Das beste CRM für Einzelunternehmer und Freelancer

Bei CRM-Software für Einzelunternehmer scheitert die Auswahl selten am Funktionsumfang. Sie scheitert daran, was eine einzelne Person überhaupt buchen kann. Manche Anbieter verkaufen nur Pakete mit drei oder zehn Plätzen, andere rechnen in Dollar ab, und deutsche Preise verstehen sich häufig netto, sodass auf die Monatsrechnung noch 19 % Mehrwertsteuer kommen.

Dieser Vergleich prüft acht Tools genau daran: Mindestbuchung, tatsächlicher Einstiegspreis und die Frage, ob der genannte Betrag brutto oder netto gilt. Alle Preise stammen aus den offiziellen deutschen Preisseiten der Anbieter, Stand August 2026.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines eigenen Systems finden Sie unter Persönliches CRM in Notion erstellen.

Was macht ein CRM „freelancerfreundlich"?

Enterprise-CRMs sind für Vertriebsteams mit fünfzig Personen konzipiert. Einzelunternehmer und Freiberufler brauchen etwas anderes: ein Tool, das eine Person in 30 Minuten einrichten, ohne Administrator betreiben und bei schwankendem Einkommen finanzieren kann.

Fünf Punkte unterscheiden ein gutes CRM für Einzelunternehmer von einem Enterprise-Tool, das zufällig einen kostenlosen Tarif anbietet:

• Allein buchbar: Keine Mindestabnahme an Lizenzen, kein Vertriebsgespräch für den Einstiegstarif, keine Bedingung, die nur für eingetragene Unternehmen gilt. Wo ein Paket feste Plätze enthält, zahlen Sie auch als Einzelperson für alle.
• Geringer Pflegeaufwand: Kein eigener Admin nötig. Sie sind Vertrieb, Kundenbetreuer und Buchhaltung in einer Person. Das CRM muss Wochen überstehen, in denen Sie zu beschäftigt mit Aufträgen sind, um es zu pflegen.
• Bezahlbar: Kostenlos oder unter 20 €/Monat. Preise pro Nutzer bestrafen Soloselbstständige, und bei Nettopreisen kommen 19 % Mehrwertsteuer obendrauf. Ein Pauschalpreis oder ein großzügiger Free-Plan ist entscheidend.
• Mobiler Zugriff: Kundengespräche finden außerhalb des Büros statt. Kontaktdaten, Notizen und Deal-Stufen müssen auf dem Smartphone verfügbar sein.
• Integrationen statt Funktionsumfang: Freiberufler nutzen bereits eine Kalender-App, ein Rechnungstool und einen E-Mail-Client. Ein CRM, das sich mit diesen verbindet, ist nützlicher als eines, das alles ersetzen will.

Brauchen Freiberufler wirklich ein CRM?

Nicht immer. Wer weniger als zehn Kundenbeziehungen verwaltet, kommt mit einer Tabelle oder einer Notiz auf dem Smartphone zurecht.

Ab zehn bis fünfzehn aktiven Kontakten fangen Dinge an, durchzurutschen: eine Follow-up-E-Mail, die vergessen wurde; ein Angebot, das verschickt, aber nie nachverfolgt wurde; ein früherer Kunde, bei dem Sie sich vor drei Monaten melden wollten. Die meisten Unternehmen, die eine CRM-Software einführen, berichten von einer Umsatzsteigerung zwischen 21 % und 30 % (Salesmate, 2026), und rund 71 % der kleinen Unternehmen nutzen bereits eines (SLT Creative, 2026).

In Deutschland sind laut dem Bundesverband der Freien Berufe (BFB) rund 1,49 Millionen Freiberufler selbstständig tätig (BFB, 2025). Trotzdem verwalten viele ihre Kunden noch mit Tabellen oder E-Mail-Ordnern. Die Frage ist nicht, ob ein CRM funktioniert, sondern ob der Pflegeaufwand sich durch behaltene Kunden und verfolgte Anfragen bezahlt macht. Für die meisten Freiberufler, die zehn oder mehr Kunden im Jahr betreuen, lautet die Antwort: ja.

So haben wir diese CRMs ausgewählt

Wir haben jedes CRM aus der Perspektive von Soloselbstständigen geprüft, die 10 bis 30 Kunden betreuen:

• Von einer Person buchbar: Keine Mindestanzahl an Lizenzen, kein Teamzwang, kein Vertriebsgespräch für den Einstieg. Wo ein Paket mehrere Plätze bündelt, steht das in der jeweiligen Sektion.
• Kostenloser Tarif oder Testphase vorhanden: Kein Commitment nötig, um das Tool zu bewerten.
• Einrichtung unter 30 Minuten: Dauert es länger, wird eine freiberufliche Person die Einrichtung nicht abschließen.
• Mobiler Zugriff: Native App oder responsive Webversion, die auf dem Smartphone funktioniert.
• Integrationen: Anbindung an Kalender, E-Mail und Rechnungstools, die Freiberufler bereits nutzen.
• DSGVO-Konformität: Für den deutschen Markt besonders relevant: Datenschutz und Speicherort der Daten.

Alle Preise in diesem Artikel stammen aus den offiziellen deutschen Preisseiten der Anbieter, Stand August 2026, und sind ausschließlich in Euro angegeben. Wir rechnen keine Dollarpreise um. Wo ein Anbieter netto ausweist, steht das ausdrücklich dabei: Auf 24 €/Monat netto kommen mit 19 % Mehrwertsteuer 28,56 € brutto.

Beste CRM-Tools für Einzelunternehmer im Überblick

Preise laut den deutschen Preisseiten der Anbieter, Stand August 2026. Netto bedeutet zzgl. 19 % MwSt.

1. HubSpot CRM: das beste kostenlose CRM für Einzelunternehmer

✅ Vorteile:

• Bis zu 1.000 Kontakte und Unternehmen im kostenlosen Tarif, reichlich für eine Einzelperson.
• E-Mail-Tracking mit Öffnungs- und Klickbenachrichtigungen.
• Integrierter Terminplaner und Live-Chat.
• Deal-Pipeline mit Drag-and-Drop-Stufen.
• Integrationen mit Gmail, Outlook, Google Kalender und Hunderten weiteren Tools.
• Komplett auf Deutsch verfügbar, deutsche Preisseite mit Euro-Beträgen.

❌ Nachteile:

• Im kostenlosen Tarif nur eine Deal-Pipeline und maximal zwei Benutzende.
• Der Starter-Preis gilt nur im Jahresabo; bei monatlicher Zahlung kostet dieselbe Lizenz 20 €/Monat.
• Die Oberfläche wirkt für ein Solo-Business teilweise überladen.

HubSpots kostenloses CRM ist wirklich kostenlos: keine 14-Tage-Testversion, die zum Upgrade drängt. Sie erhalten bis zu 1.000 Kontakte, E-Mail-Tracking, eine Deal-Pipeline und einen Terminplaner zum Nulltarif, nutzbar von bis zu zwei Personen (HubSpot CRM). Für Einzelunternehmer, die Anfragen und Kundenkommunikation verfolgen wollen, ohne dafür zu bezahlen, ist das die stärkste Option, und 1.000 Einträge sind weit mehr, als die meisten Solo-Unternehmen je füllen.

Allein das E-Mail-Tracking rechtfertigt die Einrichtung. Wenn Sie ein Angebot versenden, zeigt HubSpot Ihnen, wann der Kunde es geöffnet hat, wie oft er es angesehen hat und welche Links er angeklickt hat. Diese Information verändert, wie und wann Sie nachfassen.

Wo HubSpot zu umfangreich wird

Der kostenlose Tarif funktioniert gut für Kontakt- und Deal-Verwaltung, bis zur Grenze von 1.000 Kontakten und zwei Benutzenden. Sobald Sie Marketing-Automatisierung, individuelle Reports, mehrere Pipelines oder mehr als diese Kontaktgrenze benötigen, erreichen Sie die Bezahlgrenze.

Der Sprung ist auf der deutschen Preisseite überschaubar, solange Sie sich jährlich binden: Sales Hub Starter kostet ab 7 €/Monat/Lizenz bei jährlicher Zahlung und 20 €/Monat/Lizenz, wenn Sie monatlich zahlen. Die nächste Stufe, Professional, beginnt bei 90 €/Monat/Lizenz und verlangt zusätzlich ein einmaliges Onboarding für 1.470 € (HubSpot Preise). Für Freiberufler, die einfach wissen wollen, bei wem sie heute nachfassen sollten, reicht der Free-Plan vollkommen aus.

2. CentralStationCRM: das beste deutsche CRM für Freiberufler

✅ Vorteile:

• Komplett auf Deutsch entwickelt: Oberfläche, Support und Dokumentation in deutscher Sprache.
• Kundendaten und Anhänge werden in Deutschland gespeichert.
• Kostenloser Starter-Tarif für 3 Plätze, 200 Kontakte und 100 MB Dateien.
• Alle Pakete haben denselben Funktionsumfang und unterscheiden sich nur in Plätzen, Kontakten und Speicher.
• 30 Tage testen ohne Angabe von Zahlungsdaten, ohne Kündigungspflicht.

❌ Nachteile:

• Keine native Mobile-App (responsive Webversion verfügbar).
• Keine integrierte Rechnungsstellung oder Angebotsvorlagen.
• Der kostenlose Tarif endet bei 200 Kontakten.
• Bezahlpakete bündeln feste Platzzahlen, Sie zahlen als Einzelperson also für drei Plätze.

CentralStationCRM wurde in Deutschland für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt. Das merkt man an der Benutzeroberfläche: kein aufgeblähtes Enterprise-Tool, das zufällig einen kostenlosen Tarif anbietet, sondern ein schlankes CRM, das Kontaktverwaltung, Aufgaben und E-Mail-Verlauf in einer klaren Ansicht zusammenfasst.

Für Freiberufler im DACH-Raum ist der größte Vorteil die Datenhaltung. Der Anbieter speichert Kundendaten und Anhänge in Deutschland, der Support antwortet auf Deutsch, und Sie müssen keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit einem US-Unternehmen aushandeln.

Wann CentralStationCRM die richtige Wahl ist

Achten Sie auf die Tarifnamen, denn sie sind leicht zu verwechseln. Starter ist der kostenlose Tarif mit 3 Plätzen, 200 Kontakten und 100 MB Speicher. Der günstigste Bezahltarif heißt Team und kostet 24 €/Monat zzgl. MwSt. für 3 Plätze, 3.000 Kontakte und 1 GB; darüber folgen Small Office mit 75 €, Business mit 149 € und Enterprise mit 289 €, jeweils netto (CentralStationCRM Preise). Brutto landen Sie beim Team-Paket also bei 28,56 € im Monat.

Als Einzelperson buchen Sie damit immer ein Paket mit drei Plätzen, auch wenn Sie nur einen nutzen. Solange Sie unter 200 Kontakten bleiben, kostet das nichts. Danach ist die Frage, ob Ihnen die deutsche Datenhaltung den Aufpreis gegenüber einem kostenlosen internationalen CRM wert ist. Wer Pipeline-Automatisierung, integrierte Rechnungsstellung oder einen umfangreichen App-Marktplatz braucht, findet bei HubSpot oder Pipedrive mehr Funktionstiefe.

3. Pipedrive: am besten für vertriebsorientierte Freiberufler

✅ Vorteile:

• Visuelle Pipeline, die Deal-Stufen auf einen Blick zeigt.
• E-Mail-Sync mit Gmail und Outlook (Zwei-Wege-Synchronisation).
• Aktivitätserinnerungen, damit Follow-ups nicht untergehen.
• Umsatzprognose basierend auf Deal-Wahrscheinlichkeit.
• Marktplatz mit über 400 Integrationen.
• Preise in Euro auf der deutschen Seite, Abrechnung pro Nutzerprofil ohne Mindestanzahl.

❌ Nachteile:

• Kein kostenloser Tarif. Nur 14 Tage Testphase, dafür ohne Kreditkarte.
• Keine integrierte Rechnungsstellung (separates Tool wie Lexware Office oder sevDesk nötig).
• Preis pro Nutzer wird teuer, sobald Sie einen Subunternehmer einbinden.

Pipedrive wurde für Vertriebsprofis entwickelt, und das merkt man. Die visuelle Pipeline, in der Sie Deals von Stufe zu Stufe ziehen, gibt Ihnen ein klares Bild davon, wo jeder Interessent steht. Für Berater oder Freiberufler, die aktiv akquirieren (Kaltakquise, Angebote, Abschlussgespräche), ist diese Klarheit den Einstiegspreis wert.

Zum Preis gehört das Kleingedruckte: Lite kostet 14 € pro Nutzerprofil und Monat bei jährlicher Abrechnung, also 168 € im Jahr, Growth liegt bei 39 € (468 € im Jahr). Alle Beträge verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer (Pipedrive Preise). Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Das Aktivitätensystem hält Deals in Bewegung. Pipedrive meldet sich, wenn ein Deal keinen nächsten Schritt hat. Dieses eine Feature verhindert den häufigsten Fehler von Freiberuflern: ein Angebot verschicken und dann vergessen nachzufassen.

Pipedrive vs. HubSpot für Freiberufler

Beide verfolgen Kontakte und Deals. Pipedrives Oberfläche ist schlanker und konzentriert sich auf die Pipeline. HubSpots kostenloser Tarif ist preislich schwer zu schlagen. Wenn Sie aktiv akquirieren und ein Tool brauchen, das Sie zum Nachfassen antreibt, passt Pipedrive besser. Wenn Sie ein kostenloses CRM zur Kontaktorganisation suchen, gewinnt HubSpot.

4. Notion: das beste individuelle CRM für Notion-Nutzende

✅ Vorteile:

• Jede CRM-Struktur selbst gestalten: eigene Felder, Ansichten, Formeln, Relationen.
• CRM mit Projektmanagement, Notizen und Rechnungsstellung in einem Workspace kombinieren. Auch Google Kalender lässt sich direkt mit Notion verbinden, sodass Kundentermine neben den Kontaktdaten erscheinen.
• Keine Kontaktbegrenzung im kostenlosen Tarif.
• Funktioniert auf jeder Plattform: Desktop, Mobil und Web.

❌ Nachteile:

• Erfordert initiale Einrichtung. Kein Plug-and-Play-CRM.
• Kein integriertes E-Mail-Tracking oder Pipeline-Automatisierung.
• Kontakte werden nicht nativ mit dem Smartphone synchronisiert.

Notion-Datenbanken haben alles, was ein CRM braucht: eigene Eigenschaften für Deal-Stufe, Kontaktdaten, letztes Kontaktdatum und Follow-up-Erinnerungen. Der kostenlose Tarif bietet unbegrenzte Seiten und Datenbanken, sodass das CRM selbst nichts kostet. Der Plus-Tarif liegt bei 9,50 € pro Mitglied und Monat, Business bei 19,50 € (Notion Preise).

Wenn Sie nicht bei null anfangen möchten, hilft eine fertige Vorlage:

• Circles-of-Trust-Vorlage: unsere kostenlose Vorlage für ein persönliches CRM.
• Persönliches CRM in Notion erstellen: die vollständige Anleitung zum Datenbankaufbau.
• Beste Notion-CRM-Templates: Vergleich von Vertriebs-Pipelines bis Agenturvorlagen.

Der Kompromiss ist die Einrichtungszeit. Ein dediziertes CRM wie HubSpot funktioniert in zehn Minuten. Ein Notion-CRM braucht einen Nachmittag. Dafür erhalten Sie ein System, das exakt zu Ihrer Arbeitsweise passt, statt sich der Logik einer fremden Software anpassen zu müssen.

Kontakte aufs Smartphone bekommen

Was Notion nativ nicht kann: CRM-Kontakte mit der Kontaktliste Ihres Smartphones synchronisieren. Wenn Sie Kundennamen und Telefonnummern auch unterwegs brauchen, überbrückt 2sync diese Lücke mit Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Notion und Google Contacts oder Outlook Contacts. Fügen Sie einen Kunden in Notion hinzu, erscheinen die Daten automatisch auf Ihrem Smartphone.

Genau so ersetzte ein Kreativberater einen ganzen Stapel eigenständiger CRM-Tools durch einen Notion-Workspace und führte Google Contacts, Kalender und Aufgaben in einer einzigen Kundendatenbank zusammen. Tarife starten bei 7 €/Monat im Jahresabo (9 €/Monat bei monatlicher Zahlung). Ihre Daten bleiben dabei DSGVO-konform: 2sync speichert keine Kopien Ihrer Kontaktdaten, sondern nur Verbindungsdaten und Konfiguration. Outlook-Nutzende finden den kompletten Einrichtungspfad im Leitfaden Outlook-Kontakte als persönliches CRM verwalten.

5. Zoho CRM: das beste CRM für Freiberufler mit kleinem Budget

✅ Vorteile:

• Kostenloser Tarif für bis zu 3 Benutzer mit Leads, Dokumenten und mobilen Apps.
• Workflow-Automatisierung und Massen-E-Mails ab dem Standard-Tarif.
• Komplett auf Deutsch lokalisiert: Oberfläche, Hilfe-Center und Support.
• Euro-Preise auf der deutschen Seite, Support über die europäische Zoho-Gesellschaft.
• Über 900 Erweiterungen im Zoho Marketplace, darunter Google Workspace und Microsoft 365.
• Native Mobile-Apps für iOS und Android.

❌ Nachteile:

• Die Oberfläche wirkt durch den großen Funktionsumfang anfangs unübersichtlich.
• Die genannten Preise gelten bei jährlicher Abrechnung, monatlich zahlen Sie mehr.
• Auf die Beträge kommen lokale Steuern obendrauf.
• Einrichtung dauert länger als bei schlankeren Tools wie Capsule oder CentralStationCRM.

Zoho CRM gehört zu den wenigen Tools, die im kostenlosen Tarif echte CRM-Funktionen bieten: Kontaktverwaltung, Leads, Aufgaben und mobile Apps für bis zu drei Benutzer. Für Freiberufler, die allein arbeiten, reicht das in den meisten Fällen aus.

Die Preise der Bezahltarife sind auf der deutschen Seite in Euro ausgewiesen: Standard 14 €, Professional 23 €, Enterprise 40 € und Ultimate 52 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich lokaler Steuern (Zoho CRM Preise). Eine Mindestanzahl an Lizenzen gibt es nicht, Sie können eine einzelne buchen.

Die Stärke von Zoho liegt in der Automatisierung. Ab dem Standard-Tarif erstellen Sie Workflows, die bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben anlegen oder E-Mails versenden. Für Freiberufler, die zehn oder mehr Anfragen pro Woche bearbeiten, spart das jeden Tag einige Minuten manueller Arbeit.

Zoho CRM vs. HubSpot für Freiberufler

Beide bieten funktionale kostenlose Tarife. HubSpot punktet mit E-Mail-Tracking, 1.000 Kontakten und einem intuitiveren Onboarding. Zoho gibt Ihnen drei Benutzer statt zwei und lässt sich enger mit den übrigen Zoho-Apps für Rechnungen und Buchhaltung verzahnen. Wenn Sie einfach Kontakte und Deals verfolgen wollen, ist HubSpot schneller eingerichtet. Wenn Sie später Workflows automatisieren und das CRM an Ihre Prozesse anpassen möchten, bietet Zoho mehr Spielraum.

6. Brevo: das beste CRM mit E-Mail-Marketing

✅ Vorteile:

• Dauerhaft kostenloses Paket ohne Kreditkarte, ausdrücklich für Einzelpersonen und Solopreneure gedacht.
• Bis zu 300 E-Mails pro Tag im kostenlosen Paket.
• Eigene Vertriebs-Pipelines lassen sich bereits im kostenlosen Paket anlegen.
• CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierung in einer Plattform.
• EU-Unternehmen mit Hauptsitz in Paris und deutschsprachigem Support.
• Integrationen mit WordPress, Shopify, Google Analytics und weiteren Tools.

❌ Nachteile:

• CRM-Funktionen sind weniger tiefgehend als bei dedizierten Tools wie HubSpot oder Pipedrive.
• Das Tageslimit von 300 E-Mails bremst, sobald Sie regelmäßig größere Listen anschreiben.
• Die Oberfläche ist stärker auf Marketing als auf Vertrieb ausgerichtet.
• Keine integrierte Rechnungsstellung oder Angebotsvorlagen.

Brevo (ehemals Sendinblue) kombiniert Kontaktverwaltung mit E-Mail-Marketing in einer Plattform. Für Freiberufler, die regelmäßig Newsletter, Projekt-Updates oder Angebote per E-Mail versenden, entfällt damit ein separates Tool.

Der Einstieg kostet nichts und ist ausdrücklich für Einzelpersonen gedacht. Im kostenlosen Paket versenden Sie bis zu 300 E-Mails pro Tag und bauen sich eigene Vertriebs-Pipelines auf. Wer mehr Volumen braucht, zahlt für Starter ab 7 €/Monat mit 5.000 E-Mails im Monat oder 75,96 € im Jahr; Standard beginnt bei 15 €/Monat und bringt Automatisierung, A/B-Tests und Landingpages mit (Brevo Preise).

Wann Brevo die richtige Wahl ist

Wenn Sie neben der Kontaktverwaltung regelmäßig E-Mails an Kunden oder Interessenten versenden, spart Brevo ein separates Newsletter-Tool. Wenn Sie dagegen eine detaillierte Vertriebs-Pipeline mit Deal-Stufen und Umsatzprognosen brauchen, sind HubSpot oder Pipedrive die bessere Wahl: Brevos CRM-Modul ist funktional, aber nicht so tiefgehend wie dedizierte Vertriebstools.

7. Capsule CRM: am besten für einfache Kontaktverwaltung

✅ Vorteile:

• Kostenloser Tarif mit bis zu 250 Kontakten, 2 Nutzenden und einer Vertriebs-Pipeline.
• Klare, ablenkungsfreie Oberfläche.
• Integrationen mit Xero, QuickBooks, Mailchimp und Google Workspace.
• Aufgabenverwaltung verknüpft mit Kontakten und Deals.
• Aus Deutschland heraus in Euro abgerechnet, 14 Tage Test ohne Kreditkarte.

❌ Nachteile:

• Kostenloser Tarif auf 250 Kontakte begrenzt.
• Keine Rechnungsstellung, keine Angebote, keine Verträge.
• Oberfläche und Support nur auf Englisch.
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu flexiblen Tools wie Notion.

Capsule reduziert CRM auf seinen Kern: Kontakte, Unternehmen, Opportunities und Aufgaben. Kein Rechnungsmodul, kein Angebotsbuilder, keine Projektmanagement-Ebene. Wenn Sie ein CRM wollen, das eine Sache gut macht, nämlich Ihre Kontakte organisieren und Ihre Follow-ups im Blick behalten, erledigt Capsule das mit minimaler Reibung.

Die Integrationen sind Capsules Stärke für Freiberufler. Verbinden Sie es mit Xero oder QuickBooks für Rechnungen, Google Workspace für E-Mail und Kalender, und Mailchimp für Newsletter. Jedes Tool erledigt seinen Job. Capsule hält die Kontaktdaten zusammen.

Reichen 250 Kontakte?

Für die meisten Freiberufler ja. Sie verfolgen aktive Kunden, warme Leads und wichtige Kontakte, keine Marketingliste mit Tausenden Einträgen.

Wenn Sie über 250 hinauswachsen, hebt der Starter-Tarif die Grenze auf 30.000 Kontakte an. Aus Deutschland heraus wird Capsule in Euro abgerechnet: Starter kostet 15 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Growth 28 € und Advanced 49 € (Capsule Preise). Die 14-tägige Testphase läuft ohne Kreditkarte.

8. Bigin von Zoho CRM: das Pipeline-CRM für eine Person

✅ Vorteile:

• Der kostenlose Tarif ist ausdrücklich für einen Einzelbenutzer gedacht: eine Pipeline, 500 Datensätze, Kontakte, Produkte und Aktivitäten.
• Deutsche Oberfläche, Euro-Preise, keine Mindestanzahl an Lizenzen.
• Synchronisation mit Google Kontakten, Google Kalender, Microsoft Kontakten und Outlook.
• Add-on für Gmail sowie Integrationen mit Zoho Books, Zoho Invoice und QuickBooks für die Rechnungsseite.
• Apps für iOS, iPadOS, Android und macOS.
• 15 Tage Testversion ohne Kreditkarte, danach fällt das Konto automatisch auf den kostenlosen Tarif zurück.

❌ Nachteile:

• Der kostenlose Tarif endet bei 500 Datensätzen, wobei Kontakte, Aktivitäten und Notizen mitzählen.
• Weniger Tiefe als Zoho CRM bei Berichten, Anpassung und Rechteverwaltung.
• Die genannten Preise gelten jährlich, monatlich kostet Express 9 € statt 7 €.
• Auf die Beträge kommen lokale Steuern obendrauf.

Bigin ist Zohos kleine Schwester zu Zoho CRM und beantwortet die Frage, um die es hier geht: Was buchen Sie, wenn Sie allein arbeiten? Der kostenlose Tarif ist auf der Preisseite schlicht mit Einzelbenutzer beschriftet und gibt Ihnen eine Pipeline mit anpassbaren Phasen, 500 Datensätze, Aktivitätenverwaltung und die mobilen Apps.

Wächst das Geschäft, kostet Express 7 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und hebt die Grenze auf 50.000 Datensätze, drei Pipelines und 30 Automatisierungen; Premier liegt bei 12 €, Bigin 360 bei 18 €, jeweils zuzüglich lokaler Steuern (Bigin Preise). Bei monatlicher Zahlung werden aus den 7 € entsprechend 9 €.

Für den Alltag zählt vor allem die E-Mail-Anbindung: Ab Express verbinden Sie Outlook, Gmail oder Zoho Mail, verschicken Massen-E-Mails und sehen, was mit ihnen passiert. Wer Kontakte lieber direkt aus dem Browser erfasst, findet in unserer Übersicht der besten Notion-Chrome-Erweiterungen vergleichbare Helfer für den Notion-Weg.

Bigin oder Zoho CRM: was passt wann?

Bigin ist die richtige Wahl, wenn Sie eine überschaubare Pipeline führen und in zwanzig Minuten startklar sein wollen. Es kostet weniger, hat weniger Schalter und lässt sich schwer falsch konfigurieren.

Zoho CRM lohnt sich, sobald Sie eigene Module, tiefere Berichte, Gebiets- oder Rechteverwaltung brauchen, oder wenn drei Personen kostenlos im System arbeiten sollen. Der Wechsel ist eingeplant: Zoho bietet eine Datenmigration von Bigin zu Zoho CRM per Klick an, Sie legen sich also nicht dauerhaft fest.

So wählen Sie das richtige CRM für Ihre Selbstständigkeit

Das richtige CRM für Einzelunternehmer hängt davon ab, welche Art von freiberuflicher Tätigkeit Sie ausüben und welche Tools Sie bereits nutzen.

Welches CRM passt zu Ihrer freiberuflichen Arbeit?

• Kreative Freiberufler (Design, Fotografie, Video): Brevo oder Capsule. Sie versenden regelmäßig Projekt-Updates und Angebote per E-Mail, und ein CRM mit integriertem E-Mail-Marketing spart ein separates Tool. Ergänzend lohnt sich ein Blick auf bewährte Organisations-Apps, um den gesamten Workflow abzudecken.
• Berater und Coaches: Pipedrive oder HubSpot. Sie brauchen Pipeline-Transparenz, um Leads durch die Stufen zu verfolgen, und E-Mail-Tracking, um den richtigen Zeitpunkt für Follow-ups zu finden.
• Entwickler und Tech-Freelancer: Notion oder CentralStationCRM. Sie wollen Flexibilität und saubere Daten, ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht nutzen. Kombinieren Sie Notion mit einer To-Do-Listen-App für Aufgabenmanagement und CentralStationCRM als Variante mit deutscher Datenhaltung.
• Redakteure und Content-Ersteller: HubSpot Free. Leichtgewichtig, E-Mail-zentriert und ohne Kosten, solange Sie unter 1.000 Kontakten bleiben.
• Soloselbstständige mit echter Pipeline: Bigin von Zoho CRM. Ein Platz kostenlos, danach 7 €/Benutzer/Monat, und die Deal-Stufen sehen Sie auch auf dem Smartphone.
• Budgetbewusste Soloselbstständige mit Automatisierungsbedarf: Zoho CRM. Drei Benutzer im kostenlosen Tarif, Workflows ab Standard.

Fazit: womit Sie anfangen sollten

Wenn Sie allein arbeiten, ist die teuerste Entscheidung nicht der Monatspreis, sondern ein System, das Sie nach vier Wochen nicht mehr pflegen. Drei Wege haben sich für Einzelunternehmer bewährt:

1. Ohne Budget starten: HubSpot CRM. 1.000 Kontakte, E-Mail-Tracking und eine Deal-Pipeline für 0 €, mit einem realistischen Aufstiegspfad ab 7 €/Monat/Lizenz im Jahresabo.
2. Deutsche Datenhaltung: CentralStationCRM. Kostenlos bis 200 Kontakte, danach 24 €/Monat netto für das Team-Paket, Daten und Anhänge bleiben in Deutschland.
3. Eigenes System statt fremder Logik: Notion. Sie modellieren Kunden, Angebote und Follow-ups genau so, wie Sie arbeiten, und behalten Projekte, Notizen und Rechnungen im selben Workspace.

Bleibt beim Notion-Weg eine Lücke: Kundennamen und Telefonnummern stehen nicht im Adressbuch Ihres Smartphones. Genau das schließt 2sync mit einer Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Notion und Google oder Outlook Contacts. Ein neuer Kunde in Notion landet automatisch im Telefonbuch, eine unterwegs korrigierte Nummer wandert zurück in die Datenbank, und Kopien Ihrer Kontaktdaten werden dabei nicht gespeichert.

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