Die besten Notion Projektmanagement-Vorlagen im Jahr 2026 sind Projekte & Aufgaben als vielseitiger Einstieg, Ultimate Tasks für ein vollständiges Einzelpersonen-System und Gantt-Diagramm für die visuelle Zeitplanung. Alle drei sind kostenlos. Im Folgenden finden Sie acht Vorlagen, die Kanban-Boards, Agile-Sprints, Gantt-Diagramme, Produkt-Roadmaps, Freiberufler-Workflows und umfangreiche Multi-Projekt-Systeme abdecken, damit Sie die passende Vorlage für Ihre Teamgröße und Methodik finden, ohne selbst von Grund auf aufzubauen.
Notions Datenbank-Engine verwaltet Aufgaben-Tracking, Ansichten, Filter und Relationen gut genug, um dedizierte Tools wie Asana, Jira oder ClickUp für viele Teams zu ersetzen. Der Kompromiss liegt im Einrichtungsaufwand. Eine gute Vorlage beseitigt diese Hürde vollständig.
Überblick
| Vorlage | Ideal für | Preis | Bewertung |
|---|---|---|---|
| Projekte & Aufgaben | Einstieg | Kostenlos | 4,82/5 |
| Ultimate Tasks | Individuelle Produktivität | Kostenlos | 4,84/5 |
| Kanban-Board | Visuelle Workflows | Kostenlos | k.A. |
| Agile Project Management | Scrum-Teams | Kostenlos | 4,77/5 |
| Gantt-Diagramm | Zeitplanung | Kostenlos | 4,78/5 |
| Produktroadmap | Produkteinführungen | Kostenlos | k.A. |
| Freelancer Project Management | Freiberufliche Kundenprojekte | Kostenlos | 4,99/5 |
| Project Management Suite | Fortgeschrittene Teams | $29 | k.A. |
Wie Sie die richtige Notion Projektmanagement-Vorlage wählen
Die richtige Vorlage hängt von drei Faktoren ab: Teamgröße, Methodik und den Ansichten, auf die Sie sich am meisten verlassen.
- Einzelperson oder kleines Team, einfache Aufgaben: Beginnen Sie mit Projekte & Aufgaben oder Ultimate Tasks. Beide verwenden einen datenbankorientierten Ansatz mit gefilterten Ansichten (Heute, Diese Woche, Nach Projekt), die tägliche Arbeit sichtbar halten, ohne unnötigen Aufwand zu erzeugen.
- Kanban- oder Scrum-Workflows: Wenn Ihr Team Karten zwischen Spalten verschiebt (To Do, In Bearbeitung, Erledigt), wählen Sie das Kanban-Board. Wenn Sie Sprints mit Backlogs und Retrospektiven durchführen, passt das Agile Projektmanagement-Template besser.
- Zeitplanung und Abhängigkeiten: Wenn Fristen und Reihenfolge wichtiger sind als Statusspalten, nutzen Sie das Gantt-Diagramm-Template. Die Zeitleisten-Ansicht zeigt überlappende Aufgaben und Abhängigkeiten auf einen Blick und ist damit eine schlanke Alternative zu Tools wie Microsoft Project.
- Freiberufler mit mehreren Kunden: Das Freelancer Project Management-Template verwaltet Lieferables, Fristen und Zahlungen pro Kunde an einem Ort.
- Große Teams mit komplexen Prozessen: Die Project Management Suite bündelt Dashboards, KPI-Tracker, Stundenzettel und Besprechungsnotizen in einem einzigen System. Sie kostet $29, ersetzt aber mehrere eigenständige Tools.
1. Projekte & Aufgaben: ideal für den Einstieg
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4,82/5 (8K+) | Notion |
Notions eigene Starter-Vorlage für das Projektmanagement. Sie enthält zwei verknüpfte Datenbanken, Projekte und Aufgaben, die durch Relationen verbunden sind, sodass jede Aufgabe automatisch einem übergeordneten Projekt zugeordnet wird.
Direkt nach der Einrichtung stehen Tabellen-, Board- und Zeitleisten-Ansichten zur Verfügung sowie Eigenschaften für Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Tags und Status. Ein integrierter Zusammenfassungsbereich verfolgt den wöchentlichen Team-Durchsatz und die Auslastung pro Person.
Warum Projekte & Aufgaben wählen? Die Vorlage wird vom Notion-Team gepflegt und bleibt daher mit Plattform-Updates kompatibel. Wenn Sie Notion noch nie für das Projektmanagement verwendet haben, ist dies der sicherste Ausgangspunkt: innerhalb von Minuten einsatzbereit und anpassbar, wenn Ihre Anforderungen wachsen.
Funktionen im Überblick:
- Verknüpfte Projekte- und Aufgaben-Datenbanken mit automatischen Rollups
- Mehrere Ansichten: Tabelle, Board, Zeitleiste und Kalender
- Auslastungsübersicht mit Aufgaben pro Verantwortlichem
- Kompatibel mit Notion KI für Statusaktualisierungen und Aufgabenvorschläge
2. Ultimate Tasks: ideal für individuelle Produktivität
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4,84/5 (1,2K+) | Thomas Frank |
Entwickelt von Thomas Frank, einem der bekanntesten Notion-Ersteller mit Millionen von YouTube-Abonnenten im Bereich Produktivitätssysteme. Ultimate Tasks kombiniert eine zentrale Aufgaben-Datenbank mit intelligenten gefilterten Ansichten: Posteingang, Heute, Morgen und Nächste 7 Tage.
Die Vorlage ersetzt eigenständige Aufgabenlisten-Apps, indem sie Aufgaben über Relationen mit einer Projektdatenbank verbindet. Sie können zwischen einer flachen Tagesliste und einem nach Projekten gruppierten Board wechseln, ohne Einträge zu duplizieren.
Warum Ultimate Tasks wählen? Es ist die beste Annäherung an eine dedizierte App wie Todoist innerhalb eines einzigen Notion-Workspace. Die gefilterten Ansichten zeigen nur, was gerade relevant ist, während die vollständige Datenbank alles organisiert im Hintergrund hält.
Funktionen im Überblick:
- Intelligente gefilterte Ansichten: Posteingang, Heute, Morgen, Nächste 7 Tage
- Verknüpfte Projektdatenbank mit Board- und Tabellenansichten
- Unteraufgaben, wiederkehrende Aufgaben und Prioritätsstufen
- „Kalte Aufgaben"-Funktion zum Ausblenden inaktiver Einträge und Reduzierung der visuellen Unübersichtlichkeit
3. Kanban-Board: ideal für visuelle Workflows
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4.85/5 (1K+) | Notion |
Wenn Ihr Team in Spalten denkt (To Do, In Bearbeitung, Erledigt), liefert diese Vorlage sofort ein übersichtliches Kanban-Board. Der Ansatz entspricht Tools wie Trello: Verschieben Sie Aufgabenkarten beim Fortschritt zwischen Statusspalten und fügen Sie beliebig viele Zwischenschritte (Überprüfung, QA, Blockiert) hinzu, je nach Bedarf.
Das Kanban-Board gehört zu den meistgenutzten Vorlagen auf der Notion-Plattform. Die KI-Integration hilft beim Erstellen von Aufgabenzusammenfassungen und Vorschlägen für nächste Schritte auf Basis der Kartenbeschreibungen.
Warum das Kanban-Board wählen? Es funktioniert sofort ohne Konfiguration. Wenn Sie bereits ein Kanban-System in Trello oder Asana verwenden und alles in Notion konsolidieren möchten, entspricht diese Vorlage dem mentalen Modell, das Sie gewohnt sind.
Funktionen im Überblick:
- Drag-and-Drop-Board-Ansicht mit anpassbaren Statusspalten
- Notion KI-Integration für Aufgabenzusammenfassungen und Vorschläge
- Einfach erweiterbar mit zusätzlichen Eigenschaften (Verantwortliche, Daten, Labels)
- Geeignet für Einzelperson-Workflows und kleine Teams
4. Agile Project Management: ideal für Scrum-Teams
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4,77/5 (515+) | Notion |
Diese Vorlage strukturiert die Arbeit in Sprint-Zyklen mit Backlog, aktivem Sprint-Board und Archiv für erledigte Aufgaben. Es ist die stärkste Annäherung an einen schlanken Jira-Ersatz in Notion, ohne externe Plugins.
Die Sprint-Zeitleisten-Ansicht zeigt die Iterationsabfolge über Wochen hinweg und hilft Ihnen, Kapazitäten zu planen und Engpässe zu erkennen, bevor sie auftreten. Aufgaben fließen vom Backlog in den aktiven Sprint und durchlaufen dann Statusspalten (To Do, In Bearbeitung, Review, Erledigt), während das Team sie bearbeitet.
Warum Agiles Projektmanagement wählen? Dedizierte Agile-Tools wie Jira berechnen Kosten pro Nutzer und fügen Komplexität hinzu, die viele Teams nicht benötigen. Diese Vorlage bietet Sprint-Planung, Backlogs und Iterations-Tracking innerhalb des Notion-Workspace, den Sie bereits nutzen, ohne zusätzliche Kosten.
Funktionen im Überblick:
- Sprint-Board mit Backlog-Management und Iterationsplanung
- Zeitleisten-Ansicht für Sprint-Abfolge und Kapazitätsplanung
- Vollständiger Sprint-Lebenszyklus: Backlog, aktiv, erledigt
- Kompatibel mit Notion KI für automatisches Erstellen von Sprint-Einträgen und Zusammenfassungen
5. Gantt chart (w/ Notion AI): ideal für Zeitplanung
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4,78/5 (729+) | Notion |
Diese Vorlage beantwortet eine der häufigsten Fragen zu Notion: Unterstützt Notion Gantt-Diagramme? Ja. Die Zeitleisten-Ansicht stellt Aufgaben als horizontale Balken in einem Kalender dar, mit Startdaten, Enddaten und Abhängigkeitsverknüpfungen.
Die Vorlage enthält mehrere verknüpfte Ansichten: eine Hauptzeitleiste, ein Prioritäts-Board und ein Kanban-Status-Board. Sie können zwischen ihnen wechseln, um dasselbe Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, ohne Daten zu duplizieren.
Warum das Gantt-Diagramm wählen? Wenn Fristen und Aufgabenreihenfolge wichtiger sind als Statusspalten, bietet eine Zeitleisten-Ansicht die Transparenz, die ein Kanban-Board nicht liefern kann. Berater, Agenturen und Teamleiter, die Stakeholdern Zeitpläne präsentieren, werden dieses Format nützlicher finden als eine flache Aufgabenliste.
Funktionen im Überblick:
- Visuelle Zeitleiste mit allen Aufgaben inklusive Start- und Enddaten
- Abhängigkeits-Mapping zwischen aufeinanderfolgenden Aufgaben
- Mehrere verknüpfte Ansichten: Zeitleiste, Prioritäts-Board, Kanban
- Notion KI-Integration für Statusübersichten und Aufgabenvorschläge
6. Produktroadmap: ideal für Produkteinführungen
| Reviews | Autor |
|---|---|
| Kostenlos | Notion |
Eine weitere kostenlose offizielle Vorlage: Die Produkt-Roadmap verbindet zwei Datenbanken (Projekte und Aufgaben) mit Fokus auf Einführungsphasen statt auf tägliches Aufgabenmanagement. Sie enthält eine Zeitleisten-Ansicht für die Abfolge von Releases, eine Board-Ansicht für das Status-Tracking, einen Marketing-Launch-Kalender, eine Enterprise-Roadmap und ein Kanban-Board.
Die Struktur eignet sich besonders gut, wenn Sie Stakeholdern den Fortschritt vermitteln müssen, denen Meilensteine und Phasen wichtig sind, nicht der Status einzelner Aufgaben. Jedes Projekt zeigt seinen Aufgaben-Abschlussprozentwert an, sodass Sie auf einen Blick erkennen, wie nah eine Einführung an der Fertigstellung ist.
Warum die Produkt-Roadmap wählen? Sie ist für die Planungsebene oberhalb täglicher Aufgaben konzipiert: die „Was wird wann und warum ausgeliefert"-Ansicht, die Produktmanager, Gründer und Teamleiter benötigen. Wenn Ihre Herausforderung die Koordination mehrerer Einführungen oder Feature-Releases ist, statt das Tracking einzelner Aufgaben, beginnen Sie hier.
Funktionen im Überblick:
- Verknüpfte Projekte- und Aufgaben-Datenbanken mit Fokus auf Einführungsphasen
- Zeitleiste, Board und Kanban-Ansichten
- Marketing-Launch-Kalender zur Koordination von Ankündigungen
- Enterprise-Roadmap-Ansicht für übergeordnete Planung
7. Freelancer Project Management: ideal für freiberufliche Kundenprojekte
| Reviews | Autor |
|---|---|
| 4,99/5 (720+) | LD |
Diese Vorlage ist für Personen entwickelt worden, die gleichzeitig mehrere Kundenprojekte betreuen. Sie verfolgt Lieferables, Fristen und Zahlungen pro Projekt, drei Dinge, die Freiberufler typischerweise über separate Tools verteilen.
Die Struktur ist bewusst einfach gehalten: eine Projektinformationstabelle, die mit Aufgaben-Checklisten verknüpft ist, sowie ein Finanzüberblicksbereich für die Einnahmenverfolgung. Keine Sprint-Planung, keine komplexen Ansichten. Nur ein übersichtliches System, das der tatsächlichen Arbeitsweise selbstständig Tätiger entspricht.
Warum Freelancer Project Management wählen? Die meisten Projektmanagement-Vorlagen setzen voraus, dass Sie Teil eines Teams sind. Diese ist um die Realität von Freiberuflern herum konzipiert: mehrere Kunden, überlappende Fristen und die Notwendigkeit, Lieferung und Zahlung an einem Ort zu verfolgen.
Funktionen im Überblick:
- Projekttabelle mit Kundenname, Zeitplan und Status pro Projekt
- Aufgaben-Checklisten, die jedem Projekt für das Lieferable-Tracking zugeordnet sind
- Finanzüberblicksbereich für die Einnahmenverfolgung pro Projekt
- Schlanke Struktur für Einzelpersonen
8. Project Management Suite: ideal für fortgeschrittene Teams
| Reviews | Autor |
|---|---|
| k.A. | ManagerHacks von Mona |
Die einzige kostenpflichtige Vorlage auf dieser Liste und die umfangreichste. Die Project Management Suite bündelt Dashboards, Aufgabenverwaltung, Besprechungsnotizen, Projektleitfäden, KPI-Tracker und Stundenzettel in einem einzigen Notion-System für $29. Sie deckt ab, was viele Teams sonst auf drei oder vier separate Tools verteilen würden.
Die Vorlage wurde von einer PMP-zertifizierten Fachkraft entwickelt, was sich in der Struktur zeigt: Sie folgt bewährten Frameworks (RACI-Matrizen, OKR-Tracking, Risikoregister) statt einen eigenen Ansatz zu improvisieren. Für $29 kostet sie weniger als ein einziger Monat der meisten dedizierten Projektmanagement-Software.
Warum die Project Management Suite wählen? Wenn Sie mehr als nur Aufgaben-Tracking benötigen, also Ressourcenzuweisung, Zeiterfassung, Stakeholder-Reporting und Besprechungsnotizen, liefert diese Vorlage alles innerhalb von Notion. Die einmaligen Kosten ersetzen laufende Abonnements für Tools wie Monday.com oder Wrike.
Funktionen im Überblick:
- Portfolio-Dashboard mit Projektgesundheits- und Fortschrittsmetriken
- KPI-Tracker, Stundenzettel und Ressourcenzuweisungsansichten
- Besprechungsnotizen- und Projektleitfaden-Templates
- Risikoregister und RACI-Matrix für formelles Projektmanagement
Projektaufgaben über Apps hinweg synchronisieren
Eine Notion Projektmanagement-Vorlage bietet Ihnen eine solide Arbeitsbasis. Wenn Ihr Team jedoch Google Kalender für Meetings und Todoist für persönliche Aufgaben verwendet, sind Fristen über mehrere Apps verteilt. Manuelle Aktualisierungen kosten Zeit und führen zu Fehlern.
2sync verbindet Ihre Notion-Projektdatenbank mit Google Kalender, Todoist und Outlook über eine Zwei-Wege-Synchronisation. Wenn sich ein Aufgaben-Fälligkeitsdatum in Notion ändert, wird es automatisch in Ihrem Kalender aktualisiert, und umgekehrt. Die Feldzuordnung gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Eigenschaften synchronisiert werden: Titel, Daten, Status, Priorität oder jedes benutzerdefinierte Feld.
Notion-Projektaufgaben synchronisieren
Verbinden Sie Ihre Notion-Datenbank mit Google Kalender, Todoist oder Outlook. Änderungen werden in beide Richtungen automatisch übernommen.
FAQ
Kann ich Notion kostenlos für das Projektmanagement nutzen?
Ja. Sieben der acht Vorlagen in diesem Leitfaden sind vollständig kostenlos, darunter die offiziellen Notion-Vorlagen Projekte & Aufgaben, Kanban-Board, Agiles Projektmanagement, Gantt-Diagramm und Produkt-Roadmap. Notions kostenloser Plan unterstützt unbegrenzte Seiten, und die meisten Projektmanagement-Vorlagen funktionieren ohne ein kostenpflichtiges Notion-Abonnement.
Ist Notion für Projektmanagement besser als Asana oder Jira?
Notion ist flexibler und günstiger als Asana oder Jira, erfordert aber mehr initiale Einrichtung. Es eignet sich am besten für Teams, die Notion bereits als Workspace nutzen und Tools konsolidieren möchten. Dedizierte Projektmanagement-Apps bieten von Haus aus mehr Funktionen für Agile-Workflows, Zeiterfassung und Ressourcenmanagement. Für Teams, die hauptsächlich Aufgaben-Tracking, Kanban-Boards und Zeitleisten benötigen, ist Notion eine gute Wahl.
Unterstützt Notion Gantt-Diagramme?
Ja. Notions Zeitleisten-Ansicht funktioniert wie ein Gantt-Diagramm und zeigt Aufgaben als horizontale Balken mit Start- und Enddaten an. Das offizielle Gantt-Diagramm-Template ergänzt die Zeitleiste um Abhängigkeits-Mapping und Prioritätsansichten. Es ist eine schlankere Alternative zu Tools wie Microsoft Project oder Smartsheet.
Können mehrere Personen gemeinsam eine Notion Projektmanagement-Vorlage nutzen?
Ja. Notion unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit. Teilen Sie den Workspace mit Ihrem Team, und alle können gleichzeitig dieselbe Projektdatenbank ansehen und bearbeiten. Verantwortlichen-Eigenschaften ermöglichen die Aufgabenverteilung, und gefilterte Ansichten zeigen jedem Teammitglied nur die eigene Auslastung.
Wie synchronisiere ich Notion-Projektaufgaben mit Google Kalender?
Notion überträgt Daten nicht nativ an Google Kalender. Nutzen Sie 2sync, um Ihre Notion-Projektdatenbank mit Google Kalender über eine Zwei-Wege-Synchronisation zu verbinden. Aufgaben-Fälligkeitsdaten erscheinen als Kalendereinträge, und Änderungen in beiden Apps werden automatisch übernommen. Sie können auch mit Todoist und Outlook synchronisieren.
