Todoist ist für die meisten Menschen der bessere Aufgabenmanager: Es bietet Projekte, Labels, Filter, Board- und Kalenderansicht sowie eine Eingabe in natürlicher Sprache, mit der Microsoft To Do nicht mithalten kann. Microsoft To Do ist die bessere Wahl, wenn Sie ohnehin in Microsoft 365 arbeiten und etwas Schlichtes, Einfaches und vollständig Kostenloses möchten. Ehrlich gesagt richten sich die beiden an unterschiedliche Nutzende: To Do ist ein kostenloser Tagesplaner, der eng mit Outlook und Teams verzahnt ist, während Todoist ein vollwertiges Produktivitätssystem ist, in das Sie hineinwachsen können. Dieser Leitfaden vergleicht beide Funktion für Funktion, inklusive der Frage, die am Ende oft den Ausschlag gibt: Welche der beiden Apps bringt Ihre Aufgaben tatsächlich in den Arbeitsbereich, in dem Sie alles andere planen?
Microsoft To Do vs. Todoist auf einen Blick
Die folgende Übersicht bewertet jede App nach den Aufgaben, für die Menschen einen Aufgabenmanager tatsächlich nutzen. Detaillierte Analysen folgen in den Abschnitten weiter unten.
| Kategorie | Microsoft To Do | Todoist | Gewinner |
|---|---|---|---|
| Preis | Komplett kostenlos | Kostenloser Plan, Pro ab 5 $/Monat | Microsoft To Do |
| Aufgabenerfassung | Schnelleingabe, keine Auswertung | Eingabe in natürlicher Sprache | Todoist |
| Organisation | Listen und Schritte | Projekte, Sektionen, Labels, Filter | Todoist |
| Ansichten | Eine Liste pro Seite | Liste, Board und Kalender | Todoist |
| Erinnerungen und Wiederholungen | Zeitbasiert, einfache Wiederholung | Flexible Wiederholungen per Klartext | Todoist |
| Zusammenarbeit | Geteilte Listen | Geteilte Projekte, Kommentare, Zuweisungen | Todoist |
| Tagesplanung | „Mein Tag" mit klugen Vorschlägen | Ansichten „Heute" und „Demnächst" | Microsoft To Do |
| Eignung für Microsoft 365 | Tief: Outlook, Teams, Planner | Nur Outlook- und Gmail-Add-ins | Microsoft To Do |
| Plattformen | Windows, Web, iOS, Android, Mac | Zusätzlich Linux und Browser-Erweiterungen | Todoist |
| Zusammenspiel mit Notion | Nur Automation von Drittanbietern | Offizielles Embed plus Zwei-Wege-Synchronisation | Todoist |
Fazit: Todoist gewinnt bei Funktionen, Flexibilität und dem Spielraum, den es Ihnen lässt. Microsoft To Do gewinnt beim Preis und bei der Eignung, wenn Ihre Arbeit ohnehin über Outlook und Teams läuft. Wenn Sie eine einfache, kostenlose Tagesliste brauchen und in Microsoft 365 arbeiten, wählen Sie To Do. Wenn Sie etwas Komplexeres als eine flache Checkliste verwalten oder eine Aufgaben-App möchten, die sich sauber mit Ihren übrigen Tools verbindet, wählen Sie Todoist.
Was ist Microsoft To Do?
Microsoft To Do ist eine kostenlose Aufgaben-App, die auf dem Gerüst von Wunderlist aufbaut, der beliebten Listen-App, die Microsoft 2015 übernahm und 2020 einstellte. Sie ist bewusst einfach gehalten: ein aufgeräumter Ort für tägliche Listen, eng mit der Welt von Microsoft 365 verbunden.
Ihre Kernfunktion ist „Mein Tag", eine frische Liste, die Sie sich jeden Morgen neu zusammenstellen. To Do schlägt Einträge aus Ihren überfälligen und anstehenden Aufgaben vor, und Sie wählen die wenigen aus, die heute zählen. Drumherum gibt es gewöhnliche Listen, Schritte (Unteraufgaben), Fälligkeitsdaten, Erinnerungen, wiederkehrende Aufgaben, Dateianhänge und geteilte Listen für eine Partnerin, einen Partner oder ein kleines Team.
Der eigentliche Reiz ist die Microsoft-Integration. Markierte E-Mails in Outlook werden automatisch zu To-Do-Aufgaben, Ihre Aufgaben erscheinen in der Teams-App „Tasks" neben Planner, und alles synchronisiert sich über Windows, Web, iOS, Android und Mac hinweg. Was To Do auslässt, ist Struktur: Es gibt keine Tags, keine eigenen Filter, keine Board-Ansicht und keine Möglichkeit, Aufgaben nach etwas anderem als der Liste zu gruppieren, in der sie stehen.
Was ist Todoist?
Todoist ist ein plattformübergreifender Aufgabenmanager, der seit Jahren eine der ausgereiftesten To-do-Erfahrungen überhaupt aufbaut. Wo To Do eine Tagesliste ist, ist Todoist ein System: ein Ort, an dem Sie Ihr ganzes Leben und Ihre Arbeit organisieren können, ohne dass es bei steigender Komplexität auseinanderfällt.
Die Funktion, in die sich die meisten zuerst verlieben, ist die Eingabe in natürlicher Sprache. Tippen Sie „Agenda für Montagsmeeting schreiben jede Woche #Arbeit +Paul", und Todoist erkennt das Fälligkeitsdatum, die Wiederholung, das Projekt und die zugewiesene Person bereits während des Tippens. Von dort aus erhalten Sie Projekte und Unterprojekte, Sektionen, Labels, Filter, vier Prioritätsstufen und drei Möglichkeiten, dieselben Aufgaben zu betrachten: Liste, Board und Kalender. Hinzu kommen wiederkehrende Aufgaben, Erinnerungen, Kommentare, Vorlagen und eine leichte Gamification-Ebene namens Karma.
Todoist läuft auf Windows, Mac, Linux, iOS, Android und im Web, mit Browser-Erweiterungen und Add-ins für Gmail, Outlook und Slack. Der kostenlose Plan deckt die Grundlagen ab (inklusive Erinnerungen), begrenzt Sie aber auf 5 persönliche Projekte, 3 Filter und eine Woche Aktivitätsverlauf; Pro hebt diese Grenzen auf 300 Projekte und 150 Filter mit vollem Verlauf an. Einen genaueren Blick darauf, wie Todoist gegen andere Tools abschneidet, finden Sie in Todoist vs. Google Tasks und TickTick vs. Todoist.
![Todoist-Ansicht „Heute" auf dem Desktop mit einer Projekt-Seitenleiste (Fitness, Einkäufe, Website-Update, Produkt-Roadmap) und Aufgaben mit Fälligkeitszeiten und Prioritätsmarkierungen, daneben ein Mobilbildschirm, der die Eingabe in natürlicher Sprache zeigt: „morgen", ein Label und eine zugewiesene Person werden in Chips umgewandelt](https://media.2sync.com/blog/todoist-screenshot-march-2026.png "Die Ansicht „Heute" und die Eingabe in natürlicher Sprache von Todoist (Bild: Todoist)"){width=2624 height=1476 align=full}
Die wichtigsten Unterschiede
Beide Apps sind schnell, synchronisieren sich überall und erledigen eine einfache Checkliste problemlos. Die Unterschiede zeigen sich in dem Moment, in dem Ihre Anforderungen über „Milch kaufen nicht vergessen" hinauswachsen.
Preis: kostenlos vs. Freemium
Microsoft To Do ist komplett kostenlos, ganz ohne kostenpflichtige Stufe. Alles, was es kann, erhalten Sie ohne Kosten mit einem persönlichen Microsoft-Konto oder einem Microsoft-365-Abonnement.
Todoist setzt auf ein Freemium-Modell. Der kostenlose Plan ist für eine Person mit einer Handvoll Projekte wirklich brauchbar, doch Power-Nutzende stoßen an die Grenzen (5 Projekte, 3 Filter, eine Woche Verlauf). Pro kostet 5 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (60 $ pro Jahr, bei monatlicher Abrechnung 7 $ pro Monat) und erhöht die Grenzen drastisch; Business ergänzt Teamfunktionen für 8 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (10 $ bei monatlicher Abrechnung). Wenn allein der Preis zählt, gewinnt To Do klar.
Aufgabenerfassung und natürliche Sprache
Das ist Todoists deutlichster Vorteil. Sein Parser für natürliche Sprache lässt Sie eine vollständig strukturierte Aufgabe in einer einzigen Zeile erfassen, inklusive Datum, Wiederholung, Projekten, Labels und Priorität, ohne ein einziges Menü anzufassen. Über Monate der täglichen Nutzung summiert sich dieses Tempo.
Microsoft To Do hat ein schlichtes Schnelleingabefeld. Sie tippen die Aufgabe und legen anschließend Fälligkeitsdatum, Erinnerung und Wiederholung über separate Steuerelemente fest. Für einfache Einträge ist das völlig in Ordnung, doch es geht Ihnen nie so aus dem Weg, wie es Todoists Parser tut.
Organisation: Projekte, Labels und Ansichten
To Do gliedert die Arbeit in Listen, die Sie zu Gruppen zusammenfassen können, plus Schritte innerhalb jeder Aufgabe. Das ist die gesamte Hierarchie. Es gibt keine Tags, keine Filter und nur eine Möglichkeit, eine Liste anzuzeigen.
Todoist gibt Ihnen Projekte, Sektionen, Labels und Filter, sodass dieselbe Aufgabe in einem Projekt stehen und zugleich Tags wie @zuhause oder @deep-work tragen kann, nach denen Sie über alle Projekte hinweg auf einmal filtern. Außerdem erhalten Sie drei Ansichten jedes Projekts, darunter ein Board im Kanban-Stil, um Arbeit durch verschiedene Phasen zu bewegen.
Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben
Beide Apps beherrschen Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben, doch Todoist ist flexibler. Sie legen eine wiederkehrende Aufgabe in einfachem Klartext fest („jeden zweiten Dienstag", „jeden Werktag um 9 Uhr"), und Todoist erledigt den Rest. Microsoft To Do deckt die gängigen Muster ab (täglich, wöchentlich, monatlich, individuell), doch Sie bauen sie über Dropdown-Menüs statt durch Tippen.
Zusammenarbeit und Teilen
To Do lässt Sie eine Liste teilen mit anderen Personen, was für eine gemeinsame Einkaufsliste oder die Besorgungen eines Paares reicht. Todoist geht weiter: Sie teilen ganze Projekte, weisen Aufgaben bestimmten Personen zu, fügen Kommentare hinzu und hängen Dateien an, was es für kleine Teams nutzbar macht und nicht nur für Haushalte.
Plattformen und das Microsoft-Ökosystem
Wenn Ihr Arbeitstag über Microsoft 365 läuft, hat To Do einen echten Vorteil. Markierte Outlook-E-Mails werden zu Aufgaben, Ihre Einträge erscheinen in der Teams-Erfahrung „Tasks" neben Microsoft Planner, und das Ganze ist mit Ihrem bestehenden Abonnement kostenlos. Todoist erreicht dieselbe breite Plattformabdeckung (und ergänzt Linux, das To Do auslässt) und bietet Add-ins für Outlook und Gmail, sitzt aber neben dem Microsoft-Stack statt darin.
Aufgaben dorthin bringen, wo Sie planen
Diese Dimension entscheidet die Frage oft für Menschen, die ihre Arbeit nicht in einer Aufgaben-App planen, sondern anderswo. Microsoft To Do hat keine offizielle Notion-Verbindung; Sie sind auf Automation von Drittanbietern beschränkt, und die meisten davon laufen nur in eine Richtung. Todoist verfügt über ein offizielles Notion-Embed und eine solide Auswahl an Sync-Tools, inklusive echter Zwei-Wege-Optionen. Wenn Ihre Aufgaben in Notion neben Ihren Notizen, Projekten und Dokumenten erscheinen sollen, ist Todoist die deutlich einfachere App zum Anbinden, worum es im nächsten Abschnitt geht.
Welche sollten Sie wählen?
Die richtige Antwort hängt davon ab, wie komplex Ihre Arbeit ist und in welchem Ökosystem Sie bereits arbeiten.
| Wenn Sie vor allem... | Wählen Sie | Warum |
|---|---|---|
| eine kostenlose, einfache Tagesliste führen möchten | Microsoft To Do | Keine Kosten, aufgeräumte Oberfläche, Tagesplanung mit „Mein Tag" |
| in Outlook und Teams arbeiten | Microsoft To Do | Markierte E-Mails werden zu Aufgaben; native Eignung für Microsoft 365 |
| Projekte mit Tags und Filtern verwalten | Todoist | Projekte, Labels, Filter und Board-Ansichten |
| Aufgaben den ganzen Tag schnell erfassen | Todoist | Eingabe in natürlicher Sprache erkennt Daten und Details |
| Arbeit mit einem kleinen Team teilen | Todoist | Geteilte Projekte, Kommentare und Aufgabenzuweisung |
| Ihre Aufgaben in Notion sehen | Todoist | Offizielles Embed plus echte Zwei-Wege-Synchronisation (mehr dazu unten) |
So verbinden Sie Ihre Aufgaben mit Ihrem Arbeitsbereich
Eine Aufgaben-App ist nur die halbe Miete. Wenn Sie Projekte planen, Besprechungsnotizen führen und alles andere in Notion verfolgen, bedeutet eine separate Checkliste nebenher, dass Sie ständig zwischen Fenstern wechseln und Einträge von Hand kopieren. Die Lösung: Ihre Aufgaben dort behalten, wo Sie sie erledigen, und sie automatisch in einer Notion-Datenbank neben Ihrer übrigen Arbeit erscheinen lassen.
Genau hier zieht Todoist auf eine Weise davon, die zählt. Damit beide Seiten im Gleichschritt bleiben, ohne dass Sie etwas erneut eintippen, verbindet 2sync Todoist und Notion mit echter Zwei-Wege-Synchronisation: Fügen Sie eine Aufgabe in Todoist hinzu oder schließen Sie sie ab, und sie aktualisiert sich in Notion; bearbeiten Sie sie in Notion, und die Änderung fließt zurück nach Todoist. 2sync ordnet Todoist-Felder Notion-Eigenschaften zu, darunter Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Labels, Sektionen und Unteraufgaben, und Sie können so filtern, dass nur bestimmte Projekte oder Labels synchronisiert werden.
Todoist-Aufgaben landen nach einer Zwei-Wege-Synchronisation in einer Notion-Datenbank, bereit für Board-, Tabellen- oder Kalenderansichten.
Wenn Sie einen Vorsprung möchten, gibt Ihnen unsere kostenlose Todoist-Vorlage für Notion eine Datenbank, die bereits so aufgebaut ist, dass sie Ihre Todoist-Aufgaben spiegelt, sodass Sie sie nur verbinden müssen und loslegen können.
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten: Folgen Sie der Anleitung Notion mit Todoist synchronisieren für die Schritt-für-Schritt-Anleitung, oder sehen Sie sich die Seite zur Todoist-Notion-Integration an, um genau zu erfahren, welches Feld worauf abgebildet wird. Wenn Sie noch zwischen Todoist und Notions eigenen Aufgabenfunktionen abwägen, behandelt Notion vs. Todoist diese Entscheidung ausführlich.
Was, wenn Sie eher zu Microsoft To Do tendieren? To Do selbst verbindet sich nicht über 2sync mit Notion, doch wenn Sie in Microsoft 365 arbeiten, lässt sich der Rest Ihres Stacks anbinden: 2sync synchronisiert Ihren Outlook-Kalender, Ihre Outlook-Mails und Ihre Outlook-Kontakte nach Notion, sodass Ihre Termine, wichtigen E-Mails und Kontakte im selben Arbeitsbereich landen. Sehen Sie sich Notion mit dem Outlook-Kalender synchronisieren an, falls das der Teil Ihres Tages ist, den Sie am dringendsten in Notion haben möchten.
Fazit
Microsoft To Do und Todoist sind für unterschiedliche Menschen gebaut. Microsoft To Do ist die bessere Wahl, wenn Sie einen kostenlosen, fokussierten Tagesplaner möchten und Ihre Arbeit ohnehin über Outlook und Teams läuft. Todoist ist die bessere Wahl für fast alle anderen: Es erfasst Aufgaben schneller, organisiert sie mit Projekten, Labels und Filtern, zeigt sie in Listen-, Board- oder Kalenderansicht und wächst von einer persönlichen Liste bis zur Arbeit in kleinen Teams, ohne zu zerbrechen.
Der entscheidende Faktor ist für viele Menschen das, was außerhalb der Aufgaben-App passiert. Wenn Sie Ihr Leben in Notion planen, ist Todoist die App, die sich sauber verbindet, und eine Zwei-Wege-Synchronisation macht aus Ihrer Aufgabenliste einen Teil desselben Arbeitsbereichs, den Sie ohnehin für alles andere nutzen. Für einen breiteren Blick auf das Feld vergleichen Sie die besten To-do-Listen-Apps oder lesen Sie Google Keep vs. Google Tasks, falls Sie eher zu Googles Tools tendieren.
Holen Sie Ihre Todoist-Aufgaben in Notion
Synchronisieren Sie Todoist per Zwei-Wege-Sync mit einer Notion-Datenbank: Feldzuordnung, Filter und Ihre Aufgaben in Board-, Tabellen- oder Kalenderansicht.
FAQ
Ist Microsoft To Do besser als Todoist?
Für die meisten Menschen nicht. Todoist bietet mehr: Projekte, Labels, Filter, Board- und Kalenderansichten, Eingabe in natürlicher Sprache und Aufgabenzuweisung. Microsoft To Do ist in zwei konkreten Fällen besser: wenn Sie eine komplett kostenlose App möchten und wenn Ihre Arbeit über Outlook und Teams läuft, wo sich To Do nativ integriert. Wenn Ihre Anforderungen über eine einfache Tagesliste hinausgehen, ist Todoist der stärkere Aufgabenmanager.
Ist Microsoft To Do wirklich kostenlos?
Ja. Microsoft To Do ist mit einem persönlichen Microsoft-Konto oder einem Microsoft-365-Abonnement komplett kostenlos, und es gibt kein kostenpflichtiges Upgrade. Todoist hingegen hat einen kostenlosen Plan plus kostenpflichtige Pro- und Business-Stufen, die die Grenzen anheben und Teamfunktionen ergänzen.
Ersetzt Microsoft Planner Microsoft To Do?
Nein. Microsoft hat Aufgaben aus To Do, Planner und Project in einer einheitlichen Planner-App innerhalb von Teams zusammengeführt, was für etwas Verwirrung gesorgt hat, doch Microsoft To Do existiert weiterhin als eigenständige App im Web sowie unter Windows, Mac, iOS und Android. To Do richtet sich an persönliche Aufgabenlisten, während Planner auf Team- und Projekt-Aufgabenboards zielt.
Können Sie Microsoft To Do oder Todoist mit Notion synchronisieren?
Todoist synchronisiert sich sauber mit Notion. 2sync verbindet Todoist und Notion mit echter Zwei-Wege-Synchronisation und ordnet Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Labels und Unteraufgaben Notion-Eigenschaften zu, sodass Änderungen automatisch in beide Richtungen fließen. Microsoft To Do hat keine offizielle Notion-Verbindung und ist auf einseitige Automation von Drittanbietern angewiesen. Wenn Ihnen das Synchronisieren von Aufgaben nach Notion wichtig ist, lässt sich Todoist leichter anbinden.
Gibt es etwas Besseres als Todoist?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. TickTick ergänzt einen integrierten Kalender und einen Gewohnheitstracker, Google Tasks ist einfacher und kostenlos, und Notion kann eine Aufgaben-App ganz ersetzen, wenn Sie Aufgaben und Notizen an einem Ort möchten. Todoist bleibt eine der ausgewogensten Optionen für Tempo, Struktur und plattformübergreifende Unterstützung. Unsere Vergleiche TickTick vs. Todoist und Notion vs. Todoist gehen die Abwägungen durch.
Funktioniert Todoist unter Windows und mit Outlook wie Microsoft To Do?
Todoist hat eine Windows-App und ein Outlook-Add-in, mit dem Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln können, sodass es in einer Microsoft-Umgebung funktioniert. Womit es nicht mithalten kann, ist die native Tiefe von To Do innerhalb von Microsoft 365: markierte Outlook-E-Mails, die automatisch zu Aufgaben werden, und Aufgaben, die in der Teams-App „Tasks“ erscheinen. Für einen Microsoft-zentrierten Workflow passt To Do enger; für alles andere gewinnen Todoists Funktionen.
