Kalendereinladungseinstellungen
Steuern Sie, wann Kalendereinladungen während der Synchronisierung gesendet werden
Wenn 2sync Kalendertermine mit Teilnehmern erstellt oder aktualisiert, kann der Kalenderanbieter E-Mail-Einladungen senden. 2sync bietet Ihnen separate Steuerungen für neue Termine und aktualisierte Termine, damit Sie Teilnehmer während der ersten Synchronisierung nicht mit Einladungen überhäufen und sie trotzdem über zukünftige Änderungen benachrichtigen.
Wie funktionieren die Einladungseinstellungen?
2sync bietet drei Optionen für das Senden von Einladungen, die unabhängig für neue Termine (Einfügungen) und aktualisierte Termine (Änderungen) konfiguriert werden.
Für neue Termine
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Nie | Keine Einladungen werden gesendet, wenn Termine erstellt werden |
| Immer | Alle Teilnehmer erhalten eine Einladung für jeden neuen Termin |
| Nur externe Teilnehmer | Nur Teilnehmer außerhalb Ihrer Organisation erhalten Einladungen |
Für aktualisierte Termine
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Nie | Keine Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Termine geändert werden |
| Immer | Alle Teilnehmer werden über jede Aktualisierung benachrichtigt |
| Nur externe Teilnehmer | Nur externe Teilnehmer erhalten Aktualisierungsbenachrichtigungen |
Warum sind diese Einstellungen getrennt?
Das häufigste Szenario: Sie synchronisieren bestehende Notion-Termine zum ersten Mal mit einem Kalender. Das Senden von Einladungen für Hunderte vergangener Termine würde Teilnehmer verwirren. Das Setzen neuer Termine auf Nie während der ersten Synchronisierung verhindert dies.
Nachdem die erste Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie neue Termine auf Immer oder Nur externe Teilnehmer umstellen, damit zukünftige in Notion erstellte Termine die Teilnehmer ordnungsgemäß benachrichtigen, wenn sie im Kalender erscheinen.
Eine empfohlene Einrichtung: Setzen Sie neue Termine auf Nie für die erste Synchronisierung, wechseln Sie dann zu Immer, sobald Ihre bestehenden Daten synchronisiert sind. Behalten Sie aktualisierte Termine von Anfang an auf Immer, damit Teilnehmer über Änderungen benachrichtigt werden.
So konfigurieren Sie Einladungseinstellungen
- Öffnen Sie Ihre Kalenderautomatisierung
- Gehen Sie zu Synchronisierungseinstellungen
- Finden Sie den Abschnitt Einladungen
- Setzen Sie Ihre Präferenz für Neue Termine
- Setzen Sie Ihre Präferenz für Aktualisierte Termine
- Speichern Sie die Automatisierung
Änderungen treten beim nächsten Synchronisierungszyklus in Kraft.
Was bedeutet "nur externe Teilnehmer"?
Externe Teilnehmer sind Personen außerhalb Ihrer Google Workspace- oder Microsoft 365-Organisation. Interne Teilnehmer (Kollegen auf derselben Domain) erhalten mit dieser Einstellung keine Einladungen.
Dies ist nützlich, wenn Ihr Team intern freigegebene Kalender verwendet, Sie aber möchten, dass Kunden oder externe Teilnehmer Einladungen erhalten.
Wenn Sie bei einer bestehenden Automatisierung von Nie auf Immer wechseln, werden beim nächsten Synchronisierungszyklus keine Einladungen rückwirkend für zuvor erstellte Termine gesendet. Nur neue Termine, die nach der Änderung erstellt werden, lösen Einladungen aus.
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FAQ
Werden Teilnehmer während der ersten Synchronisierung mit Einladungen bombardiert?
Nicht wenn Sie neue Termine vor der ersten Synchronisierung auf Nie setzen. Dies verhindert Einladungen für alle bestehenden Termine. Ändern Sie die Einstellung nach Abschluss der ersten Synchronisierung auf Immer.
Kann ich Einladungen für einige Termine senden, für andere aber nicht?
Die Einladungseinstellung gilt für alle Termine in der Automatisierung. Um verschiedene Termine unterschiedlich zu behandeln, erstellen Sie separate Automatisierungen mit verschiedenen Einladungseinstellungen und verwenden Sie Filter, um Termine zuzuordnen.
Beeinflussen Einladungseinstellungen Termine, die direkt im Kalender erstellt wurden?
Nein. Diese Einstellungen steuern nur Einladungen, die von 2sync beim Erstellen oder Ändern von Terminen gesendet werden. Termine, die Sie direkt in Google Kalender oder Outlook erstellen, folgen dem eigenen Einladungsverhalten der Kalender-App.
Was passiert, wenn ich sowohl neue als auch aktualisierte Termine auf Nie setze?
Es werden niemals Einladungen über 2sync gesendet. Teilnehmer erscheinen auf dem Termin, erhalten aber keine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können den Termin trotzdem sehen, wenn er sich in einem freigegebenen Kalender befindet.
Kann ich Notion-Benachrichtigungen für jeden Kalendertermin erhalten?
2sync kann über die API keine Notion-Erinnerungen erstellen, daher erhalten Sie keine Notion-Benachrichtigungen für synchronisierte Termine. Sie können jedoch 2sync so konfigurieren, dass Kalendereinladungen an Teilnehmer gesendet werden, wenn Termine erstellt oder aktualisiert werden. Gehen Sie zu den Synchronisierungseinstellungen Ihrer Automatisierung und legen Sie die Einladungspräferenzen für neue und aktualisierte Termine fest.