Kurze Antwort
Nehmen Sie Google Tasks, wenn Sie in Gmail und Google Kalender arbeiten: Aufgaben stehen mit Uhrzeit im Kalender, und jede E-Mail wird mit einem Klick zur Aufgabe. Nehmen Sie Microsoft To Do, wenn Sie mit Outlook oder Microsoft 365 arbeiten, eine Desktop-App für Windows oder Mac möchten oder Listen teilen. Beide sind kostenlos.
Microsoft To Do und Google Tasks lösen dasselbe Problem, und beide kosten nichts. Den Ausschlag gibt deshalb selten eine einzelne Funktion, sondern die Frage, wo der Rest Ihres Tages stattfindet: in Outlook und Microsoft 365 oder in Gmail und Google Kalender.
Alle Angaben unten haben wir am 3. Oktober 2026 mit den Hilfeseiten von Microsoft und Google abgeglichen.
Microsoft To Do vs. Google Tasks im Überblick
| Microsoft To Do | Google Tasks | |
|---|---|---|
| Preis | Kostenlos | Kostenlos |
| Apps | Windows, Mac, iPhone, Android, Web | iPhone, Android; am Computer nur im Browser |
| Eingebunden in | Outlook | Gmail, Kalender, Chat, Drive, Docs |
| Fälligkeit | Ein Tag; Erinnerungen mit Uhrzeit | Datum und Uhrzeit, dazu eine Frist |
| Im Kalender | Nur per Drag-and-drop | Automatisch, sobald ein Datum gesetzt ist |
| E-Mail als Aufgabe | In Outlook kennzeichnen | Zu Tasks hinzufügen in Gmail |
| Aufgaben unterteilen | Schritte (eine Checkliste) | Unteraufgaben |
| Geteilte Listen | Ja, mit Zuweisung | Nein |
| Tagesplanung | Liste Mein Tag | Zeitblöcke in Google Kalender |
Welche App läuft auf Windows und Mac?
🥇 Fazit: Microsoft To Do, wenn Sie eine Desktop-App wollen. Google Tasks hat keine, öffnet sich aber direkt in Gmail, Google Kalender und Docs.
Microsoft To Do ist eine eigenständige App für Android, iOS, Mac, Windows und das Web. Die Aufgaben liegen in Exchange, also dort, wo auch Outlook seine Aufgaben speichert. Deshalb sehen Sie sie in Outlook ebenfalls.
Google Tasks gibt es als App für Android und iPhone, eine Version für Windows oder Mac fehlt. Am Computer öffnen Sie Google Tasks im Browser: als eigene Ansicht in Google Kalender oder in der Seitenleiste von Gmail, Chat, Drive, Docs, Sheets und Präsentationen.
Wer Google Tasks am PC wie ein eigenes Programm nutzen möchte, legt sich am besten ein Lesezeichen auf die Aufgabenansicht von Google Kalender. Unsere Anleitung zu Google Tasks erklärt die Grundlagen.
Für beide Apps genügt ein privates Konto. Bei einem Arbeits- oder Schulkonto bestimmt Ihr Administrator, ob Sie Google Tasks nutzen dürfen. To Do setzt dort ein passendes Microsoft-365-Abo und ein Postfach in Exchange Online voraus.
Google begrenzt Tasks auf 100.000 Aufgaben über alle Listen und 20.000 offene Aufgaben pro Liste. Für To Do veröffentlicht Microsoft keine Obergrenzen.
Welche App bringt Aufgaben in den Kalender?
🥇 Fazit: Eindeutig Google Tasks. Seine Aufgaben erscheinen von selbst in Google Kalender, auf Wunsch mit Uhrzeit und Dauer.
Eine Aufgabe in Google Tasks kann Datum und Uhrzeit, eine separate Frist und eine Wiederholung haben. Jede Aufgabe mit Datum steht in Google Kalender. Legen Sie die Aufgabe direkt im Kalender an, können Sie zusätzlich ihre Dauer festlegen und sich für diesen Zeitraum als Beschäftigt eintragen.
Benachrichtigungen kommen zur eingestellten Uhrzeit. Hat eine Aufgabe ein Datum, aber keine Uhrzeit, meldet sie sich um 9 Uhr, und eine Frist tut das an ihrem Stichtag ebenso.
Die Optionen Bitte nicht stören und Besprechungen automatisch ablehnen für Aufgabenblöcke gibt es nur mit Arbeits- oder Schulkonten. Wie Sie das einrichten, zeigt unser Beitrag zu Aufgaben in Google Kalender.
Microsoft To Do trennt Datum und Uhrzeit. Ein Fälligkeitsdatum ist ein Tag ohne Uhrzeit, eine Uhrzeit nimmt nur Erinnern an. Wiederholen lassen sich Aufgaben täglich, an Wochentagen, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nach eigenem Muster.
Eine Kalenderansicht hat To Do nicht, und Ihre Aufgaben tauchen nicht von selbst im Outlook-Kalender auf. Im neuen Outlook und in Outlook im Web ziehen Sie eine Aufgabe aus dem Bereich Mein Tag in den Kalender, erst dann entsteht ein Termin.
Laut einer Antwort auf Microsoft Q&A vom Februar 2026 ist dieses Ziehen derzeit der unterstützte Weg.
Was To Do stattdessen bietet, ist Mein Tag: eine Tagesliste, die Sie aus Ihren übrigen Listen bestücken. Sie leert sich um Mitternacht, ohne eine Aufgabe zu löschen. Das passt zu allen, die ihren Tag nach Listen planen statt nach der Uhr.
Welche App macht aus E-Mails Aufgaben?
🥇 Fazit: Die, die zu Ihrem Postfach passt. In Gmail klappt es mit jeder Gmail-Adresse, in To Do nur mit einem Postfach, das Microsoft hostet.
In Gmail öffnen Sie eine E-Mail und klicken auf Zu Tasks hinzufügen, oder Sie ziehen die Nachricht in die Tasks-Seitenleiste (Anleitung von Google). In Google Chat funktioniert das bei Direktnachrichten genauso.
In Outlook kennzeichnen Sie eine E-Mail, und sie erscheint in der To-Do-Liste Gekennzeichnete E-Mail, samt Vorschau der Nachricht und der Option In Outlook öffnen. Dort können Sie die Aufgabe umbenennen, ihr ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung geben, sie zu Mein Tag hinzufügen oder als wichtig markieren.
Die Hilfeseite zu gekennzeichneten E-Mails nennt drei Einschränkungen:
- Nur Postfächer bei Microsoft. Die Funktion läuft mit Adressen von Outlook.com, Hotmail.com und Live.com sowie mit eigenen Domains, die Microsoft hostet. Ein Gmail-Konto, das Sie in Outlook eingebunden haben, liefert nichts.
- Start mit 30 Tagen. Beim Einschalten holt To Do die 100 zuletzt gekennzeichneten E-Mails der vergangenen 30 Tage, danach jede neue Kennzeichnung.
- Nur das primäre Postfach. Kennzeichnungen in freigegebenen Postfächern und Ordnern werden nicht synchronisiert.
Schritte in To Do oder Unteraufgaben in Google Tasks?
🥇 Fazit: In eine To-Do-Aufgabe passen mehr Details, Google Tasks zerlegt eine Aufgabe besser in Teile.
Google Tasks kennt echte Unteraufgaben, die unter einer übergeordneten Aufgabe hängen. Einen Haken nennt Google selbst: Eine Aufgabe mit Unteraufgaben lässt sich nicht wiederholen.
Microsoft To Do setzt stattdessen auf Schritte. Ein Schritt ist ein Kontrollkästchen in der Detailansicht der Aufgabe, ohne eigenes Datum und ohne Erinnerung. Er funktioniert also wie ein Punkt auf einer Checkliste, nicht wie eine kleinere Aufgabe.
Dafür bietet To Do in jeder Aufgabe mehr Platz (Hilfe von Microsoft):
- Dateien: jeder Dateityp, bis zu 25 MB pro Aufgabe.
- Tags: ein Hashtag wie #arbeit im Titel, nach dem Sie später suchen können.
- Kategorien: dieselben Farbkategorien, die Sie aus Outlook kennen.
Google Tasks hat weder Tags noch Kategorien. Es bietet Notizen, einen Stern und fünf Sortierungen: Meine Reihenfolge, Datum, Frist, Vor Kurzem markiert und Titel. Priorität markieren beide Apps mit einem einzelnen Stern, Prioritätsstufen kennt keine von beiden.
Welche App eignet sich besser zum Teilen?
🥇 Fazit: Microsoft To Do. Es hat geteilte Listen, Google Tasks nicht.
In To Do teilen Sie eine Liste und weisen Aufgaben über Zuweisen an jedem Mitglied zu, auch sich selbst. Teilen funktioniert zwischen privaten Microsoft-Konten oder zwischen Konten derselben Organisation. Das reicht für eine Familienliste oder ein Team im selben Unternehmen.
Geteilte Listen gibt es in Google Tasks nicht. Aufgaben verteilen können Sie trotzdem an zwei Stellen:
- Gruppenbereiche in Google Chat: Legen Sie dort eine Aufgabe an und weisen Sie sie über Zuweisen einem Mitglied zu. Die Person bekommt eine E-Mail und findet die Aufgabe in ihrer eigenen Liste (Google).
- Google Docs: Mit @task weisen Sie sich selbst oder anderen eine Aufgabe zu, sofern Ihr Google-Workspace-Abo die Funktion enthält.
Welche App sollten Sie wählen?
- Google Tasks, wenn Sie in Gmail und Google Kalender arbeiten, Ihren Tag in Zeitblöcken planen und mit Browser und Smartphone-App auskommen.
- Microsoft To Do, wenn Sie mit Outlook oder Microsoft 365 arbeiten, eine Desktop-App für Windows oder Mac möchten oder Listen mit der Familie oder mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
- Beide, wenn Sie beruflich mit Microsoft 365 arbeiten und privat mit Gmail. Die zwei Apps tauschen nichts miteinander aus; der nächste Abschnitt zeigt, wie Sie trotzdem beide Listen an einem Ort sehen.
Geht es eigentlich um das ganze Ökosystem, behandelt unser Vergleich Outlook-Kalender vs. Google Kalender die Kalenderseite.
Brauchen Sie Projekte, Filter oder Board-Ansichten, die keine der beiden Apps hat, lesen Sie Microsoft To Do vs. Todoist und Todoist vs. Google Tasks.
Beide im Einsatz? Berufliche und private Aufgaben in einer Notion-Datenbank
Viele haben keine Wahl: Der Arbeitgeber setzt auf Microsoft 365, privat läuft alles über Gmail. Die beiden Aufgaben-Apps wissen nichts voneinander, also schauen Sie jeden Tag in zwei Listen.
Ein Ausweg ist eine gemeinsame Datenbank in Notion, einem Arbeitsbereich, der dieselben Aufgaben als Tabelle, Board oder Kalender anzeigen kann.
2sync synchronisiert Notion in beide Richtungen mit Microsoft To Do und Google Tasks. Dieselbe Plattform verbindet Notion auch mit Google Kalender, Outlook-Kalender, Todoist, Gmail, Outlook-Mail und Ihren Kontakten. Sie legen pro App eine Automatisierung an und richten beide auf dieselbe Datenbank:
- Verbinden Sie Microsoft To Do und wählen Sie die Listen aus, die synchronisiert werden sollen.
- Verbinden Sie Google Tasks und wählen Sie auch dort die Listen aus.
- Legen Sie in der Datenbank eine Eigenschaft wie „Quelle" an und geben Sie jeder Automatisierung einen Filter, damit jede nur ihre eigenen Aufgaben bearbeitet (so laufen mehrere Automatisierungen auf einer Datenbank).
Was von welcher Seite synchronisiert wird:
- Microsoft To Do: Titel, Notizen, Fälligkeitsdatum, Startdatum, Erinnerung, Wichtigkeit, Kategorien, Status, Erledigt und Liste laufen in beide Richtungen. Schritte und gekennzeichnete E-Mails kommen ebenfalls in Notion an.
- Google Tasks: Titel, Notizen, Fälligkeitsdatum, Erledigt und Liste laufen in beide Richtungen, und Unteraufgaben behalten ihre übergeordnete Aufgabe als Notion-Relation.
Fazit
Beide Apps sind kostenlos, also nehmen Sie die, die zu Ihrem Arbeitsumfeld passt. Gmail und Google Kalender sprechen für Google Tasks, vor allem wenn Sie Ihren Tag in Zeitblöcken planen.
Outlook, ein Desktop unter Windows oder Mac und geteilte Familienlisten sprechen für Microsoft To Do. Brauchen Sie beide, behalten Sie beide und synchronisieren Sie sie in eine Notion-Datenbank.
To Do und Google Tasks an einem Ort
Synchronisieren Sie Microsoft To Do und Google Tasks in beide Richtungen mit einer Notion-Datenbank, mit Feldzuordnung und Filtern für jede App.
FAQ
Gibt es von Microsoft eine App wie Google Tasks?
Ja, Microsoft To Do. Die App ist mit jedem Microsoft-Konto kostenlos, und ihre Aufgaben sind dieselben, die Sie in Outlook sehen, weil beide in Exchange Online gespeichert werden.
Lässt sich Microsoft To Do mit Google Tasks synchronisieren?
Nicht direkt, denn keine der beiden Apps hat eine eingebaute Verbindung zur anderen. Automatisierungsdienste wie Zapier können zu jeder neuen Aufgabe in To Do eine Aufgabe in Google Tasks anlegen, kopieren aber nur neue Aufgaben und nur in eine Richtung. Für einen Umzug tippen Sie eine kurze Liste am schnellsten neu ein.
Gibt es Google Tasks noch?
Ja. Googles Hilfe beschreibt inzwischen sogar Fristen und Zeitblöcke in Google Kalender, und Tasks öffnet sich in Gmail, Kalender, Chat, Drive und Docs sowie in den eigenen Apps für Android und iPhone.
Was ist besser als Google Tasks?
Das hängt davon ab, was Ihnen fehlt. Microsoft To Do bringt Desktop-Apps und geteilte Listen mit, Todoist Projekte, Labels und Board-Ansichten (Todoist vs. Google Tasks). Weitere Optionen vergleicht unsere Übersicht der besten To-do-Listen-Apps.
