Todoist-Synchronisierung

Todoist-Aufgaben synchronisieren sich automatisch mit Ihrer Notion-Datenbank über 2sync. Erstellen oder bearbeiten Sie eine Aufgabe in einer der beiden Apps und die Änderung erscheint innerhalb von Minuten auf der anderen Seite. Sie wählen, welche Projekte einbezogen werden, wie Felder zwischen den Apps zugeordnet werden und ob die Synchronisierung in beide Richtungen oder nur in eine läuft.

Wie fange ich an?

Todoist verbinden

1. Gehen Sie zum Todoist & Notion Sync Onboarding
2. Klicken Sie auf Todoist verbinden
3. Melden Sie sich mit Ihrem Todoist-Konto an
4. Autorisieren Sie 2sync für den Zugriff auf Ihre Aufgaben

Notion verbinden

Sie können Notion auf zwei Arten verbinden:

Mit der 2sync-Vorlage:

1. Klicken Sie auf Mit Notion verbinden
2. Wählen Sie Eine vom Entwickler bereitgestellte Vorlage verwenden
3. Klicken Sie auf Zugriff erlauben

Notion dupliziert die Standard-Aufgabenvorlage in Ihren Workspace, und 2sync erkennt die Datenbank automatisch. Weitere Optionen finden Sie unter Notion-Datenbank einrichten.

Mit Ihrer eigenen Datenbank:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank mit 2sync verbunden ist: Klicken Sie auf (•••) > Verbindungen hinzufügen > 2sync auf der Datenbankseite
2. Kopieren Sie den Datenbanklink über (•••) > Link kopieren
3. Fügen Sie den Link ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden

Standardprojekt auswählen

Beim Synchronisieren mehrerer Todoist-Projekte muss eines als Standard-Asset festgelegt werden. Neue Aufgaben, die in Notion erstellt werden, werden mit diesem Projekt synchronisiert, sofern Sie nichts anderes angeben.

Legen Sie den Standard im Tab Projektverbindungen fest, indem Sie neben Ihrem bevorzugten Projekt auf Als Standard festlegen klicken.

Wie ordne ich Felder zwischen Todoist und Notion zu?

Die Feldzuordnung steuert, wie Daten zwischen Todoist und Notion übertragen werden. Sie können die Synchronisierungsrichtung für jedes Feld unabhängig festlegen. Eine vollständige Referenz aller unterstützten Felder finden Sie unter Todoist-Felder.

Synchronisierungsrichtungen

• Zwei-Wege-Synchronisierung: Änderungen in einer der beiden Apps aktualisieren die andere
• Einseitig nach Notion: Todoist-Änderungen aktualisieren Notion, aber nicht umgekehrt
• Einseitig nach Todoist: Notion-Änderungen aktualisieren Todoist, aber nicht umgekehrt

Einen detaillierten Vergleich finden Sie unter Zwei-Wege- vs. einseitige Synchronisierung.

Verfügbare Felder

Felder hinzufügen

Klicken Sie auf + Feld hinzufügen im Bereich Feldzuordnung, um zusätzliche Felder hinzuzufügen. Nicht alle Felder werden standardmäßig angezeigt.

Wie wähle ich aus, welche Aufgaben synchronisiert werden?

Filter verwenden

Filter ermöglichen es Ihnen, nur bestimmte Aufgaben zu synchronisieren. Alle verfügbaren Optionen finden Sie unter Todoist-Filterbedingungen. Im Bereich Filter:

1. Wählen Sie Ihre Filterstrategie: Keine Filterung, Alle Bedingungen oder Beliebige Bedingung
2. Klicken Sie auf + Bedingung hinzufügen
3. Wählen Sie ein Feld, einen Operator und einen Wert
4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu
5. Speichern Sie Ihre Automatisierung

Häufige Filterbeispiele:

• Nur Aufgaben aus einem bestimmten Projekt synchronisieren
• Erledigte Aufgaben ausschließen
• Nur Aufgaben mit Priorität 1 oder Priorität 2 synchronisieren
• Aufgaben mit dem Label „someday" ausschließen

Wie werden erledigte Aufgaben behandelt?

Wenn eine Aufgabe in Todoist erledigt wird:

• Das Erledigt-Kontrollkästchen wird in Notion angehakt
• Das Erledigt am-Datum wird gesetzt
• Die Aufgabe bleibt synchronisiert (sofern Sie erledigte Aufgaben nicht herausfiltern)

Wenn eine Aufgabe in Notion erledigt wird:

• Die Aufgabe wird in Todoist als erledigt markiert
• Die Zwei-Wege-Synchronisierung hält beide synchron

Erledigte Aufgaben filtern

Um erledigte Aufgaben aus Ihrer Hauptansicht in Notion fernzuhalten, verwenden Sie Todoist-Filterbedingungen:

1. Gehen Sie zu Filter
2. Fügen Sie hinzu: Erledigt ist nicht angehakt
3. Oder verwenden Sie die integrierten Ansichtsfilter von Notion

Zeitzonen

Todoist verwendet standardmäßig „Floating Time" für neue Aufgaben, was zu Zeitabweichungen führen kann.

Zur Behebung:

1. Klicken Sie in Todoist auf + Uhrzeit hinzufügen bei einer Aufgabe
2. Klicken Sie auf Zeitzone
3. Wählen Sie Ihre tatsächliche Zeitzone anstelle von „Floating Time"

Einmal eingestellt, synchronisieren sich Uhrzeiten korrekt mit Notion.

Wie funktionieren wiederkehrende Aufgaben?

Todoist behandelt wiederkehrende Aufgaben anders als Kalender:

• Eine Aufgabe, dynamisches Datum: Todoist behält eine einzelne Aufgabe
• Erledigung rückt das Datum vor: Das Markieren als erledigt verschiebt zum nächsten Vorkommen
• Eine Notion-Seite: Dieselbe Seite wird mit neuen Fälligkeitsdaten aktualisiert

So funktioniert es

1. Sie haben eine wiederkehrende Aufgabe „Wöchentliche Überprüfung", fällig jeden Montag
2. Sie wird als eine Seite mit dem Datum dieses Montags mit Notion synchronisiert
3. Sie erledigen sie in Todoist (oder Notion)
4. Todoist setzt das Datum auf nächsten Montag vor
5. 2sync aktualisiert dieselbe Notion-Seite mit dem neuen Datum

Erledigungsverlauf verfolgen

Da wiederkehrende Aufgaben an Ort und Stelle aktualisiert werden, ist der Erledigungsverlauf nicht automatisch verfügbar. Hier sind einige Alternativen:

• Verwenden Sie das Todoist-Aktivitätsprotokoll (nicht synchronisiert)
• Erstellen Sie eine separate „Erledigte Aufgaben"-Datenbank mit Automatisierungen
• Archivieren Sie erledigte Instanzen manuell, bevor Sie sie als erledigt markieren

Weitere Informationen zu wiederkehrenden Aufgaben-Workflows finden Sie unter Wiederkehrende Aufgaben in Notion erstellen und Todoist wiederkehrende Aufgaben.

Wie organisiere ich Projekte und Abschnitte?

Ordnen Sie Todoists Organisationsstruktur Notion zu:

Einfache Zuordnung (Text/Select):

• Projekt → Select-Eigenschaft mit Projektnamen
• Abschnitt → Select-Eigenschaft mit Abschnittsnamen

Relationale Zuordnung:

• Projekt (Relation) → Verknüpfung mit einer Projekt-Datenbank
• Abschnitt (Relation) → Verknüpfung mit einer Abschnitt-Datenbank

Siehe den Projekte, Abschnitte & Unteraufgaben-Leitfaden für eine detaillierte Einrichtung.

Wie werden Prioritätsstufen zugeordnet?

Todoist-Prioritäten (1-4) werden Notion zugeordnet:

Ordnen Sie sie einer Select-Eigenschaft mit passenden Werten zu, oder Number für Sortierung.

Labels

Todoist-Labels werden mit einer Multi-select-Eigenschaft in Notion synchronisiert. Labels sind bidirektional. Fügen Sie Labels in einer der beiden Apps hinzu und sie werden synchronisiert.

Häufige Szenarien

GTD-Setup mit Kontexten

Ordnen Sie Todoist-Labels GTD-Kontexten zu (@telefon, @computer, @besorgungen) und verwenden Sie Notion-Ansichten, um nach Kontext zu filtern.

1. Ordnen Sie Labels einer Multi-select-Eigenschaft in Notion zu
2. Erstellen Sie Labels in Todoist für jeden Kontext (@telefon, @computer, @besorgungen, @büro)
3. Weisen Sie Labels Aufgaben in beiden Apps zu. Sie werden in beide Richtungen synchronisiert
4. Erstellen Sie in Notion gefilterte Ansichten für jeden Kontext (z. B. „Telefonanrufe" filtert nach @telefon-Label)
5. Verwenden Sie Notions Board-Ansicht, gruppiert nach Label, für ein Kontextwechsel-Dashboard

Zeitblöcke mit Kalender

Synchronisieren Sie Fälligkeitsdaten mit Uhrzeiten, um Aufgaben neben Kalenderereignissen zu sehen. Kombinieren Sie mit einer Google Calendar- oder Outlook Calendar-Automatisierung für eine einheitliche Tagesansicht.

1. Ordnen Sie Fälligkeitsdatum mit Uhrzeiten einer Date-Eigenschaft in Notion zu
2. Richten Sie eine separate Google Calendar- oder Outlook Calendar-Automatisierung für dieselbe Notion-Datenbank ein (oder eine verknüpfte)
3. Verwenden Sie Notions Zeitleisten- oder Kalenderansicht, um Aufgaben und Ereignisse zusammen zu sehen
4. Blockieren Sie Zeit für Aufgaben, indem Sie bestimmte Startzeiten in Todoist setzen

Team-Aufgabenverwaltung

Jedes Teammitglied kann sein Todoist mit einer geteilten Notion-Datenbank über geteilte Verbindungen synchronisieren.

1. Eine Person erstellt die Automatisierung und teilt den Verbindungslink
2. Teammitglieder verbinden ihre individuellen Todoist-Konten
3. Ordnen Sie das Feld Zuständig zu, um Aufgabenverantwortliche zu identifizieren
4. Erstellen Sie Notion-Ansichten, gefiltert nach Zuständigem, für jedes Teammitglied
5. Verwenden Sie die Board-Ansicht, gruppiert nach Projekt oder Abschnitt, für die Sprint-Planung

Kundenprojekt-Tracking

Filtern Sie Aufgaben nach Projekt und verbinden Sie sie mit einer relationalen Kunden-Datenbank für eine vollständige Projektübersicht.

1. Ordnen Sie Projekt (Relation) zu, um Aufgaben mit einer Projekt-Datenbank in Notion zu verknüpfen
2. Fügen Sie eine Relation-Eigenschaft in der Projekt-Datenbank hinzu, die auf eine Kunden-Datenbank verweist
3. Verwenden Sie Todoist-Filter, um nur kundenrelevante Projekte zu synchronisieren
4. Erstellen Sie ein Notion-Dashboard mit Rollup-Eigenschaften, die Aufgabenanzahlen und Erledigungsraten pro Kunde anzeigen

Freelancer-Aufgaben-Pipeline

Verwenden Sie Todoist-Abschnitte als Workflow-Stufen und spiegeln Sie sie in einem Notion-Kanban-Board.

1. Ordnen Sie Abschnitt (Relation) zu, um Aufgaben mit einer Abschnitt-Datenbank zu verknüpfen
2. Erstellen Sie Todoist-Abschnitte für jede Stufe: Backlog, In Bearbeitung, Review, Erledigt
3. Erstellen Sie in Notion eine Board-Ansicht, gruppiert nach Abschnitt
4. Verschieben Sie Aufgaben zwischen Abschnitten in beiden Apps. Das Board wird automatisch aktualisiert

Studenten-Aufgabentracker

Verwenden Sie Todoist-Projekte für Kurse und Prioritätsstufen für die Prüfungsgewichtung.

1. Erstellen Sie ein Todoist-Projekt für jeden Kurs
2. Ordnen Sie Projekt einer Select-Eigenschaft in Notion zu
3. Ordnen Sie Fälligkeitsdatum für Abgabefristen zu
4. Ordnen Sie Priorität zu, um Aufgaben nach Dringlichkeit oder Gewichtung zu sortieren
5. Verwenden Sie Notions Kalenderansicht, um alle Fristen über Kurse hinweg zu sehen

Aufgaben automatisch löschen

Ordnen Sie das Feld Löschung in Todoist auslösen einer Checkbox- oder Status-Eigenschaft zu. Wenn angehakt (oder als erledigt markiert), wird die Aufgabe bei der nächsten Synchronisierung aus Todoist gelöscht.

Tipps und Best Practices

Synchronisierungsfrequenz

• Solo-Tarif: Synchronisiert alle 5 Minuten
• Premium-Tarif: Synchronisiert alle 3 Minuten
• Pro-Tarif: Synchronisiert alle 2 Minuten

Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren in Ihrer Automatisierung, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.

Einstellungen zur Aufgabenlöschung

Standardmäßig wird durch das Löschen einer Aufgabe die Synchronisierung aufgehoben, anstatt sie aus beiden Apps zu entfernen. Aktivieren Sie Aufgabenlöschung erlauben in den Synchronisierungseinstellungen, um Aufgaben an beiden Stellen zu löschen.

Todoist Premium-Funktionen

Das Feld Deadline ist nur mit einem Todoist Premium-Abonnement verfügbar. Wenn Sie kein Premium haben, verwenden Sie das Feld Fälligkeitsdatum für die gesamte Datumsverfolgung.

Umgang mit großen Datenbanken

Erste Synchronisierungen großer Aufgabendatenbanken dauern länger, da 2sync die anfänglichen Verknüpfungen aufbaut. Wenn die Synchronisierung langsam bleibt:

• Überprüfen Sie Ihre Synchronisierungsfenster-Einstellungen
• Erwägen Sie, nur aktive Aufgaben zu filtern
• Lesen Sie den Fehlerbehebungsleitfaden

Synchronisierungsschleifen vermeiden

Vermeiden Sie Konfigurationen, die Schleifen erzeugen können:

• Synchronisieren Sie erledigte Aufgaben nicht in ein Archiv und zurück
• Seien Sie vorsichtig mit Filtern, die Elemente wiederholt ein- oder ausschließen könnten

Verwendung mit Todoists Google Calendar-Integration

Sie können Todoists integrierte Google Calendar-Integration neben 2sync verwenden, aber es kann zu Konflikten kommen, wenn beide dieselben Daten synchronisieren. Verwenden Sie Filter, um Überschneidungen zu vermeiden.

Was sollte ich als Nächstes tun?

Nachdem Ihre Todoist-Synchronisierung eingerichtet ist:

1. Sehen Sie alle Felder, die zwischen Todoist und Notion synchronisiert werden
2. Richten Sie Filter ein, um nur die benötigten Aufgaben zu synchronisieren
3. Erfahren Sie, wie Projekte, Abschnitte und Unteraufgaben funktionieren
4. Konfigurieren Sie die Synchronisierungsrichtung pro Feld

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