Unteraufgaben in Notion erstellen (sie heißen Unterelemente)

Mit Unteraufgaben zerlegen Sie jeden Notion-Datenbankeintrag in kleinere, nachverfolgbare Schritte. Jeder Eintrag trägt danach verschachtelte Unterelemente mit eigenem Status, eigenem Fälligkeitsdatum und eigener Zuständigkeit. Die Einrichtung dauert keine Minute. Was die meisten aufhält, ist der Name: Im Menü steht nirgends „Unteraufgaben".

Eine Abgrenzung vorweg. Unteraufgaben zerlegen eine Aufgabe in kleinere Teile, in einer Eltern-Kind-Hierarchie. Reihenfolgeregeln wie „Aufgabe B startet erst, wenn Aufgabe A fertig ist" kommen dagegen von den Abhängigkeiten, einer eigenen Funktion, die weiter unten zur Sprache kommt.

1. Wählen Sie eine Datenbank

Um Unteraufgaben in Notion zu erstellen, benötigen Sie eine Datenbank. Jede Datenbank eignet sich: ein Aufgaben-Tracker, ein Projektboard, eine Aufgabenliste oder ein Assignment-Tracker.

Falls Sie noch keine Datenbank haben, nutzen Sie am schnellsten die integrierte Tasks-Vorlage von Notion. Öffnen Sie eine neue Seite, geben Sie /tasks ein und wählen Sie die Tasks-Datenbank aus. Sie enthält bereits vorkonfigurierte Eigenschaften für Status, Priorität und Datum.

2. Unteraufgaben aktivieren (Menüpunkt Unterelemente)

Sobald Sie eine Datenbank geöffnet haben:

1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü oben in der Datenbank.
2. Wählen Sie unter Datenbankeinstellungen den Eintrag Weitere Einstellungen.
3. Wählen Sie im angezeigten Menü Unterelemente.
4. Wählen Sie Unterelemente aktivieren.

Zwei Details kosten hier die meiste Zeit. Der Eintrag steht nicht schon im ersten Menü, sondern erst hinter Weitere Einstellungen.

Dazu kommt der Name. Die Funktion heißt Unterelemente (Sub-items, wenn Ihr Konto auf Englisch läuft), nicht „Unteraufgaben". Wer nach dem falschen Begriff sucht, findet nichts und gibt an dieser Stelle auf.

Notion legt daraufhin eine selbstreferenzielle Verknüpfung an. Über sie hängt jeder Eintrag an einem anderen Eintrag derselben Datenbank, entweder als Unterelement oder als Übergeordnetes Element.

3. Eine Unteraufgabe zu einer übergeordneten Aufgabe hinzufügen

Wenn die Unterelemente aktiv sind:

1. Fahren Sie in der Listenansicht mit der Maus über eine Aufgabe.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben dem Titel.
3. Legen Sie im Menü, das sich öffnet, ein Unterelement an.
4. Vergeben Sie einen Namen und setzen Sie die Eigenschaften.

Weitere Möglichkeiten:

• Drag and Drop: Ziehen Sie eine vorhandene Aufgabe auf eine andere, um sie sofort zu verschachteln.
• Seite öffnen: Weisen Sie das Elternelement manuell über die Verknüpfung Übergeordnetes Element zu.
• Mehrere Ebenen verschachteln: Fügen Sie einer Unteraufgabe weitere Unteraufgaben hinzu (nützlich für komplexe Projekte mit Phasen, Meilensteinen und einzelnen Arbeitsschritten).

Unterelemente sind Einträge derselben Datenbank und tragen deshalb denselben Eigenschaftssatz wie ihre übergeordnete Aufgabe. Ein Status, ein Fälligkeitsdatum oder eine Erinnerung verhält sich eine Ebene tiefer genauso.

Tipps für die Arbeit mit Unteraufgaben

Wie sehen Unteraufgaben in verschiedenen Ansichten aus?

Unterelemente bleiben in jeder Ansicht sichtbar, und das Format legen Sie selbst fest. Dieser Weg ist kürzer als der zum Aktivieren, denn der Umweg über Datenbankeinstellungen und Weitere Einstellungen entfällt.

1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü oben in Ihrer Datenbank.
2. Wählen Sie Unterelemente.
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü unter Anzeigeoptionen.

Welche Optionen zur Wahl stehen, hängt von der Ansicht ab:

• Tabellen-, Listen- und Zeitleistenansicht: In aufklappbarer Liste verschachtelt zeigt die klassische Baumstruktur, in der der Schalter am übergeordneten Element seine Unterelemente ein- und ausblendet. Reduzierte Liste stellt Eltern- und Kindelemente ohne Einrückung auf dieselbe Ebene.
• Board-, Kalender- und Galerieansicht: Karteneigenschaft zeigt die Unterelemente auf der Karte des übergeordneten Elements. Reduzierte Liste zeigt sie als eigenständige Einträge.

In aufklappbarer Liste verschachtelt gibt den Projektüberblick, mit Phasen und Meilensteinen unter ihrer übergeordneten Aufgabe.

Reduzierte Liste passt besser, wenn jede Unteraufgabe für sich zählt, etwa um sie im Kalender auf einen Tag zu legen.

Ein weiteres Steuerelement liegt wieder hinter dem langen Pfad: Datenbankeinstellungen > Weitere Einstellungen > Unterelemente > Erweiterte Einstellungen. Über Eigenschaft legen Sie fest, welcher Elementtyp in Ihrer Tabelle verschachtelt wird, Unterelement oder Übergeordnetes Element.

Diese Wahl gilt anschließend für alle Ansichten der Datenbank. Am selben Ort sitzt der Schalter Verschachtelte Schalter im Titel anzeigen.

So verfolgen Sie den Fortschritt von Unteraufgaben

Notion zeigt von Haus aus keinen Fortschrittswert für Unteraufgaben an. Eine Rollup-Eigenschaft liefert ihn:

1. Legen Sie eine neue Eigenschaft an und wählen Sie unter Eigenschaftstyp die Option Rollup.
2. Wählen Sie als Verknüpfungseigenschaft Unterelemente.
3. Wählen Sie die Eigenschaft der verbundenen Seiten, die das Rollup auslesen soll.
4. Wählen Sie die Rechenoperation.

Vor dem letzten Schritt lohnt ein Blick auf die dokumentierte Liste der Rechenoperationen: Einen Eintrag „Prozent abgehakt" gibt es dort nicht.

Die einzigen beiden Prozentwerte heißen Prozent leerer Zellen und Prozent nicht leerer Zellen, und beide messen, ob eine Zelle gefüllt ist, nicht ob ein Häkchen gesetzt wurde. Ein Kontrollkästchen ohne Häkchen zählt trotzdem als gefüllte Zelle, ein Prozentwert darauf sagt also nichts über den Fortschritt aus.

Zwei Einstellungen, die wirklich tragen:

• Anzahl: Lassen Sie das Rollup auf eine beliebige Eigenschaft der Unterelemente zeigen und wählen Sie Alle zählen. Jede übergeordnete Aufgabe zeigt dann, wie viele Unteraufgaben sie enthält.
• Prozentsatz: Lassen Sie das Rollup auf eine Eigenschaft zeigen, die sich erst beim Abschluss füllt, etwa ein Abschlussdatum, und wählen Sie Prozent nicht leerer Zellen. Der Wert steigt, sobald diese Daten eingetragen werden.

In beiden Fällen aktualisiert sich der Wert von selbst, sobald sich ein Unterelement ändert.

So filtern und sortieren Sie nach Unteraufgaben

Der kürzeste Weg führt über das Unterelemente-Menü selbst.

1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü oben in Ihrer Datenbank.
2. Wählen Sie Unterelemente.
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü unter Filteroptionen, das je nach Anzeigeoption Einbeziehen heißt.

Wählen Sie dann eine der drei Optionen:

• Nur übergeordnete Elemente zeigt die übergeordneten Elemente, die Ihren Filtern entsprechen, samt Anzahl ihrer untergeordneten Elemente.
• Übergeordnete und untergeordnete Elemente zeigt beide Ebenen, soweit sie den Filtern entsprechen.
• Nur Unterelemente zeigt ausschließlich die Unterelemente, die Ihren Filtern entsprechen.

Diese drei Optionen gelten für die Tabellen-, Listen- und Zeitleistenansicht. Board-, Kalender- und Galerieansicht unterstützen ausschließlich Nur übergeordnete Elemente.

Feiner steuern Sie über die Verknüpfung Übergeordnetes Element:

• Nur Aufgaben der obersten Ebene: Filtern Sie darauf, dass Übergeordnetes Element leer ist.
• Nur Unteraufgaben: Filtern Sie darauf, dass Übergeordnetes Element nicht leer ist.
• Überfällige Unteraufgaben: Kombinieren Sie ein gefülltes Übergeordnetes Element mit einem Fälligkeitsdatum vor heute.

Kombinieren Sie diese Filter mit Automationen für wiederkehrende Aufgaben, und Sie verfolgen Projekte direkt in Notion, ohne ein weiteres Tool. Wie die vollständige Struktur dahinter aussieht, zeigt der Leitfaden zum Projektmanagement mit Notion.

Was beim Verschieben, Duplizieren und Löschen einer übergeordneten Aufgabe passiert

Unterelemente wandern mit ihrer übergeordneten Aufgabe, und die Notion-Dokumentation hält für jeden der drei Fälle fest, was das bedeutet. Die Regel zum Löschen lesen Sie besser, bevor Sie sie brauchen.

• Verschieben: Notion aktiviert die Unterelemente in der Ziel-Datenbank, falls sie dort noch nicht aktiv sind. Fehlt Ihnen dort die Berechtigung dafür, kommen die Unterelemente als übergeordnete Elemente an. Ein Unterelement, für das Sie keine Bearbeitungsrechte haben, bleibt zurück.
• Duplizieren: Das Element und alle seine Unterelemente werden auf neue Seiten dupliziert.
• Löschen: Mit dem Element verschwinden auch alle seine Unterelemente. Verschieben Sie die Unterelemente vorher aus der übergeordneten Aufgabe heraus, wenn Sie sie behalten wollen.

Einschränkungen

• Kein automatischer Status-Rollup: Wenn Sie alle Unteraufgaben abschließen, gilt die übergeordnete Aufgabe nicht automatisch als erledigt. Dafür brauchen Sie eine Formel oder ein Häkchen von Hand.
• Tiefe Verschachtelung lohnt sich nicht endlos: Zwei bis drei Ebenen reichen für die meisten Arbeitsabläufe. Darüber hinaus ist der Baum schwerer zu überblicken, als er nützt, und eine zusätzliche Eigenschaft trägt das Detail besser als eine weitere Ebene.
• Eingeschränkte Seiten bleiben verborgen: Wenn die Berechtigungen für einzelne Seiten einer Datenbank auseinandergehen, sehen Sie möglicherweise nicht alle Seiten. In aufklappbarer Liste verschachtelt behält die Baumstruktur der Unterelemente auch dann bei, wenn einzelne Seiten eingeschränkt sind.
• Abhängigkeiten sind eine eigene Funktion: Unteraufgaben bilden eine Eltern-Kind-Hierarchie; für sich genommen erzwingen sie keine Reihenfolge. Diese Logik übernimmt die Funktion Abhängigkeiten, die Sie im selben Menü aktivieren (Datenbankeinstellungen > Weitere Einstellungen > Abhängigkeiten) und die in der Zeitleistenansicht zum Tragen kommt. Beim Aktivieren legen Sie fest, wie Notion mit den Terminen umgeht: Nur verschieben, wenn sich Termine überschneiden, Datum verschieben und dabei den Zeitraum zwischen Elementen beibehalten oder Nicht automatisch verschieben.

Bei größeren Projekten bleibt die Planung meist in Notion, während die Ausführung in einer Aufgaben-App stattfindet. Eine Zwei-Wege-Synchronisation mit Todoist hält beide Seiten aktuell, ohne dass Sie etwas abtippen.

Die Todoist-Integration und die Google-Tasks-Integration behalten die Eltern-Kind-Hierarchie als Notion-Verknüpfung bei, statt sie zu einer einzigen Liste zu verflachen.

Fazit

Unterelemente zu aktivieren dauert keine Minute, und der Gewinn zeigt sich sofort: Jeder Eintrag Ihrer Datenbank trägt seine eigenen Arbeitsschritte, mit den Eigenschaften, die Sie ohnehin schon nutzen, also Status, Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit.

Was die meisten aufhält, ist nicht die Einrichtung, sondern das Vokabular. Im Notion-Menü heißt die Funktion Unterelemente, und der Elementtyp zum Verschachteln heißt Übergeordnetes Element. Wer in den Einstellungen nach „Unteraufgaben" sucht, findet nichts.

Für die meisten Projekte reichen zwei Verschachtelungsebenen und ein Fortschritts-Rollup. Abhängigkeiten werden erst an dem Tag wichtig, an dem die Reihenfolge der Arbeit zählt.

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