As subtarefas do Notion permitem dividir qualquer item de banco de dados em etapas menores e rastreáveis. Você ativa o recurso nas configurações do banco de dados e, a partir daí, cada entrada pode conter subitens aninhados com suas próprias propriedades, prazos e responsáveis. A configuração leva menos de um minuto.
A seguir, um passo a passo completo, seguido de dicas para aproveitar as subtarefas em diferentes visualizações.
1. Escolha um banco de dados
Para criar subtarefas no Notion, você precisa de um banco de dados. Qualquer banco de dados serve: um rastreador de tarefas, um quadro de projetos, uma lista de tarefas ou um rastreador de atividades.
Se você ainda não tem um, o caminho mais rápido é usar o modelo nativo Tasks do Notion. Abra uma nova página, digite /tasks e selecione o banco de dados Tasks. Ele já vem com propriedades de status, prioridade e data configuradas.
2. Ative as subtarefas para o banco de dados
Com o banco de dados aberto:
- Clique no ícone de configurações (a engrenagem) no canto superior direito do banco de dados.
- Clique em Sub-tasks.
- Clique em Turn on sub-tasks.
O Notion cria uma propriedade de relação autorreferente chamada Parent task. A partir daí, cada entrada pode ser vinculada a outra entrada no mesmo banco de dados como pai ou filho.
3. Adicione uma subtarefa a uma tarefa pai
Com as subtarefas ativadas, passe o mouse sobre qualquer tarefa na visualização de lista e clique na seta pequena à esquerda. Selecione + New sub-item, dê um nome e defina as propriedades.
Você também pode:
- Arrastar e soltar uma tarefa existente sobre outra para aninhá-la instantaneamente.
- Abrir uma página e usar a relação Parent task para atribuir um pai manualmente.
- Aninhar vários níveis adicionando uma subtarefa a outra subtarefa (útil para projetos complexos com fases, marcos e itens de ação individuais).
Dicas para trabalhar com subtarefas
Como as subtarefas aparecem em diferentes visualizações?
As subtarefas se adaptam à visualização que você escolher:
- Visualização de lista: estrutura em árvore expansível. Clique na seta ao lado de uma tarefa pai para mostrar ou ocultar os filhos.
- Visualização de quadro: as subtarefas aparecem como cartões separados. Filtre por "Parent task is not empty" para ver apenas filhos, ou "Parent task is empty" para ver apenas itens de nível superior.
- Visualização de linha do tempo: as subtarefas aparecem como barras aninhadas sob o pai, o que ajuda a visualizar fases de projetos.
- Visualização de calendário: cada subtarefa com data aparece no dia correspondente. Útil para acompanhar prazos em projetos grandes.
Como acompanhar o progresso das subtarefas
O Notion não exibe porcentagens de conclusão de subtarefas por padrão, mas você pode configurar isso com uma propriedade de rollup:
- Adicione uma nova propriedade Rollup ao banco de dados.
- Defina a relação como Sub-tasks.
- Escolha a propriedade Status (ou caixa de seleção).
- Defina o cálculo como Percent checked ou Count values.
Isso dá a cada tarefa pai uma barra de progresso ou porcentagem em tempo real, com base em quantos subitens estão marcados como concluídos.
Como filtrar e ordenar por subtarefas
Use filtros de banco de dados para criar visualizações focadas:
- Apenas tarefas de nível superior: filtre onde "Parent task" está vazio.
- Apenas subtarefas: filtre onde "Parent task" não está vazio.
- Filhos atrasados: combine "Parent task is not empty" com "Due date is before today".
Combine esses filtros com automações de tarefas recorrentes para criar um sistema leve de gerenciamento de projetos sem sair do Notion.
Limitações a considerar
- Sem roll-up automático de status: concluir todas as subtarefas não marca automaticamente o pai como finalizado. Você precisa de uma fórmula ou atualização manual.
- Desempenho em bancos de dados grandes: bancos de dados com milhares de entradas e aninhamento profundo (quatro ou mais níveis) podem ficar lentos. Dois a três níveis de aninhamento funcionam melhor para a maioria dos fluxos de trabalho.
- Sem rastreamento nativo de dependências: as subtarefas do Notion não suportam lógica do tipo "a tarefa B só pode começar quando a tarefa A for concluida". Para projetos com muitas dependências, considere ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos ou combine o Notion com um app de tarefas por meio de sincronização bidirecional.
FAQ
Posso criar subtarefas no Notion?
Sim. Abra qualquer banco de dados, vá em Configurações > Sub-tasks > Turn on sub-tasks. Depois de ativar, você pode adicionar subitens a qualquer entrada passando o mouse sobre ela na visualização de lista e clicando no ícone de seta.
Qual a diferença entre subtarefas e subpáginas no Notion?
Subtarefas são entradas de banco de dados vinculadas por uma relação autorreferente, compartilhando as mesmas propriedades (status, data, prioridade) do pai. Subpáginas são páginas comuns aninhadas dentro de outra página, sem relação estruturada ou propriedades compartilhadas.
Posso aninhar subtarefas dentro de outras subtarefas?
Sim. O Notion suporta múltiplos níveis de aninhamento. Uma subtarefa pode ter suas próprias subtarefas, o que é útil para dividir fases de projetos em marcos e depois em itens de ação individuais.
Como acompanhar a conclusão de subtarefas no Notion?
Adicione uma propriedade Rollup ao banco de dados. Defina a relação como Sub-tasks, escolha a propriedade Status ou caixa de seleção e defina o cálculo como Percent checked. Isso mostra uma porcentagem de conclusão em tempo real em cada tarefa pai.
Subtarefas funcionam em todas as visualizações do Notion?
Subtarefas ficam visíveis em todas as visualizações. A visualização de lista mostra como árvore expansível. Quadro, linha do tempo e calendário exibem como entradas individuais que você pode filtrar pela relação Parent task.
Existe limite de subtarefas por tarefa?
Não há limite fixo para o número de subtarefas por pai. Porém, bancos de dados com milhares de itens profundamente aninhados podem ficar lentos. Dois a três níveis de aninhamento e menos de 100 subtarefas por pai funciona melhor.
Mantenha suas tarefas do Notion sincronizadas
O 2sync conecta seus bancos de dados do Notion ao Google Calendar, Todoist e mais. As alterações fluem nos dois sentidos, mantendo suas subtarefas e prazos atualizados em todos os lugares.
