Notion propose deux façons de créer des tâches récurrentes. Un modèle de base de données récurrent ajoute une nouvelle tâche selon un calendrier, que vous ayez terminé la précédente ou non. Une automatisation « terminer et réinitialiser » repousse l'échéance dès que vous cochez la tâche. Les deux sont détaillées ci-dessous, avec des captures, ainsi qu'une parade à sa principale limite : Notion ne montre pas une tâche récurrente avant sa création.
Réponse rapide
Pour une tâche qui doit tomber chaque lundi quoi qu'il arrive, utilisez un modèle récurrent (menu du modèle, puis Répéter). Pour une tâche qui ne revient qu'une fois terminée, utilisez une automatisation sur le statut avec dateAdd(). L'aide de Notion documente la méthode du modèle.
Comment créer des tâches récurrentes avec les modèles de base de données
Les modèles de base de données avec calendrier de répétition sont la méthode native de Notion. La fonctionnalité date de novembre 2022, et le centre d'aide n'indique aucune restriction de forfait.
Vous créez le modèle une fois, vous réglez la fréquence, et Notion ajoute une tâche à chaque échéance.
Étape 1. Ouvrez votre base de données de tâches
Accédez à la base de données dans laquelle vous souhaitez des tâches récurrentes. Il peut s'agir de n'importe quelle base de données contenant des propriétés liées aux tâches : statut, date d'échéance ou personne assignée.
Étape 2. Créez un nouveau modèle de base de données
Cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau et sélectionnez + Nouveau modèle.
Étape 3. Configurez les propriétés du modèle
Donnez un nom descriptif à votre modèle (par exemple « Revue hebdomadaire » ou « Rapport mensuel »). Ajoutez des valeurs par défaut pour les propriétés à préremplir : statut, priorité, personne assignée, étiquettes. Cliquez en dehors de l’éditeur de modèle lorsque vous avez terminé.
Étape 4. Configurez le calendrier de répétition
De retour dans la base de données, cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau, survolez votre nouveau modèle et cliquez sur l'icône à trois points (⋯).
Sélectionnez Répéter.
Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle), puis l'intervalle, la date de début et l'heure. Cliquez sur Enregistrer.
Pour un rythme moins régulier, choisissez Personnalisé. Notion cite en exemple « tous les 3 jours », « le mardi et le jeudi chaque semaine » ou « tous les 2 mois ».
Étape 5. Créez une tâche à partir du modèle
Cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau et sélectionnez votre modèle. Notion crée une tâche avec toutes les propriétés préremplies. Notion crée ensuite de lui-même une nouvelle tâche à chaque échéance.
Vous pouvez aussi créer une tâche vide, puis lui attribuer le modèle depuis le sélecteur de modèles sous les propriétés.
Une même base de données peut contenir plusieurs modèles aux rythmes différents : points quotidiens, revues hebdomadaires, rapports mensuels.
Pour arrêter une répétition, supprimez le modèle ou désactivez Répéter dans les options du modèle.
Comment faire revenir une tâche une fois terminée
Un modèle crée des tâches à date fixe. Si vous voulez la suivante seulement quand celle-ci est faite (arroser les plantes, payer la facture), réinitialisez la tâche elle-même avec une automatisation. Le guide de Thomas Frank (en anglais) détaille cette méthode.
Ajoutez trois propriétés à la base : Échéance (Date), État (type État) et Intervalle (Nombre, en jours). Ensuite :
- Cliquez sur l'éclair en haut à droite de la base de données, puis sur + Nouvelle automatisation.
- Réglez le déclencheur sur État défini sur Terminé.
- Ajoutez une action Modifier la propriété : État passe à Pas commencé.
- Ajoutez une seconde action Modifier la propriété : Échéance, avec la formule personnalisée
Trigger page.Échéance.dateAdd(Trigger page.Intervalle, "days"). - Cliquez sur Enregistrer.
Terminer la tâche repousse désormais son échéance de l'intervalle et la rouvre. Limitez l'automatisation à une vue filtrée sur les tâches dont l'échéance n'est pas vide et dont l'intervalle vaut au moins 1, pour ne pas toucher aux tâches ponctuelles.
La formule en jours dérive sur les tâches mensuelles, car un mois ne fait pas 30 jours. La fonction dateAdd() accepte aussi "months", "weeks" et "years". Une tâche mensuelle utilise donc "months" avec un intervalle de 1.
Les automatisations de base de données demandent un forfait payant. La page des tarifs ne donne au forfait Gratuit que les boutons. Une propriété bouton avec la formule This page.Échéance.dateAdd(This page.Intervalle, "days") fait le même travail sans payer, mais vous cliquez dessus au lieu de cocher la tâche.
L'automatisation peut aussi servir de rappel. L'action Envoyer une notification à vise jusqu'à 20 personnes de l'espace de travail, et la page d'aide sur les automatisations liste un déclencheur Chaque {frequency} qui s'exécute à intervalle régulier et fonctionne avec toutes les actions sauf Modifier la propriété. La configuration complète est détaillée dans notre guide comment définir des rappels dans Notion.
Quelles sont les limites des tâches récurrentes dans Notion ?
- Pas d'aperçu des tâches futures. Notion crée chaque tâche à sa date. Celles de la semaine prochaine n'existent pas dans votre base d'ici là.
- Une seule date. Notion n'a pas de règle de récurrence (RRULE) pour les tâches : une tâche récurrente n'apparaît dans un calendrier qu'à sa prochaine échéance.
- Uniquement via un modèle. Une tâche ne se répète que si un modèle ou l'une des automatisations ci-dessus la pilote.
- Pas de saisie en langage naturel. Contrairement à Todoist, vous ne pouvez pas écrire « chaque lundi à 9 h ». Le rythme se règle dans le menu du modèle.
- La propriété Créé par indique une automatisation Notion. Les pages créées par un modèle récurrent portent cette mention : vérifiez les vues et filtres qui s'appuient sur Créé par.
- Pas d'imbrication quotidienne. Impossible d'imbriquer un modèle dans un modèle qui se répète chaque jour, et l'imbrication s'arrête à trois niveaux.
L'absence d'aperçu pèse surtout sur la planification. Une vue calendrier ou un modèle d'emploi du temps hebdomadaire n'affiche pas une tâche récurrente avant sa date de création.
Comment voir vos tâches récurrentes dans votre calendrier
Synchroniser une base Notion avec Google Agenda n'affiche les tâches qu'après leur création par Notion : cela ne comble donc pas le manque d'aperçu. Pour voir vraiment les occurrences à venir, gardez la récurrence là où elle est native : un événement récurrent dans Google Agenda, ou une tâche récurrente dans Todoist ou Microsoft To Do.
2sync relie Google Agenda, Outlook Calendar, Todoist, Google Tasks, Microsoft To Do et d'autres applications à Notion : ces éléments arrivent dans votre base et restent à jour. Commencez par l'intégration Google Agenda ou lisez le guide de configuration Google Agenda.
Pour les tâches qui naissent dans Notion, la même synchronisation les envoie au calendrier dès que Notion les crée. Associez les champs d'échéance, de statut et de personne assignée : terminer une tâche d'un côté la met à jour de l'autre.
Synchronisez vos tâches récurrentes Notion avec votre calendrier
Connectez votre base de données Notion à Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. La synchronisation bidirectionnelle maintient vos tâches à jour dans tous vos outils.
FAQ
Peut-on créer des tâches récurrentes sur Notion gratuitement ?
Le centre d'aide de Notion n'indique aucune restriction de forfait pour les modèles récurrents. Les automatisations de base de données demandent un forfait payant et le forfait Gratuit n'a que les boutons : sans payer, la méthode « terminer et réinitialiser » passe par une propriété bouton.
Comment faire revenir une tâche Notion après l'avoir terminée ?
Créez une automatisation qui se déclenche quand le statut passe à Terminé, remet le statut à Pas commencé et recalcule l'échéance avec dateAdd(). Les étapes sont dans la section ci-dessus.
Une tâche récurrente Notion envoie-t-elle une notification ?
Pas d'elle-même. Ajoutez à l'automatisation l'action Envoyer une notification à, qui prévient jusqu'à 20 personnes de l'espace de travail, ou posez un rappel sur la tâche. La marche à suivre est dans notre guide sur les rappels dans Notion.
Comment arrêter une tâche récurrente dans Notion ?
Ouvrez le menu du modèle (flèche bleue à côté de Nouveau), cliquez sur les trois points du modèle et désactivez Répéter, ou supprimez le modèle. Les tâches déjà créées restent dans la base.
Peut-on voir les tâches récurrentes futures dans un calendrier avant leur création ?
Non, Notion crée chaque tâche à sa date. Pour voir les occurrences à venir, créez l'événement récurrent dans Google Agenda ou la tâche récurrente dans Todoist, puis synchronisez-le avec Notion grâce à 2sync.
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