Standardwerte & Formeln

Wenn 2sync neue Elemente in Notion erstellt, können Sie automatisch Werte für Eigenschaften setzen, die nicht zugeordnet sind. Standardwerte gewährleisten Datenbankkonsistenz und ermöglichen intelligentere Workflows.

Wie funktionieren Standardwerte?

Standardwerte werden angewendet, wenn:

• Ein neues Element VON einer externen App ZU Notion synchronisiert wird
• Die Eigenschaft keinem externen Feld zugeordnet ist
• 2sync einen Wert für erforderliche Eigenschaften benötigt

Beispiel: Jeder Google Kalender-Termin erhält automatisch ein 📅-Symbol, ohne dass etwas zugeordnet werden muss.

Wie setze ich Standardwerte?

1. Öffnen Sie Ihre Automatisierung
2. Gehen Sie zum Abschnitt Standardwerte
3. Klicken Sie auf + Standardwert hinzufügen
4. Wählen Sie die Notion-Eigenschaft
5. Geben Sie den Standardwert ein

Unterstützte Eigenschaftstypen

Was sind gängige Anwendungsfälle für Standardwerte?

Seitensymbole

Weisen Sie synchronisierten Elementen konsistente Symbole zu:

• 📅 für Kalendertermine
• ✅ für Aufgaben aus Todoist
• 📧 für E-Mails
• 👤 für Kontakte

Einrichtung:

• Eigenschaft: Page Icon Emoji
• Wert: Ihr gewähltes Emoji

Quellenzuordnung

Verfolgen Sie die Herkunft von Elementen, wenn Sie mehrere Quellen zusammenführen:

• Eigenschaft: Quelle (Select)
• Werte: "Google Kalender", "Todoist", "Gmail" usw.

Vorteil: Ansichten nach Quelle filtern, Automatisierungen basierend auf dem Ursprung ausführen.

Status-Initialisierung

Setzen Sie einen Standardstatus für eingehende Elemente:

• Eigenschaft: Status
• Wert: "Nicht gestartet" oder "Eingang"

Vorteil: Neue Aufgaben gelangen automatisch in einen Sichtungsworkflow.

Typkategorisierung

Kategorisieren Sie Elemente automatisch:

• Eigenschaft: Typ (Select)
• Wert: "Meeting", "Aufgabe", "E-Mail" usw.

Vorteil: Verschiedene Ansichten pro Typ ohne manuelle Kategorisierung.

Projektzuweisung

Weisen Sie neue Elemente einem Standardprojekt zu:

• Eigenschaft: Projekt (Relation oder Select)
• Wert: "Eingang" oder "Unkategorisiert"

Vorteil: Nichts geht verloren; alles hat einen Platz.

Wie funktioniert die Standarddauer?

Für Kalenderautomatisierungen können Sie eine Standarddauer für Termine festlegen, die aus Notion ohne Endzeit erstellt werden.

Problem: Sie erstellen eine Notion-Seite "Meeting um 14 Uhr" ohne Endzeit. Welche Dauer soll der Kalendertermin haben?

Lösung:

• Einstellung: Standard-Kalendertermindauer
• Wert: 60 Minuten (oder beliebige Dauer)

Ergebnis: "Meeting um 14 Uhr" wird zu 14:00 - 15:00 Uhr in Google Kalender.

Wie funktionieren filterbasierte Standardwerte?

Wenn Sie Filter verwenden, erhalten gefilterte Eigenschaften automatisch ihren gefilterten Wert als Standard.

Beispiel:

• Filter: Kalendername ist gleich "Arbeit"
• Standard: Neue Notion-Termine werden mit dem "Arbeit"-Kalender synchronisiert

Dies geschieht automatisch, ohne manuelle Standardeinstellung.

Wie verwende ich Formeln?

Ordnen Sie Notion-Formeln zu, um berechnete Werte mit externen Apps zu synchronisieren.

Formelanforderungen

1. Setzen Sie die Synchronisierungsrichtung auf einseitig zur externen App
2. Ordnen Sie die Formeleigenschaft einem kompatiblen Feld zu
3. Stellen Sie sicher, dass alle referenzierten Datenbanken mit 2sync verbunden sind

Gängige Formelanwendungen

Felder kombinieren:

prop("First Name") + " " + prop("Last Name")

Zuordnen zu: Terminname oder Titel

Bedingte Werte:

if(prop("Priority") == "High", "🔴 " + prop("Title"), prop("Title"))

Zuordnen zu: Terminname (fügt Präfix für hohe Priorität hinzu)

Datumsberechnungen:

dateAdd(prop("Due Date"), -1, "days")

Zuordnen zu: Erinnerungsdatum

Formelberechtigungen

Formeln, die auf Relationen oder Rollups verweisen, benötigen Zugriff auf verknüpfte Datenbanken:

Problem: Formel zeigt leere Werte in der synchronisierten Ausgabe.

Ursache: Formel verweist auf eine Relation zu einer Datenbank, die nicht mit 2sync verbunden ist.

Lösung: Verbinden Sie die verknüpfte Datenbank mit 2sync über (•••) > Verbindungen hinzufügen > 2sync. Siehe Notion-Eigenschaftstypen für Details zur Formelkompatibilität.

Wie setze ich bedingte Standardwerte?

2sync unterstützt bedingte Standardwerte nicht direkt, aber Sie können ähnliche Ergebnisse erzielen:

Mehrere Automatisierungen

Erstellen Sie separate Automatisierungen mit verschiedenen Standardwerten. Siehe Mehrere Automatisierungen verwenden für Anleitungen:

1. Automatisierung A: Filter auf "Arbeit"-Kalender, Standardsymbol 💼
2. Automatisierung B: Filter auf "Persönlich"-Kalender, Standardsymbol 🏠

Notion-Formeln

Verwenden Sie Formeln, um Werte basierend auf anderen Eigenschaften zu berechnen:

1. Synchronisieren Sie die Rohdaten
2. Verwenden Sie Formeleigenschaften, um bedingte Werte abzuleiten
3. Nutzen Sie diese Formeln in Ansichten und Workflows

Was ist der Unterschied zwischen Standardwerten und Feldzuordnung?

Was sind die Best Practices für Standardwerte?

Halten Sie Standardwerte einfach

Verwenden Sie Standardwerte für wirklich konstante Werte, nicht für komplexe Logik. Wenn Werte variieren sollen, ordnen Sie stattdessen das Feld zu.

Dokumentieren Sie Ihre Standardwerte

Notieren Sie, warum Sie jeden Standardwert gesetzt haben. Monate später werden Sie wissen müssen, warum jeder Termin ein bestimmtes Symbol hat.

Testen Sie mit neuen Elementen

Erstellen Sie nach dem Setzen von Standardwerten ein Testelement zur Überprüfung:

1. Erstellen Sie ein Element in der externen App
2. Warten Sie auf die Synchronisierung
3. Prüfen Sie, ob die Notion-Seite die erwarteten Standardwerte hat

Konflikte vermeiden

Setzen Sie keine Standardwerte für zugeordnete Felder. Der zugeordnete Wert überschreibt den Standardwert ohnehin.

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