Notion vs. Todoist: Was ist besser? [2025]

Notion und Todoist gehören zu den beliebtesten Apps für Organisation und Aufgabenmanagement, sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Sie eignen sich zudem hervorragend für den privaten Gebrauch. Dennoch gibt es wichtige Unterschiede darin, wie sie Aufgaben verwalten, To-do-Listen organisieren und Daten speichern. In diesem Artikel vergleichen wir Notion vs. Todoist, damit Sie entscheiden können, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt – unter Berücksichtigung von Funktionen, Benutzererfahrung, Anpassungsmöglichkeiten und Preisen.

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Notion vs. Todoist auf einen Blick

Funktion	Notion	Todoist
Benutzerfreundlichkeit	Sehr leistungsstark, aber mitunter komplex	Einfach, intuitiv
Lernkurve	Steiler, da mehr Funktionen zu meistern sind	Flacher, leicht zugänglich
Aufgabenmanagement	Flexibel, unterstützt verschiedene Workflows	Fokussiert auf das Erledigen von Aufgaben
Organisation & Struktur	Datenbanken, Seiten, verschachtelte Hierarchien	Projekte, Labels, Filter
Anpassung	Extrem hoch, sehr anpassbar	Moderat, auf Aufgabenorganisation ausgerichtet
Vorlagen	Umfangreiche Bibliothek, vielfältige Kategorien	Vorlagen für Aufgaben und Workflows
Zusammenarbeit	Echtzeit-Bearbeitung, gemeinsame Arbeitsbereiche	Aufgabenzuweisung, Kommentare, gemeinsame Projekte
KI	Notion AI: Inhaltserstellung, Zusammenfassungen	KI-Assistent: Aufgabenvorschläge
Suche & Filter	Leistungsstarke Filter, Datenbankabfragen	Erweiterte Filter, KI-gestützte Filter
Mobile Apps	Verfügbar, sehr umfangreich	Verfügbar, speziell auf Aufgaben ausgerichtet
Offline-Zugriff	Begrenzt (in Entwicklung)	Verfügbar
Integrationen	Große Bandbreite, im Ausbau	Wachsend, auf Produktivitätstools fokussiert
Plattformen	Web, Windows, macOS, iOS, Android	Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS
Preise & Tarife	Gratis | Bezahlpläne ab 11,50 €/Monat	Gratis | Bezahlpläne ab 5 €/Monat

Warum Notion wählen?

• Hervorragende Funktionalität für Notizen
• Sehr anpassbare Funktionen
• Verschiedene Datenansichten wie Listen, Tabellen, Kalender und Kanban-Boards
• Sehr umfangreiche Tool-Sammlung
• Große Auswahl an Vorlagen
• Leistungsstarke KI-Funktionen
• Funktioniert und synchronisiert auf allen Plattformen
• Großzügige Gratis-Version

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Warum Todoist wählen?

• Perfekter Fokus auf Aufgaben-Tracking
• Natürliche Sprache für eine einfache Aufgabenverwaltung
• Übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche
• Geringe Lernkurve
• Einfache Zusammenarbeit
• Viele Integrationen
• Niedrige Kosten

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Was ist Notion?

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Notizen, Projektmanagement und Datenbankfunktionen in einer hochgradig anpassbaren Plattform vereint.

Seit seinem Start im Jahr 2016 ermöglicht Notion Einzelpersonen und Teams, ihre Arbeit, Ideen und Informationen so zu organisieren, wie es am besten zu ihren Anforderungen passt.

Von einfachen To-do-Listen und Meeting-Notizen bis hin zu komplexen Projektfahrplänen und Wikis: Mit den flexiblen Bausteinen von Notion können Sie nahezu jedes System nach Maß erstellen.

Seine Stärke liegt in der Anpassbarkeit, da Sie Ihren Arbeitsbereich mit verschiedenen Ansichten, Vorlagen und Integrationen gestalten können.

Obwohl der große Funktionsumfang eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern kann, erhalten Sie dafür ein leistungsstarkes Tool, das Ihre Arbeitsabläufe optimiert und Ihre Produktivität steigert.

Was ist Todoist?

Todoist ist eine einfache, intuitive Aufgabenmanagement-App, die darauf ausgelegt ist, Einzelpersonen und Teams zu unterstützen, organisiert und produktiv zu bleiben.

Die übersichtliche Benutzeroberfläche und das benutzerfreundliche Design erleichtern es, Aufgaben schnell zu erfassen, Fälligkeiten festzulegen und den Fortschritt zu überwachen.

Todoist vereinfacht das Aufgabenmanagement mit Funktionen wie wiederkehrenden Aufgaben, Eingabe in natürlicher Sprache, Prioritätsstufen und gemeinsam genutzten Projekten.

Obwohl es nicht denselben Grad an Anpassung wie andere Plattformen (z. B. Notion) bietet, macht seine Einfachheit und Zuverlässigkeit es zu einer hervorragenden Wahl für alle, die eine klare und effiziente Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Aufgaben suchen.

Benutzerfreundlichkeit

Notion ist zwar äußerst leistungsstark und flexibel, hat aber eine steilere Lernkurve als Todoist.

Die Benutzeroberfläche, die viele Optionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet, kann anfangs überwältigend wirken. Mit einem klaren Design, der einfachen Erstellung von Seiten und der Möglichkeit, andere Websites und Anwendungen einzubinden, ist es hervorragend für Notizen und die Organisation von Informationen geeignet.

Allerdings müssen Sie Zeit investieren, um die Menüs, Datenbankfunktionen und Bausteine zu verstehen.

Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, verwandelt sich Notion in einen idealen Ort für Produktivität, an dem Sie Ihren Arbeitsbereich exakt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.

Todoist hingegen setzt konsequent auf Einfachheit.

Die aufgeräumte und ablenkungsfreie Oberfläche ist perfekt für alle, die ein unkompliziertes Tool zur Aufgabenverwaltung suchen. Das Hinzufügen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeiten und das Organisieren von Projekten geht intuitiv und erfordert wenig Einarbeitung.

Obwohl Todoist nicht denselben Grad an Anpassung wie Notion bietet, ist seine leichte Bedienbarkeit ein großer Vorteil für alle, die Wert auf Geschwindigkeit und Effizienz bei der Aufgabenverwaltung legen.

Aufgaben und Unteraufgaben

Beide Plattformen ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu erstellen und in kleinere Unteraufgaben zu gliedern, was eine klare Hierarchie zur Bewältigung komplexerer Projekte schafft.

Allerdings zeigt sich die Flexibilität von Notion besonders darin, dass Sie die Eigenschaften von Aufgaben anpassen, Rich-Text-Formatierungen hinzufügen und verschiedene Arten von Inhalten innerhalb einer Aufgabe einbetten können.

Darüber hinaus können Sie Abhängigkeiten festlegen, die anzeigen, welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.

👉 Erfahren Sie mehr: Wie Sie in Notion Unteraufgaben erstellen

Todoist, das ebenfalls Unteraufgaben unterstützt, verfolgt jedoch einen direkteren und klareren Ansatz.

Zum Hinzufügen einer Unteraufgabe in Todoist erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe innerhalb einer bestehenden. Die Unteraufgaben-Beziehung wird automatisch hergestellt.

Todoist unterstützt mehrere Ebenen von Unteraufgaben, sodass ähnliche Strukturen wie bei Notion möglich sind. Standardmäßig übernehmen Unteraufgaben das Projekt und das Fälligkeitsdatum der übergeordneten Aufgabe, diese lassen sich jedoch anpassen.

Wiederkehrende Aufgaben

Beide Tools unterstützen wiederkehrende Aufgaben, jedoch mit unterschiedlichen Umsetzungen.

Notion bietet zwar mehr Flexibilität hinsichtlich der Art, wie wiederkehrende Aufgaben in Ihren Arbeitsablauf eingebunden werden, erfordert jedoch einen etwas manuellen und komplexeren Einrichtungsprozess.

Notion besitzt keinen integrierten Parser für natürlichsprachliche Wiederholungen. Typischerweise erstellen Sie eine Vorlage für die wiederkehrende Aufgabe und automatisieren dann die Erstellung neuer Instanzen dieser Vorlage, entweder über die Wiederholungsfunktion einer Notion-Datenbank oder, für fortgeschrittenere Fälle, mithilfe von Drittanbieter-Integrationen oder der Notion-API. Das ermöglicht mehr Anpassung, geht aber zulasten der Einfachheit.

Todoist bietet einen benutzerfreundlicheren Ansatz, indem Sie wiederkehrende Aufgaben in natürlicher Sprache definieren können, etwa „jeden Montag um 20 Uhr“ oder „jeden zweiten Mittwoch“.

Dadurch wird das Einrichten wiederkehrender Aufgaben schnell und intuitiv. Darüber hinaus unterstützt Todoist auch komplexere Muster, beispielsweise „jeden Wochentag außer Mittwoch“.

Anpassung

Die Anpassungsmöglichkeiten in Notion scheinen nahezu unbegrenzt.

Sie können fast jeden Aspekt Ihres Arbeitsbereichs konfigurieren, von Farbschema und Schriftart bis hin zur Struktur und Funktionalität Ihrer Seiten und Datenbanken.

Diese umfangreiche Kontrolle erlaubt Ihnen, ein System zu erstellen, das genau auf Ihren Arbeitsstil und Ihre Präferenzen zugeschnitten ist. Zusätzlich zu Vorlagen bietet Notion mehrere Optionen:

• Benutzerdefinierte Eigenschaften. Definieren Sie Eigenschaften verschiedener Typen (Text, Zahl, Auswahl, Datum, Formel, Relation usw.).
• Mehrere Ansichten. Erstellen Sie Tabellen, Kanban-Boards, Listen, Kalender oder Galerien mit benutzerdefinierten Filtern, Sortierungen und Gruppierungen.
• Formeln. Automatisieren Sie Berechnungen und erstellen Sie dynamische Inhalte basierend auf anderen Eigenschaften.
• Verknüpfte Datenbanken. Verbinden Sie verschiedene Datenbanken, um Informationen in Beziehung zu setzen.
• Integrationen. Binden Sie Drittanbieter-Apps ein, um Funktionalitäten zu erweitern und Workflows zu automatisieren.
• Seiten-Design. Verwenden Sie Rich-Text-Formatierung, eingebettete Inhalte und freie Layouts, um das visuelle Erscheinungsbild zu gestalten.

Todoist bietet zwar einige Anpassungsoptionen, legt jedoch den Fokus auf eine saubere und konsistente Benutzererfahrung.

Sie haben Zugriff auf Themen und Farbschemata, aber Struktur und Kernfunktionen bleiben relativ standardisiert. Mögliche Anpassungen sind:

• Themen und Farben. Wählen Sie aus vordefinierten Themes und Farbpaletten.
• Benutzerdefinierte Labels. Erstellen Sie Labels zum Kategorisieren und Filtern von Aufgaben.
• Filter. Legen Sie benutzerdefinierte Filter an, um bestimmte Aufgabengruppen anzuzeigen.
• Projektorganisation. Organisieren Sie Aufgaben in Projekten und Unterprojekten.
• Prioritäten. Vergeben Sie verschiedene Dringlichkeitsstufen für Ihre Aufgaben.
• Benachrichtigungen. Bestimmen Sie, wann und wie Sie Benachrichtigungen erhalten.

Vorlagen

Notion bietet eine riesige Vorlagen-Galerie mit Tausenden von Optionen, sortiert nach Anwendungsfällen: Arbeit, Studium, privat, Projekte, Wikis, Dokumente und mehr.

Diese Vorlagen reichen von einfachen Sitzungsprotokollen und To-do-Listen bis hin zu umfassenden Projektmanagement-Systemen und Redaktionsplänen.

Sie können auch eigene Vorlagen erstellen und damit die komplette Kontrolle über die Struktur Ihres Arbeitsbereichs übernehmen. Die Flexibilität von Notion erstreckt sich zudem auf verschiedene Ansichten wie Tabellen, Kalender, Listen, Kanban-Boards, Zeitachsen oder Galerien, um Ihre Daten darzustellen.

Die Vorlagen von Todoist sind stärker darauf ausgerichtet, Benutzer bei bestimmten Aufgaben oder Workflows anzuleiten.

Sie decken Bereiche ab wie Jahresziele, Marketing und Vertrieb, Kreativität, persönliche Produktivität, Support, Design, Produktmanagement, Entwicklung, Bildung und allgemeine Arbeit.

Zwar sind sie nicht so umfangreich wie die Vorlagen in Notion, dienen aber als solider Ausgangspunkt für gängige Aufgaben und Projekte.

Zusammenarbeit

Notion stellt ein umfassendes Set an Kollaborationsfunktionen bereit, ideal für Teams, die an komplexen Projekten arbeiten. Dazu gehören:

• Gemeinsame Arbeitsbereiche. Erstellen Sie spezielle Arbeitsbereiche für Ihr Team, mit detaillierten Zugriffsrechten.
• Echtzeit-Kollaboration. Bearbeiten Sie Seiten und Datenbanken gleichzeitig und sehen Sie Updates sofort.
• Unbegrenzter Dateiupload. Speichern und teilen Sie beliebige Dateitypen in Ihrem Workspace.
• Erweitertes Text-Editing. Arbeiten Sie zusammen an Dokumenten mit umfangreichen Formatierungen und Einbettungen.
• Block-System. Arbeiten Sie gemeinsam an Seiten mit unterschiedlichen Content-Blöcken und fördern Sie die Kreativität.
• Kommentare und @Erwähnungen. Tauschen Sie sich direkt in Seiten und Aufgaben aus und benachrichtigen Sie bestimmte Teammitglieder.
• Erinnerungen und Benachrichtigungen. Halten Sie alle auf dem Laufenden mit Erinnerungen und Benachrichtigungen für Aufgaben und Fristen.

Todoist ermöglicht ebenfalls Zusammenarbeit, fokussiert sich jedoch primär auf Aufgabenmanagement. Zu den Teamfunktionen zählen:

• Aufgabenzuweisung. Weisen Sie in gemeinsamen Projekten Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu.
• Kommentare. Diskutieren Sie Aufgaben und geben Sie Feedback direkt in den Kommentaren.
• Gemeinsame Projekte. Teilen Sie Projekte und steuern Sie die Zugriffsrechte jedes Mitarbeiters.
• Echtzeit-Updates. Sehen Sie Änderungen an Aufgaben und Projekten sofort.

KI

Sowohl Notion als auch Todoist haben KI-Funktionen integriert, um die Produktivität zu steigern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Notion AI dient als vielseitiger Schreibassistent in Ihrem Arbeitsbereich und kann verschiedene Arten von Inhalten erstellen, zum Beispiel:

• Notizen und Zusammenfassungen. Zum schnellen Zusammenfassen von Meetings, Artikeln oder langen Dokumenten.
• To-do-Listen. Zur Generierung von Aufgabenlisten auf Basis Ihrer Notizen oder Projektskizzen.
• Blogposts und Artikel. Zum Erstellen von Gliederungen, Entwürfen und Feinschliff Ihres Schreibstils.
• Kreative Inhalte. Zum Experimentieren mit Ideen, Gedichten oder anderen kreativen Textformaten.
• Code. Zum Generieren von Code in verschiedenen Programmiersprachen.
• Übersetzungen. Zum Übersetzen von Text in mehrere Sprachen.

Notion AI hilft Ihnen zudem beim Verfeinern vorhandener Inhalte, indem die Textqualität verbessert, der Ton angepasst oder eine Zusammenfassung erstellt wird.

👉 Weitere Informationen: Notion AI vs. ChatGPT: Welches AI-Tool ist das beste für Sie?

Der KI-Assistent von Todoist konzentriert sich primär auf das Aufgabenmanagement. Er kann:

• Aufgaben vorschlagen. Er analysiert Ihre Projekte und schlägt fehlende Aufgaben vor.
• Große Aufgaben aufteilen. Größere Aufgaben in kleinere, handlichere Unteraufgaben untergliedern.
• Aufgaben priorisieren. Prioritäten in Abhängigkeit von Fristen und Wichtigkeit festlegen.
• Fälligkeitsdaten festlegen. Passende Termine für Ihre Aufgaben empfehlen.
• Aufgabenideen liefern. Inspiration und Vorschläge zu Ihren Projekten bereitstellen.

Suche und Filter

Notion verfügt über eine sehr leistungsfähige Suchfunktion, mit der Sie Ihren gesamten Arbeitsbereich durchsuchen können – einschließlich Seiten, Datenbanken und sogar Text in Bildern.

Sie können Schlüsselwörter, Filter und Operatoren einsetzen, um Ihre Suche zu verfeinern und bestimmte Informationen schnell zu finden.

Darüber hinaus bieten die Datenbankansichten von Notion umfangreiche Filterfunktionen, um benutzerdefinierte Ansichten nach Fälligkeiten, Labels oder verantwortlichen Teammitgliedern zu erstellen.

Todoist besitzt ebenfalls erweiterte Such- und Filterfunktionen.

Sie können in allen Projekten und Aufgaben nach Schlüsselwörtern, Labels und Filtern suchen, um Ihre Trefferliste zu präzisieren.

Außerdem gibt es eine Schnellsuche, mit der Sie in wenigen Tastenanschlägen Aufgaben, Projekte, Labels oder Filter finden.

Die Filter von Todoist erlauben komplexe Abfragen nach Kriterien wie Fälligkeitsdatum, Prioritätsstufe oder zugewiesenen Mitarbeitern. Sie können diese Filter speichern, um jederzeit rasch die wichtigsten Aufgaben aufzurufen.

Mobile Apps

Die mobile App von Notion bietet beinahe den vollen Funktionsumfang der Desktop-Version.

Sie können Seiten erstellen und bearbeiten, auf Datenbanken zugreifen, Aufgaben verwalten und im Team zusammenarbeiten – alles direkt auf Ihrem Smartphone.

Die Oberfläche ist gut gestaltet, sodass sich der Arbeitsbereich an den kleineren Bildschirm anpasst und dennoch die Hauptfunktionen beibehält.

Allerdings empfinden manche Nutzer die Komplexität von Notion auf dem Handy als etwas herausfordernder, da es sehr viele Funktionen gibt.

Die mobile App von Todoist hingegen ist gezielt für das Aufgabenmanagement unterwegs konzipiert.

Sie punktet durch eine schnelle und einfache Oberfläche, ideal zum Hinzufügen von Aufgaben, Einstellen von Erinnerungen und Überwachen Ihrer Liste.

Dank ihres Schwerpunkts auf Einfachheit und Effizienz können Sie damit auch ohne Computer schnell neue Aufgaben erfassen und organisiert bleiben.

Offline-Zugriff

Beim Offline-Modus hat Todoist einen deutlichen Vorsprung.

Seine mobilen und Desktop-Apps funktionieren reibungslos ohne Internetverbindung, sodass Sie auf Ihre Aufgaben zugreifen und diese verwalten können, auch wenn Sie gerade offline sind.

Alle Änderungen, die Sie offline vornehmen, werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Notion ist leider noch stark eingeschränkt im Offline-Betrieb.

Zwar können Sie einige zuvor geladene Inhalte auch ohne Internet noch anzeigen, jedoch keine neuen Seiten erstellen, keine vorhandenen Inhalte bearbeiten und auch nicht auf Datenbanken zugreifen.

Dennoch sei erwähnt, dass das Notion-Team aktiv daran arbeitet, die Offline-Funktionalität zu verbessern. Es ist daher möglich, dass sich diese Einschränkungen in naher Zukunft verringern.

Preise und Tarife

Sowohl Notion als auch Todoist stellen großzügige Gratis-Versionen zur Verfügung. Wer mehr Funktionen benötigt, kann auf einen kostenpflichtigen Plan umsteigen.

Plan	Notion	Todoist
Gratis	0 €	0 €
Plus/Pro	11,50 € pro Benutzer/Monat	5 € pro Benutzer/Monat
Business	17 € pro Benutzer/Monat	8 € pro Benutzer/Monat
Enterprise	Individuelles Angebot	Nicht verfügbar

⚠️ Hinweis: Notion bietet einen optionalen KI-Zusatz für 9,50 € pro Benutzer/Monat an.

Fazit

Notion und Todoist sind beides sehr leistungsfähige Produktivitätstools, jedes mit seinen eigenen Vorzügen und möglichen Nachteilen.

👉 Wählen Sie Notion, wenn Sie einen hochgradig flexiblen und anpassbaren Arbeitsbereich benötigen, um vielfältige Inhalte zu verwalten, an komplexen Projekten zusammenzuarbeiten und von leistungsstarken Datenbank- und KI-Funktionen zu profitieren.

👉 Wählen Sie Todoist, wenn Sie Einfachheit, Effizienz und einen klaren Fokus auf Aufgaben schätzen. Die intuitive Oberfläche, die reibungslose Zusammenarbeit und der solide Offline-Zugriff sind hier entscheidende Pluspunkte.

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Die Entscheidung zwischen den beiden kann schwierig wirken. Das Gute daran: Beide Tools lassen sich trotz ihrer Unterschiede integrieren und automatisieren, sodass sie auch gemeinsam funktionieren können.

Bei 2sync haben wir Lösungen entwickelt, um verschiedene Werkzeuge mit Notion zu synchronisieren, beispielsweise Google Calendar, Todoist und viele weitere Automatisierungen, die in Zukunft hinzukommen. Mit unserer Unterstützung können Sie von der Leistungsfähigkeit von Notion und der Einfachheit von Todoist profitieren – alles in einem reibungslosen Umfeld.

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