¿Tu cerebro se siente como un navegador con un millón de pestañas abiertas? ¿Demasiadas tareas a la vez y poca memoria RAM? Nos ha pasado. Por eso estamos obsesionados con encontrar las mejores apps de gestión de tareas para despejar la mente y aumentar nuestra productividad. En este artículo comparamos Todoist y Google Tasks para ver cuál es la mejor opción en 2025. ¡Prepárate!
Índice de contenidos
Todoist vs. Google Tasks de un vistazo
| Todoist | Google Tasks | |
|---|---|---|
| Estilo general | Rico en funciones, potente, organizado | Sencillo, minimalista, enfocado en lo esencial |
| Interfaz | Moderna, visualmente atractiva, con muchas opciones desde el principio | Clara, básica, fácil de entender de inmediato |
| Creación de tareas | Detallada (etiquetas, subtareas, prioridades, etc.) | Básica (título, fecha, hora) |
| Organización | Proyectos, secciones, etiquetas, filtros, tableros (Kanban) | Solo listas |
| App móvil | Completa, refleja la versión de escritorio, sincroniza sin problemas | Ligera, básica, solo acciones principales |
| Puntos fuertes únicos | Entrada de tareas con lenguaje natural Gamificación con puntos Karma Potentes herramientas de gestión de proyectos | Integración profunda con el ecosistema de Google (Gmail, Calendar) Posiblemente añadirá funciones IA de Gemini pronto |
| Desventajas | Plan gratuito limitado, puede ser complejo para usuarios básicos, algunos encuentran complicada la entrada de tareas | Muy básico en general, carece de funciones como prioridades, depende de los servicios de Google |
| Colaboración | Funciones integradas para equipos, compartir proyectos, asignar tareas, comentarios | Limitada, depende de herramientas externas (TasksBoard) para muchas necesidades |
| Integraciones | Miles de integraciones con herramientas externas Conexión con Notion a través de 2sync | Integraciones nativas con el ecosistema de Google Conexión con Notion a través de 2sync |
| Ideal para | Usuarios que buscan potencia, organización y no les importa la complejidad | Usuarios que buscan simplicidad, facilidad de uso y utilizan las apps de Google |
Interfaz y experiencia de usuario
Todoist y Google Tasks tienen enfoques muy diferentes respecto a la experiencia de usuario, uno priorizando un entorno rico en funciones y el otro apostando por la simplicidad. Vamos a verlo más de cerca.
Todoist: tu centro de mando para las tareas
Todoist presenta una interfaz rica en funciones desde el primer momento.
Su diseño es tanto funcional como visualmente atractivo, siguiendo los principios modernos de material design.
El proceso para crear tareas en Todoist es sencillo, pero ofrece opciones adicionales como añadir etiquetas, subtareas, fechas límite, recordatorios, establecer prioridades y compartir proyectos.
Esto hace que Todoist sea una herramienta más versátil, especialmente para usuarios que necesitan un enfoque más detallado y estructurado para la gestión de tareas.
La interfaz de Todoist está diseñada para manejar necesidades más complejas de gestión de tareas.
El menú lateral categoriza las tareas en secciones como Bandeja de entrada, Hoy y Próximo, ayudando a los usuarios a centrarse en tareas inmediatas mientras mantienen a la vista sus responsabilidades futuras.
Este nivel de organización es útil para usuarios que gestionan un gran número de tareas o que necesitan llevar el control de tareas en diferentes proyectos o áreas.
Google Tasks: la simplicidad en su máxima expresión
Por otro lado, cuando abres Google Tasks por primera vez, te encuentras con una interfaz aún más minimalista que prioriza la simplicidad y la facilidad de uso.
El diseño sencillo de la aplicación ofrece un enfoque directo para gestionar tareas divididas en listas.
Crear una nueva tarea es tan fácil como tocar el botón «Añadir una tarea» y rellenar los detalles, fecha y hora.
El diseño minimalista de Google Tasks se centra en lo esencial, convirtiéndola en una excelente opción para usuarios que necesitan un gestor de tareas básico y fácil de usar.
La interfaz principal es básicamente una vista de lista simple donde se pueden añadir, marcar como completadas y organizar las tareas con el mínimo esfuerzo.
Apps móviles
Un buen gestor de tareas necesita una gran app móvil para gestionar tus tareas sobre la marcha. Es así de simple. En esta sección revisamos las apps móviles de Todoist y Google Tasks.
Todoist: un centro de productividad en tu bolsillo
La app móvil de Todoist extiende su diseño fácil de usar a las pantallas pequeñas, manteniendo una apariencia coherente con su versión de escritorio.
La interfaz de la app es limpia e intuitiva, permitiendo navegar fácilmente por tus tareas y proyectos.
A pesar de su tamaño compacto, la versión móvil no compromete la funcionalidad. Aún puedes crear tareas, asignar prioridades y organizar con etiquetas, igual que en escritorio.
Además, Todoist asegura una sincronización perfecta entre dispositivos, lo que la convierte en una herramienta fiable para gestionar tareas sobre la marcha.
Google Tasks: un compañero tareas ligero
Por otro lado, la app móvil de Google Tasks sigue un enfoque minimalista.
La interfaz es sencilla, centrándose principalmente en la gestión de tareas sin la complejidad de funciones adicionales.
Esta simplicidad forma parte de su encanto, especialmente para usuarios que prefieren una experiencia más directa.
La app se integra perfectamente con otros servicios de Google, como Gmail y Google Calendar, permitiendo a los usuarios gestionar tareas dentro del ecosistema familiar de Google.
Google Tasks para móvil es una excelente opción para quienes necesitan una herramienta básica y eficiente para gestionar tareas diarias y sincronizarlas entre dispositivos.
Funciones avanzadas
Más allá de lo esencial, tanto Todoist como Google Tasks ofrecen capacidades avanzadas e interesantes para mejorar la productividad y optimizar los flujos de trabajo.
Todoist: gestión de proyectos y gamificación
Todoist destaca por sus completas capacidades de gestión de tareas.
En esencia, permite una organización detallada de tareas en proyectos y secciones, que los usuarios pueden codificar por colores para diferenciarlos.
Esta función es especialmente útil para gestionar flujos de trabajo complejos o separar tareas profesionales y personales.
Cuando configuras un nuevo proyecto en Todoist, puedes elegir entre un proyecto tradicional en «Lista» o un proyecto en «Tablero».
Esta flexibilidad permite planificar y gestionar proyectos utilizando el método Kanban. Puedes cambiar fácilmente entre vistas de lista, tablero y calendario, ofreciendo perspectivas diversas sobre el progreso del proyecto.
👉 Aprende más: Las 12 mejores herramientas Kanban en 2025
Una de las funciones más destacadas de Todoist es su entrada de tareas con lenguaje natural.
Esta función intuitiva simplifica la creación de tareas, permitiendo añadirlas rápidamente usando lenguaje natural (por ejemplo, enviar email a Jorge todos los martes a las 17:00).
Es especialmente útil para crear tareas sobre la marcha y configurar tareas recurrentes.
Además, Todoist ofrece una serie de informes de productividad, que proporcionan datos sobre tendencias de finalización de tareas, registros de actividad y un sistema único de Karma que mide la productividad.
El sistema de Karma recompensa a los usuarios con puntos por completar tareas, mantener rachas y usar eficazmente las funciones de Todoist.
A medida que acumulas puntos de Karma, avanzas a través de diferentes niveles, lo que añade una sensación de logro y fomenta un uso constante de la app. Esto es perfecto para la motivación y el seguimiento de hábitos.
Por último, si no sabes por dónde empezar, Todoist tiene varias plantillas para todo tipo de proyectos, como gestionar un calendario de contenidos o planificar una reunión. Simplemente, elige una plantilla y personalízala a tu gusto.
Google Tasks: aprovechando el ecosistema de Google
Aunque más simple que Todoist, Google Tasks es suficiente para tus necesidades básicas de gestión de tareas.
Su función principal gira en torno a crear tareas y subtareas y organizarlas en diferentes listas.
La integración de Google Tasks con el amplio ecosistema de Google, especialmente Google Calendar y Gmail, es su punto más destacable.
Puedes convertir correos electrónicos en tareas directamente desde Gmail y verlas en Google Calendar, ofreciendo una vista unificada de tus horarios y tareas.
Además, Tasks admite la creación de tareas recurrentes, una función esencial para tareas que necesitan realizarse de manera regular.
Añadir archivos adjuntos y notas detalladas a las tareas mejora aún más su utilidad.
Como se espera de un producto de Google, también incluye una potente herramienta de búsqueda, una característica vital para localizar rápidamente tareas específicas, especialmente cuando tienes muchas distribuidas en múltiples listas y fechas.
Y, Tasks podría recibir un impulso de IA con Gemini en los próximos meses. Por ahora, puedes usar Gemini para acceder y gestionar tus tareas mediante comandos.
Trabajo en equipo y colaboración
Todoist y Google Tasks ofrecen enfoques contrastantes para el trabajo en equipo, y este punto puede ser decisivo entre una herramienta u otra. Sigue leyendo.
Todoist: gestión colaborativa de tareas para equipos
Todoist está diseñado para el trabajo colaborativo, ofreciendo un conjunto de funciones que facilitan la gestión de equipos y proyectos.
- Crear y gestionar equipos. Todoist permite crear un equipo de cualquier tamaño, sirviendo como un espacio compartido para tareas y proyectos. Cada miembro del equipo puede explorar, previsualizar o unirse a proyectos activos o archivados.
- Compartir proyectos y asignar tareas. Los equipos pueden empezar creando proyectos para tareas importantes y listar tareas relevantes. Compartir estos proyectos con los miembros es tan fácil como hacer clic en el icono de compartir, y los miembros deben unirse a un proyecto para que se les asignen tareas y puedan ser etiquetados en comentarios. Cada tarea puede ser asignada solo a una persona, eliminando la ambigüedad sobre quién es responsable de qué.
- Comunicación y reportes mejorados. Todoist facilita la comunicación dentro de las tareas permitiendo a los usuarios discutir detalles y subir archivos en los comentarios. También ofrece un registro de actividad para dar una instantánea del trabajo del equipo e informes personalizables de proyectos con su extensión para Google Sheets.
Google Tasks: colaboración limitada e integraciones de terceros
Aunque Google Tasks no ofrece amplias funciones colaborativas integradas como Todoist, proporciona algunas opciones, especialmente al usar TasksBoard, una integración de terceros.
- Integración con TasksBoard. Una vez integrado con TasksBoard, los usuarios pueden compartir sus listas de tareas a través de un enlace. También permite crear múltiples tableros de tareas en los planes prémium de pago. La versión gratuita permite compartir cinco listas y tareas ilimitadas.
- Exportar tareas a Google Sheets con TasksBoard. Para aquellos que necesitan llevar un seguimiento más detallado del progreso o las fechas límite, TasksBoard ofrece la opción de exportar listas de tareas a Google Sheets. Esta función está disponible en el menú de la lista de tareas.
- Compartir listas de tareas. Compartir una lista de tareas en Google Tasks sin una herramienta de terceros como TasksBoard es bastante sencillo. Solo haz clic en el menú de tres puntos junto a la lista de tareas elegida y selecciona «Compartir lista». Esto genera un enlace compartible que, al enviarlo a otros, les permite ver y editar la lista de tareas.
Limitaciones y desventajas
Nadie es perfecto, ni siquiera nuestras apps de productividad favoritas. Tanto Todoist como Google Tasks tienen sus peculiaridades y limitaciones.
Todoist: limitaciones del plan gratuito
- Plan gratuito limitado. El plan gratuito de Todoist tiene restricciones, destacando la falta de recordatorios, filtros avanzados y el asistente de IA.
- Limitaciones de personalización. Los usuarios tienen un control limitado sobre la personalización de la interfaz, como ajustar tamaños de fuente o preferencias de diseño.
- Complejidad para necesidades simples. Las muchas funciones de Todoist pueden parecer abrumadoras e innecesarias para usuarios que buscan una herramienta sencilla de gestión de tareas.
- Dificultades en la entrada de datos. Añadir notas o programar tareas repetitivas puede ser menos intuitivo comparado con otras apps, y mover elementos dentro de la jerarquía de esquema puede ser complicado.
Google Tasks: falta de funciones y funcionalidades
- Funcionalidad básica. Comparado con alternativas como Todoist, Google Tasks es bastante básico, ofreciendo menos funciones y flexibilidad en la gestión de tareas.
- Características limitadas de colaboración. Google Tasks carece de funciones colaborativas nativas robustas, lo que lo hace menos ideal para la gestión de proyectos en equipo. Aunque herramientas de terceros como TasksBoard pueden remediar esto, requieren configuración y gestión adicionales.
- Dependencia del ecosistema de Google. El uso completo de Google Tasks se realiza mejor dentro del ecosistema de Google, especialmente Google Calendar, lo que puede limitar su atractivo para usuarios que prefieren plataformas diversas o accesibilidad más directa.
- Falta de gestión avanzada de tareas. Funciones como prioridades y seguimiento de progreso no existen en Google Tasks, haciéndolo menos adecuado para la gestión de proyectos complejos.
👉 Aprende más: Google Keep vs. Tasks: ¿cuál es mejor y por qué?
Conclusión
Todoist y Google Tasks ofrecen fortalezas únicas para gestionar tareas y proyectos.
- Todoist destaca por sus completas funciones, capacidades de gestión de proyectos y enfoque gamificado de la productividad, ideal para quienes priorizan la organización y el control.
- Google Tasks se centra en la simplicidad y la integración con el ecosistema de Google, perfecto para usuarios que prefieren un gestor de tareas minimalista y accesible.
¿Quieres potenciar aún más tu flujo de trabajo? 2sync te permite conectar Todoist y Google Tasks con Notion, creando un espacio de trabajo unificado donde puedes gestionar tareas, proyectos y notas sin esfuerzo.
