Unteraufgaben in Notion erstellen (3 einfache Schritte)

Mit Unteraufgaben in Notion lässt sich jeder Datenbankeintrag in kleinere, nachverfolgbare Schritte aufteilen. Sie aktivieren die Funktion in den Datenbankeinstellungen, und danach kann jeder Eintrag verschachtelte Unterelemente mit eigenen Eigenschaften, Fälligkeitsdaten und Zuständigkeiten enthalten. Die gesamte Einrichtung dauert weniger als eine Minute.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie Tipps, wie Sie Unteraufgaben in verschiedenen Ansichten optimal nutzen.

1. Wählen Sie eine Datenbank

Um Unteraufgaben in Notion zu erstellen, benötigen Sie eine Datenbank. Jede Datenbank eignet sich: ein Aufgaben-Tracker, ein Projektboard, eine Aufgabenliste oder ein Assignment-Tracker.

Falls Sie noch keine Datenbank haben, nutzen Sie am schnellsten die integrierte Tasks-Vorlage von Notion. Öffnen Sie eine neue Seite, geben Sie /tasks ein und wählen Sie die Tasks-Datenbank aus. Sie enthält bereits vorkonfigurierte Eigenschaften für Status, Priorität und Datum.

2. Unteraufgaben für die Datenbank aktivieren

Sobald Sie eine Datenbank geöffnet haben:

1. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol (das Zahnrad) oben rechts in der Datenbank.
2. Klicken Sie auf Unteraufgaben.
3. Klicken Sie auf Unteraufgaben aktivieren.

Notion erstellt eine selbstreferenzierende Verknüpfungseigenschaft namens Übergeordnete Aufgabe. Jeder Eintrag kann nun mit einem anderen Eintrag in derselben Datenbank als Eltern- oder Kindelement verknüpft werden.

3. Eine Unteraufgabe zu einer übergeordneten Aufgabe hinzufügen

Wenn Unteraufgaben aktiviert sind, fahren Sie in der Listenansicht mit der Maus über eine Aufgabe und klicken Sie auf den kleinen Pfeil links. Wählen Sie + Neues Unterelement, vergeben Sie einen Namen und legen Sie die Eigenschaften fest.

Weitere Möglichkeiten:

• Drag and Drop: Ziehen Sie eine vorhandene Aufgabe auf eine andere, um sie sofort zu verschachteln.
• Seite öffnen: Nutzen Sie die Verknüpfung „Übergeordnete Aufgabe", um manuell ein Elternelement zuzuweisen.
• Mehrere Ebenen verschachteln: Fügen Sie einer Unteraufgabe weitere Unteraufgaben hinzu (nützlich für komplexe Projekte mit Phasen, Meilensteinen und einzelnen Arbeitsschritten).

Tipps für die Arbeit mit Unteraufgaben

Wie sehen Unteraufgaben in verschiedenen Ansichten aus?

Unteraufgaben passen sich der jeweiligen Ansicht an:

• Listenansicht: Aufklappbare Baumstruktur. Klicken Sie auf den Pfeil neben einer übergeordneten Aufgabe, um deren Kindelemente ein- oder auszublenden.
• Board-Ansicht: Unteraufgaben erscheinen als separate Karten. Filtern Sie nach „Übergeordnete Aufgabe ist nicht leer", um nur Kindelemente zu sehen, oder nach „Übergeordnete Aufgabe ist leer" für nur die oberste Ebene.
• Zeitachsenansicht: Unteraufgaben werden als verschachtelte Balken unter der übergeordneten Aufgabe angezeigt, was die Visualisierung von Projektphasen erleichtert.
• Kalenderansicht: Jede Unteraufgabe mit einem Datum erscheint an ihrem jeweiligen Tag. Nützlich für die Fristenverfolgung bei größeren Projekten.

So verfolgen Sie den Fortschritt von Unteraufgaben

Notion zeigt standardmäßig keinen Fertigstellungsprozentsatz für Unteraufgaben an. Sie können dies jedoch mit einer Rollup-Eigenschaft einrichten:

1. Fügen Sie Ihrer Datenbank eine neue Rollup-Eigenschaft hinzu.
2. Setzen Sie die Verknüpfung auf Unteraufgaben.
3. Wählen Sie die Eigenschaft Status (oder Kontrollkästchen).
4. Stellen Sie die Berechnung auf Prozent abgehakt oder Werte zählen ein.

So erhält jede übergeordnete Aufgabe einen Fortschrittsbalken oder Prozentsatz, der anzeigt, wie viele Unterelemente als erledigt markiert sind.

So filtern und sortieren Sie nach Unteraufgaben

Nutzen Sie Datenbankfilter, um fokussierte Ansichten zu erstellen:

• Nur übergeordnete Aufgaben: Filtern Sie nach „Übergeordnete Aufgabe" ist leer.
• Nur Unteraufgaben: Filtern Sie nach „Übergeordnete Aufgabe" ist nicht leer.
• Überfällige Kindelemente: Kombinieren Sie „Übergeordnete Aufgabe ist nicht leer" mit „Fälligkeitsdatum liegt vor heute".

Kombinieren Sie diese Filter mit Automationen für wiederkehrende Aufgaben, um ein schlankes Projektmanagementsystem direkt in Notion aufzubauen.

Einschränkungen

• Kein automatischer Status-Rollup: Das Abschließen aller Unteraufgaben markiert die übergeordnete Aufgabe nicht automatisch als erledigt. Dafür benötigen Sie eine Formel oder eine manuelle Aktualisierung.
• Leistung bei großen Datenbanken: Datenbanken mit Tausenden von Einträgen und tiefer Verschachtelung (vier oder mehr Ebenen) können langsamer werden. Zwei bis drei Verschachtelungsebenen funktionieren für die meisten Workflows am besten.
• Keine native Abhängigkeitsverfolgung: Notion-Unteraufgaben unterstützen keine Logik wie „Aufgabe B kann erst beginnen, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist". Für Projekte mit vielen Abhängigkeiten eignen sich spezialisierte Projektmanagement-Tools oder die Kombination von Notion mit einer Aufgaben-App durch Zwei-Wege-Synchronisation.

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