E-Mail-Archiv | 2sync Docs | 2sync Dokumentation

2sync ermöglicht es Ihnen, E-Mails von Gmail oder Outlook Mail in einer Notion-Datenbank zu speichern und so ein durchsuchbares Archiv zu erstellen, das mit Ihren Projekten, Kontakten und Aufgaben verknüpft ist. Die E-Mail-Synchronisierung ist nur einseitig und fließt von Ihrem E-Mail-Anbieter zu Notion. Diese Anleitung behandelt, was synchronisiert wird, wie Sie effektiv filtern und Strategien zur Organisation Ihres E-Mail-Archivs.

Was wird von E-Mail zu Notion synchronisiert?

Die E-Mail-Synchronisierung sendet Metadaten und Inhalte aus Ihrem Posteingang an Notion-Seiten. Folgendes wird übertragen:

E-Mail-Daten	Notion-Eigenschaft	Hinweise
Betreff	Title	E-Mail-Betreffzeile
Absender (Von)	Text oder E-Mail	Absenderadresse
Absendername	Text	Anzeigename
Empfänger (An)	Text	Empfängerliste
CC / BCC	Text	Weitere Empfänger
Labels / Kategorien	Multi-select	Gmail-Labels oder Outlook-Kategorien
Datum	Date	Wann die E-Mail gesendet wurde
Ausschnitt	Text	Kurze Vorschau des E-Mail-Texts
Anhänge	Files & Media oder Text	Anhangsnamen und Links (keine Dateien)
Gmail/Outlook-Link	URL	Direktlink zur Original-E-Mail
Gelesen	Checkbox	Gelesen/Ungelesen-Status
Markiert	Checkbox	Markierungsstatus
Text	Seiteninhalt	Vollständiger E-Mail-Text innerhalb der Notion-Seite

Die vollständige Liste der Felder finden Sie unter Gmail-Felder oder Outlook Mail Felder.

Anhänge werden als Links synchronisiert, nicht als Dateien. 2sync lädt keine Anhänge nach Notion herunter. Klicken Sie auf den Link, um auf die Originaldatei in Ihrer E-Mail zuzugreifen.

Warum ist die E-Mail-Synchronisierung nur einseitig?

Die E-Mail-Synchronisierung ist strikt von E-Mail zu Notion. Änderungen, die Sie in Notion vornehmen (Betreff bearbeiten, Notizen hinzufügen, Seite löschen), beeinflussen die Original-E-Mail nicht, was Ihren Posteingang vor versehentlichen Änderungen schützt. Weitere Informationen zur Synchronisierungsrichtung finden Sie unter Zwei-Wege- vs. einseitige Synchronisierung.

So richten Sie E-Mail-Filter ein

Ohne Filter wird jede E-Mail in Ihrem Posteingang mit Notion synchronisiert. Verwenden Sie Filter, um nur das zu archivieren, was wichtig ist.

Nach Absender filtern

Synchronisieren Sie E-Mails von bestimmten Personen oder Domains. Fügen Sie einen Filter hinzu: Von enthält "kunde.de", um alle E-Mails von der Domain eines Kunden zu erfassen.

Nach Betreff filtern

Erfassen Sie E-Mails zu bestimmten Themen. Fügen Sie einen Filter hinzu: Betreff enthält "Rechnung", um ein Rechnungsarchiv aufzubauen.

Nach Labels oder Kategorien filtern

Der flexibelste Ansatz. Erstellen Sie in Gmail ein Label wie "In Notion archivieren". In Outlook erstellen Sie eine Kategorie. Filtern Sie dann: Labels enthält "In Notion archivieren".

Dies gibt Ihnen manuelle Kontrolle. Labeln Sie eine E-Mail, wenn Sie sie in Notion haben möchten.

Labelbasierte Filterung ist der empfohlene Ansatz für die meisten E-Mail-Archive. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, was Notion erreicht, und können Labels jederzeit hinzufügen oder entfernen. Alle verfügbaren Filterbedingungen finden Sie unter Filter.

Nach Anhängen filtern

Synchronisieren Sie nur E-Mails mit Anhängen. Nützlich zum Aufbau einer Dokumenten-Referenzbibliothek.

So verwenden Sie die Funktion Synchronisierungsverlauf zurücksetzen

Wenn Sie Ihre Filter ändern oder vergangene E-Mails erneut verarbeiten möchten, verwenden Sie Synchronisierungsverlauf zurücksetzen in Ihren Automatisierungseinstellungen. Dies setzt den Synchronisierungszustand zurück und verarbeitet alle E-Mails, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen, von Grund auf neu.

Synchronisierungsverlauf zurücksetzen löscht keine bestehenden Notion-Seiten. Es bewertet alle E-Mails anhand der aktuellen Filter neu und synchronisiert alle, die zuvor ausgeschlossen waren.

So organisieren Sie Ihr E-Mail-Archiv in Notion

Ansicht nach Absender

Gruppieren oder filtern Sie nach der Von-Eigenschaft, um alle E-Mails einer bestimmten Person oder Firma zu sehen.

Ansicht nach Datum

Sortieren Sie nach Datum absteigend für einen chronologischen Posteingang. Fügen Sie eine Kalenderansicht hinzu, um das E-Mail-Aufkommen über die Zeit zu sehen.

Ansicht nach Label

Filtern Sie nach Labels, um E-Mails nach Kategorie zu sehen. Erstellen Sie separate Ansichten für "Rechnungen", "Kundenaktualisierungen", "Quittungen" und andere Labels.

Nach Projekt mit Relationen

Verknüpfen Sie E-Mails mit Projektseiten über Notion-Relationen:

Erstellen Sie eine Projektdatenbank in Notion
Fügen Sie eine Relation-Eigenschaft in Ihrer E-Mail-Datenbank hinzu, die auf Projekte verweist
Verknüpfen Sie E-Mails manuell mit dem entsprechenden Projekt
Öffnen Sie eine beliebige Projektseite, um alle zugehörigen E-Mails über Backlinks zu sehen

Nach Kontakt mit Relationen

Wenn Sie auch Kontakte mit 2sync synchronisieren, ordnen Sie Von (Relation) Ihrer Kontaktdatenbank zu. Jede E-Mail wird automatisch mit der Kontaktseite des Absenders verknüpft, wodurch eine vollständige Kommunikationshistorie pro Kontakt entsteht und ein wichtiger Bestandteil eines Notion-CRM wird.

So synchronisieren Sie E-Mails von mehreren Konten

Erstellen Sie separate Automatisierungen für jedes E-Mail-Konto. Diese können auf dieselbe Notion-Datenbank oder verschiedene verweisen.

Fügen Sie Ihrer E-Mail-Datenbank eine "Quelle" Select-Eigenschaft hinzu (z.B. "Gmail", "Outlook").
Richten Sie eine Automatisierung pro E-Mail-Konto mit Filtern ein, die auf die eigenen Elemente beschränkt sind.
Legen Sie bei jeder Automatisierung einen Standardwert fest, um die Quelle automatisch zu taggen.
Aktivieren Sie Verknüpfte ignorieren bei allen Automatisierungen. Die vollständige Einrichtung finden Sie unter Mehrere Automatisierungen.

Was sind die Best Practices?

Vermeiden Sie die Synchronisierung Ihres gesamten Posteingangs: Verwenden Sie Labels oder Filter, um das Archiv fokussiert zu halten und zu verhindern, dass Tausende irrelevanter E-Mails Ihre Datenbank überfüllen.
Ordnen Sie den Gmail/Outlook-Link zu, damit Sie mit einem Klick immer zur Original-E-Mail zurückspringen können.
Verwenden Sie das Ausschnitt-Feld für schnelle Vorschauen, ohne jede Notion-Seite öffnen zu müssen.
Erstellen Sie einen Labeling-Workflow: Labeln Sie E-Mails in Ihrer Mail-App, wenn Sie sie in Notion haben möchten, und lassen Sie 2sync sie im nächsten Synchronisierungszyklus archivieren.
Ordnen Sie Von (Relation) Ihrer Kontaktdatenbank zu, wenn Sie ein Notion-CRM betreiben. Jede E-Mail wird automatisch mit der Kontaktseite des Absenders verknüpft.
Überprüfen Sie Ihr Archiv regelmäßig und bereinigen Sie alte Seiten. Verwenden Sie den Notion-Masseneditor, um Duplikate oder archivierte Seiten zu finden und zu entfernen.

Was sollte ich als Nächstes tun?

FAQ

Kann ich E-Mails in Notion bearbeiten und Änderungen zurücksynchronisieren?

Nein. Die E-Mail-Synchronisierung ist einseitig von E-Mail zu Notion. Fügen Sie Notizen und Tags in Notion für Ihre eigene Referenz hinzu, aber diese beeinflussen die Original-E-Mail nicht.

Werden E-Mail-Anhänge in Notion gespeichert?

Nein. Anhangsnamen und Links werden synchronisiert, aber die eigentlichen Dateien verbleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Klicken Sie auf den Link, um aus Gmail oder Outlook herunterzuladen.

Wie weit zurück kann ich E-Mails synchronisieren?

Das Synchronisierungsfenster hängt von Ihrem Tarif ab. Solo umfasst 6 Monate, Premium 1 Jahr und Pro 2 Jahre. Verwenden Sie Synchronisierungsverlauf zurücksetzen, um E-Mails innerhalb Ihres Fensters erneut zu verarbeiten.

Was passiert, wenn ich eine E-Mail in Gmail lösche?

Standardmäßig bleibt die Notion-Seite bestehen, wird aber entkoppelt. Wenn Sie das Löschverhalten aktivieren, wird die Notion-Seite entfernt, wenn die Quell-E-Mail gelöscht wird.

Kann ich E-Mails von mehreren Konten synchronisieren?

Ja. Erstellen Sie separate Automatisierungen für jedes E-Mail-Konto. Diese können auf dieselbe Notion-Datenbank oder verschiedene verweisen. Verwenden Sie eine Quell-Eigenschaft und Verknüpfte ignorieren, wenn Sie eine Datenbank teilen.

Kann ich E-Mails automatisch mit Kontakten verknüpfen?

Ja. Ordnen Sie das Feld Von (Relation) Ihrer Kontaktdatenbank zu. 2sync ordnet die E-Mail-Adresse des Absenders automatisch dem Kontaktdatensatz zu. Dies erfordert eine Kontakt-Synchronisierungsautomatisierung, die auf die Zieldatenbank ausgeführt wird.

Was passiert, wenn ich meine E-Mail-Filter nach der ersten Synchronisierung ändere?

Neue Filter gelten nur für zukünftige Synchronisierungszyklen. Zuvor synchronisierte E-Mails bleiben in Notion. Verwenden Sie Synchronisierungsverlauf zurücksetzen, um alle E-Mails anhand Ihrer aktualisierten Filter erneut zu verarbeiten.

Erscheint der E-Mail-Text in Notion?

Ja. Der vollständige E-Mail-Text wird als Seiteninhalt innerhalb der Notion-Seite synchronisiert. Betreff, Absender, Datum und andere Metadaten erscheinen als Eigenschaften am Anfang der Seite.

So archivieren Sie E-Mails von Gmail oder Outlook in Notion