Cómo sincronizar Google Calendar con Notion: guía completa

¿Por qué integrar Notion con Google Calendar? Si eres como nosotros, seguramente has intentado sincronizar Google Calendar con Notion y te has encontrado con dificultades para alinear las tareas de Notion con los eventos de Google Calendar. Creamos 2sync al ver que no existía un enlace fiable y verdaderamente bidireccional entre ambas herramientas.

Soluciones como Notion Calendar o las integraciones nativas básicas pueden mostrar eventos, pero no devuelven cambios a tus bases de datos ni reflejan las ediciones en ambos sentidos, y mucho menos permiten personalizar la sincronización de forma efectiva.

Hemos solucionado ese vacío.

2sync ofrece una sincronización bidireccional totalmente personalizable que se conecta directamente a tus bases de datos de Notion, para que cada actualización, asistente y recordatorio se mantengan sincronizados al milímetro en ambas plataformas.

Aún más: puedes configurar filtros para que determinados eventos y tareas no se sincronicen, se sincronicen solo en una dirección o solo cuando se cumplan ciertas condiciones.

Además, queremos ser honestos y mostrarte cómo puedes sincronizar Notion con Google Calendar utilizando distintas herramientas y servicios. Así podrás elegir la opción que mejor se adapte a ti.

En esta guía completa te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo sincronizar Notion con Google Calendar y qué tener en cuenta para hacerlo de forma eficaz.

¿Por qué sincronizar Google Calendar con Notion?

Sincronizar Notion con Google Calendar convierte la información dispersa en un sistema único y fiable.

Cuando tus tareas, proyectos y reuniones están en perfecta armonía, ahorras tiempo, reduces errores y obtienes una visión más clara de tu carga de trabajo.

Además, si solo usas Google Calendar y necesitas gestionar más datos y organizar proyectos, siempre puedes usar Notion.

Es uno de los mejores sistemas de gestión del conocimiento que puedes utilizar hoy en día, con una personalización sin igual, vistas, plantillas y formas de organizarlo todo, como un «segundo cerebro».

Con una buena sincronización, no tienes que elegir entre uno u otro: puedes tener lo mejor de ambos con una conexión en tiempo real.

Algunos de los beneficios de esta sincronización son:

• Centraliza tu agenda y tus tareas. Mantén fechas límite, reuniones y recordatorios en una vista unificada; actualiza cualquiera de las dos herramientas y la otra lo reflejará al instante.
• No vuelvas a perderte una fecha o reunión. La sincronización bidireccional garantiza que los cambios se propaguen de inmediato, ofreciéndote una única fuente de información.
• Planifica tu día con más eficacia. Visualiza las fechas de vencimiento de Notion junto a los eventos del calendario para bloquear tiempo y priorizar con claridad.
• Simplifica la colaboración del equipo. Cada persona puede usar su herramienta preferida y compartir la misma información actualizada.

Opciones actuales para sincronizar Notion y Google Calendar

Actualmente, existen varias opciones para sincronizar Notion y Google Calendar, aparte de 2sync.

Veamos brevemente cada una, con sus ventajas y limitaciones.

1. Integración oficial de Notion Calendar

Puede que pienses: ¿Para qué pagar un servicio externo si Notion Calendar basta para sincronizar Google Calendar?

Pues la realidad es que quizá Notion Calendar no sea suficiente.

Lanzado en 2024, Notion Calendar permite añadir tus eventos de Google Calendar directamente en la interfaz de Notion. Así se hace:

1. Abre Notion Calendar (web o escritorio) e inicia sesión con tu cuenta de Notion. Si no lo has instalado, usa la app web e inicia sesión; más tarde puedes añadir las apps de escritorio o móvil.
2. Conecta tu cuenta de Google. En Notion Calendar, ve a Configuración → Calendarios, elige Google y completa las ventanas de autorización (OAuth); después, selecciona qué calendarios quieres mostrar. Puedes activar o desactivar calendarios en la barra lateral izquierda.
3. Añade tus bases de datos de Notion al calendario (opcional). En Notion Calendar, conecta tu espacio de trabajo de Notion y añade cualquier base de datos que tenga una vista de calendario o cronograma para que sus elementos con fecha aparezcan junto a tus eventos de Google. Si una base tiene varias propiedades de fecha, selecciona la principal para el calendario.
4. Accede desde Notion (opcional). En Notion, abre una base de datos con una vista de calendario, haz clic en el nombre de la vista y elige Gestionar en Notion Calendar para abrir esa base de datos directamente en el calendario.

Pero aquí está el problema:

✅ Pros:

• Está desarrollado por Notion, así que es una función nativa y gratuita.
• Ofrece una vinculación bidireccional básica, lo que significa que puedes ver y añadir eventos de Google Calendar en la vista de calendario de Notion.

❌ Contras:

• Notion Calendar no proporciona una sincronización real de bases de datos.
• Los eventos no fluyen a tus bases de datos o páginas de Notion.
• No puedes importar eventos existentes de Google Calendar a una base de datos de Notion.
• No puedes hacer que las tareas de Notion aparezcan automáticamente en Google Calendar.

🤏 En resumen: la integración nativa de Notion Calendar está bien para ver calendarios, pero no convertirá tus páginas de Notion en eventos de Google Calendar ni al revés. No es una sincronización completa.

2. Incrustar Google Calendar

Con el bloque Incrustar de Notion, puedes mostrar un Google Calendar compartido públicamente directamente dentro de una página de Notion.

La configuración es muy fácil:

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en los tres puntos junto al calendario que quieras y elige Configuración y uso compartido.
3. En Permisos de acceso a los eventos, activa Hacer disponible al público (o a tu organización) para que el calendario pueda cargarse en Notion.
4. Desplázate a Integrar calendario y copia la «URL pública de este calendario» (o copia el «src» del iframe del código de inserción).
5. En Notion, abre tu página, escribe /incrustar, elige Incrustar y pega la URL que copiaste.
   • Alternativa: simplemente pega el enlace en Notion y elige la opción para pegarlo como elemento incrustado.
6. Haz clic en Incrustar enlace y arrastra los tiradores del bloque para redimensionarlo según necesites.
7. (Opcional) En Personalizar de Google Calendar, dentro de Integrar calendario, ajusta la vista predeterminada u otros parámetros y luego actualiza la URL que pegaste en Notion.

Aunque es útil para tener una referencia rápida sin cambiar de herramienta, tiene desventajas notables.

✅ Pros:

• Extremadamente fácil de configurar.
• No requiere integraciones ni claves de API.
• Ofrece una vista en vivo de tu Google Calendar dentro de Notion.

❌ Contras:

• Solo lectura; no puedes añadir, editar ni borrar eventos desde Notion.
• Puede resultar tosco en ventanas pequeñas de Notion y, a menudo, requiere que el calendario sea público.
• No hay sincronización real de datos; cualquier cambio debes hacerlo en Google Calendar.
• Debes acceder a una página concreta de Notion cada vez que quieras ver tu calendario.
• Tu Google Calendar debe ser público.

🤏 En resumen: incrustar es una forma cómoda de ver tu calendario en Notion, pero no es una integración real. Elige este método solo si necesitas una referencia rápida de solo lectura y no una sincronización bidireccional.

3. Envío unidireccional con herramientas de automatización (Zapier, Make, IFTTT)

Muchos usuarios recurren a plataformas no‑code para enviar datos de una herramienta a otra.

Una configuración típica podría activar un flujo en Zapier: «cuando se añade un elemento nuevo en una base de datos de Notion, crea un evento en Google Calendar».

Estos servicios también pueden funcionar en sentido contrario. Sin embargo, cada dirección suele requerir su propia receta, zap o escenario, lo que lo hace más complejo que una sincronización normal.

✅ Pros:

• Rápidas de configurar para flujos simples en una sola dirección.
• Compatibles con muchas otras apps más allá de Notion y Google Calendar.
• Coste bajo o nulo a pequeños volúmenes; los planes gratis suelen cubrir usos básicos.

❌ Contras:

• Por defecto, solo unidireccional.
• Las actualizaciones y eliminaciones requieren flujos adicionales, a menudo complejos.
• Varios zaps o escenarios pueden volverse desordenados y caros.
• Más frágil: si cambia un campo en una app, debes actualizar cada automatización.

🤏 En resumen: Estas herramientas son excelentes para una automatización básica y ligera, pero no son ideales si necesitas una sincronización bidireccional real o una fiabilidad a gran escala sin aumentar exponencialmente los costes.

4. Sincronización bidireccional con servicios de integración dedicados

Las plataformas de sincronización especializadas se centran en mantener la coherencia de los datos en ambas direcciones.

Herramientas como 2sync, Unito y Bardeen proporcionan asistentes guiados, asignación de campos y sincronización continua en segundo plano para que los cambios en Notion se reflejen en Google Calendar y viceversa sin necesidad de flujos de trabajo manuales.

✅ Pros:

• Sincronización bidireccional real con gestión automática de actualizaciones, eliminaciones y conflictos.
• No se requiere código; asignación de campos y filtros con solo apuntar y hacer clic.
• Los paneles de control, los registros y la gestión de errores integrados mejoran la fiabilidad.
• Personalización completa del flujo de trabajo.
• Filtros y condiciones.
• Sincronización unidireccional para campos individuales.

❌ Contras:

• Coste de la suscripción: el precio varía en función del número de elementos o la frecuencia de sincronización.
• Limitado a las aplicaciones que admite cada servicio.
• Las funciones más avanzadas pueden quedarse atrás con respecto a las API nativas.
• La configuración inicial sigue requiriendo cierta planificación.

🤏 En resumen: La mejor opción para cualquiera que necesite sincronización bidireccional en tiempo real y un mantenimiento mínimo, aunque tendrás que pagar por la comodidad.

¿Por qué elegir 2sync?

En su momento, vimos que los usuarios podían beneficiarse de una sincronización bidireccional completa entre Notion y Google Calendar.

A diferencia de las herramientas de automatización genéricas, creamos 2sync específicamente en torno a la estructura de la base de datos de Notion y el modelo de eventos de Google Calendar, por lo que la configuración es más rápida, la asignación de campos es más inteligente y la fiabilidad es mayor.

Básicamente, obtienes una experiencia nativa sin tener que escribir una sola receta de automatización ni preocuparte de que las actualizaciones interrumpan tus flujos.

Más adelante, desarrollamos más automatizaciones, como Google Tasks y Google Contacts, para mejorar la experiencia con la sincronización.

✅ Pros:

• Sincronización bidireccional precisa: las ediciones, adiciones y eliminaciones se propagan instantáneamente en ambas direcciones.
• Integración profunda con Notion que funciona a nivel de base de datos, admitiendo relaciones, asistentes, colores de eventos y mucho más.
• Asistente guiado, plantillas listas para usar y asignación automática de campos.
• Supervisión y registros en tiempo real.
• Planes asequibles para usuarios individuales y equipos.

❌ Contras:

• Requiere una suscripción.
• Depende de los límites de Notion y la API de Google (retrasos muy poco frecuentes por límites de velocidad en importaciones iniciales masivas).
• Soporte offline limitado.

🤏 En resumen: 2sync es la forma más fácil y fiable de mantener Notion y Google Calendar perfectamente alineados. Si necesitas una sincronización bidireccional en tiempo real sin tener que crear tú mismo automatizaciones complejas, 2sync es la opción clara.

Cómo sincronizar Notion con Google Calendar utilizando 2sync

Antes de empezar con el tutorial para sincronizar Google Calendar con Notion, asegúrate de contar con lo siguiente:

• Una cuenta de Notion con un espacio de trabajo en el que tengas permiso para compartir el acceso de la integración.
• Una base de datos de Notion para los eventos que quieres usar como eventos de calendario. Puede ser una base de datos existente o puedes crear una nueva (2sync también ofrece una plantilla si no lo tienes claro).
• Una cuenta de Google con el Google Calendar que quieres sincronizar.
• Una cuenta de 2sync.

ℹ️ Nota: 2sync utiliza la API oficial de Notion y la API de Calendar de Google. Se te pedirá autorizar estas conexiones de forma segura. 2sync no comparte tus datos; simplemente actúa como un puente para sincronizar la información.

Paso 1: Crea una nueva automatización

1. Ve a 2sync.com y haz clic en Empieza a automatizar ahora
   • Alternativa: haz clic en Ir a la aplicación en la esquina superior derecha.
2. En la siguiente pantalla, elige la automatización de Google Calendar.

Paso 2: Conecta tu Google Calendar

Ahora verás la página de onboarding. Desde aquí podrás conectar primero tu Google Calendar y luego vincularlo con Notion. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz clic en «Agregar conexión de calendario». Se abrirá una ventana de permisos de Google OAuth.
2. Elige tu cuenta de Google que tenga el calendario que quieres sincronizar.
3. Concede los permisos: asegúrate de permitir todos los permisos solicitados. 2sync necesita acceso para leer y escribir eventos en tu Google Calendar y así mantener todo sincronizado.
   • 🔏 Tu privacidad está a salvo: estos permisos son exclusivamente para sincronizar tus eventos. 2sync no accede a nada más de tu cuenta de Google ni a otros datos de Notion.
4. Tras aceptar, volverás a 2sync. Selecciona qué calendarios de tu cuenta de Google quieres sincronizar. Puedes elegir uno o varios, y establecer uno por defecto.
5. Haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso.

Paso 3: Conecta tu cuenta de Notion

A continuación, 2sync pedirá conectarse con Notion:

1. Haz clic en «Conectar con Notion». Se abrirá la ventana de autorización de Notion.
2. Inicia sesión en tu cuenta de Notion si aún no lo has hecho.
3. Autoriza a 2sync como integración y concede los permisos.
4. Después, tendrás la opción de usar nuestra plantilla predeterminada o seleccionar las páginas específicas que quieres sincronizar.
5. Aprueba la integración haciendo clic en «Permitir acceso». Volverás a 2sync, que ahora obtendrá la lista de bases de datos de Notion a las que diste permiso.
6. Elige qué base de datos de Notion se sincronizará con Google Calendar. Si no ves ninguna, espera uno o dos minutos o actualiza la conexión manualmente.
7. Una vez seleccionada, haz clic en Continuar para ir al siguiente paso.

Paso 4: Mapea las propiedades y los atributos

En la pantalla de Mapeo de campos, empieza eligiendo el flujo general en la parte superior:

• Unidireccional hacia Notion: Google Calendar ⟶ Notion
• Sincronización en 2 direcciones: Google Calendar ⇄ Notion
• Unidireccional hacia Google Calendar: Notion ⟶ Google Calendar

Las flechas azules muestran las direcciones activas para cada campo; las flechas grises están deshabilitadas en el modo actual. Modifica primero el modo y luego ajusta cada fila.

A continuación tienes una referencia rápida de todos los atributos de Google Calendar que puedes sincronizar, los tipos de propiedad de Notion que aceptan y cualquier límite de dirección (según el estado de las flechas que verás).

Campo de Google Calendar	Tipos de propiedad de Notion	Direcciones
Nombre del evento	Título, Texto, Selección	⇄
Fecha / hora	Fecha	⇄
Descripción	Texto	⇄
Ubicación	Texto	⇄
Enlace de videollamada	URL, Texto	⇄
Asistentes (Relación)	Relación	⇄
Asistentes (miembros del espacio de trabajo de Notion)	Personas	⇄ (solo miembros del espacio de trabajo; se ignoran otros)
Asistentes (Texto)	Texto	⇄
Organizador	Texto	➞ Notion
Nombre del calendario (Relación)	Relación	⇄
Nombre del calendario (Texto / Selección)	Texto, Selección	⇄
Color del evento	Selección	⇄
Tipo de evento	Selección, Texto	➞ Notion
Visibilidad del evento	Selección	⇄
Libre‑ocupado	Selección	➞ Notion
¿Es recurrente?	Casilla	➞ Notion
Estado de respuesta	Selección, Texto	⇄
Estado de sincronización	Selección, Texto	⇄
Enlace de Google Calendar	URL, Texto	➞ Notion
ID del calendario	Texto	➞ Notion
ID del evento	Texto	➞ Notion
Estado del evento	Selección, Texto	➞ Notion
Activar eliminación en Google Calendar	Casilla, Estado	Google Calendar ➞
Datos de Notion Automations (heredado)	—	Ignorar (se mantiene para configuraciones antiguas)

⇄ = disponible en ambos sentidos en el modo de 2 direcciones.
➞ Notion = los datos fluyen solo de Google a Notion.
Google Calendar ➞ = los datos pueden fluir solo de Notion a Google Calendar.

Cuando termines, haz clic en Continuar o en Omitir si no quieres cambiar nada.

Paso 5: Configura filtros (opcional)

Aquí puedes decidir exactamente qué registros se mueven entre Notion y Google Calendar añadiendo una o varias condiciones. Puedes cambiar estos filtros más tarde; empieza amplio y ve afinando.

Filtro	Qué te permite hacer	Ejemplo de uso
Valor de propiedad de Notion	Incluir o excluir páginas según cualquier propiedad de tu base de datos de Notion (selección, casilla, estado, relación, etc.).	Sincroniza solo los elementos donde la propiedad de Selección «¿Publicar?» esté en «Sí».
Título del evento	Coincidir o ignorar eventos por palabras clave, prefijos o títulos exactos.	Ignora los eventos cuyo título contenga «Cumpleaños».
Nombre del calendario del evento	Restringe la sincronización a calendarios concretos de Google o enruta eventos por calendario.	Sincroniza solo el calendario «Trabajo» con la base de datos de tu equipo.
Descripción del evento	Filtra por texto en la descripción del evento.	Trae eventos que mencionen «factura» para controlar plazos de cobro.
Ubicación del evento	Sincroniza eventos que se celebren o no en una ubicación concreta.	Excluye eventos con enlaces de «Zoom» si solo quieres reuniones presenciales en Notion.
Eventos de todo el día	Incluye o excluye bloques de día completo.	Omite los festivos de todo el día para que no saturen tu tablero de tareas.
Eventos recurrentes	Decide si debe sincronizarse una serie repetitiva.	Ignora los bloques recurrentes de «Descanso para comer» del Google Calendar.
Sin asistentes	Apunta a eventos sin invitados (a menudo recordatorios personales).	Trae tareas personales a Notion y deja fuera las reuniones del equipo.
Lista de asistentes	Filtra por correos de asistentes concretos o por recuento.	Sincroniza solo los eventos que incluyan el correo de tu cliente a una base de datos dedicada.
Libre‑ocupado del evento	Elige eventos marcados como Libre u Ocupado.	Excluye los marcados como Libre para que Notion muestre solo reuniones confirmadas.
Visibilidad del evento	Incluye eventos Públicos, Privados o con visibilidad Predeterminada.	Sincroniza solo eventos privados para mantener la confidencialidad en el espacio de trabajo.
Color del evento	Usa los códigos de color de Google para segmentar eventos.	Importa solo los eventos etiquetados en rojo (alta prioridad) a tu vista «Urgente».
Tipo de evento	Filtra los tipos especiales de Google (reunión, fuera de la oficina, tiempo de concentración, etc.).	Ignora los bloques «fuera de la oficina» para que tu panel de KPI se centre en actividad de trabajo.

Al añadir filtros, decide si quieres que Todas las condiciones se cumplan o si basta con que se cumpla Cualquiera. Usa esta lógica para incluir o excluir eventos con precisión.

Empieza amplio, ejecuta la sincronización un rato y después endurece las reglas para reducir el ruido. Si añades o renombras propiedades en tu base de datos de Notion durante la configuración, pulsa Actualizar campos de Notion para que aparezcan las nuevas opciones en el desplegable.

Paso 6: Define valores predeterminados para Notion (opcional)

En la siguiente pantalla, elige valores estáticos que 2sync aplicará solo cuando se cree una nueva página de Notion desde Google Calendar. Estos predeterminados no sobrescriben los campos mapeados ni cambian páginas existentes; podrás editarlos más tarde.

Cómo definir un valor predeterminado

1. Haz clic en + Añadir valor predeterminado de Notion.
2. Elige una propiedad de Notion en el desplegable.
3. Selecciona un valor estático (emoji, texto, opción de selección, casilla, destino de relación, etc.).
4. Repite con tantas propiedades como quieras. Usa Actualizar campos de Notion si añadiste propiedades durante la configuración.

Valores predeterminados que puedes configurar

• Page Icon (Icon): define un icono por defecto para todas las páginas nuevas creadas desde Google Calendar.
• Source (Select): etiqueta las nuevas páginas con un origen indicando que se crearon desde tu calendario.
• Assignee Email (Email): rellena el correo de la persona asignada para dejar clara la titularidad al crear.
• Done (Checkbox/Status): establece el estado inicial de finalización de los elementos recién sincronizados.
• Is Recurring Task? (Checkbox): marca las nuevas páginas como parte de una secuencia recurrente para vistas y filtros posteriores.
• Labels (Multi-select): aplica etiquetas predefinidas para categorizar al instante los elementos entrantes.
• Parent Item (Relation): vincula cada nueva página a un registro principal designado para mantener la jerarquía.
• Priority (Select): asigna una prioridad por defecto para facilitar el orden y el triaje.
• Project Name (Select): adjunta un proyecto por defecto para que los eventos se agrupen bajo el proyecto correcto.
• Section (Select): sitúa la nueva página en una sección elegida para un agrupado coherente en las vistas.
• Sub-item: crea la página como subelemento bajo un principal especificado para mantener la estructura de tareas.
• Task Position (Number): define un marcador de orden por defecto para que las nuevas tareas aparezcan en la posición prevista.
• Task Recurrence Frequency (Text): preconfigura la cadencia de recurrencia para etiquetar de forma coherente los elementos repetidos.

Puedes dejarlo tal cual o cambiar los valores predeterminados. Cuando termines, haz clic en Continuar.

Paso 7: Ajusta opciones avanzadas y realiza comprobaciones finales (recomendado)

Estas opciones son opcionales pero útiles; podrás afinarlas más tarde tras la primera sincronización. Haz clic en Mostrar configuración avanzada para desplegarlas, luego prueba la sincronización y continúa.

• Nombre de la automatización. Ponle un nombre claro y fácil de buscar para localizarla después.
• Añadir enlace de Notion debajo de cada descripción. Inserta la URL de la página de Notion en la descripción de cada evento para abrirla desde la invitación.
• Sincronizar entradas de Notion creadas antes de la primera sincronización. Rellena el calendario con elementos existentes en Notion en lugar de sincronizar solo los nuevos.
• Ventana temporal de sincronización. Elige cuánto hacia atrás y hacia delante sincronizar eventos. La ventana máxima depende de tu plan.
• Duración predeterminada del evento de calendario. Define una hora de fin por defecto al crear un evento desde un elemento de Notion que solo tiene hora de inicio.
• Invitados que deben recibir una invitación cuando se crea o actualiza un evento. Controla quién recibe emails de invitación o actualizaciones para evitar notificaciones innecesarias.
• Frecuencia de sincronización. Define cada cuánto comprueba 2sync los cambios; la frecuencia varía según el plan.
• Permitir eliminación de eventos. Decide si borrar un evento en una herramienta también debe borrarlo en la otra o simplemente dejar de sincronizarlo.
• Ignorar entradas de Notion que ya estén vinculadas con otras automatizaciones. Evita conflictos omitiendo elementos gestionados por otra automatización de 2sync.

Cuando termines de revisar estas opciones, ejecuta la prueba de sincronización y continúa. Puedes ajustar cualquiera de estos ajustes más tarde desde los ajustes de sincronización de la automatización.

Si la prueba fue correcta, haz clic en el botón amarillo Iniciar la sincronización ahora ¡y listo!

Conclusión: sincronizar Google Calendar con Notion

A estas alturas ya tienes una guía completa para sincronizar Google Calendar con Notion. Hemos visto por qué la sincronización importa, los pros y contras de cada enfoque (Notion Calendar, vistas incrustadas, automatizaciones unidireccionales y servicios dedicados de dos vías) y una configuración detallada con mapeo de campos, filtros, valores predeterminados y ajustes avanzados.

¿Buscas una sincronización bidireccional fiable y con experiencia «nativa» que lo haga sencillo? Prueba 2sync. Conecta tus cuentas, elige tu base de datos, mapea tus campos y estarás en producción en minutos. Podrás ajustar filtros, valores por defecto y opciones avanzadas cuando lo necesites. Además, tus eventos y tareas se mantendrán perfectamente alineados a nivel de base de datos para que tu equipo se concentre en lo que de verdad importa.