Das beste CRM für Einzelunternehmer und Freelancer

HubSpot CRM ist das beste kostenlose CRM für Einzelunternehmer: unbegrenzte Kontakte, E-Mail-Tracking und eine Deal-Pipeline zum Nulltarif. Wer ein einfaches, deutsches CRM mit garantierter DSGVO-Konformität sucht, ist bei CentralStationCRM richtig: kostenlos für bis zu drei Nutzer, Daten ausschließlich in Deutschland gespeichert. Und wer sein Geschäft bereits über Notion organisiert, kann es mit einem Kontakt-Sync-Tool zu einem vollwertigen CRM ausbauen, das auch auf dem Smartphone funktioniert.

Hier sind acht CRM-Tools, die 2026 für Soloselbstständige getestet wurden. Jedes löst ein anderes Problem. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines eigenen CRM finden Sie unter Persönliches CRM in Notion erstellen.

Was macht ein CRM „freelancerfreundlich"?

Enterprise-CRMs sind für Vertriebsteams mit fünfzig Personen konzipiert. Einzelunternehmer und Freiberufler brauchen etwas anderes: ein Tool, das eine Person in 30 Minuten einrichten, ohne Administrator betreiben und bei schwankendem Einkommen finanzieren kann.

Vier Punkte unterscheiden ein gutes CRM für Einzelunternehmer von einem Enterprise-Tool, das zufällig einen kostenlosen Tarif anbietet:

• Geringer Pflegeaufwand: Kein eigener Admin nötig. Sie sind Vertrieb, Kundenbetreuer und Buchhaltung in einer Person. Das CRM muss Wochen überstehen, in denen Sie zu beschäftigt mit Aufträgen sind, um es zu pflegen.
• Bezahlbar: Kostenlos oder unter 20 €/Monat. Preise pro Nutzer bestrafen Soloselbstständige. Ein Pauschalpreis oder ein großzügiger Free-Plan ist entscheidend.
• Mobiler Zugriff: Kundengespräche finden außerhalb des Büros statt. Kontaktdaten, Notizen und Deal-Stufen müssen auf dem Smartphone verfügbar sein.
• Integrationen statt Funktionsumfang: Freiberufler nutzen bereits eine Kalender-App, ein Rechnungstool und einen E-Mail-Client. Ein CRM, das sich mit diesen verbindet, ist nützlicher als eines, das alles ersetzen will.

Brauchen Freiberufler wirklich ein CRM?

Nicht immer. Wer weniger als zehn Kundenbeziehungen verwaltet, kommt mit einer Tabelle oder einer Notiz auf dem Smartphone zurecht.

Ab zehn bis fünfzehn aktiven Kontakten fangen Dinge an, durchzurutschen: eine Follow-up-E-Mail, die vergessen wurde; ein Angebot, das verschickt, aber nie nachverfolgt wurde; ein früherer Kunde, bei dem Sie sich vor drei Monaten melden wollten. Unternehmen, die CRM-Software einsetzen, verzeichnen im Durchschnitt eine Umsatzsteigerung von 29 % (Salesmate, 2025), und 71 % der kleinen Unternehmen nutzen bereits eines (SLT Creative, 2025).

In Deutschland sind laut dem Bundesverband der Freien Berufe (BFB) rund 1,49 Millionen Freiberufler selbstständig tätig (BFB, 2025). Trotzdem verwalten viele ihre Kunden noch mit Tabellen oder E-Mail-Ordnern. Die Frage ist nicht, ob ein CRM funktioniert, sondern ob der Pflegeaufwand sich durch behaltene Kunden und verfolgte Anfragen bezahlt macht. Für die meisten Freiberufler, die zehn oder mehr Kunden im Jahr betreuen, lautet die Antwort: ja.

So haben wir diese CRMs ausgewählt

Wir haben jedes CRM aus der Perspektive von Soloselbstständigen getestet, die 10 bis 30 Kunden betreuen:

• Kostenloser Tarif oder Testphase vorhanden: Kein Commitment nötig, um das Tool zu bewerten.
• Von einer Person nutzbar: Keine Mindestanzahl an Lizenzen oder Teamanforderungen.
• Einrichtung unter 30 Minuten: Dauert es länger, wird eine freiberufliche Person die Einrichtung nicht abschließen.
• Mobiler Zugriff: Native App oder responsive Webversion, die auf dem Smartphone funktioniert.
• Integrationen: Anbindung an Kalender, E-Mail und Rechnungstools, die Freiberufler bereits nutzen.
• DSGVO-Konformität: Für den deutschen Markt besonders relevant: Datenschutz und Speicherort der Daten.

Beste CRM-Tools für Einzelunternehmer im Überblick

1. HubSpot CRM: das beste kostenlose CRM für Einzelunternehmer

✅ Vorteile:

• Unbegrenzte Kontakte und Unternehmen im kostenlosen Tarif.
• E-Mail-Tracking mit Öffnungs- und Klickbenachrichtigungen.
• Integrierter Terminplaner und Live-Chat.
• Deal-Pipeline mit Drag-and-Drop-Stufen.
• Integrationen mit Gmail, Outlook, Google Calendar und Hunderten weiteren Tools.
• Komplett auf Deutsch verfügbar, DSGVO-konform mit EU-Rechenzentrum.

❌ Nachteile:

• Im kostenlosen Tarif nur eine Deal-Pipeline.
• Bezahlpläne starten bei 20 $/Monat pro Nutzer, was schnell teuer wird.
• Die Oberfläche wirkt für ein Solo-Business teilweise überladen.

HubSpots kostenloses CRM ist wirklich kostenlos: keine 14-Tage-Testversion, die zum Upgrade drängt. Sie erhalten unbegrenzte Kontakte, E-Mail-Tracking, eine Deal-Pipeline und einen Terminplaner zum Nulltarif. Für Einzelunternehmer, die Anfragen und Kundenkommunikation verfolgen wollen, ohne dafür zu bezahlen, ist das die stärkste Option.

Allein das E-Mail-Tracking rechtfertigt die Einrichtung. Wenn Sie ein Angebot versenden, zeigt HubSpot Ihnen, wann der Kunde es geöffnet hat, wie oft er es angesehen hat und welche Links er angeklickt hat. Diese Information verändert, wie und wann Sie nachfassen.

Wo HubSpot zu umfangreich wird

Der kostenlose Tarif funktioniert gut für Kontakt- und Deal-Verwaltung. Sobald Sie Marketing-Automatisierung, individuelle Reports oder mehrere Pipelines benötigen, erreichen Sie die Bezahlgrenze. Starter-Pläne kosten 20 $/Monat pro Nutzer. Für Freiberufler, die einfach wissen wollen „bei wem sollte ich heute nachfassen", reicht der Free-Plan vollkommen aus.

2. CentralStationCRM: das beste deutsche CRM für Freiberufler

✅ Vorteile:

• Komplett auf Deutsch entwickelt: Oberfläche, Support und Dokumentation in deutscher Sprache.
• DSGVO-konform by Design: Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert.
• Kostenloser Tarif für bis zu 3 Nutzer und 200 Kontakte.
• Klare, einfache Oberfläche ohne überflüssige Funktionen.
• E-Mail-Integration und Aufgabenverwaltung verknüpft mit Kontakten.

❌ Nachteile:

• Keine native Mobile-App (responsive Webversion verfügbar).
• Keine integrierte Rechnungsstellung oder Angebotsvorlagen.
• Kostenloser Tarif auf 200 Kontakte begrenzt.
• Kleinerer Integrationsmarktplatz als bei internationalen Anbietern.

CentralStationCRM wurde in Deutschland für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt. Das merkt man an der Benutzeroberfläche: kein aufgeblähtes Enterprise-Tool, das zufällig einen kostenlosen Tarif anbietet, sondern ein schlankes CRM, das Kontaktverwaltung, Aufgaben und E-Mail-Verlauf in einer klaren Ansicht zusammenfasst.

Für Freiberufler im DACH-Raum ist der größte Vorteil die DSGVO-Konformität ohne Wenn und Aber. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, der Support antwortet auf Deutsch, und Sie müssen keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit einem US-Unternehmen aushandeln.

Wann CentralStationCRM die richtige Wahl ist

Wenn Sie ein CRM suchen, das Sie in 15 Minuten einrichten können und das ohne Konfiguration DSGVO-konform funktioniert, ist CentralStationCRM die pragmatischste Option. Wer jedoch Pipeline-Automatisierung, integrierte Rechnungsstellung oder einen umfangreichen App-Marktplatz benötigt, findet bei HubSpot oder Pipedrive mehr Funktionstiefe.

3. Pipedrive: am besten für vertriebsorientierte Freiberufler

✅ Vorteile:

• Visuelle Pipeline, die Deal-Stufen auf einen Blick zeigt.
• E-Mail-Sync mit Gmail und Outlook (Zwei-Wege-Synchronisation).
• Aktivitätserinnerungen, damit Follow-ups nicht untergehen.
• Umsatzprognose basierend auf Deal-Wahrscheinlichkeit.
• Marktplatz mit über 400 Integrationen.
• Komplett auf Deutsch verfügbar, DSGVO-konform mit EU-Rechenzentrum.

❌ Nachteile:

• Kein kostenloser Tarif. Nur 14 Tage Testphase.
• Keine integrierte Rechnungsstellung (separates Tool wie Lexoffice oder sevDesk nötig).
• Preis pro Nutzer wird teuer, sobald Sie einen Subunternehmer einbinden.

Pipedrive wurde für Vertriebsprofis entwickelt, und das merkt man. Die visuelle Pipeline, in der Sie Deals von Stufe zu Stufe ziehen, gibt Ihnen ein klares Bild davon, wo jeder Interessent steht. Für Berater oder Freiberufler, die aktiv akquirieren (Kaltakquise, Angebote, Abschlussgespräche), ist diese Klarheit 14 €/Monat wert.

Das Aktivitätensystem hält Deals in Bewegung. Pipedrive meldet sich, wenn ein Deal keinen nächsten Schritt hat. Dieses eine Feature verhindert den häufigsten Fehler von Freiberuflern: ein Angebot verschicken und dann vergessen nachzufassen.

Pipedrive vs. HubSpot für Freiberufler

Beide verfolgen Kontakte und Deals. Pipedrives Oberfläche ist schlanker und konzentriert sich auf die Pipeline. HubSpots kostenloser Tarif ist preislich schwer zu schlagen. Wenn Sie aktiv akquirieren und ein Tool brauchen, das Sie zum Nachfassen antreibt, passt Pipedrive besser. Wenn Sie ein kostenloses CRM zur Kontaktorganisation suchen, gewinnt HubSpot.

4. Notion: das beste individuelle CRM für Notion-Nutzende

✅ Vorteile:

• Jede CRM-Struktur selbst gestalten: eigene Felder, Ansichten, Formeln, Relationen.
• CRM mit Projektmanagement, Notizen und Rechnungsstellung in einem Workspace kombinieren. Auch Google Kalender lässt sich direkt mit Notion verbinden, sodass Kundentermine neben den Kontaktdaten erscheinen.
• Kostenlose Vorlagen verfügbar (siehe Persönliches CRM in Notion erstellen).
• Keine Kontaktbegrenzung im kostenlosen Tarif.
• Funktioniert auf jeder Plattform: Desktop, Mobil und Web.

❌ Nachteile:

• Erfordert initiale Einrichtung. Kein Plug-and-Play-CRM.
• Kein integriertes E-Mail-Tracking oder Pipeline-Automatisierung.
• Kontakte werden nicht nativ mit dem Smartphone synchronisiert.

Notion-Datenbanken haben alles, was ein CRM braucht: eigene Eigenschaften für Deal-Stufe, Kontaktdaten, letztes Kontaktdatum und Follow-up-Erinnerungen. Der kostenlose Tarif bietet unbegrenzte Seiten und Datenbanken, sodass das CRM selbst nichts kostet.

Der Kompromiss ist die Einrichtungszeit. Ein dediziertes CRM wie HubSpot funktioniert in zehn Minuten. Ein Notion-CRM braucht einen Nachmittag. Dafür erhalten Sie ein System, das exakt zu Ihrer Arbeitsweise passt, statt sich der Logik einer fremden Software anpassen zu müssen.

Kontakte aufs Smartphone bekommen

Was Notion nativ nicht kann: CRM-Kontakte mit der Kontaktliste Ihres Smartphones synchronisieren. Wenn Sie Kundennamen und Telefonnummern auch unterwegs brauchen, überbrückt 2sync diese Lücke mit Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Notion und Google Contacts oder Outlook Contacts. Fügen Sie einen Kunden in Notion hinzu, erscheinen die Daten automatisch auf Ihrem Smartphone. Tarife starten bei 7 €/Monat. Ihre Daten bleiben dabei DSGVO-konform: 2sync speichert keine Kopien Ihrer Kontaktdaten.

5. Zoho CRM: das beste CRM für Freiberufler mit kleinem Budget

✅ Vorteile:

• Kostenloser Tarif für bis zu 3 Nutzer mit Kontakten, Deals und Aufgaben.
• Workflow-Automatisierung bereits im kostenlosen Plan verfügbar.
• Komplett auf Deutsch lokalisiert: Oberfläche, Hilfe-Center und Support.
• DSGVO-konform mit EU-Rechenzentren (Standort wählbar).
• Über 500 Integrationen, darunter Google Workspace, Microsoft 365 und Mailchimp.
• Native Mobile-Apps für iOS und Android.

❌ Nachteile:

• Die Oberfläche wirkt durch den großen Funktionsumfang anfangs unübersichtlich.
• Kostenloser Tarif bietet keine E-Mail-Integration (erst ab Standard).
• Bezahltarife werden pro Nutzer berechnet.
• Einrichtung dauert länger als bei schlankeren Tools wie Capsule oder CentralStationCRM.

Zoho CRM gehört zu den wenigen Tools, die im kostenlosen Tarif echte CRM-Funktionen bieten: Kontaktverwaltung, Deal-Pipeline, Aufgaben und grundlegende Automatisierung für bis zu drei Nutzer. Für Freiberufler, die allein arbeiten, reicht das in den meisten Fällen aus.

Die Stärke von Zoho liegt in der Automatisierung. Selbst im kostenlosen Tarif können Sie Regeln erstellen, die bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben anlegen oder E-Mails versenden. Für Freiberufler, die zehn oder mehr Anfragen pro Woche bearbeiten, spart das jeden Tag einige Minuten manueller Arbeit.

Zoho CRM vs. HubSpot für Freiberufler

Beide bieten funktionale kostenlose Tarife. HubSpot punktet mit E-Mail-Tracking und einem intuitiveren Onboarding. Zoho bietet mehr Automatisierung und Anpassungsmöglichkeiten im kostenlosen Plan. Wenn Sie einfach Kontakte und Deals verfolgen wollen, ist HubSpot schneller eingerichtet. Wenn Sie Workflows automatisieren und das CRM an Ihre Prozesse anpassen möchten, bietet Zoho mehr Spielraum.

6. Brevo: das beste CRM mit E-Mail-Marketing

✅ Vorteile:

• Kostenloser Tarif mit unbegrenzten Kontakten und bis zu 300 E-Mails pro Tag.
• CRM, E-Mail-Marketing und Marketing-Automatisierung in einer Plattform.
• EU-Unternehmen (Hauptsitz Paris): Daten für deutsche Nutzer in Deutschland gespeichert.
• Komplett auf Deutsch verfügbar: Oberfläche, Support und Dokumentation.
• DSGVO-konform ohne zusätzliche Vertragsverhandlungen.
• Integrationen mit WordPress, Shopify, Google Analytics und weiteren Tools.

❌ Nachteile:

• CRM-Funktionen sind weniger tiefgehend als bei dedizierten Tools wie HubSpot oder Pipedrive.
• Kostenloser Tarif auf 300 E-Mails pro Tag begrenzt.
• Die Oberfläche ist stärker auf Marketing als auf Vertrieb ausgerichtet.
• Keine integrierte Rechnungsstellung oder Angebotsvorlagen.

Brevo (ehemals Sendinblue) kombiniert CRM-Kontaktverwaltung mit E-Mail-Marketing in einer Plattform. Für Freiberufler, die regelmäßig Newsletter, Projekt-Updates oder Angebote per E-Mail versenden, entfällt damit ein separates Tool.

Der kostenlose Tarif ist großzügig: unbegrenzte Kontakte und bis zu 300 E-Mails pro Tag. Damit können die meisten Freiberufler ihre gesamte Kundenkommunikation abwickeln, ohne einen Cent auszugeben. Als EU-Unternehmen mit deutschem Rechenzentrum ist Brevo für den deutschen Markt eine datenschutzfreundliche Alternative zu US-Tools.

Wann Brevo die richtige Wahl ist

Wenn Sie neben der Kontaktverwaltung regelmäßig E-Mails an Kunden oder Interessenten versenden, spart Brevo ein separates Newsletter-Tool. Wenn Sie dagegen eine detaillierte Vertriebs-Pipeline mit Deal-Stufen und Umsatzprognosen brauchen, sind HubSpot oder Pipedrive die bessere Wahl: Brevos CRM-Modul ist funktional, aber nicht so tiefgehend wie dedizierte Vertriebstools.

7. Capsule CRM: am besten für einfache Kontaktverwaltung

✅ Vorteile:

• Kostenloser Tarif mit bis zu 250 Kontakten.
• Klare, ablenkungsfreie Oberfläche.
• Integrationen mit Xero, QuickBooks, Mailchimp und Google Workspace.
• Aufgabenverwaltung verknüpft mit Kontakten und Deals.

❌ Nachteile:

• Kostenloser Tarif auf 250 Kontakte begrenzt.
• Keine Rechnungsstellung, keine Angebote, keine Verträge.
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu flexiblen Tools wie Notion.

Capsule reduziert CRM auf seinen Kern: Kontakte, Unternehmen, Opportunities und Aufgaben. Kein Rechnungsmodul, kein Angebotsbuilder, keine Projektmanagement-Ebene. Wenn Sie ein CRM wollen, das eine Sache gut macht: Ihre Kontakte organisiert und Ihre Follow-ups im Blick behält, erledigt Capsule das mit minimaler Reibung.

Die Integrationen sind Capsules Stärke für Freiberufler. Verbinden Sie es mit Xero oder QuickBooks für Rechnungen, Google Workspace für E-Mail und Kalender, und Mailchimp für Newsletter. Jedes Tool erledigt seinen Job. Capsule hält die Kontaktdaten zusammen.

Reichen 250 Kontakte?

Für die meisten Freiberufler ja. Sie verfolgen aktive Kunden, warme Leads und wichtige Kontakte, keine Marketingliste mit Tausenden Einträgen. Wenn Sie über 250 hinauswachsen, hebt der Starter-Plan für 18 $/Monat die Grenze auf 30.000 an.

8. Streak: das beste Gmail-native CRM

✅ Vorteile:

• CRM direkt in Gmail integriert. Keine separate App zu erlernen.
• Pipeline-Ansicht innerhalb des Posteingangs.
• E-Mail-Tracking (Öffnungen, Link-Klicks) im kostenlosen Tarif.
• Textbausteine und Serienmails für wiederkehrende E-Mails.

❌ Nachteile:

• Funktioniert nur mit Gmail. Keine Outlook-Unterstützung.
• Keine eigenständige Web- oder Desktop-App außerhalb von Gmail.
• Kostenloser Tarif auf 500 Kontakte begrenzt.

Streak macht Gmail zum CRM. Installieren Sie die Chrome-Erweiterung, und Pipeline-Spalten erscheinen neben Ihrem Posteingang. Deals, Kontakte und Aufgaben befinden sich im E-Mail-Client, den Sie ohnehin den ganzen Tag geöffnet haben.

Für Freiberufler, deren Kundenkommunikation fast vollständig über E-Mail läuft, eliminiert Streak das „Ich aktualisiere das CRM später"-Problem. Es gibt kein „später". Das CRM ist der Posteingang.

Einschränkungen im kostenlosen Tarif von Streak

Der kostenlose Tarif deckt 500 Kontakte mit Basispipelines und E-Mail-Tracking ab. Für die meisten Soloselbstständigen reicht das. Der Solo-Plan für 15 $/Monat fügt Serienmails, Link-Tracking und 5.000 Kontakte hinzu. Wenn Sie weniger als 50 Kunden-E-Mails pro Woche versenden, genügt der kostenlose Tarif.

So wählen Sie das richtige CRM für Ihr Freelance-Business

Das richtige CRM für Einzelunternehmer hängt davon ab, welche Art von freiberuflicher Tätigkeit Sie ausüben und welche Tools Sie bereits nutzen.

Welches CRM passt zu Ihrer freiberuflichen Arbeit?

• Kreative Freiberufler (Design, Fotografie, Video): Brevo oder Capsule. Sie versenden regelmäßig Projekt-Updates und Angebote per E-Mail, und ein CRM mit integriertem E-Mail-Marketing spart ein separates Tool. Ergänzend lohnt sich ein Blick auf bewährte Organisations-Apps, um den gesamten Workflow abzudecken.
• Berater und Coaches: Pipedrive oder HubSpot. Sie brauchen Pipeline-Transparenz, um Leads durch die Stufen zu verfolgen, und E-Mail-Tracking, um den richtigen Zeitpunkt für Follow-ups zu finden.
• Entwickler und Tech-Freelancer: Notion oder CentralStationCRM. Sie wollen Flexibilität und saubere Daten, ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht nutzen. Kombinieren Sie Notion mit einer To-Do-Listen-App für Aufgabenmanagement und CentralStationCRM als DSGVO-konforme Alternative.
• Redakteure und Content-Ersteller: Streak oder HubSpot Free. Leichtgewichtige, E-Mail-zentrierte Tools, die Gespräche verfolgen, ohne Komplexität hinzuzufügen.
• Budgetbewusste Soloselbstständige mit Automatisierungsbedarf: Zoho CRM. Kostenloser Tarif mit Workflow-Automatisierung und EU-Rechenzentrum.

Wenn Ihr Workflow bereits über Notion läuft, kann ein Sync-Tool wie 2sync Ihr Notion-CRM mit Google oder Outlook Contacts verbinden, damit Kundendaten ohne manuelle Eingabe auf Ihrem Smartphone verfügbar sind.

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