Outlook-Regeln erstellen, anwenden und Fehler beheben

Eine Outlook-Regel greift in dem Moment, in dem eine E-Mail ankommt. Sie verschiebt alles von einem Kunden in dessen Ordner, leitet Rechnungen an die Buchhaltung weiter oder markiert Mails als gelesen, in denen Sie nur in CC stehen. Einmal eingerichtet, arbeitet sie ohne Ihr Zutun.

Wo Sie die Regel anlegen, hängt von Ihrem Outlook ab. Das neue Outlook, Outlook im Web und Outlook.com teilen sich eine Regelseite. Das klassische Outlook für Windows hat seinen Regel-Assistenten, Outlook für Mac eine eigene Variante, und die App auf dem Smartphone kann gar keine Regeln anlegen.

Alle Menünamen in dieser Anleitung stammen aus der deutschen Microsoft-Hilfe, Stand Oktober 2026.

Wo finden Sie die Regeln in Outlook?

Zuerst die Version: Schauen Sie in Outlook für Windows oben rechts. Sehen Sie dort die Schaltfläche Einstellungen mit dem Zahnrad, arbeiten Sie im neuen Outlook, das wie Outlook im Web funktioniert. Fehlt sie, ist es das klassische Outlook.

Die Versionen unterscheiden sich nicht nur im Menü:

Quellen: Microsoft-Support zu Regeln in Outlook, Regeln in Outlook für Mac und zum Vergleich der Outlook-Apps.

In diesem Vergleich steht bei „Erstellen von Posteingangsregeln" für iOS und Android ein klares Nein. Ihre Regeln wirken trotzdem auf dem Smartphone.

Serverseitige Regeln werden laut Microsoft „unabhängig davon ausgeführt, ob Sie sich auf Ihrem Computer bei Outlook anmelden". Wenn die App eine Mail anzeigt, liegt sie also schon im richtigen Ordner.

Regel im neuen Outlook und in Outlook im Web erstellen

Jede Regel braucht einen Namen, eine Bedingung und eine Aktion. Ausnahmen sind optional.

1. Wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen.
2. Wählen Sie E-Mail > Regeln.
3. Wählen Sie Neue Regel hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Kundenpost Acme".
5. Legen Sie unter Bedingung hinzufügen fest, worauf die Regel achtet, etwa Von und den Absender.
6. Wählen Sie unter Aktion hinzufügen, was passieren soll, etwa Verschieben in und einen Ordner.
7. Soll ein Teil dieser Mails unangetastet bleiben, wählen Sie Ausnahme hinzufügen, zum Beispiel für Nachrichten mit hoher Wichtigkeit.
8. Aktivieren Sie Keine weiteren Regeln anwenden, wenn danach keine andere Regel mehr an diese Mails gehen soll.
9. Wählen Sie Speichern.

Schneller: alle Mails eines Absenders in einen Ordner verschieben

Die häufigste Outlook-Regel verschiebt alles von einem Absender in einen Ordner. Dafür müssen Sie die Einstellungen gar nicht öffnen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail dieses Absenders, zeigen Sie auf Regeln und wählen Sie Regel erstellen. In Outlook.com heißt der Weg Regel > Regel erstellen.
2. Wählen Sie den Ordner und dann OK.

Neue Mails dieses Absenders landen ab jetzt direkt im Ordner. Sollen die vorhandenen mit umziehen, aktivieren Sie vor dem Bestätigen Diese Regel jetzt im Posteingang ausführen. Im neuen Outlook finden Sie das Kontrollkästchen unter Weitere Optionen.

Regel im klassischen Outlook erstellen

Auch das klassische Outlook kennt die schnelle Regel aus einer E-Mail:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Sie Regeln > Regel erstellen.
2. Wählen Sie eine Bedingung wie Betreff enthält, aktivieren Sie Element in Ordner verschieben und wählen oder erstellen Sie den Ordner.
3. Sollen passende Mails im aktuellen Ordner gleich mit umziehen, aktivieren Sie Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden.
4. Wählen Sie OK.

Alles, was darüber hinausgeht, erledigt der Regel-Assistent:

1. Wählen Sie Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel.
2. Wählen Sie eine Vorlage wie Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben. Oder Sie wählen unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Dann Weiter.
3. Haken Sie die Bedingungen an. In der Regelbeschreibung unten klicken Sie auf jeden unterstrichenen Wert, etwa einen Absender oder einen Ordner, und füllen ihn aus. Dann Weiter.
4. Bei den Aktionen gehen Sie genauso vor. Im nächsten Schritt folgen die Ausnahmen, danach wieder Weiter.
5. Geben Sie der Regel einen Namen. Diese Regel aktivieren ist bereits angehakt.
6. Wählen Sie Fertig stellen.

Meldet Outlook, dass bestimmte Regeln nur bei laufendem Outlook ausgeführt werden, bestätigen Sie mit OK. Sie haben dann eine Nur-Client-Regel gebaut, und die verhält sich anders als der Rest (mehr dazu weiter unten).

Nur das klassische Outlook kann Regeln sichern. Unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Optionen exportieren Sie sie als RWZ-Datei. Laut Microsoft gilt dabei: „Dieser Dateityp kann nur im klassischen Outlook geöffnet und verwendet werden."

Regel in Outlook für Mac erstellen

1. Wählen Sie im Menü Outlook die Option Einstellungen.
2. Wählen Sie im seitlichen Navigationsbereich Regeln.
3. Wählen Sie +Regel hinzufügen und geben Sie der Regel einen Namen.
4. Unter Bedingung auswählen legen Sie fest, worauf die Regel achtet, unter Aktion auswählen, was dann passiert.
5. Mit Weitere Bedingung hinzufügen oder Ausnahme hinzufügen verfeinern Sie die Regel und speichern sie.

Outlook für Mac legt nur Serverregeln an, Clientregeln werden dort nicht mehr unterstützt.

Falls Sie noch das Legacy-Outlook für Mac verwenden: Laut Microsoft funktioniert es ab Oktober 2026 nicht mehr mit Exchange-Online-Postfächern. Wechseln Sie zur aktuellen Version und folgen Sie den Schritten oben.

Regeln auf vorhandene E-Mails anwenden

Eine neue Regel greift nur bei Mails, die nach dem Speichern eintreffen. Microsoft schreibt dazu: „Standardmäßig wird eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten ausgeführt, nachdem Sie die Regel erstellt haben."

Für den Altbestand führen Sie die Regel manuell aus:

• Neues Outlook und Outlook im Web: Unter Einstellungen > E-Mail > Regeln wählen Sie neben der Regel das Wiedergabesymbol, Regel jetzt ausführen. Seit Januar 2026 läuft eine Regel auch in anderen Ordnern als dem Posteingang, etwa in „Gesendete Elemente" oder „Archiv".
• Outlook für Mac: Klicken Sie auf die drei Punkte (...) neben der Regel und wählen Sie Regel jetzt ausführen.
• Outlook.com: Hier widersprechen sich Microsofts Hilfeseiten, ob Regeln auf vorhandene Mails angewendet werden können. Achten Sie beim Erstellen einer Regel aus einer E-Mail auf Diese Regel jetzt im Posteingang ausführen. Fehlt die Option, verschieben Sie mit Aufräumen alle Mails eines Absenders auf einmal.

Im klassischen Outlook gibt es dafür einen eigenen Dialog:

1. Wählen Sie Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden.
2. Haken Sie unter Anzuwendende Regeln wählen die Regeln an, die laufen sollen.
3. Wählen Sie bei Anwenden im Ordner über Durchsuchen den Ordner, bei Bedarf mit Unterordner einbeziehen.
4. Legen Sie unter Regeln anwenden auf fest, ob alle, nur gelesene oder nur ungelesene Nachrichten gemeint sind.
5. Wählen Sie Jetzt ausführen.

Regeln für ein freigegebenes Postfach erstellen

Für ein freigegebenes Postfach, etwa info@ oder ein Teampostfach, legen Sie Regeln im neuen Outlook an, nachdem Sie das Postfach als eigenes Konto hinzugefügt haben. Dafür brauchen Sie die Vollzugriffsberechtigung, die Ihre IT vergibt.

1. Öffnen Sie im neuen Outlook Einstellungen und bei den Konten die Seite Für mich freigegeben. Alternativ führt die Registerkarte Datei über Kontoinformationen dorthin.
2. Hat die IT das Postfach automatisch hinzugefügt, wählen Sie es aus und dann Konvertieren. Andernfalls wählen Sie + Hinzufügen und folgen den Anweisungen.
3. Das Postfach erscheint jetzt in der Kontoauswahl der Einstellungen, auch bei den Regeln. Wählen Sie es dort aus und legen Sie die Regel wie oben beschrieben an.

Microsoft weist darauf hin, dass das Hinzufügen als Konto „in Ihrer Version des neuen Outlook möglicherweise noch nicht verfügbar" ist (Microsoft-Support). Fehlt die Seite bei Ihnen, ist Ihre IT der richtige Ansprechpartner.

Welche Bedingungen und Aktionen gibt es?

Der Regeleditor im neuen Outlook prüft unter anderem:

• Wer schreibt oder empfängt: Von, Ich bin der einzige Empfänger, Absenderadresse enthält, Die Empfängeradresse enthält, dazu Bedingungen, ob Sie in der An- oder CC-Zeile stehen.
• Was drinsteht: Der Betreff enthält, Betreff oder Textkörper enthält, Der Nachrichtentext enthält, Der Nachrichtenheader enthält.
• Was für eine Nachricht es ist: Hat Anlage, Wichtigkeit, Vertraulichkeit, Größe, Empfangsdatum und Nachrichtentypen wie Besprechungseinladungen, automatische Antworten oder Unzustellbarkeitsberichte.

Trifft eine Mail zu, kann die Regel sie:

• ablegen: Verschieben in, kopieren oder Löschen.
• markieren: Kategorisieren, als gelesen markieren, Mit Wichtigkeit markieren, Als Junk-E-Mail markieren.
• weitergeben: Weiterleiten an, Als Anlage weiterleiten, Umleiten zu.
• für andere Regeln sperren: Mit Keine weiteren Regeln anwenden lassen alle Regeln weiter unten die Nachricht in Ruhe.

Im Jahr 2026 hat Microsoft die Liste laut den Versionshinweisen zum neuen Outlook mehrfach erweitert:

• März: Kategorien als Bedingung.
• Mai: Aktionen, die Kategorien löschen, Nachrichten endgültig löschen oder Kennzeichnungen verwalten.
• August: Bedingungen für Nachrichten, in denen Sie erwähnt werden oder die von außerhalb Ihrer Organisation stammen.

Einige Aktionen des klassischen Outlook fehlen im neuen Outlook weiterhin, etwa Drucken und Senden einer automatischen Serverantwort.

Fünf Regeln, die sich im Alltag bewähren

Mit fünf Regeln ist der Großteil eines Postfachs sortiert. Die Namen stammen aus dem neuen Outlook; der Assistent im klassischen Outlook formuliert dieselben Bausteine etwas anders.

1. Jeder Kunde in seinen Ordner. Bedingung: Absenderadresse enthält die Domain des Kunden, etwa @acme.de. Aktion: Verschieben in den Kundenordner.
2. Newsletter raus aus dem Posteingang. Bedingung: Der Nachrichtentext enthält „abmelden". Aktion: Verschieben in einen Ordner „Später lesen". Absender, deren Mails im Posteingang bleiben sollen, tragen Sie als Ausnahme ein.
3. Mails, in denen Sie nur in CC stehen. Bedingung: Sie stehen in der CC-Zeile. Aktion: Verschieben in einen CC-Ordner, oder als gelesen markieren, wenn die Mails im Posteingang bleiben dürfen.
4. Wer nicht warten kann. Bedingung: Von Ihrer Chefin oder Ihrem wichtigsten Kunden. Aktion: Mit Wichtigkeit markieren oder Kategorisieren mit einer auffälligen Farbe. Diese Regel gehört ganz nach oben.
5. Belege an die Buchhaltung. Bedingung: Der Betreff enthält „Rechnung" oder „Beleg". Aktion: Weiterleiten an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.

Bei der letzten Regel lohnt die bewusste Wahl zwischen Weiterleiten und Umleiten. Eine weitergeleitete Mail kommt von Ihnen, und Antworten landen bei Ihnen.

Beim Umleiten ist es umgekehrt: „Nachrichten, die umgeleitet werden, scheinen vom ursprünglichen Absender zu stammen", erklärt Microsoft. Antworten gehen dann an diesen Absender zurück.

Im Firmenkonto kann die Weiterleitung nach außen gesperrt sein. Microsoft 365 hat die automatische externe Weiterleitung 2021 für neue Organisationen standardmäßig abgeschaltet (Microsoft Learn).

Eine so blockierte Regel liefert eine Unzustellbarkeitsnachricht mit dem Code 5.7.520 zurück. Ändern kann das nur Ihre IT.

Warum die Reihenfolge der Regeln zählt

Outlook prüft Regeln von oben nach unten. Trifft eine Nachricht auf eine Regel mit Keine weiteren Regeln anwenden, bleiben alle Regeln darunter außen vor. Microsoft formuliert es knapp: „Nachfolgende Regeln werden ignoriert, auch wenn sie für die Nachricht gelten."

In Outlook im Web ist diese Option standardmäßig aktiviert, ebenso in Outlook für Mac, wo sie Verarbeitung weiterer Regeln beenden heißt. Genau das ist der häufigste Grund, warum eine an sich korrekte Regel nie greift: Eine allgemeinere Regel weiter oben hat die Mail schon abgefangen.

Zwei Gewohnheiten beugen dem vor:

• Enge Regeln, etwa für eine Person oder einen Kunden, stehen über breiten wie „alle Newsletter".
• Die Reihenfolge ändern Sie im neuen Outlook, im Web und auf dem Mac mit den Pfeilen nach oben und unten neben jeder Regel, im klassischen Outlook mit den Pfeilen im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen.

Laufen Outlook-Regeln automatisch?

Die meisten ja. Serverseitige Regeln laufen auf Microsofts Mailservern, sobald eine Nachricht eintrifft, ganz gleich, ob Outlook irgendwo geöffnet ist.

Die Ausnahme sind clientseitige Regeln, und die entstehen nur im klassischen Outlook. Eine Regel wird clientseitig, sobald sie etwas braucht, das nur die Desktop-App kann.

Microsoft spricht von Nur-Client-Regeln: Sie laufen nur, solange das klassische Outlook auf dem Computer geöffnet ist, auf dem Sie die Regel erstellt haben.

Diese Aktionen machen eine Regel im klassischen Outlook clientseitig:

• Der Kategorie zuweisen
• Nachricht zur Nachverfolgung zu diesem Zeitpunkt kennzeichnen
• Einen Sound wiedergeben, Drucken oder Desktopbenachrichtigung anzeigen
• Endgültig löschen
• das Verschieben in einen Ordner, den es nur auf Ihrem Computer gibt

Zum letzten Punkt schreibt Microsoft: „Eine serverseitige Regel kann keine E-Mails in einen Ordner verschieben, der nur auf Ihrem Gerät vorhanden ist."

Was hat sich an den Regeln im neuen Outlook geändert?

Die Regeln sind noch da, unter Einstellungen > E-Mail > Regeln. Geändert hat sich, was sie können:

• Clientseitige Regeln kommen nicht mit. „Das neue Outlook, Outlook im Web und Outlook.com unterstützen nur serverseitige Regeln", schreibt Microsoft. Eine clientseitige Regel aus dem klassischen Outlook zeigt einen Hinweis, dass sie sich weder bearbeiten noch anzeigen lässt. Abhilfe schafft nur eine neue Regel, die sie ersetzt.
• Gmail-, Yahoo- und iCloud-Konten bekommen im neuen Outlook vorerst keine Regeln.
• Kein Import, kein Export. Eine RWZ-Datei aus dem klassischen Outlook lässt sich im neuen Outlook nicht öffnen.
• Einige klassische Aktionen fehlen noch, obwohl Microsoft im Jahr 2026 mehrere nachgerüstet hat.

Das klassische Outlook verschwindet so bald nicht. Bestehende Installationen unterstützt Microsoft laut seinem Leitfaden zur Umstellung (auf Englisch) noch mindestens bis 2029.

Warum funktionieren Outlook-Regeln nicht?

Gehen Sie diese Liste der Reihe nach durch. Die meisten Regeln scheitern an einem der ersten drei Punkte.

1. Die Regel ist ausgeschaltet. Im neuen Outlook und im Web prüfen Sie den Umschalter, im klassischen Outlook das Kontrollkästchen im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen. Dort erscheint eine fehlerhafte Regel rot und mit „Fehler" gekennzeichnet.
2. Sie wirkt nur auf neue Mails. Wenden Sie sie manuell an, um den Bestand zu sortieren.
3. Eine Regel weiter oben war schneller. Suchen Sie darüber nach Keine weiteren Regeln anwenden und ändern Sie die Reihenfolge.
4. Sie ist clientseitig. Sie wartet, bis das klassische Outlook läuft, und das neue Outlook führt sie gar nicht aus. Bauen Sie sie ohne die clientseitige Aktion neu.
5. Das Konto ist Gmail, Yahoo oder iCloud, und Sie arbeiten im neuen Outlook. Richten Sie den Filter beim Anbieter ein.
6. Das Regelkontingent ist ausgeschöpft. Exchange Online erlaubt pro Postfach 256 KB für alle aktivierten Regeln, egal wie viele es sind. Kürzen Sie Namen, löschen oder bündeln Sie alte Regeln oder schalten Sie selten genutzte ab, denn deaktivierte Regeln zählen nicht mit.
7. Ihre Organisation sperrt die Weiterleitung. Eine Unzustellbarkeitsnachricht mit dem Code 5.7.520 geht auf eine Einstellung der IT zurück, nicht auf Ihre Regel.
8. Ihr Postfach ist voll. Weiterleitungsregeln funktionieren laut Microsoft unter Umständen erst wieder, wenn Sie unter Ihr Postfachlimit kommen.

Das Limit von 256 KB und die fehlende Obergrenze für die Zahl der Regeln beschreibt Microsoft in einem Artikel zu Exchange Online.

Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Eine deaktivierte Regel bleibt für später erhalten. Solange sie aus ist, zählt sie nicht zum Regelkontingent.

E-Mails aus dem Regel-Ordner in Notion sammeln

Eine Regel entscheidet, wohin eine Mail kommt. Manche dieser Mails gehören aber dorthin, wo Sie die eigentliche Arbeit verfolgen, statt in einen Ordner, den Sie nie wieder öffnen: Kundenkorrespondenz, Rechnungen, Bewerbungen, Angebote von Lieferanten.

In einer Notion-Datenbank bekommt jede dieser Mails einen Status, eine zuständige Person und eine Verknüpfung zum passenden Projekt.

Die Regel sortiert, und die Outlook-Mail-Integration von 2sync bringt das Ergebnis nach Notion:

1. Legen Sie in Outlook einen Ordner an, etwa „Für Notion", oder einen pro Kunde.
2. Erstellen Sie eine Regel mit der Aktion Verschieben in, die die passenden Mails dort ablegt.
3. Starten Sie eine Outlook-Mail-Automation, verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto und haken Sie den Ordner unter Benutzerdefinierte E-Mail-Ordner an.
4. Verbinden Sie Ihre Notion-Datenbank und ordnen Sie die Felder zu.

Ein Ordner eignet sich dafür besser als eine Kategorie. Eine Regel mit Verschieben in läuft auf dem Server, der Ordner füllt sich also auch bei ausgeschaltetem Computer. Eine Regel im klassischen Outlook, die eine Kategorie zuweist, ist dagegen clientseitig.

Jede Mail wird zu einer Notion-Seite mit Betreff, Absender, Empfängern, Vorschau, Empfangsdatum, Liste der Anhänge und einem Link zurück zur Nachricht. Das Feld E-Mail-Ordner hält fest, aus welchem Ordner sie stammt.

Die Synchronisation läuft nur in eine Richtung, von Outlook nach Notion; in Ihrem Postfach ändert sich also nichts. Neue Mails kommen je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten an. 2sync verarbeitet die Mails für den Abgleich, speichert aber keine Kopien davon.

Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte als CRM führen, verknüpfen Sie jede Mail über Absender (Beziehung) mit der Kontaktseite des Absenders. Ist eine Mail eigentlich eine Aufgabe, kennzeichnen Sie sie: Gekennzeichnete Outlook-Mails kommen über Microsoft To Do als Aufgaben in Notion an.

Welche anderen Wege es gibt, E-Mails nach Notion zu bringen, und wie sie sich von 2sync unterscheiden, zeigt der Vergleich der Methoden für Notion und Outlook Mail.

Mit einer einzigen Regel anfangen

Regeln zahlen sich am schnellsten aus, wenn Sie klein anfangen. Nehmen Sie den Absender, der Ihren Posteingang am meisten füllt, legen Sie per Rechtsklick auf eine seiner Mails eine Regel an und schauen Sie morgen in den Ordner.

Die nächste Regel kommt, sobald sich die erste bewährt hat. Enge Regeln gehören nach oben, und jede neue Regel lassen Sie einmal manuell laufen, damit auch der Altbestand sortiert ist.

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