6 Methoden, um Notion mit Microsoft To Do zu synchronisieren

In Microsoft To Do entsteht die Aufgabe: eine gekennzeichnete E-Mail, eine Zeile, die Sie unterwegs ins Handy tippen, etwas aus einer geteilten Liste. In Notion wird daraus Planung, mit Projektbezug, Termin und einer Ansicht, in die Sie nächste Woche wieder schauen.

Beide Seiten von Hand gleichzuhalten funktioniert ungefähr zwei Wochen. Danach pflegen Sie nur noch eine davon, und erfahrungsgemäß nicht die, in die Ihre Kollegen schauen.

Sechs Methoden verbinden die beiden Apps. Sie sind keine Varianten derselben Idee, sondern unterscheiden sich an einer einzigen Stelle, und die entscheidet, ob die Verbindung den Alltag übersteht: Merkt sie sich, welcher Eintrag zu welchem gehört?

Gibt es eine Notion-Integration für Microsoft To Do?

Nein. Notion liefert keinen Connector für Microsoft To Do, und Microsoft liefert keinen für Notion. Die KI-Connectors von Notion greifen auf Outlook-Mail und den Outlook-Kalender zu, nicht auf Aufgabenlisten.

Jede der folgenden Methoden schiebt also einen Dritten zwischen die beiden Apps. Was dieser Dritte leisten kann, hängt davon ab, welche Aktionen ihm die beiden Seiten überhaupt anbieten.

Microsoft To Do oder Planner: worum es hier geht

In deutschen Microsoft-365-Umgebungen stehen beide Apps nebeneinander, und die Begriffe geraten regelmäßig durcheinander. Kurz getrennt:

• Microsoft To Do ist persönlich. Ihre Listen, Ihre gekennzeichneten E-Mails, Ihr Tag. Im neuen Outlook für Windows heißt das Modul in der linken Leiste Aufgaben, in Outlook im Web To Do; dahinter steckt dieselbe App und dasselbe Konto.
• Microsoft Planner ist geteilt. Pläne, Buckets und Aufgaben, die im Team zugewiesen werden. Jeder Plan hängt an einer Microsoft-365-Gruppe.
• Dazwischen steht eine Ansicht. Aufgaben, die Ihnen in Planner zugewiesen sind, erscheinen in To Do unter Mir zugewiesen. Das ist eine intelligente Liste und keine echte Liste, und damit für keine Synchronisation erreichbar.

Dieser Leitfaden behandelt To Do. In der Praxis ist das selten eine Einschränkung: Was Sie selbst verantworten, liegt ohnehin in Ihren eigenen Listen, und genau dieser Teil soll in Notion neben Ihren Projekten stehen.

Die 6 Methoden im Vergleich

Lesen Sie die mittlere Spalte zuerst. Eine Aufgabe anzulegen beherrscht jede Methode. Eine bestehende Aufgabe später noch zu verändern, daran hören die meisten auf.

Zwei Dinge sehen hier nach einer Option aus und sind keine.

• Morgen synchronisiert die beiden Apps nicht. Laut eigener Dokumentation führt Morgen sie über die Kalenderebene zusammen: Ihre Aufgaben bleiben, wo sie sind, und Sie sehen sie nebeneinander.
• Der CSV-Import von Notion ist eine einmalige Kopie, hinter der keine Verbindung steht.

1. 2sync: Zwei-Wege-Synchronisation mit Richtung pro Feld

2sync verbindet eine Liste aus Microsoft To Do mit einer Notion-Datenbank und hält beide Seiten aktuell. Eine Aufgabe, die Sie in einer der beiden Apps anlegen, erscheint in der anderen. Ändern Sie Fälligkeitsdatum, Wichtigkeit oder Notizen, wandert die Änderung mit.

Im Alltag zählt vor allem die Richtungssteuerung. Sie wählen eine Richtung für die gesamte Automatisierung und überschreiben sie anschließend für einzelne Felder.

Titel und Fälligkeitsdatum laufen dann in beide Richtungen, während der Aufgabenstatus nur nach Notion fließt. So überschreibt ein Statusschema, das Sie sich in Notion ausgedacht haben, nie das, was Ihre Kollegen in Outlook sehen.

Schritt 1: Microsoft To Do verbinden

Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Private Konten (Outlook.com, Hotmail) funktionieren ebenso wie Geschäfts- und Schulkonten. Angefragt werden Anmeldung und Basisprofil, Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Aufgaben und Listen sowie Lesezugriff auf Ihre Postfacheinstellungen. Danach haken Sie die Listen an, die Sie übernehmen möchten.

Sie wählen Listen aus, nicht das ganze Konto. Mehrere Listen in eine einzige Datenbank zu schicken ist der Normalfall: Ordnen Sie das Feld List (Liste) einer Auswahl- oder einer Relations-Eigenschaft zu, dann trägt jede Aufgabe ihre Herkunft mit, und eine Notion-Ansicht baut die Gruppierung nach, die Sie in To Do hatten.

Schritt 2: Notion verbinden

• Wählen Sie Ihren Notion-Workspace im Dropdown-Menü Connected as (Verbunden als).
• Wählen Sie die Notion-Datenbank, die Ihre synchronisierten To-Do-Aufgaben aufnehmen soll.
• Klicken Sie auf Continue (Weiter).

Schritt 3: Felder zuordnen

Legen Sie zuerst die Gesamtrichtung fest, dann korrigieren Sie einzelne Zeilen. 2sync trägt brauchbare Vorgaben ein, die Zuordnung funktioniert also schon, bevor Sie etwas anfassen.

Schritt 4: Filter hinzufügen

Optional und jederzeit änderbar. Bedingungen greifen auf Aufgabentitel, Beschreibung, Listenname, Kategorie, Wichtigkeit und Status zu, ebenso auf jede Eigenschaft Ihrer Notion-Datenbank.

Schritt 5: Standardwerte festlegen

Ebenfalls optional. Ein Standardwert schreibt einen festen Wert in eine Notion-Eigenschaft, und zwar auf jeder Seite, die diese Automatisierung anlegt. Genau so kennzeichnen Sie die Herkunft, wenn mehrere Automatisierungen in dieselbe Datenbank schreiben.

Schritt 6: Synchronisationseinstellungen

Geben Sie der Automatisierung einen Namen und öffnen Sie dann den erweiterten Bereich. Dort stehen die drei Einstellungen, die das Verhalten im Betrieb bestimmen.

Allow task deletion (Löschen von Aufgaben zulassen) ist hier ausgeschaltet. Deshalb hebt das Löschen auf einer Seite nur die Verknüpfung auf, statt das Gegenstück mitzunehmen.

Sync completed tasks up to (abgeschlossene Aufgaben synchronisieren bis) begrenzt, wie weit zurück erledigte Aufgaben mitwandern; je größer das Fenster, desto länger dauert jeder Durchlauf. Wie sich Löschen, Berechtigungen und das Feld für ausgelöste Löschungen genau verhalten, steht in der Einrichtungsdokumentation zu Microsoft To Do.

Schritt 7: Synchronisation testen

Starten Sie einen Testlauf, bevor etwas scharf geschaltet wird. Dann sehen Sie, was in Notion ankommt, solange die Zuordnung noch leicht zu ändern ist.

Was 2sync überträgt

Die vollständige Liste mit den Notion-Eigenschaftstypen, die jedes Feld annimmt, steht in der Feldreferenz für Microsoft To Do.

Die Preise beginnen bei 7 €/Monat bei jährlicher Abrechnung für eine Automatisierung, die alle fünf Minuten läuft. Pleexy ist günstiger, wenn Ihnen eine einzige Richtung reicht, und der Abschnitt dazu sagt das auch so. Jeder Tarif enthält 14 Tage kostenlose Testphase.

2. Pleexy: Notion-Aufgaben nach To Do schieben

Pleexy ist auf Aufgabensynchronisation spezialisiert und arbeitet für dieses Paar in eine Richtung. Die eigene Beschreibung ist präzise: Jeder Notion-Eintrag wird in eine Aufgabe in Microsoft To Do überführt. Was Sie anschließend in To Do ändern, kommt beim ursprünglichen Notion-Eintrag an.

Der andere Startpunkt fehlt. Auf die Frage, ob aus To-Do-Aufgaben Notion-Einträge entstehen können, antwortet Pleexy mit Nein und verweist darauf, dass die Funktion auf dem Plan steht.

Der Einrichtungsbildschirm macht die Richtung unmissverständlich: Der Bereich, den Sie konfigurieren, heißt Source of tasks, und die Quelle ist Notion.

Daraus ergibt sich, für wen das taugt. Wenn Arbeit ausschließlich in Notion entsteht und To Do nur die Ausführungsfläche ist, erledigt Pleexy das für 4 $/Monat oder 40 $ pro Jahr günstiger als alles andere hier.

Entstehen Aufgaben dagegen zuerst in To Do, und genau dafür gibt es gekennzeichnete E-Mails und das Widget auf dem Handy, dann erreichen diese Aufgaben Notion nie.

Die übrigen Unterschiede nimmt unser Vergleich von 2sync und Pleexy auseinander.

3. Zapier: ein Zap pro Richtung, Abgleich über den Titel

Die Microsoft-To-Do-App von Zapier bietet vier Trigger (New Task, Updated Task, Completed Task, New List) und eine Reihe von Aktionen: Create Task, Create List, Complete Task, Find a Task, Find or Create Task sowie einen direkten API-Aufruf.

Zwei dieser Namen verraten das Modell. Find a Task und Find or Create Task gibt es, weil ein Zap sich nicht merkt, was er beim letzten Mal getan hat. Ändert sich etwas in Notion und müsste die passende To-Do-Aufgabe nachgezogen werden, muss Zapier sie erst suchen, und gesucht wird über den Titel.

In der Praxis:

• Von To Do nach Notion funktioniert gut. Der Trigger Updated Task feuert, und eine Notion-Aktion schreibt die Änderung in Ihre Datenbank.
• Von Notion nach To Do ist ein zweiter Zap mit eigener Feldzuordnung, und nichts stimmt die beiden aufeinander ab.
• Weil über den Titel abgeglichen wird, reißt die Verbindung, sobald jemand eine Aufgabe umbenennt, und zwei Aufgaben namens Nachfassen finden sich gegenseitig.
• Im kostenlosen Tarif prüft Zapier alle 15 Minuten auf neue Daten.

Wenn Sie Zapier über diesen einen Fall hinaus für Notion abwägen, stellen wir es in 2sync gegen Zapier und in den Zapier-Alternativen für Notion den übrigen Optionen gegenüber.

4. Make: dasselbe Modell auf einer visuellen Fläche

Make stellt Module für Microsoft To Do bereit, um Aufgaben zu beobachten und um sie anzulegen, abzuschließen, zu löschen und abzurufen, verdrahtet auf einer Fläche statt in einer Schrittliste.

Darunter steckt das Modell von Zapier. Ein Szenario läuft in eine Richtung, und zwischen zwei Durchläufen bleibt nichts darüber erhalten, welche Notion-Seite zu welcher Aufgabe gehört. Diese Buchführung können Sie sich mit einem Data Store selbst bauen: echte Arbeit, und die Pflege bleibt bei Ihnen.

Seine Stärke hat Make auf der Notion-Seite und beim Volumen. Router, Filter und Iteratoren erledigen in einem Szenario Verzweigungen, für die Sie sonst mehrere Zaps bräuchten.

Die bessere Wahl ist Make, wenn Sie ohnehin schon Szenarien dort bauen. An dem, was Microsoft To Do annimmt, ändert es nichts.

5. Power Automate: von Microsoft, aber nicht der kurze Weg

Hier erwarten die meisten das beste Ergebnis, weil Microsoft To Do und Power Automate aus demselben Haus kommen. Die Reibung sitzt auf der Notion-Seite.

Der Notion-Connector für Power Automate stammt nicht von Microsoft oder Notion, sondern von einem unabhängigen Herausgeber, und er liegt in der Stufe Premium. Es braucht also eine kostenpflichtige Power-Automate-Lizenz zusätzlich zu dem Microsoft 365, das Sie ohnehin bezahlen.

Schwerer als die Lizenz wiegt etwas anderes: Der Notion-Connector stellt überhaupt keine Trigger bereit. Nichts in Notion kann einen Flow starten.

Von To Do nach Notion ist machbar, denn der To-Do-Connector ist Microsofts eigener und feuert bei neuen und geänderten Aufgaben.

Von Notion nach To Do bedeutet einen zeitgesteuerten Flow, der die Datenbank abfragt, sie mit dem zuletzt gesehenen Stand vergleicht und auf die Differenz reagiert. Das ist ein kleines Stück Software, und es gehört Ihnen.

Lohnend, wenn Ihr Unternehmen auf die Power Platform gesetzt hat und die Lizenzen ohnehin vorhanden sind. Sonst schwer zu rechtfertigen.

6. n8n: volle Kontrolle, die Buchführung machen Sie selbst

Der Microsoft-To-Do-Node von n8n kennt eine Update-Operation für Aufgaben. Eine bestehende Aufgabe zu ändern ist hier also ab Werk möglich, echte Zwei-Wege-Synchronisation damit erreichbar, und im Self-Hosting ist der Betrieb billig.

Die Kosten wandern von der Rechnung in Ihren Kalender. Der Node ist kein Trigger, Sie planen die Abfragen selbst.

Dazu schreiben Sie die Abgleichslogik: die Zuordnung zwischen Notion-Seite und To-Do-Aufgabe speichern, entscheiden, welche Seite gewinnt, wenn sich seit dem letzten Lauf beide geändert haben, und den Fall behandeln, dass eine Aufgabe in einer App gelöscht wurde und in der anderen nicht.

Dafür geht ein Wochenende drauf, und danach will das Ergebnis gepflegt werden. Wer exakte Kontrolle will und entwickeln kann, findet hier die flexibelste Lösung dieser Liste. Für alle anderen ist es ein Projekt und keine Einrichtung.

Mehr zur Plattform steht in den n8n-Alternativen.

Was synchronisiert wird und was still liegen bleibt

Einige Eigenheiten von To Do überraschen, sobald die Synchronisation läuft. Keine davon ist ein Fehler; sie folgen alle daraus, wie Microsoft die App modelliert hat.

• Schritte kommen als Text an, eine Zeile pro Schritt, und schreiben nicht zurück. Die Checklistenpunkte aus To Do landen in einer Notion-Texteigenschaft mit ☑ und ☐. Bearbeiten Sie sie in To Do; was Sie in diese Notion-Eigenschaft tippen, ändert auf der Microsoft-Seite nichts.
• Mein Tag, Wichtig und Geplant können nie Ziel einer Synchronisation sein. Es sind Ansichten auf Ihre Aufgaben und keine Listen, und Microsoft gibt sie nach außen nicht heraus. Synchronisieren Sie die Listen, zu denen die Aufgaben wirklich gehören, und bauen Sie dieselben Ansichten in Notion mit Filtern auf Fälligkeitsdatum und Wichtigkeit nach.
• Fälligkeits- und Startdatum tragen einen Tag, keine Uhrzeit. Setzen Sie im Notion-Datum eine Uhrzeit, landet die Aufgabe trotzdem am richtigen Tag, die Uhrzeit fällt aber weg. Die Erinnerung ist das einzige bearbeitbare Datum, das seine Uhrzeit behält.
• Unteraufgaben, übergeordnete Aufgaben, Abschnitte und Zuständige gibt es nicht. To Do kennt nichts davon, also wird auch nichts zugeordnet. Wenn Sie Hierarchie brauchen: Todoist und Google Tasks übertragen Unteraufgaben als verknüpfte Seiten.
• Wiederkehrende Aufgaben erzeugen pro Durchlauf eine Zeile. Haken Sie eine ab, wird sie geschlossen und die nächste als neue Aufgabe mit neuer ID angelegt. Notion bekommt also eine erledigte Seite und eine frische dazu. Filtern Sie erledigte Seiten aus Ihrer Hauptansicht.
• Löschen ist standardmäßig aus. Eine Aufgabe auf einer Seite zu entfernen hebt die Verknüpfung auf, statt das Gegenstück zu löschen, solange Sie das Löschen nicht bewusst einschalten. To Do hat keinen Papierkorb: Was dort gelöscht wird, ist weg.

Gekennzeichnete E-Mails aus Outlook

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook kennzeichnen, landet sie in einer eingebauten To-Do-Liste, und diese Liste wandert wie jede andere nach Notion. Die E-Mail, die Sie heute Morgen gekennzeichnet haben, steht damit als Aufgabe neben dem Projekt, zu dem sie gehört.

Das läuft nur in eine Richtung. Aufgaben, die in Notion entstehen, lassen sich nicht in die Liste der gekennzeichneten E-Mails schieben, denn das Fähnchen hängt an der Nachricht und nicht an einer Aufgabe.

Geht es Ihnen eher um die Nachrichten selbst als um das Nachfassen, ist das eine andere Verbindung: Notion mit Outlook-Mail synchronisieren.

Geschäfts- und Hochschulkonten: die Freigabe durch die IT

In Deutschland bleibt eine Einrichtung am häufigsten genau hier stehen, weil Microsoft 365 in den meisten Unternehmen der Arbeitsplatzstandard ist.

Die Anmeldung mit einem Geschäftskonto endet dann auf einem Bildschirm, der sinngemäß sagt, die App brauche die Zustimmung der Administration. Das ist kein Fehler des Werkzeugs, und ein zweiter Versuch ändert nichts.

In Microsoft Entra entscheidet die Administration, ob Mitarbeitende Drittanbieter-Apps selbst freigeben dürfen. Steht diese Einstellung auf eingeschränkt, läuft jede nicht freigegebene App gegen dieselbe Wand, und nur die Administration kann sie öffnen.

Was hilft, ist eine Anfrage mit konkreten Angaben statt einer allgemeinen Bitte. Schicken Sie der IT diese vier Punkte:

• Welche Berechtigungen angefragt werden. Anmeldung und Basisprofil, Lese- und Schreibzugriff auf Ihre eigenen Aufgaben und Listen sowie Lesezugriff auf Ihre Postfacheinstellungen. Letzterer dient ausschließlich der richtigen Zeitzone.
• Worauf sich der Zugriff erstreckt. Auf Ihr eigenes Postfach, nicht auf die Postfächer Ihrer Kollegen, und innerhalb davon nur auf die Listen, die Sie in der Automatisierung auswählen.
• Was verarbeitet und was gespeichert wird. Dazu steht alles im nächsten Abschnitt, und genau das will Ihr Datenschutzbeauftragter sehen.
• Wie der Zugriff wieder endet. Die erteilte Zustimmung kann die Administration in Entra jederzeit entziehen, und das Trennen der Verbindung beendet den Zugriff ebenfalls.

Hochschulkonten sind oft noch strenger reglementiert als Firmenkonten. Manche Universitäten sperren einzelne Microsoft-365-Apps aus Datenschutzgründen, und mit der Exmatrikulation endet die Lizenz. Prüfen Sie das, bevor Sie Ihr Semester an ein Konto hängen, das im nächsten verschwindet.

Datenschutz: was übertragen und was gespeichert wird

Die Frage kommt hierzulande meist im selben Atemzug wie die nach der Einrichtung, deshalb hier das Wesentliche, ohne Marketingvokabular.

2sync verarbeitet Ihre Aufgabendaten, um sie zu übertragen, und legt keine Kopien Ihrer Inhalte an. Gespeichert werden Verbindungsmetadaten und die Konfiguration: welche Konten verbunden sind, welche Liste zu welcher Datenbank gehört, welche Felder in welche Richtung laufen und welche Einträge einander entsprechen.

Zwei Punkte gehören zur vollständigen Antwort dazu:

• Notion und Microsoft verarbeiten Ihre Daten weiterhin nach ihren eigenen Bedingungen. Eine Synchronisation ändert daran nichts; sie bewegt Daten zwischen zwei Diensten, die Sie ohnehin nutzen.
• Sie bestimmen, was überhaupt übertragen wird. Filter halten ganze Aufgabengruppen zurück, und die Richtung pro Feld entscheidet, welche Spalte Ihre Firma je zu sehen bekommt. Was Sie nicht zuordnen, verlässt seine App nicht.

Welche Methode zu Ihrer Situation passt

• Aufgaben entstehen in To Do und werden in Notion geplant. Sie brauchen beide Richtungen und Änderungen, die halten. 2sync, oder n8n, wenn Sie lieber selbst bauen.
• Alles entsteht in Notion, To Do ist nur die App auf dem Handy. Pleexy, zum niedrigsten Preis hier.
• Sie wollen nur eine Kopie neuer Aufgaben irgendwo in Notion. Zapier oder Make im kostenlosen Tarif reichen, solange Sie damit leben, dass Änderungen an der Grenze stehen bleiben.
• Ihr Unternehmen läuft auf der Power Platform. Power Automate, mit Premium-Lizenz und einem zeitgesteuerten Flow für die Notion-Seite.
• Sie wollen Aufgaben im Kalender sehen statt sie zu synchronisieren. Keine davon. Das ist die Aufgabe eines Kalenderwerkzeugs.

Erst die Richtung festlegen, dann das Werkzeug

Fast jede enttäuschende Verbindung zwischen Notion und To Do beginnt damit, dass zuerst eine Plattform gewählt und ihre Grenze später entdeckt wird. Entscheiden Sie zuerst, ob Sie eine Kopie brauchen oder eine Synchronisation.

Eine Kopie ist ein gelöstes Problem und kostet nichts: Zapier und Make erledigen das im kostenlosen Tarif. Eine Synchronisation, bei der eine Änderung in beiden Apps ankommt und ein gesetzter Haken auf beiden Seiten dasselbe bedeutet, verengt das Feld auf Werkzeuge, die dafür gebaut sind.

Danach ist der Rest Feldzuordnung, und 2sync verbindet Notion in beide Richtungen mit Microsoft To Do, neben Outlook-Kalender, Outlook-Mail, Outlook-Kontakten, Todoist, Google Kalender und weiteren Apps. Wenn der Outlook-Kalender die andere Hälfte Ihres Tages ausmacht: Notion mit dem Outlook-Kalender synchronisieren läuft über dieselbe Microsoft-Anmeldung.

Noch bei der Wahl der Aufgaben-App? Microsoft To Do vs. Todoist und Microsoft To Do vs. Google Tasks helfen bei dieser Entscheidung, die besten Aufgabenlisten-Apps spannen das Feld weiter auf, und die besten Notion-Integrationen decken den Rest Ihres Stacks ab.

FAQ

Bilder: Microsoft, Pleexy, 2sync