20 beste Notion-Aufgabenlisten-Vorlagen 2026

Die beste kostenlose Notion-Aufgabenlisten-Vorlage für die meisten Nutzenden ist Ultimate Tasks von Thomas Frank. Sie bietet einen Posteingang zum schnellen Erfassen, gefilterte Ansichten (Heute, Nächste 7 Tage, Überfällig), Unteraufgaben, wiederkehrende Aufgaben und Projektboards, alles kostenlos. Wer einen einfacheren Einstieg bevorzugt, findet mit der offiziellen To-do List-Vorlage von Notion die Grundlagen in unter einer Minute.

Notion eignet sich hervorragend für das Aufgabenmanagement, weil die Datenbank-Engine gefilterte Ansichten, Rollups, Relationen und Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben unterstützt. Mit über 100 Millionen Nutzenden (Notion, 2024) listet die Vorlagengalerie inzwischen mehr als 900 Aufgabenlisten-Vorlagen. Wir haben Dutzende getestet und auf 20 Vorlagen eingegrenzt, die jeden Anwendungsfall abdecken: von einfachen Checklisten bis hin zu umfassenden Produktivitätssystemen.

Schnellüberblick

1. Ultimate Tasks: beste Gesamtlösung

Ultimate Tasks ist die meistempfohlene kostenlose Notion-Aufgabenvorlage im Web, und das zu Recht. Sie enthält einen Posteingang für schnelle Aufgabenerfassung, gefilterte Ansichten nach Heute, Morgen und Nächste 7 Tage sowie ein vollständiges Projektboard im Trello-Stil. Unteraufgaben, Prioritäten, Tags und wiederkehrende Aufgaben sind integriert.

Die „Cold Tasks"-Funktion blendet inaktive Einträge aus, die älter als ein bestimmter Schwellenwert sind, und hält so die tägliche Ansicht übersichtlich. Wenn Sie bereits Projekte in Notion verwalten, können Sie über die verknüpfte Projektdatenbank Aufgaben bestimmten Zielen zuordnen. Thomas Frank veröffentlicht außerdem Video-Anleitungen, die Einrichtung und Anpassung erklären.

2. To-do List: ideal für Einsteiger

Notions offizielle Aufgabenlisten-Vorlage ist der schnellste Einstieg. Sie enthält eine Tabellenansicht mit Aufgabenname, Zuständigem und Fälligkeitsdatum. Sonst nichts, kein Überfluss. Duplizieren Sie die Vorlage, benennen Sie einige Felder um, und Sie haben in unter einer Minute eine funktionierende Aufgabenliste.

Da sie eine echte Datenbank verwendet (keine einfache Seite mit Kontrollkästchen), können Sie später Ansichten hinzufügen: ein Kanban-Board für die Statusverfolgung, einen Kalender für Fristen oder gefilterte Ansichten für Erinnerungen und Unteraufgaben. Diese Flexibilität macht sie zu einem starken Ausgangspunkt, selbst wenn Ihre Anforderungen wachsen.

3. Task List: beste Kanban-Ansicht

Eine weitere offizielle Notion-Vorlage, die standardmäßig ein nach Status gruppiertes Kanban-Board zeigt. Ziehen Sie Aufgaben zwischen den Spalten „To Do", „In Progress" und „Done" hin und her, genau wie bei Trello oder Asana. Jede Karte zeigt eine kurze Beschreibung, und Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen.

Wenn Sie visuelle Workflows gegenüber flachen Listen bevorzugen, starten Sie hier. Die Board-Ansicht zeigt auf einen Blick, woran Sie gerade arbeiten, was wartet und was erledigt ist. Bei Bedarf können Sie jederzeit eine Tabellen- oder Kalenderansicht ergänzen.

4. Task Tracker: ideal für Minimalisten

Task Tracker reduziert das Aufgabenmanagement auf das Wesentliche: Wichtigkeit, Kategorie, Status und Datum. Keine Dashboards, keine Fortschrittsdiagramme, keine Gamification. Häkchen setzen und weiter.

Die Vorlage unterstützt Unteraufgaben für die Aufschlüsselung größerer Einträge und enthält eine Kalenderansicht für die Fristenübersicht. Mit einer Bewertung von 4,95 gehört sie zu den am höchsten bewerteten Aufgabenvorlagen in der Notion-Galerie. Ideal für alle, die die meisten Produktivitätsvorlagen als zu überladen empfinden.

5. Advanced To-Do List: ideal für Fortschrittsverfolgung

Diese Vorlage bietet einen visuellen Fortschritts-Tracker, der Ihren Fortschritt als Prozentsatz anzeigt. Aufgaben werden nach Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt) und nach Zeitraum (Heute, Diese Woche, Dieses Jahr) sortiert. Eine Kalender- und Galerieansicht ist ebenfalls enthalten.

Der Fortschrittsbalken ist das herausragende Feature: Er aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Aufgaben abhaken, was bei längeren Projekten die Motivation stärkt. Wenn Sie mehr als eine flache Checkliste, aber weniger als ein vollständiges Projektmanagementsystem möchten, trifft diese Vorlage den richtigen Mittelweg.

Mehr erfahren: 7 beste Notion-Gewohnheitstracker-Vorlagen

6. Weekly To-Do List: ideal für Wochenplanung

Diese Vorlage organisiert Aufgaben nach Wochentag statt nach Status oder Priorität. Jeder Tag erhält einen eigenen Abschnitt mit Kontrollkästchen, und eine „Später"-Liste am Ende fängt Aufgaben auf, die Sie noch nicht eingeplant haben.

Wochenplanung gehört zu den effektivsten Produktivitätsgewohnheiten: Eine im Journal of Personality and Social Psychology veröffentlichte Studie ergab, dass das Aufschreiben konkreter Pläne für Ziele die Umsetzungsrate um 42 % steigerte (Gollwitzer & Sheeran, 2006). Diese Vorlage setzt diese Methode konkret um.

Mehr erfahren: 7 beste Wochenplanvorlagen

7. To Do List Calendar: beste Kalenderansicht

Diese Vorlage vereint eine Kalenderansicht mit einer Aufgabendatenbank, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben zu welchem Tag gehören. Sie enthält einen Ein-Klick-Routinen-Generator, der tägliche Aufgaben automatisch befüllt, sowie eine Auto-Sortier-Funktion für Prioritäten.

Wenn Sie Fristen verwalten und eine visuelle Zeitleiste benötigen, ohne zu einer separaten Kalender-App zu wechseln, hält diese Vorlage alles auf einer Notion-Seite. Verbinden Sie sie mit 2sync, um dieselben Termine an Google Calendar oder Outlook zu senden und echte Push-Benachrichtigungen zu erhalten.

8. The Eisenhower To Do List: ideal für Priorisierung

Die Eisenhower-Matrix sortiert jede Aufgabe in einen von vier Quadranten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit: sofort erledigen, einplanen, delegieren oder streichen. Diese Vorlage setzt dieses Framework in einer Notion-Datenbank um, sodass Sie jede Aufgabe taggen und die Ansichten die Sortierung übernehmen lassen.

Sie funktioniert besonders gut für Personen, die mit Priorisierung Schwierigkeiten haben. Statt einer einzigen flachen Liste, in der alles gleich wichtig erscheint, zwingt die Matrix Sie zu entscheiden, was tatsächlich zählt. Weitere Eisenhower-Optionen finden Sie in unseren 5 besten Eisenhower-Matrix-Vorlagen für Notion.

9. Quick To-Do List: ideal für schnelles Erfassen

Quick To-Do List ist auf Geschwindigkeit ausgelegt. Aufgaben landen in Prioritätskategorien (Hoch, Mittel, Niedrig), und erledigte Einträge wandern in ein Archiv, damit die aktive Ansicht übersichtlich bleibt. Keine komplexen Eigenschaften, keine Projektboards, keine Dashboards.

Nutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie Aufgaben schnell erfassen und später sortieren möchten. Die Archiv-Funktion ist besonders praktisch: Statt erledigte Aufgaben zu löschen, behalten Sie eine durchsuchbare Übersicht über bereits Erledigtes.

10. Simple Notes Board: ideal für Notizen und Listen

Simple Notes Board kombiniert Aufgabenlisten mit Notizen in einem visuellen Dashboard. Die Vorlage ist weniger strukturiert als die oben genannten, was sie zu einer guten Wahl für Personen macht, die Aufgaben mit Referenzmaterial, Einkaufslisten und Lesezeichen mischen.

Wenn eine Ordnung nach Tag oder Priorität zu starr wirkt, können Sie mit diesem Board Freitext-Abschnitte für alles anlegen, was Sie brauchen. Der Nachteil: weniger Automatisierung. Es gibt keine gefilterten Ansichten oder Fortschritts-Tracker, nur übersichtliche Abschnitte, die Sie selbst befüllen.

11. Personal Task HQ: bestes All-in-one-Dashboard

Personal Task HQ geht über reine Aufgabenlisten hinaus. Die Vorlage bündelt eine Aufgabenliste, einen Gewohnheitstracker, ein Kanban-Board, einen Pomodoro-Timer und einen Projekt-Tracker in einem ansprechenden Dashboard. Aufgaben sind nach Projekten mit klaren Zielen organisiert.

Für $9 ist sie die günstigste kostenpflichtige Option in dieser Liste und ein guter Schritt nach oben, wenn kostenlose Vorlagen zu einfach wirken, ein komplettes System wie Ultimate Brain aber überdimensioniert erscheint.

12. Ultimate Brain 3.0: bestes Premium-System

Ultimate Brain 3.0 ist Thomas Franks umfassendes Produktivitätssystem für Notion. Es vereint alles aus Ultimate Tasks (seiner kostenlosen Vorlage) mit einer Notizdatenbank, PARA-Methode, Zielverfolgung und erweitertem Projektmanagement. Aufgaben, Notizen und Projekte sind über Notion-Relationen miteinander verknüpft.

Diese Vorlage ist die richtige Wahl, wenn Sie möchten, dass Notion mehrere Apps ersetzt, statt nur Aufgabenlisten zu verwalten. Der Preis ist hoch, aber das System deckt Aufgabenmanagement, Notizen, Projektplanung und Wissensmanagement in einem einzigen Workspace ab. Thomas Frank veröffentlicht detaillierte Video-Tutorials zu jeder Funktion.

13. Daily & Weekly To-Do Lists: ideal für Tages- und Wochenplanung

Diese Vorlage vereint Tages- und Wochenplanung auf einer Seite. Das Tages-Board organisiert Aufgaben über alle sieben Wochentage, während das Wochen-Board sie nach Woche des Monats gruppiert. Beide Ansichten greifen auf dieselbe zugrunde liegende Datenbank zu.

Sie gehört zu den meistbewerteten Aufgabenvorlagen in der Notion-Galerie, und das hat seinen Grund: Die doppelte Ansicht macht die Wahl zwischen Tages- und Wochenplanung überflüssig. Sie erhalten beides, ohne Aufgaben zu duplizieren. Ideal für Studierende, Freiberufler oder alle, die wochenweise planen, aber tagesweise umsetzen.

14. Recurring Tasks: ideal fur wiederkehrende Aufgaben

Recurring Tasks nutzt die integrierten Datenbankautomatisierungen von Notion, um Aufgaben nach einem von Ihnen definierten Zeitplan zu wiederholen. Richten Sie ein tagliches Standup, eine wochentliche Review oder eine monatliche Rechnungserinnerung ein, und die Vorlage erstellt automatisch die nachste Instanz, sobald Sie eine erledigt haben.

Mit 40 Bewertungen und einer Note von 4,85/5 lost sie die haufigste Beschwerde uber das Aufgabenmanagement in Notion: Es gibt keine native Funktion fur wiederkehrende Aufgaben ohne Umwege. Diese Vorlage liefert die Losung als fertiges Paket. Eine ausfuhrliche Anleitung zu wiederkehrenden Workflows finden Sie unter wiederkehrende Aufgaben in Notion erstellen.

15. Simple To Do List: ideal für Prioritätensortierung

Von einem offiziellen Notion Ambassador erstellt, konzentriert sich diese Vorlage auf eines: Aufgaben nach Priorität sortieren. Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, vergeben Sie eine Prioritätsstufe, und die Vorlage erledigt den Rest. Eine Kalenderintegration ermöglicht es, Fristen neben Ihrer priorisierten Liste zu visualisieren.

Mit 255+ Bewertungen gehört sie zu den vertrauenswürdigsten einfachen Vorlagen in der Galerie. Nutzende heben die Prioritätseigenschaft durchgehend als das Feature hervor, das den Unterschied ausmacht. Wenn Notions offizielle To-do List zu karg und die fortgeschrittenen Optionen überdimensioniert wirken, starten Sie hier.

16. Support Task List: ideal für Teams

Die meisten Aufgabenvorlagen sind für Einzelpersonen konzipiert. Support Task List ist für Teams gebaut. Jede Aufgabe kann einem Teammitglied mit Prioritätsstufe, Tags und Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Einzelne Aufgabenseiten unterstützen Notizen, Dokumentation, Bilder und Unteraufgaben.

Dies ist Notions offizielle Vorlage für die Aufgabenverfolgung im Team. Wenn Sie einen Workspace mit Kolleginnen und Kollegen teilen und Aufgaben zuweisen, nachverfolgen und übergeben müssen, ist diese Vorlage ein besserer Ausgangspunkt als eine persönliche Vorlage anzupassen. Verbinden Sie sie mit 2sync, um Teamfristen in den Google Calendar aller Beteiligten zu übertragen.

17. Daily Agenda & To-Do List: ideal für Agenda-Verknüpfung

Diese Vorlage verbindet Ihre Agenda und Ihre Aufgabenliste in zwei verknüpften Datenbanken. Aufgaben sind direkt mit bestimmten Agendapunkten verknüpft, sodass Sie nicht nur sehen, was zu tun ist, sondern auch wann und warum. Eine Wochenkalenderansicht hält den Fokus auf der aktuellen Woche.

Zusätzlich enthält die Vorlage vorkonfigurierte wiederkehrende Aufgaben mit Buttons zum Hinzufügen neuer Einträge. Der Autor aktualisiert die Vorlage regelmäßig, wenn Notion neue Funktionen veröffentlicht. Ideal für Personen, die ihren Tag um Meetings und Termine herum planen, nicht nur um eigenständige Aufgaben.

18. Simple School To-do list: ideal für Studierende

Diese Vorlage wurde speziell für Studierende entwickelt und teilt Aufgaben in die Kategorien Schule, Extracurricular und Zuhause. Das Setup ist bewusst minimal gehalten: keine komplexen Eigenschaften, keine Datenbanken, keine Lernkurve. Vorlage öffnen, Aufgaben eintippen, abhaken.

Für ein detaillierteres akademisches Setup mit Aufgabenverfolgung, Fälligkeitsdaten und Kursverwaltung finden Sie weitere Optionen in unseren besten Notion-Vorlagen für Studierende und Assignment-Tracker-Vorlagen. Diese Vorlage eignet sich, wenn Sie etwas Schnelles und Einfaches brauchen.

19. GTD Dashboard: ideal für die GTD-Methode

Wenn Sie David Allens Getting-Things-Done-Methode anwenden, setzt diese Vorlage den vollständigen GTD-Workflow in Notion um. Alles im Posteingang erfassen, in nächste Aktionen, Wartend-auf-Listen oder Irgendwann/Vielleicht einordnen und wöchentlich überprüfen.

Der Preis von $30 beinhaltet ein anpassbares System, das größere Ziele in handhabbare Schritte mit integrierter Projekt- und Zielverfolgung aufteilt. Für einen leichteren Priorisierungsansatz ohne das GTD-Framework eignen sich die Eisenhower-Matrix-Vorlagen oder Time-Blocking-Vorlagen.

20. Aesthetic To-Do List: beste ästhetische Vorlage

Diese Vorlage beweist, dass eine Aufgabenliste funktional und gleichzeitig ansprechend aussehen kann. Sie enthält intelligente Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben (täglich, wöchentlich und werktags), dynamische Fälligkeitsberechnungen mit Anzeige der verbleibenden Tage und ein wöchentliches Analyse-Dashboard mit Abschlussquoten.

Das modulare Drag-and-Drop-Layout ermöglicht es, Abschnitte nach Ihrem Geschmack anzuordnen. Entwickelt für Studierende, Entwickler und Kreativschaffende, die genug Zeit in Notion verbringen, um Wert auf die Gestaltung ihres Workspace zu legen. Weitere visuelle Notion-Designs finden Sie in unseren besten ästhetischen Notion-Vorlagen.

So erstellen Sie eine Aufgabenliste in Notion von Grund auf

Wenn keine dieser Vorlagen perfekt passt, können Sie in zwei Minuten Ihre eigene erstellen.

Datenbank-Methode (empfohlen):

1. Öffnen Sie eine leere Notion-Seite und geben Sie /database ein. Wählen Sie Datenbank - Ganze Seite oder Datenbank - Inline.
2. Benennen Sie die erste Spalte in Aufgabe um. Fügen Sie Eigenschaften für Status (Auswahl: Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt), Fälligkeitsdatum (Datum) und Priorität (Auswahl: Hoch, Mittel, Niedrig) hinzu.
3. Klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie Board, um ein nach Status gruppiertes Kanban-Layout zu erhalten.
4. Fügen Sie eine Kalender-Ansicht hinzu, gefiltert nach Fälligkeitsdatum, um Fristen visuell zu sehen.

Checklisten-Methode (schnell und einfach):

1. Öffnen Sie eine leere Seite und geben Sie /to-do list ein. Notion fügt einen Kontrollkästchen-Block ein.
2. Tippen Sie Ihre Aufgaben ein und drücken Sie nach jeder Aufgabe die Eingabetaste.
3. Haken Sie erledigte Einträge ab.

Die Datenbank-Methode ist leistungsfähiger, weil sie Ansichten, Filter, Sortierungen, Erinnerungen und Relationen zu anderen Datenbanken unterstützt. Die Checklisten-Methode eignet sich für Einweg-Listen, die Sie nicht erneut aufrufen werden.

So synchronisieren Sie Ihre Notion-Aufgabenliste mit anderen Apps

Eine Notion-Aufgabenliste deckt die Planung ab, kann aber keine Push-Benachrichtigungen an Ihr Smartphone senden oder Fristen mit Ihrem Kalender synchronisieren. Wenn Sie zusätzlich Todoist, Google Calendar oder Google Tasks nutzen, kopieren Sie am Ende Aufgaben zwischen Apps.

2sync verbindet Ihre Notion-Datenbank mit externen Tools per Zwei-Wege-Synchronisation. Erstellen Sie eine Aufgabe in Notion, und sie erscheint in Todoist. Erledigen Sie sie in Todoist, und Notion markiert sie als abgeschlossen. Ordnen Sie bestimmte Felder zu, filtern Sie, was synchronisiert wird, und halten Sie beide Apps ohne manuellen Aufwand synchron.

Das ist besonders nützlich für Aufgabenlisten-Vorlagen mit Fälligkeitsdaten und Kalenderansichten: Senden Sie diese Termine an Google Calendar, damit Sie echte Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone erhalten, nicht nur ein Datumsfeld in Notion.

Sie sind unsicher, welche Aufgaben-App am besten zu Notion passt? Lesen Sie unseren Notion vs. Todoist Vergleich, den TickTick vs. Todoist Vergleich oder stöbern Sie durch die besten To-do-Listen-Apps.

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