Die 10 besten Tools, um Kalender zu synchronisieren (2026)

Ein Kalender-Sync-Tool kopiert Termine von einem Kalenderkonto in ein anderes, damit eine Besprechung aus dem einen auch im anderen auftaucht. OneCal ist die beste Allround-Wahl, wenn mehrere Google-, Outlook- und iCloud-Kalender auf demselben Stand bleiben sollen. CalendarBridge passt besser, sobald Sie jede Richtung einzeln festlegen wollen. Reclaim.ai hat als Einziges einen wirklich kostenlosen Tarif in der Cloud. OGCS und Outlook CalDav Synchronizer sind beide kostenlos und quelloffen unter Windows, wobei das zweite der Weg von Outlook zu iCloud oder zu einem eigenen CalDAV-Server ist.

Sollen Ihre Termine nicht in einem zweiten Kalender landen, sondern woanders, dann ist das eine eigene Kategorie. Sie steht am Ende dieser Liste.

Eine Offenlegung vorab: 2sync stammt von uns und gehört in genau diese letzte Kategorie. Alle anderen Tools wurden am 22. September 2026 gegen die Preis- und Hilfeseiten der jeweiligen Anbieter geprüft, die Preise stehen in US-Dollar, und bei jeder Zahl steht die Abrechnungsart dabei.

Kurzvergleich

Alle Preise sind Jahrestarife, angegeben pro Monat, in US-Dollar.

Drei Arten von Tools, die alle als Kalender-Sync durchgehen

Der meiste Ärger in dieser Kategorie entsteht, weil jemand die falsche Art gekauft hat. Es gibt drei, und sie lösen verschiedene Probleme.

• Kalenderspiegel kopieren Termine von einem Kalenderkonto in ein anderes, sodass beide dieselben Verpflichtungen zeigen. Das ist gemeint, wenn jemand von Kalender-Sync spricht, und es sind die Einträge eins bis sieben.
• Automatisierungsplattformen starten ein Rezept, sobald etwas passiert. Sie können einen Termin weitergeben, aber jedes Rezept läuft in eine Richtung und merkt sich nicht, was es bereits kopiert hat.
• Workspace-Sync macht aus Terminen Zeilen in einer Datenbank, wo sie neben Aufgaben, Kunden oder Projekten stehen und von beiden Seiten bearbeitet werden können.

Keine der drei Arten ist eine Kalender-App. Wer eine bessere Oberfläche sucht, findet sie in unserer Übersicht der besten Kalender-Apps und bei den Notion-Calendar-Alternativen.

Die Frage, die Sie in eine der drei Kategorien einsortiert, lautet nicht, welches Tool das beste ist. Sie lautet: Wo wollen Sie den Termin sehen? In einem zweiten Kalender, in einer Tabelle oder in einem Ablauf, der anschließend etwas damit macht?

Vorher prüfen: was Google und Outlook schon selbst können

Beide Plattformen bringen eine Freigabe mit, die einen Teil davon abdeckt, und kein Tool lohnt sich, bevor Sie wissen, wo diese Freigabe aufhört.

Google Kalender bietet fünf Berechtigungsstufen an, wenn Sie Ihren Kalender für bestimmte Personen freigeben (Google Kalender-Hilfe):

• Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)
• Termindetails aufrufen
• Änderungen vornehmen (private Termine als „verfügbar/beschäftigt" anzeigen)
• Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen
• Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten

Eine Freigabe gewährt jemandem Zugriff auf Ihren Kalender. Sie kopiert nichts in den Kalender dieser Person hinein.

Für den gemeinsamen Kalender in einer Partnerschaft reicht das fast immer: Beide geben ihren Kalender für die andere Person frei, sehen die Termine nebeneinander und zahlen dafür nichts.

Outlook kann einen Google Kalender über dessen iCal-Adresse abonnieren und zeigt ihn dann schreibgeschützt an, mit einer Aktualisierung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Wer stattdessen importiert, bekommt etwas Schwächeres: „Der importierte Kalender ist eine statische Momentaufnahme; er wird nicht selbst aktualisiert." (Microsoft Support)

Damit ist die Trennlinie klar. Wenn Sie den anderen Kalender nur sehen müssen, reichen die Bordmittel, und Sie können hier aufhören. Sollen Ihre privaten Termine dagegen im Arbeitskonto tatsächlich Zeit blockieren, damit der Terminassistent einer Kollegin sie berücksichtigt, brauchen Sie etwas, das Termine schreibt. Genau das leisten die Tools weiter unten.

Auf Apple-Geräten gibt es einen dritten Weg über die Bordmittel, denn ein Google-Konto, das in iOS hinterlegt ist, gleicht in beide Richtungen ab, ganz ohne Zusatzsoftware. Unser Leitfaden zum Google Kalender mit Apple Kalender synchronisieren zeigt, wo dieser Weg trägt und wo er bricht.

1. OneCal: am besten für mehrere Kalender auf einem Stand

OneCal hebt sich durch die Mehrwege-Synchronisation ab. Die übrigen Tools kopieren von einer Quelle zu einem Ziel; OneCal hält mehrere Kalender in einer einzigen Synchronisation gegenseitig aktuell. Genau das brauchen Sie, wenn drei Kundenkonten und ein privates Konto zusammenkommen.

Der Datenschutz wird pro Synchronisation eingestellt. Sie können Termintitel entfernen und durch einen eigenen Text ersetzen, die Kopien als privat markieren und die Erinnerungen der Kopie abschalten, damit Sie nicht zweimal benachrichtigt werden. Termine lassen sich zusätzlich nach Farbe oder nach Ihrer Zu- und Absage ausschließen.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, nur eine Testphase von 14 Tagen ohne Kreditkarte. Und iCloud ist langsamer als der Rest: Nach Angaben von OneCal dauert es bis zu 10 Minuten, bis eine iCloud-Änderung auf den anderen Kalendern ankommt, während Google und Outlook in Echtzeit laufen. Abgerechnet wird pro Nutzer und in US-Dollar.

2. CalendarBridge: am besten, um jede Richtung einzeln zu steuern

CalendarBridge rechnet in Sync-Verbindungen ab, und diese Definition sollten Sie vor der Tarifwahl verstanden haben. Eine Verbindung ist ein geordnetes Paar aus Quelle und Ziel: Eine einseitige Synchronisation ist eine Verbindung, eine beidseitige zwischen zwei Kalendern sind zwei, und drei Kalender in alle Richtungen sind sechs.

Basic enthält 2 Verbindungen, Premium 20 und Pro 56. In der Praxis kauft der günstigste Tarif damit genau eine beidseitige Synchronisation zwischen zwei Kalendern, also den üblichen Fall Arbeit plus privat.

Das Tempo hängt von der Quelle ab. Microsoft- und Google-Quellen sind nach ein bis zwei Minuten durch, iCloud- und ICS-Quellen werden alle 5 bis 10 Minuten abgefragt. Premium und Pro enthalten zusätzlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach HIPAA, was im Gesundheitswesen zählt. Eine Testphase gibt es, ihre Länge nennt das Unternehmen nicht.

3. SyncThemCalendars: am besten innerhalb von Google Workspace

Das hier ist keine eigene Web-App. Es installiert sich als Google-Workspace-Add-on und läuft direkt neben dem Kalender, dazu gibt es eine iOS-App für dasselbe Konto. Der Workspace-Eintrag weist mehr als 23.000 Installationen und 225 Rezensionen aus und wurde zuletzt am 18. September 2026 aktualisiert, das Add-on wird also gepflegt.

Die Tarife zählen Sync-Konfigurationen statt Kalender: 5, 16 oder 36 Synchronisationen, bei unbegrenzt vielen Kalendern und Terminen auf jeder Stufe. Über die Datenschutzeinstellungen blenden Sie jedes Feld hinter einem schlichten Belegt-Block aus oder schreiben Titel, Beschreibung, Ort, Sichtbarkeit und Erinnerungen der Kopie neu.

Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht. Die Testphase läuft 14 Tage ohne Kreditkarte.

4. Reclaim.ai: die beste kostenlose Option in der Cloud

Reclaim ist ein Terminassistent, der nebenbei eine solide Kalendersynchronisation mitbringt, und der kostenlose Lite-Tarif ist das nützlichste Gratis-Angebot in der Cloud in dieser Liste: 1 Synchronisation, 2 verbundene Kalender und 1 Buchungslink, ohne zeitliche Begrenzung.

Die Synchronisation läuft tatsächlich in beide Richtungen, und jede Kopie lässt sich auf nur Frei/Gebucht oder vollständige Details stellen. Kopierte Blöcke können als beruflicher Termin, als privater Termin oder schlicht als belegt gekennzeichnet werden, was angenehmer ist als eine Wand aus identischen Belegt-Einträgen.

Der Haken liegt bei der Abdeckung. Die Kalendersynchronisation unterstützt nur Google und Outlook, kein iCloud. Reclaim selbst empfiehlt als Umweg, iCloud zuerst in Google oder Outlook einzuspeisen, und warnt zugleich, dass dieser Weg um Stunden oder Tage hinterherhinken kann.

Die bezahlten Stufen kaufen vor allem mehr Synchronisationen und einen längeren Buchungshorizont:

• Starter: 10 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, dafür 3 Synchronisationen und ein Buchungszeitraum von 8 Wochen.
• Business: 15 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, beides auf unbegrenzt und 12 Wochen angehoben.

Wenn eine Synchronisation reicht, bleibt Lite dauerhaft kostenlos.

5. OGCS: das beste Gratis-Tool für Windows und klassisches Outlook

Outlook Google Calendar Sync ist der Veteran dieser Kategorie und bleibt die Antwort für alle, deren Outlook-Kalender ein Desktop-Profil statt eines Cloud-Kontos ist. Das Programm läuft lokal, braucht bei niemandem ein Konto und verlangt weder Installationsrechte noch eine dauerhafte Verbindung.

Es synchronisiert in allen drei Richtungen (Outlook zu Google, Google zu Outlook oder beides) und überträgt deutlich mehr als den Zeitraum: Betreff, Beschreibung, Ort, Teilnehmer, Erinnerungen, Verfügbarkeit, Privatsphäre, Kategorien und Farben sowie Serientermine. Ausschließen lassen sich Termine nach Verfügbarkeit, Privatsphäre, Titel, Kategorie oder Farbe.

Zwei Einschränkungen. Die aktuelle stabile Version ist v2.12.0 vom Januar 2026, und die v3-Reihe, die für die neue Outlook-App unter Windows nötig wäre, steckt weiterhin im Alpha-Stadium, zuletzt im September 2026. Und es läuft nur unter Windows, ohne Fassung für macOS und ohne gehostete Variante.

6. Outlook CalDav Synchronizer: am besten für CalDAV-Server und iCloud

Die zweite kostenlose Möglichkeit für Outlook, und die richtige Wahl, sobald die Gegenseite nicht Google ist. Es ist ein Outlook-Plugin, das schlicht CalDAV und CardDAV spricht und damit iCloud, Fastmail, Nextcloud, ownCloud, SOGo, Zimbra und den Rest der selbst gehosteten Welt erreicht, Google eingeschlossen.

Jedes Profil bekommt eigene Einstellungen für Synchronisationsmodus, Konfliktlösung und Intervall, und ein Zeitfilter hält die Synchronisation in einem Fenster aus vergangenen und künftigen Tagen. Kontakte und Aufgaben laufen ebenfalls mit, nicht nur Kalender.

Das Projekt wird aktiv gepflegt, Version 4.7.1 erschien im August 2026, und unterstützt werden Outlook 2007 bis 2021 sowie Microsoft 365 für den Desktop auf .NET 4.8. Wie OGCS läuft es nur unter Windows und setzt ein Outlook-Profil auf dem Rechner voraus, hilft also nicht weiter, wenn Ihr Outlook ausschließlich im Browser existiert.

7. CalendarSync: die beste selbst gehostete Option für die Kommandozeile

Das ist eine Go-Binärdatei, die Sie über eine YAML-Datei konfigurieren und selbst einplanen, gebaut von der deutschen Beratung inovex. Sie arbeitet zustandslos: Das Ziel wird bei jedem Lauf gegen die Quelle abgeglichen, statt in einer Datenbank nachgehalten zu werden.

Machen Sie sich klar, was dabei kopiert wird. Standardmäßig wandert nur die Zeit mit, weitere Felder schalten Sie über Transformer zu, die Teilnehmer, Ort, Erinnerungen, Beschreibung, Meeting-Links und Titel mitnehmen (inovex/CalendarSync auf GitHub). Ab Werk bekommen Sie also einen datensparsamen Zeitblocker, keine detaillierte Kopie.

Es arbeitet von Haus aus einseitig, von der Quelle zur Senke, ohne iCloud und ohne CalDAV. Das Projekt ist aktiv, im September 2026 landeten Commits, auch wenn zwischen v0.10.1 und v0.11.0 im Januar 2026 rund 17 Monate ohne Release vergingen. Einen gehosteten Planer gibt es ebenfalls nicht, das Intervall bestimmt also Ihr Cronjob, und am Anfang steht, dass Sie einen eigenen OAuth-Client in der Google Cloud oder in Azure anlegen und die Zugangsdaten in eine verschlüsselte Konfigurationsdatei eintragen. Wer selbst gehostete Technik grundsätzlich abwägt, findet in unserem Vergleich von 2sync und n8n denselben Handel zwischen Kontrolle und Pflegeaufwand.

8. Zapier: am besten für Ziele, die kein Sync-Tool erreicht

Zapier steht hier, weil es in jedem Thread über Kalendersynchronisation auftaucht und weil es wirklich die richtige Antwort ist, sobald Ihr Ziel ein Tool ist, das kein Sync-Dienst unterstützt. Für zwei Kalender, die konsistent bleiben sollen, ist es die falsche Antwort, und Zapier sagt das selbst: Zapier unterstützt derzeit keine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Apps.

Der Satz steht im Hilfebereich von Zapier, der anschließend erklärt, dass Sie eine beidseitige Synchronisation mit zwei gegenläufigen Zaps nachbauen können, und im selben Atemzug davor warnt, eine Zap-Schleife zu erzeugen. Genau eine solche Schleife entsteht, wenn die Ausgabe des einen Rezepts für das andere wie eine neue Eingabe aussieht.

Der kostenlose Tarif erlaubt 100 Tasks pro Monat bei zweistufigen Zaps, was ein gut gefüllter geteilter Kalender schnell aufbraucht. Unser Vergleich mit Zapier zeigt, was sich ändert, sobald das Ziel eine Notion-Datenbank ist.

9. Make: am besten für visuelle Abläufe mit mehreren Schritten

Make ist dieselbe Architektur mit der besseren Arbeitsfläche: Szenarien statt Zaps, dazu Router und Filter, die verzweigte Logik deutlich lesbarer machen. Eine Synchronisation von Kalender zu Kalender bedeutet trotzdem zwei Szenarien, eines je Richtung, mit demselben Schleifenrisiko und ohne gemeinsamen Zustand.

Abgerechnet wird in Credits, wobei jede Modulaktion einen kostet. Der kostenlose Tarif erlaubt 1.000 Credits pro Monat und zwei aktive Szenarien, dazu einen Mindestabstand von 15 Minuten zwischen zwei Läufen. Bezahlte Tarife beginnen bei 9 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 10.000 Credits und senken den Abstand auf eine Minute.

Die Abrechnung ist auf beiden Plattformen die eigentliche Grenze: Ein voller geteilter Kalender frisst das Kontingent schnell. Falls Sie die beiden gegeneinander abwägen, haben wir das in Zapier vs. Make getan.

10. 2sync: am besten, wenn Termine in eine Notion-Datenbank gehören

Das ist die Kategorie, die die anderen neun nicht abdecken. Statt einen Termin in einen zweiten Kalender zu kopieren, schreibt 2sync ihn als bearbeitbare Zeile in eine Notion-Datenbank, die Sie filtern, sortieren und mit einem Kunden oder Projekt verknüpfen können. Abgedeckt sind Google Kalender, Outlook-Kalender, Todoist, Google Tasks, Gmail und beide Kontaktbücher. Wir bauen das Tool, gewichten Sie den Eintrag also entsprechend.

Die Richtung wird pro Feld statt pro Synchronisation festgelegt. Titel und Zeit dürfen in beide Richtungen laufen, während die Beschreibung nur Richtung Notion wandert. So überschreiben Besprechungsnotizen aus Notion keine Einladung, die alle anderen Teilnehmer sehen. Filter entscheiden schon vorher, was überhaupt infrage kommt: nach Kalender, nach Titel, nach Teilnehmer oder nach jeder beliebigen Notion-Eigenschaft.

Von den Menschen, die bei uns eine Synchronisation einrichten, wählen 78,9 % beide Richtungen, und im Schnitt kommen 4,13 Kalender oder Aufgabenlisten zusammen. Das ist das deutlichste Signal, das wir haben, dass ein einzelner Kalender selten das ganze Bild ist. Google Kalender ist mit 96.484 Nutzenden die am häufigsten verbundene App auf der Plattform.

Für das Zwei-Kalender-Problem gibt es hier eine Variante, die gut funktioniert. Mehrere Google-Kalender passen in eine einzige Automatisierung, und ein Google-Kalender plus ein Outlook-Kalender sind zwei Automatisierungen, die auf dieselbe Notion-Datenbank zeigen. Damit wird die Datenbank der Ort, an dem beide auftauchen. Für genau diese Konstellation existiert die Einstellung Ignore linked (Verknüpfte ignorieren), damit eine Seite, die bereits zu einer Automatisierung gehört, kein zweites Mal beschrieben wird. Die erweiterten Synchronisierungseinstellungen erklären sie im Detail.

Die Einrichtung dauert rund fünf Minuten und steht Schritt für Schritt in unseren Anleitungen zu Notion mit Google Kalender verbinden und Notion mit Outlook-Kalender synchronisieren. Unito ist die zweite Option in dieser Kategorie, preislich auf größere Teams zugeschnitten.

So wählen Sie das richtige Tool

Sechs Punkte trennen diese Tools voneinander, sobald man an den Marketingseiten vorbei ist.

• Richtung. Einseitig ist sicherer und deckt die meisten Fälle ab, beidseitig heißt dagegen, dass eine Änderung auf der einen Seite die andere überschreibt. Unsere Doku erklärt auf Feldebene, was sich zwischen einseitig und beidseitig ändert.
• Details oder Belegt-Blöcke. Entscheiden Sie, ob die Kopie Titel und Teilnehmer tragen soll oder nur den Zeitraum. Eine Kopie mit allen Details im Arbeitskonto ist für jeden sichtbar, der Zugriff auf diesen Kalender hat. Beim gemeinsamen Kalender in einer Partnerschaft ist das der Punkt, an dem die meisten es sich anders überlegen.
• Serientermine. Hier bricht Kalendersynchronisation am häufigsten, denn eine wöchentliche Serie, eine einzeln verschobene Ausnahme und ein abgesagter Termin sind drei verschiedene Objekte. Testen Sie einen Serientermin, bevor Sie einem Tool Ihre Woche anvertrauen.
• Verzögerung. Echtzeit bedeutet in der Praxis ein bis zwei Minuten bei Google- und Microsoft-Quellen und 5 bis 10 Minuten bei iCloud und ICS-Feeds, was auch immer auf der Startseite steht.
• Was der Anbieter speichert. Ein gehosteter Spiegel hält ein Zugriffstoken für beide Konten und kann jeden Termin darin lesen. Ein lokales Programm wie OGCS oder eine selbst gehostete Binärdatei behält das auf Ihrem Rechner.
• Kosten, wenn die Konten mehr werden. Preise pro Platz, Stufen pro Kalender und die Verbindungen pro Richtung bei CalendarBridge wachsen unterschiedlich schnell. Rechnen Sie den Aufbau durch, den Sie in einem Jahr haben, nicht den von heute.

Die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben, die die meisten überhaupt erst zu diesen Tools führt, lässt sich auch weiter vorne lösen. Unser Vergleich von Outlook-Kalender und Google Kalender zeigt, welches Konto das Hauptkonto sein sollte, und das verringert, wie viel Sie überhaupt synchronisieren müssen.

Fazit

Wer zwei oder drei Kalender führt, kommt mit OneCal oder CalendarBridge ans Ziel, und die Wahl zwischen beiden hängt daran, ob alles gegenseitig aktuell sein soll oder jede Richtung bewusst festgelegt gehört. Reclaim ist der Startpunkt, wenn nichts kosten darf. Für ein Outlook-Desktop-Profil unter Windows deckt OGCS die Google-Seite ab und Outlook CalDav Synchronizer alles, was CalDAV spricht.

Prüfen Sie vorher die kostenlose Freigabe. Sie löst das Problem des Sehens, und viele hätten nie ein Tool gebraucht.

Und wenn Sie deshalb synchronisieren, weil Ihre Besprechungen neben Ihren Aufgaben, Kunden oder Projekten stehen sollten, war ein zweiter Kalender ohnehin nie die Antwort. Dann gehören die Termine in eine Datenbank.

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