9 beste kostenlose Projektmanagement-Software 2026

Die beste kostenlose Projektmanagement-Software 2026 ist Notion für Einzelpersonen und ClickUp für Teams. Wir haben die dauerhaft kostenlosen Tarife von neun Tools getestet, jedes Limit auf den offiziellen Preisseiten überprüft und Ansichten, Speicher, Nutzerobergrenzen sowie Kollaborationsfunktionen verglichen, damit Sie den passenden Plan finden, ohne einen Cent auszugeben.

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools im Überblick

So haben wir die Tools bewertet

Wir haben den dauerhaft kostenlosen Tarif jeder App eingerichtet und für reale Projekt-Workflows genutzt: Aufgabenerstellung, Ansichtenwechsel, Datei-Uploads und Team-Einladungen. Jedes Limit wurde auf den offiziellen Preis- und Hilfeseiten verifiziert (jeweils im Abschnitt verlinkt). Unsere Kriterien:

• Verfügbare Ansichten im Free-Plan: Liste, Board, Kalender, Gantt/Timeline
• Nutzer- und Projektobergrenzen: Wie viele Personen und Projekte, bevor eine Bezahlschranke greift
• Speicher: Gesamt- und Dateilimits
• Kollaboration: Kommentare, Erwähnungen, Gastzugang, Berechtigungen
• Upgrade-Druck: Wie schnell der Free-Plan Sie in Richtung Bezahltarif drängt

Laut dem Project Management Institute verschwenden Organisationen 11,4 % jedes investierten Dollars durch schlechte Projektleistung (PMI Pulse of the Profession, 2024). Das richtige Tool frühzeitig auszuwählen, selbst ein kostenloses, kann diese Verluste verhindern, bevor sie sich mit wachsendem Team potenzieren.

Free-Plan-Limits im Vergleich

1. Notion

✅ Vorteile:

• Vereint Dokumente, Aufgaben und Datenbanken an einem Ort
• Hochgradig anpassbare Vorlagen
• Echtzeit-Kollaboration mit Kommentaren und Erwähnungen
• Einbindungen und Integrationen mit gängigen Tools

❌ Nachteile:

• 5 MB/Datei Upload-Limit im Free-Plan
• Erweiterte Admin-Kontrollen, Berechtigungen und Analytics nur in bezahlten Tarifen

Notion ist ein All-in-one-Workspace, der Dokumente, Datenbanken und Task-Boards verbindet, damit Sie Projektpläne, Spezifikationen und Aufgaben an einem Ort verwalten. Im Gratis-Tarif erhalten Einzelpersonen unbegrenzte Blöcke sowie flexible Bausteine wie Relationen, Rollups und Templates. Teams arbeiten in Echtzeit mit Kommentaren und @Erwähnungen zusammen; das 5-MB-Dateilimit und die erweiterten Admin-Kontrollen in den Bezahlplänen sollten Sie für künftiges Wachstum im Blick behalten.

Wenn Sie Notion bereits als Projektzentrale nutzen, können Sie es mit Google Kalender oder Todoist synchronisieren, um Aufgaben und Termine plattformübergreifend automatisch abzugleichen.

2. Trello

✅ Vorteile:

• Benutzerfreundliche, visuelle Drag-and-drop-Oberfläche
• Unbegrenzte Karten und Power-Ups pro Board
• Integrierte Automatisierung mit Butler
• Solides Integrations-Ökosystem

❌ Nachteile:

• Kein natives Gantt- oder Timeline-View
• Free-Plan auf 10 Boards pro Workspace und 10 Mitwirkende begrenzt
• 10 MB/Datei im Gratis-Tarif

Trellos Karten-und-Listen-Modell ist der schnellste Weg, einen schlanken Projekt-Workflow aufzusetzen. Ziehen Sie Karten zwischen Spalten, fügen Sie Checklisten, Labels und Fälligkeiten hinzu und automatisieren Sie wiederkehrende Schritte mit Butler. Der Free-Plan unterstützt unbegrenzte Karten und Power-Ups pro Board, deckelt jedoch auf 10 Boards pro Workspace und 10 Mitwirkende. Ideal für einfache Kanban-Pipelines, Inhaltskalender oder persönliche Planung.

3. Asana

✅ Vorteile:

• Listen-, Board- und Kalenderansichten im Free-Plan
• Klares Modell mit Verantwortlichen und Fälligkeiten für Verbindlichkeit
• Starke Integrationen und App-Ökosystem

❌ Nachteile:

• Free-Plan seit November 2025 auf 2 Nutzende begrenzt (zuvor 10)
• Timeline/Gantt und erweitertes Reporting nur in Bezahltarifen
• Automatisierungsregeln erfordern kostenpflichtige Pläne

Asana bringt Struktur ins Teamwork mit klaren Verantwortlichen, Fälligkeiten und Abschnitten, die Prioritäten sichtbar halten. Sie erhalten Listen-, Board- und Kalenderansichten sowie robuste Integrationen, damit Aufgaben nahtlos durch Ihren Tool-Stack fließen. Seit November 2025 unterstützt der Free-Plan nur noch 2 Nutzende (zuvor lag das Limit bei 10), weshalb er sich am besten für Einzelpersonen oder Zweierteams eignet. Timeline (Gantt), erweitertes Reporting und Automatisierungsregeln sind den Bezahltarifen vorbehalten; Upgrades werden mit steigender Komplexität wahrscheinlich.

4. Monday.com

✅ Vorteile:

• Farbenfrohe, intuitive Oberfläche, die schnell erlernbar ist
• Über 200 Board-Vorlagen für verschiedene Workflows
• Integrierte Formulare für Anfrageprozesse

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 2 Nutzende und 3 Boards begrenzt
• 200-Elemente-Limit pro Board im Gratis-Tarif
• Keine Timeline-, Gantt- oder Kalenderansichten im Free-Plan
• Automatisierungen und Integrationen erfordern Bezahltarife

Monday.com ist eine visuelle Arbeitsmanagement-Plattform, die auf anpassbaren Boards mit Spalten für Status, Priorität, Personen, Termine und mehr basiert. Der Free-Plan bietet 2 Nutzenden Zugang zu 3 Boards mit jeweils bis zu 200 Elementen und 500 MB Speicher. Die Oberfläche ist intuitiv für nichttechnische Teams, doch der Gratis-Tarif sperrt mehrere Funktionen: Timeline- und Gantt-Ansichten, Automatisierungen, Integrationen und Gastzugang erfordern mindestens den Basic-Plan.

5. ClickUp

✅ Vorteile:

• Unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder im Free-Plan
• Mehrere Ansichten: Liste, Board, Kalender, Gantt
• Docs, Whiteboards und grundlegende Formulare enthalten
• Läuft auch auf Linux neben allen gängigen Plattformen

❌ Nachteile:

• 60 MB Gesamtspeicher im Gratis-Tarif
• Funktionsfülle kann Einsteiger überfordern
• Einige erweiterte Ansichten haben Nutzungslimits

ClickUp will eine zentrale Plattform für alle Arbeitsabläufe sein: Aufgaben, Docs, Whiteboards, Ziele und eine breite Palette an Ansichten. Der Free-Plan ist großzügig mit unbegrenzten Aufgaben und Mitgliedern; es ist eines der wenigen kostenlosen Projektmanagement-Tools, das Gantt-Charts enthält. Der Speicher liegt jedoch bei nur 60 MB, und viele erweiterte Optionen sind gedeckelt. Für Startups und schlanke Teams ist es ein kostenfreier Weg, agile oder Wasserfall-Planung zu zentralisieren, bevor bei wachsender Komplexität ein Upgrade sinnvoll wird.

6. Wrike

✅ Vorteile:

• Unbegrenzt Nutzende im Free-Plan (bei Konkurrenten selten)
• Board- und Tabellenansichten mit Unteraufgaben
• Integrierte Korrektur- und Freigabe-Workflows
• Starke Integrationen: Google Drive, Microsoft 365, Slack

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 200 aktive Aufgaben begrenzt
• Keine Gantt-, Kalender- oder Timeline-Ansichten im Gratis-Tarif
• 2 GB Gesamtspeicher
• Benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen erfordern Bezahltarife

Wrike hebt sich durch unbegrenzte Nutzende im Free-Plan hervor, was unter Projektmanagement-Tools selten ist. Teams jeder Größe können zusammenarbeiten, sind jedoch auf 200 aktive Aufgaben und 2 GB Speicher beschränkt. Der Gratis-Tarif umfasst Board- und Tabellenansichten, Unteraufgaben, Dateifreigabe und Integrationen mit Google Drive und Microsoft 365. Gantt-Charts, benutzerdefinierte Workflows und Zeiterfassung erfordern den Team-Plan oder höher. Wrike eignet sich gut für funktionsübergreifende Teams, die Scrum- oder Kanban-Boards ohne Kosten pro Platz benötigen.

7. Jira

✅ Vorteile:

• Exzellente Scrum- und Kanban-Unterstützung mit Backlogs und Sprints
• Issue-Tracking und entwicklerzentrierte Workflows
• Umfangreicher Marktplatz für Integrationen
• Roadmap-Ansicht im Free-Plan enthalten

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 10 Nutzende und 2 GB Speicher begrenzt
• Steile Lernkurve für Nicht-Entwickler
• Anpassungstiefe erhöht die Komplexität

Jira ist für Softwareteams gebaut, die mit Backlogs, Sprints und Releases arbeiten. Es kombiniert anpassbare Scrum- und Kanban-Boards mit Issue-Typen, Workflows und tiefen Integrationen in Atlassian- und Entwickler-Tools. Der Free-Plan passt für kleine Squads (bis 10 Nutzende, 2 GB Speicher). Die Einarbeitung braucht Zeit, doch einmal konfiguriert, liefert Jira hervorragende Nachverfolgbarkeit vom Epic bis zum Commit.

8. Zoho Projects

✅ Vorteile:

• Aufgabenmanagement, Unteraufgaben und Abhängigkeiten
• Gantt-Charts für visuelle Planung
• Integrierte Zeiterfassung und Diskussionsforen

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 5 Nutzende und 3 Projekte begrenzt
• Oberfläche kann für Einsteiger überladen wirken
• Weniger Drittanbieter-Integrationen als bei der Konkurrenz

Zoho Projects bündelt Aufgabenmanagement, Meilensteine und Gantt-Charts in einem budgetfreundlichen Paket. Der Gratis-Tarif unterstützt bis zu 5 Nutzende und 3 Projekte mit 5 GB Speicher. Sie planen mit Abhängigkeiten und halten Gespräche per Kommentare, Foren und grundlegende Zeiterfassung im Kontext. Die Oberfläche kann anfangs dicht wirken, skaliert aber gut, besonders wenn Sie das breitere Zoho-Ökosystem für CRM, Helpdesk und Reporting einbinden.

9. Nifty

✅ Vorteile:

• Flexible Aufgabenansichten: Liste, Board, Kalender
• Integrierte Teamkommunikation und Docs
• Sofort einsetzbare Projektvorlagen

❌ Nachteile:

• Free-Plan auf 2 aktive Projekte und 100 MB Speicher begrenzt
• Begrenzte Drittanbieter-Integrationen
• Einige erweiterte Funktionen im Gratis-Tarif eingeschränkt

Nifty strafft die Projektarbeit, indem es Aufgaben, Meilensteine, Docs und Team-Chat in einer aufgeräumten Oberfläche vereint. Mehrere Ansichten decken die Tagesplanung ab, und Vorlagen helfen neuen Teams beim schnellen Start. Im Free-Plan erhalten Sie unbegrenzt Mitglieder, 2 aktive Projekte und 100 MB Speicher. Teams, die Einfachheit über tiefe Anpassungsmöglichkeiten stellen, koordinieren ihre Arbeit hier ohne die Komplexität größerer Plattformen.

Ehrenwerte Erwähnungen

Diese kostenlosen Projektmanagement-Tools haben es nicht auf die Hauptliste geschafft, verdienen aber je nach Anwendungsfall einen Blick:

• Airtable: Ein Tabellen-Datenbank-Hybrid für Teams, die in Zeilen und Spalten denken. Der Free-Plan unterstützt bis zu 5 Erstellende, 1.000 Datensätze pro Base und 1 GB Anhänge. Gut für Inhaltsplanung, Bestandsverwaltung und schlanke CRM-Workflows.
• Smartsheet: Ein tabellenbasierter Projektmanager mit Gantt-Charts, Ressourcenmanagement und Automatisierungen. Der Free-Plan ist auf 1 Nutzende und 2 Sheets begrenzt; er eignet sich am besten als Testlauf vor dem Wechsel zu einem Bezahltarif.
• Microsoft Planner: In Microsoft-365-Abonnements enthalten. Planner bietet Kanban-Boards, Aufgabenzuweisung und Teams-Integration. Nicht eigenständig kostenlos, aber wenn Ihre Organisation bereits Microsoft 365 nutzt, eine naheliegende Ergänzung.

Welche kostenlose Projektmanagement-Lösung passt zu Ihnen?

• All-in-one-Workspace für Notizen, Aufgaben und Datenbanken? Notion
• Einfaches visuelles Kanban-Board? Trello
• Strukturiertes Teamwork mit Verantwortlichen und Fristen? Asana
• Visuelle Team-Workflows mit einfachem Einstieg? Monday.com
• Maximale Funktionen im Free-Plan, einschließlich Gantt? ClickUp
• Unbegrenzt Nutzende ohne Kosten? Wrike
• Softwareentwicklung mit Sprints und Backlogs? Jira
• Kostenlose Gantt-Charts und Zeiterfassung? Zoho Projects
• Schlanker Hub mit Chat, Docs und Aufgaben? Nifty

Weitere Optionen mit Fokus auf Aufgabenverwaltung finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten To-do-Listen-Apps. Wenn Sie einen breiteren Überblick über Organisations-Apps oder Planer-Tools suchen, haben wir diese separat verglichen.

Fazit

Die neun genannten Tools bieten im dauerhaft kostenlosen Tarif das beste Verhältnis aus Bedienbarkeit und Leistungsumfang. Jedes Tool glänzt in einem anderen Bereich; die richtige Wahl hängt von Ihrer Teamgröße, den bevorzugten Ansichten und dem Grad an Flexibilität ab, den Sie vor einem Upgrade benötigen.

Wenn Sie Notion als Projektzentrale nutzen, können Sie Zeitpläne und Aufgaben plattformübergreifend synchron halten, indem Sie es mit Google Kalender, Google Tasks, Todoist und weiteren Diensten verbinden.

FAQ