Notion hat nach Jahren von Nutzerwünschen endlich einen vollständig nativen Offline‑Modus eingeführt. Sie können jetzt in Ihrem Notion‑Arbeitsbereich ohne Internetverbindung auf Inhalte zugreifen, diese bearbeiten und sogar neue Inhalte erstellen. In diesem Leitfaden erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Notion offline nutzen, was funktioniert (und was nicht) und geben Tipps, wie Sie das Beste aus den neuen Offline‑Funktionen von Notion herausholen.

Inhaltsverzeichnis

Schnelle Schritte

  1. Öffnen Sie die Notion‑App und navigieren Sie zur Seite, solange Sie online sind.
  2. Klicken oder tippen Sie oben rechts auf das •••-Menü.
  3. Schalten Sie “Offline verfügbar“ ein.
  4. Warten Sie, bis der Download‑Indikator abgeschlossen ist, bevor Sie die Verbindung trennen.
  5. Wiederholen Sie dies für alle wichtigen Unterseiten und auf jedem Gerät, das Sie offline verwenden möchten.

Wie der neue Notion Offline‑Modus funktioniert

Der Offline‑Modus von Notion ermöglicht es Ihnen, Seiten für die Offline‑Nutzung herunterzuladen, damit Sie ohne Internet weiterarbeiten können.

Sie laden diese Seiten ähnlich herunter, wie Sie Netflix‑Folgen oder YouTube‑Videos vor einem Flug speichern.

Sobald eine Seite offline gespeichert ist, können Sie sie jederzeit öffnen und Änderungen vornehmen; alle Bearbeitungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Alle Notion‑Nutzer (auch im kostenlosen Tarif) können den Offline‑Modus in der Desktop‑ oder Mobil‑App verwenden.

Allerdings müssen Sie vorab planen: Seiten funktionieren nicht automatisch offline (anders als einige Konkurrenz‑Apps, die „offline‑first“ sind). Sie müssen für jede Seite, die Sie offline benötigen, den Offline‑Zugriff manuell aktivieren. Im nächsten Abschnitt zeigen wir den Ablauf.

🗒️ Hinweis: Der offizielle Offline‑Modus funktioniert nur in den Desktop‑ und Mobil‑Apps von Notion, nicht im Webbrowser. Seiten können im Browser nicht für die Offline‑Nutzung markiert werden. Verwenden Sie daher für die Offline‑Arbeit die Notion‑App auf Windows/Mac oder iOS/Android.

Notion offline aktivieren: 5 Schritte

Um eine Notion‑Seite offline zu verwenden, müssen Sie sie vorher herunterladen.

Gehen Sie für jede Seite, die Sie ohne Internet benötigen, wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Notion‑App und gehen Sie zur Seite, solange Sie noch Internetzugang haben.
    • ⚠️ Wichtig: Wenn Sie bestimmte Unterseiten brauchen, öffnen Sie diese ebenfalls oder markieren Sie sie einzeln – sie werden nicht automatisch eingeschlossen.
  2. Klicken oder tippen Sie oben rechts auf das •••-Menü (drei Punkte) auf der Seite.
  3. Aktivieren Sie die Option „Offline verfügbar“. Dadurch weist Notion Ihre App an, die Seite auf Ihr Gerät herunterzuladen. Während der Inhalt lokal gespeichert wird, sehen Sie einen Fortschrittsbalken oder Indikator.
  4. Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist. Große Seiten oder solche mit vielen Assets können etwas länger dauern. Sobald der Download fertig ist, ist die Seite lokal gespeichert und offline nutzbar.
  5. Wiederholen Sie das für jede Seite, die Sie offline brauchen.

Ihre Offline‑Seiten werden nicht automatisch geräteübergreifend synchronisiert; führen Sie die Schritte daher auf jedem Gerät aus, das Sie offline verwenden möchten.

Wenn Sie Seiten auf Ihrem Laptop offline markieren, sind diese nicht automatisch auch auf Ihrem Handy offline verfügbar; Sie müssen die betreffenden Seiten in der mobilen App ebenfalls umschalten. Das Vorbereiten mehrerer Seiten auf mehreren Geräten kann etwas mühsam sein, spart aber Speicherplatz und lädt nur, was Sie wirklich benötigen.

Sobald eine Seite als “Offline verfügbar” markiert ist, sind Sie startklar. Sie können die Verbindung trennen und die Seite über die Seitenleiste oder die Suche erneut öffnen, um daran zu arbeiten. Alle Änderungen werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

Sobald Sie wieder online sind, synct Notion Ihre Änderungen automatisch in die Cloud. Auf dem Handy erfolgt die Synchronisierung in der Regel, wenn die App online ist – typischerweise über WLAN.

Notion Desktop-GIF: Nutzer öffnet eine Projektseite, tippt oben rechts auf das '•••'-Menü, schaltet 'Offline verfügbar' ein und die Seite wird für die Offline-Nutzung heruntergeladen.

Offline‑Seiten und Einstellungen verwalten

Notion bietet einen zentralen Bereich, um alle Ihre Offline‑Seiten anzusehen und zu verwalten.

  • Desktop (Windows/Mac): Klicken Sie auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs (oben links) → Einstellungen → Offline.
  • Mobil (iOS/Android): Tippen Sie auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs → Einstellungen → Offline.

Im Reiter „Offline“ sehen Sie die Liste der für die Offline‑Nutzung heruntergeladenen Seiten. Verwenden Sie den Filter, um zwischen von Ihnen heruntergeladen und von Notion heruntergeladen zu unterscheiden. Entfernen Sie Einträge, die Sie nicht mehr benötigen, um Speicherplatz freizugeben.

Es gibt außerdem einen Schalter für “Automatische Downloads”. In den kostenpflichtigen Tarifen (Plus, Business, Enterprise) kann Notion Ihre Favoriten und Zuletzt automatisch herunterladen, damit sie offline bereitstehen, ohne dass Sie jede Seite manuell umschalten müssen.

In der Praxis speichert Notion in diesen Tarifen meist etwa die obersten 20 Favoriten sowie die 20 zuletzt geöffneten Seiten für die Offline‑Nutzung.

Wenn Sie keine Seiten lokal speichern möchten, verwenden Sie den globalen Schalter in diesem Bereich, um den Offline‑Modus vollständig zu deaktivieren. Dann bleibt alles in der Cloud, bis Sie den Modus wieder aktivieren.

Was funktioniert in Notion offline (und was nicht)

Bevor Sie Notion ohne Internet nutzen, ist es hilfreich, genau zu wissen, was geht und was nicht. Der native Offline‑Modus erlaubt es, gespeicherte Seiten in den Desktop‑ und Mobil‑Apps zu lesen und zu bearbeiten und die Änderungen beim nächsten Online‑GANG zu synchronisieren. Alles, was von Live‑Diensten oder serverseitigen Funktionen abhängt, wartet jedoch, bis Sie wieder online sind. Nutzen Sie die folgende Checkliste, um Ihren Workflow zu planen.

Was Sie tun können

  • Seiten öffnen und bearbeiten, die als “Offline verfügbar” markiert sind.
  • Neue Seiten und Datenbank‑Einträge erstellen; sie werden später synchronisiert.
  • Kerninhalte bearbeiten (Text, Formatierung, Checklisten, Standardblöcke).
  • Mit Datenbanken auf Basisebene arbeiten (zwischengespeicherte Einträge; ungefähr die ersten ~50 Zeilen pro erster Ansicht).
  • Lokal über heruntergeladene Seiten suchen; Offline‑Seiten werden zuerst angezeigt.
  • Downloads unter Einstellungen → Offline einsehen und entfernen.
  • In kostenpflichtigen Tarifen können Zuletzt und Favoriten automatisch im Hintergrund heruntergeladen werden.

Was nicht funktioniert

  • Live‑Embeds oder Integrationen laden (YouTube, Maps, Tweets, Link‑Vorschauen).
  • Notion AI oder andere cloudabhängige Funktionen nutzen.
  • Neue Dateien oder Bilder hochladen; zwischengespeicherte Medien sind offline nur lesbar.
  • Seiten teilen, Mitglieder einladen oder Berechtigungen ändern.
  • Relationen/Rollups oder andere fortgeschrittene Datenbankverknüpfungen aktualisieren.
  • Buttons, Automationen oder API‑gestützte Workflows ausführen.
  • Änderungen geräteübergreifend zusammenführen, während Sie offline sind; parallele Offline‑Bearbeitungen können Konflikte erzeugen.
  • Die Web‑App offline nutzen; alles, was nicht als offline markiert ist, lässt sich nicht öffnen.

Fazit

Der native Offline‑Modus von Notion macht das Arbeiten ohne Internet endlich praktikabel: Markieren Sie wichtige Seiten auf jedem Gerät als “Offline verfügbar”, verwalten Sie sie unter Einstellungen → Offline und rechnen Sie damit, dass Kernbearbeitung, das Erstellen neuer Seiten sowie grundlegende Datenbank‑Aufgaben reibungslos funktionieren. Beachten Sie die Grenzen: keine Embeds, kein AI, keine Uploads, kein Teilen, keine fortgeschrittenen Datenbank‑Updates oder Automationen, solange Sie offline sind – und die Web‑App funktioniert nicht offline. Sobald Sie wieder online sind, werden Ihre Änderungen automatisch synchronisiert. So nutzen Sie Notion offline zuverlässig.

Wenn Notion Ihr Hub ist, kombinieren Sie es mit 2sync, um alles wieder nahtlos zu synchronisieren, sobald Sie online sind. In 2sync bieten wir einen schnellen, zuverlässigen Zwei‑Wege‑Sync zwischen Notion und Tools wie Google Calendar, Outlook, Todoist, Gmail und Google Contacts – sodass die offline erledigte Arbeit dort erscheint, wo Sie tatsächlich planen, terminieren und kommunizieren.

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