Wie ein Schweizer Designer zwei Unternehmen von Notion aus führt, indem er Todoist und Calendar mit 2sync synchronisiert
FreiberuflerEin freiberuflicher Digital-Marketing-Designer und Startup-Gründer synchronisiert Todoist-Aufgaben und Google Calendar Einträge in Notion, um Kundenprojekte und Teamzusammenarbeit in zwei Unternehmen zu verwalten, und halbiert dabei den Aufwand für die Aufgabenverwaltung.
Todoist
Google Calendar
Wichtigste Ergebnisse
2024
Kunde seit
Automationen laufen seit dem ersten Tag ununterbrochen
50%+
Zeitersparnis
Mindestens die Hälfte des Aufwands bei der Aufgabenverwaltung
3
Aktive Automationen
Todoist und Calendar zwischen Freelance und Startup synchronisiert
Über MGDH
Marc Grand d'Hauteville ist freiberuflicher Digital-Marketing-Designer und Startup-Gründer mit Sitz zwischen Yverdon und Lausanne in der Schweiz. Er betreibt eine Freelance-Design-Praxis für Kundenprojekte und gründet gleichzeitig ein Startup, das Menschen hilft, ihre eigenen Bücher zu schreiben und zu drucken. Notion ist der zentrale Workspace für beide Unternehmen, mit Todoist für die schnelle Aufgabenerfassung unterwegs und Google Calendar für die Verwaltung von Meetings und Fristen.
Die Herausforderung: zwei Unternehmen, ein Aufgaben-Workflow
Marc betreibt eine Freelance-Design-Praxis und ein Buchverlags-Startup, beide nutzen Notion als zentralen Workspace. Sein Startup-Team arbeitet ausschließlich in Notion und Slack, aber Marc erfasst Aufgaben unterwegs mit der Todoist-App und Spracheingabe. Ohne Synchronisation lebten Aufgaben in zwei getrennten Systemen ohne Verbindung zueinander.
Aufgaben waren vom Team-Workspace getrennt
Marc nutzte Todoist für schnelle Aufgabenerfassung, besonders mobil mit Spracheingabe. Aber sein Team arbeitete in Notion. In Todoist eingegebene Aufgaben erreichten nie die geteilten Projektdatenbanken ohne manuellen Aufwand.
Notion auf dem Handy war zu langsam für die Aufgabenerfassung
Notion auf dem Telefon öffnen bedeutete, zur richtigen Seite und Datenbank zu navigieren. Todoist mit Spracheingabe war sofort verfügbar, aber die Daten blieben isoliert.
Doppelte Eingabe war keine Option
Marc weigerte sich, Aufgaben sowohl in Todoist als auch in Notion einzugeben. Er brauchte einen Ort zum Erfassen und einen Ort, an dem das Team alles sehen kann, ohne die Arbeit doppelt zu machen.
Keine Verbindung zwischen Kalender und Projektdatenbanken
Google Calendar verwaltete Terminplanung und Kundenmeetings, aber die Einträge waren von den Notion-Datenbanken getrennt, in denen das Team den Projektfortschritt verfolgte.
Die Lösung: Todoist zum Erfassen, Notion für Zusammenarbeit, 2sync als Brücke
Marc richtete eine bidirektionale Synchronisation zwischen Todoist und Notion für beide Unternehmen ein und fügte dann die Google Calendar Synchronisation hinzu. Per Sprache erfasste Aufgaben auf seinem Telefon erscheinen automatisch im Notion-Workspace des Teams. Das Team muss Notion nie verlassen, und Marc muss Todoist nie verlassen.
Per Sprache erfasste Aufgaben erscheinen im Team-Workspace
Marc fügt Aufgaben hinzu, indem er mit Todoist auf seinem Telefon spricht. Die bidirektionale Synchronisation schiebt sie in die Notion-Projektdatenbanken, wo das ganze Team sie sehen und bearbeiten kann.
Vollständiges CRM auf Basis synchronisierter Daten
Notion dient als vollständiges CRM mit Kunden-, Projekt- und Aufgabendatenbanken für beide Unternehmen. Synchronisierte Todoist-Aufgaben fließen direkt in dieses System und halten Projektzeitleisten aktuell.
Zwei Unternehmen, ein Sync-Setup
Separate Automationen verwalten die Freelance-Praxis und das Startup. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Notion-Datenbanken und Todoist-Projekte, alle über 2sync verbunden.
Kalendereinträge mit Projekten verknüpft
Google Calendar Meetings synchronisieren sich in Notion und geben dem Team Einblick in bevorstehende Fristen und Kundenmeetings neben ihren Aufgaben-Boards.
Umsetzung: erst Todoist, dann Calendar
Marc begann mit dem dringendsten Bedarf, Todoist-Aufgaben mit Notion für sein Startup-Team zu synchronisieren. Als das funktionierte, replizierte er das Setup für sein Freelance-Geschäft und verband Google Calendar.
Todoist mit Notion für das Startup verbunden
Einrichtung der bidirektionalen Synchronisation zwischen Todoist und der Aufgabendatenbank des Startups in Notion. Das Team erhielt sofort Einblick in Aufgaben, die Marc unterwegs erfasste.
Setup für Freelance-Arbeit repliziert
Erstellung einer zweiten Automation, die Todoist mit einer separaten Notion-Datenbank für Freelance-Kundenprojekte verbindet, um beide Unternehmen organisiert zu halten.
Google Calendar Synchronisation hinzugefügt
Verbindung von Google Calendar mit Notion, um Meetings und Fristen in die Projektmanagement-Ansicht einzubringen und den Workflow zu vervollständigen.
Die Ergebnisse: einrichten und vergessen
Marcs Automationen laufen ohne jeglichen Eingriff. Sein Team arbeitet in Notion zusammen, während er Aufgaben in Todoist erfasst. Der Workflow ist so zuverlässig, dass er vergisst, dass 2sync überhaupt läuft.
"Ich benutze 2sync seit zwei Jahren und es funktioniert einwandfrei. Reibungslos. Kein Problem. Ich muss nicht zurückkommen und Sachen reparieren. Du entfernst den Stein aus deinem Schuh. Es funktioniert gut. Du richtest es ein und vergisst es."
Erfahren Sie, wie andere Teams 2sync nutzen
Von Kreativagenturen bis SaaS-Startups vertrauen Teams auf 2sync, um ihre Tools synchron zu halten.
