Elegir un gestor de proyectos gratis puede ser un lío: muchos planes «gratuitos» esconden límites de usuarios, tableros o almacenamiento. Probamos los planes que son gratuitos para siempre y redujimos la lista a siete herramientas para 2025 que cubren vistas clave (lista, tablero, calendario y Gantt si está disponible), colaboración e integraciones. En esta guía, verás para quién está pensada cada app, qué ofrecen gratis realmente y los típicos «peros» antes de decidir.
Los mejores gestores de proyectos gratis de un vistazo
| Aplicación | La mejor para | Destaca por |
|---|---|---|
| Notion | Suite completa de productividad | Espacio de trabajo todo en uno para notas, tareas, wikis y bases de datos |
| Trello | Gestión visual | Tableros Kanban para organizar tareas y colaborar fácilmente |
| Asana | Trabajo en equipo | Flujos claros, gestión de tareas y cronogramas |
| ClickUp | Todo en uno | Muchísimas funciones para tareas, colaboración y documentos |
| Jira | Equipos de desarrollo | Agile, seguimiento de incidencias y flujos centrados en programación |
| Zoho Projects | Gantt y tiempo con poco presupuesto | Buen plan gratis con gestor de proyectos básico, Gantt y colaboración |
| Nifty | Gestor de proyectos de equipo simple | Chat, documentos, tareas y roadmaps «sin ruido» |
Cómo elegimos
Probamos el plan gratuito «para siempre» de cada aplicación y verificamos límites en sus páginas oficiales. Priorizamos vistas clave (lista, tablero, calendario y Gantt/cronología cuando exista), colaboración y topes prácticos (usuarios/proyectos/almacenamiento). Si algo es solo de pago o está capado, lo avisamos para que no tengas sorpresas.
Límites del plan gratuito, de un vistazo
| Herramienta | Usuarios / proyectos | Almacenamiento (gratis) | Notas |
|---|---|---|---|
| Notion | Invitados: 10; se permiten miembros (con tope de bloques si hay 2+) | 5 MB por archivo | Bloques ilimitados para individuales; permisos/administración avanzados en pago |
| Trello | Hasta 10 colaboradores y 10 tableros por Workspace | 10 MB por archivo | 250 ejecuciones/mes de Butler; tarjetas ilimitadas; Power-Ups ilimitados por tablero |
| Asana | Hasta 10 compañeros | — | Timeline/Gantt y reporting avanzado son de pago |
| ClickUp | Miembros ilimitados | 60 MB total | Muchas funciones avanzadas con límites en gratis |
| Jira | Hasta 10 usuarios | 2 GB | Soporte comunitario; límite diario de emails en gratis |
| Zoho Projects | Hasta 5 usuarios; 3 proyectos | 5 GB | Buen inicio para Gantt/tiempo al subir de plan |
| Nifty | Miembros ilimitados; 2 proyectos activos | 100 MB | Chat, documentos y tareas integrados |
1. Notion
🥇 La mejor para: Suite completa de productividad
✨ Destaca por: Espacio de trabajo todo-en-uno para notas, tareas, wikis y bases de datos
✅ Pros:
- Une documentos, tareas y bases de datos en un mismo sitio
- Plantillas súper personalizables
- Colaboración y comentarios en tiempo real
- Embeds e integraciones con herramientas populares
❌ Contras:
- Límite de 5 MB/archivo en gratis
- Permisos/analíticas avanzadas solo en planes de pago
Notion mezcla documentos, bases de datos y tableros para que planes y tareas puedan convivir de forma óptima. En el plan gratis, los individuales tienen bloques ilimitados y bloques potentes como relaciones, rollups y plantillas. Los equipos colaboran en tiempo real con menciones y comentarios, pero ojo al tope de archivos de 5 MB y a los controles de administrador que quedan en los planes de pago.
👉 Aprende más: Las 10 mejores alternativas a Notion
2. Trello
🥇 La mejor para: Gestión visual
✨ Destaca por: Kanban intuitivo para ordenar tareas y colaborar
✅ Pros:
- Interfaz visual y sencillísima
- Tarjetas y Power-Ups ilimitados por tablero
- Automatización integrada con Butler
- Buenas integraciones
❌ Contras:
- Pocas vistas de proyecto (sin Gantt nativo)
- Gratis: 10 tableros por espacio de trabajo y hasta 10 colaboradores
- 10 MB/archivo en gratis
El sistema de listas y tarjetas de Trello es la forma más rápida de montar un flujo ligero. Arrastra tarjetas, añade checklists, etiquetas y vencimientos, y automatiza pasos repetitivos con Butler. El plan gratuito permite tarjetas y Power-Ups ilimitados por tablero, pero limita a 10 tableros por espacio de trabajo y 10 colaboradores: perfecto para pipelines sencillos, calendarios de contenido o uso personal.
👉 Aprende más: Notion vs. Trello: ¿cuál elegir?
3. Asana
🥇 La mejor para: Colaboración en equipo
✨ Destaca por: Flujos claros, gestión de tareas y cronología de proyecto
✅ Pros:
- Vistas lista, tablero y calendario
- Gran ecosistema de apps
- Modelo claro de responsable y fecha
❌ Contras:
- Gratis hasta 10 compañeros
- Cronología/Gantt y reporting avanzado solo en pago
Asana aporta estructura: responsables, fechas y secciones mantienen las prioridades visibles. Tienes lista, tablero y calendario más integraciones potentes para que las tareas fluyan por tu stack. El plan gratis encaja en equipos pequeños (hasta 10), pero la cronología, los informes y las reglas de automatización viven en los planes de pago, así que al crecer probablemente te tocará actualizar.
👉 Aprende más: Notion vs. Asana: ¿cuál usar?
4. ClickUp
🥇 La mejor para: Todo en uno
✨ Destaca por: Mucha variedad para tareas, colaboración y documentos
✅ Pros:
- Tareas y miembros ilimitados en gratis
- Múltiples vistas (lista, tablero, calendario, Gantt)
- Documentos, whiteboards y formularios básicos
❌ Contras:
- Solo 60 MB de almacenamiento total en gratis
- La profundidad de funciones puede abrumar
ClickUp quiere ser «el único sitio para tu trabajo»: tareas, documentos, pizarras, objetivos y muchas vistas. El plan gratuito es generoso con tareas y miembros ilimitados, pero el almacenamiento es de 60 MB y varias opciones avanzadas tienen límites. Para empresas emergentes y equipos pequeños, es una forma sin coste de centralizar antes de pasar a pago según crezcan las necesidades.
👉 Aprende más: Notion vs. ClickUp: ¿cuál es la mejor?
5. Jira
🥇 La mejor para: Equipos de software
✨ Destaca por: Agile con seguimiento de incidencias y flujos personalizables
✅ Pros:
- Scrum/Kanban con backlog y sprints
- Seguimiento de incidencias y flujos centrados en programación
- Marketplace de integraciones muy amplio
❌ Contras:
- Gratis limitado a 10 usuarios y 2 GB
- La personalización añade complejidad
Jira está hecho para equipos que viven entre backlogs, sprints y releases. Combina tableros Scrum/Kanban configurables con tipos de issue, flujos y fuertes integraciones con Atlassian y herramientas de desarrollo. El plan gratis encaja en equipos pequeños (hasta 10 usuarios, 2 GB). Espera una curva de aprendizaje, pero una vez configurado, Jira destaca por su trazabilidad.
6. Zoho Projects
🥇 La mejor para: Gantt y seguimiento del tiempo barato
✨ Destaca por: Plan gratis solvente con Gantt y colaboración
✅ Pros:
- Tareas, subtareas y dependencias
- Gantt para planificar
- Seguimiento de tiempo y foros/chat integrados
❌ Contras:
- El plan gratis limita usuarios/proyectos
- Interfaz densa para principiantes
Zoho Projects reúne tareas, hitos y Gantt en un paquete asequible. Incluso en el plan gratis puedes planificar con dependencias y mantener la conversación en contexto con comentarios, foros y seguimiento de tiempo. La interfaz puede verse recargada al inicio, pero escala bien y, si luego conectas con el ecosistema Zoho (CRM, help desk, informes), gana aún más.
7. Nifty
🥇 La mejor para: Gestor de proyectos de equipo simple y fluido
✨ Destaca por: Simplifica el trabajo del equipo sin el «ruido» de otras suites
✅ Pros:
- Vistas flexibles (lista, tablero, calendario)
- Chat, documentos y colaboración integrados
- Plantillas listas para arrancar rápido
❌ Contras:
- Integraciones de terceros mejorables
- Pocas plantillas
- Algunas funciones avanzadas con límites
Nifty agiliza el trabajo combinando tareas, hitos/roadmaps, documentos y chat en una interfaz limpia. Cubre el día a día con varias vistas y plantillas que ayudan a los equipos nuevos a moverse rápido. Las integraciones y automatizaciones van a más, aunque en el plan gratis verás límites en funciones avanzadas. En el plan gratuito tienes miembros ilimitados, 2 proyectos activos y 100 MB: suficiente para empezar; si valoras la sencillez por encima de los «mil ajustes», mejora la coordinación sin crear fatiga de herramientas.
¿Qué herramienta gratuita deberías elegir?
- ¿Empiezas y quieres documentos + tareas juntos? Notion
- ¿Buscas el tablero visual más simple? Trello
- ¿Trabajo estructurado con responsables y fechas? Asana
- ¿Todo en uno con muchas vistas (incl. Gantt) en gratis? ClickUp
- ¿Software con sprints/issues? Jira
- ¿Gantt + control de tiempo barato? Zoho Projects
- ¿Hub ligero con chat/docs/tareas? Nifty
Conclusión
Estas siete opciones equilibran usabilidad y potencia en un plan gratuito. Si trabajas en Notion, brilla como hub flexible de documentos, tareas y bases de datos: perfecto para construir sistemas que crecen con tu equipo.
Para mantenerlo todo sincronizado, usa 2sync para sincronizar Notion con Google Calendar, Google Tasks, Todoist y más. Así tus horarios y tareas quedan alineados en todas tus herramientas.
Preguntas frecuentes
Sí. Muchas apps ofrecen planes gratuitos para siempre. El peaje suele estar en límites de usuarios, tableros/proyectos, almacenamiento o vistas ausentes (como Gantt/cronología).
El plan gratuito de Asana admite hasta 10 compañeros; Jira también permite hasta 10 usuarios en su plan gratis. En Trello, los Workspaces gratuitos limitan a 10 colaboradores y 10 tableros.
Algunos sí (ClickUp tiene Gantt con límites de uso; Zoho Projects ofrece Gantt cuando pasas de lo más básico). El Timeline de Asana es de pago; Trello no tiene Gantt nativo.
Suelen ser el almacenamiento y la automatización: p. ej., ClickUp limita a 60 MB en total; Butler de Trello tiene topes mensuales; Notion limita a 5 MB por archivo.
