Synchronisierungsrichtung & Feldzuordnung

Die Synchronisierungsrichtung steuert, wie Daten zwischen Notion und Ihren verbundenen Apps fließen. Die Feldzuordnung bestimmt, welche Eigenschaften synchronisiert werden und in welche Richtung. Zusammen geben sie Ihnen präzise Kontrolle über Ihre Automatisierung.

Welche Optionen für die Synchronisierungsrichtung gibt es?

Zwei-Wege-Synchronisierung (bidirektional)

Änderungen fließen in beide Richtungen. Bearbeiten Sie in Notion und die externe App aktualisiert sich. Bearbeiten Sie in der externen App und Notion aktualisiert sich.

So funktioniert es:

• 2sync überwacht beide Plattformen auf Änderungen
• Erkannte Aktualisierungen in einem der Standorte werden mit dem anderen synchronisiert
• Konflikte werden basierend auf den Synchronisierungsrichtungseinstellungen auf Feldebene gelöst

Am besten geeignet für:

• Kalenderverwaltung, bei der Sie Termine in beiden Apps bearbeiten
• Aufgabenlisten, die mobil (Todoist, Microsoft To Do) und am Desktop (Notion) aktualisiert werden
• Ein Tabellenblatt in Google Sheets, das Ihr Team laufend bearbeitet, während Sie in Notion planen
• Jeden Workflow, der Flexibilität erfordert

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede unter Zwei-Wege- vs. einseitige Synchronisierung.

Einseitig zu Notion

Daten fließen nur von der externen App zu Notion. Notion wird zu einem schreibgeschützten Archiv oder einer Anzeigeebene.

Anwendungsfälle:

• E-Mail-Archivierung (Gmail/Outlook → Notion)
• Kontaktsicherung
• Kalenderspiegel als Referenz
• Protokollierung abgeschlossener Elemente

Verhalten:

• Änderungen in der externen App aktualisieren Notion
• Änderungen in Notion haben keinen Einfluss auf die externe App
• Schützt Quelldaten vor versehentlicher Änderung

Einseitig zur externen App

Daten fließen nur von Notion zur externen App. Notion wird zu Ihrer "Single Source of Truth".

Anwendungsfälle:

• Termine in Notion entwerfen und im Kalender veröffentlichen
• Aufgaben in Notion planen und für den mobilen Zugriff mit Todoist synchronisieren
• Projekte in Notion verwalten und in externen Tools anzeigen

Verhalten:

• Änderungen in Notion aktualisieren die externe App
• Änderungen in der externen App werden nicht zurücksynchronisiert
• Notion kontrolliert die Daten

Wie stelle ich die Synchronisierungsrichtung ein?

Auf Automatisierungsebene

Öffnen Sie Ihre Automatisierung und wechseln Sie zum Tab für die Feldzuordnung. Die Synchronisierungsrichtung (Sync direction) ganz oben gilt für alle Felder darunter. Zur Wahl stehen, von links nach rechts:

• Nur zur App (in einer Google Kalender-Automatisierung also nur nach Google Kalender): Änderungen fließen ausschließlich von Notion in die App
• In beide Richtungen: Eine Änderung auf der einen Seite wird auf die andere übertragen
• Nur nach Notion: Änderungen fließen ausschließlich von der App nach Notion

Auch wenn beide Richtungen gewählt sind, kann ein einzelnes Feld nur in eine Richtung laufen (siehe Richtung pro Feld weiter unten).

Beim Anlegen einer Automatisierung treffen Sie dieselbe Wahl bereits im Verbindungsschritt: Die Richtungskarte dort ist auf beide Richtungen eingestellt, und Sie können das direkt in der Karte ändern, bevor Sie weitermachen.

Richtung pro Feld

Selbst bei einer Zwei-Wege-Automatisierung können Sie einzelne Felder so einstellen, dass sie nur in eine Richtung synchronisieren.

Beispiel:

• Automatisierung: 2-Wege-Synchronisierung zwischen Google Kalender und Notion
• Terminname: Zwei-Wege (in beiden bearbeitbar)
• Datum: Zwei-Wege (in beiden bearbeitbar)
• Organisator: Einseitig zu Notion (schreibgeschützt in Notion)
• Synchronisierungsstatus: Einseitig zu Notion (informativ)

Um die Richtung pro Feld anzupassen:

1. Öffnen Sie den Tab für die Feldzuordnung der Automatisierung
2. Klicken Sie in der Zeile des Feldes auf die Richtungsschaltfläche zwischen App-Feld und Notion-Eigenschaft
3. Wählen Sie die Richtung für dieses Feld

Blaue Doppelpfeile bedeuten, dass das Feld in beide Richtungen synchronisiert wird. Ein grauer einzelner Pfeil steht für nur eine Richtung, nämlich die, in die er zeigt.

Wie funktioniert die Feldzuordnung?

Die Feldzuordnung verbindet Eigenschaften zwischen Ihren Apps. Jede Zuordnung definiert:

• Quellfeld: Die Eigenschaft in der externen App
• Zieleigenschaft: Die Eigenschaft in Notion
• Richtung: In welche Richtung Änderungen synchronisiert werden

Felder hinzufügen

Nicht alle Felder werden standardmäßig zugeordnet. So fügen Sie eines hinzu:

1. Öffnen Sie den Tab für die Feldzuordnung der Automatisierung
2. Klicken Sie unter der Liste auf + Feld hinzufügen (Add Field)
3. Wählen Sie das App-Feld und die Notion-Eigenschaft, die es füllen soll

Welche Notion-Eigenschaft ein bestehendes Feld füllt, ändern Sie über das Dropdown-Menü in seiner Zeile. Taucht eine gerade in Notion angelegte Eigenschaft dort nicht auf, klicken Sie auf Notion-Felder aktualisieren (Refresh Notion fields).

Felder entfernen

Um die Synchronisierung eines Feldes zu stoppen:

1. Suchen Sie seine Zeile im Tab für die Feldzuordnung
2. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol am Ende der Zeile
3. Dieses Feld wird nicht mehr synchronisiert (vorhandene Daten bleiben erhalten)

Pflichtfelder tragen statt des Papierkorbs ein Schloss und lassen sich nicht entfernen. In einer Google Kalender-Automatisierung sind das Ereignisname und Datum.

Unterstützte Eigenschaftstypen

Jedes externe Feld ist mit bestimmten Notion-Eigenschaftstypen kompatibel:

2sync zeigt beim Zuordnen nur kompatible Eigenschaften an.

Wie oft wird synchronisiert?

Der Synchronisierungszeitplan hängt von Ihrem Tarif ab:

Sofortige Synchronisierung

Klicken Sie in der Statusübersicht der Automatisierung (dem ersten Tab) auf Jetzt synchronisieren, um sofort einen Synchronisierungszyklus auszulösen. Nützlich nach:

• Massenänderungen
• Einrichtung neuer Zuordnungen
• Konfigurationstests

Wie funktioniert die Konfliktlösung?

Wenn dasselbe Element zwischen Synchronisierungszyklen an beiden Orten geändert wird, wendet 2sync Aktualisierungen in beide Richtungen basierend auf Ihren Synchronisierungsrichtungseinstellungen auf Feldebene an. Änderungen an verschiedenen Feldern werden beide angewendet. Für dasselbe Feld, das auf beiden Seiten geändert wurde, bestimmt die Synchronisierungsrichtungseinstellung, welche Aktualisierung wirksam wird.

Für einen tieferen Einblick in Konfliktbehandlungsstrategien siehe Konfliktlösung.

Wie verwende ich Formeln in der Feldzuordnung?

Sie können Notion-Formeleigenschaften für die einseitige Synchronisierung zuordnen:

Einrichtung:

1. Setzen Sie die Synchronisierungsrichtung auf einseitig zur externen App
2. Ordnen Sie die Formeleigenschaft einem kompatiblen Feld zu

Anwendungsfall: Erstellen Sie eine Formel, die Vor- und Nachnamen kombiniert, und ordnen Sie sie dem Terminbezeichnung zu.

Einschränkung: Formelausgaben können nur in eine Richtung synchronisiert werden (von Notion). Die externe App kann nicht in eine Formel schreiben.

Bei den Formeln einer Google Sheets-Tabelle gilt die umgekehrte Richtung: Eine Formelspalte wird nur nach Notion synchronisiert, und 2sync schreibt nie hinein. Mehr dazu unter Google Sheets-Felder.

Berechtigungsanforderungen für Formeln

Für Formeln, die auf Relationen oder Rollups verweisen:

• Die verknüpfte Datenbank muss mit 2sync verbunden sein
• Ohne Zugriff gibt die Formel leere Werte zurück
• Verbinden Sie alle referenzierten Datenbanken, damit Formeln funktionieren

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