Microsoft To Do-Synchronisierung
Richten Sie die Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen Microsoft To Do und Notion ein. Verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto, wählen Sie Listen aus, ordnen Sie Felder zu und erfahren Sie, wie sich Schritte, Gekennzeichnete E-Mails und wiederkehrende Aufgaben verhalten
Microsoft To Do synchronisiert sich über 2sync mit einer Notion-Datenbank. Legen Sie eine Aufgabe in einer der beiden Apps an oder bearbeiten Sie sie, und die Änderung erscheint innerhalb von Minuten auf der anderen Seite. Sie wählen, welche To-Do-Listen einbezogen werden, welcher Notion-Eigenschaft jedes Feld zugeordnet wird und in welche Richtung jedes Feld synchronisiert.
Wie fange ich an?
Microsoft To Do verbinden
- Gehen Sie zum Microsoft To Do & Notion Sync Onboarding
- Klicken Sie auf Microsoft To Do verbinden
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Private Konten (Outlook.com, Hotmail) funktionieren ebenso wie Geschäfts- oder Schulkonten
- Erteilen Sie die Berechtigungen für Anmeldung und Basisprofil, für das Lesen und Schreiben Ihrer Aufgaben und Listen in To Do und für das Lesen Ihrer Postfacheinstellungen
- Wählen Sie die Listen aus, die Sie synchronisieren möchten
Aus Ihren Postfacheinstellungen liest 2sync nur eine einzige Angabe, Ihre Zeitzone, damit Fälligkeitsdaten auf den richtigen Tag fallen.
Microsoft To Do ist eine eigene Verbindung. Auch wenn Sie bereits Outlook Calendar oder Outlook Contacts synchronisieren, verbinden Sie Microsoft To Do einmal separat, mit demselben Microsoft-Konto oder mit einem anderen.
Notion verbinden
Sie können Notion auf zwei Arten verbinden:
Mit der 2sync-Vorlage:
- Klicken Sie auf Mit Notion verbinden
- Wählen Sie Eine vom Entwickler bereitgestellte Vorlage verwenden
- Klicken Sie auf Zugriff erlauben
Notion dupliziert die Vorlage in Ihren Workspace, und 2sync erkennt die Datenbank. Weitere Optionen finden Sie unter Notion-Datenbank einrichten.
Mit Ihrer eigenen Datenbank:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank mit 2sync verbunden ist: Klicken Sie auf (•••) > Verbindungen hinzufügen > 2sync auf der Datenbankseite
- Kopieren Sie den Datenbanklink über (•••) > Link kopieren
- Fügen Sie den Link ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden
Datenbanken innerhalb einer Wiki-Seite werden aufgrund von Einschränkungen der Notion-API nicht unterstützt.
Standardliste auswählen
Synchronisieren Sie mehr als eine Liste, ist eine davon das Standard-Asset. In Notion erstellte Aufgaben landen in dieser Liste, sofern Sie auf der Seite keine andere wählen.
Ab Werk ist die integrierte Liste Aufgaben der Standard. Um das zu ändern, öffnen Sie den Tab Microsoft To Do-Verbindungen und klicken neben einer anderen Liste auf Als Standard festlegen.
Welche Listen kann ich synchronisieren?
Jede Liste in Ihrem To-Do-Konto, auch die integrierte Liste Aufgaben und Listen, die andere mit Ihnen geteilt haben. Sie können eine Liste synchronisieren oder mehrere. Führen Sie alle in einer Notion-Datenbank zusammen und unterscheiden Sie sie über die Eigenschaft Liste, oder legen Sie pro Liste eine Automatisierung an, wenn jede Liste ihre eigene Datenbank bekommen soll.
Zwei integrierte Einträge verhalten sich anders:
- Gekennzeichnete E-Mails wird nur nach Notion synchronisiert. E-Mails, die Sie in Outlook kennzeichnen, kommen in Notion als Aufgaben an, und die Liste trägt in 2sync den Hinweis Nur lesen. In Notion erstellte Aufgaben lassen sich ihr nicht hinzufügen.
- Mein Tag, Wichtig und Geplant erscheinen nie in der Listenauswahl. Es sind Ansichten auf Ihre Aufgaben und keine Listen, deshalb stellt Microsoft sie Sync-Tools nicht zur Verfügung. Synchronisieren Sie die Listen, in denen die Aufgaben liegen, und bauen Sie dieselben Ansichten in Notion mit Filtern auf Fälligkeitsdatum und Wichtigkeit nach.
Haben Sie in To Do eine neue Liste angelegt? Klicken Sie im Tab Microsoft To Do-Verbindungen auf Listen aktualisieren, damit sie erscheint.
Wie ordne ich Felder zwischen Microsoft To Do und Notion zu?
Die Feldzuordnung steuert, wie Daten zwischen To Do und Notion fließen. Die Synchronisierungsrichtung legen Sie für jedes Feld einzeln fest. Alle Felder und ihre Optionen finden Sie in der Microsoft To Do-Feldreferenz.
Synchronisierungsrichtungen
- 2-Wege-Synchronisation: Änderungen in einer der beiden Apps aktualisieren die andere
- Einweg zu Notion: Änderungen in To Do aktualisieren Notion, aber nicht umgekehrt
- Einweg zu Microsoft To Do: Änderungen in Notion aktualisieren To Do, aber nicht umgekehrt
Einen detaillierten Vergleich finden Sie unter Zwei-Wege- vs. einseitige Synchronisierung.
Verfügbare Felder
| Microsoft To Do-Feld | Notion-Eigenschaftstypen | Richtung |
|---|---|---|
| Aufgabenname | Title, Text, Select | Zwei-Wege |
| Beschreibung | Text | Zwei-Wege |
| Abgeschlossen | Checkbox, Status | Zwei-Wege |
| Aufgabenstatus | Select, Text | Zwei-Wege |
| Fälligkeitsdatum | Date | Zwei-Wege |
| Startdatum | Date | Zwei-Wege |
| Erinnerung | Date | Zwei-Wege |
| Wichtigkeit | Select, Text | Zwei-Wege |
| Kategorien | Multi-select | Zwei-Wege |
| Liste (Auswahl, Text) | Select, Text | Zwei-Wege |
| Liste (Relation) | Relation | Zwei-Wege |
| Schritte | Text | Nach Notion |
| Abgeschlossen am | Date | Nach Notion |
| Hinzugefügt am | Date | Nach Notion |
| Wiederkehrende Aufgabe | Checkbox | Nach Notion |
| Aufgaben-ID | Text | Nach Notion |
| Aufgaben-URL | URL, Text | Nach Notion |
| Löschen in Microsoft To Do | Checkbox, Status, Formula | Nach Microsoft To Do |
| Synchronisierungsstatus | Select, Text | Nach Notion |
| Automatisierungsname | Select, Text | Nach Notion |
Klicken Sie im Bereich Feldzuordnung auf + Feld hinzufügen, um Felder hinzuzufügen, die standardmäßig nicht angezeigt werden.
Wie wähle ich aus, welche Aufgaben synchronisiert werden?
Filter
Im Schritt Zu synchronisierende Aufgaben filtern fügen Sie Bedingungen hinzu für:
- Aufgabentitel, Aufgabenbeschreibung, Aufgaben-Listenname und Aufgabenkategorie: Abgleich mit dem Text, den das Feld enthält
- Aufgabenwichtigkeit: High, Normal oder Low
- Aufgabenstatus: einer der fünf Status von To Do
- Notion-Eigenschaftswert: eine Bedingung auf eine beliebige Eigenschaft Ihrer Notion-Datenbank
Wie Bedingungen kombiniert werden, steht unter Filter.
Erledigte Aufgaben und das Synchronisierungsfenster
Offene Aufgaben werden immer synchronisiert. Erledigte Aufgaben werden nur synchronisiert, wenn sie innerhalb des Zeitraums erledigt wurden, den Sie bei Erledigte Aufgaben synchronisieren bis zu festlegen, zu finden unter Synchronisierungseinstellungen > Erweiterte Einstellungen anzeigen. Zur Auswahl stehen 2 Tage bis 2 Jahre, begrenzt durch Ihren Tarif: 6 Monate im Solo-Tarif, 1 Jahr im Premium-Tarif und 2 Jahre im Pro-Tarif. Je größer der Zeitraum, desto langsamer läuft jede Synchronisierung.
Wie erstelle ich Aufgaben aus Notion?
Neue Seiten in Ihrer Notion-Datenbank werden bei der nächsten Synchronisierung zu Aufgaben in To Do.
- Liste wählen: Setzen Sie die Eigenschaft Liste auf der Seite. Bleibt sie leer, landet die Aufgabe in Ihrer Standardliste.
- Datum setzen: Fälligkeitsdatum und Startdatum tragen einen Tag. Die Erinnerung trägt einen Tag und eine Uhrzeit.
- Seiten, die vor der Automatisierung angelegt wurden: Standardmäßig bleiben sie außerhalb von To Do. Aktivieren Sie in den Synchronisierungseinstellungen Notion-Einträge synchronisieren, die vor der ersten Synchronisierung erstellt wurden, um sie einzubeziehen.
Aufgabe in eine andere Liste verschieben
Ändern Sie in Notion die Eigenschaft Liste, und die Aufgabe wandert bei der nächsten Synchronisierung in To Do in diese Liste. To Do kennt keine Verschiebeaktion, deshalb legt 2sync die Aufgabe samt ihren Schritten in der neuen Liste neu an und löscht die alte Kopie. Zwei Fälle sind ausgenommen. Aufgaben in einer geteilten Liste bleiben, wo sie sind, weil das Löschen dort die Aufgabe für alle Mitglieder entfernen würde. Dasselbe gilt für Aufgaben mit Dateianhängen. In beiden Fällen springt die Eigenschaft Liste bei einer späteren Synchronisierung auf die tatsächliche Liste zurück.
Wie werden erledigte Aufgaben behandelt?
Abgeschlossen und Aufgabenstatus beschreiben denselben Zustand aus zwei Blickwinkeln:
- Haken Sie Abgeschlossen in Notion an, erhält die Aufgabe in To Do den Status Abgeschlossen. Entfernen Sie den Haken, springt der Status auf Not started zurück, weil To Do sich den vorherigen Status nicht merkt.
- Aufgabenstatus hat fünf Werte: Not started, In progress, Completed, Waiting on others und Deferred. Ordnen Sie das Feld einer Select-Eigenschaft zu, um in Notion mit allen fünf zu arbeiten.
- Abgeschlossen am wird gesetzt, sobald die Aufgabe erledigt ist. To Do speichert nur den Tag des Abschlusses, das Datum hat also keine Uhrzeit.
Ordnen Sie Abgeschlossen einer Notion-Status-Eigenschaft statt einer Checkbox zu, wenn Sie Board-Ansichten nach Fortschritt gruppieren möchten. Jede Option in der Gruppe Abgeschlossen der Status-Eigenschaft zählt als erledigt.
Wie funktionieren wiederkehrende Aufgaben?
Ordnen Sie Wiederkehrende Aufgabe einer Checkbox zu, um zu sehen, welche Aufgaben sich wiederholen.
Wird eine wiederkehrende Aufgabe erledigt, markiert To Do diese Aufgabe als erledigt und legt das nächste Vorkommen als neue Aufgabe mit neuer ID an. Notion folgt demselben Modell. Das erledigte Vorkommen bleibt als erledigte Seite stehen, und das nächste Vorkommen kommt als neue Seite an. Mit der Zeit hinterlässt eine wiederkehrende Aufgabe so eine erledigte Seite pro Vorkommen. Blenden Sie diese mit einem Notion-Ansichtsfilter auf Abgeschlossen aus.
Wie werden Schritte synchronisiert?
To Do nennt die Checklistenpunkte innerhalb einer Aufgabe Schritte. Ordnen Sie Schritte einer Text-Eigenschaft zu, und sie erscheinen in Notion einer pro Zeile, mit ☑ für erledigte und ☐ für offene Schritte.
Schritte werden nur in eine Richtung synchronisiert, nach Notion. Bearbeiten Sie sie in To Do, denn Änderungen an diesem Text in Notion werden nicht zurückgeschrieben.
To Do kennt keine Unteraufgaben, übergeordneten Aufgaben, Abschnitte oder Zuweisungen, dafür gibt es also nichts zuzuordnen. Brauchen Sie in Notion eine Aufgabenhierarchie, synchronisieren die Integrationen für Todoist und Google Tasks Unteraufgaben als verknüpfte Seiten.
Wie funktioniert das Löschen von Aufgaben?
Standardmäßig hebt das Löschen einer Aufgabe auf einer Seite nur die Synchronisierung auf, statt die Aufgabe auch auf der anderen Seite zu löschen. Das schützt Sie vor Fehlern, die sich nicht rückgängig machen lassen. Aktivieren Sie Löschung von Aufgabe zulassen in den Synchronisierungseinstellungen, um Aufgaben in beiden Apps zu löschen. Während des Onboardings ist der Schalter deaktiviert, Sie schalten ihn also später in den Einstellungen der Automatisierung ein. To Do hat keinen Papierkorb, eine dort gelöschte Aufgabe ist endgültig weg. Details finden Sie unter Löschverhalten.
Aufgaben über eine Notion-Eigenschaft löschen
Ordnen Sie Löschen in Microsoft To Do einer Checkbox-, Status- oder Formula-Eigenschaft zu. Ist die Eigenschaft angehakt oder auf einen Status der Gruppe Abgeschlossen gesetzt, wird die Aufgabe bei der nächsten Synchronisierung aus To Do gelöscht.
Bei jeder Seite, auf der diese Eigenschaft bereits angehakt ist, wird die Aufgabe bei der nächsten Synchronisierung gelöscht. Leeren Sie die Eigenschaft oder beginnen Sie mit einer leeren, bevor Sie sie zuordnen.
Tipps und Best Practices
Synchronisierungsfrequenz
- Solo-Tarif: Synchronisiert alle 5 Minuten
- Premium-Tarif: Synchronisiert alle 3 Minuten
- Pro-Tarif: Synchronisiert alle 2 Minuten
Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren in Ihrer Automatisierung, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.
Datumsangaben und Zeitzonen
Fälligkeitsdatum und Startdatum sind in To Do Tage ohne Uhrzeit. Setzen Sie im Notion-Datum eine Uhrzeit, landet die Aufgabe trotzdem auf dem richtigen Tag, und die Uhrzeit entfällt. 2sync liest die Zeitzone aus Ihren Microsoft-Postfacheinstellungen, damit der Tag mit dem übereinstimmt, was Sie in To Do sehen. Die Erinnerung ist das einzige bearbeitbare Datum, das seine Uhrzeit behält.
Link zurück zu Notion
Aktivieren Sie Notion-Link unter jeder Beschreibung hinzufügen in den Synchronisierungseinstellungen, um am Ende der Notizen jeder Aufgabe in To Do einen Link zur Notion-Seite einzufügen. Ordnen Sie Aufgaben-URL zu, um die Aufgabe aus Notion heraus in To Do zu öffnen.
Was sollte ich als Nächstes tun?
- Sehen Sie alle Felder, die zwischen Microsoft To Do und Notion synchronisiert werden
- Konfigurieren Sie die Synchronisierungsrichtung pro Feld
- Setzen Sie Standardwerte für leere Felder
Verwandte Artikel
- Microsoft To Do-Felder für eine vollständige Referenz aller unterstützten Felder
- Synchronisierungsrichtung und Feldzuordnung zur Steuerung des Datenflusses pro Feld
- Filter zur Auswahl der Aufgaben, die synchronisiert werden
- Standard-Asset für das Ziel neuer Aufgaben aus Notion
- Löschverhalten zum Verständnis, was passiert, wenn Aufgaben gelöscht werden
- Konfliktlösung für die Behandlung gleichzeitiger Bearbeitungen durch 2sync
- Wie die Synchronisierung funktioniert zum Verständnis des Synchronisierungszyklus
FAQ
Hat Notion eine native Integration für Microsoft To Do?
Nein. Notion bietet keine eingebaute Synchronisierung mit Microsoft To Do, und Microsoft liefert keinen Notion-Connector für To Do. 2sync synchronisiert eine Notion-Datenbank in beide Richtungen mit Ihren To-Do-Listen.
Gilt das auch für die Aufgaben, die ich in Outlook sehe?
Ja. Das Aufgabenmodul in Outlook ist heute Microsoft To Do und zeigt daher dieselben Listen, die 2sync synchronisiert. Outlook Tasks war das ältere Produkt, das Microsoft eingestellt hat.
Muss ich mich neu verbinden, wenn ich bereits die Outlook-Integrationen nutze?
Ja. Microsoft To Do ist eine separate Verbindung mit eigenen Berechtigungen. Sie können sich mit demselben Microsoft-Konto anmelden, das Sie für Outlook verwenden.
Kann ich mehrere To-Do-Listen synchronisieren?
Ja. Wählen Sie eine Liste oder mehrere. Synchronisieren Sie sie in eine Notion-Datenbank und unterscheiden Sie sie über die Eigenschaft Liste, oder legen Sie pro Liste eine Automatisierung an. Neue Aufgaben aus Notion landen in der Standardliste, und das ist die integrierte Liste Aufgaben, solange Sie nichts anderes festlegen.
Warum erscheint Mein Tag nicht als Liste?
Mein Tag, Wichtig und Geplant sind Ansichten auf Ihre Aufgaben und keine Listen, deshalb stellt Microsoft sie nicht als Synchronisierungsziel bereit. Synchronisieren Sie die Listen, zu denen die Aufgaben gehören, und bauen Sie die Ansichten in Notion mit Filtern auf Fälligkeitsdatum und Wichtigkeit nach.
Wird die Liste Gekennzeichnete E-Mails synchronisiert?
Ja, nach Notion. E-Mails, die Sie in Outlook kennzeichnen, erscheinen in Notion als Aufgaben. Die Liste ist schreibgeschützt, in Notion erstellte Aufgaben lassen sich also nicht dorthin schicken.
Behalten Fälligkeitsdaten ihre Uhrzeit?
Nein. Fälligkeitsdatum und Startdatum sind in Microsoft To Do Tage. Fügen Sie in Notion eine Uhrzeit hinzu, landet die Aufgabe ohne Uhrzeit auf dem richtigen Tag. Nutzen Sie das Feld Erinnerung, wenn Sie eine Uhrzeit brauchen.
Warum erzeugen wiederkehrende Aufgaben eine neue Zeile in Notion?
Erledigen Sie eine wiederkehrende Aufgabe in To Do, legt To Do das nächste Vorkommen als neue Aufgabe mit neuer ID an. 2sync synchronisiert es als neue Notion-Seite und behält das erledigte Vorkommen als erledigte Seite. Filtern Sie auf Abgeschlossen, um vergangene Vorkommen auszublenden.
Kann ich Schritte in Notion bearbeiten?
Nein. Schritte werden nur von To Do nach Notion synchronisiert, einer pro Zeile. Bearbeiten Sie sie in To Do, denn Änderungen an diesem Text in Notion werden nicht zurückgeschrieben.
Ist die Synchronisierung sofort?
Nein. 2sync prüft je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten auf Änderungen. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.