Como criar subtarefas no Notion (elas se chamam subitens)

As subtarefas do Notion dividem qualquer item de banco de dados em etapas menores e rastreáveis. Cada entrada passa a ter itens aninhados com status, prazo e responsável próprios.

A configuração leva menos de um minuto. O que trava quase todo mundo é o nome: em nenhum canto do menu do Notion aparece a palavra "subtarefas".

Antes de começar, uma distinção que confunde muita gente. Subtarefas quebram uma tarefa em partes menores, numa hierarquia de pai e filho. Regras de ordem, do tipo "a tarefa B só começa quando a A terminar", vêm de um recurso separado, as dependências, que aparecem mais adiante.

1. Escolha um banco de dados

Para criar subtarefas no Notion, você precisa de um banco de dados. Qualquer banco de dados serve: um rastreador de tarefas, um quadro de projetos, uma lista de tarefas ou um rastreador de atividades.

Se você ainda não tem um, o caminho mais rápido é usar o modelo nativo Tasks do Notion. Abra uma nova página, digite /tasks e selecione o banco de dados Tasks. Ele já vem com propriedades de status, prioridade e data configuradas.

2. Ative as subtarefas (a configuração Subitens)

Com o banco de dados aberto:

1. Abra o menu de configurações no topo do banco de dados.
2. Em Configurações da base de dados, selecione Mais configurações.
3. Selecione Subitens.
4. Selecione Ativar subitens.

No menu o recurso se chama subitens (Sub-items, se a sua conta estiver em inglês), e não "subtarefas": procurar pelo nome errado é o motivo mais comum de travar neste passo.

O Notion cria então uma relação do banco de dados com ele mesmo, e é ela que liga cada entrada a outra como item pai ou subitem.

3. Adicione uma subtarefa a uma tarefa pai

Com os subitens ativados, a criação acontece direto na linha da tarefa pai:

1. Passe o mouse sobre a tarefa na visualização de lista.
2. Clique na seta que aparece à esquerda do título.
3. No menu que abre, escolha criar uma subtarefa.
4. Dê um nome a ela e preencha as propriedades que interessam: status, prazo e responsável.

Um subitem é uma linha do banco de dados como qualquer outra e entra nos filtros junto com os itens principais. Se você quiser que ele avise antes da data de entrega, veja como criar lembretes no Notion.

Se a seta não aparecer, é possível que o aninhamento esteja oculto no título. Volte em Configurações da base de dados > Mais configurações > Subitens > Configurações avançadas e ative Mostrar alternância de aninhamento no título.

Você também pode:

• Arrastar e soltar uma tarefa existente sobre outra para aninhá-la instantaneamente.
• Abrir uma página e usar a relação Item pai para atribuir um pai manualmente.
• Aninhar vários níveis adicionando uma subtarefa a outra subtarefa (útil para projetos complexos com fases, marcos e itens de ação individuais).

Dicas para trabalhar com subtarefas

Como as subtarefas aparecem em diferentes visualizações?

Os subitens ficam visíveis em todas as visualizações, e o formato é você quem escolhe. Esse caminho é mais curto que o da ativação: não passa por Configurações da base de dados nem por Mais configurações.

1. Abra o menu de configurações no topo do banco de dados.
2. Selecione Subitens.
3. Abra o menu suspenso em Opções de exibição.

O que dá para escolher depende da visualização em uso:

• Tabela, lista e cronograma: Botão aninhado, a estrutura em árvore em que a seta do item principal abre e fecha os subitens, ou Lista plana, que alinha pais e filhos no mesmo nível, sem recuo.
• Quadro, calendário e galeria: Propriedade do cartão, que lista os subitens dentro do cartão do pai, ou Lista plana, que trata cada subitem como um item separado.

Botão aninhado dá a leitura de projeto, com fases e marcos arrumados sob a tarefa pai.

Lista plana funciona melhor quando cada subtarefa precisa valer por si, por exemplo para cair no calendário com data própria.

Há ainda um controle escondido em Configurações da base de dados > Mais configurações > Subitens > Configurações avançadas. Em Propriedade você escolhe o tipo de item que fica aninhado na tabela, Subítem ou Item pai.

A mesma propriedade passa a valer para todas as visualizações do banco de dados, e o interruptor Mostrar alternância de aninhamento no título fica ali do lado.

Como acompanhar o progresso das subtarefas

Por padrão o Notion não mostra nenhum indicador de progresso na tarefa pai. Quem resolve isso é uma propriedade de rollup:

1. Adicione uma propriedade nova ao banco de dados e escolha o tipo Rollup.
2. Como propriedade de relação, escolha Subitens.
3. Escolha a propriedade das páginas relacionadas que o rollup vai ler.
4. Defina o cálculo.

O passo 4 tem uma pegadinha. Na lista de cálculos publicada pelo Notion não existe nenhuma porcentagem de itens marcados.

As duas únicas opções em porcentagem são Porcentagem de vazias e Porcentagem de não vazias, e as duas olham para o preenchimento da célula, não para o estado da caixa de seleção. Como uma caixa desmarcada continua sendo uma célula preenchida, apontar a porcentagem para ela não devolve taxa de conclusão nenhuma.

Duas configurações que entregam o que prometem:

• Contagem de subtarefas: aponte o rollup para qualquer propriedade dos subitens e escolha Contar tudo. Cada tarefa pai passa a mostrar quantas subtarefas tem.
• Porcentagem de conclusão: aponte o rollup para uma propriedade que só é preenchida quando a subtarefa acaba, uma data de conclusão por exemplo, e escolha Porcentagem de não vazias. O percentual sobe à medida que essas datas vão sendo preenchidas.

Nos dois casos o valor se atualiza sozinho assim que um subitem muda.

Como filtrar e ordenar por subtarefas

O caminho mais curto é o próprio menu de subitens:

1. Abra o menu de configurações no topo do banco de dados.
2. Selecione Subitens.
3. Abra o menu suspenso em Opções de filtro, que aparece como Incluir dependendo da opção de exibição em uso.

Depois é só escolher:

• Apenas principais mostra os itens principais que batem com os filtros, junto com o número de subitens de cada um.
• Itens principais e subitens mostra os dois.
• Apenas subitens mostra só os subitens que batem com os filtros.

Essas três opções valem para tabela, lista e cronograma. Quadro, calendário e galeria aceitam só Somente principais, e é aí que muita gente perde tempo procurando um filtro que não existe naquela visualização.

Para recortes mais específicos, use os filtros normais do banco de dados sobre a relação Item pai:

• Apenas tarefas de nível superior: filtre onde Item pai está vazio.
• Apenas subtarefas: filtre onde Item pai não está vazio.
• Filhos atrasados: combine Item pai preenchido com data de entrega anterior a hoje.

Combine esses filtros com automações de tarefas recorrentes e você já tem um sistema leve de acompanhamento sem sair do Notion. Para algo mais completo, o guia de gestão de projetos no Notion mostra como montar a estrutura inteira.

O que acontece ao mover, duplicar ou excluir uma tarefa pai

Os subitens andam junto com o pai, e a documentação do Notion descreve o que muda em cada caso. A regra da exclusão é a que vale a pena ler antes de precisar dela.

• Mover: os subitens são ativados no banco de dados de destino, se ainda não estiverem. Sem permissão para ativá-los lá, eles chegam como itens principais soltos. E um subitem ao qual você não tem acesso de edição não é movido.
• Duplicar: o item e todos os seus subitens são duplicados em novas páginas.
• Excluir: apagar um item apaga todos os subitens junto. Tire os subitens de dentro do pai antes, se quiser mantê-los.

Limitações a considerar

• Sem rollup automático de status: concluir todas as subtarefas não marca automaticamente o pai como finalizado. Você precisa de uma fórmula ou de uma atualização manual.
• Aninhar demais deixa de compensar: dois a três níveis dão conta da maioria dos fluxos. Depois disso a árvore fica mais difícil de ler do que útil, e uma propriedade carrega o detalhe melhor do que mais uma camada.
• Páginas restritas continuam ocultas: quando as permissões da base e das páginas variam, você não enxerga todas as páginas. A exibição que a ajuda do Notion chama aqui de Aninhado em alternante mantém a estrutura de árvore dos subitens mesmo com páginas restritas.
• Dependências são um recurso à parte: as subtarefas formam uma hierarquia de pai e filho e, sozinhas, não impõem a ordem do tipo "a tarefa B só pode começar quando a tarefa A for concluída". Quem faz isso é o recurso de dependências, ativado no mesmo menu (Configurações da base de dados > Mais configurações > Dependências) e usado na visualização de cronograma. Na ativação, você escolhe como o Notion trata as datas: Alterar somente quando as datas se sobreporem, Alterar e manter o tempo entre itens ou Não mudar automaticamente.

Em projetos com muitas dependências, é comum planejar no Notion e executar em um app de tarefas. A sincronização bidirecional entre Notion e Todoist mantém os dois lados iguais sem retrabalho.

A integração com o Todoist e a integração com o Google Tarefas levam a hierarquia de pai e filho como uma relação do Notion, em vez de achatar tudo numa lista única.

Conclusão

Ativar os subitens leva menos de um minuto, e o ganho aparece logo depois: cada tarefa do banco de dados passa a ter etapas próprias, com as mesmas propriedades de status, prazo e responsável que você já usa.

O que costuma travar não é a configuração. É o nome: no menu do Notion o recurso se chama subitens, e a propriedade criada é item pai. Procurar por subtarefas ali não leva a lugar nenhum.

Para a maioria dos projetos, dois níveis de aninhamento e um rollup de contagem já dão conta do recado. Dependências entram só quando a ordem entre as tarefas importa de verdade, e aí você já está usando outro recurso, ativado à parte.

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