Microsoft To Do vs. Todoist 2026: Welche passt zu Ihnen?

Todoist ist der bessere Aufgabenmanager. Microsoft To Do ist der bessere kostenlose.

Beides stimmt gleichzeitig, und genau daran hängt die Entscheidung. Die Trennlinie verläuft entlang der Bezahlschranke: Alles, was To Do kann, kostet nichts, während die Struktur, für die Todoist geschätzt wird, zum größten Teil erst mit Pro beginnt.

Microsoft To Do vs. Todoist auf einen Blick

Die folgende Übersicht bewertet jede App nach den Aufgaben, für die Menschen einen Aufgabenmanager tatsächlich nutzen.

Beide Apps sind schnell, synchronisieren sich überall und erledigen eine einfache Checkliste problemlos.

Die Unterschiede zeigen sich in dem Moment, in dem Ihre Anforderungen über „Milch kaufen nicht vergessen" hinauswachsen.

Preis: kostenlos vs. Freemium

Microsoft To Do ist komplett kostenlos. Es gibt keine Bezahlstufe, und nichts wird zurückgehalten.

Alles, was die App kann, erhalten Sie mit einem persönlichen Microsoft-Konto oder einem Microsoft-365-Abonnement. Wenn Sie neu einsteigen, erklärt unsere Anleitung zu Microsoft To Do Listen, Mein Tag und gekennzeichnete E-Mails.

Todoist setzt auf ein Freemium-Modell, und die drei Stufen trennen sich sauber:

• Beginner (kostenlos): 5 aktive persönliche Projekte, 3 Filteransichten, 7 Tage Aktivitätsverlauf und 5 MB Dateiuploads. Ohne Deadlines und ohne Kalenderlayout.
• Pro, 5 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (60 € pro Jahr) oder 7 € monatlich: hebt die Grenzen auf 300 Projekte und 150 Filteransichten mit vollem Verlauf an und ergänzt die Terminierungs-Extras.
• Business, 8 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (96 € pro Nutzer und Jahr) oder 10 € monatlich.

Beide Bezahlstufen gelten zu diesen Sätzen seit dem 10. Dezember 2025.

Wenn allein der Preis zählt, gewinnt To Do klar.

Aufgabenerfassung und natürliche Sprache

Todoist erfasst weiterhin schneller, doch der Abstand ist geschrumpft.

Microsoft To Do liest Datum, Uhrzeit und Wiederholungsmuster direkt aus dem Aufgabentitel mit, während Sie tippen. „submit invoice friday 5pm" landet mit Fälligkeitsdatum und bereits gesetzter Erinnerung in der Liste.

Drei Grenzen sollten Sie kennen:

• Windows-App ab Version 2.66 sowie iOS
• Unter Windows bislang nur auf Englisch
• Die Erkennung greift nicht mehr, sobald Sie eine bestehende Aufgabe in der Detailansicht bearbeiten

Was To Do nicht lesen kann, ist Struktur. Todoists Parser übernimmt Projekt, Label, Priorität und zugewiesene Person aus derselben Zeile, sodass eine Aufgabe direkt dort landet, wo sie hingehört.

Todoist hat die Erfassung außerdem über das Tippen hinaus erweitert:

• Ramble verwandelt gesprochene Gedanken in strukturierte Aufgaben, in mehr als 40 Sprachen: 10 Sitzungen pro Monat im kostenlosen Plan, unbegrenzt in Pro und Business.
• Todoist Assist baut Filter aus Klartext und verwandelt weitergeleitete E-Mails in Aufgaben. Nur in Pro und Business.

Organisation: Projekte, Labels und Ansichten

To Do gliedert die Arbeit in Listen, die Sie zu Gruppen zusammenfassen können, dazu Schritte innerhalb jeder Aufgabe.

Das ist die gesamte Hierarchie: keine Filter, nur eine Möglichkeit, eine Liste anzuzeigen. Zum Verschlagworten gibt es Hashtags im Aufgabentitel und die Farbkategorien aus Outlook, listenübergreifend durchsuchbar, aber deutlich schlichter als die Labels von Todoist.

Dafür gibt es ein Planungsritual. „Mein Tag" ist eine frische Liste, die Sie sich jeden Morgen neu zusammenstellen.

To Do schlägt Einträge aus Ihren überfälligen und anstehenden Aufgaben vor, und Sie wählen die wenigen aus, die heute zählen.

Todoist gibt Ihnen Projekte, Sektionen, Labels und Filter, dazu vier Prioritätsstufen. Dieselbe Aufgabe kann in einem Projekt stehen und zugleich Tags wie @zuhause oder @deep-work tragen, nach denen Sie über alle Projekte hinweg auf einmal filtern.

Außerdem erhalten Sie drei Ansichten jedes Projekts, darunter ein Board im Kanban-Stil, um Arbeit durch verschiedene Phasen zu bewegen.

Listen- und Board-Layout sind kostenlos. Das Kalenderlayout kostet: Es gehört zu Pro.

Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben

Bei wiederkehrenden Aufgaben steht es nahezu unentschieden.

To Do wiederholt täglich, an Werktagen, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nach einem eigenen Muster.

Todoist nimmt dieselben Anweisungen als Text entgegen („jeden zweiten Dienstag", „jeden Werktag um 9 Uhr"), was unser Leitfaden zu wiederkehrenden Aufgaben in Todoist im Detail durchgeht.

Bei den Erinnerungen liegen beide näher beieinander, als die Tarifseiten vermuten lassen. Beide kostenlosen Pläne melden sich bei Ihnen, der Unterschied betrifft also die Flexibilität, nicht den Zugang:

• Microsoft To Do: Die Erinnerungsoption kostet nichts und nimmt jede Uhrzeit an, die Sie nennen, ganz gleich, ob die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum trägt.
• Kostenloses Todoist: Geben Sie einer Aufgabe ein Datum und eine Uhrzeit, ergänzt Todoist automatisch eine Erinnerung, ausgelöst mit der Vorlaufzeit aus Ihren Erinnerungseinstellungen.
• Todoist Pro: mehrere eigene Erinnerungen auf derselben Aufgabe, die Eingabe direkt in der Zeile über ! und Erinnerungen, die per Standort statt per Uhrzeit auslösen.

Die Lücke im kostenlosen Plan heißt also nicht „keine Erinnerungen", sondern „eine Erinnerung, gekoppelt an die Fälligkeit".

Zusammenarbeit und Teilen

To Do lässt Sie eine Liste teilen, was für eine gemeinsame Einkaufsliste oder die Besorgungen eines Paares reicht.

Todoist geht weiter: Sie teilen ganze Projekte, weisen Aufgaben bestimmten Personen zu, fügen Kommentare hinzu und hängen Dateien an.

Das macht die App für kleine Teams nutzbar und nicht nur für Haushalte.

Plattformen und das Microsoft-Ökosystem

Wenn Ihr Arbeitstag über Microsoft 365 läuft, hat To Do einen echten Vorteil:

• Markierte Outlook-E-Mails werden zu Aufgaben
• Ihre Einträge erscheinen in der Teams-Erfahrung „Tasks" neben Microsoft Planner
• Das Ganze ist mit Ihrem bestehenden Abonnement kostenlos

Die markierten E-Mails sind der Grund, aus dem viele überhaupt zu To Do greifen. Deshalb lohnt der Blick darauf, wo die Funktion endet:

• Es funktionieren nur Postfächer, die Microsoft selbst hostet: Outlook.com, Hotmail.com, Live.com oder eine von Microsoft gehostete eigene Domain
• Sie müssen die Liste der markierten E-Mails erst einschalten, bevor darin etwas erscheint
• Synchronisiert wird nur Ihr primäres Postfach, freigegebene Postfächer und freigegebene Ordner bleiben außen vor

Läuft Ihre Post dagegen über Gmail, erledigt Google Tasks dasselbe mit dem Symbol Zu Tasks hinzufügen.

Todoist erreicht dieselbe breite Plattformabdeckung und ergänzt Linux, das To Do auslässt. Es bietet Add-ins für Outlook und Gmail, steht damit aber neben dem Microsoft-Stack statt darin.

Aufgaben dorthin bringen, wo Sie planen

Diese Dimension entscheidet die Frage oft für Menschen, die ihre Arbeit nicht in einer Aufgaben-App planen, sondern anderswo.

Weder Microsoft noch Notion bieten eine eigene Verbindung für To Do an. Der Weg nach Notion führt also über ein spezialisiertes Sync-Tool. Welche Werkzeuge dafür taugen und welche eine Aufgabe nur einmal hinüberschieben, vergleicht die Anleitung Notion mit Microsoft To Do verbinden.

• Microsoft To Do, in beide Richtungen: Notizen, Fälligkeits- und Startdatum, die Erinnerung, Wichtigkeit, Kategorien, Status und die Liste wandern mit. Die Schritte kommen als schreibgeschützter Text an, und da To Do weder Unteraufgaben noch Sektionen kennt, gibt es keine Hierarchie, die mitwandern müsste.
• Todoist: ein offizielles Notion-Embed und dazu Sync-Tools für beide Richtungen, die die ganze Struktur mitnehmen, Projekte, Sektionen, Labels, Prioritäten und Unteraufgaben eingeschlossen.

Wenn in Notion möglichst viel von jeder Aufgabe ankommen soll, liegt Todoist weiterhin vorn.

Ist To Do dagegen die App, mit der Sie ohnehin den ganzen Tag arbeiten, müssen Sie nicht wechseln, um Ihre Aufgaben nach Notion zu bekommen.

Wenn Sie ausschließlich die kostenlose Version nutzen

Die meisten, die diese beiden Apps vergleichen, wollen nichts ausgeben, und das verschiebt die Antwort.

Das kostenlose Microsoft To Do ist das vollständige Produkt:

• Listen, Schritte, Fälligkeitsdaten und Dateianhänge
• Erinnerungen zu einer selbst gewählten Uhrzeit sowie Wiederholungen von täglich bis frei definierbar
• Geteilte Listen, „Mein Tag" und die Anbindung an Outlook und Teams

Das kostenlose Todoist ist eine Kostprobe des Produkts:

• 5 aktive persönliche Projekte und 3 Filteransichten
• 7 Tage Aktivitätsverlauf und 5 MB Dateiuploads
• Listen- und Board-Layout, aber kein Kalenderlayout und keine Deadlines
• Eine automatische Erinnerung pro Aufgabe, gekoppelt an deren Fälligkeit; mehrere eigene Erinnerungen und Standorterinnerungen setzen Pro voraus
• Ramble-Spracherfassung, begrenzt auf 10 Sitzungen pro Monat, und kein Todoist Assist

Im strengen Vergleich kostenlos gegen kostenlos gibt Ihnen Microsoft To Do mehr.

Todoist verdient sich seinen Platz in dem Moment, in dem Sie Labels und Filter über Projektgrenzen hinweg brauchen oder eine Aufgaben-App, die sich mit dem Rest Ihres Stacks verbindet.

Dann lautet der faire Vergleich To Do gegen Todoist Pro für 5 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, nicht gegen den kostenlosen Beginner-Plan.

Wenn Sie sich lieber zuerst im gesamten Feld umsehen möchten: Unsere Übersichten zu den besten To-do-Listen-Apps und den besten Tagesplaner-Apps decken die Alternativen ab.

Welche sollten Sie wählen?

Die richtige Antwort hängt davon ab, wie komplex Ihre Arbeit ist und in welchem Ökosystem Sie bereits arbeiten.

Tendieren Sie eher zu Todoist, lohnen sich zwei engere Vergleiche: Todoist vs. Google Tasks und TickTick vs. Todoist.

So verbinden Sie Ihre Aufgaben mit Ihrem Arbeitsbereich

Eine Aufgaben-App ist nur die halbe Miete.

Wenn Sie Projekte planen, Besprechungsnotizen führen und alles andere in Notion verfolgen, bedeutet eine separate Checkliste nebenher ständiges Wechseln zwischen Fenstern und Abtippen von Hand.

Die Lösung: Ihre Aufgaben dort behalten, wo Sie sie erledigen, und sie automatisch in einer Notion-Datenbank erscheinen lassen.

Anbinden lassen sich beide Apps, und Todoist bringt dabei die meiste Struktur mit.

2sync verbindet Todoist und Notion mit echter Zwei-Wege-Synchronisation. Fügen Sie eine Aufgabe in Todoist hinzu oder schließen Sie sie ab, und sie aktualisiert sich in Notion; bearbeiten Sie sie in Notion, fließt die Änderung zurück.

• Todoist: Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Labels, Sektionen und Unteraufgaben werden Notion-Eigenschaften zugeordnet, und Sie können so filtern, dass nur bestimmte Projekte oder Labels synchronisiert werden.
• Microsoft To Do: Titel, Notizen, Fälligkeits- und Startdatum, die Erinnerung, Wichtigkeit, Kategorien, Status und die Liste laufen hin und her, und E-Mails, die Sie in Outlook markieren, kommen in Notion als Aufgaben an.

Die Schritte aus To Do landen als schreibgeschützter Text in Notion, einer pro Zeile. Sie können mehrere Listen in eine Datenbank synchronisieren oder jeder Liste ihre eigene geben.

Todoist-Aufgaben landen nach einer Zwei-Wege-Synchronisation in einer Notion-Datenbank, bereit für Board-, Tabellen- oder Kalenderansichten.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten:

1. Wählen Sie Ihre Datenbank. Unsere kostenlose Todoist-Vorlage für Notion ist bereits so aufgebaut, dass sie Todoist-Aufgaben spiegelt. Auch andere Layouts passen: Unsere Auswahl der besten Notion-Aufgabenlisten-Vorlagen deckt Boards, Wochenplaner und GTD-Setups ab.
2. Verbinden Sie die beiden Apps und ordnen Sie die Felder zu. Die Anleitung Notion mit Todoist synchronisieren geht das Schritt für Schritt durch.
3. Welches Feld worauf abgebildet wird, steht auf der Seite zur Todoist-Notion-Integration und zur Microsoft-To-Do-Notion-Integration.

Für To Do melden Sie sich mit demselben Microsoft-Konto an wie für Outlook-Kalender, Outlook-Mails und Outlook-Kontakte, sodass Termine, wichtige E-Mails und Kontakte im selben Arbeitsbereich landen können wie Ihre Aufgaben.

Soll als Nächstes Ihr Kalender nach Notion, hilft die Anleitung Notion mit dem Outlook-Kalender synchronisieren.

Pleexy ist das andere Tool, zu dem viele für die Brücke zwischen Todoist und Notion greifen; 2sync vs. Pleexy vergleicht beide bei Zwei-Wege-Synchronisation und Feldzuordnung. Wägen Sie noch zwischen Todoist und Notions eigenen Aufgabenfunktionen ab, behandelt Notion vs. Todoist diese Entscheidung ausführlich.

Fazit

Microsoft To Do und Todoist sind für unterschiedliche Menschen gebaut.

Microsoft To Do ist die bessere Wahl, wenn Sie einen kostenlosen, fokussierten Tagesplaner möchten und Ihre Arbeit ohnehin über Outlook und Teams läuft. Es gewinnt auch dann, wenn Ihr Budget für Aufgabensoftware bei null liegt, denn nichts darin bleibt einer Bezahlstufe vorbehalten.

Todoist ist die bessere Wahl für fast alle, die bereit sind zu zahlen. Es erfasst Aufgaben schneller, organisiert sie mit Projekten, Labels und Filtern, zeigt sie in Listen-, Board- oder Kalenderansicht und wächst von einer persönlichen Liste bis zur Arbeit in kleinen Teams.

Der entscheidende Faktor ist für viele das, was außerhalb der Aufgaben-App passiert.

Wenn Sie Ihr Leben in Notion planen, lassen sich beide Apps per Zwei-Wege-Synchronisation anbinden: Todoist bringt seine Projekte, Labels und Unteraufgaben mit, To Do hält Wichtigkeit, Status und Erinnerungen abgeglichen.

So oder so wird Ihre Aufgabenliste Teil des Arbeitsbereichs, den Sie ohnehin für alles andere nutzen.

Für einen breiteren Blick auf das Feld vergleichen Sie die besten To-do-Listen-Apps oder lesen Sie Google Keep vs. Google Tasks, falls Sie eher zu Googles Tools tendieren.

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