Notion permet de créer des tâches récurrentes nativement. Ouvrez une base de données, créez un modèle, configurez un calendrier de répétition, et Notion génère une nouvelle tâche à l'intervalle choisi : quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. Vous trouverez ci-dessous un guide pas à pas avec captures d'écran, ainsi qu'une solution pour contourner la principale limitation : vous ne pouvez pas voir les tâches futures tant que Notion ne les a pas créées.
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Comment créer des tâches récurrentes avec les modèles de base de données
Les modèles de base de données avec calendrier de répétition constituent la méthode principale pour configurer des tâches récurrentes dans Notion. Cette fonctionnalité a été introduite en novembre 2022 et est disponible sur tous les plans, y compris le plan gratuit.
Vous créez un modèle une seule fois, vous configurez la fréquence de répétition, et Notion ajoute automatiquement une nouvelle tâche à chaque intervalle.
Étape 1. Ouvrez votre base de données de tâches
Accédez à la base de données dans laquelle vous souhaitez des tâches récurrentes. Il peut s'agir de n'importe quelle base de données contenant des propriétés liées aux tâches : statut, date d'échéance ou personne assignée.
Étape 2. Créez un nouveau modèle de base de données
Cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau et sélectionnez + Nouveau modèle.
Étape 3. Configurez les propriétés du modèle
Donnez un nom descriptif à votre modèle (par exemple « Revue hebdomadaire » ou « Rapport mensuel »). Ajoutez des valeurs par défaut pour les propriétés que vous souhaitez préremplir : statut, priorité, personne assignée, étiquettes. Cliquez en dehors de l’éditeur de modèle lorsque vous avez terminé.
Étape 4. Configurez le calendrier de répétition
De retour dans la base de données, cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau, survolez votre nouveau modèle et cliquez sur l'icône à trois points (⋯).
Sélectionnez Répéter.
Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle), l'intervalle, la date de début, l'heure et le fuseau horaire. Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5. Créez une tâche à partir du modèle
Cliquez sur la flèche bleue à côté de Nouveau et sélectionnez votre modèle. Notion crée une tâche avec toutes les propriétés préremplies. Désormais, Notion crée automatiquement une nouvelle tâche à chaque intervalle programmé.
Vous pouvez également créer une tâche vide, puis lui attribuer le modèle depuis le sélecteur de modèles sous les propriétés.
Vous pouvez créer plusieurs modèles avec des calendriers de répétition différents dans la même base de données : un pour les points quotidiens, un autre pour les revues hebdomadaires, un troisième pour les rapports mensuels.
Comment améliorer les tâches récurrentes avec les automatisations
Les automatisations de base de données de Notion complètent votre configuration de tâches récurrentes. Les automatisations ne créent pas directement de tâches récurrentes, mais elles déclenchent des actions lorsqu'une tâche récurrente est créée ou lorsque certaines conditions sont remplies.
Exemples courants :
- Attribution automatique : lorsqu'une nouvelle tâche est créée à partir d'un modèle récurrent, définir automatiquement la personne assignée ou le statut.
- Notification à l'échéance : configurer une automatisation pour envoyer un rappel lorsque la date d'échéance d'une tâche approche.
- Archivage : modifier automatiquement le statut des tâches récurrentes terminées après un délai défini.
Pour configurer une automatisation :
- Ouvrez votre base de données et cliquez sur l'icône éclair en haut à droite.
- Cliquez sur + Nouvelle automatisation.
- Définissez un déclencheur (par exemple « Quand une page est ajoutée »).
- Définissez une action (par exemple « Modifier la propriété » → Statut → En cours).
- Cliquez sur Enregistrer.
Les automatisations fonctionnent en parallèle avec les modèles récurrents : votre flux de travail nécessite un minimum d'intervention manuelle.
Quelles sont les limites des tâches récurrentes dans Notion ?
Le système de tâches récurrentes de Notion fonctionne bien pour les planifications de base, mais il comporte des contraintes à connaître avant de s'y fier entièrement :
- Pas d'aperçu des tâches futures. Notion crée chaque tâche une par une à la date programmée. Vous ne pouvez pas voir les tâches récurrentes de la semaine prochaine ou du mois prochain à l'avance, car elles n'existent pas dans votre base de données tant que le moment programmé n'est pas arrivé.
- Pas de notifications push. Les tâches récurrentes ne déclenchent pas de notifications push sur mobile ou bureau par défaut. Vous devez ajouter manuellement un rappel à chaque tâche créée, ou configurer une automatisation pour le gérer.
- Uniquement via les modèles. Les tâches récurrentes nécessitent un modèle de base de données. Vous ne pouvez pas configurer une tâche individuelle pour qu'elle se répète sans d'abord créer un modèle.
- Pas de saisie en langage naturel. Contrairement à Todoist, vous ne pouvez pas taper « chaque lundi à 9 h » pour créer une tâche récurrente. Vous configurez le calendrier via le menu de paramètres du modèle.
L'absence d'aperçu des tâches futures constitue la limite la plus significative pour la planification. Si vous utilisez une vue calendrier pour organiser votre semaine, les tâches récurrentes n'apparaissent pas avant leur date de création programmée.
Comment voir vos tâches récurrentes dans votre calendrier
La solution pour contourner cette limite d'aperçu consiste à synchroniser votre base de données Notion avec un calendrier externe. Lorsque vous connectez votre base de données de tâches à Google Agenda ou Outlook, chaque tâche créée par Notion apparaît automatiquement dans votre calendrier. Les applications de calendrier affichent les événements sur une frise chronologique : vous obtenez ainsi la vue prospective que les vues de base de données Notion ne proposent pas.
Avec 2sync, vous pouvez configurer une synchronisation bidirectionnelle entre votre base de données de tâches Notion et Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. Associez vos champs de date d'échéance, de statut et de personne assignée, et chaque tâche récurrente apparaît là où votre équipe travaille déjà. Les modifications circulent dans les deux sens : terminer une tâche dans l'une des applications met l'autre à jour.
Synchronisez vos tâches récurrentes Notion avec votre calendrier
Connectez votre base de données Notion à Google Agenda, Todoist ou Google Tasks. La synchronisation bidirectionnelle maintient vos tâches à jour dans tous vos outils.
FAQ
Peut-on créer des tâches récurrentes sur Notion gratuitement ?
Oui. Les modèles de base de données avec calendrier de répétition sont disponibles sur tous les plans Notion, y compris le plan gratuit. Les automatisations de base de données sont également accessibles sur tous les plans.
Comment arrêter une tâche récurrente dans Notion ?
Ouvrez le menu des modèles (flèche bleue à côté de Nouveau), cliquez sur l'icône à trois points de votre modèle récurrent, sélectionnez Répéter, puis supprimez le calendrier. Les tâches existantes restent dans votre base de données, mais aucune nouvelle tâche ne sera créée.
Peut-on voir les tâches récurrentes futures avant leur création ?
Non. Notion crée chaque tâche récurrente à sa date programmée. Pour voir les tâches à venir à l'avance, synchronisez votre base de données avec Google Agenda ou Outlook grâce à 2sync : les applications de calendrier affichent les événements sur une frise chronologique.
Les tâches récurrentes dans Notion envoient-elles des notifications ?
Pas automatiquement. Chaque tâche créée par un modèle récurrent n'inclut pas de rappel par défaut. Vous pouvez ajouter des rappels manuellement ou configurer une automatisation de base de données pour déclencher une notification à la création de la tâche.
Peut-on créer des tâches récurrentes sur l'application mobile Notion ?
Vous pouvez créer des tâches à partir de modèles existants sur mobile, mais la configuration ou la modification du calendrier de répétition d'un modèle doit se faire sur l'application bureau ou web.
Que se passe-t-il si on modifie un modèle de tâche récurrente ?
Les modifications du modèle n'affectent que les tâches futures. Les tâches déjà créées à partir du modèle conservent leurs propriétés d'origine.
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