Unteraufgaben in Notion erstellen (3 einfache Schritte)

Mit Unteraufgaben in Notion lässt sich jeder Datenbankeintrag in kleinere, nachverfolgbare Schritte aufteilen. Sie aktivieren die Funktion in den Datenbankeinstellungen, und danach kann jeder Eintrag verschachtelte Unterelemente mit eigenen Eigenschaften, Fälligkeitsdaten und Zuständigkeiten enthalten. Die gesamte Einrichtung dauert weniger als eine Minute.

Eine Verwechslung kommt dabei ständig vor. Unteraufgaben zerlegen eine Aufgabe in kleinere Teile, in einer Eltern-Kind-Hierarchie. Die Reihenfolge der Ausführung, also „Aufgabe B startet erst, wenn Aufgabe A fertig ist", regeln dagegen die Abhängigkeiten. Das ist eine eigene Funktion, die weiter unten zur Sprache kommt.

1. Wählen Sie eine Datenbank

Um Unteraufgaben in Notion zu erstellen, benötigen Sie eine Datenbank. Jede Datenbank eignet sich: ein Aufgaben-Tracker, ein Projektboard, eine Aufgabenliste oder ein Assignment-Tracker.

Falls Sie noch keine Datenbank haben, nutzen Sie am schnellsten die integrierte Tasks-Vorlage von Notion. Öffnen Sie eine neue Seite, geben Sie /tasks ein und wählen Sie die Tasks-Datenbank aus. Sie enthält bereits vorkonfigurierte Eigenschaften für Status, Priorität und Datum.

2. Unteraufgaben aktivieren (Menüpunkt Unterelemente)

Sobald Sie eine Datenbank geöffnet haben:

1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü oben in der Datenbank.
2. Wählen Sie unter Datenbankeinstellungen den Eintrag Weitere Einstellungen.
3. Wählen Sie im angezeigten Menü Unterelemente und dann Unterelemente aktivieren.

Zwei Details kosten hier die meiste Zeit. Der Eintrag steht nicht schon im ersten Menü, sondern erst hinter Weitere Einstellungen. Und er heißt Unterelemente (Sub-items, wenn Ihr Konto auf Englisch läuft), nicht „Unteraufgaben": Wer nach dem falschen Namen sucht, findet nichts und gibt an dieser Stelle auf.

Notion legt daraufhin eine selbstreferenzielle Verknüpfung an. Über sie hängt jeder Eintrag an einem anderen Eintrag derselben Datenbank, entweder als Unterelement oder als Übergeordnetes Element.

3. Eine Unteraufgabe zu einer übergeordneten Aufgabe hinzufügen

Wenn die Unterelemente aktiv sind, fahren Sie in der Listenansicht mit der Maus über eine Aufgabe und klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben dem Titel. Im Menü, das sich öffnet, legen Sie die Unteraufgabe an: Namen vergeben, Eigenschaften setzen, fertig.

Weitere Möglichkeiten:

• Drag and Drop: Ziehen Sie eine vorhandene Aufgabe auf eine andere, um sie sofort zu verschachteln.
• Seite öffnen: Weisen Sie das Elternelement manuell über die Verknüpfung Übergeordnetes Element zu.
• Mehrere Ebenen verschachteln: Fügen Sie einer Unteraufgabe weitere Unteraufgaben hinzu (nützlich für komplexe Projekte mit Phasen, Meilensteinen und einzelnen Arbeitsschritten).

Tipps für die Arbeit mit Unteraufgaben

Wie sehen Unteraufgaben in verschiedenen Ansichten aus?

Unterelemente bleiben in jeder Ansicht sichtbar, und das Format legen Sie selbst fest: im Einstellungsmenü unter Unterelemente und dort unter Anzeigeoptionen.

• Tabellen-, Listen- und Zeitleistenansicht: In aufklappbarer Liste verschachtelt zeigt die klassische Baumstruktur, in der der Schalter am übergeordneten Element seine Unterelemente ein- und ausblendet. Reduzierte Liste stellt Eltern- und Kindelemente ohne Einrückung auf dieselbe Ebene.
• Board-, Kalender- und Galerieansicht: Karteneigenschaft zeigt die Unterelemente auf der Karte des übergeordneten Elements. Reduzierte Liste zeigt sie als eigenständige Einträge.

Welche Option die richtige ist, hängt vom Zweck der Ansicht ab. In aufklappbarer Liste verschachtelt gibt den Projektüberblick, mit Phasen und Meilensteinen unter ihrer übergeordneten Aufgabe. Reduzierte Liste passt besser, wenn jede Unteraufgabe für sich zählt, etwa um sie im Kalender auf einen Tag zu legen.

So verfolgen Sie den Fortschritt von Unteraufgaben

Notion zeigt von Haus aus keinen Fortschrittswert für Unteraufgaben an. Eine Rollup-Eigenschaft liefert ihn:

1. Legen Sie eine neue Eigenschaft an und wählen Sie unter Eigenschaftstyp die Option Rollup.
2. Wählen Sie als Verknüpfungseigenschaft Unterelemente.
3. Wählen Sie die Eigenschaft der verbundenen Seiten, die das Rollup auslesen soll, und danach die Rechenoperation.

Vor dem letzten Schritt lohnt ein Blick auf die dokumentierte Liste der Rechenoperationen: Einen Eintrag „Prozent abgehakt" gibt es dort nicht. Die einzigen beiden Prozentwerte heißen Prozent leerer Zellen und Prozent nicht leerer Zellen, und beide messen, ob eine Zelle gefüllt ist, nicht ob ein Häkchen gesetzt wurde. Ein Kontrollkästchen ohne Häkchen zählt trotzdem als gefüllte Zelle. Ein Prozentwert darauf sagt also nichts über den Fortschritt aus.

Zwei Einstellungen, die wirklich tragen:

• Anzahl: Lassen Sie das Rollup auf eine beliebige Eigenschaft der Unterelemente zeigen und wählen Sie Alle zählen. Jede übergeordnete Aufgabe zeigt dann, wie viele Unteraufgaben sie enthält.
• Prozentsatz: Lassen Sie das Rollup auf eine Eigenschaft zeigen, die sich erst beim Abschluss füllt, etwa ein Abschlussdatum, und wählen Sie Prozent nicht leerer Zellen. Der Wert steigt, sobald diese Daten eingetragen werden.

In beiden Fällen aktualisiert sich der Wert von selbst, sobald sich ein Unterelement ändert.

So filtern und sortieren Sie nach Unteraufgaben

Der kürzeste Weg führt über das Unterelemente-Menü selbst. Unter Unterelemente und dort unter Filteroptionen stehen Nur übergeordnete Elemente, Übergeordnete und untergeordnete Elemente und Nur Unterelemente zur Wahl. Diese drei Optionen gelten für die Tabellen-, Listen- und Zeitleistenansicht; Board-, Kalender- und Galerieansicht unterstützen ausschließlich Nur übergeordnete Elemente.

Feiner steuern Sie über die Verknüpfung Übergeordnetes Element:

• Nur Aufgaben der obersten Ebene: Filtern Sie darauf, dass Übergeordnetes Element leer ist.
• Nur Unteraufgaben: Filtern Sie darauf, dass Übergeordnetes Element nicht leer ist.
• Überfällige Unteraufgaben: Kombinieren Sie ein gefülltes Übergeordnetes Element mit einem Fälligkeitsdatum vor heute.

Kombinieren Sie diese Filter mit Automationen für wiederkehrende Aufgaben, und Sie verfolgen Projekte direkt in Notion, ohne ein weiteres Tool. Wie die vollständige Struktur dahinter aussieht, zeigt der Leitfaden zum Projektmanagement mit Notion.

Einschränkungen

• Kein automatischer Status-Rollup: Wenn Sie alle Unteraufgaben abschließen, gilt die übergeordnete Aufgabe nicht automatisch als erledigt. Dafür brauchen Sie eine Formel oder ein Häkchen von Hand.
• Leistung bei großen Datenbanken: Datenbanken mit Tausenden von Einträgen und tiefer Verschachtelung (vier Ebenen oder mehr) können langsamer werden. Zwei bis drei Ebenen reichen für die meisten Arbeitsabläufe.
• Abhängigkeiten sind eine eigene Funktion: Unteraufgaben bilden eine Eltern-Kind-Hierarchie; für sich genommen erzwingen sie keine Reihenfolge. Diese Logik übernimmt die Funktion Abhängigkeiten, die Sie im selben Menü aktivieren (Datenbankeinstellungen > Weitere Einstellungen > Abhängigkeiten) und die in der Zeitleistenansicht zum Tragen kommt. Beim Aktivieren legen Sie fest, wie Notion mit den Terminen umgeht: Nur verschieben, wenn sich Termine überschneiden, Datum verschieben und dabei den Zeitraum zwischen Elementen beibehalten oder Nicht automatisch verschieben.

Bei größeren Projekten bleibt die Planung meist in Notion, während die Ausführung in einer Aufgaben-App stattfindet. Eine Zwei-Wege-Synchronisation hält beide Seiten aktuell, ohne dass Sie etwas abtippen: Die Todoist-Integration und die Google-Tasks-Integration behalten die Eltern-Kind-Hierarchie als Notion-Verknüpfung bei, statt sie zu einer einzigen Liste zu verflachen.

Fazit

Unterelemente zu aktivieren dauert keine Minute, und der Gewinn zeigt sich sofort: Jeder Eintrag Ihrer Datenbank trägt seine eigenen Arbeitsschritte, mit den Eigenschaften, die Sie ohnehin schon nutzen, also Status, Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit.

Was die meisten aufhält, ist nicht die Einrichtung, sondern das Vokabular. Im Notion-Menü heißt die Funktion Unterelemente, und der Elementtyp zum Verschachteln heißt Übergeordnetes Element. Wer in den Einstellungen nach „Unteraufgaben" sucht, findet nichts.

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