So nutzen Sie Notion Calendar: Einrichtung, Datenbanken, Grenzen

Notion Calendar ist die kostenlose Kalender-App von Notion. Sie meldet sich bei Ihren vorhandenen Kalenderkonten an, also Google, Microsoft Outlook oder Apple iCloud, und zeigt deren Termine in einem Fenster neben Ihrer Arbeit in Notion.

Die Einrichtung ist schnell erledigt. Die eigentlichen Fragen kommen danach:

• Was macht die App mit Ihren Notion-Datenbanken?
• Was fehlt auf dem Handy noch?
• Wo werden Ihre Termine am Ende gespeichert?

Was Notion Calendar ist und was nicht

Drei Dinge sollten Sie vorab wissen:

• Früher hieß die App Cron. Seit Januar 2024 trägt sie den Namen Notion Calendar.
• Es ist eine eigene App, getrennt von Notion, mit eigenem Download und eigenen Einstellungen.
• Eigene Termine speichert sie nicht. Jeder Termin, den Sie sehen, gehört zu einem verbundenen Google-, Outlook- oder iCloud-Konto, und was Sie in Notion Calendar ändern, wird in genau diesem Konto gespeichert.

Wer nach „Notion Kalender" sucht, meint oft eines von zwei Dingen:

• Die Kalenderansicht ordnet die Einträge einer Notion-Datenbank nach Datum, direkt in Notion. Dafür brauchen Sie keine zusätzliche App.
• Notion Calendar ist die eigenständige App, um die es hier geht. Sie zeigt Ihre echten Kalenderkonten und legt datierte Datenbankeinträge darüber.

Suchen Sie fertige Layouts für die Kalenderansicht, sind unsere Notion-Kalendervorlagen der bessere Startpunkt.

Notion Calendar in fünf Schritten einrichten

Notions eigene Einstiegsanleitung geht in derselben Reihenfolge vor. So vermeiden Sie einen typischen Stolperstein: eine Datenbank hinzufügen zu wollen, bevor der Workspace verknüpft ist.

Schritt 1: Notion Calendar herunterladen

Notion Calendar laden Sie kostenlos über Notions Download-Seite herunter oder direkt für Ihre Plattform:

• Mac (ab macOS 11): Notion Calendar für Mac herunterladen
• Windows: Notion Calendar für Windows herunterladen
• Web: calendar.notion.com läuft in Chrome, Safari, Firefox, Edge und Arc, auch unter ChromeOS und Linux, ganz ohne Installation.
• iPhone: Notion Calendar im App Store
• Android: Notion Calendar bei Google Play

Die Mobil-Apps bringen Widgets für den Home-Bildschirm (ab iOS 14 und Android 8) und für den Sperrbildschirm (ab iOS 16) mit.

Fangen Sie am Desktop oder im Web an. Einige Schritte, etwa das Hinzufügen von Datenbanken, gibt es in der Mobil-App nicht.

Schritt 2: Anmelden

1. Melden Sie sich mit Ihrem Notion-Konto oder mit Google an. Haben Sie noch kein Notion-Konto, legt Notion dabei automatisch eines mit derselben E-Mail-Adresse an.
2. Erlauben Sie Benachrichtigungen, wenn die App danach fragt. Am Desktop zeigt die Menüleiste dann einen Countdown bis zum nächsten Termin.

Zwei Tipps aus Notions Hilfe-Center:

• Wenn Sie Notion schon nutzen, melden Sie sich mit diesem Konto an. Beide Apps teilen sich eine Sitzung: Melden Sie sich in der einen an, sind Sie auch in der anderen angemeldet.
• Wählen Sie eine E-Mail-Adresse, auf die Sie dauerhaft Zugriff haben, laut Notion eher die private als die berufliche. Das Konto, mit dem Sie sich anmelden, wird Ihr Primärkonto, und ohne dieses Konto können Sie Notion Calendar nicht nutzen.

Schritt 3: Kalenderkonten verbinden

So fügen Sie ein Konto hinzu:

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste unter Kalenderkonten die Option Kalenderkonto hinzufügen.
3. Wählen Sie den Anbieter.

Je nach Anbieter unterscheidet sich der Rest.

Google Kalender

1. Wählen Sie Google.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und erlauben Sie den Zugriff.

Alle Kalender des Kontos erscheinen danach in der linken Seitenleiste. Dort blenden Sie einzelne aus, ordnen sie um oder geben ihnen eine andere Farbe.

Microsoft Outlook und Microsoft 365

Laut Notions Hilfe-Center verbinden Sie ein Outlook- oder Microsoft-365-Konto so:

1. Wählen Sie Microsoft Outlook.
2. Melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Anmeldedaten an.
3. Autorisieren Sie Notion Calendar. Bei einem Firmenkonto muss womöglich zuerst Ihre IT-Abteilung die App freigeben.

Danach stehen Ihnen einige Outlook-Extras zur Verfügung:

• Microsoft Teams als Konferenzfunktion in neuen Terminen
• Serientermine bearbeiten, entweder einen einzelnen Termin oder alle künftigen der Serie
• Delegierte Kalender, die Sie für eine andere Person verwalten

Einen Haken gibt es: Laut Notion folgt die Unterstützung für Outlook-Kalender in der Mobil-App erst in Kürze. Planen Sie Outlook vorerst am Desktop und im Web ein.

Falls Sie auf Notions deutscher Produktseite lesen, Outlook stehe erst auf der Roadmap: Diese FAQ ist veraltet. Das Hilfe-Center beschreibt die Verbindung bereits Schritt für Schritt.

Apple iCloud und Apple Kalender

Apple verlangt für Notion Calendar ein App-spezifisches Passwort statt Ihres normalen Passworts für den Apple Account. Voraussetzung dafür ist laut Apple die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

1. Melden Sie sich unter account.apple.com an.
2. Wählen Sie im Abschnitt Anmelden und Sicherheit die Option App-spezifische Passwörter und erstellen Sie ein neues Passwort.
3. Wählen Sie in Notion Calendar unter Kalenderkonto hinzufügen die Option iCloud.
4. Fügen Sie das App-spezifische Passwort ein, wenn die App nach dem iCloud-Passwort fragt.

Notion Calendar liest nur Kalender, die in Ihrem iCloud-Konto gespeichert sind. Ein Kalender, der auf dem iPhone nur unter Auf meinem iPhone geführt wird, erscheint nicht.

Was für alle Anbieter gilt

• Höchstens etwa fünf Kalender. Mehr lässt Notion Calendar unter Umständen nicht zu, weil laut Notion darüber die Leistung leidet.
• Kein Abonnieren in der App. Einen Kalender abonnieren Sie in Google Kalender. Von dort erscheint er automatisch in Notion Calendar.

Schritt 4: Notion-Workspace verknüpfen

1. Öffnen Sie Notion Calendar am Desktop oder im Web.
2. Gehen Sie zu Einstellungen.
3. Wählen Sie unter Notion-Workspaces die Option Notion-Workspace hinzufügen.
4. Erteilen Sie Notion Calendar Zugriff auf Notion.

Mehrere Workspaces verbinden Sie einzeln, auch wenn sie zur selben E-Mail-Adresse gehören.

Gut zu wissen:

• Ihr Unternehmen erhält durch die Verknüpfung keinen Zugriff auf Ihre Kalender.
• Ein Workspace-Admin kann Notion Calendar nicht für alle Mitglieder einschalten. Jede Person verbindet ihr eigenes Konto.

Ist der Workspace verknüpft, können Sie jedem Termin Meeting-Notizen zuordnen:

1. Öffnen Sie den Termin.
2. Wählen Sie Smart Notes hinzufügen.
3. Legen Sie in Notion eine neue Meeting-Seite an oder hängen Sie die Notizen an eine vorhandene Seite. Eine neue Seite trägt Name, Datum und Uhrzeit des Termins im Titel.

Schritt 5: Notion-Datenbanken hinzufügen

1. Fahren Sie unten links in der Seitenleiste mit der Maus über Ihren Notion-Workspace.
2. Wählen Sie ••• → Notion-Datenbank hinzufügen oder drücken Sie O.
3. Suchen Sie die Datenbank und wählen Sie sie aus.
4. Hat sie mehrere Datumseigenschaften, wählen Sie die primäre, die den Kalender füllt.

Aus Notion heraus geht es ebenfalls:

1. Öffnen Sie die Datenbank in Notion.
2. Klicken Sie auf den Namen der Ansicht.
3. Wählen Sie In Notion Calendar verwalten.

Dabei gilt:

• Die Datenbank braucht eine Datumseigenschaft.
• Bis zu 20 Datenbanken sind möglich, hinzufügen lassen sie sich nur am Desktop oder im Web.
• Zum Hinzufügen reicht der Zugriff Kann anzeigen. Um Seiten vom Kalender aus zu ändern oder anzulegen, brauchen Sie Kann Inhalt bearbeiten.

So verhalten sich die Einträge danach:

• Einträge mit Start- und Endzeit erscheinen als Termine mit Uhrzeit.
• Einträge nur mit Datum stehen als ganztägige Einträge oben im Raster.
• Ziehen Sie einen Eintrag auf eine andere Uhrzeit, ändert sich seine Datumseigenschaft in Notion.
• Ein Klick auf den Eintrag öffnet rechts ein Kontextfenster für Titel, Datum, Uhrzeit, Status und Auswahl-Eigenschaften.
• Daten aus Formeln oder aus den Eigenschaften „Erstellt um" und „Letzte Änderung um" sind schreibgeschützt.

Ein Klick auf den Datenbanknamen in der Seitenleiste öffnet eine Liste aller Seiten. Dort können Sie:

• undatierte Aufgaben ins Raster ziehen
• mit + eine neue Seite anlegen

Funktionen, die sich in der ersten Woche lohnen

Zeitblöcke aus der Aufgabendatenbank

Ist Ihre Aufgabendatenbank verbunden, reservieren Sie auf zwei Wegen Zeit für eine Aufgabe:

• Start- und Endzeit in Notion eintragen. Die Aufgabe erscheint als Zeitblock im Kalender.
• Eine ganztägige Aufgabe auf ein Zeitfenster ziehen, direkt in Notion Calendar. Das Datum in Notion zieht mit.

Notions Einstiegsanleitung nennt genau diesen persönlichen Aufgaben-Tracker als erstes Beispiel. Passende Strukturen finden Sie in unseren Vorlagen für Time-Blocking.

Planungslinks

Mit einem Planungslink buchen andere einen Termin bei Ihnen. Es gibt zwei Arten:

• Einmalige Links für ein Treffen mit einer bestimmten Person zu einer bestimmten Zeit
• Wiederkehrende Links für alles, was sich mit wechselnden Personen wiederholt, etwa Nutzerinterviews oder Verkaufsgespräche

So erstellen Sie einen Link:

1. Drücken Sie S oder wählen Sie Planung im linken Kontextfenster.
2. Klicken Sie auf Einmaligen Link erstellen oder Wiederkehrenden Link erstellen.
3. Tragen Sie Ihre verfügbaren Zeiten ein und ergänzen Sie bei Bedarf Ablaufdatum, Ort, Videokonferenz-Link, Buchungsfenster und Beschreibung.
4. Aktivieren Sie Konflikte vermeiden, damit sich Ihre Verfügbarkeit anpasst, sobald sich der Kalender füllt.
5. Klicken Sie auf Erstellen und teilen Sie den Link oder die fertige Nachricht mit Ihren freien Zeitfenstern.

Planungslinks gibt es nur am Desktop und im Web.

Ereignisblockierung zwischen Kalendern

Wenn Sie getrennte Kalender für Beruf und Privates führen:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihren privaten Kalender.
2. Aktivieren Sie die Ereignisblockierung.

Notion Calendar setzt dann für jeden privaten Termin einen Block in den Arbeitskalender, der Sie als beschäftigt ausweist. Über Ihren Zahnarzttermin bucht so niemand mehr ein Meeting.

Konferenzlinks und Zeitzonen

• Konferenzlinks: Neue Termine bekommen auf Wunsch einen Link zu Zoom oder Google Meet, Termine in Outlook- und Microsoft-365-Kalendern auch zu Microsoft Teams.
• Zeitzonen: Für die Planung über Zeitzonen hinweg klicken Sie oben links auf die Zeitzone und fügen eine weitere hinzu.

Tastaturkürzel

Notion Calendar ist auf die Tastatur ausgelegt. Diese Kürzel stammen aus Notions eigener Anleitung:

Notion Calendar auf iPhone und Android

Die Mobil-Apps eignen sich, um den Tag zu überblicken und schnell einen Termin anzulegen. Die Desktop-App ersetzen sie noch nicht.

Laut Notion geht mobil derzeit Folgendes nicht:

• Termine oder Kontakte suchen
• Termine bearbeiten, außer Sie haben sie auf dem Handy erstellt und sind die organisierende Person
• Planungslinks erstellen
• Meetings mit automatisch erzeugtem Konferenzlink oder angehängter Notion-Seite anlegen
• Notion Calendar als Standard-Kalender-App festlegen
• In die Wochen-, Monats- oder Agendaansicht wechseln (mobil sind es ein, zwei oder drei Tage)
• Abwesenheits- und Fokus-Ereignisse anlegen
• Outlook-Kalender anzeigen (laut Notion folgt das in Kürze)
• Notion-Datenbanken hinzufügen (nur am Desktop oder im Web)

Die Stärke der Mobil-Apps sind die Widgets. In den Einstellungen der Mobil-App können Sie:

• festlegen, für wie viele Tage die Widgets Termine zeigen
• ganztägige Termine ausblenden
• die Terminnamen im Sperrbildschirm-Widget verbergen

Weitere Widgets rund um Notion stellen wir in unserer Auswahl der besten Notion-Widgets vor.

Was Notion Calendar nicht kann

Die wichtigsten Grenzen betreffen das Zusammenspiel mit Ihren Notion-Datenbanken:

• Datenbankeinträge erscheinen nur in Notion Calendar. Notion schreibt dazu in der Hilfe: „Derzeit kannst du deine Notion-Datenbank nur in Notion Calendar anzeigen, nicht im Google- oder iCloud-Kalender." Ihr Handykalender und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen diese Einträge also nicht.
• Termine aus Ihren Kalenderkonten werden nie zu Notion-Seiten. Meetings bleiben in Google, Outlook oder iCloud. Kalender wie Google Kalender lassen sich laut Notion derzeit nicht in Notion einbinden.

Eine Ausnahme gibt es: Sie können eine Notion-Datenbank als Standardkalender festlegen.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Kalender → Standardkalender.
2. Wählen Sie die Datenbank aus.

Neue Termine, die Sie in Notion Calendar anlegen, speichert die App dann als Seiten in dieser Datenbank.

Diese Seiten gibt es aber nur in Notion und Notion Calendar. In Ihrem Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender tauchen sie nie auf, und Ihre bestehenden Termine bleiben, wo sie sind.

Die übrigen Grenzen stammen direkt aus Notions Dokumentation:

• Bis zu 20 Datenbanken, hinzufügen nur am Desktop oder im Web.
• Höchstens etwa fünf Kalender: Einen sechsten lässt die App unter Umständen nicht zu, weil laut Notion darüber die Leistung leidet.
• Keine Kalenderabos aus der App heraus.
• Keine Wegzeit für Termine.
• Fokuszeit und Abwesenheit nur mit geschäftlichen Google-Workspace-Konten oder Konten von Bildungseinrichtungen.
• Outlook-Kalender vorerst nur am Desktop und im Web.
• Eingeschränkte Mobil-Apps, siehe oben.

Den direkten Vergleich mit dem Kalender, den die meisten zuerst verbinden, finden Sie unter Notion Calendar vs. Google Kalender. Schließen diese Grenzen die App für Sie aus, vergleicht unsere Übersicht der Notion-Calendar-Alternativen Apps, die andere Lücken füllen.

Wenn Ihre Termine in eine Notion-Datenbank sollen

Manche Abläufe brauchen das Meeting selbst als Datenbankeintrag, zum Beispiel:

• ein Kundenprotokoll, das sich mit jedem Gespräch füllt
• ein CRM, das weiß, wann Sie jemanden zuletzt getroffen haben
• ein Redaktionsplan, dessen Termine auch in Google Kalender stehen
• Arbeitsstunden, die Sie pro Projekt zusammenrechnen möchten

Das leistet eine Synchronisation, keine Kalender-App. Damit Ihre Termine aus Google Kalender oder Outlook in einer Notion-Datenbank landen, schreibt 2sync jeden Termin als bearbeitbare Seite in die Datenbank und gleicht Kalender und Datenbank je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten in beide Richtungen ab.

Welche Felder in welche Eigenschaften fließen, legen Sie selbst fest. Ändern Sie die Seite in Notion, ändert sich der Termin im Kalender. Ihre Termininhalte speichert 2sync dabei nicht: Es verarbeitet sie für den Abgleich und behält nur Verbindungs- und Konfigurationsdaten.

Beide Tools ergänzen sich. Sobald Ihre Termine Einträge einer Datenbank sind, können Sie diese Datenbank zu Notion Calendar hinzufügen und alles in einem Raster planen.

Zum Einrichten:

• Google Kalender: Starten Sie mit der Google-Kalender-Integration. Alle Methoden, auch die ohne 2sync, vergleicht unsere Anleitung für Notion und Google Kalender.
• Outlook oder Microsoft 365: Starten Sie mit der Outlook-Kalender-Integration. Alle Methoden für Notion und Outlook vergleicht eine eigene Anleitung.
• Noch unentschlossen: Wo die App aufhört und die Synchronisation anfängt, zeigt der Vergleich 2sync vs. Notion Calendar.

Fazit

Notion Calendar lohnt sich, wenn Sie ohnehin in Notion planen. So holen Sie das Beste heraus:

1. Richten Sie die App am Desktop oder im Web ein.
2. Verbinden Sie Ihre Kalenderkonten.
3. Fügen Sie Ihre Aufgabendatenbank hinzu.
4. Merken Sie sich drei Kürzel: T, S und N.

Dann haben Sie Meetings und Aufgaben kostenlos in einem Fenster.

Behalten Sie nur im Blick, wofür die App gedacht ist. Sie zeigt Ihre Notion-Datenbanken neben dem Kalender, führt beides aber nicht zusammen. Sollen Meetings zu Notion-Seiten werden, übernimmt das eine Zwei-Wege-Synchronisation.

FAQ

Die Screenshots von Notion Calendar in diesem Artikel stammen von Notion.