Wie Well Aware einen Hub für Beziehungstracking in Notion mit 2sync aufbaute
BeratungsunternehmenEin Business-Support-Unternehmen synchronisiert Google Calendar in Notion, um jede Kundeninteraktion automatisch zu verfolgen und ihrem Vertriebspartner vollständigen Beziehungskontext zu geben, ohne dass jemand seine Arbeitsweise ändern muss.
Google Calendar
Gmail
Wichtigste Ergebnisse
2022
Kunde seit
Automationen laufen seit dem ersten Tag ununterbrochen
1.400+
Synchronisierte Elemente
Kalendereinträge fließen automatisch in Notion
3
Aktive Automationen
Zwei für den internen Betrieb, eine für einen Kunden-Workspace
Über Well Aware
Well Aware hilft Unternehmern und Führungskräften, Zeit zurückzugewinnen durch virtuelle Assistenz, operativen Support und Zeitmanagement-Lösungen. Gründer Conrad Ruiz verwaltet mehrere Kundenprojekte gleichzeitig und nutzt Notion als sein zentrales Awareness-System, während er Go High Level als CRM, Gmail für Kommunikation und Google Calendar für die Terminplanung betreibt.
Die Herausforderung: mehrere Systeme, kein einheitlicher Überblick
Conrads Unternehmen läuft mit spezialisierten Tools, die jeweils ihren Job gut machen. Go High Level verwaltet die CRM-Pipeline, Gmail die Kommunikation, Google Calendar die Terminplanung. Aber keines davon liefert eine einheitliche Sicht auf Kundenbeziehungen und -aktivitäten.
Beziehungsdaten lebten in Silos
Kundeninteraktionen waren über Gmail, Google Calendar und Go High Level verstreut. Es gab keinen einzelnen Ort, um das Gesamtbild einer Beziehung auf einen Blick zu sehen.
Zapier war mühsam und begrenzt
Frühere Versuche, Tools mit Zapier zu verbinden, waren frustrierend und unzuverlässig. Manche Workflows gingen kaputt, andere waren schlicht nicht umsetzbar.
Keine Möglichkeit, Kundendatenbanken im großen Maßstab zu verwalten
Well Aware verwaltet mehrere Kunden-Workspaces in Notion. Conrad brauchte eine Möglichkeit, separate Automationen pro Kundendatenbank auszuführen, alle verbunden mit demselben Workspace.
Keine Awareness-Schicht zwischen den Tools
Conrad wollte Notion als sein "Awareness-System" über seinen verschiedenen "Action-Systemen" haben, aber es gab keinen zuverlässigen Weg, Daten automatisch zwischen ihnen fließen zu lassen.
Die Lösung: Notion als Awareness-Schicht, angetrieben von 2sync
Conrad baute eine Beziehungsdatenbank in Notion auf und nutzte 2sync, um Google Calendar Einträge automatisch hineinzuleiten, während die Gmail-Synchronisation gerade eingerichtet wird. Notion wurde zum einzigen Ort, um alle Kundenaktivitäten zu verstehen, ohne die spezialisierten Tools zu ersetzen, auf die sein Team bereits setzte.
Kalendereinträge bauen eine Beziehungszeitleiste auf
Google Calendar Meetings mit Kunden fließen einseitig in Notion und erstellen Aktivitätsdatensätze, die mit dem richtigen Kontakt verknüpft sind. Das Mapping von Relationseigenschaften verbindet Ereignisse automatisch mit der Beziehungsdatenbank.
Gmail-Synchronisation wird für vollständigen Korrespondenzkontext eingerichtet
Die Gmail-Integration wird derzeit konfiguriert. Sobald sie aktiv ist, werden E-Mail-Konversationen in Notion synchronisiert, damit das Team alle Kommunikation mit einem Kunden an einem Ort sehen kann.
Notion wird zum Awareness-System
Go High Level verwaltet die CRM-Pipeline. Gmail die Kommunikation. Google Calendar die Terminplanung. Notion verbindet alles als zentrale Quelle der Wahrheit für Beziehungskontext.
Mehrere Kunden-Workspaces aus einem Setup
Conrad führt Automationen über mehrere Notion-Datenbanken innerhalb desselben Workspace aus, hält Kundendaten getrennt und behält gleichzeitig einen einheitlichen operativen Überblick.
Umsetzung: klein anfangen, Wert beweisen, skalieren
Conrad meldete sich im November 2022 an und begann mit einer einzelnen Google Calendar Synchronisation. Er erweiterte auf mehrere Automationen über zwei Konten, als das Geschäft wuchs.
Beziehungsdatenbank in Notion aufgebaut
Erstellung einer zentralen Datenbank zum Tracking von Kundenbeziehungen mit Eigenschaften für Kontaktdaten, Interaktionshistorie und Beziehungskontext. Einrichtung verknüpfter Relationen zwischen Aktivitätsdatensätzen und Kontakten.
Google Calendar mit einseitiger Synchronisation zu Notion verbunden
Konfiguration einer einseitigen Synchronisation von Google Calendar in Notions Aktivitätsdatenbank. Kalendereinträge mit Kundenteilnehmern erstellen automatisch Datensätze, die über das Relationseigenschaften-Mapping mit der richtigen Beziehung verknüpft sind.
Gmail-Integration wird konfiguriert
Die Gmail-Synchronisation wird derzeit eingerichtet. Sobald sie in Betrieb ist, werden E-Mail-Threads neben Kalendereinträgen erscheinen und dem Team eine vollständige Sicht auf die gesamte Kundenkorrespondenz geben.
Auf mehrere Automationen über Workspaces skaliert
Zwei Automationen decken den internen Betrieb ab, während die dritte einen Kunden-Workspace unterstützt. Jede Datenbank hat ihre eigene Sync-Konfiguration, während Conrad einen einheitlichen Überblick behält.
Die Ergebnisse: Awareness ohne Workflow-Unterbrechung
Conrads Setup läuft ununterbrochen. Über 1.400 Kalendereinträge haben sich in Notion synchronisiert, das Team nutzt seine bevorzugten Tools, und der Vertriebspartner hat vollständigen Beziehungskontext auf Abruf. Die Gmail-Synchronisation wird derzeit eingerichtet.
"Ich wollte, dass Notion mein Awareness-System ist. Ich habe Action-Systeme, Pipeline-Systeme, Kommunikationssysteme. All diese Systeme haben Daten. Alles was ich will, ist dass diese Daten ihren Weg zurück in ein zentrales System finden. 2sync macht das möglich, und es sind die günstigsten Herstellungskosten, die ich gefunden habe."
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