Standard-Asset-Konfiguration
Steuern Sie, wohin neue Notion-Elemente gehen, wenn mehrere Kalender oder Listen synchronisiert werden
Wenn eine Automatisierung mehrere Kalender, Aufgabenlisten oder Projekte synchronisiert, entscheiden zwei getrennte Bedienelemente darüber, was mit Ihren Elementen geschieht. Das Kontrollkästchen neben jeder Zeile entscheidet, ob dieser Kalender oder diese Liste überhaupt synchronisiert wird. Der grüne Chip Standard in einer der Zeilen entscheidet, wohin ein neues Notion-Element geht, wenn kein anderes Ziel vorgegeben ist.
Dieser Artikel behandelt das zweite Bedienelement. Der erste Abschnitt zeigt, wie Sie beide auseinanderhalten, denn hinter den meisten Meldungen über eine defekte Synchronisierung steckt die Auswahl und nicht der Standard.
Auswahl und Standard sind zwei verschiedene Dinge
Öffnen Sie Ihre Automatisierung und klappen Sie die Verbindungskarte des jeweiligen Anbieters auf (Kalenderverbindungen, Todoist-Verbindungen, Gmail-Verbindungen und so weiter). Jeder Kalender, jede Liste und jeder Ordner aus dem verbundenen Konto erscheint dort als eigene Zeile mit einem Kontrollkästchen.
- Das Kontrollkästchen entscheidet, was synchronisiert wird. Nur angehakte Zeilen gehören zur Automatisierung. Wenn Sie alle Haken entfernen, hat die Automatisierung nichts zu synchronisieren und stoppt mit dem Hinweis, dass kein Asset ausgewählt ist.
- Der Standard entscheidet, wohin neue Notion-Elemente gehen. Er greift nur dann, wenn ein neu in Notion erstelltes Element nicht angibt, zu welchem Kalender oder zu welcher Liste es gehört. Eine Synchronisierung bricht dadurch nie ab.
Wenn überhaupt nichts synchronisiert wird, prüfen Sie zuerst die Kontrollkästchen. Wenn Elemente zwar synchronisiert werden, aber im falschen Kalender landen, geht es um das Routing, und darum geht es im Rest dieses Artikels.
In 2sync gibt es weder einen Abschnitt noch ein Feld mit dem Namen „Standard-Asset". Auf dem Bildschirm sehen Sie in einer Zeile den grünen Chip Standard und in allen anderen Zeilen den kleinen Link Als Standard festlegen.
Was ist ein Standard-Asset?
Ein Asset ist ein Kalender, eine Aufgabenliste, ein Projekt oder eine Kontaktgruppe, die mit Ihrer Automatisierung verbunden ist. Wenn Sie mehrere davon synchronisieren, etwa einen Kalender „Arbeit" und einen Kalender „Privat", brauchen neue Notion-Seiten ein Ziel.
Der Standard ist das Asset, das neue Elemente aufnimmt, solange kein ausdrückliches Ziel gesetzt ist.
Wann greift der Standard?
Der Standard kommt zum Einsatz, wenn eine neue Notion-Seite:
- kein zugeordnetes Asset-Feld hat (also etwa keine Select-Eigenschaft „Kalender")
- ein leeres Asset-Feld hat (die Eigenschaft existiert, aber es ist kein Wert ausgewählt)
- einen Wert enthält, der zu keinem Namen der verbundenen Assets passt
In allen drei Fällen leitet 2sync das Element an das Asset mit dem Chip Standard weiter.
So legen Sie den Standard fest
- Öffnen Sie Ihre Automatisierung
- Klappen Sie die Verbindungskarte des Anbieters auf, zum Beispiel Kalenderverbindungen
- Suchen Sie die Zeile des gewünschten Kalenders, der gewünschten Liste oder des gewünschten Ordners
- Klicken Sie in dieser Zeile auf Als Standard festlegen
- Der grüne Chip Standard wandert in diese Zeile
Der Klick auf Als Standard festlegen setzt zugleich den Haken in dieser Zeile, falls er noch fehlte: Ein Asset kann keine Elemente aufnehmen, solange es nicht synchronisiert wird.
Die Asset-Liste speichert kurz nach dem Klick von selbst. Eine Schaltfläche zum Speichern gibt es auf der Bearbeitungsseite nicht. Das neue Routing gilt ab dem nächsten Synchronisierungszyklus.
Wenn Sie nie einen Standard festlegen, wählt 2sync selbst einen aus: Ihren primären Kalender bzw. Ihre primäre Liste, sofern diese ausgewählt ist, sonst die zuletzt angehakte Zeile. Legen Sie den Standard selbst fest, dann bleibt das Routing vorhersehbar.
Welche Integrationen haben einen Standard?
Kalender-, Aufgaben- und Kontaktintegrationen zeigen den Chip und den Link: Google Calendar, Outlook Calendar, Google Tasks, Todoist, Google Contacts und Outlook Contacts.
Gmail und Outlook Mail zeigen beides nicht. Diese Automatisierungen synchronisieren nur in eine Richtung, aus Ihrem Postfach nach Notion. Auf der Mail-Seite wird also nie etwas angelegt, und es gibt kein Ziel zur Auswahl. In einer Gmail- oder Outlook-Mail-Automatisierung fehlen der Chip Standard und der Link Als Standard festlegen deshalb vollständig. Die Kontrollkästchen arbeiten dort wie gewohnt und bestimmen weiterhin, welche Labels oder Ordner synchronisiert werden.
So leiten Sie Elemente an bestimmte Assets weiter
Um zu steuern, mit welchem Asset jede Notion-Seite synchronisiert wird, ordnen Sie eine Select-Eigenschaft Ihrer Notion-Datenbank dem Asset-Feld zu. Jede Option im Select-Dropdown sollte einem Asset-Namen entsprechen.
| Notion-Select-Wert | Ziel |
|---|---|
| Arbeit | Arbeitskalender |
| Privat | Privater Kalender |
| (leer) | Asset mit dem Chip Standard |
| (nicht erkannt) | Asset mit dem Chip Standard |
So steuern Sie das Routing pro Element, während der Standard als Sicherheitsnetz dient.
Was passiert mit schreibgeschützten Assets?
Manche Assets sind schreibgeschützt, etwa geteilte Kalender, für die Sie nur Leserechte haben. 2sync kann nicht in sie schreiben, deshalb tragen diese Zeilen die Kennzeichnung Schreibgeschützt und zeigen weder den Chip Standard noch den Link Als Standard festlegen. Ihr Kontrollkästchen können Sie trotzdem anhaken, um deren Elemente nach Notion zu holen.
Wenn alle übrigen Assets schreibgeschützt sind, muss das Asset mit dem Chip Standard Schreibrechte haben. Andernfalls lassen sich neue Elemente aus Notion nicht in der externen App anlegen.
Wenn kein Asset Schreibrechte hat, können neue Notion-Elemente nicht mit der externen App synchronisiert werden. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein verbundenes Asset Schreibvorgänge erlaubt.
Was sind die Best Practices?
Prüfen Sie zuerst die Auswahl: Bevor Sie am Standard etwas ändern, vergewissern Sie sich, dass bei allen erwarteten Kalendern und Listen das Kontrollkästchen angehakt ist. Ohne Auswahl stoppt die Automatisierung komplett.
Legen Sie den Standard selbst fest: Wer sich auf die automatische Auswahl verlässt, bekommt unerwartetes Routing, sobald Assets hinzukommen, wegfallen oder neu sortiert werden.
Benennen Sie Assets eindeutig: Verwenden Sie beschreibende Namen, die exakt mit Ihren Notion-Select-Optionen übereinstimmen. „Arbeitskalender" in Google muss „Arbeitskalender" im Notion-Dropdown entsprechen.
Überprüfen Sie das Routing regelmäßig: Kontrollieren Sie, ob neue Elemente im erwarteten Asset landen, besonders nach dem Hinzufügen oder Entfernen von Kalendern.
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FAQ
Man hat mir gesagt, ich soll die Standard-Asset-Einstellung öffnen, aber ich finde sie nicht. Wo ist sie?
Eine Einstellung mit diesem Namen gibt es nicht. Öffnen Sie Ihre Automatisierung, klappen Sie die Verbindungskarte des Anbieters auf und sehen Sie sich die Asset-Zeilen an: Eine Zeile trägt den grünen Chip „Standard“, die übrigen zeigen den Link „Als Standard festlegen“. Dieser Link ist das Bedienelement.
Meine Synchronisierung funktioniert nicht mehr. Hilft es, einen Standard festzulegen?
Mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht. Der Standard bestimmt nur, wohin neue Notion-Elemente gehen; er stoppt nie eine Synchronisierung. Wenn gar nichts mehr ankommt, ist meist kein Asset ausgewählt: Prüfen Sie in der Verbindungskarte, ob mindestens ein Kalender oder eine Liste angehakt ist.
Was passiert, wenn ich den Standard entferne?
2sync wählt automatisch einen aus: Ihren primären Kalender bzw. Ihre primäre Liste, sofern diese ausgewählt ist, sonst die zuletzt angehakte Zeile. Klicken Sie beim gewünschten Asset auf „Als Standard festlegen“, um unerwartetes Routing zu vermeiden.
Kann ich für verschiedene Automatisierungen unterschiedliche Standards haben?
Ja. Jede Automatisierung hat ihren eigenen Standard. Konfigurieren Sie ihn unabhängig, passend zum Zweck der jeweiligen Automatisierung.
Beeinflusst die Änderung des Standards bestehende synchronisierte Elemente?
Nein. Sie beeinflusst nur, wohin neue Notion-Elemente geleitet werden. Bestehende Elemente bleiben mit ihrem aktuellen Asset verknüpft.
Wie erkenne ich, welches Asset der Standard ist?
Es trägt den grünen Chip „Standard“ in der Asset-Liste der Automatisierung. Ist kein Chip sichtbar, wurde kein Standard ausdrücklich festgelegt und 2sync wählt selbst einen aus.
Warum fehlt der Link „Als Standard festlegen“ in meiner Gmail- oder Outlook-Mail-Automatisierung?
Diese Integrationen synchronisieren nur in eine Richtung, aus Ihrem Postfach nach Notion. Auf der Mail-Seite wird nie etwas angelegt, es gibt also kein Ziel zur Auswahl. Weder der Chip „Standard“ noch der Link erscheint dort. Die Kontrollkästchen steuern weiterhin, welche Labels oder Ordner synchronisiert werden.
Muss ich nach dem Ändern des Standards speichern?
Nein. Die Asset-Liste speichert kurz nach dem Klick von selbst, und die Bearbeitungsseite hat keine Schaltfläche zum Speichern. Das neue Routing gilt ab dem nächsten Synchronisierungszyklus.
Wie lege ich die Standard-Automatisierung für eine Aufgabe oder einen Termin in Notion fest?
Wenn mehrere Automatisierungen dieselbe Notion-Datenbank teilen, gehen neue in Notion erstellte Elemente an die Standard-Automatisierung. Steuern lässt sich das über die Eigenschaft Quelle, die 2sync Ihrer Datenbank hinzufügt. Setzen Sie einen Filter wie „Quelle ist nicht [Kalendername]“, um Elemente an die richtige Automatisierung zu leiten.
Warum werden meine Termine automatisch einem anderen Projekt zugewiesen?
Das passiert, wenn das Feld Kalendername oder Projekt einem Wert zugeordnet ist, den es in der Asset-Liste der Automatisierung nicht gibt. Fehlt der Wert oder ist er leer, landet der Termin beim Asset mit dem Chip „Standard“. Prüfen Sie, ob jeder Projekt- oder Kalendername in Ihrer Zuordnung einem Eintrag in den verbundenen Assets Ihrer Automatisierung entspricht.