Google Kalender teilen: so geht's mit jedem

Um einen Google Kalender zu teilen, öffnen Sie calendar.google.com am Computer, fahren mit der Maus über den Kalender, den Sie freigeben möchten, klicken auf die drei Punkte und wählen Einstellungen und Freigabe. Von dort fügen Sie bestimmte Personen oder Gruppen hinzu oder machen den Kalender öffentlich und legen für jeden Empfänger die passende Berechtigungsstufe fest. Am Desktop haben Sie die volle Kontrolle, aber auch die Android- und iPhone-App können inzwischen Personen zum Teilen hinzufügen.

Dieser Leitfaden behandelt alle drei Wege, einen Kalender zu teilen (mit bestimmten Personen, mit einer Gruppe oder öffentlich), zeigt, wie sich die fünf Berechtigungsstufen unterscheiden, was Sie tun, wenn Sie nur ein Smartphone zur Hand haben, und wie Sie über die native Freigabe von Google hinausgehen, sobald Sie Kontrolle auf Feldebene brauchen. Die Tipps stammen aus jahrelanger Erfahrung mit Google Kalender-Integrationen.

Schnelle Schritte

• Öffnen Sie Google Kalender und wählen Sie einen Kalender aus.
• Gehen Sie zu Einstellungen und Freigabe und anschließend zu Geteilt mit.
• Geben Sie E-Mail-Adressen oder Gruppen-IDs ein.
• Wählen Sie eine der fünf Berechtigungsstufen, von „Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)" bis „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten".
• Klicken Sie auf Senden und überprüfen bzw. passen Sie die Berechtigungen bei Bedarf an.

Wie Sie einen Google Kalender mit bestimmten Personen teilen

1. Öffnen Sie Google Kalender am Computer
   • Gehen Sie im Browser zu calendar.google.com. Die folgenden Schritte gelten für den Desktop. Die Android- und iPhone-App decken inzwischen die Grundlagen ab, aber öffentlich freigeben lässt sich ein Kalender weiterhin nur am Computer. Siehe Freigabe vom Smartphone aus weiter unten.
2. Wählen Sie den Kalender aus, den Sie teilen möchten
   • Suchen Sie im Bereich Meine Kalender auf der linken Seite den Kalender, den Sie freigeben möchten.
3. Greifen Sie auf die Kalendereinstellungen und Freigabe zu
   • Fahren Sie mit der Maus über den Kalendernamen, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte, die erscheinen, und wählen Sie Einstellungen und Freigabe.
4. Öffnen Sie „Geteilt mit"
   • Klicken Sie links auf Geteilt mit.
   • Klicken Sie unter Geteilt mit auf + Personen und Gruppen hinzufügen, um Ihre Freigabeoptionen zu öffnen.
5. Geben Sie E-Mail-Adressen oder Gruppen-IDs ein
   • Tippen Sie die Gmail-Adressen (oder Gruppen-E-Mail-Aliase, falls Sie Google Workspace verwenden) der Personen ein, mit denen Sie teilen möchten.
6. Legen Sie die Zugriffsberechtigungen fest
   • Wählen Sie im Dropdown-Menü neben jeder Adresse eine der fünf Stufen:
     • Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details): Die Person sieht nur, wann Sie beschäftigt sind, ohne Terminnamen oder Details.
     • Termindetails aufrufen: Die Person sieht Terminnamen, Uhrzeiten, Orte und Beschreibungen, kann aber nichts bearbeiten.
     • Änderungen vornehmen (private Termine als „verfügbar/beschäftigt" anzeigen): Die Person kann alle nicht privaten Termine bearbeiten. Private Termine bleiben gesperrt und erscheinen höchstens als belegter Block.
     • Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen: Die Person kann Termine bearbeiten und sieht, für wen der Kalender freigegeben ist.
     • Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten: Volle Kontrolle über Termine und Aufgaben mit Start- und Endzeit. Die Person kann den Kalender außerdem selbst für andere freigeben.
7. Senden Sie die Einladung
   • Klicken Sie auf Senden, um den Vorgang abzuschließen.
   • Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link, um Ihren Kalender ihrer eigenen Liste hinzuzufügen.
   • Empfänger ohne Google-Konto können den Kalender weiterhin über den Link in der E-Mail ansehen. Zum Bearbeiten von Terminen benötigen sie ein Google-Konto mit der entsprechenden Berechtigungsstufe.
8. Bestätigen oder überprüfen Sie die freigegebenen Berechtigungen
   • Nach der Freigabe sehen Sie, wer Zugriff hat und welches Berechtigungsniveau zugewiesen wurde.
   • Sie können jederzeit zu diesen Einstellungen zurückkehren, um Berechtigungen zu ändern oder zu entfernen.

Wie Sie einen Google Kalender mit Ihrer Gruppe teilen

Ein Gruppenkalender erleichtert die Koordination von Veranstaltungen, Fristen und Besprechungen für ein Team oder eine Organisation. Erstellen Sie einen Kalender für Ihre Gruppe, gewähren Sie gemeinsamen Zugriff, und alle sehen denselben Zeitplan.

1. Erstellen oder identifizieren Sie Ihre Google-Gruppe
   • Stellen Sie sicher, dass Sie bereits über eine Google-Gruppe verfügen oder richten Sie eine über Google Groups ein.
   • Überprüfen Sie, ob alle vorgesehenen Teammitglieder zu dieser Gruppe hinzugefügt wurden.
2. Öffnen Sie Google Kalender und erstellen Sie einen neuen Kalender
   • Gehen Sie zu calendar.google.com.
   • Unter Weitere Kalender wählen Sie das Plus-Symbol (+) und klicken Sie dann auf Neuen Kalender erstellen.
   • Geben Sie dem Kalender einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Team-Kalender") und klicken Sie auf Kalender erstellen.
3. Greifen Sie auf die Einstellungen und Freigabe zu
   • Finden Sie Ihren neu erstellten Kalender im linken Bereich. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte daneben und wählen Sie Einstellungen und Freigabe.
4. Teilen Sie ihn mit Ihrer Gruppe
   • Klicken Sie auf + Personen und Gruppen hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse der Google-Gruppe ein, mit der Sie teilen möchten.
   • Wählen Sie das gewünschte Berechtigungsniveau aus.
5. Benachrichtigen Sie Ihr Team
   • Klicken Sie auf Senden, um den Vorgang abzuschließen.
   • Alle Mitglieder der Google-Gruppe erhalten eine E-Mail, in der sie über den neu freigegebenen Kalender informiert werden.
6. Verwalten Sie Aktualisierungen und Berechtigungen
   • Kehren Sie jederzeit zu Einstellungen und Freigabe zurück, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen oder um Berechtigungen anzupassen.
   • Die Mitglieder der Gruppe übernehmen automatisch alle Änderungen, sodass der Zugriff Ihres Teams stets aktuell bleibt.

Wie Sie einen Google Kalender öffentlich teilen

Wenn Sie Ihren Google Kalender öffentlich teilen, kann jeder mit dem Link oder Einbettungscode ihn einsehen. Das ist besonders nützlich für Organisationen, Veranstaltungen oder persönliche Blogs, bei denen Sie einem breiten Publikum Ihren Zeitplan zeigen möchten.

1. Öffnen Sie Google Kalender am Computer
   • Gehen Sie im Browser zu calendar.google.com. Die öffentliche Freigabe lässt sich nur in der Desktop-Version einrichten, nicht in der Google Kalender App.
2. Wählen Sie den Kalender aus
   • Suchen Sie in Meine Kalender den spezifischen Kalender, den Sie teilen möchten.
3. Greifen Sie auf die Einstellungen und Freigabe zu
   • Fahren Sie mit der Maus über den Kalendernamen, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte und wählen Sie Einstellungen und Freigabe.
4. Aktivieren Sie "Öffentlich freigeben"
   • Unter Zugriffsberechtigungen für Termine markieren Sie das Kästchen Öffentlich freigeben.
   • Bestätigen Sie, dass Sie verstehen, dass nun jeder diesen Kalender einsehen kann.
5. Wählen Sie, welche Details angezeigt werden sollen
   • Entscheiden Sie, ob andere nur die Belegungszeiten oder alle Termindetails sehen sollen.
   • Wenn Sie alle Termindetails öffentlich zeigen, achten Sie auf etwaige private Informationen.
6. Rufen Sie den öffentlichen Link oder Einbettungscode ab (optional)
   • Suchen Sie unter oder in der Nähe des Abschnitts Zugriffsberechtigungen nach Link abrufen.
   • Kopieren Sie den Link zum direkten Teilen oder verwenden Sie den HTML-Code, um den Kalender in eine Website einzubetten.

⚠️ Seien Sie vorsichtig: Öffentlich zugängliche Kalender können sensible Details preisgeben, wenn sie nicht ordnungsgemäß konfiguriert sind.

Wie Sie einen Google Kalender vom Smartphone aus teilen

Inzwischen lässt sich ein Kalender auch direkt in der Google-Kalender-App für Android und iPhone freigeben. Öffnen Sie die App und suchen Sie in den Kalendereinstellungen nach Geteilt mit.

1. Öffnen Sie die Kalendereinstellungen. Tippen Sie auf das Menüsymbol, dann auf Einstellungen, dann auf den Kalender, den Sie teilen möchten.
2. Fügen Sie Personen oder Gruppen hinzu. Tippen Sie unter Geteilt mit auf Personen oder Gruppen hinzufügen, geben Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Google-Gruppe ein und wählen Sie ein Berechtigungsniveau.
3. Speichern. Tippen Sie auf Speichern. Die eingeladenen Personen bekommen dieselbe E-Mail wie bei einer Freigabe am Computer.

Die öffentliche Freigabe eines Kalenders ist weiterhin nur am Computer möglich. Google sagt das ausdrücklich: Diese Einstellung lässt sich nur an einem Computer ändern, nicht in der mobilen App.

Auch das vollständige Menü Einstellungen und Freigabe ist am Desktop bequemer, selbst wenn die App die Grundlagen inzwischen abdeckt. Dort sehen Sie die Zugriffsrechte aller Personen auf einen Blick, und dort steht auch der iCal-Link.

Zeigt Ihre App die mobile Option noch nicht an, oder brauchen Sie die öffentliche Freigabe:

1. Öffnen Sie einen mobilen Browser im Desktop-Modus. Öffnen Sie Chrome oder Safari, rufen Sie calendar.google.com auf, und wechseln Sie zur Desktop-Ansicht (Chrome: auf die drei Punkte tippen, dann Desktopwebsite; Safari: auf aA tippen, dann Desktop-Website anfordern).
2. Folgen Sie den Desktop-Schritten. Die vollständigen Freigabeoptionen werden geladen und Sie können den Schritten zum Teilen mit bestimmten Personen oben folgen oder den Kalender öffentlich machen.

Umgekehrt klappt es längst: Einen Kalender, den jemand mit Ihnen teilt, sehen Sie ohne Umweg auf dem Smartphone. Tippen Sie auf den Link in der Freigabe-E-Mail oder öffnen Sie die Google-Kalender-App, gehen Sie zu Einstellungen und aktivieren Sie die Sichtbarkeit des freigegebenen Kalenders.

Sobald ein Kalender freigegeben ist, erscheint jede Änderung, die Sie auf einem Gerät vornehmen, automatisch auf allen anderen.

Google erweitert die Kalenderverwaltung in seinen mobilen Apps laufend. Genauso lässt sich inzwischen auch ein Google-Kalender-Termin direkt vom Smartphone aus absagen.

Freigabeberechtigungen für den Google Kalender

Beim Teilen eines Google Kalenders wählen Sie eine von fünf Berechtigungsstufen pro Person oder Gruppe. Jede Stufe legt fest, wie viel der Empfänger sehen und tun kann:

Einen Kalender, der einer anderen Person gehört, können Sie nur weitergeben, wenn diese Ihnen „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten" erteilt hat.

Tipps zur Verwaltung von Berechtigungen

• Termine als privat markieren: Die Details eines privaten Termins sehen nur Personen mit Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen oder einer höheren Stufe. Alle anderen sehen nur einen belegten Block ohne Details. Nützlich für gemeinsam genutzte Kalender, die gelegentlich persönliche Einträge enthalten.
• Jederzeit widerrufen oder anpassen: Kehren Sie zu den Freigabeeinstellungen des Kalenders zurück, um das Berechtigungsniveau einer Person zu aktualisieren, zu ändern oder zu entfernen.
• Organisationseinschränkungen: Google Workspace-Administratoren können die Freigabeoptionen einschränken. Manche Domains erlauben nur interne Freigabe oder blockieren öffentliche Kalender vollständig.

Über die nativen Berechtigungen hinaus: Kontrolle auf Feldebene

Die fünf Berechtigungsstufen von Google Kalender gelten jeweils für den ganzen Kalender, und eine Freigabe kopiert nie etwas in den Kalender der anderen Person, wofür es die Programme aus unserer Übersicht der besten Tools, um Kalender zu synchronisieren braucht. Sie können beispielsweise nicht festlegen, dass jemand Titel und Zeiten sieht, aber die Teilnehmerliste verborgen bleibt, oder dass Änderungen an der Beschreibung erlaubt sind, während das Datum geschützt bleibt.

Wenn Sie dieses Maß an Kontrolle benötigen, bekommen Sie feldgenaue Berechtigungen, sobald Sie Ihren Kalender mit einer Notion-Datenbank synchronisieren: Die Google-Kalender-Integration von 2sync erledigt genau das. Jedes Feld (Titel, Datum, Ort, Teilnehmer, Beschreibung und 11 weitere) kann unabhängig konfiguriert werden:

• Bidirektional: in Google Kalender und Notion bearbeitbar
• Einseitig zu Notion: Google Kalender liefert die Daten, Notion ist schreibgeschützt
• Einseitig zu Google Kalender: Notion liefert die Daten, Google Kalender ist schreibgeschützt

So können Sie beispielsweise den Organisator und den Konferenzlink schreibgeschützt halten, während Teammitglieder Titel und Datum in beiden Apps bearbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Feldzuordnung.

Was die native Google Kalender-Freigabe nicht kann

Die Google Kalender-Freigabe funktioniert gut für grundlegende Sichtbarkeit. Sobald Ihr Team wächst, Ihr Toolset umfangreicher wird oder Sie Termine neben anderer Arbeit organisieren müssen, stößt die native Freigabe an echte Grenzen.

Personen einzeln hinzufügen skaliert nicht

Jedes neue Teammitglied muss einzeln mit spezifischen Berechtigungen hinzugefügt werden. Wenn jemand das Team verlässt, müssen Sie den Zugriff manuell widerrufen. Bei großen oder wechselnden Teams wird das zur wiederkehrenden Aufgabe.

Mit 2sync + Notion: Synchronisieren Sie Ihren Kalender mit einer gemeinsamen Notion-Datenbank. Der Teamzugriff wird über Notions Workspace-Berechtigungen verwaltet, nicht über individuelle Google Kalender-Einstellungen. Eine Person richtet die gemeinsame Verbindung ein, teilt einen Link, und die Teammitglieder synchronisieren ihre persönlichen Kalender mit demselben Notion-Workspace.

Keine Filter: Sie teilen alles oder nichts

Die Google Kalender-Freigabe gibt dem Empfänger Ihren gesamten Kalender. Sie können keine wiederkehrenden Standup-Meetings, automatisch generierte Gmail-Termine, Fokuszeiten oder Abwesenheitseinträge ausschließen. Der Empfänger sieht jeden Termin, der seiner Berechtigungsstufe entspricht.

Mit 2sync: Wenden Sie Filter an, bevor Termine Notion erreichen. Filtern Sie nach Terminfarbe, Termintyp (Fokuszeit und Abwesenheit überspringen), Teilnehmerliste, Kalendername oder ob der Termin wiederkehrend ist. Beispiel: Synchronisieren Sie nur Termine mit Teilnehmern, die nicht ganztägig sind und den Typ "Standard" haben. Alles andere bleibt in Google Kalender, ohne Ihre Notion-Datenbank zu überfüllen.

Mehrere Kalender werden schnell unübersichtlich

Arbeitskalender, privater Kalender, Teamkalender, Kundenkalender. Google Kalender stapelt sie in einer einzigen Ansicht mit Farbfiltern. Es gibt keine Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, Metadaten hinzuzufügen oder Termine mit zugehörigen Projekten zu verknüpfen.

Mit 2sync: Synchronisieren Sie mehrere Kalender in eine Notion-Datenbank. Das Feld "Kalendername" erzeugt ein Dropdown, das anzeigt, aus welchem Kalender jeder Termin stammt. Erstellen Sie gefilterte Ansichten in Notion: eine für Arbeitsbesprechungen, eine für private Termine, eine für Kundengespräche. Jede Ansicht zeigt nur das, was für den jeweiligen Kontext relevant ist.

Gemeinsame Termine erscheinen mehrfach

Wenn drei Teammitglieder jeweils einen gemeinsamen Termin in dieselbe Notion-Datenbank synchronisieren, taucht er dreimal auf: einmal aus dem Kalender jeder Person.

Mit 2sync: Nutzen Sie formelbasierte Deduplizierung in Notion. Eine "Primärer Termin"-Formel markiert nur die Kopie des Organisators als Haupteintrag. Filtern Sie Ihre Datenbankansicht so, dass nur primäre Termine angezeigt werden, und jede Besprechung erscheint genau einmal. Alternativ können Sie einen Filter setzen, sodass jede Person nur Termine synchronisiert, bei denen sie der Organisator ist.

Ein Kalender ist nur ein Kalender

Google Kalender zeigt Daten und Uhrzeiten. Es kann keine Besprechungsnotizen anzeigen, nicht auf das zugehörige Projekt verlinken und keine Teilnehmer mit einer Kontaktdatenbank verknüpfen.

Mit 2sync: Termine werden zu Notion-Seiten. Jede Seite enthält die vollständigen Termindaten (Titel, Datum, Ort, Teilnehmer, Beschreibung) plus alles, was Sie ergänzen: Besprechungsnotizen, Aufgaben, Links zu verwandten Projekten. Ordnen Sie das Teilnehmerfeld einer Notion-Relationseigenschaft zu, und jeder Teilnehmer wird automatisch mit seinem Kontakteintrag in einer synchronisierten Google Kontakte-Datenbank verknüpft. Ihr Kalender wird zum Arbeitsbereich.

Falls Sie dafür schon einmal Notions eigene Kalender-App in Betracht gezogen haben: Sie zeigt Ihre Termine in der Notion-Oberfläche an, kann aber keine Daten aus Notion-Datenbanken zurück an Google Kalender schreiben. Unser Vergleich 2sync vs. Notion Calendar zeigt, für welchen Fall sich welches Werkzeug eignet.

Häufig gestellte Fragen