Google Sheets-Synchronisierung

Ein Tabellenblatt einer Google Sheets-Tabelle synchronisiert sich über 2sync mit einer Notion-Datenbank. Fügen Sie in der Tabelle eine Zeile hinzu oder ändern Sie eine, kommt die Änderung innerhalb von Minuten in Notion an; bearbeiten Sie die Seite in Notion, folgen die Zellen. Sie fügen den Link der Tabelle ein, wählen das Blatt, ordnen jede Spalte einer Notion-Eigenschaft zu und legen die Richtung pro Spalte fest.

Wie fange ich an?

Google Sheets verbinden

Gehen Sie zum Google Sheets & Notion Sync Onboarding
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Autorisieren Sie 2sync, Ihre Google Sheets-Tabellen anzusehen, zu bearbeiten, zu erstellen und zu löschen

2sync bittet nur um Zugriff auf Tabellen, nicht auf Google Drive. Ihre Dateien werden nie aufgelistet: Geöffnet werden ausschließlich die Tabellen, deren Link Sie im nächsten Schritt einfügen.

Tabelle hinzufügen

Direkt nach dem Verbinden ist die Liste der Tabellenblätter leer. Das ist so gewollt: 2sync weiß noch nicht, welche Tabelle Sie synchronisieren möchten.

Öffnen Sie die Tabelle in Google Sheets und wechseln Sie zu dem Tabellenblatt, das synchronisiert werden soll
Kopieren Sie den Link aus der Adressleiste Ihres Browsers
Fügen Sie ihn in das Feld Google Sheets-Link ein und klicken Sie auf Tabelle hinzufügen

2sync listet alle Tabellenblätter dieser Tabelle auf. Das Blatt, das beim Kopieren des Links geöffnet war, ist bereits ausgewählt. Klicken Sie auf ein anderes Blatt, um stattdessen dieses zu wählen; es kann immer nur ein Tabellenblatt ausgewählt sein, das vorherige wird also abgewählt.

Ein Tabellenblatt pro Automatisierung. Um ein zweites Blatt derselben Tabelle zu synchronisieren, legen Sie eine weitere Automatisierung an und fügen denselben Link noch einmal ein.

Ausgeblendete Tabellenblätter erscheinen mit dem Hinweis Ausgeblendet und lassen sich trotzdem synchronisieren. Wenn Sie später Blätter hinzufügen oder umbenennen, klicken Sie auf Tabellenblätter aktualisieren. Um eine Tabelle aus der Verbindung zu entfernen, klicken Sie auf Diese Tabelle entfernen; Automatisierungen, die eines ihrer Blätter verwenden, synchronisieren nicht mehr, bis Sie die Tabelle erneut hinzufügen.

Notion verbinden

Klicken Sie auf Mit Notion verbinden und erlauben Sie den Zugriff
Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank mit 2sync verbunden ist: Klicken Sie auf (•••) > Verbindungen hinzufügen > 2sync auf der Datenbankseite
Kopieren Sie den Datenbanklink über (•••) > Link kopieren
Fügen Sie den Link ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden

Benennen Sie Ihre Notion-Eigenschaften nach den Spaltenüberschriften. 2sync ordnet eine Spalte automatisch der gleichnamigen Eigenschaft zu. Eine Tabelle mit den Überschriften Name, Status, Fällig und Betrag passt so mit einem Klick zu einer Datenbank, die diese vier Eigenschaften hat.

Datenbanken innerhalb einer Wiki-Seite werden aufgrund von Einschränkungen der Notion-API nicht unterstützt.

Wie liest 2sync mein Tabellenblatt?

Die Kopfzeile

Die erste Zeile des Tabellenblatts ist die Kopfzeile, und jede Überschrift wird zum Namen eines Feldes. Haben Sie oben im Blatt Zeilen fixiert, gilt die letzte fixierte Zeile als Kopfzeile. Notizen oder ein Titel oberhalb einer fixierten Kopfzeile werden ignoriert.

Zwei Spalten mit derselben Überschrift unterscheidet 2sync über ihren Spaltenbuchstaben. Eine Spalte ohne Überschrift wird nach ihrem Buchstaben benannt (zum Beispiel Spalte C).

Zeilen

Jede Zeile unterhalb der Kopfzeile, die in der dem Notion-Titel zugeordneten Spalte einen Wert hat, ist ein Datensatz. Eine Zeile ohne Titel wird übersprungen, bis Sie einen eintragen. In Notion neu angelegte Seiten werden als neue Zeilen unten an das Tabellenblatt angehängt.

Eine Automatisierung synchronisiert bis zu 10.000 Zeilen. Darüber hinaus stoppt die Automatisierung mit einem Fehler; verschieben Sie ältere Zeilen in ein anderes Tabellenblatt, um wieder unter die Grenze zu kommen.

Die Spalte 2sync ID

Bei der ersten Synchronisierung fügt 2sync am Ende des Tabellenblatts eine Spalte mit dem Namen 2sync ID hinzu; die Überschrift bleibt auch in deutschen Tabellen so. Die Spalte ist ausgeblendet und geschützt, und jede synchronisierte Zeile erhält darin eine ID.

Diese ID verknüpft die Zeile mit ihrer Notion-Seite. Sie können das Blatt also sortieren, Zeilen einfügen, Spalten verschieben und Überschriften umbenennen, ohne die Verknüpfung zu verlieren.

Lassen Sie die Spalte 2sync ID in Ruhe. Wird eine ID geleert, gilt die Zeile für 2sync als neu und bekommt eine zweite Notion-Seite. Wird die ganze Spalte gelöscht, pausiert die Automatisierung; der nächste Klick auf Jetzt synchronisieren legt sie neu an und ordnet jede Zeile über ihren Titel wieder ihrer Seite zu. Zeilen mit geändertem oder doppelt vergebenem Titel kommen dabei als neue Seiten zurück.

Kopieren Sie eine Zeile innerhalb des Tabellenblatts, trägt die Kopie dieselbe ausgeblendete ID und wird ignoriert. Blenden Sie die Spalte ein, leeren Sie die ID-Zelle der Kopie, und sie wird als neue Zeile synchronisiert.

Die Spalte Notion Link

Aktivieren Sie in den Synchronisierungseinstellungen Notion-Link unter jeder Beschreibung hinzufügen, fügt 2sync direkt hinter 2sync ID eine sichtbare, geschützte Spalte Notion Link ein. Jede synchronisierte Zeile erhält dort die URL ihrer Notion-Seite, sodass Sie mit einem Klick von der Tabelle zur Seite springen.

Wie ordne ich Spalten Notion-Eigenschaften zu?

Die Feldzuordnung steuert, wie Daten zwischen dem Tabellenblatt und Notion fließen. Jede Spalte erscheint als Feld mit dem Namen ihrer Überschrift, und 2sync schlägt anhand der Spaltenformatierung einen Eigenschaftstyp vor. Welcher Typ wozu passt, steht unter Google Sheets-Felder.

Synchronisierungsrichtungen

2-Wege-Synchronisation: Änderungen in einer der beiden Apps aktualisieren die andere
Einweg zu Notion: Änderungen in der Tabelle aktualisieren Notion, aber nicht umgekehrt
Einweg zu Google Sheets: Änderungen in Notion aktualisieren die Tabelle, aber nicht umgekehrt

Formelspalten sind fest auf Einweg zu Notion gestellt. Synchronisierungsstatus und Automatisierungsname gehen immer nach Notion, Löschung in Google Sheets auslösen geht immer nach Google Sheets. Einen detaillierten Vergleich finden Sie unter Zwei-Wege- vs. einseitige Synchronisierung.

Felder hinzufügen

Klicken Sie im Bereich Feldzuordnung auf + Feld hinzufügen, um eine Spalte zuzuordnen, die nicht automatisch erkannt wurde. Spalten, die Sie dem Tabellenblatt später hinzufügen, erscheinen, nachdem Sie im Verbindungsbereich auf Tabellenblätter aktualisieren geklickt haben.

Spalten umbenennen und löschen

Eine Überschrift umzubenennen ändert an der Zuordnung nichts, weil 2sync Spalten über eine interne ID erkennt und nicht über ihren Text. Löschen Sie eine zugeordnete Spalte, pausiert die Automatisierung mit einer Fehlermeldung, die die fehlende Spalte benennt. Machen Sie die Löschung rückgängig oder entfernen Sie das Feld aus der Zuordnung, und die Synchronisierung läuft weiter.

Wie wähle ich aus, welche Zeilen synchronisiert werden?

Filter für Google Sheets-Automatisierungen arbeiten mit Notion-Eigenschaften. Legen Sie eine Bedingung auf eine Notion-Eigenschaft, um zu bestimmen, welche Seiten in die Tabelle synchronisiert werden. Bedingungen auf Tabellenseite gibt es noch nicht; um nur einen Teil eines Blatts zu synchronisieren, verschieben Sie diese Zeilen in ein eigenes Tabellenblatt.

Wählen Sie im Bereich Filter die Option Alle Bedingungen oder Beliebige Bedingung
Klicken Sie auf + Bedingung hinzufügen und wählen Sie eine Notion-Eigenschaft, einen Operator und einen Wert
Speichern Sie Ihre Automatisierung

Welche Operatoren es pro Eigenschaftstyp gibt, steht in der Filterübersicht.

Ordnen Sie das Feld Synchronisierungsstatus einer Notion-Eigenschaft zu, um auf einen Blick zu sehen, welche Zeilen synchronisiert, ignoriert oder entfernt sind.

Was passiert, wenn dieselbe Zeile an beiden Stellen geändert wird?

2sync vergleicht jede zugeordnete Spalte einzeln und nimmt dabei den Wert der letzten Synchronisierung als Bezugspunkt.

Auf jeder Seite wurden unterschiedliche Spalten geändert: Beide Änderungen bleiben erhalten
Dieselbe Spalte wurde zwischen zwei Synchronisierungen auf beiden Seiten geändert: Der Wert aus Notion gewinnt und wird in die Zelle zurückgeschrieben

Eine auf Einweg gestellte Spalte wird nie in die andere Richtung geschrieben, egal was sich geändert hat. Die allgemeinen Regeln stehen unter Konfliktlösung.

Wie funktioniert die Zeilenlöschung?

Standardmäßig wird auf der anderen Seite nichts gelöscht:

Zeile in der Tabelle gelöscht: Die Notion-Seite bleibt bestehen, mit Synchronisierungsstatus Entfernt
Notion-Seite gelöscht oder archiviert: Die Zeile bleibt in der Tabelle

Das Leeren der Zellen einer Zeile ist nie eine Löschung. Solange die ausgeblendete ID vorhanden ist, gilt die Zeile als Aktualisierung mit leeren Werten.

Aktivieren Sie Löschung von Zeile zulassen in den erweiterten Synchronisierungseinstellungen, um Löschungen in beide Richtungen zu synchronisieren. Eine gelöschte Zeile archiviert dann ihre Notion-Seite, und eine gelöschte Notion-Seite entfernt ihre Zeile. Während des Onboardings ist der Schalter aus; Sie können ihn danach auf der Seite der Automatisierung einschalten.

Würde eine Synchronisierung einen großen Teil der synchronisierten Zeilen löschen, pausiert 2sync die Automatisierung und bittet Sie um Bestätigung. Wie Sie die anstehenden Änderungen prüfen und die Synchronisierung fortsetzen, steht unter Sicherheitslimits.

Zeilen aus Notion heraus löschen

Ordnen Sie Löschung in Google Sheets auslösen einer Checkbox- oder Status-Eigenschaft zu. Ist das Kästchen angehakt, löscht 2sync die zugehörige Zeile bei der nächsten Synchronisierung, unabhängig davon, ob Löschung von Zeile zulassen aktiv ist.

Sobald dieses Feld zugeordnet ist, wird bei der nächsten Synchronisierung jede Zeile gelöscht, deren Kästchen bereits angehakt ist. Stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft leer ist, bevor Sie das Feld zuordnen.

Die allgemeinen Regeln stehen unter Löschverhalten.

Tipps und Best Practices

Synchronisierungsfrequenz

Solo-Tarif: Synchronisiert alle 5 Minuten
Premium-Tarif: Synchronisiert alle 3 Minuten
Pro-Tarif: Synchronisiert alle 2 Minuten

Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren in Ihrer Automatisierung, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen. Ein Durchlauf, der auf keiner Seite eine Änderung findet, endet vorzeitig und schreibt keinen Eintrag ins Aktivitätsprotokoll.

Zeitzone

Datums- und Zeitangaben verwenden die Zeitzone der Tabelle, die in Google Sheets unter Datei > Einstellungen festgelegt ist. Stellen Sie sie vor der ersten Synchronisierung auf Ihre eigene Zeitzone, damit Zellen mit Datum und Uhrzeit und Notion-Datumsfelder übereinstimmen.

Tabellenblatt sauber halten

Lassen Sie die Kopfzeile in der ersten Zeile oder fixieren Sie sie
Geben Sie jeder synchronisierten Zeile einen Titel
Legen Sie über Daten > Datenvalidierung Dropdown-Listen auf Spalten an, die Sie Notion-Auswahlfeldern zuordnen
Fügen Sie echte Kästchen ein (Einfügen > Kästchen) in Spalten, die Sie Notion-Kontrollkästchen zuordnen

Zwei Automatisierungen auf einem Tabellenblatt

Zwei Automatisierungen können dasselbe Tabellenblatt in verschiedene Datenbanken synchronisieren. Lassen Sie Notion-Einträge ignorieren, die derzeit mit anderen Automatisierungen verknüpft sind eingeschaltet, damit Zeilen, die eine Automatisierung bereits synchronisiert hat, von der anderen übersprungen werden. Schalten Sie die Option aus, um jede Zeile in beide Datenbanken zu synchronisieren.

Was sollte ich als Nächstes tun?

FAQ

Kann ich mehr als ein Tabellenblatt synchronisieren?

Eine Automatisierung synchronisiert ein Tabellenblatt. Legen Sie eine zweite Automatisierung an, fügen Sie denselben Link ein und wählen Sie das andere Blatt. Beide Automatisierungen können auf dieselbe Notion-Datenbank oder auf verschiedene zeigen.

Warum ist die Liste der Tabellenblätter nach dem Verbinden leer?

2sync sieht nur die Tabellen, deren Link Sie einfügen. Kopieren Sie den Link aus der Adressleiste Ihres Browsers, fügen Sie ihn in das Feld Google Sheets-Link ein und klicken Sie auf Tabelle hinzufügen. Die Tabellenblätter erscheinen sofort.

Kann ich eine Tabelle synchronisieren, die jemand mit mir geteilt hat?

Ja, solange Sie sie bearbeiten dürfen. 2sync braucht Bearbeitungszugriff, um die ausgeblendete Spalte 2sync ID anzulegen. Mit reinem Lesezugriff lassen sich die Zeilen zwar lesen, die erste Synchronisierung stoppt aber mit einem Berechtigungsfehler.

Wozu dient die Spalte 2sync ID?

Sie speichert die ID, die jede Zeile mit ihrer Notion-Seite verknüpft. Die Spalte ist ausgeblendet und geschützt. Leeren oder löschen Sie sie nicht; fehlt sie, legt der nächste Klick auf Jetzt synchronisieren sie neu an und ordnet die Zeilen über ihren Titel wieder zu.

Überschreibt 2sync meine Formeln?

Nein. Spalten mit Formeln sind auf Tabellenseite schreibgeschützt und werden nur nach Notion synchronisiert. Werte aus Notion, die mit einem Gleichheitszeichen beginnen, werden als reiner Text geschrieben, nie als Formel.

Was passiert, wenn ich eine Überschrift umbenenne?

Nichts geht kaputt. 2sync erkennt Spalten über eine interne ID, die Zuordnung bleibt also bestehen, und das Feld zeigt nach einer Aktualisierung den neuen Namen.

Welche Zeitzone verwenden Datumsangaben?

Die Zeitzone der Tabelle, die in Google Sheets unter Datei > Einstellungen festgelegt ist. Zellen mit Datum und Uhrzeit werden mit dieser Zeitzone umgerechnet, wenn sie in Notion ankommen.

Ist die Synchronisierung sofort?

Nein. 2sync prüft nach einem Zeitplan auf Änderungen, je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.