Filter
Steuern Sie mit leistungsstarken Filteroptionen, welche Elemente synchronisiert werden
Filter steuern, welche Elemente zwischen Ihren Apps synchronisiert werden. Ohne Filter wird alles synchronisiert, was Tausende irrelevanter Elemente bedeuten kann. Mit Filtern synchronisieren Sie nur, was wichtig ist.
Warum sollte ich Filter verwenden?
Unordnung reduzieren: Synchronisieren Sie nur Arbeitskalender, keine persönlichen Termine.
Leistung verbessern: Weniger Elemente bedeuten schnellere Synchronisierungszyklen.
Datenbank fokussieren: Halten Sie Notion-Datenbanken relevant und handlungsorientiert.
Privatsphäre schützen: Schließen Sie sensible oder persönliche Elemente von der Synchronisierung aus.
Wie funktionieren Filter?
Filterlogik
Wie Bedingungen zusammenwirken, wählen Sie im Dropdown-Menü neben Notion-Seiten synchronisieren, wenn (Sync Notion pages when):
- Alle (UND): Ein Element muss jede Bedingung erfüllen
- Beliebig (ODER): Ein Element muss mindestens eine Bedingung erfüllen
Ohne Bedingungen wird jedes Element synchronisiert, das in Ihren Synchronisierungszeitrahmen fällt.
Filter einrichten
- Öffnen Sie Ihre Automatisierung und wechseln Sie zum Tab mit den Synchronisierungsregeln
- Wählen Sie im Abschnitt dazu, welche Einträge synchronisiert werden, neben Notion-Seiten synchronisieren, wenn den Wert Beliebig oder Alle
- Fügen Sie Bedingungen mit + Bedingung hinzufügen hinzu
Beim Anlegen einer neuen Automatisierung können Sie die erste Bedingung schon im Vorschauschritt setzen, direkt neben dem Hinweis, dass noch keine Bedingungen festgelegt sind.
Klicken Sie nach dem Festlegen Ihrer Filter auf die Schaltfläche unter den Bedingungen, mit der Sie Ihre Regeln testen. 2sync probiert sie an der verbundenen App aus, ohne etwas zu ändern, und listet auf, welche Elemente übereinstimmen und welche übersprungen werden.
Für einen vollständigen Synchronisierungszyklus, der nichts schreibt, aktivieren Sie Testlauf (Dry run) im Abschnitt mit den Sicherheitseinstellungen desselben Tabs. Siehe Erweiterte Synchronisierungseinstellungen für Details.
📅 Beispiel: Alle Meetings und alle wiederkehrenden Termine synchronisieren: Termine, deren Titel „Meeting" enthält, und dazu jeden Termin, der sich wiederholt. Es genügt, wenn eine Bedingung zutrifft (Beliebig-Logik). Ein einmaliges „Meeting mit Acme" und das wöchentliche Training im Fitnessstudio werden also synchronisiert, ein einmaliger Zahnarzttermin nicht.
Bedingungsstruktur
Jede Bedingung hat drei Teile:
- Feld: Welche Eigenschaft geprüft wird (Terminname, Kalender usw.)
- Operator: Art des Vergleichs (ist gleich, enthält, ist leer usw.)
- Wert: Womit verglichen wird
Welche Operatoren sind verfügbar?
| Operator | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| ist | Exakte Übereinstimmung | Kalender ist "Arbeit" |
| ist nicht | Inverse Übereinstimmung | Status ist nicht "Abgesagt" |
| enthält | Teilübereinstimmung | Titel enthält "Meeting" |
| enthält nicht | Schließt Teilzeichenkette aus | Titel enthält nicht "Persönlich" |
| ist leer | Feld ist leer | Beschreibung ist leer |
| ist nicht leer | Feld hat einen Wert | Ort ist nicht leer |
Was sind gängige Filtermuster?
Bestimmte Kalender synchronisieren
Ziel: Nur arbeitsbezogene Kalender synchronisieren
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Kalendername ist gleich "Arbeit"
Oder für mehrere Kalender:
Synchronisieren, wenn EINE der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Kalendername ist gleich "Arbeit"
- Kalendername ist gleich "Meetings"
- Kalendername ist gleich "Projekte"
Persönliche Termine ausschließen
Ziel: Alles synchronisieren außer persönlichen Elementen
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Kalendername ist nicht "Persönlich"
Nach Label oder Tag synchronisieren
Ziel: Nur markierte Elemente synchronisieren
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Labels enthält "Notion"
Dies erstellt einen "An Notion senden"-Workflow, bei dem Sie Elemente zum Synchronisieren taggen.
Nur aktive Aufgaben
Ziel: Abgeschlossene Aufgaben ausschließen
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Abgeschlossen ist nicht aktiviert
Fokus auf hohe Priorität
Ziel: Nur wichtige Elemente synchronisieren
Synchronisieren, wenn EINE der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Priorität ist gleich "1"
- Priorität ist gleich "2"
- Ist markiert ist aktiviert
Termintyp-Filterung
Ziel: Nur Standardtermine synchronisieren
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Termintyp ist "Default"
Wie kombiniere ich Bedingungen?
UND-Logik (alle)
Alle Bedingungen müssen zutreffen:
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Kalender ist gleich "Arbeit"
- Ist wiederkehrend ist nicht aktiviert
- Anzeigen als ist gleich "Beschäftigt"
Ergebnis: Synchronisiert nur Arbeitskalendertermine, die nicht wiederkehrend sind und als beschäftigt angezeigt werden.
ODER-Logik (eine)
Mindestens eine Bedingung muss zutreffen:
Synchronisieren, wenn EINE der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Kalender ist gleich "Arbeit"
- Labels enthält "Wichtig"
Ergebnis: Synchronisiert Arbeitskalendertermine ODER jeden Termin mit dem Label "Wichtig".
Elemente ausschließen
Verwenden Sie "ist nicht" oder "enthält nicht" Operatoren, um Elemente auszuschließen:
Synchronisieren, wenn ALLE folgenden Bedingungen zutreffen:
- Titel enthält nicht "Mittagessen"
- Titel enthält nicht "Fokuszeit"
Ergebnis: Schließt Termine mit "Mittagessen" oder "Fokuszeit" im Titel aus.
Wie funktioniert die Zeitrahmen-Filterung?
Steuern Sie, wie weit zurück und voraus synchronisiert wird:
Synchronisierungsfenster
Sie legen es mit dem Synchronisierungszeitrahmen (Syncing timeframe) fest, im Tab mit den Synchronisierungsregeln, im Abschnitt dazu, welche Einträge synchronisiert werden. Dort gibt es zwei Dropdown-Menüs:
- Vergangenheit: Wie weit zurück (z.B. 6 Monate zurück)
- Zukunft: Wie weit voraus (z.B. 1 Jahr im Voraus)
Termine außerhalb dieses Fensters werden nicht synchronisiert.
Tariflimits
| Tarif | Maximales Fenster |
|---|---|
| Solo | 6 Monate |
| Premium | 1 Jahr |
| Pro | 2 Jahre |
Siehe Tarife und Preise für vollständige Tarifdetails.
Was passiert, wenn sich Filter ändern?
Filter zu bestehender Synchronisierung hinzufügen
Wenn bereits synchronisierte Elemente nicht mehr den neuen Filtern entsprechen:
- Sie werden entkoppelt (nicht gelöscht)
- Die Verknüpfung wird aufgelöst, aber die Notion-Seiten bleiben erhalten
- Ordnen Sie Synchronisierungsstatus zu, um "Ignoriert"-Elemente zu identifizieren
Filter entfernen
Zuvor ausgeschlossene Elemente beginnen zu synchronisieren, wenn sie jetzt übereinstimmen.
Synchronisierungsstatus verwenden
Ordnen Sie das Feld Synchronisierungsstatus zu, um Elementzustände zu verfolgen:
- Synchronisiert: Aktiv verknüpft
- Ignoriert: Durch Filter ausgeschlossen
- Entfernt: In der Quelle gelöscht
- Schreibgeschützt: Synchronisiert nur in eine Richtung
Filtern Sie Notion-Ansichten, um ignorierte/entfernte Elemente auszublenden. Siehe Synchronisierungselementstatus für eine vollständige Liste der Status.
Was sind die Best Practices für Filter?
Seien Sie spezifisch
Beginnen Sie mit engen Filtern und erweitern Sie bei Bedarf. Es ist einfacher, Elemente hinzuzufügen als Duplikate zu entfernen.
Testen Sie zuerst
Bevor Sie eine Automatisierung aktivieren, testen Sie Ihre Regeln mit der Schaltfläche unter den Bedingungen und sehen so, was Ihre Filter durchlassen. Überprüfen Sie danach einige Elemente manuell.
Dokumentieren Sie Ihre Filter
Notieren Sie, warum Sie bestimmte Filter gewählt haben. Monate später werden Sie den Grund vergessen haben.
Verwenden Sie Select-Eigenschaften
Wenn Sie nach Notion-Eigenschaften filtern, verwenden Sie Select (nicht Text) für konsistente Werte.
Wenn Ihr Filter eine Select-Eigenschaft verwendet und das Wert-Dropdown nicht ausgewählt ist, kann dies zu unerwartetem Verhalten führen. Wählen Sie immer eine bestimmte Option aus dem Dropdown, um sicherzustellen, dass Ihr Filter korrekt funktioniert.
Kann ich nach Notion-Eigenschaften filtern?
Filter können auch auf Notion-Eigenschaften angewendet werden:
Notion-Seiten synchronisieren, wenn alle folgenden Bedingungen zutreffen:
- Status ist nicht "Archiviert"
- Typ ist gleich "Meeting"
Dies filtert, was VON Notion zur externen App geht.
Google Sheets-Automatisierungen filtern ausschließlich nach Notion-Eigenschaften; Bedingungen auf Spalten der Tabelle gibt es noch nicht. Wenn nur ein Teil eines Tabellenblatts synchronisiert werden soll, verschieben Sie diese Zeilen in ein eigenes Blatt. Siehe Google Sheets-Synchronisierung.
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- Mehrere Automatisierungen verwenden zum Aufteilen komplexer Filterlogik auf mehrere Automatisierungen
FAQ
Was passiert mit bestehenden Elementen, wenn ich Filter hinzufüge?
Elemente, die nicht mehr übereinstimmen, werden 'Ignoriert' und entkoppelt. Sie werden nicht aus Notion gelöscht, sondern nur getrennt. Ordnen Sie den Synchronisierungsstatus zu, um diese Elemente zu identifizieren und aufzuräumen.
Kann ich nach Notion-Eigenschaften filtern?
Ja. Filter können auf Notion-Eigenschaften angewendet werden, um zu steuern, was ZUR externen App synchronisiert wird. Verwenden Sie Notion-Filter, um einzuschränken, welche Seiten externe Elemente erstellen.
Warum funktioniert mein Dropdown-Filter nicht?
Wenn der Filter ein Select/Dropdown verwendet und Sie keinen Wert ausgewählt haben, kann es zu Fehlfunktionen kommen. Wählen Sie immer eine bestimmte Option aus dem Dropdown.
Kann ich nur wiederkehrende Termine filtern?
Ja. Fügen Sie einen Filter für 'Ist wiederkehrend' hinzu, um wiederkehrende Termine ein- oder auszuschließen. Aktivieren Sie ihn, um nur wiederkehrende zu synchronisieren, deaktivieren Sie ihn, um sie auszuschließen.
Wie wirken sich Filter auf gelöschte Elemente aus?
Elemente, die aus der Quelle entfernt wurden und Ihrem Filter entsprachen, werden entkoppelt. Bei aktivierter Löschung werden sie auch aus Notion entfernt. Ohne Löschung werden sie nur getrennt.
Wie synchronisiere ich nur wiederkehrende Aufgaben von Todoist zu Notion?
Erstellen Sie eine Checkbox-Eigenschaft namens 'Todoist Wiederkehrend' in Ihrer Notion-Datenbank und ordnen Sie sie dem Todoist-Feld Wiederkehrend zu. Fügen Sie dann einen Filter hinzu: Notion-Seiten synchronisieren, bei denen Todoist Wiederkehrend aktiviert ist. So werden nur wiederkehrende Aufgaben in die Synchronisierung einbezogen.
Wie kann ich verhindern, dass Notion-Elemente ohne Projekt zu Todoist synchronisiert werden?
Erstellen Sie eine Formel-Eigenschaft in Notion namens 'Soll synchronisieren' mit der Formel if(empty(Project), false, true). Ordnen Sie sie als Checkbox-Feld zu und fügen Sie dann einen Filter hinzu, der nur Elemente einschließt, bei denen 'Soll synchronisieren' aktiviert ist. Elemente ohne zugewiesenes Projekt werden von der Synchronisierung ausgeschlossen.