Wie ein Kreativberater eigenständige CRM-Tools ersetzte, indem er Google Calendar, Tasks und Contacts mit 2sync in Notion synchronisierte
BeratungsunternehmenEin Berater aus der Unterhaltungsindustrie synchronisiert seinen gesamten Google Workspace in Notion und verwandelt ein Second-Brain-Template in einen Hub für Kundenbeziehungsmanagement, der von der Einzelpraxis bis zur wachsenden Beratung skaliert.
Google Calendar
Google Tasks
Google Contacts
Wichtigste Ergebnisse
2025
Kunde seit
Automationen laufen seit fast einem Jahr ununterbrochen
Mehrere
Abonnements eliminiert
Keine separaten CRM- oder Kontaktverwaltungs-Tools mehr nötig
3
Aktive Automationen
Google Calendar, Tasks und Contacts mit Notion synchronisiert
Über Hieronymus Machine
Rob Feng ist Kreativberater und Produzent mit Sitz in Los Angeles. Sein Hintergrund umfasst die Leitung visueller Effekte bei Projekten wie Game of Thrones, Filmfondsmanagement und unabhängige Beratung an der Schnittstelle von Technologie und Medien. Hieronymus Machine ist seine Beratung, die Aufträge von mehrjährigen Verträgen bis zu zweiwöchigen Sprints in der Unterhaltungsbranche und angrenzenden Bereichen abdeckt.
Die Herausforderung: eine Konstellation von Tools ohne verbindendes Element
Rob betreibt eine Einzelberatung und jongliert zwischen mehreren Kundenprojekten, Ventures und F&E-Arbeit. Seine Tools waren spezialisiert, aber voneinander getrennt. Google Workspace verwaltete Termine, Aufgaben und Kontakte. Fantastical aggregierte Kalender verschiedener Kunden. Notion war die Wissensbasis. Nichts verband sie miteinander.
Kundendaten über Google-Apps verstreut
Kontakte, Meetings, Aufgaben und E-Mails lebten in separaten Google-Diensten. Es gab keine einheitliche Sicht auf eine Kundenbeziehung, nur Fragmente verteilt über verschiedene Apps.
Notion hatte keine Verbindung zu Kalendern oder Kontakten
Notion diente als zentraler Arbeitsbereich und Second Brain, aber Kalendereinträge und Kontaktdaten waren unsichtbar. Zeitmanagement und Beziehungstracking existierten in einem Paralleluniversum.
Bestehende Lösungen wirkten unzuverlässig
Rob evaluierte Zapier, fand es aber im Vergleich zu einer dedizierten Synchronisation "zusammengebastelt". Er brauchte etwas Sauberes, das einmal funktioniert und keine ständige Überwachung erfordert.
Enterprise-CRMs waren überdimensioniert für eine Einzelpraxis
Tools wie HubSpot und Pipedrive sind für größere Teams konzipiert. Rob brauchte Beziehungsmanagement, das zum Workflow eines Einzelberaters passt, nicht zur Pipeline einer Vertriebsabteilung.
Die Lösung: Google Workspace in ein Notion Second Brain über 2sync
Rob verband Google Calendar, Google Tasks und Google Contacts über 2sync mit seinem Notion-Workspace. In Kombination mit dem bereits angepassten Esolo Second Brain Template verwandelte dies Notion in einen vollständigen Hub für Beziehungs- und Zeitmanagement, ohne ein weiteres Abonnement hinzuzufügen.
Kontakte in alles eingewoben
Statt reiner Textnamen taggt Rob synchronisierte Kontakte in Projekten, Trackern und Notizen. Wenn er etwas zu einer Person sucht, zeigt Notion AI es sofort über den gesamten Workspace an.
Kalendereinträge mit Projektdatenbanken verknüpft
Google Calendar Meetings synchronisieren sich neben Aufgaben und Projektdaten in Notion. Kombiniert mit Fantastical für die Aggregation mehrerer Kalender hat Rob vollständige Übersicht über seinen Zeitplan.
Aufgaben fließen zwischen Google und Notion
Google Tasks synchronisiert sich bidirektional mit Notion und hält Robs Aufgabenverwaltung mit seinen Projektdatenbanken und seinem Second-Brain-System verbunden.
Keine zusätzlichen Abonnements nötig
2sync ersetzte den Bedarf an eigenständigen CRM- oder Kontaktverwaltungs-Tools. Rob konsolidiert seine jährlichen Abonnementkosten und erhält dabei mehr Funktionalität als separate Dienste boten.
Umsetzung: erst der Kalender, dann erweitern
Rob begann mit der Google Calendar Synchronisation, um Notion und Fantastical zu verbinden. Als das funktionierte, fügte er Google Tasks und Google Contacts hinzu und baute schrittweise einen vernetzten Workspace auf seinem bestehenden Esolo Second Brain Template auf.
Google Calendar mit Notion verbunden
Einrichtung der bidirektionalen Synchronisation zwischen Google Calendar und der Ereignisdatenbank in seinem angepassten Second Brain Template. Notion erhielt damit Einblick in seinen gesamten Terminplan über alle Kundenprojekte.
Google Tasks für Aufgabenverwaltung hinzugefügt
Verbindung von Google Tasks mit Notion, damit auf jedem Gerät erfasste Aufgaben automatisch in seine Projekt-Tracking-Datenbanken synchronisiert werden.
Google Contacts im gesamten Workspace integriert
Synchronisation von Google Contacts in Notion und Taggen von Kontakten in Projekten, Meeting-Notizen und Trackern. Kontaktdaten wurden zu einem Beziehungsgraphen, der über Notion AI abfragbar ist.
Die Ergebnisse: ein Notion-Workspace, der jede Beziehung kennt
Robs Notion-Workspace funktioniert jetzt als vollständiges System für Beziehungs- und Projektmanagement. Kontakte sind über Datenbanken hinweg getaggt, Kalendereinträge liefern zeitlichen Kontext, und Notion AI verbindet alles. Er beschreibt das Setup als etwas, das Fähigkeiten freigeschaltet hat, die vorher einfach nicht möglich waren.
"Euer Produkt hat viele Fähigkeiten freigeschaltet, die ich vorher einfach nicht haben konnte. Es hat meine Abhängigkeit von anderen Diensten reduziert. Ich versuche immer Geld zu sparen, und ihr habt es mir ermöglicht, mehr in Notion zentralisiert zu bleiben, was immer mein Ziel war. Ich bin ziemlich abhängig von dem, was ihr bietet."
Erfahren Sie, wie andere Teams 2sync nutzen
Von Kreativagenturen bis SaaS-Startups vertrauen Teams auf 2sync, um ihre Tools synchron zu halten.
