Estar al día de las tareas pendientes son retos constantes en nuestras ajetreadas vidas modernas. Hacer malabarismos con los proyectos laborales, las responsabilidades familiares y los recados diarios puede resultar abrumador si no utilizas las herramientas adecuadas para la organización y la productividad. Afortunadamente, hoy en día existen muchas aplicaciones de gestión de tareas que pueden ayudarte. Dos de las opciones más populares son Todoist y Google Tasks, que se actualizan constantemente con nuevas funciones. Sigue leyendo para saber cuál es la mejor para ti en 2024.

Todoist vs. Google Tasks: Visión general

Característica Todoist Google Tasks
Interfaz de usuario Interfaz avanzada con más funciones y opciones de configuración Interfaz sencilla y simplificada centrada únicamente en la gestión de tareas
Creación de tareas Opciones de adición rápida desde cualquier pantalla
Formularios detallados de creación de tareas con ajustes de prioridad, proyecto, etiqueta y fecha
Formulario básico para añadir tareas y creación rápida de tareas desde la bandeja de entrada de Gmail
Organización de tareas Herramientas robustas como proyectos personalizables, etiquetas, filtros y programación Listas básicas para agrupar tareas
Subtareas
Recordatorios/Fechas de vencimiento Numerosas opciones para fechas de vencimiento y recordatorios por tarea, vista de calendario Fechas de vencimiento y recordatorios básicos por tarea
Integraciones Se integra con más de 100 aplicaciones como Google Calendar, Alexa, Slack, etc. Integrada en Gmail, se sincroniza con Google Calendar
Extensiones/plugins Complementos disponibles para mejorar las funciones Aprovecha los complementos de Google
Plataformas Windows, macOS, iOS, Android y varias extensiones de navegador Android, iOS y navegador web
Precio Plan gratuito con funciones básicas
Plan Pro a 4 €/mes para un solo usuario
Gratis para todos los usuarios con cuenta de Google

Todoist vs. Google Tasks: ¿Cuáles son las diferencias?

Repasemos y comparemos todas las diferencias entre Todoist y Google Tasks.

Interfaz y experiencia de usuario

Todoist

Ejemplo de Todoist en la web

Todoist presenta una interfaz rica en funciones al iniciarse. Su diseño es funcional y visualmente atractivo, siguiendo los principios modernos del material design.

El proceso de creación de tareas en Todoist es sencillo, pero ofrece opciones adicionales como añadir etiquetas, subtareas y recordatorios, establecer prioridades y compartir proyectos. Esto hace de Todoist una herramienta más versátil, especialmente para los usuarios que requieren un enfoque más detallado y estructurado de la gestión de tareas.

La interfaz de Todoist está diseñada para las necesidades de gestión de tareas más complejas. El menú de la barra lateral clasifica las tareas en varias secciones, como Bandeja de entrada, Hoy y Próximo, lo que ayuda a los usuarios a centrarse en las tareas inmediatas sin perder de vista futuras responsabilidades.

Este nivel de organización es beneficioso para los usuarios que gestionan un gran número de tareas o para los que necesitan hacer un seguimiento de tareas en diferentes proyectos o áreas.

Google Tasks

Ejemplo de Google Tasks en la web

En cambio, cuando abres por primera vez Google Tasks, te recibe una interfaz aún más minimalista que prioriza la sencillez y la facilidad de uso.

El diseño de la aplicación es sencillo y ofrece un enfoque directo de la gestión de tareas divididas en listas. Crear una nueva tarea es tan sencillo como pulsar el botón «Añadir una tarea» y rellenar los detalles, la fecha y la hora.

El diseño minimalista de Google Tasks se centra en lo esencial, por lo que es una excelente opción para los usuarios que necesitan un gestor de tareas básico y fácil de usar. La interfaz principal gira en torno a una sencilla vista de lista, donde se pueden añadir, marcar y organizar tareas con el mínimo esfuerzo.

Apps móviles

Todoist

Captura de pantalla de Todoist en iPhone

La aplicación móvil de Todoist extiende su diseño intuitivo a pantallas más pequeñas, manteniendo un aspecto coherente con su homóloga de escritorio.

La interfaz de la app es limpia e intuitiva, lo que permite a los usuarios navegar fácilmente por sus tareas y proyectos. A pesar de su tamaño compacto, la versión móvil no renuncia a la funcionalidad. Los usuarios pueden crear tareas, asignar prioridades y organizarlas con etiquetas similar a como lo harían en un ordenador de sobremesa.

Además, Todoist garantiza una sincronización perfecta entre dispositivos, lo que la convierte en una herramienta fiable para gestionar tareas sobre la marcha.

Google Tasks

Captura de pantalla de Google Tasks en el iPhone

Por otro lado, la aplicación móvil de Google Tasks sigue un enfoque minimalista. La interfaz es sencilla, centrándose principalmente en la gestión de tareas sin la complejidad de funciones adicionales.

Esta simplicidad es parte de su encanto, especialmente para los usuarios que prefieren una experiencia más ágil.

La aplicación se integra sin problemas con otros servicios de Google como Gmail y Google Calendar, permitiendo a los usuarios gestionar tareas dentro del conocido ecosistema de Google.

Google Tasks para móviles es una opción excelente para quienes necesitan una herramienta básica y eficaz para gestionar las tareas diarias y sincronizarlas entre dispositivos.

Funciones avanzadas

Todoist

Todoist destaca por sus completas funciones de gestión de tareas. En esencia, permite organizar detalladamente las tareas en proyectos y secciones, que los usuarios pueden codificar por colores para diferenciarlas. Esta función es especialmente beneficiosa para gestionar flujos de trabajo complejos o dividir tareas profesionales y personales.

Al crear un nuevo proyecto en Todoist, los usuarios pueden elegir entre un proyecto tradicional de «Lista» o un proyecto de «Panel». Esta flexibilidad permite planificar y gestionar proyectos utilizando el método Kanban. Los usuarios pueden cambiar fácilmente entre las vistas de lista y tablero, ofreciendo diversas perspectivas sobre el progreso del proyecto.

👉 Aprende más: Las 10 mejores herramientas Kanban en 2024

Captura de pantalla de un tablero Kanban de Todoist
Tablero Kanban en Todoist

Una de las características más destacadas de Todoist es su uso de lenguaje natural. Esta función intuitiva simplifica la creación de tareas permitiendo a los usuarios crearlas rápidamente utilizando un lenguaje sencillo en el título de la tarea (por ejemplo, enviar un correo a Jorge todos los martes a las 9). Esta función es útil para introducir tareas sobre la marcha y crear tareas recurrentes.

La aplicación también ofrece un conjunto de informes de productividad, que proporcionan información sobre las tendencias de finalización de tareas, registros de actividad y un sistema de Karma único que realiza un seguimiento de la productividad. Estas funciones son fundamentales para ayudar a los usuarios a analizar sus patrones de productividad a lo largo del tiempo y fomentar el seguimiento de hábitos.

Google Tasks

Aunque más sencillo que Todoist, Google Tasks ofrece funciones que satisfacen las necesidades esenciales de gestión de tareas. Su función principal gira en torno a crear tareas y subtareas y organizarlas en diferentes listas.

La integración de Google Tasks con el ecosistema más amplio de Google, especialmente con Google Calendar y Gmail, es una característica destacable. Los usuarios pueden convertir correos electrónicos en tareas directamente desde Gmail y verlas en Google Calendar, ofreciendo una visión unificada de sus horarios y tareas pendientes.

Google Tasks también se ocupa de funciones esenciales de gestión de tareas, como establecer fechas de vencimiento y recibir notificaciones en el escritorio.

Además, Tasks admite la creación de tareas recurrentes, una función importante para aquellas responsabilidades que deben cumplirse con regularidad. Añadir archivos adjuntos y notas detalladas a las tareas mejora aún más su utilidad, proporcionando a los usuarios una visión completa de los requisitos de cada tarea.

Como cabría esperar de un producto de Google, también incluye una potente herramienta de búsqueda, una función vital para localizar rápidamente tareas concretas, sobre todo cuando hay muchas de ellas repartidas en varias listas y fechas.

Trabajo en equipo y colaboración

Todoist

Todoist está diseñado para el trabajo colaborativo, ofreciendo un conjunto de funciones que facilitan el trabajo en equipo y la gestión de proyectos:

  1. Creación y gestión de equipos. Todoist permite a los usuarios crear un equipo, que sirve como hogar compartido para las tareas y proyectos del equipo. Cada miembro del equipo puede examinar, previsualizar o unirse a proyectos activos o archivados, convirtiéndolo en un centro neurálgico para el trabajo colaborativo.
  2. Compartir proyectos y asignar tareas. Los equipos pueden empezar creando proyectos para tareas significativas y enumerando las tareas relevantes. Compartir estos proyectos con los miembros del equipo es tan sencillo como hacer clic en el icono de compartir, y los miembros se unirán a un proyecto para que se les asignen tareas y se les etiqueten en los comentarios. La aplicación hace hincapié en la claridad de la responsabilidad de las tareas. Cada tarea solamente puede asignarse a una persona, eliminando la ambigüedad sobre quién es responsable de qué.
  3. Comunicación e informes mejorados. Todoist facilita la comunicación en las tareas con la posibilidad de discutir detalles y subir archivos en los comentarios. También ofrece un registro de actividades para proporcionar una instantánea del trabajo del equipo e informes de proyecto personalizables con su extensión Google Sheets. Estas funciones permiten a los equipos documentar e informar sobre el estado del proyecto de forma eficaz.

Google Tasks

Aunque Google Tasks no ofrece amplias funciones de colaboración integradas como Todoist, proporciona algunas funcionalidades, especialmente cuando se utiliza con TasksBoard, una integración de terceros.

  1. Integración con TasksBoard. Una vez integrado con TasksBoard, los usuarios pueden compartir sus listas de tareas a través de un enlace. También permite a los usuarios crear múltiples tableros de tareas en los planes prémium de pago. La versión gratuita de TasksBoard permite compartir con hasta cinco personas, facilitando la colaboración básica.
  2. Exportar tareas a Google Sheets con TasksBoard. Para los usuarios que necesitan hacer un seguimiento del progreso de las tareas o de las fechas de vencimiento en un formato más detallado, TasksBoard ofrece la opción de exportar listas de tareas a Google Sheets. Se puede acceder a esta función desde el menú de la lista de tareas, lo que permite a los usuarios generar una hoja de cálculo completa de las tareas. Esta función puede ser crucial para la gestión detallada de proyectos o la elaboración de informes.
  3. Compartir listas de tareas con TasksBoard. Compartir una lista de tareas en Google Tasks es un proceso sencillo. Los usuarios pueden hacer clic en el menú de tres puntos situado junto a la lista de tareas elegida y seleccionar «Compartir lista» Esto genera un enlace compartible que, cuando se da a otras personas, les permite ver y editar la lista de tareas. Esta función es útil para pequeños equipos o grupos que trabajan en tareas o proyectos compartidos.

Limitaciones e inconvenientes

Todoist

  1. Versión gratuita limitada. El plan gratuito de Todoist viene con restricciones. En particular, carece de funciones como recordatorios, etiquetas y filtros avanzados. Esto puede limitar su utilidad para los usuarios que no estén dispuestos a pagar por la versión prémium.
  2. Limitaciones de personalización. Los usuarios tienen un control limitado sobre la personalización de la interfaz, como ajustar el tamaño de las fuentes o las preferencias de diseño, lo que puede afectar a la experiencia de usuario.
  3. Complejidad para necesidades sencillas. La abundancia de funciones de Todoist puede parecer abrumadora e innecesaria para los usuarios que buscan una herramienta de gestión de tareas sencilla.
  4. Desafíos en la introducción de datos. Añadir notas o programar tareas repetitivas puede ser menos intuitivo en comparación con otras apps, y mover elementos dentro de la jerarquía del esquema puede resultar engorroso.

Google Tasks

  1. Funcionalidad básica. Comparada con alternativas como Todoist, Google Tasks es bastante básica, ofrece menos funciones y menos flexibilidad en la gestión de tareas.
  2. Funciones de colaboración limitadas. Google Tasks carece de sólidas funciones de colaboración nativas, por lo que es menos ideal para la gestión de proyectos en equipo. Aunque herramientas de terceros como TasksBoard pueden remediar esto, requieren una configuración y gestión adicionales.
  3. Dependencia del ecosistema de Google. La utilidad completa de Google Tasks se realiza dentro del ecosistema de Google —especialmente Google Calendar—, lo que limita potencialmente su atractivo para los usuarios que prefieren plataformas diversas o ajenas a Google o quieren una accesibilidad más directa.
  4. No hay gestión avanzada de tareas. Funciones como las prioridades y el seguimiento del progreso son inexistentes en Google Tasks, lo que lo hace menos adecuado para la gestión de proyectos complejos.

Conclusión

Todoist y Google Tasks destacan en diferentes puntos fuertes a la hora de gestionar tareas y proyectos:

  • Todoist destaca por sus completas funciones y sólidas integraciones, por lo que es ideal para los usuarios que buscan una herramienta de gestión de tareas rica en funciones.
  • Google Tasks ofrece simplicidad y una integración perfecta con el ecosistema de Google, adecuada para quienes prefieren un enfoque directo y minimalista.

Para mejorar aún más estas plataformas, 2sync ofrece una potente solución al unificar Google Calendar, Google Tasks y Todoist con Notion. Esta integración aporta varias ventajas:

  1. Espacio de trabajo unificado: Al combinar las funciones de Todoist y la sencillez de Google Tasks con el amplio espacio de trabajo de Notion, se crea una de las suites de productividad más potentes que existen. Este enfoque unificado agiliza la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos, reduciendo la necesidad de cambiar entre distintos programas.
  2. Google Tasks en Notion: Los usuarios de Google Tasks pueden aprovechar la personalización y flexibilidad de Notion para mejorar su experiencia de gestión de tareas. 2sync permite sincronizar tareas con Notion, proporcionando capacidades de organización y planificación más detalladas que TasksBoard.
  3. Sinergia de Todoist con Notion: Para los usuarios de Todoist, la sincronización con Notion significa una mejor visión de los proyectos y la gestión de recursos dentro de un espacio de trabajo más amplio. Esta integración permite un análisis más profundo y una gestión más eficaz de las tareas.

Prueba tu primera automatización

Nota: Nuestra automatización de Google Tasks aún está en proceso de desarrollo en el momento de escribir este artículo. Si no está disponible cuando leas esta guía, se lanzará pronto: https://2sync.com/es/google-tasks. Sin embargo, puedes sincronizar Google Calendar y Todoist con Notion en cualquier momento.