Notion ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben nativ zu erstellen. Öffnen Sie eine Datenbank, erstellen Sie eine Vorlage, legen Sie einen Wiederholungsplan fest, und Notion generiert automatisch eine neue Aufgabe im gewählten Intervall: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots sowie eine Lösung für die größte Einschränkung: Zukünftige Aufgaben sind erst sichtbar, wenn Notion sie erstellt.
Wiederkehrende Aufgaben mit Google Kalender synchronisieren
2sync verbindet Ihre Notion-Aufgabendatenbank mit Google Kalender, Todoist oder Google Tasks. Zwei-Wege-Synchronisation mit Feldzuordnung und Filtern.
So erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben mit Datenbankvorlagen
Datenbankvorlagen mit einem Wiederholungsplan sind die primäre Methode, um wiederkehrende Aufgaben in Notion einzurichten. Notion hat diese Funktion im November 2022 eingeführt, und sie ist in allen Tarifen verfügbar, einschließlich des kostenlosen Plans.
Sie erstellen eine Vorlage einmalig, konfigurieren die Wiederholungsfrequenz, und Notion fügt automatisch eine neue Aufgabe in jedem Intervall hinzu.
Schritt 1. Aufgabendatenbank öffnen
Navigieren Sie zur Datenbank, in der Sie wiederkehrende Aufgaben einrichten möchten. Das kann jede Datenbank mit aufgabenbezogenen Eigenschaften wie Status, Fälligkeitsdatum oder Zuständigkeit sein.
Schritt 2. Neue Datenbankvorlage erstellen
Klicken Sie auf den blauen Pfeil neben Neu und wählen Sie + Neue Vorlage.
Schritt 3. Eigenschaften der Vorlage festlegen
Benennen Sie Ihre Vorlage aussagekräftig (z. B. „Wöchentliches Review" oder „Monatlicher Bericht"). Fügen Sie Standardwerte für alle Eigenschaften hinzu, die vorausgefüllt sein sollen: Status, Priorität, Zuständigkeit, Tags. Klicken Sie außerhalb des Vorlageneditors, wenn Sie fertig sind.
Schritt 4. Wiederholungsplan festlegen
Kehren Sie zur Datenbank zurück, klicken Sie auf den blauen Pfeil neben Neu, fahren Sie mit der Maus über Ihre neue Vorlage und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...).
Wählen Sie Wiederholen.
Wählen Sie die Frequenz (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich), das Intervall, das Startdatum, die Uhrzeit und die Zeitzone. Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 5. Aufgabe aus der Vorlage erstellen
Klicken Sie auf den blauen Pfeil neben Neu und wählen Sie Ihre Vorlage aus. Notion erstellt eine Aufgabe mit allen vorausgefüllten Eigenschaften. Ab diesem Zeitpunkt erstellt Notion automatisch eine neue Aufgabe in jedem geplanten Intervall.
Sie können auch zuerst eine leere Aufgabe erstellen und ihr dann die Vorlage über die Vorlagenauswahl unterhalb der Eigenschaften zuweisen.
Sie können mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Wiederholungsplänen in derselben Datenbank erstellen: eine für tägliche Stand-ups, eine weitere für wöchentliche Reviews, eine dritte für monatliche Berichte.
So erweitern Sie wiederkehrende Aufgaben mit Automatisierungen
Die Datenbankautomatisierungen von Notion ergänzen Ihre wiederkehrenden Aufgaben. Automatisierungen erstellen keine wiederkehrenden Aufgaben direkt, lösen aber Aktionen aus, wenn eine wiederkehrende Aufgabe erstellt wird oder bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Häufige Anwendungsfälle:
- Automatische Zuweisung: Wenn eine neue Aufgabe aus einer wiederkehrenden Vorlage erstellt wird, werden Zuständigkeit oder Status automatisch gesetzt.
- Fälligkeitserinnerung: Richten Sie eine Automatisierung ein, die eine Erinnerung sendet, wenn das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe näher rückt.
- Archivierung: Ändern Sie den Status erledigter wiederkehrender Aufgaben nach einem festgelegten Zeitraum automatisch.
So richten Sie eine Automatisierung ein:
- Öffnen Sie Ihre Datenbank und klicken Sie auf das Blitz-Symbol oben rechts.
- Klicken Sie auf + Neue Automatisierung.
- Legen Sie einen Trigger fest (z. B. „Wenn eine Seite hinzugefügt wird").
- Legen Sie eine Aktion fest (z. B. „Eigenschaft bearbeiten" → Status → In Bearbeitung).
- Klicken Sie auf Speichern.
Automatisierungen arbeiten parallel zu wiederkehrenden Vorlagen, sodass Ihr Workflow mit minimalem manuellem Aufwand funktioniert.
Welche Einschränkungen haben wiederkehrende Aufgaben in Notion?
Das System für wiederkehrende Aufgaben in Notion funktioniert gut für einfache Zeitpläne, hat aber Einschränkungen, die Sie kennen sollten:
- Keine Vorschau zukünftiger Aufgaben. Notion erstellt jede Aufgabe einzeln zum geplanten Zeitpunkt. Sie können die wiederkehrenden Aufgaben der nächsten Woche oder des nächsten Monats nicht im Voraus sehen, da sie erst zum geplanten Zeitpunkt in Ihrer Datenbank erscheinen.
- Keine Push-Benachrichtigungen. Wiederkehrende Aufgaben lösen standardmäßig keine mobilen oder Desktop-Benachrichtigungen aus. Sie müssen jeder erstellten Aufgabe manuell eine Erinnerung hinzufügen oder eine Automatisierung dafür einrichten.
- Nur über Vorlagen möglich. Wiederkehrende Aufgaben erfordern eine Datenbankvorlage. Sie können eine einzelne Aufgabe nicht direkt auf Wiederholung setzen, ohne vorher eine Vorlage dafür zu erstellen.
- Keine natürliche Spracheingabe. Anders als bei Todoist können Sie nicht einfach „jeden Montag um 9 Uhr" eingeben, um eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen. Sie konfigurieren den Zeitplan über die Vorlageneinstellungen.
Die fehlende Vorschau zukünftiger Aufgaben ist die bedeutendste Einschränkung für die Planung. Wenn Sie eine Kalenderansicht verwenden, um Ihre Woche zu planen, erscheinen wiederkehrende Aufgaben erst an ihrem geplanten Erstellungsdatum.
So sehen Sie wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Kalender
Die Lösung für die fehlende Vorschau ist die Synchronisation Ihrer Notion-Datenbank mit einem externen Kalender. Wenn Sie Ihre Aufgabendatenbank mit Google Kalender oder Outlook verbinden, erscheint jede von Notion erstellte Aufgabe automatisch in Ihrem Kalender. Da Kalender-Apps Termine auf einer Zeitleiste anzeigen, erhalten Sie die vorausschauende Ansicht, die Notions Datenbankansichten nicht bieten.
Mit 2sync können Sie eine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Ihrer Notion-Aufgabendatenbank und Google Kalender, Todoist oder Google Tasks einrichten. Ordnen Sie Fälligkeitsdatum, Status und Zuständigkeit zu, und jede wiederkehrende Aufgabe erscheint dort, wo Ihr Team bereits arbeitet. Änderungen fließen in beide Richtungen: Das Erledigen einer Aufgabe in einer der Apps aktualisiert automatisch die andere.
Wiederkehrende Notion-Aufgaben mit Ihrem Kalender synchronisieren
Verbinden Sie Ihre Notion-Datenbank mit Google Kalender, Todoist oder Google Tasks. Zwei-Wege-Synchronisation hält Aufgaben in allen Tools aktuell.
FAQ
Kann man wiederkehrende Aufgaben in Notion kostenlos erstellen?
Ja. Wiederkehrende Vorlagen mit Wiederholungsplänen sind in allen Notion-Tarifen verfügbar, einschließlich des kostenlosen Plans. Datenbankautomatisierungen sind ebenfalls in allen Tarifen enthalten.
Wie stoppt man eine wiederkehrende Aufgabe in Notion?
Öffnen Sie das Vorlagenmenü (blauer Pfeil neben Neu), klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü Ihrer wiederkehrenden Vorlage, wählen Sie Wiederholen und löschen Sie den Zeitplan. Bestehende Aufgaben bleiben in Ihrer Datenbank, es werden aber keine neuen mehr erstellt.
Kann man zukünftige wiederkehrende Aufgaben sehen, bevor sie erstellt werden?
Nein. Notion erstellt jede wiederkehrende Aufgabe zum geplanten Zeitpunkt. Um bevorstehende Aufgaben im Voraus zu sehen, synchronisieren Sie Ihre Datenbank mit Google Kalender oder Outlook über 2sync, sodass Kalender-Apps die Einträge auf einer Zeitleiste anzeigen.
Senden wiederkehrende Aufgaben in Notion Benachrichtigungen?
Nicht automatisch. Jede von einer wiederkehrenden Vorlage erstellte Aufgabe enthält standardmäßig keine Erinnerung. Sie können Erinnerungen manuell hinzufügen oder eine Datenbankautomatisierung einrichten, die beim Erstellen einer Aufgabe eine Benachrichtigung auslöst.
Kann man wiederkehrende Aufgaben in der mobilen Notion-App erstellen?
Sie können Aufgaben aus bestehenden Vorlagen auf dem Mobilgerät erstellen, aber das Einrichten oder Bearbeiten des Wiederholungsplans einer Vorlage ist nur in der Desktop- oder Web-App möglich.
Was passiert, wenn man eine wiederkehrende Aufgabenvorlage bearbeitet?
Änderungen an der Vorlage wirken sich nur auf zukünftige Aufgaben aus. Bereits erstellte Aufgaben behalten ihre ursprünglichen Eigenschaften.
Verwandte Anleitungen
- Erinnerungen in Notion einrichten: Zeitbasierte Benachrichtigungen für jede Aufgabe oder Seite hinzufügen.
- Die besten Aufgabenlistenvorlagen von Notion: Fertige Datenbanken für Ihr Aufgabenmanagement.
- Unteraufgaben in Notion erstellen: Wiederkehrende Aufgaben in kleinere Schritte aufteilen.
- Wiederkehrende Aufgaben in Todoist: Notions Ansatz mit Todoists natürlicher Spracheingabe vergleichen.
- Notion vs. Todoist: Welcher Aufgabenmanager passt zu Ihrem Workflow.
- Notion mit Google Kalender verbinden: Vollständige Anleitung für die Zwei-Wege-Kalender-Synchronisation.
- Beste Notion-Kalendervorlagen: Kalender-Layouts für Planung und Terminorganisation.
- Beste Notion-Projektmanagement-Vorlagen: Projekte mit Aufgaben, Zeitleisten und Workflows verwalten.
