Geteilte Verbindungen | 2sync Docs

Die geteilten Verbindungen von 2sync ermöglichen es einem Teammitglied, sein Google-, Outlook- oder Todoist-Konto zu authentifizieren und den Zugriff mit anderen zu teilen. Anstatt dass sich jeder einzeln verbindet, generiert eine Person einen teilbaren Link. Teammitglieder verwenden diesen Link, um ihre Daten in eine gemeinsame Notion-Datenbank zu synchronisieren. Diese Anleitung behandelt den Einrichtungsprozess, Anwendungsfälle und Sicherheitsaspekte.

Wie funktionieren geteilte Verbindungen?

Eine geteilte Verbindung ermöglicht es mehreren Personen, über eine authentifizierte Kontoverbindung zu synchronisieren. Die Person, die ihr Konto verbindet (der Inhaber), generiert einen Link. Jeder mit dem Link kann Automatisierungen mit dieser Verbindung erstellen, ohne sich erneut zu authentifizieren.

Dies unterscheidet sich davon, dass jede Person ihr eigenes Konto verbindet. Bei geteilten Verbindungen gehört das OAuth-Token einer Person, und andere referenzieren es.

Jedes Teammitglied benötigt trotzdem ein eigenes 2sync-Konto und einen Tarif. Die geteilte Verbindung bietet nur Zugriff auf das OAuth-Token, kein geteiltes Abonnement.

So richten Sie eine geteilte Verbindung ein

Schritt 1: Konto verbinden

Der Verbindungsinhaber meldet sich bei 2sync an und verbindet sein Google-, Outlook- oder Todoist-Konto über den Standard-OAuth-Flow.

Schritt 2: Teilbaren Link generieren

Gehen Sie zu Ihrer Verbindungen-Seite in 2sync
Finden Sie die Verbindung, die Sie teilen möchten
Klicken Sie auf Verbindung teilen
Kopieren Sie den generierten Link

Schritt 3: Mit Teammitgliedern teilen

Senden Sie den Link über Ihren bevorzugten Kanal (Slack, E-Mail usw.) an Teammitglieder.

Schritt 4: Teammitglieder verwenden den Link

Jedes Teammitglied:

Meldet sich bei seinem eigenen 2sync-Konto an
Fügt den geteilten Verbindungslink ein
Die Verbindung erscheint in seinem Konto
Erstellt Automatisierungen mit der geteilten Verbindung

Was sind die häufigsten Anwendungsfälle?

Team-Kalendersynchronisierung

Eine Person verbindet das Google Workspace- oder Microsoft 365-Konto des Teams. Teammitglieder verwenden die geteilte Verbindung, um ihre Kalender in eine gemeinsame Notion-Datenbank für Teamtransparenz zu synchronisieren. Die vollständige Team-Einrichtungsanleitung finden Sie unter Kalendersynchronisierung für Teams.

Geteiltes CRM

Ein Vertriebsleiter verbindet Google Contacts. Das Team verwendet die geteilte Verbindung, um Kontakte in eine gemeinsame Notion-CRM-Datenbank zu synchronisieren. Alle sehen dieselben Kontaktdaten und können Meetingnotizen hinzufügen.

Kollaboratives Aufgabenmanagement

Ein Projektmanager verbindet Todoist. Teammitglieder verwenden die geteilte Verbindung, um Projektaufgaben in Notion zu synchronisieren, wo das Team bei Planung und Tracking zusammenarbeitet.

Geteilte Verbindungen funktionieren am besten, wenn eine Person das Konto besitzt, das die gemeinsamen Daten des Teams enthält (z.B. ein Google Workspace-Konto des Unternehmens). Individuelle Daten wie persönliche Kalender sollten individuelle Verbindungen verwenden.

Was ist mit der Sicherheit?

Geteilte Verbindungen sind mit eingeschränktem Zugriff konzipiert:

Sicherheitsmerkmal	Details
Umfang	Die Verbindung gewährt nur die während OAuth genehmigten Berechtigungen
Widerruf	Der Inhaber kann den geteilten Link jederzeit widerrufen
Sichtbarkeit	Teammitglieder können die Anmeldedaten des Inhabers nicht sehen
Audit	Der Inhaber kann sehen, wer seine geteilte Verbindung verwendet
Ablauf	Links können neu generiert werden, um alte ungültig zu machen

Teilen Sie Verbindungen nur mit Personen, denen Sie vertrauen. Obwohl sie Ihre Anmeldedaten nicht sehen können, können sie Automatisierungen erstellen, die Daten über Ihr authentifiziertes Konto lesen und schreiben.

So widerrufen Sie eine geteilte Verbindung

Wenn ein Teammitglied das Team verlässt oder Sie das Teilen beenden möchten:

Gehen Sie zu Ihrer Verbindungen-Seite
Finden Sie die geteilte Verbindung
Klicken Sie auf Widerrufen oder generieren Sie den Link neu
Bestehende Automatisierungen, die den alten Link verwenden, funktionieren nicht mehr

Teammitglieder müssen sich mit einem neuen Link oder ihrem eigenen Konto neu verbinden.

Wie unterscheidet sich das von individuellen Verbindungen?

Merkmal	Geteilte Verbindung	Individuelle Verbindung
OAuth-Authentifizierung	Eine Person authentifiziert sich	Jede Person authentifiziert sich
Datenzugriff	Über das Konto des Inhabers	Über das eigene Konto
Einrichtungsaufwand	Gering für Teammitglieder	Jede Person durchläuft die vollständige Einrichtung
Widerruf	Inhaber kontrolliert den Zugriff	Jede Person verwaltet ihren eigenen
Kalendersichtbarkeit	Auf die sichtbaren Kalender des Inhabers beschränkt	Vollständiger Zugriff auf eigene Kalender

Was sind die Best Practices?

Verwenden Sie geteilte Verbindungen, wenn mehrere Personen in dieselbe Notion-Datenbank synchronisieren müssen: Es vereinfacht die Einrichtung und gewährleistet konsistenten Zugriff.
Wählen Sie einen stabilen Inhaber: Der Verbindungsinhaber sollte jemand mit stabilem, langfristigem Zugang zum Konto sein (z.B. ein Teamadmin, kein Auftragnehmer).
Dokumentieren Sie, welche Verbindungen geteilt werden und mit wem: Führen Sie Buch, damit Sie den Zugriff widerrufen können, wenn jemand das Team verlässt.
Generieren Sie Links regelmäßig neu für die Sicherheit. Alte Links funktionieren nicht mehr, wenn Sie einen neuen generieren.
Jedes Teammitglied sollte seine eigenen Filter konfigurieren: Geteilte Verbindungen bieten Kontozugriff, aber jede Automatisierung benötigt trotzdem ihren eigenen Bereich, um Duplikate zu vermeiden.
Überprüfen Sie die Aktivitätsprotokolle, um zu überwachen, wie geteilte Verbindungen im Team verwendet werden.

Was sollte ich als Nächstes tun?

FAQ

Brauchen Teammitglieder ihren eigenen 2sync-Tarif?

Ja. Eine geteilte Verbindung bietet Zugriff auf ein OAuth-Token, kein geteiltes Abonnement. Jedes Teammitglied benötigt ein eigenes 2sync-Konto und einen Tarif, um Automatisierungen zu erstellen.

Was passiert, wenn der Verbindungsinhaber sein Passwort ändert?

OAuth-Token sind in den meisten Fällen unabhängig von Passwörtern. Wenn der Inhaber jedoch den App-Zugriff in seinen Google- oder Microsoft-Kontoeinstellungen widerruft, funktionieren alle geteilten Verbindungen nicht mehr.

Kann ich Verbindungen über verschiedene Notion-Workspaces hinweg teilen?

Die geteilte Verbindung gilt für den externen Dienst (Google, Outlook, Todoist). Jedes Teammitglied verbindet seinen eigenen Notion-Workspace separat. Die geteilte Verbindung betrifft nur die Anbieterseite.

Wie viele Personen können eine geteilte Verbindung nutzen?

Es gibt kein festes Limit für die Anzahl der Personen, die einen geteilten Verbindungslink nutzen können. Jede Person benötigt trotzdem ihren eigenen 2sync-Tarif mit verfügbaren Automatisierungsplätzen.

Können Nutzer geteilter Verbindungen meine E-Mails oder meinen Kalender sehen?

Sie können Automatisierungen erstellen, die über Ihr authentifiziertes Konto auf Daten zugreifen, begrenzt auf die während OAuth erteilten Berechtigungen. Sie können Ihre Daten nicht direkt über 2sync durchsuchen.

Was passiert mit Automatisierungen, wenn ich die geteilte Verbindung widerrufe?

Automatisierungen, die die widerrufene Verbindung verwenden, stoppen die Synchronisierung sofort. Teammitglieder sehen einen Verbindungsfehler in ihren Aktivitätsprotokollen und müssen sich mit einem neuen geteilten Link oder ihrem eigenen Konto neu verbinden.

Kann ich eine Todoist-Verbindung mit meinem Team teilen?

Ja. Geteilte Verbindungen funktionieren mit Google-, Outlook- und Todoist-Konten. Der Einrichtungsprozess ist unabhängig vom Anbieter identisch.

Sollte ich geteilte Verbindungen verwenden oder sollte sich jeder einzeln verbinden?

Verwenden Sie geteilte Verbindungen, wenn Sie zentralisierte Kontrolle und einfacheres Onboarding wünschen. Verwenden Sie individuelle Verbindungen, wenn Teammitglieder Zugriff auf ihre eigenen persönlichen Kalender oder Kontakte benötigen.

So konfigurieren Sie geteilte Verbindungen für Teams