In Google Kontakte landen Telefonnummern und E-Mail-Adressen. In Notion halten Sie fest, welcher Kunde zu welchem Projekt gehört und was als Nächstes ansteht. Beide auf demselben Stand zu halten, ist schwieriger, als es klingt.
Es gibt drei realistische Wege. Sie unterscheiden sich weniger im Aufwand als darin, was die Übertragung übersteht: welche Felder ankommen, ob eine spätere Änderung die Gegenseite erreicht und was bei Duplikaten im ersten Durchlauf passiert.
Kurz gesagt
Notion hat keine eingebaute Synchronisation mit Google Kontakte. Ein CSV-Import kopiert einmalig einen Stand und aktualisiert ihn nie. Eine Automatisierung wie Zapier überträgt Änderungen pro Workflow in eine Richtung. Ein Zwei-Wege-Sync-Tool wie 2sync hält beide Seiten aktuell. Nur bei diesem Weg erreicht eine Änderung in Notion auch Google.
Lässt sich Notion nativ mit Google Kontakte synchronisieren?
Nein. Auf der Importseite von Notion stehen CSV, Markdown, Word, HTML, PDF und einzelne Apps wie Evernote, Trello oder Asana. Google Kontakte fehlt in dieser Liste. Für mehr als einen einmaligen Dateiimport brauchen Sie ein externes Tool.
Die drei Wege im Überblick
| CSV-Import | Automatisierung (Zapier) | Zwei-Wege-Sync-Tool | |
|---|---|---|---|
| Richtung | Google nach Notion, einmalig | Eine pro Workflow | Zwei-Wege, pro Feld einstellbar |
| Läuft von selbst | Nein | Ja, per Trigger | Ja, bei 2sync alle 2 bis 5 Min. |
| Aktualisiert vorhandene Kontakte | Nein, fügt Zeilen hinzu | Nur mit eigenem Update-Schritt | Ja |
| Änderung in Notion erreicht Google | Nein | Nur mit einem zweiten Workflow | Ja |
| Geeignet für | Einen einmaligen Stand | Einseitige Übergabe in längeren Automatisierungen | Eine Kontaktliste, die Sie laufend pflegen |
Was bei der Synchronisation ankommt
Die Methode entscheidet, wie viel von einem Kontakt ankommt und was bei einer späteren Änderung passiert.
- CSV-Import. Jede Spalte, die Sie im Export behalten, wird einmalig zu einer Notion-Eigenschaft. Laut Notion-Hilfe fügen Importe Zeilen hinzu und aktualisieren vorhandene nicht. Wer eine geänderte Liste erneut importiert, bekommt also Duplikate statt Updates.
- Automatisierung. Felder wandern nur, wenn Sie sie in jedem Workflow-Schritt zuordnen. Die Trigger von Zapier für Google Kontakte heißen New Contact, New or Updated Contact und New Group.
- Zwei-Wege-Sync. Das Tool legt den Feldumfang fest. Bei 2sync reicht er von den Namensfeldern über bis zu drei E-Mail-Adressen und drei Telefonnummern samt Bezeichnung bis zu Adresse, Firma, Position, Geburtstag, Spitzname, Foto und Labels, jedes Feld mit eigener Richtung.
Bei 2sync sieht das so aus, einschließlich der Grenzen:
| Feld | Notion-Eigenschaft | Das sollten Sie wissen |
|---|---|---|
| Vollständiger Name, Vor- und Nachname | Title, Text | Eine Änderung auf einer Seite aktualisiert die andere |
| E-Mail, bis zu 3 | Weitere Adressen landen in E-Mail 2 und E-Mail 3 | |
| Telefon, bis zu 3 | Telefonnummer | Die Bezeichnung Mobil, Privat oder Arbeit kommt als eigenes Feld mit |
| Adresse | Text | Die erste Adresse ist in Straße, Stadt, Bundesland, PLZ und Land zerlegbar, sonst eine Textzeile |
| Firma, Position, Spitzname | Text | Keine Besonderheiten |
| Geburtstag | Datum | Das Jahr entfällt, wenn Google keines kennt |
| Foto | Dateien | Große Bilder werden optimiert |
| Labels | Mehrfachauswahl | Ein in Notion angelegtes Label erzeugt eine Gruppe in Google |
Benutzerdefinierte Felder aus Google Kontakte werden nicht synchronisiert. Brauchen Sie eine zusätzliche Spalte, legen Sie sie als reine Notion-Eigenschaft an. Alle Felder und ihre Typen finden Sie in der Feldreferenz.
Methode 1: CSV exportieren und in Notion importieren
Das ist der kostenlose Weg, und er eignet sich für einen Schnappschuss. Sobald Sie eine Telefonnummer ändern, taugt er nichts mehr.
So exportieren Sie aus Google:
- Öffnen Sie Google Kontakte und markieren Sie die gewünschten Kontakte oder alle.
- Öffnen Sie oben rechts das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Exportieren.
- Wählen Sie Google CSV und klicken Sie auf Exportieren.
Danach der Import in Notion:
- Gehen Sie in Notion zu Einstellungen, dann Importieren, dann CSV, oder tippen Sie auf einer Seite
/csv. - Wählen Sie die Datei und ordnen Sie jede Spalte einer Eigenschaft zu.
Drei Grenzen sind wichtig. Notion erlaubt 5 MB pro CSV-Datei im kostenlosen Tarif und 50 MB in den kostenpflichtigen Tarifen. Ein neuer CSV-Import kann keine Verknüpfungen anlegen. Und ein späterer Import fügt Zeilen hinzu, statt vorhandene zu aktualisieren.
Der Google-Export enthält weit mehr Spalten, als ein CRM braucht. Löschen Sie vor dem Import alle, die Sie nie lesen werden.
Methode 2: Zapier-Workflow aufbauen
Wer Zapier ohnehin nutzt, bringt neue Google-Kontakte mit einem Workflow ohne Dateiumweg nach Notion. Kombinieren Sie den Trigger New Contact oder New or Updated Contact mit einer Notion-Aktion wie Create Data Source Item.
Der Haken ist die Richtung. Ein Workflow überträgt Daten nur in eine Richtung. Sollen Änderungen aus Notion zurück zu Google, brauchen Sie einen zweiten Workflow mit eigenem Trigger und eigener Zuordnung.
Zapier bietet außerdem Find or Create Data Source Item. Dieser Schritt durchsucht Notion, bevor er schreibt, und verhindert so, dass ein Trigger dieselbe Person zweimal anlegt.
Wo sich ein Sync-Tool und eine Automatisierungsplattform unterscheiden, zeigt unser Vergleich mit Zapier. Weitere Optionen stehen in den Zapier-Alternativen für Notion.
Methode 3: Zwei-Wege-Sync-Tool einsetzen
Ein Sync-Tool gleicht eine Notion-Datenbank und eine Google-Kontakte-Liste dauerhaft ab, sodass eine Änderung auf der einen Seite auf der anderen erscheint. Für dieses Paar kommen drei Tools infrage, und sie setzen unterschiedliche Schwerpunkte.
- 2sync synchronisiert Namen, bis zu drei E-Mail-Adressen und drei Telefonnummern mit Bezeichnung, Adresse, Firma, Position, Geburtstag, Spitzname, Foto und Labels in beide Richtungen, legt die Richtung pro Feld fest und läuft je nach Tarif alle 2 bis 5 Minuten.
- Unito ordnet Name, Telefon, E-Mail, Firma, Website und Adresse zu. In seinem englischsprachigen Leitfaden zu Google Kontakte, zuletzt am 08.04.2024 aktualisiert, empfiehlt Unito einen einseitigen Fluss von Google nach Notion, damit Änderungen in Notion die Google-Liste nicht berühren. So schneidet Unito im Vergleich mit 2sync ab.
- SyncPenguin wirbt bei der Kontaktsynchronisation mit dem Abgleich von Duplikaten und der Zusammenführung historischer Daten.
Entscheiden Sie nach Feldumfang, gewünschter Richtung und Verhalten beim ersten Lauf, nicht nach dem Logo.
Zwei-Wege-Sync mit 2sync einrichten, Schritt für Schritt
Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten. Sie brauchen ein Google-Konto und einen Notion-Arbeitsbereich.
1. Google-Contacts-Konto verbinden
Öffnen Sie das Onboarding für Google Contacts und Notion und klicken Sie auf Google Contacts verbinden. Melden Sie sich bei Google an und erlauben Sie den Zugriff auf Ihre Kontakte.
Danach wählen Sie, welche Kontaktgruppen synchronisiert werden sollen, oder alle.
2. Notion verbinden
Nutzen Sie die Kontakte-Vorlage von 2sync oder fügen Sie den Link zu einer vorhandenen Datenbank ein, nachdem Sie 2sync unter ••• > Verbindungen hinzufügen freigegeben haben. Danach erscheint die Datenbank im Dropdown des Assistenten.
3. Felder zuordnen
Stellen Sie jedes Feld auf Zwei-Wege, einseitig nach Notion oder einseitig nach Google Contacts. Über + Feld hinzufügen erscheinen die optionalen Felder.
4. Filter hinzufügen
Dieser Schritt ist optional. Ein Filter begrenzt die Synchronisation auf eine Auswahl, etwa Labels enthält Kunden.
5. Die Synchronisation einschalten
Schalten Sie die Synchronisation ein. Der Assistent bietet davor einen Testlauf an, der prüft, ob alles funktioniert.
Jeder Kontakt kommt als eigene Seite in Notion an, mit den Eigenschaften, die Sie zugeordnet haben. So sieht ein einzelner Kontakt mit E-Mail, Telefon, Firma und Geburtstag aus.
Haben Sie noch keine Datenbank, ist unsere kostenlose Circles-of-Trust-Vorlage genau für diese Synchronisation gebaut. Alternativen zeigen die besten Notion-CRM-Templates. Wie Sie darauf ein persönliches CRM aufbauen, zeigt die Anleitung Personal CRM in Notion aufbauen.
Jeden Bildschirm der Einrichtung erklärt die Anleitung zu Google Contacts.
Was bei Duplikaten im ersten Lauf passiert
Der erste Sync bringt die Duplikate ans Licht, die Ihre Liste schon enthält. Jede Methode geht damit anders um.
- CSV-Import. Es wird nichts geprüft. Wer dieselbe Datei zweimal importiert, hat jede Zeile doppelt.
- Automatisierung. Es hängt davon ab, ob Sie einen Find-or-Create-Schritt gebaut haben.
- SyncPenguin. Beim ersten Start fragt das Tool, ob historische Daten zusammengeführt werden sollen, in eine oder beide Richtungen, und empfiehlt vorher ein Backup.
- 2sync. Die Dokumentation rät, zuerst in Google mit dem Tool „Zusammenführen und korrigieren" aufzuräumen. Außerdem empfiehlt sie, nur Kontakte mit Labels zu synchronisieren, damit verwaiste Einträge draußen bleiben, und doppelte Seiten in Notion mit den Massenbearbeitungstools zu entfernen.
Ein guter erster Lauf folgt dieser Reihenfolge:
- Duplikate in Google zusammenführen.
- Einen Label-Filter setzen.
- Eine kleine Gruppe synchronisieren.
- Das Ergebnis prüfen.
- Erst dann den Filter erweitern.
Das Limit von 25.000 Kontakten
In Google Kontakte lassen sich laut Google-Hilfe bis zu 25.000 Kontakte oder 20 MB ohne Fotos speichern.
Zwei weitere Grenzen spielen eine Rolle, wenn Sie viele Kontakte auf einmal übertragen. Google rät dazu, höchstens 3.000 Kontakte gleichzeitig zu importieren und größere CSV-Dateien vorher aufzuteilen, wie die Importanleitung beschreibt. Und bei 2sync deckt der Solo-Tarif bis zu 3.000 synchronisierte Elemente ab, Premium und Pro sind unbegrenzt.
Liegen Sie in der Nähe von 25.000, synchronisieren Sie ein Label wie Kunden oder Partner statt des ganzen Adressbuchs. Ihre Notion-Datenbank bleibt dann übersichtlich und weit unter jeder Grenze.
Welcher Weg passt
- Eine einmalige Kopie einer Liste, die Sie nicht mehr anfassen: CSV-Import.
- Neue Kontakte, die einseitig als ein Schritt in einer längeren Automatisierung fließen: Zapier.
- Eine Kontaktliste, die Sie in beiden Apps bearbeiten und bei der Namen, Telefonnummern, Labels und Fotos aktuell bleiben sollen: ein Zwei-Wege-Sync-Tool.
Google Kontakte und Notion synchron halten
Verbinden Sie Google Contacts, wählen Sie eine Notion-Datenbank, ordnen Sie die Felder zu und filtern Sie nach Label. Änderungen auf einer Seite erreichen die andere innerhalb weniger Minuten. Der Solo-Tarif kostet 7 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 9 € monatlich, nach 14 Tagen kostenloser Testphase.
Liegen Ihre Kontakte in Outlook statt bei Google, behandelt der Leitfaden Outlook-Kontakte als CRM verwalten dasselbe Thema für Microsoft 365.
FAQ
Wie importiere ich Kontakte von Google?
Von Google nach Notion führt der Weg über eine exportierte Google CSV, die Sie in Notion unter Einstellungen und Importieren hochladen; die Schritte stehen oben in Methode 1. Umgekehrt nimmt Google Kontakte über Importieren und Datei auswählen sowohl eine CSV- als auch eine vCard-Datei an. Google rät, höchstens 3.000 Kontakte auf einmal zu importieren und längere Listen vorher auf mehrere Dateien aufzuteilen.
Wie kann ich meine Kontakte auf dem PC speichern?
Setzen Sie in Google Kontakte ein Häkchen bei einem Kontakt, klicken Sie links oben auf Aktionen für Auswahl und dann auf Alle, und wählen Sie im Dreipunkt-Menü Exportieren. Google bietet zwei Formate an: Google CSV, das Google selbst zum Sichern empfiehlt, und vCard. Die heruntergeladene Datei liegt danach auf Ihrem Rechner und ändert sich nicht mehr mit Ihrem Google-Konto.
Was bedeutet „Kontakte exportieren“?
Exportieren schreibt den aktuellen Stand Ihrer Kontakte in eine Datei, bei Google als CSV oder als vCard. Diese Datei ist eine Momentaufnahme und keine Verbindung: Was Sie danach in Google ändern, steht nicht darin. Wie aus der Datei eine Notion-Datenbank wird, zeigt Methode 1.
Wo speichert man seine Kontakte am besten?
Je Zweck an einer Stelle: die Stammdaten in Google Kontakte, weil Smartphone und Mail-App darauf zugreifen, und in Notion nur den Zusammenhang, also Projekt, Status und Notizen. Eine dritte Kopie in einer Tabelle erübrigt sich damit. Verbinden Sie beide Seiten, bleiben die Daten in Ihren eigenen Konten: 2sync verarbeitet sie für die Synchronisation und speichert laut der Google-Contacts-Integration keine Kopien, sondern nur Verbindungsmetadaten und Konfiguration.
Warum tauchen meine Änderungen nicht in Notion auf?
Drei Ursachen erklären die meisten Fälle. Die Synchronisation läuft in einem Intervall und nicht sofort, je nach Tarif alle 5, 3 oder 2 Minuten, sodass eine Änderung einen Zyklus braucht. Ein Filter hält alles draußen, was nicht auf ihn passt, und ein Feld, das auf einseitig steht, trägt Änderungen nur in die eingestellte Richtung.
Hinweis: Der Importbildschirm in diesem Artikel stammt von Notion, die Trigger- und Aktionsauswahl von Zapier.
