Kalendereinladungseinstellungen
Steuern Sie, wann Kalendereinladungen während der Synchronisierung gesendet werden
Wenn 2sync Kalendertermine mit Teilnehmern erstellt oder aktualisiert, kann der Kalenderanbieter E-Mail-Einladungen senden. 2sync bietet Ihnen separate Steuerungen für neue Termine und aktualisierte Termine, damit Sie Teilnehmer während der ersten Synchronisierung nicht mit Einladungen überhäufen und sie trotzdem über zukünftige Änderungen benachrichtigen.
Wie funktionieren die Einladungseinstellungen?
2sync bietet drei Optionen für das Senden von Einladungen, die unabhängig für neue Termine (Einfügungen) und aktualisierte Termine (Änderungen) konfiguriert werden.
Für neue Termine
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Keine | Keine Einladungen werden gesendet, wenn Termine erstellt werden |
| Alle Teilnehmer | Alle Teilnehmer erhalten eine Einladung für jeden neuen Termin |
| Nur externe Teilnehmer (Nicht-Google-Kalender) | Nur Teilnehmer, die Google Kalender nicht nutzen, erhalten Einladungen |
Für aktualisierte Termine
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Keine | Keine Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Termine geändert werden |
| Alle Teilnehmer | Alle Teilnehmer werden über jede Aktualisierung benachrichtigt |
| Nur externe Teilnehmer (Nicht-Google-Kalender) | Nur Teilnehmer, die Google Kalender nicht nutzen, erhalten Aktualisierungsbenachrichtigungen |
In Outlook Calendar-Automatisierungen heißt die dritte Option Nur Nicht-Outlook-Kalender-Teilnehmer.
Warum sind diese Einstellungen getrennt?
Das häufigste Szenario: Sie synchronisieren bestehende Notion-Termine zum ersten Mal mit einem Kalender. Das Senden von Einladungen für Hunderte vergangener Termine würde Teilnehmer verwirren. Das Setzen neuer Termine auf Keine während der ersten Synchronisierung verhindert dies.
Nachdem die erste Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie neue Termine auf Alle Teilnehmer oder Nur externe Teilnehmer (Nicht-Google-Kalender) umstellen, damit zukünftige in Notion erstellte Termine die Teilnehmer ordnungsgemäß benachrichtigen, wenn sie im Kalender erscheinen.
Eine empfohlene Einrichtung: Setzen Sie neue Termine für die erste Synchronisierung auf Keine und wechseln Sie zu Alle Teilnehmer, sobald Ihre bestehenden Daten synchronisiert sind. Behalten Sie aktualisierte Termine von Anfang an auf Alle Teilnehmer, damit Teilnehmer über Änderungen benachrichtigt werden.
So konfigurieren Sie Einladungseinstellungen
- Öffnen Sie Ihre Kalenderautomatisierung
- Wechseln Sie zum Tab mit den Synchronisierungsregeln
- Suchen Sie im Abschnitt dazu, wie 2sync Einträge anlegt und ändert, die beiden Dropdown-Menüs Gäste, die eine Einladung erhalten sollen (Guests who should receive an invitation)
- Wählen Sie eine Option für wenn ein Kalenderereignis erstellt wird
- Wählen Sie eine Option für wenn ein Kalenderereignis aktualisiert wird
Änderungen treten beim nächsten Synchronisierungszyklus in Kraft.
Was bedeutet „Nur externe Teilnehmer (Nicht-Google-Kalender)"?
Mit dieser Option bekommen nur Gäste, die Google Kalender nicht nutzen, die Einladungs-E-Mail, zum Beispiel ein Kunde, dessen Kalender über einen anderen Dienst läuft. Gäste, die Google Kalender verwenden, erhalten keine.
Das ist praktisch, wenn Ihr Team in Google Kalender arbeitet, Kunden oder andere externe Teilnehmer aber trotzdem Einladungen erhalten sollen.
Wenn Sie bei einer bestehenden Automatisierung von Keine auf Alle Teilnehmer wechseln, werden beim nächsten Synchronisierungszyklus keine Einladungen rückwirkend für zuvor erstellte Termine gesendet. Nur neue Termine, die nach der Änderung erstellt werden, lösen Einladungen aus.
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FAQ
Werden Teilnehmer während der ersten Synchronisierung mit Einladungen bombardiert?
Nicht, wenn Sie neue Termine vor der ersten Synchronisierung auf Keine setzen. Dies verhindert Einladungen für alle bestehenden Termine. Ändern Sie die Einstellung nach Abschluss der ersten Synchronisierung auf Alle Teilnehmer.
Kann ich Einladungen für einige Termine senden, für andere aber nicht?
Die Einladungseinstellung gilt für alle Termine in der Automatisierung. Um verschiedene Termine unterschiedlich zu behandeln, erstellen Sie separate Automatisierungen mit verschiedenen Einladungseinstellungen und verwenden Sie Filter, um Termine zuzuordnen.
Beeinflussen Einladungseinstellungen Termine, die direkt im Kalender erstellt wurden?
Nein. Diese Einstellungen steuern nur Einladungen, die von 2sync beim Erstellen oder Ändern von Terminen gesendet werden. Termine, die Sie direkt in Google Kalender oder Outlook erstellen, folgen dem eigenen Einladungsverhalten der Kalender-App.
Was passiert, wenn ich sowohl neue als auch aktualisierte Termine auf Keine setze?
Es werden niemals Einladungen über 2sync gesendet. Teilnehmer erscheinen auf dem Termin, erhalten aber keine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können den Termin trotzdem sehen, wenn er sich in einem freigegebenen Kalender befindet.
Kann ich Notion-Benachrichtigungen für jeden Kalendertermin erhalten?
2sync kann über die API keine Notion-Erinnerungen erstellen, daher erhalten Sie keine Notion-Benachrichtigungen für synchronisierte Termine. Sie können jedoch 2sync so konfigurieren, dass Kalendereinladungen an Teilnehmer gesendet werden, wenn Termine erstellt oder aktualisiert werden. Öffnen Sie den Tab mit den Synchronisierungsregeln Ihrer Automatisierung und legen Sie im Abschnitt dazu, wie 2sync Einträge anlegt und ändert, fest, welche Gäste eine Einladung erhalten, wenn ein Termin erstellt wird und wenn er aktualisiert wird.