich auf ein schlankes, effizientes Management von To-do-Listen konzentriert.

In diesem aktualisierten Vergleich beleuchten wir Notion vs. Todoist im Detail – Funktionen, Nutzererlebnis, Anpassbarkeit, Preise und mehr –, damit Sie das bessere Werkzeug für Ihre Anforderungen finden. Unser Ziel ist die umfassendste Anleitung – inklusive Tipps, wie Sie beide Tools zusammen für maximale Produktivität mit den richtigen Integrationen einsetzen.

Notion vs. Todoist auf einen Blick

Funktion	Notion	Todoist
Benutzerfreundlichkeit	Leistungsstark, aber teilweise komplex	Einfach, intuitiv
Lernkurve	Steiler – viele Funktionen zu meistern	Flacher – schnell startklar
Aufgabenmanagement	Flexibel; unterstützt viele Workflows	Verschlankt; auf Abschluss fokussiert
Organisation & Struktur	Datenbanken, Seiten, verschachtelte Hierarchien	Projekte (Listen/Boards), Abschnitte, Labels, Filter
Anpassung	Extrem hoch; sehr anpassbar	Moderat; auf Aufgaben/Listen fokussiert
Vorlagen	Umfangreiche Galerie; vielfältige Kategorien	Aufgabenorientierte Vorlagen für gängige Abläufe
Zusammenarbeit	Echtzeit-Bearbeitung; geteilte Arbeitsbereiche	Aufgabenzuweisung; Kommentare; Projektfreigabe
KI	Notion AI (inkl. Agents): Inhalte, Zusammenfassungen, mehrstufige Aktionen	Todoist Assist: Aufgabenvorschläge, Zerlegung, Priorisierung
Suche & Filter	Leistungsstarke Suche; Datenbank-Filter und Abfragen	Quick Find; erweiterte Filter (KI-Filterhilfe)
Mobile Apps	Verfügbar; nahezu vollumfänglich	Verfügbar; für schnelle Eingabe optimiert
Offline-Zugriff	Voller Offline-Modus (neu veröffentlicht)	Voller Offline-Modus; Auto-Sync online
Plattformen	Web, Windows, macOS, iOS, Android	Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS
Preise & Pläne	Free | Plus 11,50 €/Monat | Business 23,50 €/Monat | Enterprise	Free | Pro 4,99 €/Monat | Business 8 €/Monat

❗ Hinweis: Wenn Sie auf Affiliate-Links in diesem Artikel klicken, unterstützen Sie unsere Arbeit – ohne Mehrkosten für Sie.

Warum Notion wählen?

• Überlegene Funktionen für Notizen und Dokumentation.
• Hochgradig anpassbare Funktionen und Layouts.
• Mehrere Datenansichten (Listen, Tabellen, Kalender, Kanban-Boards, Zeitachsen).
• Umfassender Werkzeugkasten für Projektmanagement, Wikis u. v. m.
• Große Vielfalt an verfügbaren Vorlagen.
• Leistungsfähige Notion-AI-Funktionen für Inhalte und Insights.
• Läuft und synchronisiert auf allen wichtigen Plattformen.
• Großzügige kostenlose Version mit vielen Kernfunktionen.

▶️ Notion auswählen

Warum Todoist wählen?

• Optimiert für fokussiertes Aufgaben-Tracking und To-do-Listen.
• Natürliche Spracheingabe für schnelle Terminierung („jeden Montag um 8 Uhr“).
• Aufgeräumte, einfache, benutzerfreundliche Oberfläche.
• Sehr geringe Lernkurve.
• Einfache Freigabe und Zusammenarbeit bei Aufgaben.
• Viele Integrationen mit Kalendern, E-Mail u. a.
• Niedrige Kosten für Premium-Funktionen im Vergleich zu vielen Wettbewerbern.

▶️ Todoist auswählen

Was ist Notion?

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Notizen, Projektmanagement und Datenbanken auf einer einzigen, hochgradig anpassbaren Plattform vereint.

Seit dem Start 2016 befähigt Notion Einzelpersonen und Teams, Arbeit, Ideen und Informationen so zu organisieren, wie es zu ihren Anforderungen passt.

Von einfachen To-do-Listen und Besprechungsnotizen bis zu komplexen Projekt-Roadmaps und Wikis: Die flexiblen Bausteine von Notion erlauben Systeme für nahezu jede Aufgabe.

Die Stärke liegt in der Anpassungsfähigkeit: Nutzerinnen und Nutzer gestalten ihren Arbeitsbereich mit verschiedenen Ansichten, Vorlagen und Integrationen.

Die Fülle an Funktionen bringt eine gewisse Lernkurve mit sich, zahlt sich aber durch effiziente Abläufe und höhere Produktivität aus.

Lohnt es sich? Auf jeden Fall. Darum haben wir 2sync entwickelt, um Notion in einem echten 2-Wege-System mühelos mit anderen Apps – darunter Todoist – zu synchronisieren!

Was ist Todoist?

Todoist ist eine fokussierte, intuitive App für Aufgabenmanagement, die Einzelpersonen und Teams hilft, organisiert und produktiv zu bleiben.

Die aufgeräumte Oberfläche erleichtert das schnelle Erfassen von Aufgaben, das Setzen von Terminen und das Verfolgen des Fortschritts.

Todoist existiert seit 2007 und wurde über viele Jahre verfeinert. Zu den Stärken zählen wiederkehrende Aufgaben, natürliche Spracheingabe für Fälligkeiten, Prioritäten und die gemeinsame Nutzung von Projekten.

Es bietet zwar weniger Anpassung als etwa Notion, überzeugt aber durch Einfachheit und Zuverlässigkeit – ideal für alle, die ihre To-dos unkompliziert und effizient steuern möchten.

Notion vs. Todoist: Umfassender Vergleich

Nachfolgend finden Sie einen vollständigen Side-by-Side-Vergleich von Notion vs. Todoist in Bezug auf Bedienung, Aufgabenfunktionen, Anpassung, Zusammenarbeit, KI, Suche, Mobile/Offline und Preise – inklusive Hinweisen, wann der kombinierte Einsatz am sinnvollsten ist.

Benutzerfreundlichkeit

Notion ist äußerst leistungsfähig und flexibel, hat aber eine steilere Lernkurve als Todoist.

Die funktionsreiche und individuell gestaltbare Oberfläche kann anfangs überwältigen. Seiten erstellen, Datenbanken anlegen und das Block-Prinzip verstehen, braucht etwas Zeit und Geduld.

Durch die offene Struktur entwerfen Sie Ihr eigenes System (oder nutzen Vorlagen) für Aufgaben und Informationen.

Positiv: Das minimalistische Design und Drag-and-Drop machen Notion nach den ersten Schritten sehr angenehm in der Nutzung.

Nach der Einarbeitung wird Notion zur Spielwiese für Produktivität und erlaubt es, den Arbeitsbereich exakt auf den eigenen Workflow zuzuschneiden.

Todoist setzt hingegen konsequent auf Einfachheit.

Die Oberfläche ist vom ersten Start an aufgeräumt und intuitiv.

Eine Aufgabe hinzufügen geht so leicht wie einen Satz tippen (z. B. „Morgen 17 Uhr Lebensmittel einkaufen“), dank natürlicher Spracheingabe.

Aufgaben in Projekte einordnen oder Labels und Prioritäten vergeben ist selbsterklärend. Praktisch keine Einrichtung nötig – man kann sofort loslegen.

Auch wenn Todoist keine tiefgreifende Oberflächen-Anpassung bietet, schätzen viele, dass es „einfach funktioniert“.

Aufgaben und Unteraufgaben

Beide Plattformen erlauben es, Aufgaben zu erstellen und in kleinere Unteraufgaben zu gliedern – hilfreich für komplexe Vorhaben.

In Notion kann eine „Aufgabe“ eine einfache Checkbox sein oder – strukturierter – ein Eintrag in einer Aufgaben-Datenbank mit vielen Eigenschaften (Fälligkeit, Zuständigkeit, Status, Tags usw.).

Unteraufgaben lassen sich frei hinzufügen (z. B. als Liste oder Unterseite innerhalb eines Aufgaben-Eintrags), und die enthaltenen Informationen sind flexibel anpassbar.

Notion unterstützt zudem Abhängigkeiten: In einer Projektdatenbank kann eine Relation „Hängt ab von“ Aufgaben logisch verknüpfen, sodass sichtbar wird, was zuerst erledigt sein muss. Das ist für die Planung wertvoll und lässt sich in Zeitachsen visualisieren.

Auch Todoist unterstützt Unteraufgaben, bleibt dabei aber bewusst schlank und übersichtlich.

In Todoist kann jede Aufgabe Unteraufgaben haben; durch Einrücken wird die Hierarchie gebildet.

Mehrere Ebenen (Unteraufgaben von Unteraufgaben) sind möglich – ähnlich wie bei einer Gliederung. Standardmäßig erben neue Unteraufgaben Projekt und Fälligkeit der übergeordneten Aufgabe; beides lässt sich anpassen.

Werden alle Unteraufgaben abgehakt, wird die Hauptaufgabe automatisch als erledigt markiert.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind zentral für Routinen – beide Apps unterstützen sie, allerdings auf unterschiedliche Weise:

Notion besitzt keinen integrierten Parser für natürliche Sprache bei Wiederholungen. Typisch ist das Arbeiten mit Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und – je nach Bedarf – Automatisierungen (z. B. über die Notion-Wiederholfunktion in Datenbanken oder Integrationen/API). Das erlaubt hohe Flexibilität, ist aber weniger bequem.

Todoist bietet hier einen besonders nutzerfreundlichen Ansatz: Wiederholungen lassen sich in natürlicher Sprache festlegen – etwa „jeden Montag um 20 Uhr“, „alle zwei Mittwoche“ oder „täglich ab morgen“.

Das beschleunigt die Einrichtung und bleibt intuitiv. Zudem sind komplexe Muster möglich, z. B. „an jedem Werktag außer Mittwoch“.

Anpassung

Die Anpassungsmöglichkeiten von Notion sind nahezu unbegrenzt.

Oft als LEGO-Baukasten für Produktivität gelobt: Sie gestalten Seiten frei – Layout, Formatierung und Inhaltsblöcke nach Wunsch.

Sie können Datenbanken für Aufgaben, Notizen, Projekte oder andere Daten anlegen und benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen (Text, Datum, Zuständige, Formeln, Relationen usw.).

Dieselbe Datenbasis lässt sich in mehreren Ansichten darstellen – Tabelle, Kanban-Board, Kalender oder Galerie – per einfachem Wechsel der Ansicht.

Notion erlaubt außerdem das Einbetten externer Inhalte (z. B. Karten, Videos, Code-Snippets), sodass reichhaltige Dashboards entstehen.

Highlights der Notion-Anpassung:

• Eigene Datenbank-Eigenschaften: Beliebige Felder definieren (Status, Priorität, Aufwand usw.).
• Mehrere Ansichten: Pro Datenbank Board (Kanban), Kalender, Zeitachse, Liste, Galerie oder Tabelle – jeweils mit eigenen Filtern/Sortierungen.
• Formeln & Rollups: Formeleigenschaften erlauben Berechnungen wie in Tabellenkalkulationen; Rollups aggregieren Daten über Relationen hinweg.
• Verknüpfte Datenbanken: Datenbanken gespiegelt auf anderen Seiten anzeigen (auch gefiltert) – für kontextbezogene Teilmengen.
• Design & Erscheinungsbild: Helle/Dunkle Themes sowie eigene Icons und Cover; der Gesamtskin ist vorgegeben, doch Seiten lassen sich optisch ansprechend gestalten (Bilder, Trenner, Callouts usw.).
• Integrationen & API: Mit Dritttools erweitern und automatisieren, was nativ nicht möglich ist.

Todoist bietet bewusst weniger Anpassung – für viele ein Vorteil.

Der Fokus liegt auf einer konsistenten, schlanken Oberfläche für Aufgaben. Layouts werden nicht umgebaut; Aufgaben besitzen einheitliche Eigenschaften (Fälligkeit, Priorität, Labels, Kommentare etc.).

Trotzdem lassen sich einige Aspekte konfigurieren:

• Themenfarben – inkl. Dunkelmodus und mehreren Farbschemata.
• Projekte neu anordnen und verschachteln; Labels lassen sich ebenfalls gruppieren.
• Eigene Labels und Filter: Labels als Tags (z. B. „#dringend“), Filter als gespeicherte Sichten (z. B. „@dringend & heute“).
• Prioritäten (P1–P4): Farblich codiert und für Sortierungen nutzbar.
• Benachrichtigungen: Fein steuerbar für Erinnerungen, Kommentare, Zuweisungen usw.
• Boards & Kalenderansicht auf den Plänen Pro/Business.

Vorlagen

Notion bietet eine sehr umfangreiche Vorlagen-Galerie mit Tausenden Optionen nach Anwendungsfall – Arbeit, Studium, Privat, Projekte, Wikis, Docs u. a.

Die Spanne reicht von einfachen Agenda-Vorlagen und To-do-Listen bis zu komplexen Projektmanagement-Systemen und Content-Kalendern.

Eigene Vorlagen lassen sich frei erstellen. Daten lassen sich in Tabellen, Kalendern, Listen, Kanban-Boards, Zeitachsen und Galerien visualisieren.

Todoist-Vorlagen sind stärker auf konkrete Aufgabenabläufe fokussiert.

Abgedeckt werden u. a. Jahresziele, Marketing/Vertrieb, Kreatives, persönliche Produktivität, Support, Design, Produktmanagement, Entwicklung, Bildung und allgemeine Arbeit.

Die Anzahl ist geringer als im Notion-Kosmos; durch die geringere Anpassbarkeit sind es eher durchdachte Aufgabenlisten als komplexe Dashboards.

Zusammenarbeit

Notion stellt einen breiten Kollaborations-Werkzeugkasten bereit – ideal für Teams mit komplexen Projekten. Dazu gehören:

• Geteilte Arbeitsbereiche: Team-Workspaces mit feingranularen Berechtigungen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Gleichzeitiges Bearbeiten von Seiten und Datenbanken mit sofortigen Änderungen.
• Unbegrenzte Datei-Uploads: Dateien aller Art speichern und teilen.
• Rich-Text-Bearbeitung: Dokumente mit Formatierungen und eingebetteten Inhalten gemeinsam bearbeiten.
• Block-Baukasten: Seiten kreativ gemeinsam aufbauen.
• Kommentare & @-Erwähnungen: Kommunikation direkt im Kontext von Seiten und Aufgaben.
• Erinnerungen & Benachrichtigungen: Alle bleiben bei Aufgaben und Terminen auf Kurs.

Todoist unterstützt Teamarbeit in schlanker Form rund um Aufgaben. Dazu zählen:

• Aufgabenzuweisung: Aufgaben in geteilten Projekten bestimmten Personen zuweisen.
• Kommentare: Aufgaben diskutieren und Feedback geben.
• Projektfreigabe: Projekte teilen und Zugriffsrechte steuern.
• Echtzeit-Updates: Änderungen an Aufgaben/Projekten sofort sehen.

Rückgängig machen & Versionierung

Fehler passieren – eine gelöschte Aufgabe oder eine ungewollte Änderung. Beide Tools bieten „Sicherheitsnetze“, gehen jedoch unterschiedlich vor:

• Sofort rückgängig:
  • Notion: Strg/⌘ + Z (oder Schütteln/Drei-Finger-Tippen mobil) nimmt Aktionen der aktuellen Sitzung schrittweise zurück.
  • Todoist: Nach Abschluss/Neuplanung erscheint kurz ein Undo-Banner; alternativ Z drücken – das Zeitfenster ist knapp.
• Tiefere Historie:
  • Notion: Seitenschnappschüsse ca. alle 10 Minuten; Aufbewahrung 7 Tage (Free), 30 Tage (Plus), 90 Tage (Business), unbegrenzt (Enterprise). Gelöschte Seiten bleiben 30 Tage im Papierkorb.
  • Todoist: Activity Log für Ereignisse – 7-Tage-Zugriff in Free, unbegrenzt in bezahlten Plänen – plus tägliche Projekt-Backups in Pro/Business (automatisch die jüngsten 21 Kopien).

KI-Funktionen

Beide haben KI integriert – mit unterschiedlicher Bandbreite und Ausrichtung:

Notion AI: seit 2023 verfügbar und bis Ende 2025 deutlich ausgebaut. Assistent für Schreiben und Produktivität direkt in Notion; unterstützt u. a. beim Entwerfen von Inhalten, Zusammenfassen, Ton- und Stil-Anpassung, Ideenfindung, To-do-Generierung sowie Übersetzungen und Code-Snippets.

Im September 2025 folgte Notion 3.0: Agents. Die KI kann als „Agent“ aktiv in Ihrem Workspace handeln (z. B. Projektplan mit Aufgaben erzeugen, Fälligkeiten setzen und Seiten/Einträge anlegen – gemäß Ihrer Anweisungen).

Todoist Assist (2023/2024 eingeführt) ist fokussierter: Es erleichtert das Aufgabenmanagement, z. B. mit Aufgabenvorschlägen pro Projekt, dem Zerlegen großer Aufgaben in sinnvolle Unteraufgaben, automatischer Priorisierung/Terminierung, einer KI-gestützten Filterhilfe in natürlicher Sprache sowie kontextuellen Tipps, um Aufgaben klarer und umsetzbarer zu formulieren.

Suche und Filter

Notion bietet eine robuste Suche über den gesamten Workspace – inklusive Seiten, Datenbanken und teils sogar Text in Bildern. Ansichten in Datenbanken lassen sich mit Filtern/Operatoren sehr gezielt konfigurieren.

Todoist bietet ebenfalls eine leistungsfähige Suche und Filter. „Quick Find“ findet Aufgaben, Projekte, Labels oder Filter in Sekunden. Filterabfragen können komplexe Kriterien kombinieren (Fälligkeiten, Prioritäten, Zuständigkeiten) und als gespeicherte Sichten abgelegt werden.

Mobile Apps

Die mobile App von Notion liefert ein weitgehend vollständiges Erlebnis – Seiten erstellen/bearbeiten, Datenbanken nutzen, Aufgaben managen und im Team kollaborieren, alles auch unterwegs.

Die Oberfläche passt sich gut an kleinere Displays an, behält aber die Kernfunktionen. Aufgrund der Funktionsfülle wirkt die App für manche komplexer als die Desktop-Variante.

Die mobile App von Todoist ist speziell für Aufgaben unterwegs optimiert: schnell Aufgaben hinzufügen, Erinnerungen setzen, Fortschritt verfolgen – unkompliziert und effizient.

Offline-Zugriff

Früher eine Schwäche, doch seit August 2025 bietet Notion (Version 2.53) endlich einen Offline-Modus.

Seiten können für Offline-Zugriff markiert werden; kürzlich verwendete und favorisierte Seiten werden – insbesondere in bezahlten Plänen – automatisch lokal vorgehalten. Änderungen offline werden lokal gespeichert und beim nächsten Online-Kontakt synchronisiert.

Einschränkungen bestehen z. B. bei eingebetteten Live-Inhalten (Karten, Feeds) oder sehr großen/komplexen Datenbanken.

Todoist unterstützt Offline-Nutzung seit Langem: Aufgaben hinzufügen, abhaken, umsortieren usw. – alles funktioniert offline; beim erneuten Verbinden wird automatisch synchronisiert. Nahezu alle Kernfunktionen sind offline verfügbar (ausgenommen Aktionen, die Serverkommunikation erfordern, etwa neue Kollaboratoren).

Preise und Tarife

Beide bieten großzügige Free-Pläne; erweiterte Funktionen gibt es in den Bezahlplänen.

Tarif	Notion	Todoist
Free	0 €	0 €
Plus/Pro	Plus: 11,50 € pro Monat	Pro: 4,99 € pro Monat
Business	Business: 23,50 € pro Monat	Business: 8 € pro Monat
Enterprise	Individuelle Preisgestaltung	Nicht verfügbar (N/A)

⚠️ Hinweis: Notion bot früher ein optionales KI-Add-on für 10 $/Monat an. Seit Mitte 2025 ist der volle Umfang von Notion AI nur in Business/Enterprise enthalten; Free und Plus erhalten ggf. eine eingeschränkte KI-Nutzung bzw. Tests.

Fazit

Welches Tool sollten Sie wählen? Das hängt von Ihren Prioritäten und Anwendungsfällen ab – hier die Kurzfassung:

👉 Wählen Sie Notion, wenn Sie einen hochgradig anpassbaren All-in-One-Arbeitsbereich für unterschiedliche Inhalte (Aufgaben, Notizen, Dokumente, Datenbanken) benötigen – ideal für individuelle Workflows und Kollaboration über reines Aufgabenmanagement hinaus (z. B. Wikis, Projektspezifikationen).

👉 Wählen Sie Todoist, wenn Sie Schlichtheit und Effizienz im Aufgabenmanagement priorisieren. Für tägliche To-dos, Deadlines und persönliche/Team-Aufgaben ist Todoist in puncto Bedienbarkeit schwer zu schlagen – ideal, wenn Sie ohne viel Einrichtung starten möchten.

---

⚡ Oder nutzen Sie beide – mit 2sync!

Notion und Todoist ergänzen sich hervorragend: Planen Sie Projekte, Ziele und Zeitachsen in Notion – und erledigen Sie die täglichen, umsetzbaren Aufgaben in Todoist. Mit 2sync arbeiten beide nahtlos zusammen.

Unsere Automatisierung synchronisiert Aufgaben zwischen Notion und Todoist in Echtzeit. Neue oder geänderte Aufgaben erscheinen automatisch im jeweils anderen Tool. Kein doppelter Pflegeaufwand mehr – und Sie nutzen die Stärken beider Welten.

Mit 2sync können Sie:

• Projekte in Notion planen und dokumentieren 🧠
• Tägliche Aufgaben in Todoist managen und abschließen ✅
• Beide perfekt synchron halten – ganz ohne Aufwand 🔄

Verschlanken Sie Ihren Workflow, behalten Sie den Fokus und sparen Sie jede Woche Zeit.