So verwenden Sie Google Tasks: die komplette Anleitung 2026

Google Tasks ist die in jedem Google-Konto enthaltene To-do-Liste. Die App läuft in der Gmail-Seitenleiste, im Seitenbereich von Google Kalender, als eigenständige Web-App unter tasks.google.com sowie als mobile App für iOS und Android. Das Produkt ist kostenlos, in privatem Gmail und Google Workspace enthalten und unterstützt Listen, Fälligkeitstermine mit Uhrzeit, Fristen, eine Ebene von Unteraufgaben, wiederkehrende Aufgaben, Anhänge aus Google Drive sowie eine enge Verbindung zu Google Kalender. Nicht unterstützt werden Prioritäten, Labels, natives Teilen von Listen, Zuweisungen in Ihren eigenen Listen, formatierte Notizen und mehrstufige Unteraufgaben.

Was ist Google Tasks?

Google Tasks ist der standardmäßige Aufgabenmanager, der jedem Google-Konto beiliegt, sowohl privatem Gmail als auch Workspace. Google speichert Ihre Aufgabendaten im selben Konto wie Drive, Kalender und Kontakte, abgerechnet und abgesichert über dieselbe Infrastruktur; eine separate Registrierung ist nicht nötig.

Tasks läuft an vier Stellen, und unter der Haube ist es überall dieselbe Liste:

• Gmail-Seitenleiste im Web. Klicken Sie auf das blaue Häkchen-Symbol in der rechten Leiste, um das Panel zu öffnen.
• Seitenleiste von Google Kalender im Web. Dasselbe Symbol, dasselbe Panel, dieselben Listen.
• Die eigenständige Web-App unter tasks.google.com. Eine seitenfüllende Ansicht derselben Daten.
• Die mobile App für iOS und Android. Erfassen Sie von Ihrem Smartphone aus, und alles synchronisiert sich mit den oben genannten Oberflächen.

Was Sie auf einer Oberfläche erstellen, erscheint beim nächsten Sync auf allen anderen. Es gibt keinen separaten „Tasks-Workspace", zwischen dem Sie wechseln müssten, und keine Premium-Stufe, auf die Sie upgraden könnten. Google Tasks ist die standardmäßige To-do-Liste, die jedem Google-Konto beiliegt und über Gmail, Kalender, das Web und mobile Geräte erreichbar ist.

Die Grundlagen: Erfassen, Erledigen, Listen

Der Kernablauf in Google Tasks besteht aus drei Schritten: eine Aufgabe erfassen, sie auf einer Liste organisieren und sie abhaken, wenn sie erledigt ist. Sobald Sie wissen, wo Sie für jeden Schritt klicken müssen, beherrschen Sie das ganze Produkt.

• Erfassen. Klicken Sie auf das Tasks-Symbol in einer der vier Oberflächen oben, dann auf Aufgabe hinzufügen, geben Sie einen Titel ein und ergänzen Sie optional Details oder einen Termin mit Uhrzeit. Mit der Eingabetaste speichern Sie. Mobil macht die schwebende +-Schaltfläche dasselbe. Sobald eine Aufgabe existiert, blendet das Drei-Punkte-Menü an jeder Zeile vier Aktionen ein: Frist hinzufügen (nur ein Datum, getrennt vom Fälligkeitstermin mit Uhrzeit), Unteraufgabe hinzufügen, Anhang hinzufügen (eine Datei aus Google Drive) und Löschen.
• Listen. Tasks gruppiert alles in Listen. Die Standardliste heißt Meine Aufgaben; weitere erstellen Sie über das Dropdown oben im Panel (Neue Liste erstellen). Verwenden Sie eine Liste pro Kontext: Arbeit, Privat, Leseliste, Erledigungen. In der eigenständigen Web-App können Sie Aufgaben per Drag-and-drop zwischen Listen verschieben.
• Erledigen. Klicken Sie auf den leeren Kreis links neben einer Aufgabe, um sie als erledigt zu markieren. Erledigte Aufgaben werden unten unter der Überschrift Erledigt mit einem Zähler eingeklappt. Um eine Aufgabe wieder zu öffnen, klappen Sie den Bereich auf und klicken erneut auf den ausgefüllten Kreis.

Eine Gmail-E-Mail in eine Aufgabe umwandeln

Google Tasks übernimmt den Inhalt direkt aus einer geöffneten E-Mail, sodass eine Nachricht, an der Sie noch dranbleiben müssen, ohne erneutes Abtippen zur Aufgabe wird. Die neue Aufgabe landet in Ihrer Google-Tasks-Liste, taucht in der Gmail-Seitenleiste auf, und Sie können sofort einen Fälligkeitstermin oder weitere Details ergänzen.

• Auf „Zu Tasks hinzufügen" klicken. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie oben auf Zu Tasks hinzufügen. Ist die Schaltfläche nicht sichtbar, finden Sie sie im Drei-Punkte-Menü Mehr.
• Per Drag-and-drop. Öffnen Sie die Tasks-Seitenleiste (das Häkchen-Symbol rechts in Gmail) und ziehen Sie die E-Mail hinein.
• Umschalttaste+T drücken. Sind die Gmail-Tastenkombinationen aktiviert, genügt auf einer ausgewählten E-Mail Umschalttaste+T, um sie an Tasks zu schicken.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind der Bereich, in dem sich Google Tasks anders verhält als die meisten To-do-Apps, und der Unterschied ist wichtig. Die Einrichtung ist kurz: Klicken Sie eine Aufgabe in der Liste an, um deren Detailansicht zu öffnen, geben Sie Datum und Uhrzeit ein, klicken Sie dann auf Wiederholen und wählen Sie Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert für ein beliebiges Intervall. Die Wiederholung wird gespeichert, sobald Sie das Panel schließen, und das nächste Vorkommen erscheint im gewählten Rhythmus.

Die Eigenheit: Google Tasks speichert eine Aufgabe mit beweglichem Fälligkeitstermin. Es wird keine neue Aufgabe pro Vorkommen erstellt. Wenn Sie das „Wöchentliche Review" dieses Montags abhaken, rückt der Termin derselben Aufgabe auf den nächsten Montag vor. Es gibt keine Historie pro Vorkommen, kein Protokoll wie „habe ich das vier Wochen in Folge gemacht", und keine Möglichkeit, ein einzelnes Vorkommen zu überspringen, ohne das gesamte Muster auszusetzen.

Für die meisten Menschen ist das in Ordnung. Das aktuelle Vorkommen ist das, worauf Sie reagieren müssen, und der Termin rückt zuverlässig vor. Für alle, die Gewohnheitskonsistenz oder wiederkehrende Lieferungen über Wochen verfolgen, ist die fehlende Historie spürbar, und genau deshalb greifen Menschen, die auf Streaks Wert legen, typischerweise zu einer eigenständigen Habit-Tracker-App oder einer Notion-Vorlage für Gewohnheitstracker, statt zu versuchen, Google Tasks dazu umzubiegen.

Eine weitere Grenze, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich auf Wiederholungen verlassen: Eine Aufgabe mit Unteraufgaben kann nicht wiederholt werden, wie Google auf seiner Hilfeseite festhält. Behalten Sie Wiederholungen für Aufgaben ohne Unteraufgaben vor, oder lösen Sie die Unteraufgabe als eigene Aufgabe heraus, wenn das Muster weiterlaufen soll.

Wiederkehrende Aufgaben in Google Tasks bestehen aus einer Aufgabe mit beweglichem Fälligkeitstermin; das Abhaken rückt den Termin vor, statt eine neue Aufgabe zu erzeugen. Wenn Sie Zeilen pro Vorkommen benötigen, spiegeln Sie die Aufgabe in eine Notion-Datenbank, in der jedes Abhaken zu einer eigenen Seite werden kann.

Unteraufgaben und Listenstruktur

Tasks unterstützt Unteraufgaben eine Ebene tief, nicht mehr. Eine Unteraufgabe legen Sie auf drei Arten an:

• Einrücken. Ziehen Sie eine Aufgabe unter die Aufgabe, die zur übergeordneten werden soll, und drücken Sie Strg+] (Cmd+] auf dem Mac).
• Über das Menü. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü Aufgabenoptionen der übergeordneten Aufgabe und wählen Sie Unteraufgabe eingeben.
• Per Tastenkombination. Drücken Sie beim Bearbeiten der übergeordneten Aufgabe Strg+Alt+Eingabetaste (Cmd+Wahltaste+Eingabetaste auf dem Mac).

Die Unteraufgabe erscheint eingerückt unter ihrer übergeordneten Aufgabe und erbt automatisch nichts (kein Datum, keine Notizen); sie ist eine eigenständige Zeile, die nur an eine übergeordnete Aufgabe gebunden ist.

Die harte Regel: Unteraufgaben können keine eigenen Unteraufgaben haben. Wenn Sie versuchen, eine Unteraufgabe weiter einzurücken, reagiert die Oberfläche nicht. Diese Grenze wird von der Google-Tasks-API erzwungen, nicht durch eine UI-Entscheidung, was bedeutet, dass weder eine Chrome-Erweiterung noch eine Drittanbieter-App noch ein künftiges Google-Update zusätzliche Tiefe ergänzen wird, ohne den API-Vertrag zu brechen. Google Tasks unterstützt eine Ebene von Unteraufgaben. Unteraufgaben können keine eigenen Unteraufgaben haben.

Wenn Sie eine tiefere Struktur brauchen (Projekt → Phase → Aufgabe → Unteraufgabe → Checklistenpunkt), ist Google Tasks nicht das richtige Tool. Es gibt zwei praktische Workarounds:

• Verwenden Sie eine separate Liste pro Projektphase und nutzen Sie die Listennamen als zweite Ebene der Verschachtelung.
• Spiegeln Sie Aufgaben über eine Zwei-Wege-Synchronisation in Notion, wo dieselbe Eltern-Kind-Beziehung über die Relationseigenschaft von Notion in beliebige Tiefe reicht.

Tastenkombinationen, die sich lohnen

Mit Strg+/ (Cmd+/ auf dem Mac) öffnen Sie innerhalb einer beliebigen Aufgabenliste die vollständige Liste der Tastenkombinationen. Eine Handvoll davon deckt fast alles ab, was Sie täglich damit tun:

• Eingabetaste, um eine neue Aufgabe zu speichern.
• Leertaste, um die ausgewählte Aufgabe als erledigt zu markieren.
• Strg+] (Cmd+] auf dem Mac), um eine Aufgabe unter der darüberliegenden einzurücken und so zur Unteraufgabe zu machen.
• Strg+[ (Cmd+[ auf dem Mac), um diesen Einzug wieder zu entfernen.
• Strg+Alt+Eingabetaste (Cmd+Wahltaste+Eingabetaste auf dem Mac), um beim Bearbeiten der übergeordneten Aufgabe direkt eine Unteraufgabe hinzuzufügen.
• Strg+Z (Cmd+Z auf dem Mac), um die letzte Änderung rückgängig zu machen.

Aufgaben in Google Kalender

Jede Aufgabe in Google Tasks mit Datum und Uhrzeit erscheint im Raster von Google Kalender als zeitgeblockter Eintrag, farblich von normalen Terminen abgesetzt (üblicherweise ein helleres Blau mit Häkchen-Symbol). Ziehen Sie sie im Raster, um sie zu verschieben, und die neue Uhrzeit wird beim nächsten Zyklus zurück nach Tasks synchronisiert.

Die Tasks-Seitenleiste in Google Kalender spiegelt die Gmail-Seitenleiste exakt: dieselben Listen, derselbe Erfassungsablauf, dieselben Wiederholungsoptionen. Wer den ganzen Tag in Kalender arbeitet, muss diesen nicht verlassen, um Aufgaben zu verwalten. Aufgaben aus Google Tasks mit Uhrzeit erscheinen in Google Kalender als zeitgeblockte Einträge, die Sie zum Verschieben per Drag-and-drop ziehen können.

Wie Sie Aufgaben direkt aus dem Kalender heraus hinzufügen, verwalten und abhaken (samt der Frage, warum sie manchmal nicht im Raster erscheinen), zeigt der Leitfaden zu Aufgaben in Google Kalender. Für den umfassenderen Tasks-plus-Kalender-Workflow (Multi-Listen-Ansichten, Unteraufgaben terminieren, Deep Work blocken, beides in eine einzige Notion-Ansicht leiten) zeigt der Leitfaden Notion mit Google Kalender verbinden die Kalender-seitige Kombination.

Mobile App und das iPhone-Widget

Die mobile App von Google Tasks für iOS und Android führt denselben Erfassungsablauf auf kleinerer Fläche fort. Die zwei Fragen, die Leserinnen und Leser tatsächlich stellen, sind: Wie installiere ich sie, und wie bekomme ich ein nützliches Widget auf den Startbildschirm?

• Installation. Laden Sie Google Tasks im App Store oder Play Store herunter. Melden Sie sich mit demselben Google-Konto an, das Sie im Web nutzen, und Ihre Listen erscheinen beim ersten Start. Es gibt kein separates Tasks-Konto.
• iPhone-Widget. Drücken Sie lange auf eine leere Stelle des Startbildschirms, bis die Symbole wackeln, tippen Sie oben links auf +, suchen Sie nach Tasks und wählen Sie das kleine oder mittlere Widget. Das Widget zeigt jeweils Aufgaben aus einer einzigen Liste; tippen Sie auf das Widget, um in der App zwischen Listen zu wechseln.
• Android-Widget. Lange auf den Startbildschirm drücken → Widgets → zu Tasks scrollen → das Widget auf den Startbildschirm ziehen. Android bietet eine etwas größere Widget-Fläche als iOS, aber die Liste-pro-Widget-Grenze ist dieselbe.

Die ehrliche Grenze: Das iPhone-Widget zeigt jeweils eine Aufgabenliste; Listen in einer einzigen Widget-Ansicht zu kombinieren, wird nicht unterstützt. Wenn Sie getrennte Arbeits- und Privatlisten führen, brauchen Sie getrennte Widgets, oder Sie fassen sie zu einer Liste zusammen und verlieren die Trennung. Die meisten Nutzenden landen mobil bei einer einzigen gemischten Liste und überlassen die Filter dem Desktop. Werden diese Listen bereits in eine Notion-Datenbank gespiegelt, liefert die Notion-Mobile-App eine einzige gefilterte Ansicht über alle Listen hinweg, und die Widget-Einschränkung verliert ihre Bedeutung.

Workarounds für das Teilen

Google Tasks hat kein natives Teilen. Sie können keine Liste teilen, keine Aufgabe aus Tasks heraus einem Teammitglied zuweisen und auch innerhalb desselben Workspace keine Aufgaben anderer Nutzender sehen. Das Produkt ist als persönliches Werkzeug konzipiert, und Google hat es in diese Richtung nicht ausgebaut.

Drei Workarounds existieren:

1. Zuweisen über Google-Chat-Bereiche oder Google Docs. Klicken Sie in einem Chat-Bereich auf den Tab Tasks → Bereichsaufgabe hinzufügen → einem Mitglied zuweisen. Die Aufgabe erscheint in der Google-Tasks-Liste dieses Mitglieds, wobei der Name des Chat-Bereichs als Listenname dient. Dafür brauchen Sie einen Chat-Bereich; eine reine Direktnachricht genügt nicht. Mit einem berechtigten Google-Workspace-Konto können Sie außerdem direkt in einem Google-Dokument sich selbst oder anderen Aufgaben zuweisen.
2. Eine Liste in eine geteilte Notion-Datenbank spiegeln. Jedes Teammitglied verbindet seine eigene Google-Tasks-Liste über eine Zwei-Wege-Synchronisation mit einer geteilten Notion-Datenbank; das Team sieht die Aufgaben aller Mitglieder nebeneinander, gefiltert und gruppiert nach Belieben über die Notion-Ansicht. Der Vorteil gegenüber der Chat-basierten Zuweisung: Die zuweisende Person muss nicht im Chat sein, denn die Notion-Ansicht ist die Oberfläche.
3. Ein einziges geteiltes Google-Konto. Mehrere Personen melden sich mit denselben Zugangsdaten in einem einzigen Konto an. Der Vollständigkeit halber erwähnt; nicht empfohlen (Audit-Verlauf bricht zusammen, Passwortwechsel werden mühsam, jede Änderung sieht so aus, als käme sie von einer einzigen Person).

Was Google Tasks nicht kann

Eine Tasks-Anleitung zu lesen, die nur die Fähigkeiten abdeckt, heißt nur die Hälfte des Bildes zu lesen. Die Grenzen sind kurz, real und auf jeder Oberfläche dieselben.

• Keine Aufgabenpriorität. Kein P1/P2/P3, kein Hoch/Mittel/Niedrig. Sie können eine Aufgabe mit einem Stern markieren, eine Abstufung ergibt das aber nicht. Sortieren lässt sich eine Liste über Listenoptionen → Sortieren nach: Meine Reihenfolge, Datum, Frist, Vor Kurzem markiert oder Titel. Workaround: Stellen Sie Titel mit [P1] voran, oder pflegen Sie die Priorität in Notion über die Feldzuordnung.
• Keine Labels oder Tags. Kein @zuhause, @büro, #besorgung. Der nächste Ersatz sind separate Listen, die als Label-Ersatz dienen.
• Keine Zuweisungen für persönliche Aufgaben. Zuweisungen gibt es nur in Chat-Bereichen und, mit einem berechtigten Workspace-Konto, in Google Docs (siehe oben), nicht für Aufgaben, die Sie in Ihren eigenen Listen erstellen.
• Kein natives Teilen von Listen. Im Abschnitt zum Teilen behandelt.
• Notizen sind nur reiner Text. Keine Formatierung, keine Checklisten innerhalb der Notiz, keine Bilder. Anhänge werden über das Menü pro Aufgabe unterstützt, erscheinen aber neben der Notiz, nicht in ihr; das Notizfeld selbst bleibt reiner Text. Für Bilder, Zeichnungen und Sprachnotizen ist Google Notizen das passende Werkzeug, wie der Vergleich Google Notizen vs. Google Tasks zeigt.
• Eine Ebene von Unteraufgaben. Im Abschnitt zu Unteraufgaben behandelt.
• Keine Projektansicht, kein Kanban, kein Gantt. Tasks ist eine Liste, kein Projektmanagement-Tool. Wenn Sie eines davon brauchen, suchen Sie eine andere Produktkategorie.

Google Tasks unterstützt keine Prioritätsstufen, Labels, natives Teilen von Listen, formatierten Notizen oder mehrstufigen Unteraufgaben.

Wenn die meisten dieser Lücken für Sie wichtig sind, läuft die Wahl auf zweierlei hinaus: das Tool komplett wechseln (siehe Todoist vs. Google Tasks für den häufigsten Umstieg, oder die breiteren Übersichten die besten To-do-Listen-Apps und die besten Tagesplaner-Apps für das weitere Feld) oder Notion über Google Tasks zu legen, sodass jede App das tut, was sie am besten kann. Der nächste Abschnitt behandelt die zweite Option.

Google Tasks in Notion bringen

Die meisten Notion-Nutzenden stoßen an die oben genannten Grenzen von Google Tasks (keine Priorität, keine Labels, kein natives Teilen) und möchten ihre Aufgaben in eine Notion-Datenbank gespiegelt sehen, in der jede Lücke verschwindet. Die Erfassung bleibt mobil in Google Tasks; die Struktur (Projektbeziehungen, eigene Ansichten, Rollups, Dashboards) übernimmt Notion.

Notion hat keine native Google-Tasks-Integration, daher läuft die Verbindung über eine Drittanbieter-Synchronisationsebene. 2sync ist die vollständigste Option: volle Zwei-Wege-Synchronisation, 15 zugeordnete Felder, Unteraufgaben-Hierarchie über Notion-Relationen erhalten und wiederkehrende Aufgaben mit derselben „bewegliches Datum"-Semantik, die Google Tasks nativ nutzt.

Für die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, den 9-Methoden-Vergleich aller Alternativen (Pleexy, Zapier, Make, IFTTT, TaskClone, n8n, kostenlose DIY-Skripte) und die feldgenaue Referenz lesen Sie Notion mit Google Tasks synchronisieren. Hieronymus Machine ist die Kundengeschichte, die diesem Muster am nächsten kommt.

Ein Beispiel unseres Google Tasks, bereits per 2sync mit Notion synchronisiert.

Fazit

Google Tasks ist das richtige Werkzeug für genau einen Job: schnelles Erfassen in eine flache Liste, mit enger Anbindung an Gmail und Google Kalender. Seine Grenzen begrenzen es als eigenständigen Manager: keine Prioritäten, keine Labels, kein natives Teilen, keine Projektansicht. Innerhalb seines Jobs ist es verlässlich, kostenlos und in Oberflächen integriert, die Sie ohnehin täglich nutzen.

Der pragmatische Stack für die meisten Notion-Nutzenden besteht darin, Google Tasks als Erfassungsebene zu behalten und Notion die Struktur tragen zu lassen. Jede App erledigt die Arbeit, die sie am besten kann, und eine Zwei-Wege-Synchronisation hält beide ohne manuelles Kopieren und Einfügen abgeglichen.

FAQ