Utiliser Notion pour augmenter votre productivité est toujours une bonne idée. Ce puissant logiciel permet aux utilisateurs de créer des bases de données, des modèles, des listes de tâches, des listes de lecture, des calendriers, des mémoires et presque tout ce que vous pouvez imaginer pour organiser votre vie personnelle et professionnelle. Notion dispose également de l’un des meilleurs outils pour suivre vos tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles : les tâches récurrentes. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment créer des tâches récurrentes sur Notion de manière native et facile sans utiliser d’applications tierces, de modèles ou de code.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une tâche récurrente sur Notion ?
Une tâche récurrente sur Notion est une tâche qui est programmée pour se répéter à intervalles réguliers, par exemple quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou même annuellement.
Les tâches récurrentes peuvent être créées sur Notion de manière native depuis la mise à jour de novembre 2022 et ne nécessitent aucune solution externe ou technique.
L’importance des tâches récurrentes réside dans leur capacité à aider à la gestion de la productivité et à maintenir un flux de travail systématique.
En programmant des tâches qui se répètent à des intervalles précis, on vous rappelle constamment de les effectuer, ce qui réduit le risque d’oubli et améliore votre efficacité. Les tâches récurrentes peuvent s’avérer essentielles tant dans votre vie personnelle que dans le cadre de vos activités professionnelles.
Exemples de tâches récurrentes
Voici quelques exemples de tâches récurrentes qui peuvent être utiles pour vos bases de données Notion :
Vie personnelle
- Méditation ou exercices quotidiens
- Rappels quotidiens pour la prise de médicaments
- Courses hebdomadaires ou préparation des repas
- Tâches hebdomadaires telles que la lessive ou le nettoyage
- Paiement mensuel des factures ou contribution à l’épargne
- Réunions mensuelles du club de lecture ou cours de loisirs
- Rappels annuels pour les renouvellements d’assurance ou les bilans de santé
- Événements annuels tels que les anniversaires
Vie professionnelle
- Hiérarchisation quotidienne des tâches ou suivi des courriels
- Réunions quotidiennes d’information ou de contrôle de l’avancement des travaux
- Réunions d’information hebdomadaires ou sessions de formation
- Mises à jour hebdomadaires sur les projets ou réunions d’équipe
- Objectifs de vente mensuels ou révision du budget
- Soumission de rapports mensuels ou suivi des clients
- Évaluations trimestrielles des performances de l’entreprise ou activités de renforcement de l’esprit d’équipe
- Examens annuels des performances ou sessions de planification stratégique
En utilisant les tâches récurrentes sur Notion pour ce type d’activités, vous pouvez rester organisé et vous assurer que les tâches importantes ne sont pas manquées, favorisant ainsi un mode de vie plus efficace et efficient.
Comment créer des tâches récurrentes sur Notion en mode natif
1. Allez dans votre base de données Tâches
Assurez-vous d’être dans votre base de données Tâches sur Notion. C’est là que vous allez créer et gérer les modèles utilisés pour créer des tâches récurrentes.
2. Créez un nouveau modèle de base de données
Dans votre base de données Tâches, cliquez sur la flèche bleue vers le bas à côté de Nouveau et ensuite sur + Nouveau modèle.
3. Configurez les propriétés de votre nouveau modèle
Dans la fenêtre suivante, personnalisez votre nouveau modèle en ajoutant un nom, une icône, une description et toutes les propriétés que vous souhaitez avoir lors de la création d’une tâche récurrente.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer en dehors de la fenêtre pour la quitter.
4. Configurer les paramètres de la tâche récurrente
De retour dans la base de données des tâches, cliquez sur la flèche bleue vers le bas à côté de Nouveau, localisez le modèle que vous venez de créer et cliquez sur l’icône à trois points.
Remarque : vous pouvez également définir ce modèle par défaut dans ce menu.
Cliquez ensuite sur Répéter.
Dans la fenêtre suivante, vous pourrez définir des répétitions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, ainsi que les intervalles, la date de début, les jours de la semaine, l’heure et le fuseau horaire. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous êtes prêt.
5. Créer une nouvelle tâche récurrente
Votre modèle est prêt. Il est maintenant temps de créer une nouvelle tâche basée sur ce modèle. Pour ce faire, cliquez sur la flèche bleue vers le bas à côté de Nouveau et sélectionnez votre modèle.
Vous pouvez également créer une tâche vide en cliquant sur Nouveau et en sélectionnant votre modèle sous les propriétés.
Enfin, remplissez les détails et la date de votre tâche récurrente. La tâche sera alors automatiquement créée à l’heure et aux jours spécifiés dans le modèle.
Note : Gardez à l’esprit que vous pouvez créer plusieurs modèles de Notion pour les tâches récurrentes à des fins différentes et avec des configurations différentes.
👉 En savoir plus : Comment créer des sous-tâches dans Notion (3 étapes faciles)
La meilleure façon de créer des tâches récurrentes sur Notion
La création de tâches récurrentes sur Notion est simple une fois que vous savez comment faire, bien qu’elle ait une limitation importante : vous ne pouvez pas voir vos tâches récurrentes à l’avance. La base de données de Notion créera automatiquement les tâches en fonction des dates et des intervalles définis dans votre modèle, mais vous ne pouvez les voir dans aucune vue de votre base de données avant qu’elles ne soient créées.
Cependant, nous avons une solution parfaite pour cela. Vous pouvez utiliser notre automatisation Google Calendar pour synchroniser les événements avec votre base de données Notion. Rendez-vous sur 2sync pour en savoir plus et pour savoir comment améliorer votre productivité grâce à nos automatismes.
