Notion vs. Todoist: Welches Tool passt 2026 zu Ihnen?

Welches Tool das richtige ist, hängt davon ab, was Sie damit vorhaben:

• Sie erfassen und erledigen vor allem Aufgaben. Todoist. Nach ein paar Minuten arbeiten Sie produktiv, und eine wiederkehrende Aufgabe richten Sie mit einem einzigen Satz ein.
• Sie wollen Notizen, Projekte und Aufgaben an einem Ort. Notion. Kein anderes Tool ist so formbar, und die Vorlagen-Galerie erspart Ihnen den Aufbau von Grund auf.
• Sie koordinieren ein Team über eine reine Aufgabenliste hinaus. Notion, wegen geteilter Arbeitsbereiche, Bearbeitung in Echtzeit und Berechtigungen, die Sie Seite für Seite vergeben.
• Sie planen an der einen Stelle und arbeiten an der anderen. Beide. Die Roadmap bleibt in Notion, den Tag arbeiten Sie in Todoist ab, und die Synchronisation dazwischen sorgt dafür, dass keine der beiden Seiten veraltet.

Der Preis entscheidet die Frage selten: Beide Tools starten kostenlos, Bezahlpläne beginnen bei 5 €/Monat (Todoist Pro) und 9,50 €/Monat (Notion Plus), jeweils bei jährlicher Abrechnung.

Wenn Sie weitere Kandidaten prüfen möchten: ClickUp liegt zwischen beiden, und unser Überblick der To-do-Listen-Apps deckt den Rest ab.

Notion vs. Todoist auf einen Blick

🥇 Fazit: Notion gewinnt bei Anpassung, Zusammenarbeit, KI-Breite und Vorlagen; Todoist gewinnt bei Bedienbarkeit, wiederkehrenden Aufgaben, Mobile-Geschwindigkeit und Preis-Leistung.

Welches Tool ist einfacher zu bedienen?

Todoist ist deutlich einfacher zu erlernen und im Alltag schneller. Auf G2 kommt Todoist bei der Bedienbarkeit auf 9/10, Notion auf 8,6/10.

Todoist funktioniert vom ersten Start an. Sie tippen eine Aufgabe so ein, wie Sie sie sagen würden, etwa „Morgen 17 Uhr Lebensmittel einkaufen", und Todoist erkennt Datum und Uhrzeit.

Projekte, Labels und Prioritäten vergeben Sie über übersichtliche Menüs. Die Struktur aus Eingang, Projekten und Etiketten passt ohne jede Einrichtung zu GTD (Getting Things Done).

Notion verlangt, dass Sie Ihr System zuerst bauen. Seiten, Datenbanken und Blöcke zu durchschauen dauert eine Weile, und bis dahin kann ein leerer Arbeitsbereich überwältigen.

Ist das Prinzip einmal verstanden, lässt sich der Arbeitsbereich exakt auf Ihren Workflow zuschneiden. Genau dafür wählt man Notion.

Wie verwalten Notion und Todoist Aufgaben?

Todoist ist schneller für die tägliche Aufgabenverwaltung, Notion gibt komplexen Projekten mehr Struktur.

Unteraufgaben und Abhängigkeiten

In Notion ist eine Aufgabe entweder eine Checkbox auf einer Seite oder ein Eintrag in einer Aufgaben-Datenbank mit den Eigenschaften, die Sie brauchen: Fälligkeit, Zuständigkeit, Status, Tags.

Unteraufgaben verschachteln Sie innerhalb einer Aufgabe, und eine Relation „Hängt ab von" zeigt, welche Aufgabe eine andere blockiert. In der Zeitleiste zeichnet Notion diese Abhängigkeiten als Pfeile. Die Einrichtung erklärt unser Leitfaden Unteraufgaben in Notion erstellen.

Diese Struktur hat ihren Preis. In unserem eigenen Arbeitsbereich braucht eine Aufgaben-Datenbank mit einigen tausend Zeilen, mehreren Relationen und ein paar Rollups einen spürbaren Moment zum Öffnen, auf dem Smartphone noch länger.

In Todoist rücken Sie eine Aufgabe unter eine andere ein, und schon ist sie eine Unteraufgabe, auch über mehrere Ebenen. Eine neue Unteraufgabe übernimmt Projekt und Fälligkeit der übergeordneten Aufgabe, solange Sie nichts anderes festlegen.

Wiederkehrende Aufgaben

Hier gewinnt Todoist. Sie legen die Wiederholung in natürlicher Sprache fest, etwa „jeden Montag um 20 Uhr", „alle zwei Mittwoche" oder „täglich ab morgen", und die Aufgabe wiederholt sich.

Notion hat dafür keinen Parser. Sie legen für die Aufgabe eine Datenbankvorlage an und lassen sie wiederholen, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Alles Komplexere braucht eine Automatisierung oder die API.

Fälligkeitsdatum und Deadline

Todoist trennt beides in den Bezahlplänen. Das Datum sagt, wann Sie an einer Aufgabe arbeiten wollen; die Deadline ist der Termin, den Sie nicht reißen dürfen.

Steht das Datum auf Mittwoch und die Deadline auf Freitag, taucht die Aufgabe am Mittwoch auf, und der harte Termin bleibt an ihr hängen.

Deadlines gibt es nur in den Plänen Pro und Business. Für Routineaufgaben rät Todoist zu einem wiederkehrenden Datum statt zu einer Deadline.

Notion hat nichts Eingebautes, aber zwei Datumseigenschaften, ein Bearbeitungsdatum und ein Fälligkeitsdatum, leisten dasselbe. Platz ist genug: Eine Notion-Datenbank fasst bis zu 500 Eigenschaften.

Der Haken ist der übliche: Sie legen selbst fest, was welches Datum bedeutet, bauen es und müssen es Monate später noch wissen.

Welches Tool ist anpassbarer?

Notion ist deutlich anpassbarer; Todoist bleibt bewusst bei einem einheitlichen Design.

Notion funktioniert wie ein LEGO-Baukasten. Mit denselben Bausteinen entstehen Notizen für Besprechungen, Roadmaps fürs Projektmanagement, persönliche CRMs und Team-Wikis. Was Notion dafür mitbringt:

• Eigene Eigenschaften: jedes Feld, das Sie brauchen, vom Status bis zur Aufwandsschätzung.
• Mehrere Ansichten: Tabelle, Board, Kalender, Zeitleiste, Liste oder Galerie über denselben Daten, jede mit eigenen Filtern. Eine Kalenderansicht können Sie sogar mit Google Kalender verbinden; passende Apps vergleicht unser Überblick der besten Kalender-Apps.
• Formeln, Rollups und verknüpfte Datenbanken: Berechnungen in der Datenbank, Summen über Relationen hinweg und gefilterte Kopien einer Datenbank auf anderen Seiten. Wer vor allem rechnen will, findet in Coda (seit Juli 2026 Superhuman Docs) mehr; wann sich das lohnt, ordnet Coda vs. Notion ein.
• Einbettungen und Erweiterungen: Karten, Videos und Widgets auf jeder Seite, dazu Chrome-Erweiterungen und die API.
• Optik: Dunkelmodus, Icons und Cover.

Todoist gibt jeder Aufgabe dieselben Felder: Datum, Priorität, Etiketten und Kommentare. Eigene Felder und Dokumente gibt es nicht, alles Weitere landet also im Aufgabentitel, in einem Kommentar oder in einer anderen App.

Was Sie in Todoist anpassen können:

• Farbschemata und Dunkelmodus.
• Verschachtelte Projekte und Labels sowie gespeicherte Filter.
• Vier Prioritätsstufen (P1 bis P4) und Ihre Benachrichtigungen.
• Ein Board-Layout in jedem Plan, dazu ein Kalender-Layout in Pro und Business.

Vorlagen

Notions Vorlagen-Galerie bietet Tausende Optionen für Arbeit, Studium und Privates, von der Besprechungsagenda bis zum kompletten Projektsystem und Inhaltskalender.

Für den Einstieg eignen sich die besten kostenlosen Notion-Vorlagen, für ein sofort nutzbares Aufgabensystem die besten Notion-Vorlagen für Aufgabenlisten.

Todoist-Vorlagen sind geführte Aufgabenlisten für Jahresziele, Marketing, Produktmanagement, Bildung und mehr. Es gibt weniger davon, und sie bleiben Aufgabenlisten statt Dashboards.

Welches Tool eignet sich besser für Teamarbeit?

Notion, sobald es um mehr als das Zuweisen von Aufgaben geht. Teams bekommen geteilte Arbeitsbereiche mit Berechtigungen pro Seite, Bearbeitung von Seiten und Datenbanken in Echtzeit, Kommentare mit @-Erwähnungen und Erinnerungen an Termine.

Todoist deckt die Teamarbeit rund um Aufgaben ab: geteilte Projekte mit Zugriffsrechten, Zuweisungen, Kommentare und Änderungen, die alle sofort sehen.

Seit April 2026 bietet der Business-Plan außerdem einen People-Tab (wer an einem Projekt beteiligt ist und woran gerade gearbeitet wird) und Insights (Teamaktivität und Abschluss-Trends).

Rückgängig machen und Versionsverlauf

• Notion: Strg/Cmd + Z nimmt jede Aktion der aktuellen Sitzung zurück. Seitenversionen bleiben 7 Tage (Free), 30 Tage (Plus), 90 Tage (Business) oder unbegrenzt (Enterprise) erhalten, gelöschte Seiten 30 Tage im Papierkorb.
• Todoist: Haben Sie eine Aufgabe abgehakt oder verschoben, können Sie das ein paar Sekunden lang rückgängig machen. Was in Ihren Projekten passiert ist, sehen Sie bei Beginner eine Woche zurück, in den Bezahlplänen vollständig. Pro und Business sichern Ihre Projekte außerdem täglich, die letzten 21 Backups bleiben erhalten.

Welches Tool hat bessere KI-Funktionen?

Notions KI kann deutlich mehr, die von Todoist bleibt bei Aufgaben.

Notion AI schreibt Entwürfe, fasst zusammen, überarbeitet, übersetzt und sammelt Ideen, und zwar auf jeder Seite. Aus einem Ziel macht sie auf Wunsch eine To-do-Liste.

Seit Notion 3.0 im September 2025 gibt es außerdem Agenten, heute Custom Agents genannt. Sie laufen nach Zeitplan oder auf einen Auslöser hin und arbeiten in Notion, Slack, Kalender, Figma, Linear und in Tools, die über MCP angebunden sind.

Bis Anfang Mai 2026 ließen sich Custom Agents kostenlos testen. Seitdem laufen sie über Notion-Credits (10 $ pro 1.000) und nur in Business und Enterprise.

Der chatbasierte Notion Agent, AI Meeting Notes und Enterprise Search bleiben in diesen Plänen ohne Aufpreis enthalten.

Notion Mail, der KI-E-Mail-Client von Notion, wurde am 22. September 2026 eingestellt. Wohin Ihre E-Mails jetzt in Notion gelangen, steht im Leitfaden zur Abschaltung von Notion Mail.

Todoists KI heißt Todoist Assist und kümmert sich darum, dass Aufgaben schnell erfasst werden und vorankommen:

• Ramble wandelt Gesprochenes in Aufgaben um, samt Datum, Etiketten und Priorität. Seit Januar 2026 steht es allen offen und ist weiterhin eine experimentelle Funktion, mit 10 Sessions pro Monat bei Beginner und unbegrenzt bei Pro und Business.
• Aus Fotos, PDFs, Textblöcken und weitergeleiteten E-Mails zieht Todoist die enthaltenen To-dos heraus.
• Task Assist macht aus einem Ziel eine Aufgabenliste, zerlegt eine große Aufgabe, formuliert eine vage um oder schlägt den nächsten Schritt vor.
• Filter Assist baut einen Filter aus einer Beschreibung in normaler Sprache, die Abfragesyntax müssen Sie dafür nicht lernen.

Welches Tool bietet bessere Suche und Filter?

Notion durchsucht mehr, Todoist findet eine Aufgabe schneller.

Notion durchsucht Seiten und Datenbanken im gesamten Arbeitsbereich, und die KI-Suche reicht bis in die Apps, die Sie mit Notion AI verbunden haben. Datenbankansichten filtern zusätzlich nach jeder beliebigen Eigenschaft.

Die Suche von Todoist springt mit wenigen Tastendrücken zu jeder Aufgabe, jedem Projekt, Etikett oder Filter. Gespeicherte Filter kombinieren Fälligkeit, Priorität, Etiketten und Zuständige zu Ansichten, die Sie mit einem Klick öffnen.

Wie unterscheiden sich Integrationen und Datenexport?

Todoist verbindet sich mit über 90 Apps, Notion mit über 100, aber die Integrationen ziehen in verschiedene Richtungen.

Todoist dockt dort an, wo Aufgaben entstehen: Slack, Google Kalender, Apple Watch, IFTTT und Zapier. Seit Mai/Juni 2026 synchronisiert es außerdem in beide Richtungen mit dem Outlook-Kalender: Terminierte Aufgaben erscheinen im Kalender, Änderungen fließen zurück.

Notions Konnektoren, etwa Slack, Figma, GitHub, Jira und Google Drive, holen vor allem Informationen herein.

Keine der beiden Apps importiert die andere. Notion importiert aus Confluence, Asana, Evernote und Trello sowie aus Dateien wie CSV, Markdown und Word, aber nicht aus Todoist. Todoist exportiert jeweils ein Projekt als CSV-Datei und lässt erledigte Aufgaben weg.

Ein Wechsel heißt deshalb Neuaufbau: jedes Projekt exportieren, die CSV-Datei an Ihre Notion-Eigenschaften anpassen, importieren und jede Wiederholungsregel von Hand neu anlegen.

Wollen Sie lieber beide Apps behalten, hält 2sync eine Notion-Datenbank und ein Todoist-Projekt in beide Richtungen synchron, mit Feldzuordnung und Filtern, alle 2 bis 5 Minuten.

Zapier und Make brauchen für jede Richtung eine eigene Automatisierung. Die Konnektoren im Vergleich:

• 2sync vs. Pleexy, der andere spezialisierte Konnektor zwischen Todoist und Notion.
• Zapier vs. Make, Zapier vs. n8n und Activepieces vs. n8n zu den allgemeinen Automatisierungstools.
• Zapier-Alternativen für Notion, einschließlich der Automatisierungen, die Notion selbst mitbringt.

Welches Tool ist mobil und offline besser?

In beiden Punkten Todoist, auch wenn Notion offline den größten Teil des Rückstands aufgeholt hat.

Die App von Notion kann fast alles, was die Desktop-App kann, und ist genau deshalb auf einem kleinen Bildschirm schwerfälliger.

Die App von Todoist ist dafür gebaut, unterwegs Aufgaben zu erfassen und abzuhaken, und es gibt sie auch für Apple Watch und Wear OS. Notion hat keine Watch-App.

Notion hat im August 2025 mit Version 2.53 einen Offline-Modus bekommen. Sie können Seiten offline ansehen, bearbeiten und erstellen, auf dem Desktop wie auf dem Smartphone.

Dafür markieren Sie die Seiten, die Sie brauchen; in den Bezahlplänen lädt Notion zusätzlich Ihre zuletzt besuchten und favorisierten Seiten herunter.

Eingebettete Inhalte, die eine Verbindung brauchen, aktualisieren sich offline nicht, und sehr große Datenbanken funktionieren möglicherweise noch nicht vollständig.

Todoist funktioniert seit Jahren offline. Sie fügen Aufgaben hinzu, haken sie ab und sortieren sie um wie gewohnt, und sobald das Gerät wieder online ist, wird alles synchronisiert. Nur Aktionen wie das Einladen von Mitwirkenden brauchen eine Verbindung.

Was kosten Notion und Todoist?

Todoist bietet das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis für reines Aufgabenmanagement; Notion rechtfertigt den höheren Preis, wenn Sie den ganzen Arbeitsbereich nutzen. Stand September 2026:

Notion-Preise

Todoist-Preise

Abschließendes Urteil: Kategorie für Kategorie

Fazit

Welches Tool sollten Sie wählen?

• Wählen Sie Notion, wenn Sie einen anpassbaren Arbeitsbereich für Aufgaben, Notizen, Dokumente und Datenbanken wollen oder im Team an mehr als nur Aufgaben zusammenarbeiten.
• Wählen Sie Todoist, wenn Sie einfaches, schnelles Aufgabenmanagement für tägliche To-dos und Deadlines suchen, privat oder im Team.
• Nutzen Sie beide, wenn Sie in Notion planen und in Todoist umsetzen. 2sync hält beides automatisch synchron.

Noch unschlüssig? Diese Beiträge gehen tiefer:

• Beste To-do-Listen-Apps und beste Tagesplaner-Apps, falls keines der beiden Tools richtig passt.
• TickTick vs. Todoist, Todoist vs. Google Tasks und Microsoft To Do vs. Todoist, für die übrigen Todoist-Duelle.
• Notion-Calendar-Alternativen, wenn Sie eine Kalenderebene über einem Notion-Setup suchen.

Beide zusammen nutzen mit 2sync

Notion und Todoist ergänzen sich: In Notion planen Sie, in Todoist arbeiten Sie den Tag ab. Genau für dieses Zusammenspiel haben wir 2sync entwickelt.

Mit der Notion Todoist Integration synchronisieren Sie Aufgaben automatisch in beide Richtungen. Sie ordnen Notion-Eigenschaften den Todoist-Feldern zu (Titel, Fälligkeit, Priorität, Etiketten), filtern Planungsnotizen und archivierte Einträge heraus und arbeiten in der App, die gerade passt.

Jede Änderung kommt je nach Plan innerhalb von 2 bis 5 Minuten an (Solo: 5 Min., Premium: 3 Min., Pro: 2 Min.). Alle Methoden im Vergleich und die Einrichtung Schritt für Schritt finden Sie unter Notion mit Todoist synchronisieren.

FAQ