Outlook-Aufgaben erstellen, zuweisen und anzeigen

Outlook hat seit Jahrzehnten eine Aufgabenliste, und in den letzten Jahren hat Microsoft sie auf To Do umgestellt. Seitdem gibt es auf die Frage, wie man in Outlook eine Aufgabe anlegt, zwei Antworten. Welche für Sie gilt, hängt davon ab, welches Outlook Sie morgens öffnen.

Dazu kommen die Fragen, die der Wechsel aufwirft: Wo sind die alten Aufgaben geblieben, wie geben Sie eine Aufgabe an jemand anderen weiter, und wie kommt sie in den Kalender?

Wo finden Sie die Aufgaben in Outlook?

Das hängt von Ihrer Outlook-Version ab, und die erkennen Sie am Menüband. Gibt es dort die Registerkarte Datei, arbeiten Sie im klassischen Outlook für Windows. Fehlt sie, nutzen Sie das neue Outlook, das genauso aufgebaut ist wie Outlook im Web und Outlook.com.

Die Aufgaben selbst sind in beiden Versionen dieselben. Outlook und Microsoft To Do greifen auf eine gemeinsame Aufgabenliste zu, die Microsoft auf seinen Exchange-Online-Servern speichert. Was Sie an einer Stelle anlegen, erscheint auch an der anderen.

Aufgabe erstellen im neuen Outlook und in Outlook im Web

1. Wählen Sie in der linken Leiste Aufgaben (im Web To Do). Es öffnet sich Microsoft To Do mit denselben Listen wie in der eigenständigen App.
2. Wählen Sie eine Liste aus, oder legen Sie mit Neue Liste eine neue Aufgabenliste an.
3. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, geben Sie die Aufgabe ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Haben Sie dabei eine intelligente Liste wie Mein Tag geöffnet, speichert Outlook die Aufgabe in der Standardliste Aufgaben und verknüpft sie mit der Liste, in der Sie gerade sind.

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Detailansicht. Dort fügen Sie Schritte, ein Fälligkeitsdatum, eine Erinnerung oder eine Wiederholung hinzu, nehmen die Aufgabe in Mein Tag auf, wählen eine Kategorie, hängen eine Datei an oder schreiben eine Notiz.

Was To Do sonst noch kann, etwa Tags, Listengruppen, geteilte Listen und die Liste Geplant, funktioniert in Outlook genauso. Diese Funktionen erklärt unsere Anleitung zu Microsoft To Do im Detail.

Aufgabe aus einer E-Mail erstellen

Die meisten Aufgaben in Outlook beginnen als E-Mail. Es gibt drei Wege, daraus eine Aufgabe zu machen, und sie verhalten sich unterschiedlich:

• Kennzeichnen. Im neuen Outlook erscheint die Nachricht in der To-Do-Liste Gekennzeichnete E-Mail, im klassischen Outlook in der To-Do-Liste unter Aufgaben. Die Kennzeichnung hängt an der Nachricht, die Aufgabe ist also die E-Mail selbst.
• Ziehen im neuen Outlook und im Web. Öffnen Sie oben in der Symbolleiste Mein Tag und ziehen Sie die Nachricht aus dem Posteingang auf die Registerkarte To Do. Outlook legt daraus eine eigene Aufgabe an.
• Ziehen im klassischen Outlook. Ziehen Sie die Nachricht auf das Symbol Aufgaben in der Navigationsleiste oder auf die To-Do-Leiste. Soll die Original-E-Mail als Anlage dabei sein, ziehen Sie mit der rechten Maustaste und wählen Als Aufgabe mit Anlage hier kopieren.

Wichtig wird der Unterschied, sobald Sie den Posteingang aufräumen. Microsoft beschreibt es für das klassische Outlook so: Löschen Sie eine gekennzeichnete Nachricht, verschwindet sie auch aus der To-Do-Liste. Eine Aufgabe, die Sie aus der Nachricht erstellt haben, bleibt dagegen bestehen, samt dem kopierten Text der E-Mail.

Für gekennzeichnete E-Mails in To Do gelten ein paar Einschränkungen. Das Postfach muss bei Microsoft gehostet sein, und nur Ihr primäres Postfach zählt, freigegebene Postfächer nicht. Der erste Abgleich holt außerdem nur die 100 zuletzt gekennzeichneten E-Mails der letzten 30 Tage.

Statt jede Nachricht selbst zu kennzeichnen, können Sie das einer Outlook-Regel überlassen. Sie kennzeichnet dann zum Beispiel jede E-Mail eines bestimmten Kunden, sobald sie eintrifft.

Aufgaben anzeigen: Mein Tag und die To-Do-Leiste

Von selbst erscheinen Aufgaben nicht im Outlook-Kalender, denn eine Aufgabe hat erst dann ein Zeitfenster, wenn Sie ihr eines geben. Jede Version bietet aber einen Weg, Aufgaben und Termine gleichzeitig im Blick zu behalten.

Im neuen Outlook und im Web wählen Sie oben in der Symbolleiste Mein Tag, das Symbol neben den Benachrichtigungen. Es öffnet sich ein Bereich mit den Registerkarten Kalender und To Do, egal ob Sie gerade in E-Mail, Kalender oder Personen sind.

Um Zeit für eine Aufgabe zu reservieren, wechseln Sie zu Kalender, öffnen Mein Tag, wählen die Registerkarte To Do und ziehen die Aufgabe auf eine Uhrzeit. Outlook legt daraus einen Termin an.

Ab dann sind Termin und Aufgabe getrennt: Verschieben Sie das eine, bleibt das andere, wo es ist.

Mein Tag selbst wird jede Nacht um Mitternacht geleert. Die Aufgaben, die Sie dort eingeplant hatten, bleiben in ihren eigenen Listen gespeichert, gelöscht wird also nichts.

Im klassischen Outlook schalten Sie die To-Do-Leiste auf der Registerkarte Ansicht ein, in der Gruppe Layout über To-Do-Leiste > Aufgaben. Die Leiste zeigt Ihre Aufgaben am rechten Fensterrand. Zusätzlich stehen Aufgaben in der täglichen Aufgabenliste unter dem Kalender.

Für einen kurzen Blick ohne Leiste zeigen Sie in der Navigationsleiste mit der Maus auf Aufgaben. Outlook blendet dann eine Vorschau Ihrer Aufgaben ein, die Sie auch anheften können.

Aufgaben im klassischen Outlook

Das klassische Outlook hat weiterhin das ältere Aufgabenformular, und das bietet mehr Felder als To Do. So legen Sie dort eine Aufgabe an:

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Aufgaben und dann Neue Aufgabe. Alternativ gehen Sie über Neue Elemente > Aufgabe oder drücken von überall aus Strg+Umschalt+K.
2. Geben Sie im Feld Betreff einen kurzen Namen ein. Die Details gehören in den Aufgabentext.
3. Hat die Aufgabe feste Termine, setzen Sie Startdatum und Fälligkeitsdatum, dazu die Priorität.
4. Soll ein Erinnerungsfenster aufgehen, aktivieren Sie Erinnerung und wählen Datum und Uhrzeit.
5. Wählen Sie Speichern & schließen.

Schneller geht es in der To-Do-Leiste: Tippen Sie in das Feld Neue Aufgabe eingeben und drücken Sie die Eingabetaste. Die Aufgabe bekommt das heutige Datum. Ein Doppelklick auf das Feld öffnet stattdessen das vollständige Aufgabenfenster.

Ist eine gekennzeichnete E-Mail erledigt, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, wählen Nachverfolgung und markieren sie dort als erledigt. Aus dem Fähnchen wird ein grünes Häkchen, und der Eintrag verschwindet aus der To-Do-Leiste.

Klassisches Outlook auf To Do umstellen

Im klassischen Outlook entscheiden Sie selbst, welche Aufgabenverwaltung sich öffnet. Manchmal schlägt Outlook den Wechsel auch von sich aus vor, mit der Schaltfläche Ausprobieren in einem blauen Hinweisfenster neben dem To-Do-Symbol oder auf der gelben Leiste in Aufgaben.

Jederzeit selbst umstellen können Sie unter Datei > Optionen > Aufgaben. Aktivieren Sie dort die Option, Aufgaben in der To-Do-App zu öffnen. Auf dem Screenshot unten, der die englische Oberfläche zeigt, heißt sie Open tasks in the To Do app.

Nach der Umstellung ändert sich Folgendes:

• Die Schaltfläche Aufgaben verschwindet aus der Navigationsleiste und steht unter Alle Apps.
• Neue Elemente > Aufgabe öffnet To Do statt des klassischen Formulars.
• Aufgaben, die Sie aus der To-Do-Leiste, einer Erinnerung oder der täglichen Aufgabenliste öffnen, erscheinen ebenfalls in To Do.

Wer zurück will, deaktiviert die Option wieder. To Do funktioniert hier nur mit Microsoft-365-Konten (Exchange Online) und nur mit Internetverbindung. Für andere Konten bleibt es beim klassischen Aufgabenmodul.

Aufgaben in Outlook zuweisen

Beim Zuweisen unterscheiden sich die beiden Outlook-Versionen am stärksten.

Im klassischen Outlook schicken Sie eine Aufgabe direkt an eine andere Person:

1. Legen Sie mit Neue Aufgabe oder Strg+Umschalt+K eine Aufgabe an.
2. Wählen Sie Aufgabe zuweisen und tragen Sie im Feld An einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
3. Füllen Sie Betreff, Startdatum und Fälligkeitsdatum aus. Wiederholt sich die Aufgabe, legen Sie das über Wiederholung fest.
4. Wählen Sie Senden.

Wer die Aufgabe bekommt, muss sie laut Microsoft in Outlook für Windows mit Annehmen oder Ablehnen beantworten. Den Fortschritt verfolgen Sie über das Feld % abgeschlossen und die Statusberichte, die zurückkommen.

Alles, was Sie vergeben haben, zeigt die Ansicht Zugewiesen: Registerkarte Ansicht > Ansicht ändern > Zugewiesen.

Eine Aufgabe geht immer an genau eine Person. Schreiben drei Leute an einem Bericht, empfiehlt Microsoft drei Aufgaben, eine pro Person.

Fehlen zugewiesene Aufgaben in Ihrer Liste, öffnen Sie Datei > Optionen > Aufgaben. Aktivieren Sie unter Aufgabenoptionen das Kontrollkästchen, das Ihre Aufgabenliste mit Kopien der Aufgaben aktuell hält, die Sie anderen zuweisen. Es gilt nur für Aufgaben, die Sie ab dann zuweisen.

Im neuen Outlook und in Outlook im Web gibt es keinen Befehl Aufgabe zuweisen. Ein Microsoft-Supportmitarbeiter hat das im Januar 2026 auf Microsoft Q&A klargestellt: „tasks cannot be assigned to other users directly from the To Do section in the new Outlook or Outlook on the web".

Aus dem To-Do-Bereich lassen sich Aufgaben also nicht direkt an andere vergeben. Stattdessen haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Eine geteilte To-Do-Liste: Teilen Sie die Liste, öffnen Sie eine Aufgabe und wählen Sie Zuweisen an. Das passt für kleine Teams und den Haushalt. Wie das Teilen funktioniert, zeigt unsere To-Do-Anleitung.
• Planner: Legen Sie die Aufgabe in einem Plan an und weisen Sie sie dort zu. Ist in To Do die Verbindung zu Planner eingeschaltet, erscheint sie in der Liste Mir zugewiesen der Person.

Outlook-Aufgaben verschwunden? Die häufigsten Gründe

Wenn Aufgaben plötzlich fehlen, steckt meist einer dieser Gründe dahinter:

• Sie arbeiten jetzt im neuen Outlook. Ihre Aufgaben finden Sie unter Aufgaben in der linken Leiste, also in To Do. Ein separates Aufgabenmodul wie im klassischen Outlook gibt es dort nicht.
• Das klassische Outlook wurde auf To Do umgestellt. Die Schaltfläche Aufgaben steht dann unter Alle Apps (siehe oben).
• Eine gekennzeichnete E-Mail fehlt. Sie stammt aus einem freigegebenen Postfach, wurde mehr als 30 Tage vor dem Einschalten der Liste gekennzeichnet, oder das Konto ist nicht bei Microsoft gehostet. Welche Gründe es sonst noch gibt, zeigt unsere Anleitung zur Outlook-Nachverfolgung.
• Sie haben die Nachricht gelöscht. Mit einer gekennzeichneten E-Mail verschwindet auch ihr Eintrag in der Aufgabenliste.
• Ihre Organisation hat Aufgaben abgeschaltet. Laut Microsoft stehen Aufgaben je nach den Einstellungen der Organisation möglicherweise nicht zur Verfügung.
• Sie sind am Handy. Die mobile Outlook-App hat keine Aufgabenliste. Für unterwegs verweist Microsoft auf die kostenlose App To Do, angemeldet mit demselben Konto.

Wo Outlook-Aufgaben an Grenzen stoßen

Zum Erfassen ist Outlook stark, besonders direkt aus dem Posteingang. Zum Planen taugt es weniger:

• Keine Kalenderansicht für Aufgaben. Sie ziehen Aufgaben einzeln in den Kalender, und der Termin folgt der Aufgabe danach nicht mehr.
• Keine Boards oder Zeitachsen. Die Liste ist das einzige Layout.
• Keine Uhrzeit am Fälligkeitsdatum in To Do. Nur die Erinnerung hat eine.
• Zuweisen nur über Planner oder geteilte Listen, sobald Sie das klassische Outlook verlassen.

Erfassen in Outlook, planen in Notion

Laufen Ihre Projekte ohnehin in Notion, können Sie weiter in Outlook erfassen und in Notion planen. Damit beide Seiten übereinstimmen, verbindet die Microsoft-To-Do-Integration von 2sync Ihre To-Do-Listen per Zwei-Wege-Synchronisation mit einer Notion-Datenbank.

Es sind dieselben Aufgaben, die Outlook anzeigt, und gekennzeichnete E-Mails kommen mit.

In Notion bekommen die Aufgaben Kalender-, Board- und Zeitachsenansichten, Verknüpfungen zu ihren Projekten und Eigenschaften, die Sie selbst festlegen. Und weil Notion Calendar auch Outlook-Kalender verbindet, können Aufgaben mit Datum am Desktop und im Web direkt neben Ihren Outlook-Terminen stehen.

Ein paar Dinge übernimmt die Synchronisation aus Microsofts Aufgabenmodell:

• Schritte kommen als Text in Notion an. Was Sie dort daran ändern, geht nicht zurück nach To Do.
• In Notion angelegte Aufgaben gelangen nicht in die Liste Gekennzeichnete E-Mail.
• Fälligkeits- und Startdatum bleiben reine Tagesangaben, wie in To Do.

2sync verarbeitet die Daten für den Abgleich, speichert aber keine Kopien Ihrer Aufgaben, sondern nur Verbindungsdaten und Ihre Einstellungen.

Die Einrichtung Schritt für Schritt zeigt die Anleitung Notion mit Microsoft To Do verbinden.

Fazit: ein fester Ort zum Erfassen

Damit in Outlook keine Aufgabe mehr untergeht, legen Sie zuerst fest, wo Aufgaben entstehen. Für die meisten ist das die Kennzeichnung: ein Klick im Posteingang, und die Wiedervorlage steht in To Do, auf jedem Gerät.

Danach kommen die Gewohnheiten, die zu Ihrem Outlook passen. Im neuen Outlook bleibt der Bereich Mein Tag offen, und Aufgaben wandern in den Kalender, sobald sie ein Zeitfenster brauchen.

Im klassischen Outlook bleibt die To-Do-Leiste eingeschaltet, und was jemand anderes erledigen soll, verschicken Sie mit Aufgabe zuweisen.

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