Microsoft To Do-Felder, die mit Notion synchronisiert werden
Alle Microsoft To Do-Felder, die über 2sync mit Notion synchronisiert werden: Eigenschaftstypen, Synchronisierungsrichtungen und wie Datumsangaben, Wichtigkeit, Status, Kategorien, Listen und Schritte zugeordnet werden
2sync synchronisiert 18 Microsoft To Do-Felder mit Notion, darunter Titel und Notizen einer Aufgabe, Wichtigkeit, Status, Kategorien, Erinnerungen und Schritte. Elf davon synchronisieren in beide Richtungen, Sie können eine Aufgabe also in jeder der beiden Apps pflegen.
Die übrigen Felder sind schreibgeschützt und gehen von To Do nach Notion. Ausgenommen ist nur das Feld zum Löschen, das in die Gegenrichtung wirkt. Die Richtung jedes Feldes legen Sie in der Feldzuordnung fest.
Die Schritt-für-Schritt-Einrichtung finden Sie im Leitfaden zur Microsoft To Do-Synchronisierung.
Synchronisierte Felder
| Feld | Notion-Eigenschaftstyp | Synchronisierungsrichtung |
|---|---|---|
| Aufgabenname | Title, Text, Select | Zwei-Wege |
| Beschreibung | Text | Zwei-Wege |
| Abgeschlossen | Checkbox, Status | Zwei-Wege |
| Aufgabenstatus | Select, Text | Zwei-Wege |
| Fälligkeitsdatum | Date | Zwei-Wege |
| Startdatum | Date | Zwei-Wege |
| Erinnerung | Date | Zwei-Wege |
| Wichtigkeit | Select, Text | Zwei-Wege |
| Kategorien | Multi-select | Zwei-Wege |
| Liste (Auswahl, Text) | Select, Text | Zwei-Wege |
| Liste (Relation) | Relation | Zwei-Wege |
| Schritte | Text | Nach Notion |
| Abgeschlossen am | Date | Nach Notion |
| Hinzugefügt am | Date | Nach Notion |
| Wiederkehrende Aufgabe | Checkbox | Nach Notion |
| Aufgaben-ID und Aufgaben-URL | Text, URL | Nach Notion |
| Löschen in Microsoft To Do | Checkbox, Status, Formula | Nach Microsoft To Do |
Jedes Zwei-Wege-Feld lässt sich auch auf Einweg zu Notion oder Einweg zu Microsoft To Do umstellen. Das ändern Sie pro Feld in den Feldzuordnungseinstellungen Ihrer Automatisierung.
Zwei weitere Felder beschreiben die Synchronisierung selbst. Synchronisierungsstatus zeigt, ob eine Seite Synchronisiert, Ignoriert, Entfernt oder Schreibgeschützt ist. Was die Werte bedeuten, erklärt der Artikel Synchronisierungselementstatus. Automatisierungsname zeigt, welche Automatisierung die Seite angelegt hat.
Aufgabenname
Das Feld Aufgabenname wird standardmäßig der Title-Eigenschaft von Notion zugeordnet, also dem Hauptnamen jeder Seite. Sie können es auch einer Text- oder Select-Eigenschaft zuordnen. Benennen Sie eine Aufgabe in einer der beiden Apps um, ändert sich der Name auch in der anderen.
Beschreibung
Das Feld Beschreibung wird einer Text-Eigenschaft zugeordnet und enthält die Notizen der Aufgabe. Notizen in To Do sind reiner Text. Formatierungen, die Sie in Notion hinzufügen, etwa Fettdruck, Listen oder Links, kommen in To Do deshalb als reiner Text an.
Ist Notion-Link unter jeder Beschreibung hinzufügen in den Synchronisierungseinstellungen aktiviert, enden die Notizen in To Do mit einem Link zur Notion-Seite. Diesen Link kopiert 2sync nicht in die Notion-Eigenschaft zurück.
Abgeschlossen und Aufgabenstatus
Abgeschlossen wird als Checkbox- oder Status-Eigenschaft synchronisiert. Haken Sie das Feld in Notion an, erhält die Aufgabe in To Do den Status Completed. Entfernen Sie den Haken, springt sie auf Not started zurück, weil To Do sich den vorherigen Status einer Aufgabe nicht merkt. Bei einer Status-Eigenschaft zählt jede Option der Gruppe Abgeschlossen als erledigt.
Aufgabenstatus enthält den vollständigen Status aus To Do: Not started, In progress, Completed, Waiting on others oder Deferred. Ordnen Sie das Feld einer Select-Eigenschaft zu, um in Notion mit allen fünf Werten zu arbeiten.
Abgeschlossen am hält den Tag fest, an dem die Aufgabe erledigt wurde. To Do speichert einen Tag und keine Uhrzeit, deshalb hat auch das Notion-Datum keine Uhrzeit. Das Feld wird nur nach Notion synchronisiert.
Fälligkeitsdatum und Startdatum
Fälligkeitsdatum und Startdatum werden Date-Eigenschaften in Notion zugeordnet und in beide Richtungen synchronisiert. In To Do sind beide Angaben Tage ohne Uhrzeit. Setzen Sie im Notion-Datum eine Uhrzeit, landet die Aufgabe trotzdem auf dem richtigen Tag, und die Uhrzeit entfällt.
2sync liest Ihre Zeitzone aus Ihren Microsoft-Postfacheinstellungen und ordnet jedes Datum danach ein. So zeigt Notion denselben Tag wie To Do.
Erinnerung
Das Feld Erinnerung wird einer Date-Eigenschaft mit Datum und Uhrzeit zugeordnet und in beide Richtungen synchronisiert. Setzen Sie es in Notion, ist die Erinnerung in To Do eingeschaltet. Leeren Sie es, ist sie wieder aus.
Wichtigkeit
Das Feld Wichtigkeit wird einer Select-Eigenschaft mit drei Optionen zugeordnet: Low, Normal und High. In der To-Do-App entspricht High dem Stern, mit dem eine Aufgabe in der Ansicht Wichtig erscheint. Diese Ansicht bauen Sie in Notion mit dem Filter „Wichtigkeit ist High" nach.
Kategorien
Das Feld Kategorien wird einer Multi-select-Eigenschaft zugeordnet. Die Kategorien in To Do sind dieselben Farbkategorien, die Sie in Outlook verwenden. Geben Sie in Notion eine Kategorie ein, die es in Outlook noch nicht gibt, wird sie trotzdem synchronisiert und erscheint in To Do ohne Farbe.
Liste
In To Do gehört jede Aufgabe zu genau einer Liste. Zwei Felder bilden diese Liste ab:
- Liste (Auswahl, Text) enthält den Namen der Liste. Ordnen Sie das Feld einer Select-Eigenschaft zu, um nach Liste zu gruppieren oder zu filtern. Auf einer neuen Notion-Seite bestimmt der Wert, in welcher Liste die Aufgabe angelegt wird.
- Liste (Relation) verknüpft jede Aufgabe mit einer Seite in einer separaten Listen-Datenbank. Darüber können Sie Rollups hinzufügen, etwa die Zahl offener Aufgaben pro Liste.
Ändern Sie die Liste auf einer bestehenden Seite, wandert die Aufgabe in To Do in diese Liste. Aufgaben in einer geteilten Liste und Aufgaben mit Dateianhängen bleiben in ihrer Liste, und die Eigenschaft springt bei einer späteren Synchronisierung zurück. Details finden Sie unter Aufgabe in eine andere Liste verschieben.
Schritte
Das Feld Schritte wird einer Text-Eigenschaft zugeordnet. Jeder Schritt aus der Checkliste einer Aufgabe steht in einer eigenen Zeile, mit ☑ für erledigte und ☐ für offene Schritte. Schritte werden nur nach Notion synchronisiert, bearbeiten Sie sie deshalb in To Do.
To Do kennt keine Unteraufgaben, übergeordneten Aufgaben oder Abschnitte, dafür gibt es also auch kein Feld.
Hinzugefügt am
Das Feld Hinzugefügt am hält fest, wann die Aufgabe in To Do angelegt wurde, mit Datum und Uhrzeit. Es wird nur nach Notion synchronisiert.
Wiederkehrende Aufgabe
Das Feld Wiederkehrende Aufgabe ist eine Checkbox, die angehakt ist, wenn sich die Aufgabe wiederholt. Es wird nur nach Notion synchronisiert.
Erledigen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, entsteht das nächste Vorkommen als neue Aufgabe und wird als neue Notion-Seite synchronisiert. Wie das genau abläuft, erklärt der Abschnitt zu wiederkehrenden Aufgaben.
Aufgaben-ID und Aufgaben-URL
Aufgaben-ID ist die Kennung der Aufgabe in To Do, gespeichert als Text. Aufgaben-URL ist ein Link, der die Aufgabe in To Do im Web öffnet. Beide werden nur nach Notion synchronisiert.
Löschen in Microsoft To Do
Löschen in Microsoft To Do wird einer Checkbox-, Status- oder Formula-Eigenschaft zugeordnet. Ist die Eigenschaft angehakt oder auf einen Status der Gruppe Abgeschlossen gesetzt, löscht 2sync die Aufgabe bei der nächsten Synchronisierung aus To Do. Das Feld wirkt nur in diese Richtung.
Ist die Eigenschaft auf einer Seite bereits angehakt, verliert diese Seite ihre Aufgabe bei der nächsten Synchronisierung. Beginnen Sie mit einer leeren Eigenschaft.
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FAQ
Welche Microsoft To Do-Felder werden in beide Richtungen synchronisiert?
Aufgabenname, Beschreibung, Abgeschlossen, Aufgabenstatus, Fälligkeitsdatum, Startdatum, Erinnerung, Wichtigkeit, Kategorien und die beiden Listenfelder. Schritte, Abgeschlossen am, Hinzugefügt am, Wiederkehrende Aufgabe, Aufgaben-ID und Aufgaben-URL werden nur nach Notion synchronisiert.
Warum verlieren meine Fälligkeitsdaten ihre Uhrzeit?
Microsoft To Do speichert Fälligkeits- und Startdaten als Tage. Eine in Notion gesetzte Uhrzeit entfällt, und die Aufgabe landet auf dem richtigen Tag. Nutzen Sie das Feld Erinnerung, wenn Sie eine Uhrzeit brauchen.
Kann ich Schritte aus To Do Unteraufgaben in Notion zuordnen?
Nein. Schritte kommen als Text in einer einzigen Notion-Eigenschaft an, einer pro Zeile, und werden nur nach Notion synchronisiert. To Do kennt keine Unteraufgaben oder übergeordneten Aufgaben.
Was passiert, wenn ich in Notion den Haken bei Abgeschlossen entferne?
Die Aufgabe wird in To Do mit dem Status Not started wieder geöffnet. To Do merkt sich nicht, welchen Status die Aufgabe vor dem Abschluss hatte.
Funktionieren neue Kategorien aus Notion in To Do?
Ja. Ein Kategoriename, den es in Outlook noch nicht gibt, wird trotzdem synchronisiert und erscheint an der Aufgabe ohne Farbe.