Microsoft To Do: Anleitung für die kostenlose App

Auf den ersten Blick wirkt Microsoft To Do fast zu schlicht: links ein paar Listen, rechts ein Feld mit der Aufschrift Aufgabe hinzufügen. Das Nützliche liegt eine Ebene tiefer, in der Detailansicht jeder Aufgabe, in den intelligenten Listen und in der Verbindung zu Outlook.

Diese Anleitung geht die Funktionen in der Reihenfolge durch, in der Sie sie im Alltag brauchen. Am Ende folgen die Grenzen, die Microsoft zwar dokumentiert, aber nicht auf die Startseite schreibt.

Erste Liste, erste Aufgabe: so starten Sie

Alles in To Do beginnt mit Listen. Legen Sie eine pro Lebens- oder Arbeitsbereich an und füllen Sie sie dann mit Aufgaben:

1. Wählen Sie unten in der Randleiste Neue Liste und geben Sie einen Namen ein.
2. Öffnen Sie die Liste, klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, tippen Sie den Titel ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Aufgabe landet am Ende der Liste.
3. Für zusammengehörige Listen (Zuhause, Büro, Nebenprojekt) klicken Sie auf das Listengruppensymbol rechts neben Neue Liste. Es entsteht eine neue Gruppe ohne Namen, die Sie umbenennen und in die Sie Listen per Drag & Drop ziehen.

Jedes Konto hat außerdem die eingebaute Liste Aufgaben (auf manchen Microsoft-Screenshots heißt sie noch „Vorgänge"). Was Sie in einer intelligenten Liste wie Mein Tag neu anlegen, speichert To Do dort.

Zum Löschen öffnen Sie die Aufgabe und klicken auf das Papierkorbsymbol unten rechts in der Detailansicht. Haben Sie eine Aufgabe versehentlich gelöscht, führt der Weg zurück laut Microsoft über Outlook am Desktop, angemeldet mit demselben Konto.

Dort öffnen Sie den Ordner Gelöschte Elemente, klicken die Aufgabe mit der rechten Maustaste an und verschieben sie zurück in den Ordner Aufgaben. Danach steht sie wieder in ihrer Liste.

Mein Tag: so planen Sie den Tag

Mein Tag ist die Funktion, die sich als tägliche Gewohnheit lohnt. Die Liste beginnt jeden Tag leer, also entscheiden Sie bewusst, was heute drankommt, statt auf alle offenen Aufgaben gleichzeitig zu starren.

• Aufgaben hinzufügen: Öffnen Sie eine Aufgabe und wählen Sie Zu meinem Tag hinzufügen, oder tippen Sie eine neue Aufgabe direkt in Mein Tag ein.
• Vorschläge nutzen: Hinter dem Glühbirnensymbol oben in Mein Tag schlägt To Do Aufgaben vor, auch solche, die gestern liegen geblieben sind.
• Zurücksetzen lassen: Mein Tag leert sich jede Nacht. Unerledigte Aufgaben bleiben gespeichert und tauchen am nächsten Tag unter den Vorschlägen wieder auf.

Sortieren Sie Mein Tag nach Wichtigkeit, rutschen die Aufgaben mit Stern nach oben. So sehen Sie auf einen Blick die zwei, drei Dinge, auf die es heute ankommt.

Schritte, Notizen und Dateien hinzufügen

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet rechts die Detailansicht. Dort wird aus einer Zeile etwas, das Sie tatsächlich abarbeiten können.

• Schritte: Wählen Sie Schritt hinzufügen, tippen Sie und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Ein Zähler unter dem Aufgabennamen zeigt, wie viele Schritte schon erledigt sind.
• Notizen: Unter Notiz hinzufügen halten Sie Details, Links oder Hintergründe fest. In der Webversion lassen sich Notizen fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, nummerierte Listen gehen auch.
• Dateien: Mit Datei hinzufügen hängen Sie ein Dokument an die Aufgabe.

Schritte sind eine einfache Checkliste. Jeder Schritt besteht aus einem Kästchen und einer Textzeile, ohne eigenes Datum, ohne Erinnerung und ohne weitere Schritte darunter. Behandeln Sie sie als kleine Liste innerhalb der Aufgabe, nicht als Unteraufgaben.

Fälligkeitsdatum, Erinnerung und Wiederholung

In derselben Detailansicht stehen die drei Optionen für die Planung:

• Fälligkeitsdatum hinzufügen: Heute, Morgen, Nächste Woche oder Datum auswählen.
• Erinnerung: Später am Tag, Morgen, Nächste Woche oder Datum und Uhrzeit auswählen.
• Wiederholen: Täglich, Wochentage, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert.

Eine Sache überrascht viele: Ein Fälligkeitsdatum hat keine Uhrzeit. Muss etwas um 15 Uhr passieren, stellen Sie eine Erinnerung auf 15 Uhr. Die Erinnerung ist das einzige Datum, das Sie in To Do mit Uhrzeit setzen.

Jede Aufgabe mit Datum erscheint zusätzlich in der intelligenten Liste Geplant, gruppiert nach Früher, Heute, Morgen und später. Näher kommt To Do an eine Terminübersicht nicht heran.

Die Windows-App ab Version 2.66 erkennt Termine auch direkt im Titel: „tomorrow 5pm" wird zur Erinnerung, „every Monday" zur Wiederholung. Microsoft unterstützt das unter Windows derzeit aber nur auf Englisch, deutsche Angaben wie „morgen 17 Uhr" funktionieren dort also nicht.

Die iOS-App macht ähnliche Vorschläge für Fälligkeitsdaten und Erinnerungen. Wer die Erkennung unter Windows nicht möchte, schaltet in den Einstellungen die Erkennung von Datums- und Uhrzeitangaben in Aufgabentiteln ab.

Wichtigkeit, Tags und Kategorien

To Do bietet drei Arten, Aufgaben zu markieren, und jede erfüllt einen anderen Zweck:

• Wichtigkeit: Klicken Sie auf den Stern einer Aufgabe. Markierte Aufgaben erscheinen in der intelligenten Liste Wichtig, und jede Liste lässt sich nach Wichtigkeit sortieren.
• Tags: Schreiben Sie einen Hashtag in den Titel, etwa #Büro oder #Uni. Ein Klick auf den Tag oder eine Suche danach zeigt alle Aufgaben, Notizen und Schritte mit diesem Tag, über alle Listen hinweg.
• Kategorien: Über Kategorie auswählen in der Detailansicht vergeben Sie dieselben Farbkategorien wie in Outlook, auf Wunsch mehrere pro Aufgabe. Microsoft beschreibt das für To Do im Web.

Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails übernehmen die Kategorien der E-Mail, und beide bleiben verbunden: Ändern Sie die Kategorie an der Aufgabe, zieht die E-Mail mit.

Gekennzeichnete E-Mails aus Outlook als Aufgaben

Läuft Ihre Arbeit über Outlook, ist das die nützlichste Verbindung, die To Do hat. Kennzeichnen Sie eine E-Mail in Outlook, erscheint sie in To Do in der Liste Gekennzeichnete E-Mail, mit dem Betreff als Aufgabenname und einer Vorschau der Nachricht in der Detailansicht.

Zum Einschalten öffnen Sie in To Do die Einstellungen und aktivieren unter Verbindungen den Schalter Gekennzeichnete E-Mail.

Fehlen gekennzeichnete E-Mails in To Do, prüfen Sie diese Bedingungen von Microsoft:

• Das Postfach muss bei Microsoft gehostet sein: Outlook.com, Hotmail, Live oder ein Microsoft-365-Konto, auch mit eigener Domain.
• Der erste Abgleich ist begrenzt: Er holt die 100 zuletzt gekennzeichneten E-Mails der letzten 30 Tage. Danach kommt jede neue Kennzeichnung ebenfalls in die Liste.
• Nur Ihr primäres Postfach zählt: Kennzeichnungen in freigegebenen Postfächern und freigegebenen Ordnern werden nicht übernommen.
• Gekennzeichnete Kalenderereignisse bleiben außen vor.

Ist aus der E-Mail eine Aufgabe geworden, können Sie sie umbenennen, mit Fälligkeitsdatum und Erinnerung versehen, zu Mein Tag hinzufügen oder als wichtig markieren. In Outlook öffnen in der Detailansicht springt zurück zur Nachricht.

In Outlook unter Windows geht es auch ohne Fähnchen: Ziehen Sie eine E-Mail im Navigationsbereich auf das Aufgabensymbol und lassen Sie sie dort los, dann entsteht daraus eine Aufgabe.

Wer nicht von Hand kennzeichnen will, überlässt das einer Outlook-Regel, die passende E-Mails schon beim Eintreffen kennzeichnet.

Listen teilen und Aufgaben zuweisen

In To Do teilen Sie Listen, nicht einzelne Aufgaben. Das passt für den Haushalt, ein kleines Team oder die Reiseplanung:

1. Öffnen Sie eine Liste, die Sie selbst erstellt haben, und klicken Sie oben rechts auf das Freigabesymbol.
2. Wählen Sie Einladungslink erstellen und dann Link kopieren. Den Link schicken Sie per E-Mail oder Messenger.
3. Damit niemand Neues beitritt, wählen Sie Zugriff verwalten und beschränken den Zugriff auf die aktuellen Mitglieder. Mit Freigabe beenden wird die Liste wieder privat.

Klappt das Teilen nicht, prüfen Sie zuerst die Konten. Geteilt wird zwischen privaten Microsoft-Konten oder zwischen Konten derselben Organisation, also derselben Firma, Schule oder Uni. Ein privates Konto kann der Liste eines Arbeitskontos nicht beitreten.

Einzelne Aufgaben verteilen Sie innerhalb einer geteilten Liste: Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie Zuweisen an. Unter Windows geht es schon beim Anlegen, indem Sie @ und den Namen eines Mitglieds eintippen.

Alles, was Ihnen zugewiesen ist, sammelt die intelligente Liste Mir zugewiesen (die To-Do-Hilfe nennt sie „Ihnen zugewiesen"). Dort landen auch Aufgaben aus Planner, sobald Sie unter Einstellungen > Verbindungen die Verbindung zu Planner einschalten.

Verschieben Sie eine zugewiesene Aufgabe in eine andere Liste, fällt die Zuweisung weg und Sie müssen sie neu vergeben.

To Do, Aufgaben in Outlook und Planner im Vergleich

Microsoft hat drei Stellen für Aufgaben, und sie überschneiden sich weniger, als die Namen vermuten lassen:

Aufgaben in Outlook und To Do greifen auf dieselben Daten zu: Was Sie in einem der beiden anlegen, steht auch im anderen.

Eine Ausnahme sind die alten Aufgabenfelder des klassischen Outlook. Laut Microsoft zeigt To Do Status, Prozentsatz erledigt, mehrere Prioritätsstufen und Arbeitszeiten nicht an. Die Daten bleiben aber auf dem Server erhalten.

Planner ist ein eigenes Produkt für Teamarbeit. Was Ihnen dort jemand zuweist, erreicht Sie trotzdem über die To-Do-Liste Mir zugewiesen.

Tastenkombinationen unter Windows

Die Windows-App versteht diese Tastenkombinationen:

Wo Microsoft To Do an Grenzen stößt

To Do ist bewusst einfach gehalten. Die Lücken fallen erst auf, wenn Ihre Aufgaben an Projekten hängen:

• Keine Kalenderansicht. Aufgaben erscheinen nicht von selbst in einem Kalender. Im neuen Outlook und in Outlook im Web ziehen Sie eine Aufgabe aus dem Bereich Mein Tag in den Kalender, daraus wird ein separater Termin.
• Keine Uhrzeit am Fälligkeitsdatum. Nur die Erinnerung hat eine.
• Keine Unteraufgaben. Schritte sind eine flache Checkliste.
• Keine eigenen Felder, Boards oder Zeitachsen. Eine Aufgabe hat die Felder, die Microsoft vorgibt, mehr nicht.
• Gekennzeichnete E-Mails mit Einschränkungen. Ein Postfach, und beim ersten Abgleich höchstens 100 E-Mails aus 30 Tagen.

Für den Einkaufszettel spielt nichts davon eine Rolle. Spürbar wird es, wenn die Aufgaben zu einem Kunden, einem Projektplan oder einem Redaktionskalender gehören, den Sie in einem Werkzeug wie Notion führen.

Erfassen in To Do, planen in Notion

Dafür müssen Sie To Do nicht aufgeben. Das Erfassen bleibt in To Do schnell, gerade über gekennzeichnete E-Mails. Die Planung übernimmt Notion, ein Arbeitsbereich aus Seiten und Datenbanken, mit Kalender- und Board-Ansichten, Verknüpfungen zu Projekten und Eigenschaften, die Sie selbst festlegen.

Damit beide Seiten übereinstimmen, verbindet 2sync Ihre Listen aus To Do per Zwei-Wege-Synchronisation mit einer Notion-Datenbank. Einige Eigenheiten ergeben sich daraus, wie Microsoft To Do aufgebaut ist:

• Schritte kommen als Text in Notion an, eine Zeile pro Schritt. Was Sie dort ändern, schreibt nicht zurück.
• Gekennzeichnete E-Mails wandern nach Notion, aber in Notion angelegte Aufgaben lassen sich nicht in die Liste Gekennzeichnete E-Mail schieben.
• Fälligkeits- und Startdatum bleiben reine Tagesangaben, wie in To Do.
• Wiederkehrende Aufgaben erzeugen eine neue Notion-Seite, sobald ein Durchlauf erledigt ist.

2sync verarbeitet die Daten für den Abgleich, speichert aber keine Kopien Ihrer Aufgaben, sondern nur Verbindungsdaten und Ihre Einstellungen.

Wie Sie die Verbindung Schritt für Schritt einrichten und welche anderen Wege es gibt, zeigt die Anleitung Notion mit Microsoft To Do verbinden.

Fazit: mit drei Gewohnheiten anfangen

Am ersten Tag brauchen Sie nicht jede Funktion. Drei Gewohnheiten bringen den größten Teil des Nutzens:

1. Eine Liste pro Bereich, gruppiert, sobald es mehr als fünf oder sechs werden.
2. Jeden Morgen Mein Tag, aus den Vorschlägen gefüllt statt aus dem Gedächtnis.
3. Kennzeichnen statt abtippen, damit Wiedervorlagen aus E-Mails von selbst in To Do landen.

Schritte, Tags und geteilte Listen kommen dazu, wenn eine Aufgabe oder der Haushalt sie braucht. Wird To Do für ein Projekt zu eng, ist das meist ein Zeichen, dass das Projekt eine Datenbank braucht.

Sie vergleichen noch? Microsoft To Do vs. Todoist stellt die beiden Apps direkt gegenüber, und die Übersicht der besten To-do-Listen-Apps zeigt weitere Optionen.

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