Kostenloses Projektmanagement-Tool: Die 7 besten Optionen

Die Auswahl eines kostenlosen Projektmanagement-Tools ist knifflig, weil viele „Free“-Tarife Grenzen bei Nutzern, Boards oder Speicher verbergen. Wir haben die Free-forever-Tarife getestet und die Auswahl 2025 auf sieben Tools reduziert, die Kernansichten (Liste, Board, Kalender und – wo verfügbar – Gantt), Kollaboration und wichtige Integrationen unterstützen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, für wen jede App geeignet ist, was tatsächlich kostenlos enthalten ist und welche Fallstricke Sie vor der Entscheidung beachten sollten.

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools im Überblick

Software	Am besten geeignet für	Highlight
Notion	Komplette Produktivitäts-Suite	All-in-one-Workspace für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken
Trello	Visuelles Projektmanagement	Kanban-Boards für intuitive Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit
Asana	Team-Kollaboration	Verschlankte Workflows, Aufgabenmanagement und Projekt-Timelines
ClickUp	All-in-one-Projektmanagement	Breites Featureset für Aufgaben, Kollaboration und Docs
Jira	Softwareentwicklungsteams	Agile Boards, Issue-Tracking und Dev-zentrierte Workflows
Zoho Projects	Gantt und Zeiterfassung mit kleinem Budget	Solider Gratis-Tarif mit Kern-PM, Gantt und Kollaboration
Nifty	Einfaches, schlankes Team-PM	Integrierter Chat, Docs, Aufgaben und Roadmaps ohne Tool-Overhead

So sind wir vorgegangen

Wir haben die Free-forever-Tarife jeder App getestet und Limits auf offiziellen Preis-/Hilfeseiten verifiziert. Priorität hatten Kernansichten (Liste, Board, Kalender – plus Gantt/Timeline, wo verfügbar), Kollaboration und praxisnahe Limits (Nutzer/Projekte/Speicher). Wenn ein Feature nur bezahlt verfügbar ist oder gedeckelt wird, nennen wir es explizit, damit Sie später nicht ausgebremst werden.

Free-Plan-Limits im Überblick

Tool	Nutzer/Projekte	Speicher (frei)	Hinweise
Notion	Gäste: 10; Mitglieder erlaubt (Block-Limit bei 2+ Mitgliedern)	5 MB pro Datei	Unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen; erweiterte Admin/Berechtigungen nur bezahlt
Trello	Bis zu 10 Mitwirkende & 10 Boards pro Workspace	10 MB pro Datei	250 Butler-Befehle/Monat; unbegrenzte Karten; unbegrenzte Power-Ups pro Board
Asana	Bis zu 10 Teammitglieder	—	Timeline/Gantt und erweitertes Reporting sind kostenpflichtig
ClickUp	Unbegrenzte Mitglieder	60 MB gesamt	Viele erweiterte Funktionen im Gratis-Tarif begrenzt
Jira	Bis zu 10 Benutzer	2 GB	Community-Support; tägliches E-Mail-Limit im Gratis-Tarif
Zoho Projects	Bis zu 5 Benutzer; 3 Projekte	5 GB	Gute Basis für Gantt/Zeiterfassung nach Upgrade
Nifty	Unbegrenzte Mitglieder; 2 aktive Projekte	100 MB	Integrierter Chat, Docs, Aufgaben

1. Notion

🥇 Am besten für: Komplette Produktivitäts-Suite
✨ Highlight: All-in-one-Workspace für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken

✅ Vorteile:

• Kombiniert Docs, Aufgaben und Datenbanken an einem Ort
• Hochgradig anpassbare Vorlagen
• Echtzeit-Kollaboration und Kommentare
• Einbindungen und Integrationen mit gängigen Tools

❌ Nachteile:

• 5 MB/Datei Upload-Limit im Free-Plan
• Erweiterte Admin-/Berechtigungen und Analytics nur in bezahlten Tarifen

Notion ist ein All-in-one-Workspace, der Dokumente, Datenbanken und Task-Boards verbindet, damit Projektpläne, Spezifikationen und To-dos zusammenleben. Im Gratis-Tarif erhalten Einzelpersonen unbegrenzte Blöcke sowie flexible Bausteine wie Relationen, Rollups und Templates. Teams arbeiten in Echtzeit mit Kommentaren und @Erwähnungen zusammen; das 5-MB-Dateilimit und die erweiterten Admin-Kontrollen in den Bezahlplänen sollten Sie für künftiges Wachstum im Blick behalten.

👉 Mehr erfahren: 10 beste Notion-Alternativen

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2. Trello

🥇 Am besten für: Visuelles Projektmanagement
✨ Highlight: Kanban-Boards für intuitive Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit

✅ Vorteile:

• Benutzerfreundliche, visuelle Oberfläche
• Unbegrenzte Karten und Power-Ups pro Board
• Integrierte Automatisierung mit Butler
• Gute Integrationen

❌ Nachteile:

• Begrenzte Projektansichten (kein natives Gantt)
• Free-Plan: 10 Boards pro Workspace und bis zu 10 Mitwirkende
• 10 MB/Datei im Gratis-Tarif

Trellos Karten-und-Listen-Modell ist der schnellste Weg, einen schlanken Projekt-Workflow aufzusetzen. Ziehen Sie Karten zwischen Spalten, fügen Sie Checklisten, Labels und Fälligkeiten hinzu und automatisieren Sie wiederkehrende Schritte mit Butler. Der Free-Plan unterstützt unbegrenzte Karten und Power-Ups pro Board, deckelt jedoch auf 10 Boards pro Workspace und bis zu 10 Kollaborierende. Ideal für einfache Pipelines, Content-Kalender oder persönliche Planung.

👉 Mehr erfahren: Notion vs. Trello: Welches sollten Sie wählen?

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3. Asana

🥇 Am besten für: Team-Kollaboration
✨ Highlight: Verschlankte Workflows, Aufgabenmanagement und Projekt-Timelines

✅ Vorteile:

• Listen-, Board- und Kalenderansichten
• Starke Integrationen und App-Ökosystem
• Klares Modell mit Verantwortlichen und Fälligkeiten

❌ Nachteile:

• Free-Plan bis 10 Teammitglieder
• Timeline/Gantt und erweitertes Reporting sind kostenpflichtig

Asana bringt Struktur ins Teamwork mit klaren Verantwortlichen, Fälligkeiten und Abschnitten, die Prioritäten sichtbar halten. Sie erhalten Listen-, Board- und Kalenderansichten sowie robuste Integrationen, damit Aufgaben nahtlos durch Ihren Tool-Stack fließen. Der kostenlose Plan passt für kleine Teams (bis zu 10), während Timeline (Gantt), erweitertes Reporting und Automatisierungsregeln in den Bezahlplänen liegen – Upgrades werden mit wachsender Komplexität wahrscheinlich.

👉 Mehr erfahren: Notion vs. Asana: Welches PM-Tool ist 2025 besser?

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4. ClickUp

🥇 Am besten für: All-in-one-Projektmanagement
✨ Highlight: Breite Funktionspalette für Aufgaben, Kollaboration und Docs

✅ Vorteile:

• Unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder im Free-Plan
• Mehrere Ansichten (Liste, Board, Kalender, Gantt)
• Docs, Whiteboards, grundlegende Formulare

❌ Nachteile:

• 60 MB Gesamtspeicher im Gratis-Tarif
• Funktionsfülle kann Einsteiger überfordern

ClickUp will Ihr zentraler Arbeitsort sein: Aufgaben, Docs, Whiteboards, Ziele und viele Ansichten in einer Plattform. Der Free-Plan ist mit unbegrenzten Aufgaben und Mitgliedern großzügig, der Speicher liegt jedoch bei nur 60 MB und zahlreiche erweiterte Optionen sind gedeckelt. Für Startups und schlanke Teams ist es ein kostenfreier Weg zur Zentralisierung der Planung – mit Upgrade-Perspektive, wenn Anforderungen und Komplexität wachsen.

👉 Mehr erfahren: Notion vs. ClickUp: Was ist die beste Wahl?

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5. Jira

🥇 Am besten für: Softwareentwicklungsteams
✨ Highlight: Agiles Projektmanagement mit Issue-Tracking und anpassbaren Workflows

✅ Vorteile:

• Exzellente Scrum-/Kanban-Unterstützung mit Backlogs und Sprints
• Issue-Tracking und Dev-zentrierte Workflows
• Großer Marktplatz für Integrationen

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 10 Nutzer und 2 GB Speicher begrenzt
• Anpassungstiefe kann Komplexität erhöhen

Jira ist für Softwareteams gebaut, die in Backlogs, Sprints und Releases arbeiten. Es kombiniert anpassbare Scrum- und Kanban-Boards mit Issue-Typen, Workflows und tiefen Integrationen in Atlassian- und Entwickler-Tools. Der Free-Plan passt für kleine Squads (bis 10 Nutzer, 2 GB Speicher). Die Einarbeitung braucht Zeit, liefert danach aber hervorragende Nachverfolgbarkeit – von Epic bis Commit.

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6. Zoho Projects

🥇 Am besten für: Gantt und Zeiterfassung mit kleinem Budget
✨ Highlight: Solider Free-Plan mit Gantt und Kollaboration

✅ Vorteile:

• Aufgabenmanagement, Unteraufgaben und Abhängigkeiten
• Gantt-Charts für die Planung
• Integrierte Zeiterfassung und Foren/Chat

❌ Nachteile:

• Gratis-Tarif limitiert Nutzer/Projekte (für mehr: Upgrade)
• Oberfläche kann für Einsteiger dicht wirken

Zoho Projects bündelt Aufgabenmanagement, Meilensteine und Gantt in einem budgetfreundlichen Paket. Selbst im Free-Plan planen Sie mit Abhängigkeiten und halten Gespräche per Kommentare, Foren und grundlegender Zeiterfassung im Kontext. Die UI kann anfangs beschäftigt wirken, skaliert aber gut – insbesondere, wenn Sie später das Zoho-Ökosystem (CRM, Helpdesk, Reporting) andocken.

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7. Nifty

🥇 Am besten geeignet für: Schlankes, unkompliziertes Team-Projektmanagement
✨ Besonderheit: Vereinfacht Arbeit und Team-Zusammenarbeit ohne die übliche Software-Überfrachtung

✅ Vorteile:

• Flexible Aufgabenansichten (Liste, Board, Kalender)
• Integrierte Tools für Teamkommunikation und Zusammenarbeit
• Sofort einsetzbare Projektvorlagen zur Zeitersparnis

❌ Nachteile:

• Drittanbieter-Integrationen benötigen mitunter Aktualisierungen
• Begrenzte Vorlagenauswahl
• Einige erweiterte Funktionen sind eingeschränkt

Nifty strafft die Projektarbeit, indem es Aufgaben, Meilensteine/Roadmaps, Dokumente und Team-Chat in einer aufgeräumten Oberfläche vereint. Mehrere Ansichten decken die Tagesplanung ab, und Vorlagen helfen neuen Teams beim schnellen Start. Integrationen und Automatisierungen entwickeln sich weiter, auch wenn fortgeschrittene Funktionen im Gratis-Tarif eingeschränkt sein können. Im kostenlosen Tarif erhalten Sie unbegrenzt viele Mitglieder, 2 aktive Projekte und 100 MB Speicher – solide für den Einstieg; Teams, die Einfachheit über zahllose Schalter und Regler stellen, verbessern die Abstimmung ohne Tool-Müdigkeit.

Welche kostenlose Lösung sollten Sie wählen?

• Sie fangen gerade an und möchten Dokumente + Aufgaben an einem Ort? Notion
• Das einfachste visuelle Board? Trello
• Strukturiertes Teamwork mit Verantwortlichen und Fristen? Asana
• All-in-One mit vielen Ansichten (inkl. Gantt) im Gratis-Tarif? ClickUp
• Softwareentwicklung mit Sprints/Issues? Jira
• Gantt + Zeiterfassung mit kleinem Budget? Zoho Projects
• Leichter Hub mit Chat/Dokumenten/Aufgaben zusammen? Nifty

Fazit

Die sieben genannten Tools bieten im dauerhaft kostenlosen Tarif das beste Verhältnis aus Bedienbarkeit und Leistungsumfang. Wenn Sie mit Notion arbeiten, sticht es als flexibler Knotenpunkt für Dokumente, Aufgaben und Datenbanken heraus – ideal, um Projekt-Systeme aufzubauen, die mit Ihrem Team mitwachsen.

Damit alles synchron bleibt, nutzen Sie 2sync, um Notion mit Google Kalender, Google Tasks, Todoist u. a. zu synchronisieren. So bleiben Termine und Aufgaben plattformübergreifend abgestimmt.

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