Notion vs. Todoist: Welches Tool ist besser? [2026]

Notion (über 100 Mio. Nutzer) eignet sich besser, wenn Sie einen All-in-One-Arbeitsbereich für Dokumente, Datenbanken, Wikis und Aufgaben auf einer Plattform benötigen. Todoist (über 45 Mio. Nutzer) eignet sich besser, wenn Sie eine schnelle, fokussierte Aufgabenverwaltung mit natürlicher Spracheingabe und minimalem Einrichtungsaufwand wünschen. Beide konkurrieren neben ClickUp und Asana, verfolgen aber sehr unterschiedliche Ansätze. Notion startet kostenlos (Plus ab 10 $/Monat); Todoist startet kostenlos (Pro ab 5 $/Monat). Beide bieten KI-Funktionen, Offline-Modus und Mobile-Apps. Außerdem können Sie beide mit 2sync synchronisieren und so das Beste aus beiden Welten nutzen.

Im Folgenden vergleichen wir Notion und Todoist in Bezug auf Funktionen, Preise, KI, Anpassung und mehr, damit Sie entscheiden können, welches Tool zu Ihrem Workflow passt, oder ob der kombinierte Einsatz die klügste Wahl ist.

Notion vs. Todoist auf einen Blick

Warum Notion wählen?

• Überlegene Funktionen für Notizen und Dokumentation.
• Hochgradig anpassbare Funktionen und Layouts.
• Mehrere Datenansichten (Listen, Tabellen, Kalender, Kanban-Boards, Zeitachsen).
• Umfassender Werkzeugkasten für Projektmanagement, Wikis u. v. m.
• Große Vielfalt an verfügbaren Vorlagen.
• Leistungsfähige Notion-AI-Funktionen für Inhalte und Insights.
• Läuft und synchronisiert auf allen wichtigen Plattformen.
• Großzügige kostenlose Version mit vielen Kernfunktionen.

Notion auswählen

Warum Todoist wählen?

• Optimiert für fokussiertes Aufgaben-Tracking und To-do-Listen.
• Natürliche Spracheingabe für schnelle Terminierung ("jeden Montag um 8 Uhr").
• Aufgeräumte, einfache, benutzerfreundliche Oberfläche.
• Sehr geringe Lernkurve.
• Einfache Freigabe und Zusammenarbeit bei Aufgaben.
• Viele Integrationen mit Kalendern, E-Mail u. a.
• Niedrige Kosten für Premium-Funktionen im Vergleich zu vielen Wettbewerbern.

Todoist auswählen

Was ist Notion?

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Notizen, Projektmanagement und Datenbanken auf einer einzigen, hochgradig anpassbaren Plattform vereint.

Seit dem Start 2016 befähigt Notion Einzelpersonen und Teams, Arbeit, Ideen und Informationen so zu organisieren, wie es zu ihren Anforderungen passt.

Von einfachen To-do-Listen und Besprechungsnotizen bis zu komplexen Projekt-Roadmaps, persönlichen CRMs und Wikis: Die flexiblen Bausteine von Notion erlauben Systeme für nahezu jede Aufgabe.

Die Stärke liegt in der Anpassungsfähigkeit: Nutzerinnen und Nutzer gestalten ihren Arbeitsbereich mit verschiedenen Ansichten, Vorlagen und Integrationen.

Die Fülle an Funktionen bringt eine gewisse Lernkurve mit sich, zahlt sich aber durch effiziente Abläufe und höhere Produktivität aus.

Lohnt es sich? Auf jeden Fall. Darum haben wir 2sync entwickelt, um Notion in einem echten 2-Wege-System mühelos mit anderen Apps, darunter Todoist, zu synchronisieren.

Was ist Todoist?

Todoist ist eine fokussierte, intuitive App für Aufgabenverwaltung, die Einzelpersonen und Teams hilft, organisiert und produktiv zu bleiben.

Die aufgeräumte Oberfläche erleichtert das schnelle Erfassen von Aufgaben, das Setzen von Terminen und das Verfolgen des Fortschritts.

Todoist existiert seit 2007 und wurde über viele Jahre verfeinert. Zu den Stärken zählen wiederkehrende Aufgaben, natürliche Spracheingabe für Fälligkeiten, Prioritäten und die gemeinsame Nutzung von Projekten.

Es bietet zwar weniger Anpassung als etwa Notion, überzeugt aber durch Einfachheit und Zuverlässigkeit. Ideal für alle, die ihre To-dos unkompliziert und effizient steuern möchten.

Notion vs. Todoist: umfassender Vergleich

Nachfolgend finden Sie einen vollständigen Side-by-Side-Vergleich von Notion und Todoist in Bezug auf Bedienung, Aufgabenfunktionen, Anpassung, Zusammenarbeit, KI, Suche, Integrationen, Mobile/Offline und Preise, inklusive Hinweisen, wann der kombinierte Einsatz am sinnvollsten ist.

Welches Tool ist einfacher zu bedienen?

Todoist ist deutlich einfacher zu erlernen und zu nutzen als Notion. Todoist erreicht 9,0/10 für Bedienbarkeit auf G2; Notion 8,6/10.

Notion ist äußerst leistungsfähig und flexibel, hat aber eine steilere Lernkurve. Die funktionsreiche und individuell gestaltbare Oberfläche kann anfangs überwältigen.

Seiten erstellen, Datenbanken anlegen und das Block-Prinzip verstehen, braucht etwas Zeit und Geduld. Durch die offene Struktur entwerfen Sie Ihr eigenes System (oder nutzen Vorlagen) für Aufgaben und Informationen.

Positiv: Das minimalistische Design und Drag-and-Drop machen Notion nach den ersten Schritten sehr angenehm in der Nutzung. Nach der Einarbeitung wird Notion zur Spielwiese für Produktivität und erlaubt es, den Arbeitsbereich exakt auf den eigenen Workflow zuzuschneiden.

Todoist setzt hingegen konsequent auf Einfachheit.

Die Oberfläche ist vom ersten Start an aufgeräumt und intuitiv.

Eine Aufgabe hinzufügen geht so leicht wie einen Satz tippen (z. B. "Morgen 17 Uhr Lebensmittel einkaufen"), dank natürlicher Spracheingabe.

Aufgaben in Projekte einordnen oder Labels und Prioritäten vergeben ist selbsterklärend. Todoists Inbox-Projekte-Labels-Struktur unterstützt GTD-Workflows (Getting Things Done) auf natürliche Weise. Praktisch keine Einrichtung nötig: Sie können sofort loslegen.

Auch wenn Todoist keine tiefgreifende Oberflächen-Anpassung bietet, schätzen viele, dass es einfach funktioniert.

Wie verwalten Notion und Todoist Aufgaben?

Todoist ist schneller für die tägliche Aufgabenverwaltung, Notion bietet mehr Tiefe für komplexe Projekte. Beide Plattformen erlauben es, Aufgaben zu erstellen und in Unteraufgaben zu gliedern.

In Notion kann eine "Aufgabe" eine einfache Checkbox sein oder ein strukturierter Eintrag in einer Aufgaben-Datenbank mit vielen Eigenschaften (Fälligkeit, Zuständigkeit, Status, Tags usw.). Unteraufgaben lassen sich frei hinzufügen (z. B. als Liste oder Unterseite innerhalb eines Aufgaben-Eintrags), und die enthaltenen Informationen sind flexibel anpassbar.

Notion unterstützt zudem Abhängigkeiten. In einer Projektdatenbank kann eine Relation "Hängt ab von" Aufgaben logisch verknüpfen, sodass sichtbar wird, was zuerst erledigt sein muss. Das ist für die Planung wertvoll und lässt sich in Zeitachsen visualisieren.

Mehr erfahren: Wie Sie in Notion Unteraufgaben erstellen (3 einfache Schritte)

Auch Todoist unterstützt Unteraufgaben, bleibt dabei aber bewusst schlank und übersichtlich.

In Todoist kann jede Aufgabe Unteraufgaben haben; durch Einrücken wird die Hierarchie gebildet.

Mehrere Ebenen (Unteraufgaben von Unteraufgaben) sind möglich, ähnlich wie bei einer Gliederung. Standardmäßig erben neue Unteraufgaben Projekt und Fälligkeit der übergeordneten Aufgabe; beides lässt sich anpassen.

Werden alle Unteraufgaben abgehakt, wird die Hauptaufgabe automatisch als erledigt markiert.

Welches Tool hat bessere wiederkehrende Aufgaben?

Todoist gewinnt bei wiederkehrenden Aufgaben dank natürlicher Spracheingabe. Beide Apps unterstützen Wiederholungen, gehen aber sehr unterschiedlich vor:

Notion besitzt keinen integrierten Parser für natürliche Sprache bei Wiederholungen. Der typische Ansatz besteht darin, eine Vorlage für die wiederkehrende Aufgabe zu erstellen und dann mit der Notion-Wiederholfunktion in Datenbanken oder Integrationen/API zu automatisieren. Das erlaubt hohe Flexibilität, ist aber weniger bequem.

Todoist bietet hier einen besonders nutzerfreundlichen Ansatz: Wiederholungen lassen sich in natürlicher Sprache festlegen, etwa "jeden Montag um 20 Uhr", "alle zwei Mittwoche" oder "täglich ab morgen".

Das beschleunigt die Einrichtung und bleibt intuitiv. Zudem sind komplexe Muster möglich, z. B. "an jedem Werktag außer Mittwoch".

Planen in Notion + Erledigen in Todoist nahtlos verbinden

Einmal einrichten. Aufgaben bleiben beidseitig synchron, keine doppelte Pflege. Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testphase.

Unsere Notion-Todoist-Synchronisierung kostenlos testen

Welches Tool ist anpassbarer?

Notion ist deutlich anpassbarer als Todoist. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Oft als LEGO-Baukasten für Produktivität gelobt: Sie gestalten Seiten frei mit Layout, Formatierung und Inhaltsblöcken nach Wunsch. Notions Flexibilität macht es beliebt für den Aufbau eines Second Brain oder persönlichen Wissensmanagement-Systems (PKM). Sie können Datenbanken für Aufgaben, Notizen, Projekte oder andere Daten anlegen und benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen (Text, Datum, Zuständige, Formeln, Relationen usw.).

Dieselbe Datenbasis lässt sich in mehreren Ansichten darstellen, z. B. Tabelle, Kanban-Board, Kalender oder Galerie, per einfachem Wechsel der Ansicht.

Notion erlaubt außerdem das Einbetten externer Inhalte (z. B. Karten, Videos, Code-Snippets), sodass reichhaltige Dashboards entstehen.

Highlights der Notion-Anpassung:

• Eigene Datenbank-Eigenschaften: Beliebige Felder definieren (Status, Priorität, Aufwand usw.).
• Mehrere Ansichten: Pro Datenbank Board (Kanban), Kalender, Zeitachse, Liste, Galerie oder Tabelle, jeweils mit eigenen Filtern/Sortierungen. Sie können sogar Notion mit Google Kalender verbinden, damit Kalenderansichten mit Ihrem tatsächlichen Zeitplan synchron bleiben. Welcher Kalender zu Ihrem Workflow passt, erfahren Sie in unserem Vergleich der besten Kalender-Apps.
• Formeln und Rollups: Formeleigenschaften erlauben Berechnungen wie in Tabellenkalkulationen; Rollups aggregieren Daten über Relationen hinweg.
• Verknüpfte Datenbanken: Datenbanken gespiegelt auf anderen Seiten anzeigen (auch gefiltert), für kontextbezogene Teilmengen.
• Design und Erscheinungsbild: Helle/dunkle Themes sowie eigene Icons und Cover; der Gesamtskin ist vorgegeben, doch Seiten lassen sich optisch ansprechend gestalten (Bilder, Trenner, Callouts usw.).
• Integrationen und API: Mit Dritttools erweitern und automatisieren, was nativ nicht möglich ist.

Todoist bietet bewusst weniger Anpassung, und für viele Nutzer ist das ein Vorteil.

Der Fokus liegt auf einer konsistenten, schlanken Oberfläche für Aufgaben. Layouts werden nicht umgebaut; Aufgaben besitzen einheitliche Eigenschaften (Fälligkeit, Priorität, Labels, Kommentare usw.).

Trotzdem lassen sich einige Aspekte konfigurieren:

• Themenfarben, inkl. Dunkelmodus und mehreren Farbschemata.
• Projekte neu anordnen und verschachteln; Labels lassen sich ebenfalls gruppieren.
• Eigene Labels und Filter: Labels als Tags (z. B. "#dringend"), Filter als gespeicherte Sichten (z. B. "@dringend & heute").
• Prioritäten (P1 bis P4): Farblich codiert und für Sortierungen nutzbar.
• Benachrichtigungen: Fein steuerbar für Erinnerungen, Kommentare, Zuweisungen usw.
• Boards und Kalenderansicht auf den Plänen Pro/Business.

Welches Tool bietet bessere Vorlagen?

Notion bietet eine sehr umfangreiche Vorlagen-Galerie mit Tausenden Optionen nach Anwendungsfall, darunter Arbeit, Studium, Privat, Projekte, Wikis und Docs.

Die Spanne reicht von einfachen Agenda-Vorlagen und To-do-Listen bis zu komplexen Projektmanagement-Systemen und Inhaltskalendern. Stöbern Sie in unserer Auswahl der besten kostenlosen Notion-Vorlagen.

Eigene Vorlagen lassen sich frei erstellen. Daten lassen sich in Tabellen, Kalendern, Listen, Kanban-Boards, Zeitachsen und Galerien visualisieren.

Todoist-Vorlagen sind stärker auf konkrete Aufgabenabläufe fokussiert.

Abgedeckt werden u. a. Jahresziele, Marketing/Vertrieb, Kreatives, persönliche Produktivität, Support, Design, Produktmanagement, Entwicklung, Bildung und allgemeine Arbeit.

Die Anzahl ist geringer als im Notion-Kosmos; durch die geringere Anpassbarkeit sind es eher durchdachte Aufgabenlisten als komplexe Dashboards.

Welches Tool eignet sich besser für Teamarbeit?

Notion eignet sich besser für Teams dank geteilter Arbeitsbereiche, Echtzeit-Bearbeitung und granularer Berechtigungen. Todoist deckt die Grundlagen gut ab, konzentriert sich aber auf Aufgabenzuweisung statt auf breite Zusammenarbeit.

Notion stellt einen umfassenden Kollaborations-Werkzeugkasten bereit, ideal für Teams mit komplexen Projekten:

• Geteilte Arbeitsbereiche: Team-Workspaces mit feingranularen Berechtigungen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Gleichzeitiges Bearbeiten von Seiten und Datenbanken mit sofortigen Änderungen.
• Unbegrenzte Datei-Uploads: Dateien aller Art speichern und teilen.
• Rich-Text-Bearbeitung: Dokumente mit Formatierungen und eingebetteten Inhalten gemeinsam bearbeiten.
• Block-Baukasten: Seiten kreativ gemeinsam aufbauen.
• Kommentare und Erwähnungen: Kommunikation direkt im Kontext von Seiten und Aufgaben per @-Erwähnung.
• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Alle bleiben bei Aufgaben und Terminen auf Kurs.

Todoist unterstützt Teamarbeit in schlanker Form rund um Aufgaben:

• Aufgabenzuweisung: Aufgaben in geteilten Projekten bestimmten Personen zuweisen.
• Kommentare: Aufgaben diskutieren und Feedback geben.
• Projektfreigabe: Projekte teilen und Zugriffsrechte steuern.
• Echtzeit-Updates: Änderungen an Aufgaben/Projekten sofort sehen.

Wie vergleichen sich Rückgängig und Versionsverlauf?

Fehler passieren. Vielleicht haben Sie eine Aufgabe gelöscht oder etwas ungewollt geändert. Beide Tools bieten "Sicherheitsnetze", gehen dabei aber unterschiedlich vor:

• Sofort rückgängig.
  • Ein Druck auf Strg/Cmd + Z (oder Schütteln/Drei-Finger-Tippen auf dem Smartphone) in Notion nimmt jede Aktion der aktuellen Sitzung schrittweise zurück.
  • Todoist zeigt nach dem Abschluss oder der Neuplanung einer Aufgabe kurz ein Undo-Banner an; Sie haben nur wenige Sekunden (oder einen Druck auf Z), bevor das Fenster sich schließt.
• Tiefere Historie.
  • Notion erstellt ca. alle 10 Minuten Seitenschnappschüsse und bewahrt diese 7 Tage (Free), 30 Tage (Plus), 90 Tage (Business) oder unbegrenzt (Enterprise) auf. Gelöschte Seiten bleiben 30 Tage im Papierkorb.
  • Todoist zeichnet Ereignisse im Activity Log auf (7-Tage-Zugriff bei Free, unbegrenzt bei bezahlten Plänen) und erstellt auf Pro/Business tägliche Projekt-Backups, wobei automatisch die letzten 21 Kopien vorgehalten werden.

Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen Notion-Sicherheitsfunktionen suchen, lesen Sie unseren Leitfaden: Rückgängig machen in Notion.

Welches Tool hat bessere KI-Funktionen?

Notion bietet einen breiteren und leistungsfähigeren KI-Funktionsumfang. Beide Tools setzen auf KI, aber der Umfang unterscheidet sich erheblich:

Notion AI: Seit 2023 verfügbar und bis Ende 2025 deutlich ausgebaut. Notion AI funktioniert als vielseitiger Schreib- und Produktivitätsassistent direkt in Notion. Auf jeder Seite kann die KI u. a. bei folgenden Aufgaben helfen:

• Inhalte generieren: Blogartikel-Entwürfe, Absätze aus Stichpunkten oder einen ersten Artikelentwurf erstellen. Auch das Weiterschreiben an der aktuellen Stelle ist möglich.
• Zusammenfassen: Lange Dokumente oder Besprechungsnotizen auf die Kernpunkte verdichten.
• Ton anpassen und Texte verbessern: Text professioneller, lockerer oder grammatisch korrekter gestalten.
• Ideenfindung und Brainstorming: Projektnamen, Content-Themen oder andere Ideen gemeinsam mit der KI entwickeln.
• To-do-Generierung: Bei einer Aufgabe wie "Reise planen" bricht die KI automatisch eine To-do-Liste herunter.
• Übersetzung und Code-Snippets: Texte übersetzen oder Code generieren, ähnlich einem integrierten ChatGPT in Notion.

Im September 2025 hat Notion Notion 3.0: Agents angekündigt, was die KI-Fähigkeiten deutlich erweitert hat. Anfang 2026 heißen diese nun Custom Agents und gehen weit über Notion selbst hinaus.

Custom Agents können Aktionen in Notion, Slack, Mail, Kalender, Figma, Linear ausführen und sich über MCP-Server sogar mit externen Tools verbinden. Sie könnten zum Beispiel einen Agenten anweisen, einen Projektplan mit Aufgaben und Fristen zu erstellen, und er legt Seiten und Datenbankeinträge in Ihrem Workspace automatisch an. Custom Agents sind bis Mai 2026 kostenlos verfügbar.

Notion hat außerdem Notion Mail eingeführt, einen KI-gestützten E-Mail-Client, der sich mit Gmail verbindet und Ihren Posteingang automatisch organisiert. Er nutzt KI, um Nachrichten zu priorisieren, Antworten zu entwerfen und E-Mails mit relevanten Notion-Seiten zu verknüpfen.

Einen breiteren Blick darauf, wie KI-Tools und Workflow-Automatisierung sich unterscheiden, finden Sie in unserem Artikel: KI vs. Automatisierung.

2023/2024 hat Doist (das Unternehmen hinter Todoist) KI-Funktionen eingeführt, die inzwischen als Todoist Assist bekannt sind.

Diese KI ist fokussierter und enger gefasst als die von Notion. Sie zielt darauf ab, das Aufgabenmanagement einfacher zu machen. Im Januar 2026 hat Todoist außerdem Todoist Ramble eingeführt, eine Sprache-zu-Aufgaben-Funktion, die auf Gemini 2.5 Flash basiert und gesprochene Beschreibungen in strukturierte Aufgaben, Unteraufgaben und Fälligkeiten umwandelt. In den ersten drei Wochen gewann Ramble 76.000 Nutzer.

Wesentliche KI-Funktionen von Todoist:

• Aufgaben-Brainstorming: Projekt auswählen und die KI schlägt möglicherweise vergessene Aufgaben vor. Zum Beispiel könnte bei "Urlaubsplanung" die KI "Flüge buchen" oder "Koffer packen" vorschlagen.
• Aufgaben aufteilen: Bei einer großen Aufgabe wie "Neue Website launchen" schlägt die KI Unteraufgaben vor (z. B. "Design finalisieren, Hosting einrichten, QA-Tests").
• Automatische Priorisierung und Terminierung: Die KI analysiert Aufgabenliste und Fristen und schlägt vor, welche Aufgaben zuerst angegangen werden sollten.
• Natürlichsprachliche Filtererstellung: Mit "AI Filter Assist" beschreiben Sie einen Filter in normaler Sprache (z. B. "Aufgaben nächste Woche, zugewiesen an Jan"), und die KI erstellt die passende Filterabfrage.
• Kontextuelle Tipps: Bei vagen Aufgabennamen gibt die KI Hinweise, um sie konkreter zu machen.

Welches Tool bietet bessere Suche und Filter?

Beide bieten starke Suche, bedienen aber unterschiedliche Anforderungen. Notion durchsucht den gesamten Workspace; Todoists Suche ist schneller für aufgabenbezogene Abfragen.

Notion bietet eine robuste Suche über den gesamten Workspace, inklusive Seiten, Datenbanken und teils sogar Text in Bildern. Mit Schlüsselwörtern, Filtern und Operatoren lässt sich die Suche gezielt verfeinern.

Notions Datenbankansichten bieten leistungsfähige Filteroptionen, mit denen Sie eigene Sichten nach Kriterien wie Fälligkeiten, Tags oder Zuständigkeiten erstellen können.

Todoist bietet ebenfalls eine leistungsfähige Suche und Filter.

"Quick Find" findet Aufgaben, Projekte, Labels oder Filter in Sekunden per Schnelleingabe.

Filterabfragen können komplexe Kriterien kombinieren (Fälligkeiten, Prioritäten, Zuständigkeiten) und als gespeicherte Sichten abgelegt werden, sodass die relevanten Aufgaben immer griffbereit sind.

Wie vergleichen sich die Integrationen?

Beide Tools haben große Integrations-Ökosysteme, zielen aber auf unterschiedliche Workflows ab. Todoist verbindet sich nativ mit über 90 Apps, darunter Slack, Google Kalender, Apple Watch, IFTTT und Zapier. Die fokussierte API macht es Drittanbieter-Tools leicht, Aufgabenerstellung und -abschluss einzubinden.

Notion bietet über 100 Integrationen über API und Konnektoren wie Slack, Figma, GitHub, Jira und Google Drive. Da Notion eine breitere Plattform ist, ziehen seine Integrationen eher Daten herein, als Aufgaben nach außen zu schieben.

Für die tiefste Integration zwischen beiden bietet 2sync eine kontinuierliche Zwei-Wege-Aufgabensynchronisierung mit Feldzuordnung, Filtern und Synchronisierung innerhalb von 2 bis 5 Minuten. Anders als Zapier oder Make, die Trigger erfordern und pro Zap nur in eine Richtung synchronisieren, hält 2sync die kontinuierliche Zwei-Wege-Synchronisierung automatisch aufrecht.

Welche App hat die bessere Mobile-App?

Todoist hat die bessere Mobile-App für schnelle Aufgabenverwaltung; Notions App ist leistungsfähiger, aber weniger intuitiv. So schneiden sie im Vergleich ab:

Die mobile App von Notion bietet ein weitgehend vollständiges Erlebnis, das die meisten Desktop-Funktionen widerspiegelt. Sie können Seiten erstellen und bearbeiten, Datenbanken nutzen, Aufgaben managen und im Team kollaborieren, alles auch unterwegs.

Die Oberfläche passt sich gut an kleinere Displays an, behält aber die Kernfunktionen. Aufgrund der Funktionsfülle wirkt die App für manche komplexer als die Desktop-Variante.

Die mobile App von Todoist ist speziell für Aufgaben unterwegs optimiert.

Schnell Aufgaben hinzufügen, Erinnerungen setzen, Fortschritt verfolgen: alles unkompliziert und effizient. Todoist bietet außerdem native Apps für Apple Watch und Wear OS, um Aufgaben direkt vom Handgelenk zu erfassen. Notion hat keine Watch-App.

Welches Tool hat besseren Offline-Zugriff?

Todoist bleibt offline zuverlässiger, aber Notion hat aufgeholt. Das war früher eine klare Schwäche von Notion, aber seit August 2025 bietet Notion (Version 2.53) endlich einen Offline-Modus.

Jetzt können Sie Seiten offline anzeigen, bearbeiten und erstellen, auf Desktop und Mobilgeräten. Sie können Seiten für den Offline-Zugriff markieren, oder Notion hält kürzlich verwendete Seiten automatisch lokal vor (insbesondere in bezahlten Plänen, die Ihre zuletzt besuchten und favorisierten Seiten automatisch herunterladen).

Wenn Sie offline sind, können Sie diese Seiten öffnen, Änderungen vornehmen oder sogar neue Seiten erstellen. Alle Änderungen werden lokal gespeichert und beim nächsten Online-Kontakt synchronisiert.

Einschränkungen gibt es allerdings: Eingebettete Inhalte, die Internet erfordern (wie Google Maps oder Live-Feeds), können offline nicht aktualisiert werden. Einige fortgeschrittene Funktionen oder sehr große Datenbanken sind offline möglicherweise noch nicht voll funktionsfähig.

Todoist bietet seit Langem robuste Offline-Unterstützung. Wenn Sie Todoists Mobile- oder Desktop-App offline nutzen, können Sie weiterhin Aufgaben hinzufügen, abhaken, umsortieren usw., als wären Sie online.

Die App synchronisiert alle Änderungen, sobald Ihr Gerät wieder verbunden ist.

Nahezu alle Kernfunktionen von Todoist funktionieren offline (ausgenommen Aktionen, die Serverkommunikation erfordern, wie das Hinzufügen von Mitarbeitern).

Der Offline-Betrieb ist nahtlos. Sie bemerken möglicherweise nicht einmal, wann die App in den Offline-Modus wechselt, abgesehen von einem kleinen Symbol oder Hinweis.

Wie vergleichen sich die Preise?

Todoist bietet das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis für reines Aufgabenmanagement; Notion rechtfertigt den höheren Preis, wenn Sie den breiteren Workspace nutzen. Beide haben großzügige kostenlose Pläne, aber die bezahlten Tarife schalten mehr Funktionen frei. Notion hat rund 4 Millionen zahlende Kunden. So sieht der Vergleich Anfang 2026 aus:

Notion-Preise

Todoist-Preise

Abschließendes Urteil: Kategorie für Kategorie

FAQ

Fazit

Welches Tool sollten Sie wählen?

• Wählen Sie Notion, wenn Sie einen hochgradig anpassbaren All-in-One-Arbeitsbereich für verschiedene Inhalte (Aufgaben, Notizen, Dokumente, Datenbanken) benötigen. Ideal für individuelle Workflows und Zusammenarbeit über reines Aufgabenmanagement hinaus.
• Wählen Sie Todoist, wenn Sie Einfachheit und Effizienz im Aufgabenmanagement priorisieren. Für tägliche To-dos, Deadlines und persönliche oder Team-Aufgaben ist Todoist in puncto Bedienbarkeit schwer zu schlagen.
• Nutzen Sie beide, wenn Sie Notion für die Planung und Todoist für die tägliche Umsetzung einsetzen möchten. 2sync hält beides automatisch synchron.

Noch unschlüssig? Stöbern Sie in unserem Überblick der besten To-do-Listen-Apps oder vergleichen Sie diese Tools direkt in TickTick vs. Todoist und Todoist vs. Google Tasks.

Beide zusammen nutzen mit 2sync

Notion und Todoist ergänzen sich hervorragend: Planen Sie in Notion, erledigen Sie in Todoist. Mit 2sync synchronisieren Sie Aufgaben zwischen beiden automatisch in beide Richtungen.

So sieht das in der Praxis aus:

1. Erstellen Sie eine Projektdatenbank in Notion mit Eigenschaften für Status, Priorität, Fristen und Zuständigkeiten.
2. Verbinden Sie sie mit Todoist über 2sync. Ordnen Sie Notion-Eigenschaften den Todoist-Feldern zu (Titel, Fälligkeit, Priorität, Labels).
3. Setzen Sie Filter, sodass nur umsetzbare Aufgaben zu Todoist synchronisiert werden, keine Planungsnotizen oder archivierte Einträge.
4. Arbeiten Sie in beiden Apps. Erledigen Sie eine Aufgabe in Todoist, und sie wird in Notion aktualisiert. Ändern Sie eine Frist in Notion, und sie wird in Todoist aktualisiert.

Jede Änderung synchronisiert sich innerhalb von 2 bis 5 Minuten, je nach Plan (Solo: 5 Min., Premium: 3 Min., Pro: 2 Min.). Keine doppelte Eingabe, keine verpassten Aktualisierungen.