Gmail-Ordner erstellen und löschen, am PC und auf dem Handy

Wer in Gmail einen Ordner anlegen will, sucht die Schaltfläche vergeblich. Gmail sortiert E-Mails mit Labels, und die übernehmen die Aufgabe von Ordnern.

Ein Unterschied erklärt fast alles Weitere: Eine E-Mail kann mehrere Labels gleichzeitig tragen, und ein Label holt sie nicht aus dem Posteingang.

Diese Anleitung zeigt jeden Handgriff am Computer, auf Android und auf dem iPhone oder iPad. Schritte und Menünamen stammen aus der deutschen Gmail-Hilfe, Stand Oktober 2026.

Hat Gmail Ordner? Labels statt Ordnern

Ein Ordner hält eine E-Mail an genau einem Ort fest. Ein Label funktioniert eher wie ein Anhänger, den die E-Mail mit sich trägt.

Die Gmail-Hilfe sagt das unmissverständlich: „Labels unterscheiden sich von Ordnern." Und an anderer Stelle: „Wenn Sie einer Nachricht ein Label zuweisen, wird die Nachricht dadurch nicht kopiert" (Gmail-Hilfe).

Daraus ergeben sich vier praktische Folgen:

• Eine E-Mail, mehrere Labels. Die Rechnung eines Kunden taucht unter „Kunden" und unter „Rechnungen" auf, ohne dass es zwei Kopien gibt.
• Der Posteingang ist selbst ein Label. Eine E-Mail mit Label bleibt im Posteingang. Sie verschwindet erst, wenn das Label Posteingang wegfällt, und genau das tun Archivieren und Verschieben.
• Ein entferntes Label löscht keine E-Mail. Die Nachricht bleibt unter Alle E-Mails und unter allen anderen Labels.
• Eine gelöschte E-Mail ist überall weg. Google: „Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie aus allen Labels und aus Ihrem Posteingang entfernt."

Labels sind außerdem privat: „Nur Sie können auf Ihre Labels zugreifen. Die Personen, denen Sie E-Mails senden, erhalten diese nicht" (Gmail-Hilfe).

Gmail-Ordner am Computer erstellen

1. Öffnen Sie Gmail im Browser.
2. Klicken Sie links neben „Labels" auf Neues Label erstellen (das +).
3. Geben Sie einen Labelnamen ein.
4. Optional: Soll das Label in einem anderen Label stecken, setzen Sie das Häkchen bei Label einordnen unter und wählen das übergeordnete Label aus.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Das neue Label erscheint sofort in der linken Leiste. Eine E-Mail, die Sie gerade verfassen, lässt sich ebenfalls direkt beschriften: Klicken Sie auf Schreiben, im neuen Fenster rechts unten auf das Dreipunkt-Menü und dann auf Label.

Label auf dem Handy erstellen: Android, iPhone und iPad

Beide Apps können inzwischen Labels anlegen. Android kam zuletzt dazu: Die Funktion wurde im Februar 2026 per serverseitigem Update verteilt (GoogleWatchBlog, 12. Februar 2026). Fehlt der Eintrag bei Ihnen noch, aktualisieren Sie die Gmail-App.

Auf Android:

1. Öffnen Sie die Gmail-App und tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü.
2. Tippen Sie unter „Alle Labels" auf Label erstellen.
3. Geben Sie einen Namen ein und tippen Sie auf Speichern.

Auf dem iPhone oder iPad:

1. Öffnen Sie die Gmail-App und tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü.
2. Tippen Sie unter „Labels" auf Neu erstellen.
3. Geben Sie einen Namen ein und tippen Sie auf Speichern.

Ganz gleich sind App und Web allerdings nicht. Verschachteln und Farben beschreibt Google nur für den Computer:

Quelle: Gmail-Hilfe, Labels in Gmail erstellen und verwalten, Versionen für Computer, Android und iPhone/iPad, Oktober 2026

Gmail-Labels löschen, am Computer und auf dem Handy

• Computer: Bewegen Sie den Mauszeiger links auf das Label, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und dann auf Label entfernen.
• Android: Tippen Sie auf Dreistrich-Menü > Einstellungen, wählen Sie Ihr Konto, dann Labels verwalten, das Label und Löschen.
• iPhone und iPad: Tippen Sie auf Dreistrich-Menü > Einstellungen > Posteingang anpassen > Labels, wählen Sie das Label und tippen Sie auf Löschen.

Die E-Mails darunter bleiben erhalten. Das Label verschwindet von jeder Nachricht, die Nachrichten selbst liegen weiter unter Alle E-Mails und unter ihren übrigen Labels. Google formuliert es so: „Wenn Sie ein Label aus einer Nachricht entfernen, wird die Nachricht nicht gelöscht."

Sollen die E-Mails mit verschwinden, kommt es auf die Reihenfolge an. Suchen Sie nach label:name-des-labels, markieren Sie alle Treffer, löschen Sie sie und entfernen Sie erst danach das Label.

Wie Sie dabei tausende Nachrichten auf einmal auswählen, zeigt unsere Anleitung zum Löschen aller Gmail-E-Mails.

Manche Labels lassen sich weder löschen noch umbenennen. Posteingang, Markiert, Zurückgestellt, Wichtig, Gesendet und Entwürfe sind Systemlabels. Die Kategorie-Tabs (Soziale Netzwerke, Werbung, Updates, Foren) stammen von Google, und eigene Kategorien lassen sich nicht anlegen.

E-Mails in ein Label verschieben, ohne dass sie im Posteingang bleiben

Bleiben E-Mails mit Label hartnäckig im Posteingang, liegt das an zwei Schaltflächen, die ähnlich klingen und Verschiedenes tun:

Google beschreibt das Verschieben so: „Wenn Sie eine Nachricht in ein Label verschieben, wird das Label hinzugefügt und andere Labels wie ‚Posteingang‘ werden entfernt." Wer also das Verhalten eines Ordners will, nimmt Verschieben oder zieht die E-Mail links auf ein Label.

So legen Sie mehrere E-Mails auf einmal ab:

• Computer: Klicken Sie die Kästchen der E-Mails an, klicken Sie oben auf Verschieben und wählen Sie das Label.
• Android: Halten Sie die E-Mails gedrückt und tippen Sie auf Dreipunkt-Menü > Verschieben nach.
• iPhone und iPad: Halten Sie die E-Mails gedrückt, tippen Sie auf Dreipunkt-Menü > Labels ändern, entfernen Sie das Häkchen beim aktuellen Label, wählen Sie das neue und tippen Sie auf Fertig.

Die Buchstabenkürzel funktionieren erst, wenn sie eingeschaltet sind: Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Tastenkürzel aktivieren, dann Änderungen speichern (Tastenkombinationen für Gmail).

Was beim Archivieren sonst noch zu beachten ist, steht in unserer Anleitung zum Archivieren in Gmail und Wiederfinden archivierter E-Mails.

Unterordner anlegen und Labels sortieren

Mit verschachtelten Labels bauen Sie eine Ordnerstruktur, etwa Kunden mit einem eigenen Label pro Kunde darunter. Die Gmail-Hilfe beschreibt dafür einen Weg: beim Erstellen das Häkchen bei Label einordnen unter setzen und im Drop-down-Menü das übergeordnete Label wählen.

Planen Sie die Struktur deshalb am Computer. Für die Android- und die iPhone-App nennt die Hilfe keinen Schritt zum Verschachteln.

Gmail ordnet Labels nach ihrem Namen. Wer die wichtigsten ganz oben sehen will, stellt deshalb oft eine Zahl oder ein Zeichen voran, etwa „1 Kunden" und „2 Finanzen".

Labels einfärben, umbenennen und ausblenden

Farbe ändern (am Computer): Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Label, klicken Sie auf Dreipunkt-Menü > Labelfarbe und wählen Sie eine Farbe.

Mit Personalisierte Farbe hinzufügen mischen Sie eigene Farben, bis zu 100 benutzerdefinierte Farben. Am meisten bringt Farbe als Signal: Rot etwa für alles, was auf eine Antwort von Ihnen wartet.

Umbenennen:

• Computer: Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Label, öffnen Sie das Dreipunkt-Menü und bearbeiten Sie das Label.
• Android: Dreistrich-Menü > Einstellungen > Ihr Konto > Labels verwalten > das Label > Name, dann Fertig.
• iPhone und iPad: Dreistrich-Menü > Einstellungen > Posteingang anpassen > Labels > das Label > Name, dann Fertig.

Ausblenden, was Sie selten öffnen: Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Labels, dann neben dem Label auf Anzeigen oder Ausblenden klicken.

Ein ausgeblendetes Label behält seine E-Mails, es fehlt nur in der linken Leiste. Wirken Labels plötzlich verschwunden, lohnt zuerst ein Blick in diesen Tab.

Gmail-Regeln: Filter sortieren neue E-Mails automatisch ein

Was viele als Gmail-Regeln suchen, heißt in der Oberfläche Filter. Ein Filter vergibt das Label, sobald eine passende E-Mail ankommt, und Sie müssen nichts mehr von Hand ablegen.

1. Klicken Sie oben im Suchfeld auf Suchoptionen anzeigen.
2. Geben Sie die Kriterien ein, etwa die Absenderadresse oder ein Wort im Betreff. Mit Suchen prüfen Sie, welche E-Mails passen.
3. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
4. Setzen Sie das Häkchen bei Label anwenden und wählen Sie das Label.
5. Sollen passende E-Mails gar nicht erst im Posteingang auftauchen, setzen Sie zusätzlich das Häkchen bei Posteingang überspringen (Archivieren).
6. Für E-Mails, die schon da sind, aktivieren Sie Filter auch auf passende Konversationen anwenden.
7. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Es geht auch von einer vorhandenen E-Mail aus: Kästchen anklicken, Dreipunkt-Menü öffnen, dann Ähnliche Nachrichten filtern. Bestehende Filter ändern Sie unter Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Filter und blockierte Adressen.

Alle Filteroptionen listet die Gmail-Hilfe zum Filtern von E-Mails.

Auf dem iPhone und iPad gibt es eine schlankere Variante: Einstellungen > Posteingang anpassen > Labels > ein Label > Hinzufügen, dann im Feld „Von" einen Absender eintragen und auf Speichern tippen.

Laut Google gilt dann: „Neue Nachrichten, die Ihren Kriterien entsprechen, werden automatisch mit einem Label versehen."

Labels in der Gmail-Suche nutzen

Sobald Labels stehen, erledigt das Suchfeld den Rest. Diese Operatoren stammen aus der Übersicht der Gmail-Suchoperatoren:

• label:rechnungen zeigt alles unter einem Label. Kombinieren lässt sich das mit Zeitangaben, etwa label:rechnungen older_than:1y.
• has:nouserlabels findet E-Mails ohne eigenes Label, der schnellste Weg zu allem, was Ihre Filter übersehen.
• has:userlabels zeigt das Gegenteil.
• in:archive listet archivierte E-Mails.
• category:promotions durchsucht den Tab Werbung.

Ein Haken bleibt: Labels hängen an einzelnen Nachrichten, nicht an ganzen Konversationen. Ist die Konversationsansicht aktiv, „wird das Label nur auf die vorhandenen Nachrichten angewendet, nicht auf neue Antworten".

Die Suche nach E-Mails ohne Label kann deshalb Konversationen liefern, deren spätere Antworten nie ein Label bekommen haben.

Labels in Outlook, Apple Mail und Thunderbird

Lesen Sie Gmail in einem anderen E-Mail-Programm, werden aus Ihren Labels dort Ordner. „In Gmail werden Labels für IMAP-Zwecke als Ordner behandelt", heißt es in Googles IMAP-Dokumentation.

Das erklärt zwei Überraschungen. Eine E-Mail mit zwei Labels erscheint in zwei Ordnern, und sie ist trotzdem kein Duplikat.

Löschen Sie sie in einem dieser Ordner, nimmt das meist nur das Label weg. Mit den Standardeinstellungen finden Sie Nachrichten, die Sie aus einem IMAP-Ordner löschen, weiterhin unter Alle E-Mails in Gmail (Gmail-Hilfe).

Wo Ihr Konto die Option anbietet, entscheidet das Kästchen In IMAP anzeigen unter Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Labels, ob ein Label im anderen Programm überhaupt auftaucht.

Wie viele Labels sind sinnvoll?

Gmail erlaubt bis zu 5.000 Labels pro Konto. Für Geschäftskonten rät Google zu deutlich weniger: „Zu viele Labels können Ihr Konto verlangsamen. Verwenden Sie maximal 500 Labels (einschließlich verschachtelter Labels)" (Best Practices für Google Workspace-Gmail-Konten).

Die meisten kommen mit einem Bruchteil aus. Bewährt hat sich ein schlankes System:

• Wenige Hauptbereiche wie Kunden, Finanzen und Privat, darunter verschachtelte Labels für die Details.
• Ein oder zwei Aktionslabels wie „Antworten" und „Wartet", in einer Farbe, die auffällt.
• Filter für alles, was nach festem Muster eintrifft, damit Sie selten von Hand beschriften.
• Die Suche für den Rest. Ein Label, das Sie nie anklicken, können Sie löschen.

Ein Gmail-Label als Notion-Datenbank

Manche Labels sammeln eher Datensätze als Gespräche: Belege, Kundenkorrespondenz, Bewerbungen, Angebote von Lieferanten. In Gmail bleiben sie eine Liste.

In einer Notion-Datenbank wird jede dieser E-Mails zu einer Zeile, die Sie nach Datum sortieren, nach Absender gruppieren und um Felder ergänzen, die Gmail nicht kennt: Status, Betrag oder ein Datum zum Nachfassen.

Die Gmail-Integration von 2sync arbeitet mit genau dem Label, das Sie ohnehin vergeben. Sie wählen es als Synchronisationsfilter, und jede E-Mail mit diesem Label kommt in Notion an.

Mit dabei sind Betreff, Absender, Empfänger, Vorschau und ein Link zur Nachricht, außerdem alle Gmail-Labels als Mehrfachauswahl.

Die Synchronisation läuft in eine Richtung, von Gmail nach Notion, je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten. In Ihrem Postfach ändert sich dadurch nichts. 2sync verarbeitet die E-Mails für den Abgleich, speichert aber keine Kopien davon.

Wir haben die Gmail-Synchronisation von 2sync um Labels herum gebaut, weil im Label die eigentliche Entscheidung steckt. Vergibt ein Filter es, füllt sich die Datenbank von allein.

Die Einrichtung samt einem eigenen Label Notion Archiv beschreibt unsere Anleitung, um Notion mit Gmail zu verbinden.

Wer bisher mit Notion Mail gearbeitet hat, findet hier den naheliegenden Ersatz. Notion Mail wurde am 22. September 2026 eingestellt, und die Datenbanken, die es befüllt hat, bekommen seitdem keine neuen E-Mails mehr.

Fazit: Labels sind Ordner mit mehr Spielraum

Labels verhalten sich wie Ordner, sobald Sie Verschieben nutzen oder einen Filter mit Posteingang überspringen (Archivieren). Sie können mehr als Ordner, weil eine E-Mail unter mehreren Labels zugleich stehen kann.

Anlegen lassen sie sich auf jedem Gerät, verschachteln und einfärben am Computer. Filter und Suche halten das System klein.

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